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Guide Organisation Evenement-1 PDF
Guide Organisation Evenement-1 PDF
sminaire, une journe dtudes, une exposition, un colloque lUPPA. Nous vous proposons, travers ce
guide, de vous aider pas--pas le grer aussi bien sur le plan organisationnel que financier.
+ qui ncessite une participation payante (avec des droits dinscription obligatoires)
+ qui runit des participants de toutes origines professionnelles et de toutes nationalits,
+ donnant lieu une organisation globale des interventions, de la restauration et de lhbergement,
+ se droulant gnralement pendant plus dune journe,
+ ayant pour objet lchange dinformations, la confrontation et la diffusion de rsultats de travaux
+ et donnant lieu ltablissement dun budget prvisionnel,
IL SAGIT ALORS DUN COLLOQUE AU SENS STRICT DU TERME, dfini par la loi du 21 juillet 1995, qui autorise
une procdure drogatoire par rapport la comptabilit normale mais qui demande aussi une gestion
financire du projet trs prcise. (points 5 7 du guide).
Cette dfinition exclut donc toutes les actions de formation intitules parfois coles thmatiques, coles
dt, les stages de formation initiale ou permanente, les runions de travail, les sminaires internes.
SI LA MANIFESTATION QUE VOUS ORGANISEZ NEST PAS UN COLLOQUE AU SENS STRICT, VOUS NTES PAS
CONCERNS PAR LES TAPES 5 7 DU GUIDE
AUTRE VNEMENT
COLLOQUE
Bonne lecture
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DFINIR LVNEMENT
ORGANISER LVNEMENT
- Dfinir un programme, un planning
- Rserver une salle ou un amphithtre
- Prvoir la restauration, les pauses-caf sur le campus
- Prvoir la restauration lextrieur, lhbergement des participants
3 PRVOIR LA RALISATION DES OUTILS DE COMMUNICATION
4 PRVOIR UN ENREGISTREMENT VIDO DE VOTRE VNEMENT
OU UNE RETRANSMISSION EN DIRECT
5 DFINIR UN BUDGET
6 DEMANDER DES AIDES FINANCIRES
7 SUIVRE LES RECETTES ET LES DPENSES, GRER LE BUDGET
- Recettes : encaissement des droits dinscription
- Recettes : gestion des subventions
- Dpenses : remboursement des frais
8 FAIRE LA PROMOTION DE VOTRE VNEMENT
9 PRPARER LACCUEIL DES PARTICIPANTS
10 J+1 : LE TEMPS DES BILANS
- Recettes : justification des subventions obtenues, les pices fournir
- Recettes : encaissement des subventions
RCAPITULATIF DES CONTACTS
ANNEXES
P2
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P 4-5
P6
P6
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P 9-10
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Dans le cadre dun colloque, il est prfrable que le sujet dtudes entre dans la politique scientifique du
laboratoire et ne relve pas uniquement dune initiative individuelle.
Il est primordial dorganiser votre vnement en fonction de la cible que vous souhaitez atteindre : des
scientifiques, des professionnels, des entreprises, des collectivits, des tudiants, le personnel de luniversit,
les futurs tudiants, le grand public.
Une fois cet objectif fix, vous pourrez prvoir les thmes, dates, lieux et horaires qui seront les plus adapts
pour votre cible principale .
EXEMPLE :
CIBLE PRINCIPALE = GRAND PUBLIC, privilgiez un vnement de vulgarisation scientifique gratuit en
fin de journe ou le week-end
CIBLE PRINCIPALE = SCIENTIFIQUES NATIONAUX OU INTERNATIONAUX, privilgiez un vnement sur
une ou deux journes, trs spcifique, accole un week-end
etc
Vous avez dfini votre cible principale et le sujet, il vous faut maintenant fixer une date et un lieu trs
rapidement.
Pour le choix de votre date, veillez, dans la mesure du possible, ce quelle ne se superpose pas un
vnement important dans la ville et/ou sur le campus, afin que votre manifestation ait une bonne visibilit
et que vous ne soyez pas perturbs le jour J pour hberger vos congressistes en plein grand prix de Pau
par exemple.
Pour le vrifier, vous pouvez consulter le site internet de loffice du tourisme de Pau et/ou celui de la ville
de Pau.
LOCAL/RGIONAL
NATIONAL
INTERNATIONAL
6 mois
6 mois
1 an
6 mois
1 an
1 an
1 an
1 an
2 ans
LEXTRIEUR DU CAMPUS
SUR PAU :
PALAIS BEAUMONT : rservation plusieurs mois lavance.
Salles dune capacit de 10 750 places ; possibilit dutiliser une salle en sance plnire et des
ateliers en parallle. Forfait la journe ou devis. Documentation complte sur simple demande.
CONTACT : M. Stphane Bessagnet - 05 59 11 20 03
PARLEMENT DE NAVARRE : rservation plusieurs mois lavance.
Salles dune capacit de 25 90 places.
Tarifs sur devis (exemple de prix : lensemble des salles du Parlement = 700 euros - Rez-de-chausse
(Salle Marca, bar, salon) = 500 euros)
Une demande crite doit tre adresse plusieurs mois lavance monsieur le prsident du conseil
gnral (Adresse : Parlement de Navarre - Rue Henri IV - 64000 Pau)
Possibilit de restauration dans la salle Marca (80 places) en faisant appel un traiteur ; une autorisation
doit tre galement demande au prsident du conseil gnral.
CONTACT : secrtariat de la prsidence du conseil gnral - 05 59 11 46 64
MAIRIE DE PAU : rservation plusieurs mois lavance.
Salle de confrence = salle du conseil (150 personnes max)
Salles dexposition = pristyle (mise disposition peut tre de 15 jours et ce gratuitement, rservation
6 mois 1 an lavance)
Une demande crite doit tre adresse madame le Maire (Adresse : Place Royale - 64036 Pau)
CONTACT : cabinet de madame le maire - 05 59 27 85 80
PAVILLON DES ARTS (200 m2)
SALLE NOUSTE HENRIC (40 m2 - place de la Monnaie)
Pour chacun des deux lieux, le tarif est de 61,50 la semaine. Rservation deux ans lavance.
Une demande crite doit tre adresse madame le Maire (Adresse : Place Royale - 64036 Pau)
CONTACT : Mme Rico - complexe de la Rpublique (3me bureau) - 05 59 27 89 18
MUSE NATIONAL DU CHTEAU DE PAU
Salle de confrence et salle des cent couverts
Grille tarifaire des locations disponible partir de 2009.
La mise disposition de ces salles peut tre gratuite pour lUPPA dans le cadre dune organisation
conjointe avec le Chteau de Pau et la signature dune convention. Dans ce cas, les frais des pauses-caf
sont galement partags.
CONTACT : Mme Virginie ARBOIN - 05 59 82 38 00
Une fois que vous avez finalis le programme de la manifestation et que vous avez laccord des diffrents
partenaires, il vous faut penser la conception de vos documents de communication.
PAGE DE GARDE :
Titre de lvnement
Date et lieu
Logo de lUPPA
et des partenaires
INTRIEUR :
Horaires, lieux prcis
Titres des interventions
Nom et fonction
des communicants
Horaires et lieu des repas
2
DERNIRE PAGE :
Localisation de la
manifestation ou plan
Modalits dinscription
Contacts / site internet
Crdits graphisme,
photos, impression...
LE CENTRE DE REPROGRAPHIE DE LUPPA est prsent sur les sites de Pau (impressions pour Pau,
Tarbes, Mont-de-Marsan et Bayonne-Anglet) et Bayonne (impressions pour Bayonne et Anglet). Une
quipe de 7 personnes est votre disposition pour la ralisation de tous vos documents noir & blanc et
couleur, sur tous les types de papier (du 80g 200g et plus, papier mat ou satin, blanc ou couleur,
autocollant, transparent, etc) du format A6 (et infrieur) au A0.
Nhsitez pas consulter les pages intranet du Centre de Reprographie o vous retrouverez toutes les
informations ncessaires lenvoi de vos documents, tous les tarifs (devis en ligne possible), les finitions
et les horaires de livraison : http://reprographie.univ-pau.fr/live/Centre_de_Reprographie_UPPA/finitions
Vous pouvez galement venir nous exposer vos besoins : nous saurons vous conseiller.
CONTACT : Guillaume AMIET - guillaume.amiet@univ-pau.fr - 73 11
SITE INTERNET
Si votre laboratoire a un site web, pensez crer une page prsentant la manifestation, vous pourrez y
ajouter a minima le programme tlcharger.
Pour les congrs internationaux, la cration dun site web part entire semble plus adapte.
CONTACT : milie MONTMJEAN - webmaster de lUPPA - emilie.montmejean@univ-pau.fr
LES MOYENS DONT DISPOSE LE SERVICE DU CRATICE DE LUPPA PERMETTENT AUJOURD'HUI DE RALISER
VOTRE PROJET VIDO ET/OU AUDIO dans son intgralit et de vous apporter des conseils concernant
l'tude de celui-ci. La ralisation et la production se feront ensuite avec votre collaboration.
PRESTATIONS PROPOSES :
CAPTATIONS ET RALISATIONS VIDO : confrences, colloques, films institutionnels, interviews,
reportages de terrain, animations et vnements.
DIFFUSIONS ET PUBLICATIONS : retransmission en direct sur internet (streaming), enregistrement
pour rediffusion en diffr, aprs postproduction ventuelle des lments denrichissement (DVD
avec menus anims, multi-langues, diaporamas, richmedia...).
Vous pouvez consulter les productions ralises par le CRATICE sur le site Internet :
http://cratice.univ-pau.fr
CONTACT : CRATICE, IFR rue jules Ferry, BP 27540, 64000 PAU, cratice@univ-pau.fr
7731 ou 7732 - Port : 06 29 37 18 03 - Fax : 05 59 40 78 98
L'objectif recherch est l'instauration d'une vritable transparence financire des oprations touchant
l'organisation et au droulement des colloques afin que lordonnateur (le prsident) puisse exercer son
pouvoir de dcision en toute responsabilit et que les contrleurs financiers et lagent comptable soient
mme d'effectuer les tches qui leur incombent dans de meilleures conditions.
Ltablissement est libre de choisir les prestations quil souhaite proposer lors du colloque quil organise,
sous rserve dtablir pralablement un budget prvisionnel quilibr en recettes et en dpenses
escomptes par postes.
Ce budget prvisionnel sera soumis, dans des dlais permettant un examen approfondi, au visa du trsorier
payeur gnral du dpartement (TPG) - au moins 1 mois lavance.
EN RECETTES :
LES DROITS DINSCRIPTION ou frais de participation au colloque doivent imprativement tre prvus
sinon, la manifestation nest pas considre comme un colloque.
Ltablissement a toute latitude pour tablir leur montant et notamment pour fixer des tarifs diffrents
selon les catgories de participants. Les frais dinscription doivent tre dtaills.
Leur valuation sera fonction du nombre de participants mais il faut penser rentrer dans ses frais.
Nanmoins, les tablissements devront sefforcer de proposer des tarifs spciaux aux fonctionnaires ou
mme, aux agents d'un tablissement public. Il est rappel, en effet, que les fonctionnaires participant
un colloque restent soumis aux barmes de la rglementation sur les frais de mission (seuls les personnels
des tablissements publics nationaux bnficient du dispositif drogatoire).
Il est utile de prvoir une politique de remboursement pour les annulations (dfinir des taux de
remboursement en fonction des dates dannulation).
LES SUBVENTIONS doivent tre dtailles par financeur.
EN DPENSES :
Dans le respect de l'quilibre financier du budget du colloque, toute dpense ncessaire l'excution du
colloque pourra tre rgle par lUPPA.
Le paiement d'arrhes pour la rservation des prestations est possible, ds lors qu'un contrat est pass
entre le prestataire de service et l'tablissement public.
Il est ncessaire qu'une mise en concurrence des diffrents prestataires (hteliers, restaurateurs... sauf
location de salles) soit effectue. Elle devient obligatoire, bien entendu, si le montant des prestations
venait dpasser le seuil des marchs (cf. Rglement Intrieur de lAchat public).
Les frais de missions doivent tre en cohrence avec le nombre de participants.
ATTENTION NE PAS GONFLER EXAGRMENT LE BUDGET PRVISIONNEL : IL DOIT TRE SINCRE ET EXACT.
Par ailleurs, les dpenses qui nauront pas t prvues au budget ne seront pas acceptes lors du paiement
de la facture.
Certains tablissements publics nationaux choisissent davoir recours un prestataire de services qui leur
propose lorganisation de colloques tout compris . Cette procdure nest pas rejeter condition de
ne pas aller lencontre de lobjectif de transparence demand aux tablissements et davoir t
prcde dune mise en concurrence en demandant des devis dtaills de leurs prestations
Les droits dinscription au colloque doivent tre reus et encaisss par lagent comptable ou un rgisseur*
de ltablissement, et non par lorganisateur extrieur du colloque. Une telle procdure, en effet, serait
susceptible dtre qualifie de gestion de fait par le juge des comptes.
*
la demande de nomination du rgisseur se fait pas courrier adress au prsident aprs avis favorable de lagent comptable
(15 jours avant le dbut du colloque)
RECETTES
Droits dinscriptions
- dtailler : X personnes x Y = Z
Aides financires :
- subvention CRA
- subvention CG 64
- ...
Aides financires prives
- nom de lentreprise
Apport du laboratoire UPPA
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BUDGET
> 5 000
> 50 000
pas dimpratif
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LES RECETTES RELATIVES AU COLLOQUE SONT IMPUTES AU COMPTE 7066 - DESTINATION R 100. LES
SUBVENTIONS SONT IMPUTES SUR LES COMPTES HABITUELS (RGIONS, DPARTEMENTS)
LES DPENSES SONT RETRACES AU COMPTE 618-5 FRAIS DE COLLOQUES, SMINAIRES, CONFRENCES ,
DESTINATION D 113. DO LA NCESSIT DE PRODUIRE UN BUDGET DU COLLOQUE LAPPUI DE CHAQUE
FACTURE POUR LE VISA PUIS LE MANDATEMENT (FACTURES AUX FRAIS RELS).
IL EST RECOMMAND DE CRER LE COLLOQUE DANS COCONUT (LOGICIEL DE GESTION DES CONTRATS
ET CONVENTIONS DE LUPPA) POUR LE SUIVI FINANCIER DU PROJET.
CONTACT : laurent.escourrou@univ-pau.fr - Systme local dinformations partages
ATTENTION : il ny a pas de rgie davance pour les colloques. Pour tout achat, il faut ncessairement un
bon de commande Jefyco.
Il est rappel limportance de payer au plus tt les factures des frais dhbergement et de restauration afin
que lUPPA garde de bonnes relations avec lextrieur.
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POUR BIEN PRPARER LA COMMUNICATION DE VOTRE PROGRAMME, IL EST INDISPENSABLE QUE VOUS
CONSTITUIEZ UNE LISTE DE DIFFUSION COMPORTANT TOUS LES CONTACTS QUI CONSTITUENT VOTRE
CIBLE PRINCIPALE, QUE VOUS CONNAISSEZ ET QUE VOUS PRSUMEZ POUVOIR EN FAIRE PARTIE.
Pour vous aider constituer cette liste, vous pouvez galement prendre contact avec les organisateurs
dun vnement dont la thmatique ou la communaut scientifique sont proches.
Cette liste doit tre renseigne le plus finement possible afin de vous permettre de faire un envoi postal
de votre programme ainsi quun ou plusieurs emailing en relance.
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Cette tape est soigner particulirement afin que les participants gardent un bon souvenir de votre manifestation et que vous (organisateur) puissiez profiter pleinement de cette journe tant prpare.
IL FAUDRA SATTACHER MINIMISER LES IMPRVUS.
POUR CELA, NOUS VOUS PROPOSONS UN PETIT PENSE-BTE :
Vrifier que les intervenants ont bien nots dans leur agenda leur participation, leur demander une confirmation
Prvoir un intervenant de remplacement si un confrencier devait annuler sa venue
Prvoir de vhiculer (aroport/campus, gare/campus) les confrenciers le jour J
Prvoir la signaltique de lvnement sur le campus, dans la composante avec des affichettes
Rserver des grilles dexposition en cas daffichages de posters (communication@univ-pau.fr)
Prvoir un lieu o stocker les bagages des participants en toute scurit
Prvoir une table daccueil avec une ou plusieurs personnes pour rceptionner les participants
Prparer des badges si vous souhaitez que les participants puissent se reconnatre et changer plus facilement
Prparer des pochettes daccueil distribuer aux participants : chemise UPPA, bloc-note, stylo, programme,
plaquettes de promotion de luniversit, malette UPPA, plan des campus ou de la ville, brochure touristique
(communication@univ-pau.fr)
Prparer des chevalets avec les noms des intervenants ainsi que des petites bouteilles deau.
Prvoir une petite pancarte pour lanimateur avec les inscriptions 5 minutes dun ct et 1 minute de lautre,
pour signaler discrtement aux intervenants la fin de leur temps de parole
Vrifier que les quipements audiovisuels et multimdias fonctionnent J-1
(services techniques ou informatiques des composantes, cratice@univ-pau.fr)
Prvoir ventuellement pour les confrenciers VIP un cadeau
Confirmer au traiteur le nombre de personnes et les heures des collations et djeuners
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Votre vnement est pass, le temps est alors venu de la finalisation du suivi financier de votre projet
(compte-rendu et pices justificatives fournir pour les subventions, suivi des factures), de la ralisation
des actes de colloque, mais aussi de remercier les confrenciers et VIP de leur participation.
Vous avez rdig les actes du colloque et vous dcidez de les publier, LE SERVICE DES PRESSES DE
L'UNIVERSIT DE PAU pourra vous guider pour la ralisation de ce projet.
RENSEIGNEMENTS ET DEVIS : Brigitte Cupertino - brigitte.cupertino@univ-pau.fr
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ORGANISER LVNEMENT
Rserver lamphithtre de la Prsidence : Mme de Charrette - 70 26
Rserver un amphithtre de lUFR lettres : Mme Poey-Larrieu - 73 02
Rserver un amphithtre de lUFR droit : Mme Mondot - 80 93
Rserver un amphithtre de lUFR sciences : M. Jean-Luc Amouroux - 74 03
Rserver lamphithtre de lENS GTI : Mme Sauguet - 78 03
Rserver un amphithtre de l'UFR pluridisciplinaire BAB : Mme Garanx - 41 09 ou Mme Ciracq - 41 11
Rserver lamphithtre de l'UFR de sciences et techniques dAnglet : Mme Petit-Bazerque - 44 00
Rserver lamphithtre de lIUT de Bayonne site de Montaury : Agns Vaquero - 43 03
Rserver une salle au Palais Beaumont : M. Stphane Bessagnet - 05 59 11 20 03
Rserver une salle au Parlement de Navarre : secrtariat de la Prsidence du CG - 05 59 11 46 64
Rserver une salle la mairie de Pau : cabinet de Madame le Maire - 05 59 27 85 80
Rserver une salle au Pavillon des arts ou la salle Nouste Henric : Mme Rico - 05 59 27 89 18
Rserver une salle au Muse national du Chteau de Pau : Mme Arboin - 05 59 82 38 00
Rserver la brasserie La Vague : M. Chartier - 05 59 84 91 00
Rserver au restaurant Cap Sud : M. Mandement - 05 59 14 01 75
Rserver au restaurant universitaire de la cte Basque : M. Dupuy - 05 59 63 20 66
Office de tourisme de Pau : 05 59 27 27 08
Service rceptif de loffice du tourisme : receptif@tourismepau.fr
Office de tourisme de Bayonne : 05 59 46 01 46
Office de tourisme dAnglet : 05 59 03 77 01
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