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Gestion de La Petite Caisse
Gestion de La Petite Caisse
INTRODUCTION
La prsente procdure a pour but daider les gestionnaires mieux grer les dpenses de
la petite caisse.
RGLEMENTS
a) Chaque service, facult, dpartement ou cole a lautorisation de garder une petite
caisse.
b) La direction dun service, dune facult, dun dpartement ou dune cole peut
demander une petite caisse au Service des finances au moyen dune note de service.
c) Le nombre et la gravit des vols sont souvent proportionnels aux sommes contenues
dans les petites caisses. On doit donc maintenir ces sommes au strict minimum.
d) Les fonds de la petite caisse ne doivent pas excder le montant le moins lev de ce
qui suit :
-
La somme ncessaire pour rgler les petites factures au cours dune priode
dun mois, ou
Un montant de 500 $.
e) Il faut soumettre les demandes pour des fonds de petite caisse excdant 500 $ au
comptable en chef qui value les besoins avant que le Service des finances ne les
approuve.
f) Ces fonds doivent servir uniquement payer les dpenses jusqu 100 $ (plus taxes)
compte tenu des restrictions nonces dans la section RESTRICTIONS de ce
document. Dans les cas exceptionnels o il faut dpasser cette somme, comme pour
le rglement des factures payables la livraison, il faut inscrire tous les dtails de la
transaction sur la pice justificative.
g) La petite caisse doit tre garde en un lieu sr dans un coffret ferm cl et confie
un seul gardien, quon tiendra personnellement responsable de ces fonds. Le gardien
ne peut tre une personne autorise approuver les dpenses imputes au budget.
RESTRICTIONS
Il est dfendu dutiliser la petite caisse pour :
a) Verser une rmunration quelconque (traitement, salaires, honoraires, etc.);
b) Encaisser des chques;
c) Consentir des prts;
d) Rembourser les dpenses de voyages;
e) Rembourser des dpenses personnelles (contraventions, billets de mdecin, etc.)
RAPPROVISIONNEMENT
a) Vous pouvez rapprovisionner votre petite caisse au besoin mais surtout avant la fin
des mois de mars et davril.
b) Pour obtenir un remboursement, il faut soumettre le formulaire Remboursement de
la petite caisse en transfrant linformation des bordereaux de Dboursements
c) Remplir une demande de paiement en indiquant le sommaire des dpenses par
numro de budget.
d) Faire parvenir le tout au Service des finances.
DBOURSS
a) Une pice justificative doit accompagner tout dbours.
b) La personne responsable dautoriser les dpenses au budget vis (ou sa ou son
mandataire) doit approuver, par crit, toute pice justificative.
c) Le ou la bnficiaire dune subvention ou dun contrat de recherche (ou sa ou son
mandataire) doit approuver les paiements imputer sa subvention ou son contrat
de recherche.
d) Il est permis de faire une avance de fonds un membre du personnel pour une
dpense autorise. Une pice justificative approuve comme il se doit, et faisant
mention du but de lavance, doit appuyer temporairement cette avance.
VRIFICATION
La petite caisse fera lobjet de vrification limproviste. Elle devra toujours contenir le
solde exact en argent ou en pices justificatives, ou les deux. Il est donc important
dquilibrer la petite caisse en tout temps.
SCURIT
Des normes de contrle minimum doivent tre suivies par les responsables des petites
caisses afin dassurer la scurit physique.
a) Laccs la petite caisse doit tre rserv la personne responsable;
b) Si la personne responsable de la petite caisse doit sabsenter, assigner une autre
personne pour sen occuper;
c) Toute somme dargent demeurant dans les bureaux aprs les heures de travail, doit
tre place dans un classeur ou un tiroir ferm clef;
d) La clef doit demeurer avec la personne responsable. Cette cl ne doit en aucune
circonstance demeurer dans le bureau aprs les heures de travail;
e) Sil y a du va-et-vient dans votre bureau, il est prfrable de fermer clef votre
classeur contenant la petite caisse, lorsque vous vous absentez;
f) Il est prfrable de se procurer une bote en mtal avec clef pour votre petite caisse.
Fvrier 2004