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LE CONTRLE DES COMPTES DE LA COPROPRIT La comptabilit de la coproprit est tenue par le syndic (bnvole, coopratif ou professionnel) pour rendre

compte de lactivit conomique du syndicat des copropritaires. Elle a souvent une image rbarbative. La notion de contrle na pas non plus bonne presse lorsque lon pense libert individuelle et espace privatif. Cest sans doute la raison pour laquelle on ne se bouscule pas dans les conseils syndicaux pour contrler la comptabilit des coproprits. Les comptes constituent pourtant la seule information synthtique que les copropritaires reoivent sur la gestion de leur ensemble immobilier. Sils sont bien tenus, sincres, complets et accompagns des informations ncessaires, les comptes donnent, chaque anne, un bon aperu de la situation de la coproprit. Ils doivent galement donner la position de chacun des copropritaires. Encore faut-il que tous les acteurs (syndic, conseil syndical et copropritaires) jouent le rle que leur a donn la loi. Ce nest pas toujours le cas. En ce qui concerne le syndic, la loi du 10 juillet 19651 a dfini, des normes plus strictes destines rendre les comptes plus significatifs, comparables dun syndic lautre et dune anne sur lautre. Elle a galement enrichi et clarifi linformation fournir. Le conseil syndical a un droit daccs aux informations et un devoir dexercer certains contrles au nom de lensemble des copropritaires. Il devra pour cela assimiler un minimum de connaissances techniques et dvelopper une collaboration ncessaire avec le syndic, notamment dans lchange dinformations. Enfin les copropritaires devront sinitier aux nouvelles rgles comptables sils veulent exercer le droit de regard spcifique qui leur est reconnu (art. 18-1 de la loi du 10 juillet 1965) et participer de manire constructive lapprobation des comptes lors de lassemble gnrale. Il tait donc ncessaire de mettre la disposition de tous les copropritaires et plus particulirement du conseil syndical, charg du contrle dtaill des comptes, un guide dcrivant les outils du contrle des comptes, les oprations de contrle elles-mmes et ses modalits de mise en oeuvre .

1 Les outils du contrle des comptes.


1 1 Les documents et principes comptables. Le Livre journal enregistre, au jour le jour, tous les mouvements comptables dtaills de la coproprit. Il est le document incontournable pour connatre le droulement complet des oprations de lexercice. Il peut tre subdivis en journaux auxiliaires (achats, appels de fonds et recettes, oprations diverses). Le grand livre. Les critures du journal sont reportes dans le grand livre pour tre enregistres dans les comptes. Ce document, qui rcapitule les critures sur plusieurs exercices, est utile pour reconstituer lhistorique dun solde non explicable par ailleurs. La balance des comptes ou balance gnrale. Elle prsente tous les soldes des comptes la fin de lexercice. Cest le document qui permet dtablir les tats de synthse, qui seront joints la convocation. Le livre journal, le grand livre et la balance des comptes font obligatoirement apparatre une galit entre le total des mouvements et des soldes des dbits et des crdits. Les pices justificatives. Toute criture doit tre justifie, c'est--dire appuye sur un document probant. Ce sont des factures, des contrats ou des documents tablissant le comptage dune opration autorise (ex : nombre de photos ou de timbres pour lenvoi dune convocation lassemble gnrale). Les justificatifs manant de tiers doivent tre des originaux conformes la loi (date, nom, adresse et coordonnes commerciale du bnficiaire, nom et adresse de la coproprit, indication prcise du service fourni, des montants hors taxe, de la TVA et du montant TTC). Le compte bancaire. Trois solutions sont possibles : - Le syndicat possde un compte bancaire spar. Cest la solution la plus sre qui devrait tre dapplication gnrale. Cest ce que prconise la loi de 1965 (art. 18), mais beaucoup de syndics professionnels utilisent loption lgale qui permet lassemble "den dcider autrement" pour faire voter une disposition contraire sous la menace dune augmentation du cot de gestion.
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Modifie par la loi du 13 dcembre 2000 (S.R.U.)

- Le syndicat na pas de compte spar, mais un sous-compte son nom, du compte gnral du syndic. Ce compte fonctionne comme un compte spar dans syndicat, mais ne le protge pas en cas de dfaillance du syndic, mme sil est couvert par sa caisse de garantie. - Le syndicat na pas de compte spar, ni de sous-compte. Les mouvements de banque du syndicat sont enregistrs avec ceux des autres coproprits dans le compte bancaire du syndic. Dans ce cas il faudra exiger du syndic quil fournisse le journal de banque du syndicat. Il est recommand de se faire remettre la dernire attestation de lexpert comptable de la Fdration professionnelle laquelle il appartient. Lindpendance des exercices. Ce principe de base de la comptabilit implique daffecter un exercice toutes les charges qui lui sont rattaches. La comptabilit dengagement enregistre, pour cela, les dpenses et les produits ds quils sont certains (fourniture du service ou rception du produit ou de la facture, appels de fonds prvus par lassemble gnrale ou par le budget) Par exemple, la facture dlectricit pour les deux derniers mois de lanne 2006 qui sera reue en janvier ou fvrier 2007 sera enregistre dans les comptes de lexercice 2006. Le contrle interne. Cest lensemble des mesures dorganisation qui doivent permettre dobtenir une bonne matrise de la gestion de la coproprit. Par exemple, aucune facture de service ne sera paye sans que le gardien ou un membre du conseil syndical nait paraph un bon de rception ou dintervention dans limmeuble, prouvant que le service a t effectu. La commande ou lordre de service, la facture et le bon de rception seront joints comme justificatifs pour le paiement 1 2 Les tats de synthse (voir revues de lANCC N60 et 66). Le compte de gestion gnrale de lexercice clos. Cet tat est bti sur le modle du compte de rsultat des entreprises, en sparant charges et produits, dune part, et oprations courantes et travaux / oprations exceptionnelles, dautre part. Le compte de gestion des charges pour oprations courantes. Cet tat met en regard sur plusieurs exercices les charges pour oprations courantes budgtes et le rel constat. Il permet aux copropritaires de se faire une ide claire de lvolution des dpenses courantes dune anne sur lautre. Le compte de gestion pour travaux et oprations exceptionnelles. Cet tat rcapitule les travaux vots par lassemble gnrale (art. 14-2 L 10-07-1965) et clturs au cours de lexercice. Le solde montre, la fin de lexercice, un excdent ou une insuffisance de provision par rapport aux dpenses pour travaux. Ce solde doit tre rparti entre les copropritaires. Ltat des travaux et oprations exceptionnelles vots non encore clturs. Cet tat a pour objet de prsenter la situation globale de chaque opration vote en assemble et non clture la fin de lexercice, par rapport lautorisation donne et aux provisions appeles. Il permet de vrifier ltat davancement des travaux au cours de lexercice. Le solde gnral du tableau doit correspondre au solde du compte 12 au passif de ltat financier. Ltat financier aprs rpartition. Cet tat rcapitule tous les comptes non solds du syndicat dont il constitue le bilan financier.

2 Les oprations de contrle.


Une simple visite dans les locaux du syndic permet davoir une bonne ide sur lordre et la qualit de la tenue de la comptabilit ( faire toujours avant de choisir un nouveau syndic) Elles commenceront systmatiquement par une demande de description de lorganisation comptable (schma de liaison des principaux documents), et des moyens de production de linformation comptable (organisation maison ou soustraitance, type de logiciel comptable. Au cours de cet entretien pralable seront examins, lexistence des documents obligatoires et le respect des normes comptables. 2 1 Le contrle des charges. Dans beaucoup de coproprits, le contrle des comptes se limite vrifier que toutes les charges enregistres correspondent une pice justificative. Ce contrle est primordial car il permet de sassurer de la rgularit des principales dpenses. Mais il doit tre accompagn dautres vrifications, quelquefois fastidieuses, mais ncessaires pour dbusquer une anomalie. Sur le relev des charges (analytique) ou le livre journal ( chronologique).

- Pointage des dpenses du relev des charges (livre journal) avec les justificatifs (exhaustif pour les petites et moyennes coproprits et par sondage pour les plus grosses). Les justificatifs manquants doivent tre exigs. - Vrification des totalisations par rubrique de charges et addition des rubriques pour obtenir le total des dpenses. - Vrification de lexistence de la totalit des facturations priodiques de lexercice1 et sassurer quelles concernent toutes des dpenses de lexercice. Il faudra provisionner les charges relatives aux derniers mois de lexercice laide des factures reues au dbut de lanne suivante - Vrification de la rgularit des factures : existence de toutes les mentions lgales et de la dfinition de la prestation ou du produit livr. Qui contrle la ralit des livraisons et signe les bons de livraison ou de passage ? Le fournisseur est-il habituel ou inconnu ? Les travaux sont-ils conformes lautorisation donne par lassemble gnrale ? Les dpenses payes par la coproprit sont elles des charges communes ou privatives ?2 - Vrification de lopportunit des dpenses : La dpense correspond-t-elle un besoin de la coproprit3, une ligne budgtaire, une urgence? - Les dpenses dpassant les seuils dinformation du conseil syndical et de mise en concurrence ont-elles fait lobjet dune information ou dune mise en concurrence ? La rponse du conseil syndical doit tre consigne par crit sur une copie du devis. - Vrification des calculs dindexation. Se faire remettre le contrat dun ou deux fournisseurs et vrifier si lindexation du prix est conforme au contrat. Procder par contrles tournants sur plusieurs annes. - Les honoraires facturs par le syndic correspondent-ils ce qui est prvu au contrat approuv par lassemble ? La progression sur plusieurs annes est-elle trs diffrente de linflation ? Les prestations particulires fournies par le syndic sont-elles conformes son contrat ? 2 2 Contrle du grand livre et de la balance des comptes. Le contrle de ces documents implique : - La vrification des totalisations gnrales du grand livre et de la balance (dbits = crdits). - Le contrle (livre journal et grand livre) de la reprise lidentique des soldes du bilan de clture de lexercice prcdent (les nouveaux) au dbut de lanne. - Lanalyse des comptes non solds et leur justification. Toutes les anomalies (notamment les soldes anciens) doivent tre pointes et expliques avec le syndic. Il faudra proposer des actions correctives. - Le pointage des comptes non solds sur la balance avec ltat financier tabli par le syndic. - La vrification des diffrents produits de la coproprit ( livre auxiliaire des produits ou grand livre). Existe-t-il des remboursements dassurance aprs sinistre, des loyers perus sur des parties communes (parking, loge, antenne tlphone, etc.) - La vrification du solde du compte de gestion gnral rsultant de la diffrence entre le total des produits et le total des charges. En cas dexcdent ou dinsuffisance important, en expliquer les causes et en tenir compte pour la prparation du prochain budget si celles-ci devaient tre prennes. - La vrification sur le grand livre des soldes des diffrents comptes de travaux pour sassurer quils correspondent lavancement ou lachvement des travaux. - Pour les travaux achevs au cours de lexercice, il faut pointer les mouvements avec ltat des dpenses pour travaux, le compte de gestion pour travaux et ltat des travaux (art.14-2). Si le compte provisions pour travaux (102) enregistre un excdent ou une insuffisance par rapport aux travaux raliss, il faudra en expliquer la raison.4 - Pour les travaux qui nont pas t achevs en fin dexercice, il faudra vrifier que les provisions appeles nont t enregistres en produits sur lexercice que pour la quote-part correspondant aux travaux raliss. Le solde apparatra (compte 12) au titre des provisions appeles sur travaux vots dont lexcution est en cours mais pas encore termine. - Avances : Lavance de trsorerie 1031 (ancien fonds de roulement) est fixe, soit par le rglement de coproprit, soit par lassemble. Elle ne peut dpasser un maximum de 1/6me du budget prvisionnel des charges pour oprations courantes. Il sagit dun plafond qui ne doit pas tre appliqu de manire automatique si la trsorerie de la coproprit ne le justifie pas. Les avances pour travaux (1032) correspondent des appels de fonds autoriss par lassemble gnrale sur la base

1 Exemple : quatre factures dentretien dascenseur ou de fourniture deau, six factures de tlphone ou dlectricit, douze factures dair comprim ou douze bulletins de salaire, etc. 2 Il peut arriver, pour viter des conflits, que le syndic impute des dpenses privatives la coproprit (ex : fuite dans les appartements, rparations lectriques entre le compteur privatif et lappartement, etc.) 3 Exemple : Les quantits de produits livrs sont-elles adquates compte tenu des besoins de la coproprit ? 4 Lorsquen cours de chantier un imprvu surgit, le syndic doit prvenir le conseil syndical. Si le montant du complment de travaux reste dans des limites raisonnables (< 5%), on peut se dispenser de convoquer une assemble gnrale extraordinaire pour autoriser la dpense supplmentaire.

dun chancier de travaux programms mais non encore vots par lassemble. Les fonds doivent tre placs (50). Vrifier lexistence et la pertinence1 du placement. - Les comptes dattente (47), les comptes de rgularisation (48) et les comptes de dprciation de crances (49) doivent tre analyss et expliqus en dtail. Les sommes en attente depuis plusieurs annes sans raison, doivent tre rparties. Le montant des dprciations de crance (49) devra tre examin par rapport aux crances douteuses (459). Vrifier les actions prises pour rcuprer ces crances (rfr auprs du TGI, action judiciaire, saisie immobilire). Proposer une solution en cas dinaction. - Examiner la liste des copropritaires dbiteurs et des copropritaires crditeurs (45), ainsi que lvolution et lanciennet des retards, la frquence des dfauts de paiement, lanciennet des crdits non rembourss. Discuter avec le syndic les solutions possibles proposer lassemble gnrale. - Les comptes de crditeurs divers feront lobjet dune attention particulire en raison des consquences de dfauts de paiement (dgradation des relations, pnalits) sur les comptes de personnel (42), de la scurit sociale et des organismes sociaux (43) et de lEtat (44). 2 3 Contrle du compte bancaire - Comparer les soldes bancaires figurant sur le relev de banque au nom du syndicat (compte bancaire du syndicat ou sous-compte au nom du syndicat dans le compte du syndic) et sur le compte banque de la balance des comptes. - Vrifier ltat de rapprochement bancaire qui doit tre tabli par le syndic. Il sagit de lexplication des diffrences entre le relev de la banque et le compte de banque tenu par le syndic. Elles proviennent, pour lessentiel, des chques mis et non encore dbits par la banque sur le compte du syndicat ou des chques reus, remis en banque et enregistrs, mais pas encore crdits par la banque. - Parcourir les critures de rglements. Effectuer des sondages (rglements de factures ou encaissements de chques) avec les relevs de la banque en vrifiant la date de rglement sur le relev bancaire. 2 - 4 Contrle de la rpartition des charges par lot Il faut : - Se faire communiquer le ou les tableaux de rpartition des charges tablis par le syndic et en vrifier la conformit avec le rglement de coproprit, ou en cas de nouvel quipement avec la rsolution de lassemble gnrale dfinissant la cl appliquer. Si le syndic ne la pas fait, tablir un tableau Excel indiquant la ou les cl(s) appliquer pour chaque copropritaire. Le total par copropritaire doit correspondre au total de ses charges pour lexercice. Le total des copropritaires doit correspondre au total des charges de la coproprit. Un certain nombre de syndics publient ce type de tableau avec les comptes de lexercice lors de lassemble gnrale. Ce procd est encourager, car il permet chaque copropritaire de contrler la rpartition des charges du syndicat. - Vrifier que les rpartitions sont conformes la loi.2 2 5 Le contrle des salaires et charges sociales des gardiens concierges et employs dimmeuble.3 Les salaires du gardien concierge et employ dimmeuble Il y a deux catgories de personnel : - La catgorie A constitue par les employs dimmeubles qui sont rmunrs sur une base horaire (Rgime des 35 heures soit une dure de travail mensuel de 151,67 heures). - La catgorie B dont le travail est dfini par des tches4 valorises par un systme dUnits de Valeur (U.V.). Elle bnficie dun logement, accessoire du contrat de travail, et ventuellement de fournitures (gaz, lectricit, chauffage, etc.) qui constituent des avantages en nature et doivent figurer pour leur valeur tablie suivant un barme, sur le bulletin en dduction du montant verser au salari. La grille de rmunration et les classifications sont communes aux deux catgories. Les trois principaux lments du salaire sont : Le salaire conventionnel de base : Il sobtient par la multiplication dun coefficient hirarchique et dune valeur du point ngocie chaque anne avec les syndicats.5
Il faut sassurer de la garantie en capital des fonds placs. Le livret A est une bonne solution car dfiscalis. Il est frquent que lassemble gnrale des copropritaires vote un nouvel quipement sans dfinir la mme majorit la rpartition de la charge. Par exemple linstallation dune antenne de tlvision ou dune parabole ne doit pas tre rpartie selon les millimes gnraux, mais en fonction de leur utilit potentielle pour chaque lot (Art 10 de la loi du 10-07-1965). 3 Nous vous invitons consulter notre dossier sur les gardiens concierges et employs dimmeubles publi dans notre numro 65 de juillet 2006 pour avoir de plus amples dtails sur la profession. 4 De ce fait la catgorie B est exclue du champ dapplication des trente cinq heures. 5 Au premier janvier 2007 la valeur du point a t porte 3,95
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Par exemple le coefficient 235 (premier niveau) a un salaire conventionnel de base de : 235 x 3,95 (valeur du point) = 928,25 Le salaire complmentaire : Il est fix par coefficient suite une ngociation entre les partenaires sociaux. Il peut tre major par dcision de lassemble gnrale pour rcompenser le salari.1 La prime danciennet : Elle est calcule sur le salaire conventionnel de base. Elle est revalorise de trois pour cent tous les trois ans. A ces trois principaux lments peuvent sajouter des primes rcurrentes (exemple : tri slectif ) ou exceptionnelles, suite une dcision dA.G. Le salaire est vers sur treize mois. (Doublement en dcembre). Pour contrler les salaires, il est bon de demander le contrat de travail qui permet de vrifier pour le salari en catgorie A son temps de travail et pour le salari de catgorie B son nombre dUnits de Valeur dont on dduit le taux demploi. Le temps de travail (catgorie A) et le taux demploi (catgorie B) permettent de calculer proportionnellement les lments de base du salaire (salaire conventionnel de base et salaire complmentaire). Les charges sociales Les cotisations URSSAF Elles sont en gnral calcules par trimestre sur la base de la rmunration brute 100%, except pour le calcul de la CSG et la CRDS (97%). Une rduction sur les bas salaires, dite rduction Fillon, se calcule par lapplication dun coefficient sur la rmunration brute globale. Coefficient de rduction : 0,433x [1,6 x (SMIC horaire x Nb. Hrs rmunres) -1] (Rmunration brute mensuelle) Vous devez vrifier que les bordereaux sont correctement remplis (lignes 130 T, 130 P, 260, 671 P) et que le paiement a t fait dans les quinze jours qui suivent la fin du trimestre. La taxe sur les salaires La priodicit de versement de cette taxe est fonction du montant vers lanne prcdente. Elle doit tre paye dans les quinze jours du mois qui suit la fin de la priode. Le calcul de cette taxe est fonction de trois taux : un taux normal (4,25%) appliqu au montant total de la rmunration brute, un 1er taux major (4,25%) calcul sur une fraction de cette rmunration applicable sur une tranche de salaire revalorise chaque anne (entre 7029 et 14042 en 2006), et un 2me taux major (9,35%) sur une fraction de la rmunration dpassant un seuil revaloris chaque anne (14042 en 2006). Cette taxe fait lobjet dune franchise ou dune dcote dans les conditions suivantes : - Franchise : la taxe nest pas due lorsque son montant brut annuel nexcde pas 840 uros (valeur pour 2006). - Dcote : la taxe subit une dcote si son montant est suprieur 840 uros mais infrieur 1680 uros (valeur 2006). Cette dcote est gale aux trois quarts de la diffrence entre le seuil de 1680 uros et le montant calcul de la taxe. Les cotisations de retraite complmentaire et AGFF Le taux des cotisations est de 10% sur la rmunration brute pour la retraite complmentaire et 2% sur AGFF. Ces cotisations font lobjet dun rglement sur le mme bordereau lordre de linstitution ABELIO. La mdecine du travail (ex :ACMS) Elle fait lobjet dun rglement annuel par paiement dune facture. Les contributions et cotisations chmage (GARP) Cest un versement annuel au titre des Assedic le taux est en gnral de 6,48% sur la rmunration brute globale. Les syndicats de copropritaires sont exonrs de la cotisation AGS. La formation professionnelle (AGEFOS-PME) Tous les syndicats de copropritaires doivent payer cette cotisation annuelle pour le personnel assujetti la convention collective des gardiens concierges et employs dimmeuble. Le taux est de 0,40 % de la rmunration brute au titre de la formation continue et de 0,15% au titre des contrats ou des priodes de professionnalisation. Voici rapidement numrs les diffrents contrles auxquels il faut procder.

3 Modalits de mise en oeuvre


Le contrle des comptes est souvent charg dun contenu motionnel d son caractre technique et limaginaire de dfiance qui laccompagne. Il est, cependant, un lment important de la gestion du syndicat des copropritaires. Il
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Au premier janvier 2007 il a t fix 469,38 pour le coefficient 235.

permet un change dinformations fructueux entre le syndic et les copropritaires et tablit une base indispensable de confiance entre eux. Les copropritaires doivent tre parfaitement informs de la manire dont est dpens leur argent pour la gestion de leur coproprit et de son ct, le syndic doit ouvrir ses livres pour obtenir quitus de sa gestion et bnficier de la coopration des copropritaires, pour lessentiel par lintermdiaire du conseil syndical. Cette coopration doit prendre en compte les droits et devoirs des copropritaires pour viter un contrle tatillon, source de conflits et de ressentiments. Elle doit sexercer rgulirement en cours danne, notamment lors de la prparation du budget, de lexcution en commun de certaines tches de contrle de gestion et lors de la prsentation lassemble gnrale. 3 1 Les droits et devoirs des copropritaires et du conseil syndical Chaque copropritaire individuellement dispose du droit de contrler les comptes une fois par an et pendant au moins un jour ouvr dcid par lassemble gnrale (Art 18-1 de la loi du 10 juillet 1965). Les copropritaires qui manifestent leur opposition un contrle conjoint avec le conseil syndical pourront "consulter individuellement les pices le mme jour". Le conseil syndical assiste le syndic et contrle sa gestion (art.21 de la loi du 10 juillet 1965). Il contrle, notamment la comptabilit du syndicat, la rpartition des dpenses, les conditions dans lesquelles sont passs et excuts les marchs et tous autres contrats, ainsi que llaboration du budget prvisionnel dont il suit lexcution (article 26 alina 2 du dcret du 17 mars 1967). Le conseil syndical peut, pour l'excution de sa mission, prendre conseil auprs de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulire, demander un avis technique tout professionnel de la spcialit. Les dpenses ncessites par l'excution de la mission du conseil syndical constituent des dpenses courantes d'administration. Elles sont supportes par le syndicat et rgles par le syndic. Un vote spcifique de lassemble nest donc pas ncessaire (dcret du 27 mai 2004). Pour des raisons pratiques, il est souhaitable que le contrle du conseil syndical sexerce tout au long de lanne afin dtre plus rapide la clture des comptes en fin de lexercice. 3 2 Lorganisation du contrle en cours danne Pour le bon fonctionnement du syndicat un change constant dinformations est ncessaire entre le syndic et le conseil syndical, ou un ou plusieurs de ses membres dsigns cet effet. Le conseil syndical doit tre obligatoirement consult sur les marchs dont le montant est suprieur au chiffre dfini cet effet par lassemble gnrale (art.21 alina 2 de la loi du 10 juillet 1965). Il peut appeler lattention du syndic sur la mise en concurrence obligatoire pour les dpenses dpassant le plafond fix par lassemble gnrale. Il peut galement intervenir pour contrler la ralit de lexcution dune prestation par un fournisseur. Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilits cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrt en accord avec lui, de toutes pices ou documents, correspondances ou registres se rapportant la gestion du syndic et, dune manire gnrale, ladministration de la coproprit. Il reoit, en outre, sur sa demande, communication de tout document intressant le syndicat. (art.21 alinas 2 et 3 de la loi du 10 juillet 1965 complts par le dcret du 27 mars 2004). Ces demandes qui doivent tre faites avec mesure par le conseil syndical, seront, en contrepartie, reues par le syndic avec un esprit de coopration qui ne peut qutre bnfique aux deux parties. Ce contrle en cours danne peut porter, par exemple, sur les clauses des contrats conclus (dure, procdure de dnonciation, rvision de prix, tendue des prestations couvertes par le prix par rapport aux prestations ncessitant un supplment de prix, etc..) et sur leur application (ex: conformit des rvisions de prix sur la facture par rapport au contrat, franchises, respect des tarifs, clauses abusives, etc..). Un extrait du journal peut tre fourni tout moment par le syndic pour vrifier les charges enregistres et lavancement par rapport au budget. Lorsquil existe un gardien ou un concierge, le contrle sur les bulletins de paye du respect des stipulations du contrat de travail, de la convention collective et des barmes de cotisations en vigueur fera gagner du temps sur les contrles de fin dexercice. Il est par ailleurs recommand de tenir au sein du conseil syndical une liste des contrats existants avec les dates dchance afin de veiller leur renouvellement ou danticiper leur dnonciation si ncessaire. Le conseil syndical peut interroger des compagnies dassurance afin dobtenir des devis concurrents afin de tester la qualit des couvertures et le cot de lassurance du syndicat, surtout si elle est ancienne.

3 3 Prparation du budget et contrle de gestion Lanalyse des dpenses de lexercice clos (N) par comparaison avec celles de lexercice prcdent approuv (N-1) et du budget de lexercice N fournit des informations qui pourront permettre daffiner la gestion, de contrler la pertinence du budget de lexercice en cours (N+1) et de prparer celui de lexercice prochain (N+2). Lanalyse des dpenses courantes sur un historique de plusieurs exercices permet davoir une bonne ide sur la tendance de lvolution et de choisir ventuellement davoir une action sur cette tendance en laborant une stratgie interne (conomies par une modification des procdures de la coproprit, par exemple en modifiant les rgles de fonctionnement de la chaufferie) ou externe (ngociation avec les fournisseurs). Une collaboration entre le syndic et le conseil syndical est indispensable dans ce domaine. En ce qui concerne les travaux et oprations exceptionnelles, qui doivent faire lobjet dun budget spar, ltablissement dun historique des travaux raliss au cours des vingt ou trente dernires annes, qui sera intgr au carnet dentretien, sera particulirement utile pour laborer et maintenir jour un programme long terme. Le contrle du carnet dentretien, qui a souvent cot fort cher lors de son tablissement, rvlera la plupart du temps une indigence coupable qui le rend inutile sil nest pas complt par le travail du conseil syndical. La reconstitution dun historique des dpenses courantes et surtout des travaux,, exige que les archives de la coproprit aient fait lobjet dun minimum dattention. Lorsque la coproprit a chang de syndic, le risque dune perte de substance est relativement grand, notamment pour les PV dassembles les plus anciens qui ont souvent disparu. Un contrle du conseil syndical sur lexistence et les conditions de conservation des archives, est recommander de manire priodique et au moins chaque changement de syndic. Contrairement la situation antrieure la loi SRU, les dpenses relles du syndicat ne sont plus communiques chaque trimestre aux copropritaires. Ceux-ci doivent attendre la fin de lexercice pour connatre les dpenses relles de la coproprit. Le conseil syndical ne peut que constater les anomalies sans pouvoir les corriger. Il est souhaitable que le conseil syndical reoive chaque trimestre, et au mois deux fois par an, un relev des dpenses comptabilises cette date, qui seraient rapproches des budgets de dpenses courantes et de travaux corrigs prorata temporis pour tenir compte des diffrences de priodes. Ces contrles intermdiaires seraient comments en prsence du syndic. 3 4 Prsentation lassemble gnrale Il est rare que le syndic ou un reprsentant du conseil syndical soit en mesure de prsenter lassemble gnrale une analyse des dpenses de lexercice clos avec une explication sur dventuels drapages et un expos sur les vnements importants de lanne dans la coproprit. Pourtant cest le moment ou jamais. Le dcret du 17 mars 19671 a prvu que "le conseil syndical rend compte lassemble, chaque anne, de lexcution de sa mission". Ni la forme, ni le contenu ne sont dfinis. Il est habituel que le prsident fasse un bilan oral. Il serait trs souhaitable que le prsident ou un membre du conseil syndical complte ce bilan par une analyse des comptes de lexercice (toujours trs utile dans la mesure o peu de copropritaires en prennent vritablement connaissance avant dassister lassemble) et dune prsentation du budget N+2 soumis aux votes. Llaboration dun rapport crit est fortement recommande.

Conclusion
La lgislation rcente a fortement structur la comptabilit du syndicat de copropritaires, qui est devenue plus technique et plus rigoureuse. Elle implique un effort de formation important de la part des syndics bnvoles et coopratifs, mais aussi des gestionnaires et des comptables des syndics professionnels. Les copropritaires et leurs conseillers syndicaux devront faire un effort identique de mise niveau pour comprendre les comptes et participer utilement aux assembles gnrales. Un meilleur niveau de professionnalisme et des efforts mutuels de coopration, accompagns de ce que Voltaire appelait une "imagination active", viteront dans les immeubles, aux copropritaires, de rechercher ailleurs la cause de leurs propres faiblesses.

modifi par le dcret du 27 mai 2004