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LEXIQUE DU CONTRLE INTERNE COMPTABLE

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Direction Gnrale de la Comptabilit Publique

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Ce document appartient au service de la Fonction Comptable de ltat de la Direction gnrale de la comptabilit publique. Il est protge par le code de la proprit intellectuelle du 1er juillet 1992. En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intgralement ou partiellement le prsent ouvrage, sur quelque support que ce soit sans autorisation de lauteur.

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Administrateur

Intervenant habilit paramtrer le systme dinformation (entre et modication des paramtres : gestion des nomenclatures comptables, attribution des identications, etc.). Oprationnel non encadrant dune entit. galit comptable de montant (en masse ou en solde) entre comptes et/ou comptabilits. Se dit des contrles raliss aprs lenregistrement comptable (ex post). Se dit des contrles raliss avant lenregistrement comptable (ex ante). Lopration darchivage consiste classer des documents comptables et les pices justicatives (sous support papier ou numrique), pour les conserver de manire accessible. Lopration de transmission consiste transfrer des documents comptables et des pices justicatives (sous support papier ou numrique) dune tche une autre tche, le long du processus (cf. circulation de linformation comptable). Larrt des comptes est une validation qui ge, une date donne, les critures comptables ( 420-5 et 420-6 du P.C.G.), suite un contrle positif sur une totalisation. Sintgrant laudit de rgularit nancier, laudit des comptes sattache la rgularit et la sincrit de la comptabilit. Laudit de rgularit vise sassurer de la conformit des actes et des procdures lensemble des normes juridiques applicables (ou rfrentiels). Il se dcline en audit portant sur laspect nancier, et en audit objet non nancier. Laudit interne est une activit indpendante et objective qui donne une organisation une assurance sur le degr de matrise de ses oprations, lui apporte ses conseils pour les amliorer et contribue une meilleure efcacit. Il aide cette organisation atteindre ses objectifs en valuant, par une approche systmatique et mthodique, ses processus de management des risques, de contrle, et de gestion, et en faisant des propositions pour renforcer leur efcacit. Laudit interne vise notamment sassurer de la qualit du contrle interne. Lauditabilit des comptes peut se dnir comme lensemble des dispositifs mis en place pour assurer un contrle able des critures : dispositions rglementaires et techniques, systme de traitement informatique, documentation, traabilit Sagissant de la comptabilit de ltat, les dispositifs visent scuriser la circulation de linformation et connatre et apprcier le fonctionnement des procdures. Il sagit dune personne affecte laudit : chef et auditeurs de la M.A.E.C., chefs de Mission Rgionale Formation Contrle et assistants, inspecteurs principaux et assistants. Cette personne ne peut tre un oprationnel. Conrmation de lidentication prtendue dintervenants : code secret que lintervenant doit ncessairement saisir pour accder au systme dinformation ou aux transactions autorises (synonyme : mot de passe).

Agent Ajustement A posteriori A priori Archivage / transmission

Arrt

Audit des comptes (ou audit comptable) Audit de rgularit

Audit interne

Auditabilit des comptes

Auditeur (interne)

Authentication

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Centralisations comptable et non comptable

La centralisation permet de reconstituer lunit de la comptabilit de ltat en cours danne et en n de gestion (pour dterminer les rsultats et la prsentation des comptes annuels). La centralisation comptable est lintgration dune comptabilit de niveau infrieur dans une comptabilit de niveau suprieur, par le jeu de comptes internes de liaison fonctionnant de faon rciproque et qui sont solds lorsque la centralisation est acheve. Les centralisations non comptables correspondent un processus quotidien dagrgation nationale, dans les chiers tenus lA.C.C.T., des critures issues des chiers informatiques servis au niveau local. En cours danne, lunit de la comptabilit repose sur des techniques de centralisation comptable ou non comptable : - sur des procdures comptables dintgration des oprations des comptables non centralisateurs, dans la comptabilit de ltat tenue au niveau dpartemental ; - sur des techniques informatiques de transmission des chiers comptables dpartementaux au niveau national. En n de gestion, la centralisation seffectue en deux temps : 1 - le Trsorier-Payeur gnral, seul comptable principal du dpartement, incorpore dans sa propre comptabilit la totalit des oprations comptables de ltat, excutes dans le dpartement ; 2 - lAgent comptable central du Trsor incorpore sa propre comptabilit, celle de tous les comptables principaux de ltat, permettant ainsi dtablir un compte unique.

Champ de lAudit Comptabilit

Cadre, ou dlimitation, et domaines de laudit (entit concerne, exercices, etc.). 120-1 du P.C.G. : La comptabilit est un systme dorganisation de linformation nancire permettant de saisir, classer, enregistrer des donnes de base chiffres et prsenter des tats retant une image dle du patrimoine, de la situation nancire et du rsultat de lentit la date de clture. La comptabilit permet deffectuer des comparaisons priodiques et dapprcier lvolution de lentit dans une perspective de continuit dactivit. La comptabilit gnrale recense dans ses comptes lensemble des mouvements affectant les droits et obligations de ltat. Cette comptabilit gnrale est affecte de deux comptabilits auxiliaires budgtaires : - la comptabilit auxiliaire de la dpense (C.A.D.) ; - la comptabilit auxiliaire du recouvrement (C.A.R.). Ces droits et obligations de ltat sont donc recenss directement dans les comptes de la comptabilit gnrale et dtaills dans les comptabilits auxiliaires. Toutefois, en raison de larchitecture informatique, dautres comptabilits, qui peuvent tre qualies d auxiliaires ou de comptabilits de dveloppement , dtaillent certains montants ne gurant quen masse en comptabilit gnrale : - la comptabilit du recouvrement de limpt direct (R.E.C. R.A.R.) ; - la comptabilit du recouvrement des produits trangers limpt et au domaine (REP) ; - la comptabilit des chques Trsor (KHQ) ; - la comptabilit de la dpense aprs ordonnancement (ACCORD, N.D.L.) ; - la comptabilit de la dpense sans ordonnancement pralable (P.E.Z., PAYE) ; - les tats de dveloppement des soldes des comptes de tiers et nanciers (C.I.P., WinCIP) ; - etc.

Comptabilit gnrale et comptabilit auxiliaire

Comptabilit auxiliaire budgtaire

La loi de nances autorise les dpenses conformment la nomenclature budgtaire de prvision. La dpense est excute par les ordonnateurs et les comptables publics. Elle est dcrite en CGL (classe 9) et en comptabilit auxiliaire de la dpense (C.A.D.) conformment la nomenclature budgtaire dexcution. La dpense budgtaire est justie selon la nomenclature dexcution et le plan comptable de ltat. En n danne, le CGAF est tabli partir des deux comptabilits gnrale et auxiliaire : - la balance gnrale des comptes est tablie partir de la comptabilit gnrale ; - le dveloppement des dpenses budgtaires est tabli partir de la comptabilit auxiliaire de la dpense et peut tre rapproch des documents de prvision et dautorisation.

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Les recettes budgtaires sont enregistres lors de leur excution la fois en comptabilit gnrale de ltat et en comptabilit auxiliaire des recettes (CAR). En n danne, le CGAF est tabli partir des deux comptabilits gnrale et auxiliaire : - la balance gnrale des comptes est tablie partir de la comptabilit gnrale ; - le dveloppement des recettes budgtaires est tabli partir de la comptabilit auxiliaire des recettes. Il doit y avoir en permanence galit entre le montant des oprations enregistres en comptabilit gnrale et le mme montant en comptabilits auxiliaires.

Comptable de ltat

Les catgories de comptables : 1 - comptables principaux, justiciables de la Cour des Comptes, et comptables secondaires, dont les oprations sont reprises dans la comptabilit du comptable principal auquel ils sont rattachs (article 14 du dcret du 29 dcembre 1962). 2 - comptables assignataires, habilits constater limputation dnitive dune opration, et comptables non assignataires. 3 - comptables centralisateurs, chargs de centraliser les oprations excutes par les comptables non centralisateurs, et comptables non centralisateurs rattachs aux premiers par un compte courant.

Compte

Subdivision par nature de la nomenclature comptable (ou plan de comptes), dans lequel sont classes les oprations comptables sous forme dcritures comptables ( 410-5 du P.C.G.). Opration permanente consistant sassurer quun bien, quune valeur, quune disponibilit, sont suivis et protgs contre les vols, les dgradations, les pertes, etc. Les constatations (ou observations) sont les lments appropris, appuys par des preuves, que lauditeur a recueillis pour atteindre les objectifs de laudit. Les conclusions sont des noncs dduits de ces constatations. Ce sont des opinions lorsque ces conclusions portent sur des comptes. Se dit des contrles raliss concomitamment lenregistrement comptable. Acte juridique par lequel une ou plusieurs personnes sobligent, envers une ou plusieurs autres, donner, faire ou ne pas faire quelque chose (article 1101 du code civil). Concrtement, le contrat se matrialise le plus souvent sous forme de march crit (acte dengagement et cahier des charges (cf. article 11 du code des marchs publics), de bon de commande Cependant, le contrat nest pas ncessairement crit. Opration consistant en la vrication quun lment correspond la ralit, quil rpond aux critres de qualit et de rgularit, etc. La validation est le rsultat positif du contrle. Un contrle-cl peut tre dni comme : - un point-cl de la procdure mise en uvre par lentit audite consistant en un contrle fondamental, ou, - un lment essentiel de la mission daudit de rgularit. Opration consistant en la vrication de linformation comptable, cest--dire quun vnement enregistrer ou enregistr en comptabilit (informatise ou non) correspond la ralit, en sappuyant sur une preuve. La validation est le rsultat positif du contrle comptable. > Contrle danalyse Vrication de la qualit dcritures comptables gurant dans un compte, dinformations portes dans des documents (documents comptables, pices justicatives), dune organisation.

Conservation

Constatations, conclusions et opinions

Contemporain Contrat

Contrle

Contrle cl

Contrle comptable

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> Contrle dinspection physique Vrication de lexistence dlments physiques (biens matriels, numraire, valeur, document papier, etc.) gurant sous forme dcritures comptables dans un compte. > Contrle dajustement Vrication de lgalit comptable de montant (en masse ou en solde) entre comptes et/ou comptabilits. > Contrle de rapprochement Vrication de la justication dinformations comptables portes dans des documents (documents comptables, pices justicatives), dcritures comptables gurant dans un compte, du montant (en masse ou en solde) dun compte. > Contrle de reconstitution Vrication consistant reconstituer une criture comptable donne en suivant le processus (cf. piste daudit). Contrle de corroboration Contrle de premier niveau et contrle de deuxime niveau Contrle exerc par lauditeur pour tayer ses constatations, conclusions et opinions. Le contrle de deuxime niveau est exerc par une entit distincte des entits attributaires des tches. Ce contrle est ralis a posteriori. Le contrle de premier niveau est exerc au sein de lentit attributaire des tches. Ce contrle, intgr au fonctionnement courant, est soit a priori, soit contemporain, soit a posteriori : > Autocontrle Contrle de premier niveau exerc par un oprationnel sur ses propres oprations, a priori ou contemporain. > Contrle de supervision Contrle de premier niveau exerc par lencadrement sur les oprations des agents, a priori, contemporain, ou a posteriori. > Contrle mutuel Contrle de premier niveau exerc par un agent sur les oprations dun autre agent, ou par une entit sur les oprations dune autre entit, a posteriori. Contrle interne Le contrle interne est lensemble des dispositifs, organiss, formaliss et permanents, choisis par lencadrement, mis en uvre par les responsables de tous niveaux pour matriser le fonctionnement de leurs activits; ces dispositifs sont destins fournir une assurance raisonnable quant la ralisation de lobjectif de qualit comptable. Lobjectif de qualit comptable permettra lentit de sassurer de : - la ralisation et loptimisation des oprations ; - la protection des actifs et des ressources nancires ; - la abilit des informations comptables et nancires ; - la conformit aux lois et rglements ; - la qualit des prestations ; - la protection juridiques des agents. Il sagit donc dun dispositif organis, formalis, permanent et propre permettre chaque entit datteindre ses objectifs, qui dpasse les contrles ponctuels et qui est inhrent au rle de pilotage du responsable de lentit. En tant que tel, le contrle interne ne sidentie pas au contrle stricto sensu ; en revanche, il inclut des contrles. Contrle de gestion (issue glossaire Modere) : Processus de pilotage qui sinscrit dans un contexte stratgique plus gnral et pralablement dni, et qui permet un responsable de prvoir, suivre, analyser les ralisations dun programme, et de prendre les mesures correctives ventuellement ncessaires. Les mthodes et outils du contrle de gestion recouvrent principalement lanalyse des cots, les techniques de planication et les outils budgtaires, les indicateurs et les tableaux de bord, lanalyse comparative. Le contrle de gestion est en principe assur par un professionnel plac auprs du responsable de lentit dont la gestion est contrle. Cette entit peut tre un ministre, un programme au sens de la loi organique du 1er aot 2001, une direction centrale ou dconcentre, ou un service oprateur.

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Cycle Dlgation

Un ensemble cohrent de processus et de comptes. Transfert dune comptence ou dune signature dun dlgant un dlgataire, appuy sur un acte de dlgation, autoris par une rgle juridique. Les dpenses payables sans ordonnancement correspondent : - les dpenses sans ordonnancement stricto sensu ; - les dpenses payables sans ordonnancement, mais donnant lieu ensuite un ordonnancement de rgularisation. Dmarche dvaluation du contrle interne dune entit, par son encadrement, dans le but de lamliorer. Livre journal, grand livre, livre dinventaire, tats nanciers annuels, et tout livre auxiliaire, support papier ou numrique (donne informatique) dune criture comptable. Information comptable sous forme numrique. Les donnes numriques gurent sans un systme dinformation. Une criture comptable est le rsultat et la trace dun enregistrement comptable. Tout enregistrement comptable (y compris rectication et rgularisation) prcise lorigine, le contenu et limputation de chaque donne, ainsi que les rfrences de la pice justicative qui lappuie ( 410-3 du P.C.G.). Chaque criture mentionne donc : - lexercice comptable ; - la date de la journe comptable ; - limputation comptable : le numro et / ou lintitul du compte dbit + le numro et / ou lintitul du compte crdit ; - le libell de lopration (qui comprend sil y a lieu, le nom du tiers concern et dautres lments de nature administrative tels que son adresse, son identit bancaire, etc.) ; - la rfrence de la pice justicative de lopration ; - le montant de lopration. Chaque criture sappuie sur une pice justicative date, tablie sur papier ou sur un support assurant la abilit, la conservation et la restitution en clair de son contenu pendant les dlais requis ( 420-3 du P.C.G.). En milieu informatis, cette criture mentionne aussi : - un numro squentiel continu ; - lidentication de lutilisateur lorigine de lenregistrement. Opration de rattachement informatique dune criture comptable une criture dorigine enregistre dans un compte des classes 4 et 5. Lmargement permet la rgularisation. Oprationnels dune entit, investis du pouvoir hirarchique, chargs de diriger les agents et du contrle interne. Ces cadres disposent du pouvoir dengager ltat vis--vis des tiers, soit en vertu de leur nomination, soit par dlgation. Une double distinction doit tre faite : - lencadrement au niveau dpartemental, lquipe dpartementale de direction (comptable suprieur du Trsor, fond de pouvoir, chefs de dpartement) ; - lencadrement au sein du poste ou du service, le chef de poste, le chef de service et leur(s) adjoint(s). Mode dextinction dune crance de ltat lgard dun dbiteur, selon un moyen de paiement.

Dpense payables sans ordonnancement

Diagnostic

Document comptable

Donne informatique

criture comptable

margement

Encadrement

Encaissement

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Enregistrement comptable

Opration consistant en linsertion dune information comptable en comptabilit. Son rsultat et sa trace constituent une criture comptable. La rectication est un enregistrement modicatif. La rgularisation est lenregistrement dnitif dune criture. Tout enregistrement comptable prcise lorigine, le contenu et limputation, ainsi que les rfrences de la pice justicative qui lappuie ( 420-2 du P.C.G.). Structure organise avec un encadrement, entrant dans le champ de laudit. Sagissant de ltat, il sagit de lensemble des structures dadministration centrale ou dconcentre, ordonnateur ou comptable, charge dune activit lie linformation comptable.

Entit

tat de dveloppement des soldes valuation comptable Exactitude de la comptabilit Exercice

Document comptable dtaillant par criture comptable, le solde dun compte.

Opration consistant en ltablissement du montant dune information comptable. Correcte valuation des droits et obligations enregistrs en comptabilit.

Priode comptable au terme de laquelle des tats nanciers sont tablis. Lexercice comptable, pour ce qui concerne ltat, correspond lanne civile. Enregistrements comptables dtaillant la totalit des droits et obligations de lentit. 120-1 du P.C.G. : La comptabilit est un systme dorganisation de linformation nancire permettant de saisir, classer, enregistrer des donnes de base chiffres et prsenter des tats retant une image dle du patrimoine, de la situation nancire et du rsultat de lentit la date de clture. Ainsi lexhaustivit implique que tous les droits et obligations de lentit sont enregistrs, que seuls ces droits et obligations sont enregistrs, sans contraction daucune sorte entre eux, et imputs la subdivision adquate du plan de comptes ( 130-2, 130-3 et 410-5 du P.C.G.). Pice justicative de certaines dpenses. La facture doit rpondre aux conditions xes par larticle 289 du code gnral des impts lorsque le fournisseur est assujetti la T.V.A., par larticle L 441-3 du code de commerce lorsque le fournisseur est un commerant, ainsi que celles xes par la circulaire du 30 septembre 2003 (mentions obligatoires gurant dans linstruction codicatrice 03-60 B). Les factures peuvent tre transmises par voie tlmatique (article 289 bis du code gnral des impts). Cependant, la production des factures par le fournisseur nest pas obligatoire en dessous dun seuil (exception pour les services redevables de la T.V.A.) (dcret 80-393 du 2 juin 1980, qui xe 230 euros la limite jusqu laquelle les fournisseurs sont dispenss de produire des mmoires ou des factures). Fait ou date conditionnant le dclenchement dune procdure. Dernire opration dune procdure, ou opration la plus importante. Gnralement enregistrement comptable ou fait gnrateur dune autre procdure. Est appel fournisseur (ou prestataire), tout tiers livrant un bien ou une prestation titre onreux lorganisme public ; il peut sagir dune personne publique comme dune personne prive, dun commerant comme dun non-commerant (autre personne publique, association, etc.), dune personne morale comme dune personne physique.

Exhaustivit de la comptabilit

Facture

Fait gnrateur Finalit (lment nal)

Fournisseur

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Gestion

La gestion consiste, sur le plan comptable, dcrire dans les comptes dune anne donne les recettes encaisses et les dpenses payes entre le 1er janvier et le 31 dcembre, quel que soit le budget qui les a prvues ou autorises. Document comptable retraant par comptes, tous les mouvements affectant le patrimoine ( 410-7 du P.C.G.). Les critures du livre journal sont portes sur le grand livre, ventiles selon le plan de comptes. Droit daccs, attribu un intervenant, au systme dinformation et/ou aux transactions autorises ( prol ). Code que lintervenant doit ncessairement saisir pour sidentier et accder au systme dinformation ou aux transactions autorises (synonyme : code utilisateur). Cette identication correspond une habilitation. Enregistrement comptable de linformation comptable la subdivision adquate du plan de comptes. Tout vnement modiant le patrimoine et la situation nancire de ltat. Linformation circule le long du processus, soit sous support papier (document comptable papier et pice justicative), soit sous support numrique (donne informatique).
INFORMATION COMPTABLE Document comptable SUPPORT NUMRIQUE Document comptable sous forme de donne informatique Preuve comptable sous forme de donne informatique lment physique

Grand livre

Habilitation

Identication

Imputation comptable

Information comptable

SUPPORT PAPIER Document comptable papier

AUTRE

Preuve comptable

Pice justicative

value, contrle et enregistre comptablement, linformation comptable est retrace sous la forme dune criture comptable. Intervenant Tout oprationnel habilit accder un systme dinformation (ce qui inclut lutilisateur, ladministrateur, le charg de maintenance). Lauditeur peut tre utilisateur, mais uniquement pour consultation.

Inventaire

Relev de tous les lments dactif et de passif au regard desquels sont mentionns la quantit et le montant de chacun deux et de tous les engagements. Ensemble des oprations de recensement exhaustif des lments actifs et passifs et des engagements. Ensemble des documents donnant ltat descriptif et estimatif du patrimoine. Document comptable retraant chronologiquement tous les vnements affectant le patrimoine ( 410-6 et 410-7 du P.C.G.). Le livre journal enregistre dans lordre chronologique, au jour le jour, opration par opration. Installation dun systme dinformation, dune nouvelle version, dpannage. Contrat conclu titre onreux avec des personnes publiques ou prives par ltat, pour rpondre ses besoins en matire de travaux, de fournitures ou de services.

Livre-journal

Maintenance March

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Montant Moyens de paiement Opration

Valorisation chiffre dune information comptable. Il est une des composantes dune criture comptable. Moyens de paiement au sens de larticle L 311-3 du code montaire et nancier. Composante indissociable dune tche.
TYPES DOPRATIONS OPRATIONNELS INTERVENANTS OPRATIONS DEXCUTION OPRATIONS DE CONTRLE

Traitement de linformation comptable Agent ou cadre

Utilisateur

valuation comptable Contrle comptable Enregistrement comptable Paramtrages Transmission/Archivage Contrle support Conservation

Administrateur

Support

Charg Maintenance de maintenance

Oprationnels Opinion Paiement

Personnels qui sont attribues les tches (donc les oprations). Il sont constitus dagents et de cadres. Lauditeur ne peut pas avoir la qualit doprationnel. Conclusion de lauditeur sur un ensemble dtats nanciers et comptables, rdige lissue dun audit. Mode dextinction dune dette de ltat lgard dun crancier (articles 1234 du code civil et 33 du dcret du 29 dcembre 1962), selon un moyen de paiement. Espace de temps au terme duquel les critures sont arrtes comptablement. La priode comptable de base est la journe. Les comptes de ltat sont tablis sur la priode comptable de lexercice. 120-4 du P.C.G. : La cohrence des informations comptables au cours des priodes successives implique la permanence dans lapplication des rgles et procdures. Toute exception ce principe de permanence doit tre justie par un changement exceptionnel dans la situation de lentit ou par une meilleure information dans le cadre dune mthode prfrentielle. Les mthodes prfrentielles sont celles considres comme conduisant une meilleure information par lorganisme normalisateur. Preuve crite dune criture comptable. Les documents de liaison comme les ches dcriture nont pas valeur de preuve. Dmarche consistant en la mise en place dun processus continu et intgr, avec la description, dune faon claire et exhaustive, du cheminement des oprations (ux dinformations, ux nanciers), de leur documentation (documents comptables et pices justicatives) et de leur contrle. La piste daudit permet : - de reconstituer dans un ordre chronologique les oprations ; - de justier toute opration par une pice dorigine partir de laquelle il doit tre possible de remonter par un cheminement ininterrompu au document de synthse et rciproquement ; - dexpliquer lvolution des soldes dun arrt lautre par la conservation des mouvements ayant affect les postes comptables. La piste daudit permet ainsi de reconstituer les donnes comptables (cf. contrle de reconstitution). Le plan comptable gnral indique que lorganisation du systme de traitement permet de reconstituer partir des pices justicatives appuyant les donnes entres, les lments des comptes, tats et renseignements, soumis la vrication, ou, partir de ces comptes, tats et renseignements, de retrouver ces donnes et les pices justicatives ( 410-3 du plan comptable gnral).

Priode comptable

Permanence (principe comptable)

Pice justicative

Piste daudit

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Plan de continuit de lactivit

Ensemble de mesures visant assurer, selon divers scnarios de crises, y compris face des chocs extrmes, le maintien, le cas chant de faon temporaire selon un mode dgrad, des prestations de services essentielles de lentit puis la reprise planie des activits. lment dune procdure conditionnant son bon fonctionnement, sa rgularit et sa poursuite dans les phases ultrieures. Est dsign sous le terme de poste comptable, toute structure administrative dnie par larticle 15 du dcret 62-1587 du 29 dcembre 1962 : Les comptables publics assument la direction des postes comptables. (). Tout poste comptable est con un seul comptable public. Il sagit notamment des entits suivantes : dpartement comptable ministriel, trsorerie gnrale, poste comptable non centralisateur. Tout lment physique, crit ou numrique, permettant de contrler un lment quelconque et dtayer un constat. La preuve constitue le support de la traabilit.

Point cl

Poste comptable

Preuve (information probante)

Preuve comptable

Tout lment physique, crit ou numrique, permettant de contrler la qualit des critures comptables enregistres ou enregistrer (cf. information comptable, cf. 420-3 du plan comptable gnral). La pice justicative constitue une preuve crite. Pices justicatives et donnes informatiques doivent rpondre aux critres de preuve xs par les textes (notamment code civil). La procdure fait partie dun processus dont elle constitue lun des enchanements. La procdure se dcompose en tches (ou fonctions). Elle est dclenche par un fait gnrateur et aboutit une ou plusieurs nalits. Ensemble de tches ralises par diffrents oprationnels (voire diffrentes entits : postes, dpartements, services, ples, secteurs), participant dune mme activit, place sous lempire de normes juridiques spciques, rattache un ensemble de comptes principaux, pour produire un rsultat commun. Un processus est un ensemble cohrent de procdures. Un cycle est un ensemble de processus. Linformation comptable circule le long du processus. 120-3 du P.C.G. : La comptabilit est tablie sur la base dapprciations prudentes, pour viter le risque de transfert, sur des priodes venir, dincertitudes prsentes susceptibles de grever le patrimoine et le rsultat de lentit. Document comptable reprsentant la preuve de la libration du dbiteur lgard du Trsor (cf. article 94 du dcret 62-1587 du 29 dcembre 1962). Document prsentant les constatations, les conclusions et les recommandations (voire lopinion sur les comptes) de lauditeur rdig lissue dun audit. Comptabilisation la bonne priode des droits et obligations enregistrs en comptabilit (indpendance ou spcialisation des exercices ou cut off ) : concerne autant lexercice que lenregistrement quotidien des oprations. Mesure prconise par laudit, labore lissue de ses constatations, reposant sur ses conclusions, et destine remdier un problme, une irrgularit, rencontre dans le cadre de laudit. Enregistrement modicatif dun quelconque lment dune criture comptable, postrieurement la clture de la journe comptable laquelle se rapporte lcriture rectie. La rectication est conscutive une erreur. La rectication dune criture comptable ne doit pouvoir tre faite quen date courante avec rfrence de lcriture dorigine.

Procdure

Processus

Prudence (principe comptable)

Quittance

Rapport

Rattachement la bonne priode comptable

Recommandation

Rectication

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Rfrentiel comptable

Documents indiquant les comptes de la comptabilit de ltat, leur fonctionnement, et les tches des principales catgories doprationnels. Hormis la loi organique sur les lois de nances, il sagit donc : - du recueil des normes comptables de ltat ; - des ches techniques comptables ; - des instructions comptables. 120-2 du P.C.G. : La comptabilit est conforme aux rgles et procdures en vigueur qui sont appliques avec sincrit an de traduire la connaissance que les responsables de ltablissement des comptes ont de la ralit et de limportance relative des vnements enregistrs. Dans le cas exceptionnel o lapplication dune rgle comptable se rvle impropre donner une image dle, il y est drog. La justication et les consquences de la drogation sont mentionnes dans lannexe. Ainsi la rgularit implique-t-elle la conformit aux lois et aux rglements en vigueur des oprations nancires conduisant des enregistrements comptables. Enregistrement dnitif dune criture gurant gnralement en imputation provisoire, dans le compte adquat, postrieurement la clture de la journe comptable laquelle se rapporte lcriture rgularise. La rgularisation est conscutive une absence dinformation ou lattente dune date ou dun acte. La rgularisation dune criture comptable ne doit pouvoir tre faite quen date courante avec rfrence de lcriture dorigine. Un risque est tout vnement qui, par sa survenance, ne permet pas datteindre lobjectif. Attribution, sur un processus, dune tche deux agents distincts, permettant un contrle mutuel. Cette sparation des tches peut tre ralise en fonction de seuils de montants doprations. En milieu informatis, la sparation des tches suppose une conguration des habilitations aux transactions correspondant chaque tche. Montant total gurant un compte aprs soustraction des critures soldes (critures marges). Les critures non soldes gurent sur un tat de dveloppement des soldes. Le solde doit correspondre au sens dbiteur ou crditeur ou nul du compte. Les spcications numriques sont des codications chiffres qui accompagnent les critures enregistres certains comptes pour donner une information complmentaire, indispensable au traitement des oprations. Grce ce systme de codication, lcriture comptable est enrichie dune information qui permet, soit de servir une comptabilit auxiliaire, soit de traiter une opration de transfert, soit dimputer les oprations aux comptes de prsentation intresss en n danne. On distingue deux catgories de spcication : la spcication comptable et la spcication non comptable. La supervision peut tre entendue de deux manires : - cest tout dabord, au sein dune entit, la fonction rgulire consistant dans le suivi des travaux et le contrle et la validation des oprations (contrle de supervision) des agents par lencadrement ; elle sintgre au systme de contrle interne ; - cest ensuite, llment indispensable du processus daudit ; le superviseur encadre et oriente les auditeurs toutes les tapes de faon ajuster avec le maximum defcacit les travaux aux buts poursuivis. Ordinateurs et rseaux de communication lectroniques, ainsi que les paramtres et les donnes informatiques stockes, traites, rcupres ou transmises par eux en vue de leur fonctionnement, de leur utilisation, de leur protection et de leur maintenance.

Rgularit et sincrit de la comptabilit

Rgularisation

Risque Sparation des tches

Solde

Spcication

Supervision

Systme dinformation

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DGCP - 6A

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Systme dinformations comptables

Tout systme dinformation de tenue de la comptabilit, que ce soit la comptabilit gnrale (CGL, D.D.R. 3), les comptabilits auxiliaires de la dpense (ACCORD, N.D.L., IRMA, V.I.R., PAYE, P.E.Z.) et de la recette (R.E.C., R.A.R., D.D.R.T.U.). Excution par un oprationnel dun ensemble doprations indissociables. La tche sintgre la procdure et au processus. Organisme, service externes lentit audite et en relations avec elle. Il sagit autant dordonnateurs, de rgisseurs, que des tiers privs (fournisseurs et bnciaires de subventions, redevables, pensionns, fonctionnaires rmunrs, etc.). Formalisation de la ralisation des oprations et des oprationnels les ayant ralises. La traabilit repose sur un systme de preuves. Un systme de preuves satisfaisant est conditionn par : - la numrotation squentielle et continue des documents comptables et des pices justicatives des critures (sous support papier ou informatique) ; - le classement (chronologique, comptable, thmatique, alphabtique), larchivage exhaustif des documents (papiers ou informatiques), dans le respect des dlais de conservation. Cette documentation doit tre disponible, accessible, pertinente (adapte son objet et son utilisation), vriable (existence des sources dinformation) ; - la preuve de lexcution des oprations (effectue par crit avec la signature dun document ou de manire informatique).

Tche (ou fonction)

Tiers

Traabilit

Transaction

Opration, de quelque nature que ce soit, enregistrant et modiant les donnes et les paramtres dans un systme dinformation. Tout intervenant dans le systme dinformation pour les transactions suivantes : enregistrement, validation et consultation. Par utilisateur, on entend donc celui qui accde lapplication pour procder, dans le cadre de lattribution de ces tches, des oprations. On exclut donc ici un administrateur ou un charg de maintenance (dpartement informatique quelle que soit sa fonction, C.M.I.B., administrateur rseau). Lauditeur peut tre utilisateur, mais uniquement pour consultation. Par valeurs inactives, il faut entendre : - certaines valeurs, autres que du numraire, qui sont dposes par des tiers et nentrent pas, par consquent, dans la situation patrimoniale de lorganisme (elles doivent tre soigneusement distingues des valeurs identiques lui appartenant) ; - des formules de diffrente nature qui nacquirent une valeur ou ne forment un titre que dans la mesure o elles ont fait lobjet dune mission par le comptable ou un agent habilit cet effet. La validation est le rsultat positif dun contrle. Le refus de validation est le rsultat ngatif dun contrle.

Utilisateur

Valeurs inactives

Validation

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SEPTEMBRE 2005