DEROULEMENT DUNE MISSION

DAUDIT INTERNE

DEROULEMENT DUNE MISSION DAUDIT

QUATRE PHASES
1.

Dclenchement de la mission

2.

Phase ETUDE

3.

Phase VERIFICATION

4.

Phase CONCLUSION
2

DCLENCHEMENT DE LA MISSION
Lettre de mission
Prsente et accrdite lquipe des auditeurs
Informe les audits sur ltendue et les
objectifs de la mission
Prcise les modalits dintervention (o, qui,
quand, comment, )
3

Exemple de lettre de mission

1. Origine et circonstances de la mission
La mission daudit interne de la DRE ou DPE: XX entre dans le cadre du plan
annuel de lexercice 2001 qui dcoule du plan pluriannuel 2001-2004.
Le choix de cette direction ainsi que celui des domaines auditer, est le
rsultat de tout un processus de planification des missions daudit interne au
sein du Ministre selon une dmarche participative.

2. Champ dinvestigations
La mission concerne un audit de conformit, de rgularit et defficacit.
Il portera sur les processus Dpenses par marchs, Dpenses par BC et
Recettes du DP. Il couvrira notamment les volets et domaines suivants:
lorganisation mise en place et les procdures pratiques pour:
le lancement, la passation, la gestion et le suivi des marchs;
la passation et la gestion des dpenses par BC;
la gestion du DP;
les moyens et outils disponibles et utiliss pour laccomplissement des
tches correspondant ces diffrents domaines.
4

Exemple de lettre de mission (fin)

3. Objectifs de la mission
Les objectifs de la mission sont les suivants:
dterminer les carts entre les procdures existantes et pratiques et celles
formalises dans le rfrentiel des procdures du Ministre;
valuer les risques inhrents ces carts;
analyser le dispositif de contrle interne mis en uvre et dgager les
contraintes ou les dysfonctionnements ventuels de ce dispositif;
valuer le systme ou les outils dinformation disponibles
proposer les actions ncessaires mettre en uvre par la DRE(ou la DPE)
pour rduire les carts sus-viss et amliorer le dispositif de contrle interne.

4. Calendrier de la mission
La mission (phase intervention sur le terrain) se droulera du 19 au 30 mars
2004. Le DRE (ou le DPE) et ses collaborateurs sont invits apporter toute
laide ncessaire et indispensable pour son bon droulement.

5. Responsabilit de la mission
Cette mission sera ralise par MM. X et Y sous la supervision de lUCA.

PHASE DTUDE
Prise de connaissances du domaine auditer (collecte
de donnes, entretiens prliminaires)
Analyse des risques inhrents au domaine
Identification des forces et faiblesses apparentes
Choix des objectifs daudit
tablissement du programme de vrification
6

PHASE DE VRIFICATION
Runion douverture
Prsenter les auditeurs, se faire prsenter les audits
Exposer, rappeler lobjet et les objectifs de la mission
Discuter le droulement de la mission

Timing, Logistique, RdV,

Rpondre aux diffrentes interrogations de lentit

audite
7

PHASE DE VRIFICATION
Vrifier la ralit des forces et valuer
lincidence des faiblesses
Relever les principaux dysfonctionnements et
les formaliser sous forme de FRAP
Valider au fur et mesure les constats relevs
et les recommandations correspondantes

FRAP
Feuille de Rvlation et dAnalyse de Problme
Le problme rsumant le dysfonctionnement
Les faits qui le prouvent
Les causes qui lexpliquent
Les consquences quil entrane ou risque
dentraner
Les recommandations qui le rsolvent
9

Exemple de FRAP
PROBLEME
Retard au niveau de la liquidation des marchs malgr les relances effectues par les
Directions Centrales.

FAITS
66% du nombre de marchs non liquids ce jour (sur une population globale de
300) sont antrieurs lexercice 1998/99 (dont 86 % sont dun montant infrieur
5 MDH et dune dure de ralisation thorique de 6 12 mois).
Des marchs non liquids pour un reliquat minime ne sont pas encore solds.:
March n 26/98-99 avec une dure de ralisation de 2 mois et un reliquat de
100 litres de carburant;
March n14/98-99 avec une dure de ralisation de 2 mois et quelques
dirhams solder.

CAUSES
Faillite ou dsistement du contractant;
Litige concernant la qualit de la prestation;
...
10

Exemple de FRAP (fin)

CONSEQUENCES
Situations conflictuelles avec les entreprises ou les bureaux concerns;
Des programmes inachevs et des crdits inutilement bloqus.
Surcharge des services

RECOMMANDATIONS

Rpertorier les marchs liquider par nature de problme ou des problmes

l'origine de la situation actuelle et par prestataire;
Dsigner les responsables impliquer dans la liquidation en fonction de la
nature des problmes ainsi dgags;
Dfinir un chancier prcis des actions engager par chacun de ces
responsables;
Inviter les entreprises dfaillantes rgulariser leur situation sous peine de les
carter provisoirement de la participation aux nouveaux marchs passer par
le ministre.
11

Runion de Clture
Restitution des rsultats aux audits
Corrections ventuelles et tenir compte
des rserves des audits
Explication des carts
change sur les recommandations
12

PHASE CONCLUSION
Rdaction du projet de rapport de la mission

Revue du projet de rapport par lUCA

Reprise du projet de rapport en tenant compte des
ventuelles observations de lUCA

Validation du projet de rapport par les responsables

de lentit audite
Rdaction du rapport dfinitif et sa diffusion
(commanditaire, entit audite)

Suivi de la mise en oeuvre des recommandations

13

DIFFUSION DES RESULTATS ET SUIVI

DES RECOMMANDATIONS

14

Les destinataires des rsultats de lAI

Le rapport final daudit

En application des principes noncs dans la charte du Ministre,
le rapport est communiqu uniquement aux responsables de
lentit audite et aux commanditaires (Ministre, SG).

Le rapport de synthse des missions ralises

la hirarchie suprieure du dpartement : titre de compte

rendu;

lensembles des directions centrales et territoriales:

les informer des dysfonctionnements majeurs relevs;

les inciter enclencher un processus damlioration continu
des pratiques au sein de leurs directions.
15

SUIVI DES RECOMMANDATIONS

Un rapport daudit interne sans suivi des recommandations

constitue une action inacheve, sans grand impact et conduisant

ainsi linutilit et linefficacit de laudit interne.
...Afin que ce suivi soit convenablement assur, les entits audites
sont tenues de transmettre lUCA un tat davancement de la mise
en oeuvre de leur plan daction deux fois par an.
...Ces mises au point sont loccasion pour ces entits de faire
remonter les ventuelles difficults rencontres lors de la mise en
place des actions damliorations recommandes.
(Note de synthse page 26)
16

SUIVI DES RECOMMANDATIONS

Cahier des recommandations

Recommandations

Actions ou
FRAP
commentaires de la DPE

Veiller la mise en uvre de la

procdure
de
lancement
des
BC
conformment
au
Rfrentiel
de
Procdures notamment en ce qui
concerne:
le nombre de fournisseurs consults;
Cette recommandation a t
la traabilit de la mise en comptition applique immdiatement
et du jugement des offres (lettres de aprs la runion de synthse
consultations et cadres devis / runion
dune commission douverture des plis
sanctionne par un PV gard dans le
dossier.)

19

17