TP Bilan - Excel et publipostage (corrig)

Exercice 1
1. Blanc sur fond noir. Barre doutils couleur de remplissage et couleur de police .

Figure 1 : couleur de remplissage

Figure 2 : couleur de police

On obtient :

2. a. Insrer une nouvelle colonne juste avant la moyenne et lappeler MCC (moyenne des contrles continus). Slectionner la colonne F, puis menu Insertion puis Colonnes . b.

Rappel sur les fonctions ET, OU et SI.

La fonction ET
Regardons lexemple suivant :

La formule :
ET(A1="a" ; B1="a")

Se comprend A1="a" et B1="a" et signifie : si la cellule A1 contient un a et la cellule B1 contient un a , alors on renvoi VRAI, sinon on renvoi FAUX. En dautres termes, la phrase A1="a" et B1="a" est vraie si et seulement si la case A1 contient effectivement un "a" et la case B1 contient effectivement un "b". Si on tend (en faisant dfiler la croix noire) cette formule aux autres cases de la colonne on obtient :

La fonction OU
Regardons lexemple suivant :

La formule :
ET(A1="a" ; B1="a")

Se comprend A1="a" ou B1="a" et signifie : Si au moins lun des cas suivant est avr (A1="a" ou B1="a") alors on renvoi vrai, sinon on renvoi faux. Si on tend (en faisant dfiler la croix noire) cette formule aux autres cases de la colonne on obtient :

Rcapitulons : ET(Test1 ; Test2) : les deux test Test1 et Test2 doivent tre vrifier. OU(Test1 ; Test2) : au moins un des deux tests doit tre vrifier.

La fonction SI
Regardons lexemple suivant :

La formule :
=SI(OU(A1="a";B1="a"); "chat"; "chien")

Se comprend : si la case A1 contient a ou si la case B1 contient a (ou a le sens prcdemment dfini), alors on crit chat , dans le cas contraire on crit chien . Si on tend (en faisant dfiler la croix noire) cette formule aux autres cases de la colonne on obtient :

**** Revenons lnonc : Colonne Assiduit : si ltudiant nest jamais absent, cette colonne contiendra Assidu . Dans le cas contraire, la colonne contiendra Absent . On peut procder de deux manires selon que lon utilise la fonction ET ou OU.

Premire solution :
ltudiant nest jamais absent se traduit par : ET(C2<>"Abs";D2<>"Abs";E2<>"Abs") O <> signifie diffrent de . Dans la cellule F2 crire la formule :
=SI(ET(C2<>"Abs";D2<>"Abs";E2<>"Abs");"Assidu";"Absent")

Pour comprendre plus facilement le sens de cette formule, crivons-la de manire arborescente :
=SI( ET( C2<>"Abs"; D2<>"Abs"; E2<>"Abs"; ) ; "Assidu"; "Absent"; )

Cest--dire : SI la cellule C2 ne contient pas le mot "Abs" et la cellule D2 ne contient pas le mot "Abs" et la cellule E2 ne contient pas le mot "Abs"

Alors On crit (dans F2) le mot "Assidu" Sinon On crit le mot "Absent".

Deuxime solution
La formule crire doit exprimer lnonc suivant : si ltudiant nest jamais absent, cette colonne contiendra Assidu . Dans le cas contraire, la colonne contiendra Absent . qui est quivalent lnonc : si ltudiant est absent au moins une fois, alors la colonne contient Absent , sinon la colonne contient Assidu . On exprime ce deuxime nonc par :
=SI(OU(C2="Abs";D2="Abs";E2="Abs");"Absent" ;"Assidu")

c. Colonne Moyenne : si ltudiant est assidu, alors cette colonne contient la moyenne de ltudiant (le devoir compte coefficient 2 , sinon la colonne contient le mot A voir . Dans la cellule G2 on crit la formule :
=SI(F2="Assidu" ; (C2+D2+E2*2)/4 ; "A voir")

Qui se traduit par : si la cellule F2 contient le mot Assidu alors on calcule (C2+D2+E2*2)/4, ie la moyenne de ltudiant avec le devoir qui a un coefficient double, et lon crit le rsultat dans G2. Dans le cas contraire (la cellule F2 ne contient pas le mot Assidu , on crit A voir . d. Informations globale : crire des formules permettant de calculer la plus haute moyenne et la moyenne des moyennes. Dans la cellule I3 (plus haute moyenne) :
=MAX(G2:G26)

Dans la cellule I4 (moyenne des moyennes) :

=MOYENNE(G2:G26)

Vous ntes pas obliger de taper G2:G26 la main, vous pouvez slectionner les cellules correspondantes la souris. Remarque : ds que vous tapez = dans une cellule vous entrez dans le mode formule, on vous propose alors des fonctions des fonctions utiliser.

En appuyant sur la flche noire qui pointe vers le bas, vous avez accs dautres fonctions.

e. Dans la ligne 30, si Sophie a eut un 14, alors on crit Sophie a eu un 14 . Slectionner la ligne 30 et taper dans la barre de formule , la formule suivante :
=SI(OU(C17=14;D17=14;E17=14);"Sophie a eu un 14";)

Qui se traduit par : SI la case C17 contient un 14 ou si la case D17 contient un 14 ou si la case E17 contient un 14 alors on crit dans la ligne 30 Sophie a eu un 14 . Rappel : La barre de formule est le champ remplir qui se situe aprs le fx :

En appuyant sur fx on vous propose des fonctions :

Exercice 2
Sur la page web, il vous est fournit le fichier commandes.xls . Enregistrez-le dans votre dossier. Dans le menu Donnes , choisissez Filtrer puis Filtres automatiques .

Des menus droulants apparaissent au niveau des titres des colonnes :

Choisissez alors les commandes pour Toulouse (clique sur la flche ct de Ville ). Puis choisissez des prix infrieurs 1500 euros (cliquez sur la flche ct de PrixTotal puis choisissez Personnalisez et trouvez les bonnes options).

Puis calculez le sous-total de des ventes par employs (dans le menu Donne , slectionnez Sous-totaux puis trouvez les bonnes options). Attention, pour ce calcul, il vous faut tout dabord trier par ordre croissant les numros demploys (clic sur employs puis choisir trier ).

Sur ma machine, je nobtiens pas le rsultat attendu. Pour comprendre lintrt des sous-totaux voici un exemple tir du cours :

Exercice 3
Dsactiver filtre automatique . Donnes puis Filtrer puis dsactiver filtre automatique . Fates les tableaux croiss suivants (voir le cours pour savoir comment faire) : Slectionner toute la feuille puis faire menu Donnes puis rapport de tableaux croiss dynamiques .

Puis faire Suivant .

Si la zone contenu dans le champ Plage n'est pas remplie, recommencer en slectionnant une case du tableau. Faire Suivant .

Appuyer sur Disposition .

Nombre de produits commands pour un employ pour ce produit donn

Ajouter N employ en colonne et Nom du produit en ligne (ou le contraire).

Ajouter Nom du produit dans Donnes , la fonction Somme est applique par dfaut.

Puis appuyer sur OK et Terminer . Pour chaque date de commande, pour chaque ville, la commande maximale (en prix)

Ajouter Date commande en colonne et Ville en ligne (ou le contraire). On ajoute Prix Total dans Donnes , la fonction Somme est applique par dfaut, ce qui nous donne :

Double-cliquer sur Somme de PrixTotal et choisir la fonction Max . Explication sur le rsultat (dans le deuxime cas) :

Le 22/08/1994, la commande maximale pour Albuquerque tait de 1800 euros.

Remarque :
On peut avoir plusieurs paramtres en ligne et en colonne.

Exercice 4
Ecrire, en utilisant le publipostage, une lettre aux individus contenus dans le fichier destinataires.xls . (Je reprends les captures dcran du cours.) Lancez Word, puis faire : menu Outils , puis Lettres et publipostage , puis Fusion et publipostage . Dans la fentre Fusion et publipostage , choisir lettre puis passez ltape suivante.

Choisir le document actuel, puis passez ltape suivante.

Choisir une liste existante puis faire parcourir .

Naviguez dans larborescence pour choisir le fichier destinataires.xls .

Ensuite, appuyez sur ok quand on vous le demande. Puis passez ltape suivante. On crit la lettre, et chaque fois que lon souhaite crire le nom, le prnom, la socit, ladresse ou la ville du destinataire, on fait autre lment et on choisi le champ correspondant.

On appuis ensuite sur insrer et on ferme la fentre Insrer un champ de fusion .

On passe ltape suivante.

On peut ensuite visualiser les lettres pour vrifier que tout va bien et cliquant sur les << ou sur >> . On passe ltape suivante.

On peut alors maintenant imprimer les lettres les modifier. Quand on veut modifier les lettres, on obtient un fichier comportant les diffrentes lettres spares par des sauts de page

Remarque :
Ici, on a utilis comme source de donnes un tableau Excel. Si la source de donnes avait t un tableau Word, la procdure aurait t la mme. Pour comprendre lintrt du publipostage, imaginez que la liste des destinataires contienne des milliers dindividu.