Ministre de la Justice et Droits Humains

Commission Nationale OHADA de la Rpublique Dmocratique du Congo

Organisation pour lharmonisation en Afrique du Droit des Affaires

CNO - RDC

NOTE SUR LUTILISATION DES REGISTRES ET FORMULAIRES RCCM

1. Note introductive La prsente note vise faciliter lusage des registres et formulaires RCCM prvus par lActe Uniforme sur le Droit Commercial Gnral (OHADA). Elle sadresse prioritairement aux greffiers ayant en charge le Registre du Commerce et du Crdit Mobilier (RCCM) en RDC, sans se substituer aux notices dutilisation accompagnant chaque formulaire, dont elle entend assurer la vulgarisation. Aprs une phase de prparation de quelques greffiers la pratique du RCCM et la matrise des registres et formulaires (numriques et imprims) standardiss pour lespace OHADA, par immersion auprs de leurs collgues dans un Etat Partie (Rpublique du Congo) officiellement considr comme Etat pilote en ce domaine, les greffiers congolais sont dsormais suffisamment outills pour faire un usage efficient du RCCM tant au niveau local et national que par une connexion communautaire avec le fichier rgional en cours dimplantation au greffe de la Cour Commune de Justice et dArbitrage (CCJA). Le RCCM est oprationnel depuis le 9 janvier 2013 Kinshasa et le sera galement dans toutes les juridictions comptence commerciale travers le pays avant la fin du mois de janvier. Procdant la fois par voies numrique et imprime, nos greffiers se trouvent ainsi la pointe du progrs au sein de lespace OHADA. Cette note de facilitation, assortie dexemples, comprend les rubriques suivantes : 1- Registre RCCM 2- Numro RCCM 3- Actes de dpts 4- Rgularisation du RCCM 5- Registre du RCCM 6- Registre NRC (registre transitoire) 7- Cas particuliers et dispositions pratiques Un document de rfrence sur le RCCM, diffus en dcembre 2012 par la Banque Mondiale, peut tre gratuitement consult et tlcharg sur le site de la Commission Nationale OHADA (CNO) (www.cnordc.cd) : Guide pour la modernisation du Registre du Commerce et du Crdit Mobilier et des fichiers dans lespace OHADA (RCCM) (186 pages). Ce guide actualise et standardise les formulaires RCCM usuels suivants :

les formulaires pour les personnes physiques (P1, P2, P3), le formulaire pour lentreprenant (E1), le formulaire commun lentreprenant et la personne physique (PE1), les formulaires pour les inscriptions des srets, privilges et crdits-bails (S1, S2, S3, S4), les formulaires pour le groupement dintrt conomique (G1, G2, G3).

Quant aux formulaires pour les personnes morales (Mo, Mo bis, M2, M2 bis) qui nappellent aucune modification, et qui sont absents du Guide, tout utilisateur intress les trouvera au site de la CNO (www.cnordc.cd) et aux diffrents greffes de commerce du pays. Enfin, un modle de registre a t mis au point pour lensemble du territoire national. 2. Registre RCCM 2.1. Description du Registre Le registre est un livre numrot, paraph et scell chaque page par le Prsident de la juridiction comptente (tribunal de commerce ou tribunal de grande instance dans les ressorts non pourvus des tribunaux de commerce). Ce registre dit chronologique contient, chaque feuillet, toutes les dclarations faites et actes par colonnes et reprenant la date, le numro de formalit accomplie (numro dordre selon larrive des dossiers de demande dimmatriculation), le numro dimmatriculation, lidentit de lexploitant et du dclarant ainsi que lobjet de la dclaration. 2.2. Mention obligatoire La premire page du registre contient obligatoirement la mention suivante : Le prsent registre devant servir de registre de commerce et de crdit mobilier (RCCM) conformment lActe uniforme sur le Droit Commercial Gnral OHADA et contenant [crire en toute lettre le nombre de feuillets] feuillets a t cot recto-verso et paraph par Monsieur [insrer prnoms et noms du prsident de juridiction], Prsident du Tribunal . [insrer la dnomination du tribunal] ce . 2013. Signature du Prsident de juridiction Sceau du tribunal 2.3. Registre chronologique 2.3.1. Le registre chronologique compte six colonnes : 1) 1re colonne rserve la date des demandes 2) 2me colonne rserve au numro de RCCM formalit (voir infra, 2.3.2.) 3) 3me colonne rserve au numro dimmatriculation 4) 4me colonne rserve lidentit de lexploitant

5) 5me colonne rserve lobjet de la dclaration 6) 6me colonne rserve lidentit du dclarant Le registre se prsente de la manire suivante : Date N de RCCM Formalit N de RCCM Entreprise Identit de lexploitant Objet de la dclaration Identit du dclarant

2.3.2. Observations sur le registre chronologique 1) La colonne date renseigne la date de la demande, ne pas confondre avec la date dimmatriculation renseigne dans le formulaire dimmatriculation. 2) La colonne N de RCCM Formalit renseigne chronologiquement le numro daprs lordre darrive des demandes faites. 3) La colonne N RCCM Entreprise renseigne le numro dimmatriculation selon que le requrant est une personne morale ou personne physique. Si les numros dordre N de RCCM formalit se suivent chronologiquement daprs lordre darrive des demandes, les Numros dimmatriculation N de RCCM Entreprise se suivent chronologiquement par catgorie selon que lexploitant est personne morale ou personne physique. 4) La colonne Identit de lexploitant renseigne : pour les personnes morales, la dnomination, la forme, le sige social de la socit ou de ltablissement secondaire ou encore de la succursale ; pour les personnes physiques, leurs noms et adresse de domicile. 5) La colonne Objet de la dclaration renseigne lobjet social, les inscriptions secondaires ou modificatives ou encore la cessation temporaire dactivit ou dfinitive (radiation) pour les personnes morales. Pour les personnes physiques, la colonne renseigne les noms et adresse complte de son tablissement ainsi que lobjet social et le type dactivit exerce. 6) La colonne Identit du dclarant renseigne les noms et adresse professionnelle complte du fiduciaire (avocat, dfendeur judiciaire) qui nest pas muni ncessairement dune procuration spciale. Pour les autres personnes mandates et munies dune procuration, cette colonne renseigne leurs noms et adresse domiciliaire complte. 2.3.3. Exemple dimmatriculation dune personne physique renseigne dans le registre N de RCCM Formalit 07/01/2013 P1-13-001 Date N de Identit de lexploitant RCCM Entreprise 13-A-001 Monsieur YOBILA NGOY Av. Kanefu n 17, Kin/Gombe Objet de la dclaration tablissement YONGO & Fils Av. Basoko n 16, Kin/Gombe Identit du dclarant Monsieur NDIADIA MOKI, Grant, porteur dune procuration spciale du 05/01/2013

dment signe par lexploitant. Observations : P1-13-001 : La mention P1 signifie Formulaire Personne physique ; le millsime 13 fait rfrence lanne dimmatriculation ; les chiffres 001 constituent une numrotation base sur lordre darrive des demandes dimmatriculation. 13-A-001 : Le millsime 13 fait rfrence lanne dimmatriculation ; la lettre A signifie Personne physique et les chiffres 001 et suivants constituent une numrotation base sur lordre dimmatriculation pour les personnes physiques.

2.3.4. Exemple dimmatriculation dune personne morale renseigne dans le registre N de RCCM Formalit 07/01/2013 Mo-13-001 Date N de Identit de lexploitant Objet de la RCCM dclaration Entreprise 13-B-001 NEW MARKET SARL Objet social : Av. des Aviateurs n 16, Production huile Kin/Gombe de palme Raffinage dhuile Fabrication savon Distribution travers la RDC Identit du dclarant Matre NGOLA Jeanu Barreau de Kin/Gombe, Av. Biamba n 6, Kin/Barumbu

Observations : Mo-13-001 : Ce numro de RCCM Formalit est compos du sigle Mo qui signifie Formulaire Personne morale . Le millsime 13 dsigne lanne dimmatriculation. Les chiffres 001 et suivants constituent une numrotation base sur lordre darrive des demandes dimmatriculation. 13-B-001 : Ce numro RCCM Entreprise est compos du millsime 13 qui fait rfrence lanne dimmatriculation ; la lettre B vise la Personne morale et les chiffres 001 constituent une numrotation base sur lordre de demande dimmatriculation pour les personnes morales.

2.3.5. Exemple dimmatriculation des personnes physiques et morales renseigne sur un mme feuillet du registre N de RCCM Formalit 07/01/2013 P1-13-001 Date N de Identit de lexploitant RCCM Entreprise 13-A-001 Monsieur YOBILA NGOY Av. Kanefu n 17, Kin/Gombe Objet de la dclaration tablissement YONGO & Fils Av. Basoko n 16, Kin/Gombe Identit du dclarant Monsieur NDIADIA MOKI, Grant, porteur dune procuration spciale du 05/01/2013 dment signe par lexploitant.

07/01/2013 Mo-13-002

13-B-001

08/01/2013 Mo-13-003

13-B-002

NEW MARKET SARL Objet social : Av. des Aviateurs n 16, Production huile Kin/Gombe de palme Raffinage dhuile Fabrication savon Distribution travers la RDC Congo Ptrole SA Socit dextraction Av. Rwashi n 1643, et de raffinerie de Kin/Gombe ptrole

Matre NGOLA Jean, Avocat au Barreau de Kin/Gombe

09/01/2013 P1-13-004

13-A-002

06/05/2013 P2-13-005

13-A-001

YUSUF Abdallah, Administrateur mandat Madame Rgine YAKA Ets. Dieu ma Madame LELO donn Rgine YAKA Av. Mbudi n 12, Av. Sefu n LELO Kin/Ngaliema 3642/B, Av. Mbudi n Kin/Barumbu 12, Kin/Ngaliema Monsieur YOBILA Ets. YONGO & Fils Matre ZOZO NGOY Av. du Port n BELA, Avocagt Av. Kanefu n 17, 1452/A, au Barreau de Kin/Gombe Kin/Kalamu Kin/Maete

3. Numro RCCM Le numro RCCM est compos de six lments, savoir : le code du pays (CD), les initiales du lieu du sige ou la demande est faite (ex : KNG pour Tricom de Kinshasa/Gombe ; KNM pour Tricom de Kinshasa/Matete ; LSH pour Tricom Lubumbashi ; KIS pour Tricom Kisangani ; ), le sigle RCCM, lanne dimmatriculation, la mention personne physique (A) ou personne morale (B) et le numro daprs lordre dimmatriculation. 3.1. Exemple dun numro RCCM : CD / KNG / RCCM / 13 A 001 Dcryptage : Monsieur YOBILA NGOY dont ltablissement est situ Gombe dans la ville de Kinshasa est immatricul au RCCM sous le numro CD/KNG/RCCM/13-A-001. 3.2. Observations sur les lments constitutifs du n RCCM CD : est le code de la Rpublique Dmocratique du Congo (Congo Dmocratique) KNG : sont les initiales du lieu du sige du domicile o est faite la demande dimmatriculation. Il est exig que ce code soit compos de 3 lettres. Chaque ville a son code (ses initiales) et chaque greffe de la Rpublique en charge dimmatriculation, a la connaissance de son code dusage avant lentre en vigueur du droit OHADA en RDC. RCCM : Registre du Commerce et du Crdit Mobilier 13-A-001 : voir supra, 2.3.3. Exemple 1 : CD/MAT/RCCM/13-A-043 :

Dcryptage : X a t la 43me personne physique immatricule en lan 2013 au Registre du Commerce et du Crdit Mobilier tenu par le greffe du Tribunal de Commerce de Matadi en Rpublique Dmocratique du Congo. Exemple 2 : CD/KNA/RCCM/13-B-117 : Dcryptage : Y a t la 117me personne morale immatricule en lan 2013 au Registre du Commerce et du Crdit Mobilier tenu au greffe du Tribunal de Grande Instance de Kamina en Rpublique Dmocratique du Congo. 4. Actes de dpt 4.1. Diffrents types dactes de dpt Il existe trois types dactes de dpt. Ces dpts seffectuent au greffe du tribunal comptent. 4.1.1. Acte de dpt des immatriculations - Le numro de folio est mentionn dans lacte de dpt. Ce numro correspond la page du registre de rception des immatriculations. - La mention volume reprsente le nombre de formulaires prsents et remplis sur le mme folio. 4.1.2. Acte de dpt des Procs-verbaux dAssembles Gnrales Ces actes concernent le dpt des procs-verbaux des Assembles Gnrales Extraordinaires. 4.1.3. Acte de dpt simple Ces actes concernent les actes des socits civiles, ainsi que les procs-verbaux dAssembles Gnrales Ordinaires des socits commerciales. 4.2. Personnes habilites effectus le dpt Le dpt dacte peut tre fait par lassujetti en personne ou par un mandataire porteur dune procuration spciale ou par un avocat. Pour les personnes morales, le dpt est ralis par un reprsentant ou par un avocat. 4.3. Registre des actes de dpt Le registre des actes de dpt compte 5 colonnes : 1re colonne : Date 2me colonne : N de RCCM Formalit 3me colonne : Identit de lexploitant 4me colonne : N de RCCM Entreprise 5me colonne : Acte reu en dpt

5. Rgularisation du RCCM par les personnes immatricules sous lancien NRC 5.1. Le numro RCCM Chaque personne physique ou morale qui demandera la rgularisation de son immatriculation obtiendra un numro RCCM qui sera suivi de son ancien numro NRC. Exemple : KAJI SPRL immatricule sous le NRC 2017 aura un nouveau numro dimmatriculation : CD/KNG/RCCM/13-B-077 (NRC 2017) si elle est la 77me personne demander limmatriculation. 5.2. La date La date dimmatriculation nest pas celle du NRC, mais celle du RCCM. 6. Registre NRC (registre transitoire) Lancien registre NRC est devenu un registre transitoire jusqu lpuisement de la priode de deux ans fixe pour lharmonisation des statuts des socits commerciales avec le droit OHADA (voir aussi le pont 7 ci-dessous). 7. Cas particuliers et dispositions pratiques Lancien registre (NRC) demeure dapplication pour les socits dont les statuts ne sont pas encore harmoniss lActe uniforme relatif au droit des socits commerciales et du GIE. Le recours ce registre ne concerne pas les socits cres partir de 2013 et les anciennes socits qui ont accompli la formalit dharmonisation des statuts. Conformment la pratique ayant prvalu dans lespace OHADA, singulirement dans lEtat pilote susvis, les greffes ont pu reporter limmatriculation de nouvelles socits au RCCM (alors en cours dorganisation) entre le 12 septembre et le 31 dcembre 2012. Lancien registre (NRC) a t utilis et le sera encore pour les seuls cas viss au paragraphe prcdant (statuts non encore harmoniss) et au point 6 ci-dessus. Les requrants consulteront les dispositions pertinentes des Actes uniformes afin de remplir correctement toutes les conditions de fond et de forme requises pour se faire immatriculer ou pour faire inscrire une sret mobilire (www.cnordc.cd). Par exemple, en cas de constitution dune socit, une dclaration de rgularit et de conformit est ncessaire ainsi quune dclaration notarie de souscription et de versement assortie dun certificat de dpt dune banque (en attendant la prise de mesures ventuelles pour le secteur bancaire, les notaires pourront se satisfaire dun extrait de compte ou sous-compte bancaire attestant du versement de lapport en numraire au profit de la socit en formation). Des informations spcifiques seront fournies trs prochainement pour les entreprenants qui exercent le petit commerce . En application de lActe uniforme sur le droit commercial gnral, ils sont en effet tenus de faire une simple dclaration dactivit au RCCM qui leur donne droit un numro de dclaration dactivit . Il est noter qu'une large part des dispositions nationales rgissant le petit commerce nest aucunement affecte par le droit OHADA. Par souci de facilitation, le site de la CNO affiche progressivement des conseils pratiques et rappels des principes (www.cnordc.cd). Le recours aux sites ci-aprs est galement recommand pour toute question concernant lOHADA : www.ohada.org et www.ohada.com

Les questions ou difficults ventuelles relatives la pratique des registres et formulaires RCCM peuvent galement trouver rponse en consultant le Greffier Divisionnaire du Tribunal de Commerce de Kinshasa/Gombe (greffe pilote). Les chefs de juridiction peuvent aussi se rfrer au Prsident du Tribunal de Commerce de Kinshasa/Gombe ou au Prsident du Tribunal de Commerce de Kinshasa/Matete qui sont gnralement en contact avec la CNO pour la recherche des voies de facilitation de la mise en uvre des normes OHADA en RDC. Fait Kinshasa, le 9 dcembre 2012 Pour la Commission Nationale OHADA, Roger Masamba, Prsident