La dfinition du besoin

particulirement important pour tout

ar cle 5
ses besoins. Que faut-il entendre par besoin et que recouvre exactement ce e obliga on? Ce e
obliga on est double :
, les recenser dans une nomenclature
-mme labore, les valuer et dfinir les niveaux de procdures rglementaires adapts,
tat prvisionnel de la commande publique (EPCP),
la circulaire n2002-126 du 5 juin 2002 publie au BOEN n24 du 23 juin 2002
;
du besoin
qui permettra la rdaction du cahier des charges ou du rglement de consultation.
Un march public va gnralement se drouler en trois phases :
-

La phase prparation du march

La phase passation du march
La phase excution du march

Les trois phases d'un march

Phase prparatoire du march

Dfinition du besoin

Rdaction des documents de consultation

Phase passation du march

Consulta on

ribu on

Phase excution du march

Prparation et excution

Rglement du march

De la russite de ces trois phases dpendra la russite du march, elles vont se drouler
successivement et sont
march ; elle commence par une premire tape, la dfinition du besoin.
La df

article 5 du code des marchs publics conditionne

dans les meilleures conditions conomiques. La dfinition prcise des besoins en fonction du
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montant et des caractristiques des prestations raliser va dterminer la procdure mettre en

-dessous dtaille les diffrents points aborder.

Iden

Dfinition du
besoin

_____

Le besoin

ca on du
besoin

Montant du
besoin et calcul
des seuils
Forme et dure du
march, procdure
de passa on
Le calendrier de la
consulta on

Rdaction du
dossier de
consulta on

Une bonne valuation des besoins correspond galement une exigence juridique. Le conseil
l'insuffisante dfinition de la nature et de l'tendue de leurs besoins ; il a considr
que constituaient des manquements la dfinition des besoins :
-

La sous-estimation des quantits du march,

Lognan, n 190452,
Le renvoi de la dfinition de certains besoins un dispositif ultrieur,
08.08.2008 Rgion Bourgogne, n 307143,
La possibilit pour les candidats de proposer des services annexes non dfinis, Conseil
n 310380. eu gard
l'insuffisante dfinition de la nature et de l'tendue de leurs besoins

Que faut-il entendre par besoin ?

Par besoins d
, on entend tous les besoins lis
son activit et son fonctionnement propre que ce soit en travaux, en fournitures ou en services
(exemple : des achats de fournitures de bureaux,
d'ordinateurs, de prestations d'assurance pour les lves, de maintenance, etc..).

Pourquoi iden

er ses besoins ?

lesquelles ceux-ci sont effectus.

souvent
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improviser sans cesse ; il en dcoule certaines consquences ngatives qui pnalisent

juridique.
Deux rgles simples peuvent, pour y remdier, tre poses :
fax et devenir de ce fait ordonnateur ou ges onnaire de fait.
Nul ne peu
L'acheteur ne doit rpondre l'urgence que lorsque la scurit est en jeu ; il doit viter le
pige de la fausse urgence. L
des besoins lis des
notamment des problmes
e et
pour lesquels les dlais ordinaires de procdure ne peuvent pas tre respects.
Le code des marchs publics propose des procdures telles que les accords-cadres ou les marchs
bons de commandes, qui permettent une certaine ractivit.
Il est important de programmer les besoins de manire viter des achats prcipit, de rpondre
, et
non pas au cas par cas la demande de tel ou tel
-cadres ou
de marchs bons de commande.
commande publique tablies. Il faut viter certains travers : l'habitude, le manque de temps et
-faire
(technicit - conomie - relationnel).
Les besoins devront tre recenss, ordonns, caractriss, hirarchiss ; il faudra juger de
la per nence du besoin ressen .

ponctuelles, individuelles et/

pour la rationalisation et la performance

; en effet les commandes

exemple : adaptation une nouvelle norme, innovation technologique, bris de matriel, rupture de
stock par accroissement de la demande imprvisible ou par insuffisance de prvision.
Une analyse la plus exhaustive possible des besoins ainsi que son tude budgtaire doivent
permettre
que doit jouer
prvisionnel de la commande publique introduit par la circulaire n2002-126 du 5 juin 2002 publie
au BOEN n24 du 23 juin 2002 : analyse et recensement des besoins dans une nomenclature que
rglementaires adapts.

trieurement.
Analyser le besoin
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dfinir le besoin rel et traduire les lments

consultation.
Comment tre efficace ?
L'expression des besoins doit reposer sur :
-

l'analyse des besoins fonctionnels des services sur la base, par exemple, d'tats de
consommation ;

la connaissance aussi approfondie que possible des marchs fournisseurs, qui peut
de la documentation technique ;

la distinction, y compris au sein d'une mme catgorie de biens ou d'quipements, entre

achats standards et achats spcifiques ;

et enfin, lorsqu'elle est possible, l'adoption d'une dmarche en cot global prenant en
compte non seulement le prix l'achat, mais aussi les cots de fonctionnement et de
maintenance qui seront associs l'usage du bien ou de l'quipement achet. A ce titre, le
pouvoir adjudicateur peut prendre en compte des proccupations de dveloppement
durable.

ques onnaire ci-dessous perme ra de mieux iden

er le besoin.

fiche besoin
convient de se poser un certain nombre de questions.

: il

Ques ons

En plaant
l'u lisateur au centre
de la dmarche

Quoi?
Pour quoi faire?
Quand?
Par qui?
Pour qui?
Comment?
Combien?

Quelles sont
ses a entes ?

Ces questions sont rcurrentes quelque soit le secteur ; elles permettront de dfinir
- A quelle fonction, quel usage est destin la prestation, le matriel, la fourniture.
- Quel est le lieu
- Quelle est la frquence
- A quelle priode va-t- Quelle quantit prvoir ?
L'objec f d'un achat est avant tout de sa sfaire l'usager ou l'u lisateur.
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Fiche expression du besoin

Date :
Nom du demandeur :
Discipline ou service :
:
Caractristiques gnrales du produit ou de la prestation :
Quantit :
Prix estim :
Nature du besoin :
- Ponctuel
- Rgulier
- Spcifique (unit fonctionnelle)
Fournisseurs potentiels :
- nom et adresse

- rfrence

Nom du coordonnateur
Date

signature

Cadre rserv au gestionnaire

Code nomenclature :
EPCP :
March ou accord-cadre existant :

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Il faut alors dresser un tat des lieux :

Etat des lieux

Lister les informations recueillir
Recueillir des informations fiables, pertinentes

Puis tablir un diagnos c, c'est-dterminer objectivement les travaux, les fournitures, les services tant au niveau qualitatif que
quantitatif et ce, en prenant en compte le dveloppement durable, au niveau :

Caractristiques du besoin
au niveau
qualit
proprit
fonctionnalit
emploi
scurit
poids
forme
nature
emballage
dimension

Nature du besoin

ponctuel

Priode sur laquelle court le

besoin

unique, une fois

plusieurs fois par an

rcurrent
plusieurs fois sur plus
d'une anne
continu

continu

Ceci permettra de dfinir les caractristiques du besoin et de favoriser la meilleure ouverture

concurrence possible. Il faut envisager le besoin, non pas court terme, mais moyen terme ; il faut
prvoir la continuit du besoin dans le temps ainsi que son volution technologique.
La rflexion sur le niveau de qualit ou de scurit prvoir permettra de dterminer les
caractristiques techniques requises par rapport aux normes et rglementations existantes en la
matire conformment
; ces
lments constitueront le cahier des charges technique. Cette rflexion doit permettre
public
le juste niveau de qualit technique que requiert le besoin en vitant deux
cueils : la sous-qualit (prpondrance du prix) et la sur-qualit (prescriptions techniques excessives
non justifies par rapport aux besoins rels).
Si le juste niveau de qualit technique
les cots induits seront importants et
augmenteront sans raison
en compte les objectifs de dveloppement durable (article 5 du code des marchs publics).
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La formulation des besoins doit tre exprime en termes neutres, sans rfrence une marque, un
brevet ou un produit
cause.
Il est aussi important de dterminer la catgorie du besoin, quelle est la nature du besoin, et sa
dure ; existe-t-il des incertitudes ?

Dlimitation du besoin

Catgorie de besoin

march ordinaire

fournitures
services

existence d'incertitudes

travaux

incertitudes sur les quantits

fournitures et services

incertitudes sur la dure

fournitures et travaux

les quantits ou sur la dure, le code des marchs publics propose des
procdures telles que les marchs tranche conditionnelle ou les accords-cadres ou les marchs
bons de commandes, qui permettent de rpondre aux besoins tout en gardant une certaine
ractivit.
Exemples de dfinition de modalits

Exemple de dfinition de modalits des besoins pour la restaura on

Marchs

Objet du march

March de
fourniture de
denres
alimentaires

Marchs de fournitures

assistance
la gestion

prestations de conseil et

March de
fourniture de
denres

Type de
march
Ar cle du
code
Fourniture

Prix

Prix des
denres

brutes)

CCAG
applicable

CCAG-FCS

Service

Honoraires du
prestataire*

CCAG-PI

Fourniture
et service

base prix
forfaitaire par
repas

CCAG-FCS
(ou CGAG-FCS
avec des

professionnel (pour la
confection des repas ou la
passation des marchs)
ensemble des
denres alimentaires
ncessaires la prparation

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alimentaires et
ges on

menu prvisionnel tabli par

le fournisseur.

Marchs de
service
de restaura on

Ces marchs portent sur la

prparation et la fourniture
de repas aux

clauses du
CGAP-PI)

Service
Article 30
du code

prix de repas

CCAG-FCS

*
qui passe le march ; il ne doit y avoir aucune rmunration verse par les fournisseurs
retenus ;
il y a paiement partiel ou total au lieu et place du comptable public et
ces derniers, les fournisseurs, deviendraient comptables de fait (principe de non contraction,
.

Exemple de dfinition des besoins pour le ne oyage des locaux

des locaux :
par des

tale sur les produits achets.

.

Produits de
nettoyage

Activit interne

produits et de

Externaliser
l'activit

march de services
de nettoyage

Comment dterminer ses besoins en tenant compte des objectifs de dveloppement

durable
?
article 5
compte des objectifs de dveloppement durable. La nature et l'tendue des besoins satisfaire
sont dtermines avec prcision avant tout appel la concurrence ou toute ngociation non
prcde d'un appel la concurrence en prenant en compte des objectifs de dveloppement
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durable. Le ou les marchs ou accords-cadres conclus par le pouvoir adjudicateur ont pour objet
exclusif de rpondre ces besoins.
Le concept de dveloppement durable peut tre dfini comme la possibilit de satisfaire les besoins
du prsent sans compromettre la possibilit pour les gnrations futures de satisfaire leurs propres
besoins. Il a pour but de concilier dveloppement conomique, protection et mise en valeur de
nvironnement et progrs social. Ce concept a reu une conscration constitutionnelle lors de
er
mars 2005).
La r
Question crite n 25167 de M. Bernard Piras (JO du Snat du 9 novembre 2006)

sur
march public, il doit prendre en compte des objectifs de dveloppement durable .

une
Dan
pas
Il lui demand
de dveloppement durable doit tre justifie, en particulier, dans les documents de la
consultation du march public ?
(JO du Snat du 11 janvier 2007)
des besoins satisfaire sont dtermines avec prcision (...) en prenant en compte des objectifs
de dveloppement durable . Cet article impose au pouvoir adjudicateur une obliga on de
. La
no on de
comprend trois piliers
possible de combiner : efficacit conomique, quit sociale et dveloppement
cologiquement soutenable. Ainsi, pour chacun de ses achats, le pouvoir adjudicateur a
possibilit d
cahier des charges, condi ons
candidatures ou critres de slection des offres) des exigences en termes de dveloppement
durable, partir
piliers.
Dans la mesure o cette obligation pse sur le pouvoir adjudicateur lors de la dfinition de son
---vis des
oprateurs conomiques, de son impossibilit de prendre en compte des objectifs de
dveloppement durable dans les documents de la consultation du march public. En revanche,
obligation qui lui est impose par le code, le pouvoir adjudicateur
doit tre en mesure de justifier tout
de son impossibilit de prendre en compte de tels objectifs de dveloppement durable. Le pouvoir
adjudicateur peut notamment u liser le rapport de prsent
expliquer sa dcision.

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est responsable de la matrise de la qualit

de la prestation, de son cot et de la limitation des impacts causs aux hommes ou
ur sa ralisation.
Exemple

: dterminer ses besoins en tenant compte des objectifs de

dveloppement durable
Qualit cologique = (Performance ; Environnement ; Sant)

Dtermination exacte des besoins

Exigences intgres au march

Demander des chantillons de produits,

accompagns de leurs fiches techniques
(article 49 du code)

Considrations relatives au produit

produit
Prsence de substances dangereuses
Existence de produits dit cologiques
Biodgradabilit du produit
Taux de concentra on des produits concentrs ou non

Rfrence aux colabels

doser prcisment les quantits de produits utiliser

Quantit ncessaire de produits utiliser pour une

surface donne
impliquent
Problmes de pollution
Forma on

Emballages recyclable ou non

Emballages pouvant aussi tre rechargeables avec des
recharges dont le condi onnement est moindre
lisa on de grands condi onnements
les caractristiques environnementales mais galement sociales de
-responsable est trs large et va bien au-del du
la presta on.
volet insertion des publics loigns de l'emploi et des populations handicapes. Il recouvre aussi
l'galit professionnelle entre hommes et femmes, la promotion de la diversit selon les origines
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culturelles et sociales, l'accessibilit des services publics, l'accs la commande publique facilit pour
les PME et les entreprises de l'conomie sociale et solidaire, les achats thiques et quitables, etc.
Un certain nombre de critres de responsabilit sociale sont inscrits dans la lgislation tels que :

Critres

Textes

La sant-scurit
au travail

-1 du
code du travail - Dcret
du 5 novembre 2001

O
la sant et la scurit au travail des salaris

Loi handicap
n2005-102 du 11
fvrier 2005

Loi n2008-496 du 27
mai 2008

Article 1 : Constitue une discrimination directe la

situation dans laquelle, sur le fondement de son
appartenance ou de sa non-appartenance, vraie ou
suppose, une ethnie ou une race, sa religion, ses
convictions, son ge, son handicap, son orientation
sexuelle ou son sexe, une personne est traite de

La lu e contre les
discrimina ons

Objet

tablissements recevant du public et les lieux de

travail.

Constitue une discrimination indirecte une

disposition, un critre ou une pratique neutre en
des motifs mentionns au premier alina, un
dsavantage particulier pour des personnes par

professionnelle
homme / femme

Loi n2001-397 du 9 mai

professionnelle entre
les hommes et les
femmes

disposition, ce critre ou cette pratique ne soit

objectivement justifi par un but lgitime et que les
moyens pour raliser ce but ne soient ncessaires et
appropris .
L alit professionnelle entre les hommes et les
femmes

La lu e contre le
travail illgal

Code des marchs

publics Article 43 et
article 44 du CMP

Exclusion des candidats qui ne sont pas en rgle au

regard de leurs obligations fiscales et sociales.
(formulaires DC7 et DC6 exigs du candidat retenu).
Les pices prvues aux articles D.8222-5 ou D.8222-7
et D.8222-8 du code du travail relatif la lutte
contre le travail dissimul, sont produire tous les 6

Le travail des
enfants

Article L216-10 du code

Pour les achats de fournitures destins aux

tablissements scolaires, les collectivits publiques
et tablissements concerns veillent ce que la

Anciens textes:

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Loi n99-478 du 9 juin

1999 - art. 2 (Ab)

Le respect des
conven ons de

Arrt du 19 janvier
2009 publi au JO du 19
mars 2009 article 6

fabrication des produits achets n'ait pas requis

l'emploi d'une mainconditions contraires aux conventions
internationales reconnues.
Les renseignements correspondants peuvent tre
demands l'appui des candidatures et des offres.
Le nouveau CCAG-FCS (Fournitures courantes et
services) est conforme avec les normes OIT .

Mme pour un march pass selon une procdure adapte

tenir
compte des critres de responsabilit sociale inscrits dans la lgislation pour dfinir ses besoins,
; il pourra facilement le faire en exigeant du tulaire
et en faisant expressment rfrence dans le rglement
de consulta on au CCAG-FCS (confer les brefs avril 2009). Pour ce faire, il a le choix entre deux
possibilits :
1 se rfrer au cahier des clauses administratives gnrales pour les marchs publics de fournitures
courantes et services (CCAG-FCS) quitte, ventuellement, prciser les dispositions du cahier des
clauses administratives particulires (CCAP) du march qui y drogent ;
2 ne pas se rfrer explicitement au cahier des clauses administratives gnrales pour les marchs
publics de fournitures courantes et services (CCAG-FCS) mais
administratives particulires (CCAP).
Deux principes lis la dfinition du besoin et aux principes gnraux de la commande publique
L
devront toujours tre lies cet objet
demandes devront tre cohrentes par rapport au besoin exprim.
Ces exigences et ces critres devront toujours tre prdtermins, annoncs et publis.
La prise en compte du dveloppement durable lors de la dfinition des besoins est
obligatoire ; l'absence d'objectif en la matire doit tre justifie.
Comment susciter la concurrence ? Quel mode de dvolution choisir ?
Le mode de dvolution dpendra du niveau de concurrence du march
doit tre en mesure de connaitre en permanence
besoin (existence de monopole, oligopole ou entente, ou concurrence trs ouverte) pour pouvoir
anticiper ou ragir ; il doit rflchir aux points forts et faibles de la rponse commerciale et envisager
le mode de dvolution.
Le besoin se rpartit-il en lots ?

Rpartition du besoin
lot unique
plusieurs lots
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Rpartir son besoin en diffrents lots est un excellent moyen pour dynamiser la concurrence et se
, en
conformer
principe, la rgle ; de plus
entreprises (un dveloppement conomique harmonieux est le 3me pilier du dveloppement
durable).
2009-245 du 2 mars 2009 relatif la
dfinition des petites et moyennes entreprises.

Faisabilit
combien d'entreprises peuvent rpondre?
Le rapport offre/demande est-il normal?
Quel niveau de capacit exiger des candidats?
article 45 du code des marchs prcise

il ne peut tre exig que de niveaux minimaux de

Un arrt (arrt du 28 aot 2006 JO du 29 aot

2006, p12766), pris en

pouvant tre demands aux candidats. Cette liste est limitative.
article 52

des candidats?
L'acheteur public doit
valuer, ds la dfinition du besoin, le montant
approximatif de l'achat (prix planchers et plafonds pratiqus par les entreprises sur le niveau de
qualit arrt) ; cela lui permettra, sauf dans le
conomiq
futur achat, permettra

un processus de veille des prix sur les achats

e calcul de tendance, afin d'valuer au mieux le

Il faut toujours privilgier la logique de cot global et envisager la solution conomique la plus
avantageuse pour l
; par exemple pour un photocopieur, faut-il acheter ou louer ?

L
procdure.

une fois dfini de faon trs prcise ne doit pas tre modifi tout au long de la

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