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RSUM
Lintroduction du contrle de gestion dans le secteur public constitue
une exprience pionnire dans la promotion de la transparence et de
la responsabilisation que toutes les Administrations publiques
pourraient adopter. Nous avons expriment la modlisation du
contrle de gestion au Ministre des Finances. La dmarche
dimplantation a abord ladoption de la planification stratgique et
lanalyse de donnes ainsi que lidentification des indicateurs et la
conception des tableaux de bord comme outil de pilotage pour valuer
laction publique.
Mots cls:
Contrle de gestion -Tableau de bord - Indicateur Objectif - Secteur
public
INTRODUCTION
1
contrle de gestion dans le secteur public libanais semble prsenter
un intrt dans la rflexion sur la restauration administrative dun pays
comme le Liban.
2
Il existe plusieurs dfinitions du contrle de gestion. Ces dfinitions ne
sont pas contradictoires mais plutt complmentaires. Le problme se
pose de savoir comment dfinir le contrle gestion dans un
environnement public. Par ailleurs, il n'existe pas un modle unique
pour toutes les organisations, mais des modles multiples qui doivent
tenir compte des spcificits des administrations pour lesquelles le
contrle gestion est dvelopp.
Moyens
Rsultats
Mesure de l'efficience
5
1.1.2.2 Le contrle de gestion recouvre un certain nombre de
champs et d'lments constitutifs
Le contrle de gestion fournit l'organisation des outils formant un
systme d'information et de pilotage de l'action publique : les
techniques de prvision et programmation, l'analyse des cots, les
indicateurs et les tableaux de bord et l'analyse comparative
(benchmarking). Chacun de ces outils peut s'inscrire dans l'action de
pilotage. Selon le groupe du travail interministriel franais4, le
contrle de gestion recouvre cinq lments constitutifs. Il est utile de
les rappeler ici:
La segmentation des activits en domaines homognes du point de
vue des buts poursuivis et de la responsabilit de mise en uvre. Ceci
afin de dfinir les champs de responsabilit des gestionnaires qui
utiliseront le contrle de gestion pour le pilotage de leurs activits.
La description des systmes de mesure : Ce rfrentiel renvoie la
ncessaire dfinition des indicateurs et de la notion de performance
dans le domaine de la gestion publique.
La description des procdures de dialogue de gestion et de pilotage :
Le contrle de gestion en tant que pilotage est un processus de
diagnostic des problmes et de dialogue entre les responsables de
diffrents niveaux hirarchiques sur les rsultats atteindre et de la
faon d'y parvenir dans les meilleures conditions.
Les rfrences : Le gestionnaire doit pouvoir comparer ses rsultats
des rfrences, suivant les objectifs initialement fixs, les moyens qui
lui taient allous ou des rsultats d'autres gestionnaires placs dans
des situations comparables (analyse comparative ou benchmarking);
7
1.1.3.1 Spcificits lies la dfinition des objectifs
Aucun contrle de gestion ne peut fonctionner sur un systme n'ayant
pas d'objectifs ou, ce qui revient au mme, ayant des objectifs vagues.
Cependant, les limites du contrle de gestion dans le secteur public
proviennent essentiellement de la difficult dfinir des objectifs
quantifiables. Les objectifs des Administrations de l'Etat sont dsigns
en des termes trs gnraux et il peut tre difficile de les traduire en
modalits pratiques de mise en uvre et en objectifs mesurables. Ces
particularits, voire difficults, impliquent que l'identification des
objectifs quantifiables et mesurables doit tre un enjeu de la
modernisation de la gestion publique.
9
stratgiques ne concernent le contrleur de gestion que dans l'aide
la dcision6.
6 CHARPENTIER M., GRANDJEAN PH., Secteur public et contrle de gestion Pratiques, enjeux et
limites , Editions dorganisation, Paris, 1998, p. 62
7 BESCOS P.L., DOBLER P., MENDOZA C., NAULLEAU G., contrle de gestion et
management , Montchrestien, Paris, 1993
10
ou du service. Pour cela nous considrons que les indicateurs doivent
permettre de:
fixer les cibles traduisant les objectifs dfinis en commun par la
hirarchie et par les gestionnaires.
Mesurer les ralisations par rapport ces cibles,
Comprendre et analyser ces ralisations,
Orienter les dcisions des gestionnaires dans le but d'amliorer la
performance,
Nourrir le dialogue de gestion entre les diffrents niveaux
hirarchiques.
11
responsables de piloter la performance de leur activit8 . C'est un outil
d'aide la gestion, conu pour analyser la performance. Ainsi, il
permet aux responsables, quel que soit leur niveau hirarchique, de
connatre l'tat d'avancement des programmes ou des orientations
dont ils doivent assurer la mise en uvre et pour lesquels ils doivent
atteindre un objectif spcifique. Outre la connaissance de l'tat
d'avancement des programmes ou des orientations de l'entit, les
tableaux de bord prsentent plusieurs fonctions:
Un suivi de la performance des services par des comparaisons
annuelles ou interservices;
Une raffectation, de moyens humains ou financiers afin de
respecter les objectifs;
Une programmation des principales tapes cls en vue de validation
ou de rorientation;
Un fournisseur d'informations (Rapport et information) aux
diffrents responsables: de l'Administration centrale vers le
ministre, du service dconcentr vers l'Administration centrale.
Ainsi il peut tre utilis comme un outil de dialogue au sein d'un niveau
de responsabilit et galement entre les niveaux de responsabilit.
13
- clarifier et rendre lisible la stratgie de l'organisation;
- communiquer la stratgie tous les niveaux de l'organisation;
- rendre cohrents les objectifs des services et des individus avec
la stratgie globale;
- relier les objectifs stratgiques la programmation et la
budgtisation;
- procder priodiquement des analyses et valuations de
performance.
mettre en cohrence ses processus managriaux;
faciliter la mise en uvre de la stratgie long terme par
l'ensemble de l'organisation.
9 SELMER C., Concevoir le Tableau de bord , Dunod, 2me dition, Paris, 2003
14
A l'issue de la cration et l'excution du programme de rforme
conomique et sociale prsent par le gouvernement libanais la
confrence arabe et internationale pour le soutien du Liban Paris III ,
et dans la voie de la rforme administrative du secteur public, le Ministre
des Finances en collaboration avec le Fonds Montaire International et les
dcisions de la confrence Paris III , lance un projet d'amlioration de
la performance de la Direction des Recettes10.
La mise en uvre d'un contrle de gestion dans une fonction publique est
une opration dlicate. Elle ncessite, pour s'assurer des conditions de
succs, de mettre en place une mthodologie particulire. La pertinence
10 www.finance.gov.lb
15
de celle-ci dpend tout d'abord de la qualit du recensement des
difficults de l'exercice et de l'adaptation des solutions qui veulent y
rpondre. Une srie de prcautions prendre lors de la mise en place
serait dfinir pour avancer en scurit.
Cela permet :
16
de concevoir des tableaux de bord par domaines d'activits
stratgiques ;
d'organiser les responsabilits au sein du service considr ;
d'organiser les dlgations de pouvoir ;
de dfinir des rgles de gestion ;
de mettre en place un dispositif de mesure de performances
(atteinte des objectifs en termes financiers et non financiers) ;
d'organiser dans le cadre des responsabilits existantes, une
gestion de type objectifs/moyens.
17
La quantification des activits : L'activit des fonctions publiques
tant une activit de service, elle est par nature difficile mesurer.
Pour rsoudre les difficults techniques inhrentes la quantification
des activits, il importe donc de se doter d'un systme d'information
adapt aux besoins des services (la difficult tant parfois de trouver
des units d'uvre appropries), puis d'introduire des outils de gestion
tels que les tableaux prestations - moyens et les tableaux de bord. Ces
derniers permettent en effet de mesurer l'activit des services (volume
des prestations offertes) et d'ventuelles mesures correctrices
(modification des objectifs ou modification de l'activit). Dans cette
mesure, les tableaux de bord offrent une vision rationalise des
activits menes et permettent de prendre de dcisions motives.
18
Quantification des objectifs : Il ne s'agit pas l de regarder
uniquement des donnes comptables, mais des donnes beaucoup
plus qualitatives comme les impacts sur la satisfaction des administrs,
le cot en personnel, la productivit. Les objectifs fixs se doivent
d'tre ambitieux mais ralistes et mesurables, l'chec de leur atteinte
ne pouvant que constituer un facteur de dmotivation des agents.
C'est pourquoi, il faut que le contrleur de gestion et l'quipe de
management prvoient que ce ne sera pas facile, et ne baissent pas
les bras, en cas de difficults. Il faut par exemple tenir compte du
manque de communication initial entre les services, et des
organisations inappropries.
19
2.1.2.2 L'articulation et l'indentification de la fonction contrle
de gestion
Il est indispensable d'identifier clairement dans l'organigramme la
fonction de contrle de gestion ou de correspondant du contrle de
gestion. Les agents doivent tre clairement reconnus comme chargs de
mission auprs du responsable. Ce systme implique une analyse
pralable au moyen des outils de gestion des rles respectifs des deux
fonctions : aux financiers d'alerter et de conseiller sur les risques relatifs
aux quilibres et la sauvegarde des marges de manuvre. Aux
contrleurs de gestion d'alerter et de conseiller sur les ncessits de
cohrence stratgique entre les actions et les objectifs, entre les rsultats
et les ressources consommes et/ou gnres. Les dmarches de contrle
de gestion sont souvent transversales. Or, en l'absence de la
reconnaissance de la fonction, les agents risquent d'tre souvent
confronts des logiques d'organisation verticale.
20
2.1.2.4 Les systmes d'information
On entend ici par systme d'information toute organisation s'appuyant
sur des moyens humains et informatiques dont la finalit est de recueillir
et de stocker dans la dure les donnes relatives aux activits des
services et de restituer priodiquement ou ponctuellement cette
information sous une forme rpondant aux besoins de l'organisme pour
lequel il est mis en place. Dans le cadre d'une dmarche de contrle de
gestion, le systme d'information doit fournir des donnes fidles
relatives :
l'activit des services (production, relations avec les usagers, ...);
leur environnement (physique, social ou conomique);
les moyens physiques et financiers engags (personnel, patrimoine,
recettes, dpenses...);
leur performance (l'efficience de la gestion, la qualit de ces
services, l'impact envers les usagers ou envers les citoyens en
gnral).
21
l'aboutissement. Elle suppose, en premier lieu, avoir segment les
activits au sein des services de l'Administration et dfini le champ de
responsabilit. Pour tenter, lissue de la cration du projet
damlioration de la performance , construire le contrle de gestion
dans la direction prcite. Cette dmarche est aisment gnraliste
l'ensemble des directions de l'Administration.
22
2.2.1.1 Prsentation de la stratgie
La prsentation de la stratgie permet d'expliquer la cohrence globale
des objectifs retenus et de justifier leur choix. D'ailleurs, la stratgie
retenue doit tre prsente de manire synthtique, en structurant
autour de quelques orientations les objectifs qui la concrtisent. Elle
doit tre annonce en termes clairs et concis.
a) Caractristiques :
Le choix des objectifs stratgiques doit rpondre certaines qualits :
Une slection resserre d'objectifs : Elles doivent concrtiser
les priorits de l'action publique et ne couvrent donc pas
ncessairement la totalit du champ de la stratgie mene. Les
activits non couvertes sont suivies, au niveau oprationnel, par
des objectifs complmentaires dits oprationnels.
23
Un choix d'objectifs, reprsentatifs des axes essentiels de
la stratgie mene : Les objectifs stratgiques retenus
s'appliquent aux lments qui paraissent essentiels dans la
conduite du programme.
Un choix d'objectifs quilibr, correspondant aux attentes
des citoyens, des usagers et des contribuables : Le choix
d'objectifs effectu doit permettre de traduire, de manire
quilibre, trois dimensions de la performance:
1. Les objectifs d'efficacit socio-conomique rpondant aux
attentes du citoyen. Ces objectifs visent modifier
l'environnement conomique, social, cologique, sanitaire,
culturel, etc. Ils indiquent non pas ce que fait l'Administration
(ses produits), mais l'impact de ce qu'elle fait (ses rsultats
socio-conomiques);
2. Les objectifs de qualit de service intressant l'usager.
L'usager peut tre un usager externe (utilisateur d'un service
public) ou, dans le cas de programmes de fonctions de soutien
(fonctions d'tat major et de gestion des moyens), un usager
interne (les services des programmes soutenus);
3. Les objectifs d'efficacit de la gestion intressant le
contribuable. Ces objectifs tendent, pour un mme niveau de
ressources, accrotre les produits des activits publiques ou,
pour un mme niveau d'activit, ncessiter moins de moyens.
25
Rgionale, permet de dterminer les leviers d'action des responsables
aux diffrents niveaux de la hirarchie et concourt la ralisation des
objectifs stratgiques du projet damlioration de la performance de la
Direction des Recettes.
26
registres Registres
informatiss/nombre
des registres
Fixation des Activit Assigns aux services :
dlais de service aux contribuables
ralisation et Taxes qualitatives
des Dlai de Dlai moyen de
transactions ralisation dlivrance par
fiscales des transaction de droit de
transactions succession
fiscales Dlai moyen de
dlivrance par
transaction dimpt
sur les fonds btis
Dlai moyen de
dlivrance par
transaction de droits
des timbres
Dlai moyen de
dlivrance par
transaction
denregistrement
Faciliter la Qualit Assigns au service :
dclaration de service aux contribuables
service Amliorer la Nombre de
qualit dclarations des
denvoi des revenus par Internet
dclarations
Nombre de
dclarations des
revenus par la poste
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ment de la des socio- traitement des donnes
base de informations conomiq Minimiser Taux des dclarations
donnes et ue les fautes ajustes
des rectification dgages
contribuabl de toutes les
es erreurs dans
la base de
donnes
Inciter les Assigns au service :
contribuables obligation fiscale
accomplir Minimiser le Taux des non dclars
leurs nombre des par an
obligations contribuabl
fiscales es non
dclars
dans les
dlais
Amlioratio Amliorer Efficacit Assigns au service :
n de la lobligation socio- obligation fiscale
performanc fiscale conomiq Poursuivre Nombre des
e et de la ue le contribuables cachs
productivit maximum et dtects par mois
des
contribuabl
es cachs
Dcouvrir et Nombre de constats
pnaliser le par mois
maximum
dinfraction Valeur moyenne de
s constats par mois
Ragir Assigns au service :
rapidement service aux contribuables
aux Minimiser le Nombre de jours
dfaillances temps de passs par dossier/
(formalits de traitement temps moyen
faillite) de dossiers
des
dfaillants
Objectifs oprationnels assigns aux Directions Rgionales dclinant
les objectifs stratgiques ou concourant leur ralisation
stratgie Objectifs Type Objectifs Indicateurs
stratgique dobject oprationne
s if ls
Amlioration Ralisation Qualit Assigns au service :
28
de la de la de oppositions
performance majeure service Accomplir les Dlai de ralisation
et de la partie des dossiers des dossiers reports
productivit dossiers d'oppositions de lanne
d'opposition prcdente
s Activit Nombre de dcisions
prises par mois
Taux de dcisions
dfavorables
Renforceme Qualit Assigns au service :
nt des de service Administratif
ressources service Amliorer la Taux de formation
humaines formation
29
Ainsi, toutes les Directions disposent des mmes chiffres. Et grce
ladoption dune terminologie unique, les tableaux de bord au sein
dune mme organisation seront cohrents.
30
forms par an /
Nombre des
agents forms)
x100/ 360
ASC4 Taux Registres Qualit Un taux lev implique
d'informatisation informatiss de l'amlioration des
des registres x100 / Nombre service conditions de travail et de la
des registres qualit de service interne.
ASC- Dlai moyen (Nombre Activit Cet indicateur doit tre
DMIR1 pondr de pondr par infrieur ou gal 1j.
dlivrance par jours de Un dlai suprieur 1j sera
transaction dlivrance de dfavorablement interprt
d'enregistremen transaction vis--vis de lapplication des
t d'enregistremen rglementations et
t /Nombre de procdures de travail
demandes
d'enregistremen
ts
31
orient Nombre des
dossiers
.
.
32
Cinq objectifs stratgiques guideront cette politique commune. Dclin
sur les Directions rgionales, il porte sur six objectifs oprationnels.
Il faut faire des statistiques pour pouvoir saisir les rsultats dans les
feuillets appropris dun tableau Excel. Afin, de les slectionner par
types de transactions pondres par les dlais de ralisation prvus et
rels et permettre, parsuite, la gnration automatique du calcul des
indicateurs.
34
quantitatives
Total
CONCLUSION
35
Le succs de la dmarche dintroduction du contrle de gestion dans le
secteur public libanais ncessite outre les dcisions politiques et
stratgiques, un certain nombre de conditions :
Un renforcement de lensemble du systme dinformation fiscal ;
Une information de qualit ;
Une gnralisation et une organisation des cycles de gestion ;
Un scnario dintroduction progressif.
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