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MANUEL DE PROCEDURES
Avril 2012
AVANT PROPOS
SOMMAIRE
Pages
TITRE 1 ORGANISATION DES CGA 6
I PRESENTATION DU CGA 7
1.1 Objectif 7
a. 1.2 Organisation du manuel 7
1.3 Mise jour du manuel 8
II LE CADRE JURIDIQUE 10
2.1 Le cadre juridique 10
2.2 La description du CGA 10
2.3 Implantation gographique 11
2.4 Documentation juridique 12
V POUVOIRS 32
1.3 ANNEXES 64
2.5 ANNEXES 87
I PROCEDURES BUDGETAIRES 98
1. PRESENTATION DU CGA
2. CADRE JURIDIQUE
5. POUVOIRS ET DELEGATIONS
1. PRESENTATION DU CGA
a. OBJECTIF :
b. ORGANISATION DU MANUEL :
La mise jour du prsent manuel est aussi importante que sa mise en place. S'il
n'est pas mis jour rgulirement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise
jour, il perd de son efficacit. Une liste des dtenteurs du manuel sera maintenue
par le Prsident du CGA pour permettre la mise jour de tous les exemplaires
chaque fois qu'une mise jour sera opre.
personnel. La dcision de modification des procdures existantes est prise sur son
initiative.
2. LE CADRE JURIDIQUE
Les centres de gestion agrs font l'objet d'une rflexion depuis 1996 qui est loin
d'tre termine, ce qui explique les modifications apportes aux textes juridiques
ci-aprs qui rgissent les CGA :
Un centre de gestion agr (CGA) est une structure associative cre par des
experts comptables, des chambres de mtiers ou consulaires, des organisations
professionnelles lgalement constitues (industriels, commerants, artisans etc).
Les centres de gestion agrs (CGA) ont auprs des petites et moyennes entreprises
une mission :
D'assistance en matire de gestion,
D'assistance en matire fiscale,
De prvention des risques fiscaux.
Son existence est soumise l'obtention d'un agrment pralable du ministre des
finances, plus prcisment de la Direction Gnrale des Impts.
2. AIDE A LA GESTION
Une autre mission fondamentale des CGA consiste assister ses adhrents en
matire de gestion d'une manire gnrale ou spcifique selon les besoins exprims
par ceux-ci.
La comptabilit,
Les finances,
L'administration.
1. Yaound
Le Cabinet AUDITEC et Koussok Thomas.
1. Douala
La Fdration des Associations des PME (FENAP),
La Chambre de Commerce de l'Industrie, des Mines et de l'Artisanat (CCIMA),
CATEGORIE LIVRES
3 - ORGANISATION DU CGA
1. Le Conseil d'Administration
LE PRSIDENT DU CGA
Il est lu par l'Assemble gnrale comme les autres membres du conseil
d'administration pour un mandat de trois ans, renouvelable. Le Prsident du CGA
reoit de l'Assemble gnrale les pouvoirs les plus tendus pour autoriser les actes
accomplis dans le respect de l'objet social du CGA.
LE DIRECTEUR EXECUTIF
suivre les facturations effectues dans le cadre des contrats pour s'assurer
qu'elles sont conformes aux livrables ou prestations attendues des
adhrents. A cet effet, il veillera ce que les dcomptes soumis pour
paiement dans le cadre des contrats reoivent pralablement toutes les
validations techniques et financires,
On trouvera ci-aprs des fiches dcrivant les postes cls du CGA. Une fiche a t
labore pour chaque poste cl. Chaque fiche comprend les mmes rubriques :
Titre du poste,
Suprieur hirarchique,
Subordonns,
Rle,
Tches.
Les postes objet de fiches descriptives sont les suivants :
a. Prsident du CGA
b. Directeur Excutif
c. Responsable Administratif et Financier
d. Experts Comptables
e. Inspecteur des Impts
f. Assistants Comptable
g. Assistants Fiscal
h. Secrtaire Administratif
i. Agent Administratif.
Chacune des fiches doit tre duplique pour tre remise l'Agent occupant le
poste concern afin qu'il puisse la consulter en permanence et chaque fois que
ncessaire.
a. LE PRSIDENT DU CGA
TITRE DU PRSIDENT DU CGA (PDT)
POSTE
Rle Le PDT est responsable de la bonne marche du CGA tant sur le plan
technique, financier et administratif vis vis du Conseil
d'Administration et de l'Assemble gnrale.
Gestion financire
Gestion technique
Administration du personnel
Suivi et contrle
b. LE DIRECTEUR EXCUTIF
Suprieur PDT
hirarchique
Tches Supervision
Contrle de Gestion
Suivi du fonctionnement
Gestion de l'organisation
Rapports
SUPERIEUR DE
HIERARCHIQUE
TACHES
Gestion Administrative
Gestion technique
Gestion financire
Suivi et contrle
Gestion de l'organisation
Rapport
A ce titre, il doit :
Subordonns NEANT
Gestion comptable
Gestion administrative
Subordonns Nant
f. Agent Administratif
Suprieur hirarchique DE
Subordonns Nant
V- POUVOIRS
Les spcimens lgaliss des signatures des personnels habilits doivent tre
communiqus aux partenaires et aux banques commerciales ds l'ouverture des
comptes. Ces signatures doivent tre connues afin d'viter les risques de
contrefaon.
bons de
commande Uniquement pour des
marchs dpenses dont la nature
salaires et le plafond ont t fixs
etc par note de service du
PDT.
a. Codification de l'information
Les postes de travail sont galement codifis pour identifier rapidement les
personnes tant l'origine d'informations ou en tant destinataires. Les codes des
fonctions correspondent aux abrviations de postes figurant au tableau ci-aprs :
CODE LIBELLE
DE Directeur Excutif
SA Secrtaire Administratif
AD Agent Administratif
CENTRES DE RESPONSABILITE
DE Directeur Excutif
Le dficit d'information en temps rel de tous les acteurs qui pourrait en rsulter
sera combl par la tenue rgulire des Comits de Direction et la communication
interne permanente.
1. Courrier physique
Courrier arrive
courrier priv,
courrier confidentiel,
courrier administratif.
Le courrier priv est remis en main propre par le SA.
Le courrier confidentiel est transmis au DE ou au
PDT en main propre. Il ouvre le courrier
Dpouillement administratif.
N d'ordre,
date de rception,
Rfrence et date du courrier,
Dsignation de l'expditeur,
Objet.
L'ensemble du courrier est ensuite plac dans le
parapheur soit du DE, soit du PDT et transmis aux
Courrier dpart
Le courrier du CGA destin l'extrieur est
soumis la signature du DE quel que soit le
rdacteur.
arrive .
1. Courrier lectronique
Courrier reu
Pour des raisons videntes de confidentialit et d'efficacit, tous les messages
envoys au CGA doivent tre reus dans une unique bote lettres lectronique
avant d'tre redistribus leurs destinataires. Le DE dsigne l'agent responsable de
cette tche ( priori le SA).
Cet agent vrifie rgulirement l'tat de la boite aux lettres lectroniques pour
tre inform sans dlai de tout courrier reu.
Le courrier lectronique est archiv dans les mmes conditions que le courrier
physique du CGA.
Courrier envoy
Chaque agent quip d'un micro-ordinateur peut envoyer des messages partir de
son poste.
de faire le point sur l'tat d'avancement des dossiers confis chaque Centre
de Responsabilit,
d'exposer les difficults rencontres,
de proposer des solutions pour les surmonter et
de discuter de toute autre question visant la ralisation des objectifs du
CGA.
La runion du CODIR se tient jour fixe, soit le vendredi et sont prsides par le
DE. Le RAF est dsign pour assurer le secrtariat du CODIR. Le procs-verbal de la
prcdente runion est rappel au dbut de chaque nouvelle runion afin
d'acclrer l'analyse des problmes et d'assurer la continuit du suivi.
La procdure s'applique tous les comptes bancaires du CGA ouvert dans une
banque commerciale autorise exercer son activit au Cameroun.
Rgles de gestion
Les fonds verss un Compte bancaire CGA ne doivent pas tre utiliss
d'autres fins que ceux qui entrent dans le cadre des activits du CGA.
Le Prsident du CGA est le seul signataire autoris en dehors des deux ci-
dessus mouvementer les comptes bancaires du CGA.
La trsorerie du CGA est constitue par l'ensemble des sommes disponibles dans :
i. Banque
le compte courant ne peut tre ouvert que dans une banque commerciale ;
il est soumis aux investigations du Commissaire aux comptes ;
les recettes du CGA (cotisations d'adhsion, frais de formation, subventions,
etc) ne peuvent tre dposes que sur ce compte courant.
il est ouvert pour recevoir les fonds destins aux investissements et ne peut
tre mouvement que dans ce but.
A) COMPTES COURANTS
Le DE Transmet au SA
l'identit du compte
bancaire, le
spcimen des
signatures dposes.
1. OBJET DE LA PROCEDURE
2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
3. REGLES DE GESTION
Les factures relatives aux travaux doivent tre certifies par le DE.
Les factures relatives des contrats doivent porter les numros des contrats
correspondants.
Les factures de montant infrieur Cent Mille (100 000) Francs CFA peuvent
tre rgles par la caisse.
a.3-RETRAITS
Squence Priode Intervena Description A E C D
nts narrative des
tches
Le DE Vrifie le (
dossier, signe et
transmet le
dossier au SA
pour
transmission au
AD
bancaire
Une fois par Le DE ou Vrifie la bonne (
mois le PDT comptabilisation
des oprations
de retrait du
compte courant
A.4-REAPPROVISIONNEMENT
Squence Priode Intervena Description A E C D
nts narrative des
tches
Le SA Enregistre le chque (
dans le cahier des
chques , remplit
les bordereaux de
remise de chque,
porte les mentions
du compte au dos du
chque, fait la copie
du chque et la
transmet au RAF.
Joint le chque au
bordereau et les
transmet du DE
retourne le tout au
SA.
Le SA Transmet le chque (
et le bordereau
l'AD pour dpt la
banque
pour traitement
A rception Le RAF
Agrafe l'avis la (
fiche d'imputation,
impute la pice
saisit dans le journal
du compte bancaire
et
classe la liasse dans
le chrono des pices
du compte banque
Une fois Le DE ou Vrifie la bonne (
par mois le PDT comptabilisation des
oprations de
rapprovisionnement
du compte
B) Compte spcial
b.1- Ouverture
Squence Priode Intervenants Description A E C D
narrative des
tches
le paiement de
leurs impts.
La banque Ouvre le (
compte et
dlivre une
lettre
mentionnant le
numro de
compte
A la Le DE Transmet aux (
rception adhrents le
de la lettre relev
d'ouverture d'identit du
de compte compte
bancaire,
Transmet une
copie de ces
documents au
RAF pour
renseigner le
systme de
gestion
informatis.
Le SA Fait une copie (
pour ses
archives,
Transmet la
copie au RAF.
2 Le DE Reoit l'avis de
virement de
l'adhrent et le
transmet au RAF
b.3 - Rapprovisionnement
Squence Priode Intervenants Description narrative A E C D
des tches
diffrents tats
justificatifs
A Le RAF
Agrafe l'avis la (
rception fiche
de la d'imputation,
pice impute la pice
saisit dans le
journal du
compte spcial
classe la liasse
dans le chrono
des pices du
compte spcial
Une fois Le DE ou le Vrifie la bonne (
par mois PDT comptabilisation des
oprations de
rapprovisionnement du
compte spcial
b.4 - Contrles
Le DE ou le contrle, vise,
PDT donne des
instructions
pour suivre les
oprations non
dnoues et
retourne l'tat
au RAF.
ultrieurs
(tablissement
de DAF, audit
des comptes,
etc).
i. Caisse :
Le CGA dispose d'une petite caisse pour assurer le paiement en numraire des
petites dpenses courantes de son fonctionnement.
Les mesures de scurit doivent tre prises pour la conservation des fonds dans les
locaux du CGA.
1. LA PROCDURE DE GESTION
a. OBJET DE LA PROCEDURE
b. APPLICATION DE LA PROCEDURE
c. REGLES DE GESTION
/. Arrt de la caisse,
1. OBJET DE LA PROCEDURE
2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
3. REGLES DE GESTION
Seules les factures d'un montant infrieur Cent Mille (100 000) Francs CFA
sont rgls par la caisse.
Toute facture rgle porte le cachet PAYE .
1. ouverture
Squence Priode Intervenants Description A E C D
narrative des
tches
Le DE Signe le chque et
transmet la liasse
au SA pour
signature du PDT
Le SA constate l'entre de (
fonds dans son
brouillard de caisse
menues dpenses et
1. RETRAITS
Squence Priode Intervenants Description A E C D
narrative
des tches
Le SA enregistre la (
dpense
dans son
brouillard et
classe la
liasse dans
un classeur
Quotidiennement Le SA arrte la (
caisse de
menues
dpenses et
vrifie que
son encaisse
correspond
bien son
solde de
brouillard de
caisse
1. CONTROLES
Squence Priode Intervenants Description A E C D
narrative des tches
Le RAF dresse un PV de ( (
contrle de caisse,
signe et fait signer
par la SA et
transmet 1
exemplaire au DE
pour information et
ventuellement
dcision prendre
en cas d'cart de
caisse
1. REALIMENTATIONS
Squence Priode Intervenants Description narrative des A E C D
tches
d'approvisionnement qui
reconstitue le montant de
l'encaisse initiale;
prpare 2 pices
comptables : 1 pice de
recettes de caisse et 1
pice de dpenses de
banque
transmet la liasse au DE
pour signature
A Le DE signe le chque et (
rception transmet la liasse au SA
pour signature au PDT
A Le SA Reoit le versement de ( (
l'AL, constate l'entre de
1.3. ANNEXES
DU
BPF
Je soussign :
Visa de l'AD
RAPPEL
Folio N
DU
A. BILLETS B. PIECES
sous-total A : sous-total B :
C : TOTAL en
caisse (A + B)
E : Encaissements
dont chques
d'approvisionnement.
Dont autres
encaissements
F : Dcaissements : SIGNATURE ET
OBSERVATIONS DU
dpenses VERIFICATEUR
autres
G : Solde Livre de
caisse
H : Ecart de caisse
1. OBJECTIFS POURSUIVIS
Il est ncessaire d'assurer la correcte gestion des biens car de la qualit de la
gestion de ces biens dpendra le maintien du potentiel d'activit du CGA, ainsi que
la matrise de ses cots de fonctionnement. Les procdures de gestion des biens
visent les objectifs suivants :
1. la nature du bien,
2. la dsignation du bien,
3. la date d'acquisition,
4. la localisation du bien,
5. l'affectation,
6. le numro d'ordre du bien.
Ces informations peuvent tre regroupes en deux (2) catgories :
information n'est porte qu'une fois et n'est pas modifiable. En consquence, les
informations susceptibles de modifications ne sont pas portes sur l'tiquette
d'identification ; mais elles sont mentionnes dans la fiche d'immobilisation et dans
le registre des biens. Figurent sur l'tiquette les renseignements suivants :
1. la nature du bien,
2. la dsignation du bien,
3. la date d'acquisition,
4. le numro d'ordre du bien.
1. CAS SPECIFIQUES
o Matriel composite :
Dans le cas spcifique du matriel informatique composite, le numro d'ordre est
complt par un caractre alphabtique prcisant les parties pouvant tre
remplaces tout en gardant les autres lments du matriel comme suit :
A pour le moniteur,
B pour l'unit centrale,
C pour le clavier,
D pour la souris.
Il en est de mme du matriel de climatisation ( Split system ) compos de :
A dsignant le ventilateur,
B dsignant le compresseur.
1. L'inscription au registre :
1. Le code d'identification,
2. La date d'entre du bien,
3. La dsignation du bien,
4. La marque,
5. Le type,
6. Le nom du fournisseur,
7. Le service utilisateur (la localisation),
8. Le prix d'acquisition,
9. La date de sortie du bien,
10. Les observations.
Le registre des biens durables est tenu par le RAF. Une fiche d'immobilisation
relative chaque immobilisation est cre lors de l'inscription du bien dans le
registre.
accompagn de la liasse
(facture, march, bon
de commande) au RAF
pour vrification et
signature.
Le RAF vrifie la conformit du (
BE avec la liasse
(facture - march) et le
signe pour le valider
puis le retourne au
COMP avec les
instructions pour
l'affectation ;
Sur Le RAF prpare en deux (
instruction exemplaires le
s du RAF bordereau d'affectation
du matriel (BAM) au vu
des instructiondu DE et
lui transmet pour
signature
Le RAF vrifie la conformit du (
BAM ses instructions,
signe et le transmet au
DE
Le DE s'assure de la rgularit (
de l'opration, appose
son visa pour l'autoriser
et le retourne au RAF
pour excution
Ds que Le RAF informe par tout moyen (
les biens les bnficiaires de la
sont disponibilit du
prpars matriel dont ils
peuvent prendre
livraison
Le RAF appose les tiquettes (
d'identification sur les
biens et les met la
disposition des
bnficiaires
Au bnfici contresignent les BAM, (
moment aires en prennent un
de exemplaire et
l'affectatio rcuprent les biens qui
n des biens leur sont affects
accompagn de la
liasse (facture,
march, bon de
commande) et
signature.
Le RAF vrifie la conformit (
du BE avec la liasse
(facture - march) et
le signe pour le valider
puis le retourne au DE
pour les instructions
pour l'affectation ;
Sur Le RAF prpare en deux (
instruction exemplaires le
s du DE bordereau
d'affectation du
matriel (BAM) au vu
des instructions du DE
et lui transmet pour
signature
Le RAF vrifie la conformit (
du BAM ses
instructions, signe et
le transmet au DE
Le DE s'assure de la (
rgularit de
l'opration, appose
son visa pour
l'autoriser et le
retourne au RAF pour
excution
Ds que Le RAF informe par tout (
les biens moyen les
sont bnficiaires de la
prpars disponibilit du
matriel dont ils
peuvent prendre
livraison
2. MODALITES GENERALES
Aucun bien ne peut tre utilis sans avoir t affect un agent ou un service du CGA.
La seule personne habilite autoriser les utilisations de biens d'quipement est Le DE ou
le PDT. L'utilisation de certains biens, comme le mobilier de bureau, le matriel de
bureau, (tables, bureaux, chaises, fauteuils, ...) ne prsente aucune particularit partir
du moment o ils ont t affects des agents prcis. Chaque agent est responsable de
l'utilisation du matriel qui lui a t affect. D'autres biens exigent, au contraire, un suivi
trs rapproch afin de leur assurer une dure de vie raisonnable. Il s'agit du matriel
informatique et des photocopieurs.
A la mise en LE DE dsigne un (
service du responsable pour
bien s'occuper de
l'utilisation de
l'quipement
d'utilisation partir
duquel un contrle
est ncessaire ;
sinon il fait
intervenir le
prestataire de
maintenance.
2. DEFINITIONS
Pendant la dure de vie ou de fonctionnement d'un bien durable, trois types
d'entretien sont prvoir :
L'entretien permanent est, en gnral, apport par l'utilisateur lui-mme qui veille
assurer un fonctionnement quotidien rgulier du matriel mis sa disposition. Il
se manifeste par les dispositions de vrifications effectuer quotidiennement.
L'entretien priodique est l'ensemble des contrles de fonctionnement effectuer
des dates prcises ou aprs un nombre d'heures de fonctionnement gnralement
fix par le fabricant. Les rparations sont l'ensemble des interventions effectues
sur les biens pour les remettre dans un tat de fonctionnement correct. Ils sont
effectus par des services extrieurs au CGA.
la vidange,
le graissage,
le gonflage des pneus,
la vrification des niveaux d'eau et d'huile.
La visite technique des vhicules est conduite sous la responsabilit du RAF. Le
carnet de bord du vhicule est examin rgulirement par le RAF car il fournit des
renseignements utiles sur la qualit d'utilisation du bien. Les informations qu'il
contient sont les suivantes :
Le RAF.
Lorsque les travaux sont effectus, Le DE vise une seconde fois pour constater la
bonne excution des travaux demands. Le rparateur doit joindre un des deux
exemplaires de BDT sa facture au moment de la livraison des travaux qui sera
constate par un bordereau de livraison du rparateur dment vis par Le DE.
2. OBJECTIF DE L'INVENTAIRE
L'inventaire a pour but le contrle physique des biens durables. Cette opration
permet de :
3. RESPONSABILITE DE L'INVENTAIRE
Les oprations d'inventaire sont effectues une fois par anne et sont places sous
la supervision du RAF. Les oprations matrielles sont excutes par une quipe
d'inventaire comprenant, outre le COMP, l'AD et ventuellement d'autres agents
dsigns par le RAF.
sont ensuite exploites avec les registres pour complter les informations qui ne
sont pas matrialises sur les biens.
vente
mise au rebut
- Transmet le dossier au
PDT
membres de la
commission de reforme
pour attester de la
rgularit du
dpouillement.
Rdige un PV de
dpouillement
Transmet le PV au
PDT.
A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou
archivage et conservation).
Le papier,
Les encres,
Stylos, blocs-notes,
Fournitures de rangements (classeur, chemises, etc.),
Les produits d'entretien et de nettoyage,
Les consommables informatiques.
RAF, un exemplaire garder dans le carnet et 1 ex pour le SA qui prend en charge les
fournitures livres. Il enregistre dans chaque fiche de stock les quantits reues et
range les articles dans les locaux de rangement rservs cet effet. Ces locaux de
rangement doivent tre ferms clef.
- Il constate la sortie de
fournitures dans le registre
des fournitures.
Remarque : Ce systme peut tre remplac par la tenue d'un cahier dans lequel
une colonne est prvue pour apposer les visas des demandeurs chaque sortie.
au renouvellement du stock,
l'inventaire de fin de priode.
Le RAF assure le contrle des stocks en procdant l'inventaire au moyen de la
fiche d'inventaire de stock. Un procs-verbal d'inventaire est dress chaque
contrle selon le planning des rapprovisionnements. Un exemplaire est
communiqu au DE.
LE CGA souscrit des polices d'assurances contre les risques suivants que peuvent
courir les biens :
vol,
Incendie,
responsabilit civile.
Le CGA peut utiliser les services d'un courtier d'assurances pour garantir le choix de
la meilleure couverture des biens et le suivi efficace des polices. Les originaux des
polices d'assurances sont conservs dans un coffre au bureau du DE. Des
exemplaires sont utiliss pour la tenue de la comptabilit. Le DE est responsable du
renouvellement dans les dlais des polices d'assurances des biens. A l'occasion des
renouvellements, une prospection est faite pour saisir des opportunits
susceptibles d'optimiser les cots des primes.
2.5- ANNEXES
1 Bon d'entre
2 Bon de sortie
6 Fiche d'inventaire
d'immobilisations
1. BON D'ENTREE
Bon d'entre N
DU
Le RAF LE DE
2. BON DE SORTIE
Bon de sortie N
DU
Le RAF Le bnficiaire
Visa du DE
Bordereau N
DU
Visa du DE
Visa du PDT
N DE FOLIO
N DE COMPTE
INTITULE DU COMPTE
Rf. Mouve
ments
Codif Da Descri Allotiss Val Com Four Affect da nat destin obser
icati te ption ement eur man nisse ation te ure ation vatio
on de ur ns
total reporter
total reporter
5. FICHE D'IMMOBILISATION
Fiche N
DU
N de compte
Codification
Description
Affectation
Fournisseur
Date de sortie
Motif
Dtail du cot
Cot total
Quantits
Cot unitaire
Le Comptable Le DE
N de folio
Date de l'inventaire
Nature du bien
Localisation
N de compte
total ( reporter)
S'assurer que les biens recenss sont proprit du CGA ou mis sa disposition
N de folio
N du vhicule
Nom du chauffeur
8. BON DE TRAVAIL
Bon N
DU
PRESTATAIRE
Adresse
Tel
Devis ou proforma du
Dlais de livraison
Rgime fiscal
N de folio
Date de l'inventaire
Nature du bien
Localisation
N de compte
Le RAF Le DE
Les quantits feront l'objet d'un double comptage pour rduire les risques
d'erreurs
N DE FOLIO
N DE COMPTE
INTITULE DU COMPTE
Dsignation du bien
Total du
folio
prcdent
Total
reporter
1 Procdures budgtaires
2 Systme comptable
1. PROCEDURES BUDGETAIRES
a. PRINCIPES BUDGETAIRES
DEFINITIONS
Le budget du CGA est la reprsentation chiffre de ses activits. Ces activits
incluent donc aussi bien :
Budget d'investissement
Budget d'exploitation
Ce budget prend en compte les charges courantes ainsi que les produits
attendus pendant l'exercice. Ce budget est un compte d'exploitation
prvisionnel prsentant les charges et les produits ainsi que le rsultat
d'exploitation de l'exercice.
Budget de trsorerie
PRINCIPES BUDGETAIRES
Les principes budgtaires suivants sont observs :
Les budgets annuels sont la traduction des activits projetes dans le cadre des
oprations raliser. L'efficacit du processus budgtaire dpendra donc de la
qualit de la programmation de ces activits dans le temps.
le PDT,
le DE,
le RAF,
les Experts (Comptable et Fiscal),
D'autres structures qui participent aux activits du CGA peuvent tre sollicites.
pouvoir tre termin une date permettant son examen et son adoption au
plus tard en dcembre par l'Assemble Gnrale (AG).
laisser aux Adhrents, des dlais suffisants pour se prononcer sur les projets
que le CGA leur prsente et qu'il faudra financer.
En tenant compte des contraintes de temps, le processus budgtaire doit avoir
commenc au plus tard le 1er septembre de chaque anne :
Les instructions prparatoires ont pour objectif d'aider les responsables mieux
prparer leur budget annuel.
Dans le cadre de ses attributions, le DE appuie les autres responsables du CGA dans
le processus de prparation budgtaire.
Une fois consolides, les propositions sont examines par le staff : PDT, DE,
EXPERTS, RAF.
Le processus dcrit aux paragraphes prcdents est illustr par le schma ci-
dessous.
a. EXECUTION DU BUDGET
Tout agent souhaitant faire engager une dpense doit au pralable s'assurer de la
disponibilit des crdits budgtaires correspondants. Cette information est
disponible auprs du DE ou dans les tats budgtaires
Les efforts pour tablir un budget prvisionnel seraient vains si l'on n'y
adjoignait le contrle assurant la fonction de comparaison des ralisations aux
prvisions.
Cette disposition rpond un souci de contrle interne efficace. Ds lors, tous les
engagements de dpenses doivent obligatoirement tre viss par le DE qui s'assure
de leur conformit au budget.
Les rvisions budgtaires sont normalement approuves par les mmes organes que
ceux qui ont approuv le budget, c'est--dire le Conseil d'Administration.
Les budgets rviss sont communiqus au personnel d'excution du budget dans les
mmes conditions que les budgets initiaux.
1.8- ANNEXES
1 Modles d'instructions
prparatoires
budgtaires
2 Modle de fiche
d'laboration
budgtaire
3 Modle de tableau de
consolidation
budgtaire
4 Modle de fiche de
rvision budgtaire
DATE : |_____|_____|_____|
J'ai l'honneur de vous fournir les informations ci-aprs pour vous permettre de
mieux prparer le budget de l'exercice ______________ pour les activits qui
relvent de votre comptence.
Ces informations :
A. RESPONSABILITE
B. DIRECTIVES
(Prciser ici les aspects sur lesquels l'accent devrait tre spcialement mis au cours
de l'exercice venir pour les activits mis en uvre par les structures d'excution).
Les activits non termines en fin d'exercice doivent tre reconduites. Les
nouvelles activits devraient tenir compte du programme pluriannuel convenu. Les
valorisations doivent inclure les taux prvisionnels d'inflation, ainsi que les
augmentations ou les diminutions pouvant concerner les activits.
<nom du PDT>
LE PRESIDENT DU CGA
EXERCICE :
PROJET
Centre de Responsabilit
ACTIVITE
FINANCEMENT
POSTE Budgtaire
TOTAL DEPENSE
DETAIL DE LA DEPENSE
TOTAL DE LA PROPOSITION
IMPREVUS %
Dpense
(par
nature)
Servic Activits Financeme post post post post post post Cumu
e excute nt e1 e2 e3 e4 e5 e6 l
s
des
activits
TOTAL CONSOLIDATION
EXERCICE :
PROJET
Centre de Responsabilit
ACTIVITE
FINANCEMENT
POSTE Budgtaire
Prvision initiale
Rvision
Crdits rviss
DETAIL DE LA REVISION
TOTAL DE LA REVISION
EXERCICE :
PROJET
SERVICE
ACTIVITE
FINANCEMENT
Le RAF LE DE
2. PROCEDURES COMPTABLES
a. - ORGANISATION COMPTABLE
La comptabilit du CGA est tenue selon les rgles du plan comptable OHADA : c'est
le rfrentiel comptable.
Pour assurer une information fiable sur ses activits, le CGA tient :
2. CONTINUITE DE L'EXPLOITATION
Ce principe repose sur le fait que l'entreprise est considre comme tant en
activit et devant continuer l'tre dans un futur raisonnablement prvisible. La
dfinition du plan d'amortissement des biens durables dcoule de l'application de
ce principe.
3. COUT HISTORIQUE
La comptabilit est tenue suivant le principe du cot ce qui signifie que les biens
sont pris en comptabilit leur date d'entre dans le patrimoine et leur cot
d'acquisition exprim en units montaires courantes. Les biens du CGA sont ainsi
comptabiliss leur cot historique d'acquisition qui est compos du prix d'achat
augment des frais accessoires d'achat.
4. PRUDENCE
Le principe de prudence doit conduire les responsables et gestionnaires
l'apprciation raisonnable des consquences prvisibles des vnements et des
oprations marquant la vie de la structure. Ce principe vise viter de transfrer
sur les exercices ultrieurs des risques ns durant un exercice donn et
susceptibles d'entraner des pertes futures (par exemple on provisionnera ds
l'anne en cours les dommages et intrts que le CGA pourrait tre amen payer
6. TRANSPARENCE
Le principe de transparence exige la prsentation d'une information loyale,
complte et claire des tats financiers du CGA. Il correspond l'application
correcte et permanente de l'ensemble des rgles et principes comptables noncs.
7. IMPORTANCE SIGNIFICATIVE
La prise en compte de ce principe conduit faire figurer dans les tats financiers
tous les lments susceptibles d'avoir une influence sur le patrimoine, la situation
financire et les rsultats du CGA. Ce principe vise donner aux destinataires des
tats financiers une information complte et suffisante leur permettant de porter
un jugement objectif et motiv sur la situation exacte du CGA.
toute information d'ordre comptable n'est saisie qu'en une seule fois partir
d'une seule et mme pice justificative ;
les imputations sont faites selon un systme multicritres (budgtaire,
engagements, comptes gnraux et auxiliaires, financier, analytique) ;
toutes les ditions sont possibles ds le traitement conscutif la validation
des saisies.
Chaque pice comptable est impute selon le dossier, le journal, les comptes
gnraux et auxiliaires ventuellement et les postes analytiques/budgtaires.
A l'issue des traitements, tous les tats sont imprimables (balances, grands livres,
journaux, tats analytiques et budgtaires, tats financiers formaliss). Les
comptes sont analyss et les soldes sont justifis par le RAF.
a. SUPPORTS COMPTABLES
Les pices justificatives constituent la preuve des oprations financires et donc
des enregistrements comptables qui en dcoulent. Elles servent tablir la vrit
des comptes lors des audits mais aussi dans les contentieux, les litiges et les procs
caractre commercial. Les enregistrements comptables indiquent dans les livres
comptables la nature et les rfrences des pices justificatives. La dure de
conservation recommande pour les pices justificatives ordinaires est de 10 ans.
Les pices justificatives accompagnent les livres comptables. On dnombre trois
catgories de pices justificatives : (i) les pices manant des tiers, (ii) les pices
internes et, (iii) les imprims comptables.
Les pices externes doivent rappeler, dans la plupart des situations, les rfrences
des transactions auxquelles elles se rapportent pour tre prises en considration
(contrat, commande, abonnement, etc...).
Les pices externes sont toujours des originaux et il en va de mme des justificatifs
qui peuvent les accompagner. Les photocopies (non lgalises) de pices
justificatives sont prohibes et peuvent tout au plus servir constituer des copies
de dossiers comptables.
Les pices justificatives internes sont revtues des visas prvus pour avoir force
probante ; elles comprennent, par exemple :
3. IMPRIMES COMPTABLES
Une liste des imprims ayant une utilisation comptable doit tre dresse en
mentionnant les rfrences de normalisation pour viter les confusions de
documents. Un exemple d'une liste de ce type est donn ci-aprs :
Le livre-journal,
Le grand-livre,
La balance gnrale des comptes,
Le livre d'inventaire,
Le livre de paie.
Le livre-journal, le livre d'inventaire et le livre de paie sont cots, paraphs par
l'autorit judiciaire comptente (Tribunal de commerce et Inspection du travail).
Ils sont tenus sans blancs (si manuels) ni altration d'aucune sorte. Les corrections
dans les livres comptables sont effectues par contre-passation ou en ngatif des
lments errons. Les livres comptables sont conservs pendant au moins dix (10)
ans.
Journaux de banques
Journaux de caisses
Journaux des achats
Journaux de paie
Journaux des oprations diverses
Il en est de mme du grand-livre des comptes gnraux de tiers dont la tenue peut
tre facilite par la tenue des comptes auxiliaires des :
Fournisseurs ordinaires
Fournisseurs d'investissements
Personnel
Bien qu'il ne soit pas lgalement obligatoire, le registre des immobilisations qui
concerne les biens durables (ou immobilisations corporelles) est tenu pour
permettre d'identifier et de localiser ces biens. Lors de la saisie comptable des
factures d'achat de biens durables, les comptes d'immobilisations sont
mouvements. Cette opration se traduit par la cration d'une fiche
d'immobilisation reprenant les renseignements suivants :
Numro du compte,
Numro d'identification de l'immobilisation,
Valeur,
Date d'acquisition,
Fournisseur,
Localisation,
Financement,
Poste budgtaire,
Taux d'amortissement.
PERSONNEL COMPTABLE
Dans l'organigramme prsent ci-dessus, le personnel affect aux tches
comptables du CGA se compose :
du RAF,
de l'AC.
Les tches gnrales de ce personnel sont dtailles dans le module susvis.
CODIFICATIONS COMPTABLES
Pour chacune des tables susvises, il est cr une codification comportant un code
de caractres alphanumriques et un libell associ. Ces listes sont mises jour au
fur et mesure des besoins de codifications.
Pour chaque activit confie au CGA, le RAF cre une codification analytique. Les
journaux comptables, les comptes gnraux et auxiliaires, et les correspondances
budgtaires sont mises jour si la nouvelle activit le justifie.
REGISTRES COMPTABLES
COMPTES GENERAUX
CODIFICATIONS AUXILIAIRES
F, pour Fournisseurs,
P, pour Personnel,
T, autres Tiers,
Chaque code auxiliaire peut reprendre la rfrence correspondant la catgorie de
tiers suivie de caractres numriques ou alphanumriques.
Chaque activit excuter est dcrite. Les activits sont codifies au moyen de
caractres alphanumriques.
Une correspondance est tablie entre les lignes budgtaires et les comptes par
nature. La liste de ces correspondances doit tre rgulirement tenue jour
a. SCHEMAS COMPTABLES
Imputation Compte
Dbit 2
Imputation Compte
Dbit 60 / 61 / 62 ou 63
NB : Les achats sont enregistrs TTC. Lors du rglement, les champs analytiques ne
sont pas actifs et ne doivent recevoir aucune imputation.
Trois exemplaires de ces tats sont transmis au RAF pour la comptabilisation des
salaires nets, de la retenue sociale et des retenues fiscales. En effet, les salaires
sont pays immdiatement alors que les charges sociales sont payes selon un
chancier fix par les caisses concernes.
La paie doit tre centralise. A cet effet, le RAF agrafe chaque exemplaire
conserv une fiche d'imputation comptable pour la comptabilisation (i) des salaires
nets, (ii) des retenues et des charges sociales et, (iii) des retenues fiscales. Le
schma comptable est le suivant :
Imputation Compte
423Personnel oppositions
Imputation Compte
Pour le paiement des salaires il est rappel que les salaires sont payables en
espces, par chque ou par virement bancaire. Les salaris pays en espces se
prsentent chez le SA pour encaisser leur paie. Pour le personnel pay par chque,
le SA remet chaque agent son chque de paiement aprs en avoir pris copie.
Pour le personnel pay par virement bancaire, le RAF tablit une lettre d'ordre de
virement signe par le DE et le RAF et adresse la banque qui tient le compte sur
lequel les sommes sont payes en indiquant le nom, le numro du compte, la
domiciliation, le montant percevoir de chaque agent. Un exemplaire de cette
lettre est class au Secrtariat du DE. Le RAF agrafe chaque exemplaire du bulletin
de salaire et une copie du chque ou de la lettre de virement correspondant avec
Imputation Compte
Imputation Compte
Imputation Compte
AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS
LES AMORTISSEMENTS
Imputation Compte
LES PROVISIONS
Imputation Compte
tiers)
Imputation Compte
Imputation Compte
OU
571xx(Caisse)
EDITIONS PERIODIQUES
Avec l'utilisation d'un systme informatique, les ditions des documents comptables
sont disponibles en temps rel ; c'est--dire que ces documents sont disponibles ds
la validation des critures. Ce qui permet d'obtenir des ditions selon la priodicit
souhaite (journalire, mensuelle, semestrielle ou annuelle). Ces ditions
comprennent :
les journaux,
le grand-livre des comptes gnraux,
le grand-livre des comptes auxiliaires,
la balance gnrale des comptes,
les balances auxiliaires
les tats analytiques et budgtaires.
ECRITURES DE REGULARISATION
Les critures d'inventaire sont saisies dans le journal des oprations diverses OD
(charges payer, charges comptabilises d'avance, diffrences de change,
immobilisations et amortissements).
Ces quatre (4) documents sont indissociables car ils se compltent les uns les
autres.