Elaboration D'un Manuel de Procédures de Gestion Des Comptes Des Ressources Humaines PDF

MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES DES RESSOURCES HUMAINES
MEMOIRE DE FIN D’ETUDES SOUS LE THEME
ELABORE PAR :
DARBANE SAFAE
ENCADRANT ENTREPRISE SOUS L’ENCADREMENT DE :

M.LAMETI M. EL ATTAR
MAI 2006
DARBANE SAFAE -1-

A ma chère famille qui a toujours été là pour me soutenir

A mes enseignants pour tout le savoir qu’ils m’ont transmis
A mes amies et amis avec qui j’ai vécu des moments
inoubliables à l’iscae
A mon grand ami soufiane qui a toujours su être à mes cotés
quand j’en avais besoin
DARBANE SAFAE -2-

REMERCIMENTS
Je tiens à remercier toutes les personnes qui m’ont aidé dans la

réalisation de mon mémoire notamment : M.LAMETI pour tout le
temps qu’il m’a consacré au sein de la COSUMAR, M.GACHOU
pour tous ses enseignements et à l’ensemble du personnel de la
COSUMAR pour sa grande générosité et sympathie.
Je tiens également à remercier M.ELATTAR pour son

encadrement et les précieux conseils qu’il m’a donnés.
DARBANE SAFAE -3-

AVANT PROPOS
J’ai eu l’occasion de passer mon stage de fin d’étude au sein de la

COSUMAR, au département ressources humaines.
La mission qui m’a été confiée par le DRH de la société consistait dans la
réalisation d’un manuel de procédures de gestion des comptes des ressources
humaines.
Au départ, Cette mission a suscité peut d’intérêt chez moi, dans la mesure
où je la voyais fastidieuse ennuyeuse et ne me serait d’aucun apport.
Mais au bout de 2 mois de travail acharné ….Mon appréciation de la

mission a complètement changée ! En effet, en me proposant ce thème on m’a
offert la possibilité de m’intéressait à un problème réel auquel était confronté
la société, de développer la solution et de connaître vers la fin, la satisfaction
que l’on ressent face à un travail achevé.
La cosumar a fait appel à moi en vue de réaliser un manuel de procédures

consacré à la gestion des comptes des ressources humaines pour différentes
raisons :
1- Les différentes procédures d’organisation comptables qui concerne

l’administration du personnel n’étaient pas formalisées sous forme écrite.
2- L’ensemble des procédures n’était maîtrisées que par une seule personne
dans l’entreprise : l’agent comptable.
3- L’entreprise a procédé à de nouvelles acquisitions .Ses nouvelles sociétés
vont devoir suivre les mêmes procédures que la société mère dans la
gestion des comptes des ressources humaines.
4- Avoir la possibilité d’avoir un document support pour pouvoir
diagnostiquer l’organisation existante et déterminer les responsabilités à
la charge de chacun.
5- La moyenne d’age élevée dans le service, une bonne partie du personnel
va bientôt partir en retraite, Le manuel serait un moyen de capitaliser leur
savoir faire.
DARBANE SAFAE -4-

La réalisation du manuel m’a pris 2 mois de travail acharné. Au bout

desquels j’ai réussi à élaborer un manuel de procédure d’un volume de 200
pages. Le manuel ne s’intéressait pas seulement à l’aspect comptable de la
gestion administrative des RH .A travers un ensemble de logigramme et de
schéma pratique j’ai réussi à décrire même les procédures administratives …
Ainsi, quand un évènement à traiter par le service survient je décris toutes

la procédure à déclencher : de la survenance de l’événement jusqu’ à son
traitement finale, en mettant l’accent sur l’ensemble des traitements
comptables qui l’accompagne.
Le déroulement des procédures est illustré par un logigramme qui permet

de mettre en avant de manière claire et précise l’enchaînement des différentes
actions à effectuer, par qui et à l’aide de quel support.Le manuel est enrichi
d’un ensemble d’exemples pratiques pour faciliter la compréhension.
Le manuel que j’ai élaboré constitue un travail intéressent pour la

COSUMAR , puisque d’une part : il représente un document de référence Pour
ceux qui ont déjà une certaine expérience et un outil pour donner des conseils
aux nouveaux recrus du département .
D’autre part, Il constitue un guide pour tout manipulateur des comptes

des ressources humaines, permettant ainsi d’assurer une permanence des
méthodes indépendamment des utilisateurs des comptes des ressources
humaines.
Par ailleurs, ce manuel représente un outil intéressent comme support de

travail pour les responsables RH des différentes entreprises que la société à
récemment acquis et qui ont à suivre la même procédure de gestion comptable
des comptes des ressources humaines.
Je considère que mon travail constitue un enrichissement considérable

dans la gestion comptable au sein du service administration des ressources
humaines puisque désormais c’est un outil de gestion incontournable qui
servira à plus d’un.
DARBANE SAFAE -5-

PLAN
REMERCIEMENTS…………………………………………………………….3
AVANT PROPOS …………………………………………………………….....4
INTRODUCTION…………………………………………………………….…8
• Présentation de la cosumar……………………………………………....9
• Problématique……………………………………………………………11
PREMIERE PARTIE : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES

DE GESTION DES COMPTES DES RESSOURCES HUMAINES
I. Nécessité d’un manuel de procédures de gestion des comptes

du personnel :
1-Qu’est ce qu’un manuel de procédures…………………………………13

2-Utilité d’un manuel de procédures ……………………………………..13
3-Cadre légal et normes comptables …………………………… ……….16
4-Intérêt d’un manuel de procédures de gestion des comptes du
personnel pour la COSUMAR …………………………………………………...18
II – Elaboration du manuel des procédures de gestion des

comptes des ressources humaines :
1) Planification et organisation de la mission………………………………....19

2) Contenu du manuel des procédures………………………………………...22
3) Les outils pratiques de mise en place………………………………………..23
4) Difficultés rencontrées lors de l’élaboration du manuel de procédures…… 25
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DEUXIEME PARTIE : LES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES

DES RESSOURCES HUMAINES
I- Analyse de la gestion des comptes des RH :
1- Les forces de la gestion des comptes des ressources humaines……………26

2- Analyse des faiblesses de la gestion des comptes des ressources humaines et
propositions d’amélioration………………………………………………...……26
II-Le manuel des procédures de gestion des comptes des ressources

humaines :
1) couvertures sociales……………………………………………………………38
2) Avances…………………………………………………………………………57
3) Prêts…………………………………………………………………………….75
CONCLUSION …………………………………………………………………86
TABLE DES MATIERES………………………………………………………87
ANNEXES……………………………………………………………………… 89
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INTRODUCTION
Les entreprises sont dans une quête constante de performance à travers

une organisation adaptée. En effet, en étant mieux organisé et mieux structuré, il
est plus aisé pour l’entreprise de s’adapter à toutes les situations qui se
présentent et réduire ainsi le temps nécessaire à toute prise de décision tout en
étant en mesure de maîtriser Ses flux et en particulier les coûts .
Parmi les différents domaines de gestion : La gestion administrative des

ressources humaines .En effet la GRH est devenue une préoccupation essentielle
des entreprises. L’élément humain est un important vecteur de développement.
Les différentes procédures dédiées à la GRH sont sujettes à une attention
particulière.
La formalisation écrite de ces dites procédures est devenue pour les

entreprises une préoccupation essentielle. En effet, formaliser les procédures
permet de fournir à tout intervenant interne ou externe, les éléments de base
nécessaires à la compréhension rapide du système mis en place, et notamment
sur: L’organisation générale de l’entreprise, Le plan des comptes adopté ;
L’exploitation des documents de base et la saisie des informations, Le traitement
de la comptabilité ...
C’est dans cet esprit qu’à travers ce mémoire j’ai essayé de mettre l’accent
sur l’importance du manuel de procédures au-delà de la simple contrainte légale,
pour en faire un outil de gestion incontournable.
Aussi, à travers ce mémoire j’ai retracé les principales étapes à travers

lesquelles je suis passé pour la réalisation d’ « un manuel de procédures pour la
gestion des comptes des ressources humaines » au bénéfice de la COSUMAR .
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• PRESENTATION DE LA COSUMAR :
a) Aperçu sur le secteur sucrier au MAROC

La production du sucre au Maroc remonte à une époque éloignée, le sucre était
encore considéré un produit rare et de luxe. Il existait une quinzaine de fabriques qui
avaient pour vocation la production de sucre en pain.
Cependant, cette activité a eu tendance à disparaître. L’une des principales causes

de ce changement provenait de la croissance et du développement d’industries
sucrières concurrentes dans différents pays européens, et plus particulièrement la
France et la Belgique. Le Maroc qui produisait et exportait le sucre, commençait à
l’importer.
A partir de 1929, l’industrie du sucre a progressivement réapparu, grâce

notamment à la réimplantation d’une industrie de raffinage, la « COSUMA »
COMPAGNIE SUCRIERE MAROCAINE, suivi en 1939 par l’ « OIM » OMNIUM
INDUSTRIEL DU MAGHREB, et en 1950 par la « CAAMSA » COMPAGNIA
AZUCARERA ALCOHOLERA MARROQUIA.
En 1963, l’Etat a mis en œuvre un plan sucrier visant le développement de

l’industrie sucrière. La « SUNAB », la première sucrière traitant de la betterave, fut
créée, suivie en 1975 de la « SUNACAS » la première sucrière traitant de la canne à
sucre.
Le Maroc compte actuellement plus de vingt unités sucrières, localisées pour la

plupart dans les principales régions de la production agricole : le Gharb, Tadla,
Doukkala, Loukkous et la Moulouya. Ces unités se répartissent en Sucreries, Sucreries
Raffineries et Raffineries.
¾ Les sucreries : Produisent le sucre brut à partir de la betterave et de la canne à

sucre.
¾ Les sucreries raffineries : Produisent le sucre blanc pour le commercialiser sous
forme de sucre granulé et de sucre en lingots.
¾ Les raffineries : Transforment le sucre brut, local ou importé, en sucre raffiné
destiné à la consommation et le commercialisent sous forme de sucre en pains,
en morceaux, en lingots et en sucre granulé.
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b) Aperçu sur la COSUMAR
• Historique de la cosumar
Fondée en avril 1929 sous le sigle COSUMAR (compagnie Sucrière Marocaine)

par la société Saint Louis de Marseille. Sa capacité de production quotidienne était de
100 tonnes de sucre.. Au premier janvier 1967, des accords passés entre l'Etat et la
COSUMA donnent naissance à COSUMAR (Compagnie Sucrière Marocaine et de
Raffinage). La participation de l'Etat marocain était de 51% du capital. En 1985,
l'ONA (Omnium Nord Africain) participe avec 55% du capital de la COSUMAR.
Le reste étant détenu par
• La SIN (Société National des Investissements) avec 30%.
• La CIMR ( Caisse Interprofessionnelle Marocaine de Retraite) avec 6.5%
• Les porteurs 5%.
En 1987, la participation de l'ONA devient de 66.5% du capital de la

COSUMAR. En 1993 Cosumar absorbe les sucreries des Doukkala (Zemamra et Sidi
Bennour), dont elle détenait déjà une part significative.En 2002 Passage en blanc de la
sucrerie de Sidi Bennour c’est à dire : Production de sucre granulé destiné à la
consommation directe .En 2003 la Cosumar a obtenu la Certification des sucreries
ISO 9001 V 2000 par l'organisme AFAQ .Aujourd’hui Cosumar a une capacité de
production de 700 000 tonnes de sucre raffinerie .
• Présentation du service administration des RH :
Le service administration du personnel est un service relevant de la direction des

ressources humaines .Le service gère tout l’aspect administratif de la GRH tel que : la
paie, octroie des prêts...
Le service comprend 4 secteurs :
• Le secteur couvertures sociales : qui s’intéresse aux couvertures sociales dont
bénéficie les salariés de la COSUMAR tel que : L’assurance maladie,
CNSS…
• Le secteur avances et prêts : qui s’intéresse aux différents types d’avances et prêts.
• Le secteur paie : La gestion de la paie des différents salariés de COSUMAR .
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• Le secteur comptabilité RH : Le secteur se charge du suivi des comptes comptables

relevant de l’Administration des ressources humaines, la passation
des écritures et le contrôle.
• LA PROBLEMATIQUE :
Le service Administration des ressources humaines gère un ensemble de

prestations : L’assurance maladie, les avances, les prêts …Chacune de ces prestations
implique le suivi de procédures strictes et distinctes par le personnel.
Au sein du service ARH, le secteur comptabilité s’occupe du suivi de la

comptabilité des prestations fournies par les autres secteurs.
Avant 2004 ,la gestion comptable présentait de nombreuses faiblesses : Les

comptes n’étaient pas analysés, des soldes importants cumulés sur des dizaines
d’années, des écritures n’étaient pas enregistrées, aucun suivi des comptes…Cette
situation a poussé les responsables à revoir entièrement la gestion du secteur
comptabilité .
Ainsi le secteur comptabilité a été entièrement revu : de nouveaux comptes
comptables ont été créés, les procédures comptables amélioré et mise à jour...
3 ans après, le bilan est positif :La comptabilité est mieux géré par rapport à ce
qu’elle été .Mais les nouvelles procédures comptables , le fonctionnement des
comptes, la passation des écritures …constituaient des aspects de la gestion
comptable que maîtrisait une seule personne dans l’entreprise :l’agent comptable .
En effet, l’agent comptable été le seul à avoir de bonnes connaissance des

procédures de gestion des comptes du service ARH.
Par ailleurs la moyenne d’age au sein du service est de 52 ans .Et de nombreux
employés prépare déjà leur retraite.
Aussi, le service ne disposait d’aucun document décrivant son organisation

comptable.
Ceci présentait un risque important qui menaçait de ruiner les efforts fournis
par la menace de voir les procédures comptables dépérir.
.
D’où la problématique qui se posait : Comment donc réussir à pérenniser les
procédures comptables et capitaliser ainsi le savoir faire acquis dans le secteur
comptabilité ?
PREMIERE PARTIE : IMPORTANCE D’UN MANUEL DE

PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES DU PERSONNEL
I) Nécessité d’un manuel de procédures de gestion des comptes du

personnel :
1-Qu’est ce qu’un manuel de procédures

« Le manuel de procédures est un outil de mise en œuvre et de maîtrise de la gestion. Il
permet de décrire de manière claire les différentes procédures : Les actions à réaliser, les
acteurs impliqués….Facilitant ainsi le contrôle des dysfonctionnements et leur résolution. Il
consiste dans la transcription écrite»
Avec les changements de plus en plus rapides que connaît l’environnement des
entreprises, les procédures ne peuvent être figées, elles évoluent constamment à fin de
s’adapter aux nouvelles réalités .Naturellement ces procédures n’existent pas toujours sous
forme écrite .Lorsqu’elles ne sont inscrites que dans les mémoires humaines, leur mise à
jour est plus difficile à assurer .Elles n’ont alors que la consistance d’habitudes routinière et
elles sont rapidement dégradables dans le temps.D’où l’intérêt du manuel de procédures.
2- Utilité d’un manuel d’organisation comptable
Le manuel de procédures est un document nécessaire pour l’entreprise .En effet

il constitue :
• La mémoire de l’organisation :
Les manuels de procédures servent à capitaliser les savoir-faire individuels et
collectifs .Ils en facilitent le stockage et la mise en ordre .Ils forment une véritable
mémoire de l’organisation.
• Un code de conduite:
Il définit des comportements, applicables pour tous, pour des circonstances
réelles précisés à l’avance.
• Une nécessité opérationnelle :

Ces nécessités peuvent être de diverse natures, dans un souci d’optimiser et de
rendre plus fluide la pratique de la gestion dans l’entreprise,à l’occasion de faits
majeurs à savoir :
9 Réorganisation de la structure
9 (RE) informatisation
9 Déconcentration des activités
9 Intégration de nouveaux métiers.
Ou bien dans une optique d’amélioration constante comme par exemple :
9 Evolution des règles de gestion

9 Evolution des outils informatiques
9 Un moyen de renforcement du contrôle interne :
• Le manuel de procédures doit tenir compte des principes du contrôle interne :
9 Une bonne organisation implique des responsabilités bien définies, des objectifs
déterminés, des procédures écrites,des moyens de contrôle efficaces et une
séparation des fonctions de décision, de détention des valeurs et des biens,
d’enregistrement de l’information et de contrôle .
9 Les procédures en place doivent prévoir les étapes successives de la circulation des
biens, des services, des hommes, des documents et informations.
9 Elles doivent permettre un autocontrôle, c’est-à-dire que le système de lui même,

signale toute anomalie .Les anomalies sont décelées par les divers
recoupements,par le contrôle réciproque des taches ou sont évites par la mise en
œuvre de moyens techniques appropriés .
9 Le contrôle interne doit permettre d’obtenir une information fiable, utile claire et
véritable.
• Un moyen de capitalisation pour l’entreprise :

Le manuel de procédures doit uniformiser et pérenniser les modes de
fonctionnement, ne pas perdre le savoir faire acquis avec le temps. Cette perte peut être
due à plusieurs raisons et notamment : départ en retraite, licenciement reconversion…
• Un moyen d’amélioration des performances :

Le manuel de procédures offre un cadre d’amélioration continu des méthodes de
travail, il permet l’optimisation en terme de coût et de temps, l’accélération de
l’information, l’intégration des taches et la fiabilisation de l’information.
• La diffusion du savoir :
Les procédures dressent la liste des actions ,qui,à la suite d’un événement donné
permettent d’aboutir au résultat escompté .Elles sont un moyen de divulguer sous forme de
documents accessibles à tous ,les méthodes préconisées dans l’entreprise et de faire
connaître les conséquences d’erreurs éventuelles .
La fonction première des manuels est de faire connaître les règles, les méthodes, les
séquences mises en revue .Leur principale utilité est celle du « mode d’emploi » .Chaque
agent pour une prise de connaissances instantanée des modalités de son service .Il peut
aussi y trouver des informations sur les actions effectuées par des équipes voisines ou par
les niveaux hiérarchiques.
3-Cadre légal et normes comptables :
• CADRE LEGAL:
Le manuel d’organisation comptable est rendu obligatoire par la loi N°9-88

relative aux obligations comptables des commerçants .En effet , le DAHIR n° 1-92-
138 du JOUMADA II 1413 portant promulgation de la loi n°9-88,relative aux
obligations comptables des commerçants , stipule dans son article 4 :
« Les personnes assujetties à la présente loi, dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à sept
million cinq mille dirhams (7500000 DHS) ,doivent établir un manuel qui a pour objet de décrire
l’organisation comptable de leur entreprise »
L’analyse de cette disposition de la loi comptable et du C.G.N.C permet de

dégager certaines observations :
• Personnes assujetties : « toute personne physique ou morale ayant la qualité

de commerçant au sens du code de commerce »
• Date d’entrée en vigueur : Toutes les personnes assujetties doivent disposer
d’un manuel d’organisation comptable à partir du 1/1/94
• Force légale de cette disposition : Le manuel d’organisation et de
procédures comptables est un document obligatoire,au même titre que les
autres supports et livres légaux requis des personnes assujetties
Cette obligation à été confirmée par l’article 19 du Dahir n°1-96-83 du 1er août
1996 portant promulgation de la loi n° 15-95 formant code de commerce qui stipule
« le commerçant tient une comptabilité conformément aux dispositions de la loi n°9-
88 relative aux obligations comptables des commerçants promulguées par le Dahir
n°1-92-138.
• Normes comptables :
Le code général de normalisation comptable dans son volume 1 chapitre III a

définit l’organisation comptable que toute entreprise devrait mettre en place .Ainsi la
comptabilité devrait être organisée de telle sorte qu’elle permette de :
Saisir, classer et enregistrer les données de base chiffrées

Etablir en temps opportun les états prévus ou requis Périodiquement, après
traitement, les états de synthèse
Contrôler l’exactitude des données et des procédures de traitements.
De plus, la comptabilité ainsi décrite pour être probante, devrait satisfaire aux
exigences de la régularité .Celle-ci est fondée sur le respect des principes et des
prescriptions du CGNC .
Par ailleurs,le CGNC a classé le manuel d’organisation comptable en tête des livres
et supports comptables marquant ainsi l’importance d’un tel document dans
l’organisation comptable à mettre en place pour toute entreprise .
Le CGNC précise que les entreprises devraient disposer d’un M.O.C décrivant les
procédures et l’organisation comptable lorsqu’il est nécessaire à la compréhension du
système de traitement et à la réalisation des contrôles.
Il en résulte que le CGNC après avoir défini les conditions auxquelles toute
organisation comptable devrait satisfaire afin que la comptabilité soit probante et
régulière, a obligé les entreprises à élaborer un M.O.C lorsque ce dernier est jugé
nécessaire à la compréhension du système et à la réalisation des contrôles. Cette
disposition risque de souffrir de plusieurs interprétations subjectives.
4-Intérêt d’un manuel de procédures de gestion des comptes du

personnel pour la COSUMAR
La gestion des ressources humaines revêt d’une grande importance pour toute
entreprise moderne. Tel est le cas de la cosumar dont le nombre des salariés
actuellement dépasse les 1200.
Différents processus sont rattachés à la gestion des ressources humaines : paie,

mutuelle, congé de naissance ….La gestion de l’ensemble de ces processus au sein de
la cosumar est assurée par le service administration du personnel qui s’occupe de la
gestion administrative du personnel ..
Les différents processus gérés par le service implique le déroulement d’un
certains nombre de procédures.
Jusque la l’ensemble de ces procédures de traitement bien que complexe n’étaient

rédigé nul part « aucun manuel de procédure » .
Il est devenu nécessaire de rédiger ces procédures dans un manuel et ceux pour
divers raisons :
De nombreux salariés travaillant au niveau du service administration du
Personnel approche de l’age de la retraite, le savoir faire acquis par ses
personnes risque d’être perdu.
La COSUMAR a procédé à de nouvelles acquisitions de sucreries,la gestion du

personnel travaillant au niveau de ces sucreries sera centralisée au sein de la
COSUMAR et plus précisément par le service administration du personnel ,ceci
implique d’une part que les autres sucreries devront connaître les procédures de la
COSUMAR pour pouvoir collaborer avec la société mère et d’autre part de gérer cette
importante transition que vit la société .
Le manuel de procédure permettra donc de confirmer les procédures actuelles,

d’étudier les possibilités de les changer pour les rendre plus adaptable par rapport à la
transition que vit la société et de servir de support pour la formation
II - ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES
1) Planification et organisation de la mission
La réalisation du manuel de procédures est passée à travers 6 étapes

principales :
a) Prise de connaissance générale de l’entreprise
Cette étape a été déterminante dans l’élaboration de mon travail. En effet la prise
de connaissance générale de l’entreprise m’a permis d'acquérir une vue sur
l'environnement où ma mission est intervenue.
Les informations que j’ai recueillies lors de cette étape concerne pour l'essentiel :
• L'activité de l'entreprise. Son statut juridique et son organisation générale.

• Description du système comptable et des éléments relatifs à l'établissement des
comptes annuels.
• Délimitation des orientations de la mission : Champs de la mission, parties
intervenantes.
J’ai réussi à recueillir ces informations grâce à des entretiens d'abord avec le
responsable du service ressources humaines (pour une vision globale) et ensuite avec
les différents niveaux hiérarchiques suivant le besoin croissant de détails
supplémentaires.
Simultanément au déroulement des entretiens, divers documents ayants trait

à l'organisation de l'entreprise m’ont été remis, les plus utiles à la réalisation de la
mission ont fait objet de recherches documentaires complémentaires et Approfondies.
Les diverses informations que j’ai réussi à recueillir m’ont permis d’avoir une
meilleure visibilité par rapport à la mission. Suite à cela j’ai pu établir le planning de
travail.
• Découpement du travail à réaliser en tranches distinctes.

• Evaluer approximativement la charge de travail pour chacune d'elle.
• Fixer les échéances de réalisation.
• Valider les informations qui constituent le constat périodique d’avancement par
le biais, notamment, de journaux de bord.
b) Diagnostic de la gestion des comptes et propositions d’amélioration :
Pour toute entreprise l’information est un élément de connaissance. Elle réduit

l’incertitude quelle que soit son origine. Elle est la source première d’une bonne
décision. Bien entendu, il ne suffit pas de cumuler les informations encore faut-il
savoir les traiter, les exploiter.
C’est dans cette logique que j’ai chercher dans un premier temps à diagnostiquer
l’organisation au sein du service ARH , dans le but de :
• Déceler d’éventuels écarts entre les fonctions décrites sur l’organigramme du

service ARH et celles effectivement existantes.
• Définir les besoins de l’entreprise en terme de traitements et de diffusion de
l’information comptable et financière.
En effet, pour que la fonction comptable puisse atteindre ses objectifs en

matière de traitement de l’information dans les temps requis, il est nécessaire de
s’assurer qu’elle est alimentée par les données et documents dont elle a besoin pour
accomplir ses taches.
Dans un deuxième temps j’ai procédé à la description des différents processus au

sein du service et notamment ceux en relation :
9 Réception et distribution des documents comptables

9 Vérification et classement des documents comptables
9 Vérification et contrôle des écritures comptables
9 Autorisation d’encaissement et de décaissement
L’objectif de l’analyse est de s’assurer que les différents principes comptables

sont bien respectés dans le cadre du système comptable adopté par l’entreprise,sinon,
identifier toutes les insuffisances et manquements à ces règles.
De manière plus concrète, il s’agit
• De s’assurer que l’entreprise applique les principes comptables découlant de la

loi comptable et du CGNS et notamment :
1- Les principes comptables fondamentaux : coût historique, prudence,
permanence des méthodes, clarté, continuité d’exploitation, spécialisation des
exercices
2- Les règles de comptabilisation : utilisation correcte des schémas d’écritures
comptables usuelles et des opérations spécifiques.
• S’assurer que les différentes écritures comptables sont affectées aux comptes
comptables appropriés.
A partir du diagnostic des procédures, j’ai pu dégager : Les faiblesses au niveau

de la gestion comptable (faiblesses tant sur le plan gestion qui pourrait avoir une
incidence sur les comptes que la comptabilisation même des différents opérations), les
risques liés aux faiblesses et enfin formuler des propositions d’amélioration.
Ce diagnostic a été soumis au responsable du département administration des RH

en vue de discuter notamment des différentes propositions d’améliorations et voir
celle qui seront retenue.
d) élaboration du manuel des procédures
Après avoir procéder à la collecte de l’ensemble des informations nécessaires

appelés à figurer au niveau du manuel, et les changement opérés au niveau des
différents procédures, j’ai entamé la phase de rédaction du manuel. Chaque partie
rédigée, faisait objet d’une validation avec le comptable en chef et le responsable du
service des couvertures sociales afin de s'assurer que les retranscriptions
Correspondent à la réalité et qu'elles ne peuvent être différemment interprétées. Les
documents ainsi validés ont été ensuite regroupés pour constituer le Corps complet
du manuel d’organisation comptable élaboré.
A la fin de la rédaction du manuel, celui ci a été soumis au responsable du

département pour validation générale et potentiellement apporter de nouveaux
enrichissement ou bien des corrections .
e) Diffusion du manuel
Le manuel élaboré, il est temps de le diffuser. Le manuel a été imprimer en 2

versions l’une remise au chef comptable et une autre au responsable du service du
département.
J’ai veillé à sensibiliser les deux sur l’importance du document et l’intérêt de le

mettre à jour dans le cas de toute modification.
A cet effet, j’ai veillé à leur remettre le manuel sous forme électronique
également sur CD, dans lequel j’ai enregistré le travail, afin d’opérer toutes
modification en cas de nécessité.
2) Contenu du manuel des procédures :
a)Les différents Processus liés à l’administration du personnel :
On peut distinguer différents processus traités par le service administration des

ressources humaines .J’ai veillé à décrire au niveau du manuel le déroulement de
chacun des processus à travers un schéma sous forme de logigramme qui déroule la
procédure à suivre : de la naissance de l’événement déclencheur jusqu’à son traitement
comptable, en précisant les fonctions des différents intervenant dans le processus et
les documents support.
b) Traitement comptable des différentes opérations liées au processus « administration du

personnel » :
A chaque processus est lié des traitements comptables correspondant aux

événements qui prennent naissance au courant du processus. Pour chacun des
différents processus j’ai associé un schéma qui décrit la procédure de traitement
comptable.
c) Schéma des écritures comptables
Chaque traitement comptable implique l’enregistrement d’une écriture dans des

comptes comptables : Débit et crédit. J’ai veillé à schématiser ses traitement
comptables à travers des schéma présentant les comptes sous formes de T .chaque
compte est caractérisé par un code et un intitulé .Les schémas sont accompagnés des
libellés des écritures et d’une explication décrivant l’objet de l’écriture .
d) mode opératoire
Le mode opératoire constitue le commentaire détaillé des logigrammes

précèdent. C’est une partie où je décris de manière beaucoup plus détaillée la
procédure, son déroulement, son déclenchement …….
e) Analyse des différents comptes
Les différents comptes comptables sont soumis à une analyse périodique par
l’agent comptable .Dans cette partie je décris comment se fait l’analyse , quels comptes
sont concernés ,les principales conclusions à tirer à partir des analyses , les anomalies
les plus fréquentes , leurs raisons potentiels et comment réagir en cas d’anomalie
observée .
f) Annexes
Les annexes sont constituées principalement des différents documents supports

nécessaires pour l’application des procédures .Chaque procédure a ses propres
annexes : exemplaires de documents,pièces comptables………….Ces annexes ont
pour but de renforcer l’objectif de harmonisation et la clarté visé part la description
même de ses procédures .
3) Les outils pratiques de mise en place :
a) La forme du document
Le manuel se compose de 3 parties principales : Les généralités introductives, les

fiches de procédures proprement dites, et enfin les annexes.
La première partie : comprend le plan, et l’introduction générale du manuel.

L’introduction rappelle les objectifs qui ont conduits à la mise en place de l’outil et elle
en explique la structure générale .Elle donne également des indications pratiques pour
la consultation et la recherche d’information à l’intérieur du manuel.
La deuxième partie : Plus volumineuse, en est le corps central. Elle regroupe toutes les
fiches de procédures classées. Pour chaque procédure, prise individuellement
correspond une structure logique de traitement : description schématique du
déroulement de la procédure : logigramme, schéma des écritures comptables, mode

opératoire de la procédure et analyse des comptes comptables.
La troisième partie : du manuel : fournit des documents annexes principalement les

différents documents administratif liés aux procédures .Les différentes annexes sont
présentés sous l’ordre de déroulement des différentes procédures.
b) Diffusion et promotion du manuel :
Après validation du manuel par la direction, une note de service a été établit En
vue de la diffusion du manuel précisant l’existence du manuel qui regroupe l’ensemble
des procédures tendant à régir les comptes des ressources humaines .Cette note a été
adressée aux principales personnes intervenants dans les différentes procédures.
c) Test de permanence
En vue de s’assurer de l’utilisation des procédures, j’ai informé les personnes

intervenant dans les différents services des procédures, en veillant à leur en expliquer
la finalité .Cette étape est essentiel puisqu’elle permet de voir si les individus applique
les procédures ;
Cela dit, l’entreprise doit par ses propres moyens auditer la gestion des comptes du
personnel.
d) Mise à jour du manuel
L’évolution des techniques et des contraintes du marché conduisent

certainement les entreprises à une amélioration constante de leurs méthodes de travail.
Le manuel permettra alors de servir de document de base pour procéder à des

analyses de processus et à des diagnostics en vue d’une amélioration .D’où la nécessité
de procéder à une mise à jour périodique.
Chaque nouvelle version doit être numérotée, en veillant à garder une trace des
anciennes versions en archives (contrainte légale) .Afin d’éviter un éclatement du
catalogue des procédures, toute modification d’un schéma ou mode doit
systématiquement correspondre à une ancienne version qu’elle remplace ou modifie.
4) Difficultés rencontrées lors de l’élaboration du manuel de procédures
Pendant l’élaboration de ma mission, j’ai été confrontée à de nombreux obstacles

que j’ai dû surmonter :
a) Collecte de l’information
L’ensemble des informations dont j’avais besoins, je devais les chercher auprès
de personnes travaillant au niveau des différents services, puisque il n’y avait encore
aucun document rédigé préalablement décrivant les différentes procédures .Bien que
dans leur majorité ont été très soutenant, il n’en est pas moins, que d’en aborder
d’autres était plus compliqué.
Les entretiens que j’avais en moyenne durait de 10 à 15 min, c’était le temps

qu’il voulait bien me consacrer dans la majorité des cas , un temps très peu suffisant
eu égard de mon besoin en informations .
Aussi, certaines personnes s’interrogeaient souvent sur la nécessité du manuel et

n’en voyait pas l’intérêt.
b) Difficultés liées à l’organisation et la rédaction
La deuxième difficulté que j’ai rencontrée concerne la rédaction du manuel .En

effet, une fois les données recueillies, il fallait choisir le meilleur moyen de les rédiger
en étant obligé de choisir un style de narration neutre et de décrire l’organisation de la
manière la plus neutre possible.
En effet , j’avais le soucis de reprendre dans le manuel de la manière la plus

fidèle qui soit la description des procédures , chose qui n’était pas facile suite aux
différentes contradiction auxquels j’avais bien souvent à faire .En effet ,on me donnait
des fois 2 versions complètement différentes ce qui m’amenait à trancher dans divers
situations .
DEUXIEME PARTIE : LES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES

DES RESSOURCES HUMAINES
I- Analyse de la gestion des comptes des ressources humaines :
1- Les forces de la gestion des comptes des ressources humaines :
La gestion des comptes de ressources humaines présente de nombreuses forces :
9 La comptabilité est tenue sur le logiciel ANAEL qui permet de procéder à des
analyses et au lettrage des comptes .Cette opération permet à l’agent comptable
de déceler éventuellement les erreurs potentielles.
9 Avant l’enregistrement de toutes écritures comptables, celle-ci est soumise à
des contrôles à divers niveaux.
9 Le plan comptable de la COSUMAR permet de distinguer différents comptes
spécifiques relatif à chaque processus particulier dans la gestion des ressources
humaines.
9 Au niveau du service administration RH , les taches comptables sont réparties
entre les secteurs .Ainsi , les divers agents responsables précisent les écritures à
passer , ces écritures sont contrôlées par l’agent comptable et enfin saisies après
validation par le caissier .
2- Analyse des faiblesses de la gestion des comptes des ressources humaines et

propositions d’amélioration :
PARTIE A : COUVERTURES SOCIALES
9 ACCIDENT DE TRAVAIL :
1) Contrôle des écritures comptables :
' Faiblesse :
Lorsque l’assurance envoie le cheque de règlement des indemnités accident de

travail .Celui ci parvient à la cosumar accompagné d’une lettre de cheque précisant
l’objet du chèque et le montant du règlement spécifique à chaque police d’assurance.
Le chèque est traité par le service des couvertures sociales. Le responsable note
sur un manifold les écritures comptables à passer en vue de l’encaissement du cheque,
sur un Manifold notamment : Le n° du compte dans lequel sera enregistré le cheque et
le montant à enregistrer. Ce manifold sera soumis à la vérification de l’agent
comptable pour contrôler l’exactitude des comptes utiliser pour l’écriture comptable et
l’exactitude des montants.
Lors de la présentation de ce manifold à l’agent comptable pour contrôle,

uniquement le cheque est présenté sans la lettre de chèque (précisant l’objet de celui-
ci).
1 Risque :
Incapacité pour l’agent comptable de contrôler correctement les écritures

comptables (notées sur le manifold) qui sont soumises à sa vérification par le service
couverture sociale. Possibilité de confusion de cheques et de montants.
Exemple : IL se peut que le cheque présenté au contrôle de l’agent comptable

corresponde à un autre remboursement que celui de l’A.T, un remboursement de
mutuelle par exemple . L’agent comptable ne pourra pas déceler cette confusion si on
lui soumet uniquement le cheque.
) Recommandation :
Pour valider les écritures comptables notées sur le Manifold (avant leur
enregistrement par le caissier) le responsable des couvertures sociales doit présenter à
l’agent comptable pour contrôle :
o Le manifold
o La lettre de cheque
o Le cheque
2) Libellés des écritures comptables :
' Faiblesse :
Lorsque les écritures comptables sont validées. Le caissier se charge de les saisir.
Le libellé saisi par le caissier, bien souvent ignore des mentions importantes tel que :
Mois relatif au règlement des indemnités par l’assurance.
1 Risque :
Difficultés d’analyse et de suivi du compte accident de travail.
• Sans la date, il est difficile d’assurer un suivi du compte A /T : exemple

connaître les mois qui n’ont pas encore été réglés par l’assurance (dans la
mesure où l’écriture enregistrée dans le compte ne précise pas le mois du
règlement).
• Le montant des indemnités accident de travail relatif à un mois est débité

automatiquement au niveau du compte IND /AT (Après intégration des
indemnités dans la paie du salarié). Le règlement de l’assurance est enregistré
au crédit du compte .Si la date n’est pas mentionné il n’est donc pas possible
de vérifier que le montant du remboursement est égal au montant des
indemnités A/T intégré par la société au courant d’un mois .Aussi, il est
difficile de procéder au lettrage du compte.
) Recommandation :
Le libellé doit être compréhensible et doit être rédigé de la sorte :
A/T 04/06 REMBT
1 2 3
1) Objet de l’écriture
2) Date du règlement
3) Opération : REMBT au cas où il s’agit d’un remboursement de l’assurance où
REGLM (Lorsque cosumar accorde l’indemnité).
3) Insuffisance du suivi extra comptable :
' Faiblesse :
Insuffisance au niveau du suivi extra comptable de l’A/T. Le service des

couvertures sociales en charge de l’A/T n’a pas un document de suivi des règlements
des indemnités A/T par l’assurance suffisamment fiable et mis à jour pour assurer un
bon suivi des remboursements et des règlements.
1 Risque :
Dans l’absence d’un suivi régulier des indemnités accident de travail : Règlement
assurance et avance versée par la COSUMAR. Il est difficile de déceler les cas de
retard dans le remboursement de l’assurance, ou bien les erreurs dans le règlement de
l’assurance.
) Recommandation :
Etablir un Tableau de suivi du compte Accident de travail qui doit être mis à jour
régulièrement.
Tableau de suivi du compte A/T
Indemnités intégrées Remboursement de Ecart

dans la paie l’assurance
Mois 00/00
4) Insuffisance dans la gestion et le suivi du compte A/T par les unités

DOUKKALA et ZEMAMRA :
' Faiblesse :
A partir de la consultation du compte A/T DOUKKALA et ZEMAMRA, j’ai pu

relever des défaillances dans la gestion de l’ A/T .A titre d’exemple , pour l’année 2005
l’assurance n’a versé aucune indemnité A/T bien que la COSUMAR a avancé à ses
salariés les indemnités A/T . Ces indemnités n’ont donc pas été remboursées !
Egalement, le compte n’est pas analysé .En atteste l’absence de lettrage du compte
A/T.
1 Risque :
Le risque majeur est : Les pertes supportées par la société, dans la mesure où les
indemnités qu’elles avancent ne sont pas remboursées.
Avec les années et dans l’absence de suivi et d’analyse régulier du compte A/T la
société risque de supporter des pertes de plus en plus importante.
) Recommandation :
Les sites DOUKKALA et ZEMAMRA doivent suivre la même procédure
appliquée par le site COSUMAR (voir mode opératoire A/T / manuel des procédures
de gestion des comptes des ressources humaines).
9 LA MUTUELLE :
1) Contrôle des écritures comptables :
' Faiblesse :
Lorsque l’assurance envoie le cheque de règlement des frais médicaux. Celui ci

parvient à la cosumar accompagné d’une lettre de cheque précisant l’objet du chèque
et le montant du règlement spécifique à chaque police d’assurance.
Le chèque est traité par le service des couvertures sociales. Le responsable note
sur un manifold les écritures comptables à passer en vue de l’encaissement du cheque.
Le Manifold sera soumis à la vérification de l’agent comptable pour

enregistrement .Lors de la présentation de ce manifold à l’agent comptable pour
contrôle, uniquement le cheque est présenté sans la lettre de chèque.
1 Risque :
Incapacité pour l’agent comptable de contrôler correctement les écritures

comptables (notées sur le manifold) qui sont soumises à sa vérification par le service
couvertures sociales. Possibilité de confusion de cheques et de montant.
Il se peut que le cheque présenter ne soit celui relatif aux remboursement de la

mutuelle.
) Recommandation :
Pour valider les écritures comptables notées sur le Manifold (avant leur
enregistrement par le caissier) le responsable des couvertures sociales doit présenter à
l’agent comptable pour contrôle :
o Le manifold
o La lettre de cheque
o Le cheque
o
2) Libellés des écritures comptables :
' Faiblesse :
Lorsque les écritures comptables sont validées. Le caissier se charge de les saisir.
Le libellé saisi par le caissier, bien souvent ignore des mentions importantes tel que :
Mois et la quinzaine relatif au règlement de la mutuelle ( 1ere ou 2eme quinzaine du
mois).
1 Risque :
Difficultés d’analyse et de suivi des comptes de la mutuelle
• Sans la date, il est difficile d’assurer un suivi des comptes de la mutuelle :

exemple connaître les mois qui n’ont pas encore été réglés par l’assurance
(dans la mesure où l’écriture enregistrée dans le compte ne précise pas le
mois du règlement).
• Le montant du règlement de l’assurance relatif à un mois est débité

automatiquement au niveau des comptes de la mutuelle. Le règlement de
l’assurance est enregistré au crédit du compte .Si la date n’est pas mentionné
il n’est donc pas possible de vérifier que le montant du remboursement est
égal au montant des indemnités versés par la société au courant d’un mois
.Aussi, il est donc difficile de procéder au lettrage du compte.
) Recommandation :
Le libellé doit être compréhensible et doit être rédigé de la sorte :
1 04/06 MUT REMBT

QZ
1) Quinzaine à laquelle est relatif le règlement (1ére ou deuxième).

2) Date relatif au règlement
3) Objet de l’écriture
4) Opération : REMBT de l’assurance.
3) Gestion des dossiers de la mutuelle :
' Faiblesse :
Les salariés déposent auprès du service des couvertures sociales leurs dossiers de
mutuelle. A la réception des dossiers aucun bon de réception n’est remis au salarié.
1 Risque :
En cas de réclamation du salarié d’un règlement. Il est difficile de conclure sur sa

réclamation et de déterminer si : Le dossier a été perdu ou bien si
Le salarié n’a pas déposé le dossier.
) Recommandation :
Lorsqu’un dossier de mutuelle est déposé par le salarié, le responsable couvertures
sociales doit lui remettre en contre partie un bon de réception.
Un bon est déjà disponible dans le dossier de la mutuelle, il suffit de le remplir puis le
détacher pour le remettre au salarié.
4) Les quittances de remboursement de la mutuelle :
' Faiblesse :
A la fin de chaque quinzaine des quittances de remboursement sont éditées par

le service informatique et sont distribuées au personnel par le service couvertures
sociales .Ces quittances permettent à l’intéressé de se faire rembourser ses frais
médicaux auprès de la caisse sous présentation du reçu.
Le service social remet à l’intéressé le reçu sans garder la moindre trace de la

remise de ce reçu.
1 Risque :
En cas de réclamation d’un salarié exigeant un reçu que le service social n’est pas
en moyen de fournir, il est difficile de trancher sur :
Si le salarié a eu le reçu puis la perdu
La perte du reçu s’est produite à l’intérieur du service.
) Recommandation :
Lorsqu’un salarié réceptionne un reçu celui ci doit signé sur un document le fait
qu’il a effectivement eu le reçu ou à défaut le responsable couvertures sociales doit
signaler sur un document le fait qu’il a donné à tel personne sa quittance de
remboursement.
PARTIE B: GRANDS MALADES
' Faiblesse :
Lorsqu’une personne est atteinte d’une grave maladie qui l’empêche de continuer
à exercer ses fonctions au sein de la COSUMAR, la personne est déclarée « Grand
malade ».
Elle ne perçoit plus de paie de la part de la cosumar, mais à travers la C.N.S.S et

l’assurance.
Lorsque la COSUMAR doit au salarié des avances ou des prêts. Les retenues
sont effectuées sur la rente perçue par le salarié.
Chaque trimestre l’assurance envois à la cosumar un chèque qui est traité par les
couvertures sociales. Le suivi des prêts et avances du GRANDS MALADES par la
cosumar est effectué de manière extra comptable. La gestion de leurs avances et prêts
n’est plus assurée par le logiciel AS400 (dans la mesure où le salarié ne perçoit pas de
paie)
Le suivi extra comptable est effectué au niveau de la cosumar par l’agent

comptable. Aucun autre suivi de la dette n’est effectué
1 Risque :
Le suivi qui est effectué des avances et prêts GRANDS MALADES est un suivi
comptable qui est fait de manière manuelle sur des supports en papier, ceci présente
un risque important d’erreur !Surtout que le suivi est effectué par une seule personne :
l’agent comptable. Il est donc difficile de détecter les cas d’erreurs et de failles
) Recommandation :
Le service des couvertures sociales et l’agent comptable doivent améliorer leur
collaboration en vue de gérer au mieux les comptes des avances et prêts des grands
malades :
• Le service des couvertures sociales doit avoir ses propres fiches de suivi des
grands malades qu’il doit tenir à jour .
• L’agent comptable doit remettre un rapport détaillé des cas d’anomalies relevés
dans les comptes : exemple remboursement en retard
PARTIE C: LES PRETS ET AVANCES
1) respect de la procédure :
' Faiblesse :
Lorsqu’un salarié souhaite bénéficier d’une avance, celui-ci doit remplir un

document à signer par différents supérieurs hiérarchiques et le remettre enfin au
responsable du service ARH .
Mais actuellement personne ne respecte cette procédure, le document n’est visé

par aucun supérieur .Le salarié le remet seulement au délégué syndicale qui se charge
de le donner au responsable du service ARH pour versement de l’avance.
1 Risque :
Ce manquement de respects de la procédure entraîne de nombreux problèmes
.Les avances sont versées de manière aléatoire, sans qu’il y est un besoin particulier et
urgent chez le salarié .Ceci entraîne également des conséquences sur la trésorerie de la
société .
) Recommandation :
Toute demande d’avance doit suivre la procédure de la société impérativement,
préalablement définie.
2) Le taux d’endettement :
' Faiblesse :
La cosumar donne à ses salariés la possibilité de percevoir différents types

d’avances. Des avances que le salarié rembourse par la suite en mensualités retenues
sur son salaire.
Le problème est qu’il Il n’y a pas de taux d’endettement fixe au dessus duquel le salarié
ne pourra pas avoir droit à l’avance.
1 Risque :
Sur endettement du personnel. Certains salariés ont des taux d’endettement
allant jusqu’à 160 %.
Ce sur endettement à des conséquences importantes sur la rentabilité des
individus.
) Recommandation :
La cosumar doit fixer un taux d’endettement au dessus du quel un salarié ne peut plus
bénéficier de l’avance.
III-Le manuel des procedures de gestion des comptes des ressources

humaines :
1) couvertures sociales
ADMINISTRATION DES RESSOURCES HUMAINES

Ref : S.P/A.T
PROCESSUS : RESSOURCES HUMAINES
D.R.H SOUS PROCESSUS : ACCIDENT TRAVAIL Date : 12/03/06
N°
RESPONSABLE DEROULEMENT DOCUMENTS
piece
SURVENANCE DE L’ACCIDENT
BON POUR 1ER SOIN:
Document qui autorise
CHEF DU SERVICE INFORMATION RESPONSABLE HYGIENE ET SECURITE 1.1 l’accidenté à aller à
DE L’ACCIDENTE DE LA SURVENANCE DE L’ACCIDENT DE TRAVAIL l’infirmerie pour recevoir les
premiers soins et consultation
de l’avis du medecin
MEDECIN DU TRAVAIL VISITE DU MÉDECIN DE COSUMAR POUR
CONSULTATION
LETTRE MEDECIN :lettre
REPRISE DU CONSULATION D’UN adressé au médecin de
TRAVAIL DE MEDECIN EXTERIEUR cosumar pour préciser l’état du
L’EMPLOYE POUR AVIS patient
VALIDATION DE
MEDECIN DU TRAVAIL
L’ACCIDENT DE TRAVAIL
NON
Oui
MEDECIN DU TRAVAIL INFORMATION RESPONSABLE HYGIENE ET SECURITE

DE L’ACCIDENT DE TRAVAIL
BON POUR SOIN : déclaration
RESP. HYGIÈNE
ET SECURITE RÉDACTION DE LA DÉCLARATION ACCIDENT TRAVAIL
1.2 de l’accident de travail
RESP. HYGIÈNE TRANSMISSION DE LA DÉCLARATION AU SERVICE

ET SECURITE COUVERTURES SOCIALES
COUVERTURE
SOCIALES PRISE EN CHARGE MEDICALE DE L’ACCIDENTE PAR 1.3 PRISE EN CHARGE
COSUMAR
I.T.T :Réception du certificat du

RÉCEPTION DU CERTIFICAT DU MÉDECIN QUI 1.4 médecin en 3 exemplaires .le
DÉTERMINE LE NBR DE JOURS DE CONVALESCENCE médecin détermine le nombre
de jours nécessaire pour le
rétablissement du patient .
ALERTER LE SUPÉRIEUR DE L’ACCIDENTÉ POUR
PROCÉDER AU POINTAGE
COUVERTURE SOCIALES
ÉTAT DEBOURS : document

interne qui enregistre
l’ensemble des salariés
ÉLABORATION D’ÉTAT DÉBOURS DU MOIS 1.5 victimes d’accident de travail
pendant le mois .
ENVOI DE L’ETAT DEBOURS A L’ASSURANCE
VÉRIFICATION DE LA CONCORDANCE ENTRE LA PAIE

ET L’ÉTAT DÉBOURS .
QUITTANCE :L’assurance envoie
1.6 une quittance remboursement
indemnité qui doit être validée par
RÉCEPTION QUITTANCE INDEMNITÉ ACCIDENT DE
TRAVAIL la cosumar pour confirmation .
DE L’ASSURANCE POUR SIGNATURE DE
CONFIRMATION
REEXPEDITION DE LA QUITTANCE
RECEPTION DU CHEQUE DE REMBOURSEMENT

Ref : S.P/A.T
D.R.H SOUS PROCESSUS : ACCIDENT TRAVAIL Date : 12/03/06
N°
piece
SURVENANCE DE L’ACCIDENT
BON POUR 1ER SOIN:
Document qui autorise
CHEF DU SERVICE INFORMATION RESPONSABLE HYGIENE ET SECURITE 1.1 l’accidenté à aller à
DE L’ACCIDENTE DE LA SURVENANCE DE L’ACCIDENT DE TRAVAIL l’infirmerie pour recevoir les
premiers soins et consultation
de l’avis du medecin
MEDECIN DU TRAVAIL VISITE DU MÉDECIN DE COSUMAR POUR
CONSULTATION
LETTRE MEDECIN :lettre
REPRISE DU CONSULATION D’UN adressé au médecin de
TRAVAIL DE MEDECIN EXTERIEUR cosumar pour préciser l’état du
L’EMPLOYE POUR AVIS patient
VALIDATION DE
MEDECIN DU TRAVAIL
L’ACCIDENT DE TRAVAIL
NON
Oui
MEDECIN DU TRAVAIL INFORMATION RESPONSABLE HYGIENE ET SECURITE

DE L’ACCIDENT DE TRAVAIL
BON POUR SOIN : déclaration
RESP. HYGIÈNE
ET SECURITE RÉDACTION DE LA DÉCLARATION ACCIDENT TRAVAIL
1.2 de l’accident de travail
RESP. HYGIÈNE TRANSMISSION DE LA DÉCLARATION AU SERVICE

ET SECURITE COUVERTURES SOCIALES
COUVERTURE
SOCIALES PRISE EN CHARGE MEDICALE DE L’ACCIDENTE PAR 1.3 PRISE EN CHARGE
COSUMAR
I.T.T :Réception du certificat du

RÉCEPTION DU CERTIFICAT DU MÉDECIN QUI 1.4 médecin en 3 exemplaires .le
DÉTERMINE LE NBR DE JOURS DE CONVALESCENCE médecin détermine le nombre
de jours nécessaire pour le
rétablissement du patient .
ALERTER LE SUPÉRIEUR DE L’ACCIDENTÉ POUR
PROCÉDER AU POINTAGE
COUVERTURE SOCIALES
ÉTAT DEBOURS : document

interne qui enregistre
l’ensemble des salariés
ÉLABORATION D’ÉTAT DÉBOURS DU MOIS 1.5 victimes d’accident de travail
pendant le mois .
ENVOI DE L’ETAT DEBOURS A L’ASSURANCE
VÉRIFICATION DE LA CONCORDANCE ENTRE LA PAIE

ET L’ÉTAT DÉBOURS .
QUITTANCE :L’assurance envoie
1.6 une quittance remboursement
indemnité qui doit être validée par
RÉCEPTION QUITTANCE INDEMNITÉ ACCIDENT DE
TRAVAIL la cosumar pour confirmation .
DE L’ASSURANCE POUR SIGNATURE DE
CONFIRMATION
REEXPEDITION DE LA QUITTANCE
RECEPTION DU CHEQUE DE REMBOURSEMENT

Ref : M.O/A.T
D.R.H MODE OPERATOIRE : ACCIDENT TRAVAIL Date : 12/03/06
(suite procédure administrative)
Un état débours est dressé par le service des couvertures sociales représentant le montant
des indemnités avancées sur la paie du salarié victime de l’A/T .
Cet état est adressé à l’assurance en vue du remboursement des indemnités accident de
travail avancées par la société .
A la fin de chaque mois ,le service des couvertures social doit procéder à la vérification
entre le montant indiqué dans l’état débours et celui intégré au niveau de la paie pour chaque
personne ( des erreurs de pointage peuvent se produire ) .
L’assurance envois à la COSUMAR les quittance de remboursement qui doivent être

validé par le responsable couvertures sociales .Ces quittances indiquent le montant des
indemnités qui doit être remboursé par l’assurance .
Après réception des quittances signées et validées par le responsable des couvertures
sociales , l’assurance rembourse la COSUMAR par chèque .
2 - TRAITEMENT COMPTABLE (SCH/A.T.C _SCH/A.T.D_SCH/A.T.Z) :
En compensation du nombre de jours non travaillés ,la cosumar verse une indemnité
Accident travail au salarié (ecr.1)
Cette indemnité est automatiquement intégrée par le système dans la paie .Cette
opération est déclenchée par le pointage .
Formule de calcule de l’indemnité avancé par COSUMAR :
IND A/T = [(salaire brut du mois précèdent ) [097]* nombre de jours

pointés AS) ]/36

Ref : M.O/A.T
D.R.H MODE OPERATOIRE : ACCIDENT TRAVAIL Date : 12/03/06
(SUITE traitement comptable )
Le chèque de remboursement de l’assurance est traité par le service des couvertures

sociales.
A la réception du cheque relatif au remboursement de l’assurance, le responsable note sur
un manifold l’écriture comptable à passer. Au manifold sera joint la lettre du cheque :
précisant l’objet du cheque et le cheque en question.
L’écriture est soumise à contrôle par l’agent comptable du service « administration des
ressources humaines» sur la base des documents qui lui sont remis par le service des
« couvertures sociales ».
Le cheque est par la suite transmis au caissier pour enregistrement. Celui ci passe les
écritures comptables nécessaires suivant les indications présentes dans le manifold (ecr.2).
Exemple :
M.X a été victime d’un accident de travail .

M.X perçoit un salaire mensuel brut de 9450 dhs par mois .
La durée arrêt de travail pour accident de x est de 80 jours .
La cosumar va avancée à Monsieur X un montant de : (9450 *80)/36 = 21000 dhs .ce
montant va être intégré au niveau de la paie mensuelle .
Ce montant doit être remboursé en totalité par l’assurance (ecr 2)
Page 13

Ref : T.C/A.D
D.R.H TRAITEMENT COMPTABLE : ALLOCATIONS DE DECES Date : 12/03/06
N°
piece
SURVENANCE DU DÉCÈS
ASSISTANTE
SOCIALE / DEMANDE DU VERSEMENT D’UNE AVANCE SUR LES
FAMILLE DU ALLOCATIONS DE DÉCÈS
DEFUNT
COUVERTURE
PRÉPARATION DU BON ROSE
S SOCIALES
COUVERTURE VERSEMENT DE L’AVANCE PAR CAISSE SOUS

S SOCIALES PRESENTATION DU BON ROSE
DÉBIT DU COMPTE
CRÉDIT DE LA CAISSE
444828
MANIFOLD
FIN DU MOIS
RETENUE DES ALLOCATIONS SALARIALE DE DECES

SERVICE PAIE
SUR LA PAIE DU SALARIÉ
CREDIT DU COMPTE
DEBIT DE LA CAISSE
444827
AUTOMATIQUE RETENUE PATRONALE DES ALLOCATIONS DE DECES
CRÉDIT DU COMPTE
DEBIT DE LA CAISSE
444828
COUVERTURES VERSEMENT DU MONTANT RESTANT DES ALLOCATIONS

SOCIALES DE DECES PAR BON ROSE
CAISSIER PASSATION DES ECRITURES PAR LA CAISSIER
Page 52
2) Les Avances
OUI

Ref : T.C/AVC.A.U
D.R.H TRAITEMENT COMPTABLE : AVANCE CONGE ARRÊT USINE Date : 12/03/06
N°
piece
JOURNEE DE LA PAIE
CREDIT DE CAISSE
SPECIAL
CAISSIER CRÉDIT DE LA CAISSE DE LA SOMME DES AVANCES A
VERSER PAR CRÉDIT DE CAISSE SPECIAL
PASSATION DES ECRITURES PAR LE CAISSIER ANAEL
FIN DE LA JOURNEE DE
PAIE
DÉBIT DE LA CAISSE DU MONTANT RESTANT DE

CAISSIER
L’AVANCE
MANIFOLD
PASSATION DES ECRITURES PAR LE CAISSIER
AU NIVEAU DU SERVICE
PAIE
RESPONSABLE
ANNULATION DE L’AVANCE POUR LES SALARIES
AVANCES ET
N’AYANT PAS BÉNÉFICIER DE L’AVANCE AS400
PRETS
FIN DU MOIS
ANAEL VIREMENT DU MONTANT DES AVANCES VERSÉES VERS

LE COMPTE 343120
ANAEL
RETENUE MENSUELLE EN VUE DU REMBOURSEMENT

AS400 DE L’AVANCE AS400
Page 106

Ref : M.O/AVC.F.R
MODE OPERATOIRE :AVANCE FÊTES RELIGIEUSES Date : 12/03/06
D.R.H
JOURNEE DE LA PAIE
RESPONSABLE
AVANCES ET
PRETS
CRÉDIT DE LA CAISSE DE LA SOMME DES AVANCES A BON DE CREDIT DE CAISSE
VERSER AU PERSONNEL SPECIAL
RESPONSABLE
AVANCES ET
PRETS
CAISSIER
FIN DE LA JOURNEE DE
PAIE
DÉBIT DE LA CAISSE DU MONTANT RESTANT DE

L’AVANCE
RESPONSABLE
AVANCES ET
PRETS
TRANSMISSION DU DEBIT DE CAISSE AU CAISSIER MANIFOLD

CAISSIER
RESPONSABLE
ANNULATION DE L’AVANCE POUR LES SALARIES
AVANCES ET AS400
N’AYANT PAS BÉNÉFICIER DE L’AVANCE
PRETS
FIN DU MOIS
VIREMENT DU MONTANT DES AVANCES VERSÉES VERS

ANAEL LE COMPTE 343128
RETENUE MENSUELLE EN VUE DU REMBOURSEMENT

AS400 DE L’AVANCE
Page 126

Ref : M.O/AVC.F.R
D.R.H MODE OPÉRATOIRE : AVANCE FETES RELIGIEUSES Date : 12/03/06
1- FICHE DESCRIPTIVE
AVANCES FETES RELIGIEUSES
Avances accordées à l’occasion de :

OCCASION AID AL ADHA / AL MAWLID / AID AL FITRE
TYPE collective
DATE VERSEMENT 10 à 8 jours avant la fête
MONTANT GLOBAL 1500 DHS / 500 DHS /500 DHS

RETENUE 300 DHS / mois
BENEFICIAIRE Personnel non cadres
2- PROCEDURE DE TRAITEMENT DE L’AVANCE (S.P/AVC.F.R)
A l’occasion de l’une des fêtes : AID AL ADHA / AID AL MAWLID / AID AL

FITRE , les salariés de la COSUMAR peuvent bénéficier d’une avance dont le montant varie
entre : « 1500 DHS : AID EL ADHA » , «500 DHS : AID AL MAWLID » et « 500 DHS :
AID AL FITRE ».
Les responsables de sections recueillent auprès du personnel, la liste des salariés ne

souhaitant pas bénéficier de l’avance ( 15 jours avant la date de versement de l’avance) . Cette liste
est pas la suite adressée au secteur avances qui la communique au service informatique .
Le service informatique imprime des reçus de paie , qui sont distribués au personnel par
les chefs de service .Les salariés désireux de bénéficier de l’avance peuvent la retirer au prés
de la caisse DRH ,sous présentation du reçu, qui sera gardé par le caissier DRH.
Les personnes ne désirant pas bénéficier de l’avance doivent garder le reçu comme
moyen de preuve , en cas de contestation .
Page 130

Ref :T.C/AVC.I.J.M
D.R.H TRAITEMENT COMPTABLE : AVANCE INDEMNITE JOURNALIERE DE MALADIE Date : 12/03/06
N°
piece
RESPONSAB
POINTAGE DU SALARIE : ABSCENT POUR MALADIE AS400
LE PAIE
DÉTERMINATION DU MONTANT DE L’INDEMNITÉ A

AS400 VERSER AU SALARIE
ANAEL DEBIT DU COMPTE 348817 ANAEL
FIN DU MOIS
AS400 INTEGRATION DANS LA PAIE DU SALARIÉ DES

AS400
INDEMNITES JOURNALIÈRE DE MALADIE
ANAEL CREDIT DU COMPTE 443211
A PARTIR DU 3 EME MOIS SUIVANT LE MOIS OU L’AVANCE I.J.M

A ETE VERSE
AS400
ANAEL RETENUE MENSUELLE EN VUE DU REMBOURSEMENT
DE L’AVANCE SUR LA PAIE
CREDIT DU COMPTE 348817
AS400
Page 145

Ref :M.O/AVC.I.J.M
D.R.H MODE OPERATOIRE : AVANCE INDEMNITES JOURNALIÈRES DE MALADIE Date : 12/03/06
1- FICHE DESCRIPTIVE
AVANCE INDEMNITES JOURNALIERES DE MALADIE

OCCASION Avance accordée à l’occasion d’un congé maladie
TYPE Individuelle
DATE VERSEMENT Versement de la paie
MONTANT GLOBAL Selon le nombre des jours du congé maladie
RETENUE Selon la catégorie
BENEFICIAIRE Ensemble du personnel
2- PROCEDURE DE TRAITEMENT DE L’AVANCE (S.P/AVC.I.J.M)
Les salariés de la COSUMAR peuvent bénéficier d’un congé maladie en cas de nécessité,
dont la durée varie selon la période de convalescence exigée par le médecin traitant du patient
Le salarié dépose auprès du responsable des couvertures sociales une copie du certificat
maladie .
Le responsable couvertures sociales doit vérifier en premier lieu la fréquence d’ absence

pour maladie du salarié .
Si le congé exigé est troisième sur une période d’une année , le dossier est soumis au
responsable en chef du département administration du personnel pour approbation .Celui-ci
peut notamment exigé une contre visite.
Le responsable des couvertures sociales remplit ensuite un document C.N.S.S en vue du

remboursement des indemnités journalière de maladie au salarié .Le document est établit en
3 exemplaire dont l’un est gardé par la COSUMAR .
Ce document permet au salarié de percevoir les indemnités I.J.M remboursées par la

C.N.S.S.
Page 149
3) Prêts

Ref : S.P/PR.A.V
D.R.H SOUS PROCESSUS: PRÊT ACHAT VEHICULE Date : 12/03/06
N°
RESPONSABLE DEROULEMENT DOCUMENT
pièce
SERVICE PAIE 5.1 DEMANDE DE PRET

DÉPÔT DES DEMANDES
SERVICE PAIE TRANSCRIPTION DES DEMANDES SOUS FORME DE TABLEAU A SOUMETTRE

TABLEAU A LA COMMISSION
SERVICE PAIE SOUMETTRE LE TABLEAU A LA COMMISSION ANNUELLE
COMMISSION
ANNUELLE DÉTERMINATION DES DOSSIERS A FINANCER
SERVICE PAIE PRÉPARATION DE LA DEMANDE DE PAIEMENT 5.2 DEMANDE DE PAIEMENT
SERVICE EMISSION DE CHEQUES AU NOM DES INTERESSES CHEQUE

TRESORERIE
Page 78

Ref : S.P/PR.A.V
D.R.H TRAITEMENT COMPTABLE: PRÊT ACHAT VOITURE Date : 12/03/06
N°
piece
ÉMISSION DE CHEQUE AU NOM DE

L’INTERESSE
CHEQUE
SAISIE DES INFORMATIONS RELATIVES AU PRÊT

RESPONSABLE
FIGURANT AU NIVEAU DE LA DEMANDE DE CHEQUE SUR ANAEL
BANQUE L’ANAEL
ENREGISTREMENT DU PRET AU NIVEAU DU

COMPTE 443218
RESPONSABLE SAISIE DES INFORMATIONS RELATIVES AU PRET

CREDIT DE CAISSE
PAIE FIGURANT AU NIVEAU DE LA SOUCHE JAUNE SUR
BON JAUNE
L’AS400
FIN DU MOIS
VIREMENT DU MONTANT DU PRET DU COMPTE

ANAEL TRANSIT VERS LE COMPTE 343124
RETENUE MENSUELLE AUTOMATIQUEMENT PAR LE

AS400 SYSTEME.
AS400
- ENREGISTREMENT DE LA RETENUE AU NIVEAU

DU COMPTE 343124
- RETENUE SUR LA PAIE
Page 79
CONCLUSION
Le manuel de procédure constitue un vecteur de modernisation des

entreprises qui permet de capitaliser, puis de partager des connaissances
objectives et interpersonnelles.
Mon stage au sein de la cosumar m’a offert la possibilité de concevoir

cet important outil de gestion, d’en saisir toute la complexité et aussi toutes
les richesses qu’il peut apporter.
Ma mission a été riche d’enseignements et m’a permise de concevoir

un manuel dont je suis particulièrement fière, vu tous les efforts qu’il m’a
fallu consentir pour sa réalisation, tous les obstacles à surmonter mais aussi
le rôle qu’il sera appelé à jouer.
Cela dit, la réalisation d’un manuel constitue une expérience

intéressante et particulièrement profitable .Je remercie tous ceux qui m’ont
aidé à la vivre pleinement.

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MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES DES RESSOURCES HUMAINES

MEMOIRE DE FIN D’ETUDES SOUS LE THEME

ENCADRANT ENTREPRISE SOUS L’ENCADREMENT DE :

DARBANE SAFAE -1-

A ma chère famille qui a toujours été là pour me soutenir

DARBANE SAFAE -2-

Je tiens à remercier toutes les personnes qui m’ont aidé dans la

Je tiens également à remercier M.ELATTAR pour son

DARBANE SAFAE -3-

J’ai eu l’occasion de passer mon stage de fin d’étude au sein de la

Mais au bout de 2 mois de travail acharné ….Mon appréciation de la

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1- Les différentes procédures d’organisation comptables qui concerne

DARBANE SAFAE -4-

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Le déroulement des procédures est illustré par un logigramme qui permet

Le manuel que j’ai élaboré constitue un travail intéressent pour la

D’autre part, Il constitue un guide pour tout manipulateur des comptes

Par ailleurs, ce manuel représente un outil intéressent comme support de

Je considère que mon travail constitue un enrichissement considérable

DARBANE SAFAE -5-

PREMIERE PARTIE : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES

I. Nécessité d’un manuel de procédures de gestion des comptes

1-Qu’est ce qu’un manuel de procédures…………………………………13

II – Elaboration du manuel des procédures de gestion des

1) Planification et organisation de la mission………………………………....19

DARBANE SAFAE -6-

DEUXIEME PARTIE : LES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES

I- Analyse de la gestion des comptes des RH :

1- Les forces de la gestion des comptes des ressources humaines……………26

II-Le manuel des procédures de gestion des comptes des ressources

DARBANE SAFAE -7-

Les entreprises sont dans une quête constante de performance à travers

Parmi les différents domaines de gestion : La gestion administrative des

La formalisation écrite de ces dites procédures est devenue pour les

Aussi, à travers ce mémoire j’ai retracé les principales étapes à travers

DARBANE SAFAE -8-

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Cependant, cette activité a eu tendance à disparaître. L’une des principales causes

A partir de 1929, l’industrie du sucre a progressivement réapparu, grâce

En 1963, l’Etat a mis en œuvre un plan sucrier visant le développement de

Le Maroc compte actuellement plus de vingt unités sucrières, localisées pour la

¾ Les sucreries : Produisent le sucre brut à partir de la betterave et de la canne à

DARBANE SAFAE -9-

b) Aperçu sur la COSUMAR

Fondée en avril 1929 sous le sigle COSUMAR (compagnie Sucrière Marocaine)

En 1987, la participation de l'ONA devient de 66.5% du capital de la

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PREMIERE PARTIE : IMPORTANCE D’UN MANUEL DE

I) Nécessité d’un manuel de procédures de gestion des comptes du

1-Qu’est ce qu’un manuel de procédures

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