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Petit djeuner

CJ2E
09 mars 2007

Animation

Le tableau de bord

Etienne Marx
Fairway Stratgie

Outil de pilotage
et de dcision
pour votre entreprise

Le tableau de bord
Visualisation de la situation

Outil de pilotage

et de dcision

(essence, km, clignotants,


temprature)

Par rapport aux objectifs.


Prendre des dcisions, anticiper
(essence, temps restant, retard)

Chaque entreprise est unique

pour VOTRE entreprise

(environnement, culture, objectifs,


aspirations, valeurs)
chaque entreprise ses

Indicateurs de Gestion

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Gnralits : dfinitions
 Objectif :
 Rsultat atteindre sur une priode dfinie
 Indicateur de gestion (IG) :
 Mesure du rsultat obtenu, un instant T. il
informe, alerte et permet danticiper
 Tableau de bord (TdB) :
 Recueil dindicateurs de gestion. Il doit tre
cohrent, simple et accessible
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Gnralits : situation actuelle des TdB




Fort

Problmes / attentes des dirigeants :





Grands
groupes

PME

Absence dindicateurs Eparpillement


des donnes
Manque doutils dalerte et de dcision
Mauvaise comprhension /
apprhension

Et ce dans tous les domaines de lentreprise

Faible

Fort
Niveau des indicateurs de
gestion dans lorganisation

TPE

Sensibilisation lapport
des indicateurs de gestion

Proce ssus
inte rne
23%
C lie nt/Q uali
t
/C omme rcial
16%

Faible

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Autre s(RH)
16%

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Finance s
/Budge ts
29%

Activit
16%

Le TdB pour les TPE : pourquoi ?


Le dirigeant est souvent accapar par les urgences => il a besoin :
 De prendre du recul, de la distance,
 Danalyser les difficults objectivement et froid,
 De choisir et de formaliser des objectifs, crer les conditions

pour les atteindre


 Positionnement plus actif, plus dynamique,
 Dans les entreprises performantes, on nest pas centr sur
des tches raliser, mais sur des rsultats atteindre,


Il nest pas de vent favorable pour celui qui ne sait o il va Snque,

 De mesurer le chemin accompli => mieux se motiver,


 Danticiper, de dcider, de se projeter dans lavenir,
 De se lancer des dfis quil mesurera lui-mme

Il ny a pas de progrs sans mesure

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Le TdB pour les TPE : 1re rflexion


Finances : CA, Marges, Charges (fixes, variables,
analytiques), Rsultats, Ratios

Vendre : Clients Marchs (fidlisation, conqute),


Satisfaction, Rseaux

Acheter - Produire : Fournisseurs, Rseaux, Qualit,


Image, Dlais, Cots
Ressources : Personnel, organisation, systme
dinformation, formation

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Le TdB pour les TPE : 1re rflexion

Satisfaction

 FAIRE PLAISIR ! (apporter de la satisfaction)


Aux Clients (directs, indirects) :
Qualit, dlais, ractivit, veille

Conqute, fidlisation,
prescription, notorit

Aux Fournisseurs / Partenaires :


Rglements, poids, relations,
implication rseaux

Prescription, notorit,
organisation

vous :
Ambiance-motivation, charge de travail, temps
libre, organisation, formation, communication

Satisfaction globale
= Performance

Le dveloppement dune TPE est mieux assur sil est quilibr, cest--dire sil
respecte toutes les dimensions de lentreprise : Personnel, Fournisseurs, Clients

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Le TdB pour les TPE : Mthodologie


Finances
Vendre
Produire
Ressources

 Listez les indicateurs suivre (difficults

et problmes)
- donnes quantitatives et qualitatives - :
 Suivant les 4 axes (cf. page 6) :

Satisfaction

Clients

Fournisseurs

Personnel

Finances,
Clients / marchs,
Fournisseurs / processus / partenaires,
Ressources.

 Hirarchisez les indicateurs en fonction :


 De leur importance relle
 De la fiabilit des informations amont
permettant de renseigner vos indicateurs
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Finances

Ressources

 Fixez des objectifs sur les indicateurs retenus


 Attention, les objectifs doivent tre mesurables et
ralistes

Satisfaction

 Choisissez un mode de reprsentation


 Attention, la forme doit apporter du sens au fond

Vendre
Produire

Clients
Tableaux et listes : rserver pour des analyses

Fournisseurs

Graphiques : volutions/tendances, poids relatifs

Personnel

Donnes : quand la dernire mesure importe

 Choisissez les comparaisons effectuer avec

les ralisations


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Aucune et/ou objectifs et/ou N-1

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Le TdB pour les TPE : Mthodologie


construire le fichier TdB (exemple Excel)
A partir des indicateurs et objectifs retenus, dfinir larchitecture de votre (vos)
fichier(s)
Attention : Ne pas foncer tte baisse. Rflchir lutilisation durant
lanne N, pour N+1


1 environnement Saisie ou import de donnes




Celui-ci doit comporter les IG retenus, le mode de


suivi (mensuel, cumul, situation) et lorigine des
donnes (compta, agenda)

1 environnement Analyses


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Suivi des charges dtailles par mois, permettant une


visualisation de lvolution, une ventilation par
nature
Suivi des affaires sous forme de base de donnes
pour tris et calculs automatiques

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Le TdB pour les TPE : Mthodologie


construire sa base autres feuilles
 Objectifs et Donne N-1
 Mme masque que Saisie de donnes
 Calculs
 Pour passer de linformation primaire au rsultat souhait
(ex : CA par MOIS partir du CA cumul)
 Synthse TdB
 Rsultat final (graphiques et donnes retenus)
 Actions
 Suivi des actions engages (date, nature, dlais,
responsable)
 Glossaire
 Dfinition de tous les items utiliss



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Pour sen souvenir


Pour savoir ce quil y a dedans lors de comparaisons avec
dautres

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Le TdB pour les TPE : Rsultat


partir de llaboration des IG, des objectifs, du
mode de reprsentation et de comparaison
Indicateurs de Gestion suivre (exemple)

N-1

Objectif

Reprsentation

N1

 CA

80 K

100 K

Graphique

 Marges

50%

60%

Graphique

Charges

75 K

80 K

Graphique

 Trsorerie

> 20 K

> 40 K

Graphique

Conqute : taux RdV / Nombre appels

11%

11,5%

Graphique

Conqute : taux Affaires / Nombre RdV

40%

50%

Graphique

Satisfaction (qualit)

75%

80%

Graphique

Poids en CA

>35%

<25%

Graphique

Nombre relances / rclamations

10

Donnes

Nombre runions rseaux

10

Donnes

Avance. dv. nouveau prod./serv.

C.d.Ch

M.e.Op

Graphique

Satisfaction

Attention

Bonne

Graphique

Formation commerciale, gestion

Non

Oui

Donnes

Temps libre (vacances)

15 jours

25 jours

Donnes

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Le TdB pour les TPE : Rsultat


une synthse TdB

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Le TdB pour les TPE : Mthodologie


une synthse TdB
CA OK + bonnes perspectives, car
taux rendez-vous et taux affaires
nouvelles bons. Cela est peut-tre
d la ralisation de la formation
commerciale ?

Attention :
Niveau de charges > objectif.
Encore un client > 25%.

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Le TdB pour les TPE : Mthodologie


une synthse TdB
Problmes :
Taux de marge : pourquoi ? La formation gestion
pourrait-elle apporter quelque chose ?
Rseaux : pas assez de runions.
Temps libre : surchauffe imminente !
Dveloppement produit/service : navance pas
assez vite => consquence sur le futur CA ?

Conclusion :
Lensemble des indicateurs a une
cohrence. Ils permettent de se
situer, danticiper et dcider.

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Le TdB pour les TPE : Rsultat


synthse TdB , autre exemple

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Le TdB pour les TPE : Rsultat


synthse TdB , autre exemple
Les charges sont > objectif
alors que la masse salariale
est < lobjectif !
-> Regarder de plus prs les
autres charges (+ aller voir
le tableau dtail des
charges).

Le salari D est en dessous


des autres. Pourquoi ?
-> A-t-il une clientle qui est
sur le produit X (dont la
formation na toujours pas
t faite !) ?
-> Faut-il demander A et F
dapporter leur savoir faire ?

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Le TdB pour les TPE : Rsultat


synthse TdB , autre exemple
Attention :
Le dveloppement du
produit/service na pas
avanc => consquence
ngative pour le futur CA ?
Il faut se reconcentrer sur
les marchs PMI et Publics.

Conclusion :
Lensemble des indicateurs a une
cohrence. Ils permettent de se
situer, danticiper et dcider.

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Le TdB pour les TPE : Piges viter


 TdB exclusivement financier :
 Pilotage oprationnel rduit
 Information tardive
 TdB puzzle : des minis TdB disperss
 TdB encyclopdique :
 20/30 pages (bien scinder la synthse des analyses)
 TdB usine gaz
 Pas rflchi sur feuille blanche
 Rajouts au fil du temps

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Conclusion : Faire ou faire-faire ?


 Si bonne vision des problmes de lentreprise et de ceux du Personnel
 Si esprit analytique et de synthse
 Si connaissances informatiques (Excel, macros, imports)
 Si temps consacrer :




Elaboration : indicateurs, objectifs : 1 jour (+ si salaris)


Construction : 2/3 jours plusieurs semaines
Utilisation : suivi : 0,5 jour / mois ; actions : variables

=> Allez-y !
Quelques ouvrages pour vous aider dans cette aventure :
Les ratios qui comptent

Jean Lochard

Editions dorganisation

Lessentiel du tableau de bord

Alain Fernandez

Editions dorganisation

Tableaux de bord et balanced scorecard

Carla Mendoza

Revue Fiduciaire

Joseph Rubin

Editions dorganisation

Analyse financire et reporting avec Excel


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Conclusion : Faire ou faire-faire ?


 Sinonchacun son mtierfaites faire.


Un spcialiste peut et doit vous conseiller :





Dans llaboration des indicateurs de gestion et des objectifs,


Dans la construction et la mise en place de loutil TdB.

De plus, il pourra vous accompagner dans l analyse des


rsultats et des actions mettre en place.

 Quelque soit votre choix, pensez toujours :




SIMPLICITE (10 indicateurs valent mieux que 50)

METHODE : laboration, construction, utilisation

EQUILIBRE ET PLAISIR

Il ny a pas de progrs sans mesure

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