Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
SOMMAIRE
Avant propos
Ddicaces
Remerciements
Sigles & Abrviations
Schmas & Tableaux
INTRODUCTION....................................................................................................................................1
CHAPITRE I : PRESENTATION DU CADRE DETUDE ET DE RECHERCHE........3
CONCLUSION.....................................................................................................................................71
0
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
INTRODUCTION
1
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
2
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
3
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
B- Revue de littrature
Il importe de faire observer quavant le point sur la littrature, il est
procd une recherche documentaire.
- La recherche documentaire
Il sagit de la recherche et de la manutention des documents en vue de leur
judicieuse exploitation. En effet, nos recherches ont pris en compte aussi bien les
ouvrages scientifiques publis par les mmoires, rapports et autres documents
4
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
1
Extrait de Le Contrle de Gestion en action Herv ARNAUD, Ali GARMILIS, Vronique VIGNON
Editions Liaisons 2001.
5
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
2
Anthony R. N., Planning and Control Systems : A Framework for Analysis, Graduate School of Businness
Administration, Harvard University, Boston, 1965.
3
Kermakhem A., (1970) La dynamique du contrle de gestion, politique et techniques de management, Bordas
Paris.
4
Anthony R. N., (1988) The Management Control Function Harvard Business School Press.
6
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
comparaison avec les donnes passes ou prvues peut, le cas chant, inciter les
dirigeants dclencher rapidement les mesures correctives appropries .
Mais quen est-il de la mise en place du contrle de gestion et de son
droulement effectif dans lunit de production ?
TIGO Adrien et ADECHIAN Adrien, dans Problmatique de la mise en
place dun systme de comptabilit analytique de gestion la CAME. Mmoire
DESS-Gestion 2003 se sont plus appesantis sur les concepts de base rgissant les
diffrentes mthodes de calcul de cot telles que la mthode de cots partiels, le
mthode des sections homognes et lActivity Based Costing mais ils nont pas
pu les appliquer la CAME par dfaut de statistiques. Non plus, ils nont pu au
terme de leurs travaux proposer un systme de calcul de cot appropri la
CAME. Toutefois, ont-ils le mrite de suggrer la mise en uvre de certaines
recommandations dont la cration dun service de CAGE et le recrutement dun
contrleur de gestion pour lanimer. Ici, il nest pas encore fait cas de la
quintessence du contrle de gestion et de sa mise en place.
De leur ct, Isabelle et Loc KERVILLER proposent quavant toute
choses le contrleur de gestion doit rassembler toutes les informations concernant
lentreprise et son secteur dactivit afin den faire une analyse approfondie. Dans
la dmarche, trois (3) tapes fondamentales sont franchir savoir :
ltude du secteur dactivit de lentreprise pour en dgager les grandes
tendances ;
lanalyse du systme de gestion afin den valuer les forces et faibles ainsi
que les opportunits et faiblesses et, les comparer avec les besoins de
lentreprise ;
la formulation de propositions sous forme dun plan dactions soit pour
crer purement et simplement le systme de contrle de gestion, soit pour
remdier aux faiblesses dtectes lors de ses analyses. Il aura soin
paralllement de prvoir un suivi et un contrle de lexcution de son plan.
La prsente tude sinscrit dans la mme logique.
7
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
Objectifs de la recherche
1) Objectif gnral
Dune manire gnrale, cette tude a pour objectif de contribuer au
repositionnement et lefficacit de lexercice de la fonction contrle de gestion
la CAME.
2) Objectifs spcifiques
De faon spcifique, cette tude vise :
- redfinir une nouvelle procdure budgtaire en vue dune meilleure
comprhension et fixation des rsultats atteindre ;
- garantir une meilleure circulation et valuation de linformation au sein
des diffrents entits de la structure ;
- laborer des outils du contrle de gestion divers niveaux de
responsabilit afin de faciliter laide la prise de dcision.
Hypothses de recherche
8
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
B- Mthodologie de recherche
Notre travail sinscrit dans un cadre recherche-action. En tant que tel, il
sinspire surtout de la dmarche prconise par Isabelle et Loc KERVILLER5.
Il a eu recours aux sources dinformation primaires relatives au thme
retenu telles que les mmoires, les livres de gestion, articles et revues de gestion
comme aux sources secondaires qui se rsument en un guide dentretien labor
lattention des responsables de la CAME. Lusage du manuel de procdures en
pleine rvision et les diffrentes notes prises par la Direction pour renforcer le
contrle interne nest pas occult.
Pour lessentiel, cette tude est ralise sur une dure de trois (3) mois de
stage la CAME tous les jours ouvrables de 8 heures 16 heures afin dintgrer
au mieux le systme analyser et den dfinir les causes des ventuels
dysfonctionnements qui pourraient entraver sa prennit.
Les entretiens sont raliss un temps creux de la convenance du
responsable choisi. Les informations recueillies sont croises avec les
dispositions du manuel de procdures. Les rapports daudit labors par les
commissaires aux comptes sont aussi consults.
A- Historique de la CAME
5
Confre Revue de littrature
9
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
Pour palier ces dconvenues, lEtat bninois aprs avoir souscrit en 1978
la Dclaration dAlma-Ata, sinspire de lInitiative de Bamako (1987) pour
dcider de redfinir une nouvelle politique de dveloppement du secteur
sanitaire. Pour y parvenir, diverses stratgies taient envisages :
10
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
6
Extrait de Evaluation de la performance financire dune entreprise par la mthode EVA:
Application la CAME Cosme HOUEGBAN & Modeste DANSOU
11
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
B- Missions de la CAME
12
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
13
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
1- La Direction
Le Directeur de la CAME est recrut par le COGES. Assist dun adjoint,
il exerce tous les pouvoirs de direction et de gestion de la CAME. A ce titre, il a
entre autres pour attributions :
- dordonnancer le budget et de veiller son excution tant en dpenses quen
recettes ;
- dassurer la gestion matrielle et financire du patrimoine de la CAME ;
- dassurer le bon fonctionnement de lensemble des procdures de gestion ;
- dtablir et de faire apprcier les documents de gestion ;
- de dfinir lorganigramme et les tches assignes chaque cadre, employ et
ouvrier de la CAME ;
- de veiller au bon fonctionnement de tous les services de la structure.
2- le Contrleur de Gestion
Il est cens assister la direction dans les prises de dcision et veiller au
respect des principes rgissant lapplication des procdures en vigueur. Ses tches
se rsument comme suit :
- conseil la direction dans les grandes orientations en matire de politique de
gestion de la CAME ;
- assistance au Chef Dpartement Comptable et Financier pour llaboration des
tats prvisionnels ;
- contrle de lexcution du budget ;
- conception des outils de gestion indispensables aux divers responsables dans
lexcution de leurs tches ;
14
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
3- Le Secrtariat
Le secrtariat est charg de :
- la gestion des correspondances, du suivi, de lenregistrement et du classement
des courriers;
- la gestion du tlphone et du fax ;
- lorganisation des runions et la gestion des rendez-vous de la direction ;
- laccueil des visiteurs ;
- le traitement administratif des commandes.
15
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
16
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
8- Les magasins
La CAME dispose de deux (2) magasins : le premier pour le stockage des
mdicaments essentiels et le second pour le stockage des consommables
mdicaux et soluts massifs. Les magasiniers ont pour fonction :
- la garde matrielle des produits stocks ;
- la livraison des produits aux clients ;
- la tenue des fiches de stocks ;
- lacheminement du bordereau acquitt la Comptabilit pour
enregistrement ;
- la prparation des inventaires.
17
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
Assemble Gnrale
Comit de Gestion
Comit de revue
Directeur
Contrleur de Gestion
Directeur Adjoint
18
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
A- La procdure budgtaire
Le budget tant un tat synthtique des produits, charges et investissements
prvisionnels relatifs un exercice venir, la procdure budgtaire quant elle,
est le cheminement suivi par une entit conomique dans llaboration de ce
document. Llaboration des tats prvisionnels de lexercice N la CAME
intervient au cours du dernier trimestre de lexercice N-1 aprs que le
Dpartement Comptable et Financier ait enregistr toutes les oprations
comptables et financires relatives aux neuf (9) premiers mois de lexercice en
cours. Quatre phases essentielles sont observes :
19
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
20
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
DIRECTION
COGES
Forces et faiblesses
Points forts
Lexistence dj dune procdure budgtaire, dinstances damendement et
dadoption, de mcanisme dvaluation du taux dexcution dun poste
budgtaire donn sont autant dlments qui constituent une force pour la
CAME ; des prdispositions qui relvent du fait que la structure nentend faire du
surplace encore moins du pilotage vue. Cependant, des incohrences et lacunes
graves affectent les procdures sus numres.
21
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
Points faibles
- Llaboration du budget ne procde pas par centre de responsabilit : les
fiches adresses la direction dans ce cadre ne relvent que les besoins
de fonctionnement des diffrents services. Le fait par exemple que les
magasiniers ne soient pas impliqus dans la dtermination du chiffre
daffaires prvisionnel compromet de loin une bonne estimation du
rsultat atteindre.
- La navette budgtaire na lieu quentre la direction et le Dpartement
Comptable et Financier. Cette restriction du champ dlaboration a un
caractre exclusif donc peu motivant et empche le contrleur de
gestion de situer les responsabilits en cas dcart.
- Il nexiste pas de statistiques sur le taux dcoulement des produits pas
plus quil nest possible dvaluer les besoins prvisionnels des
diffrentes zones sanitaires. Ce fait pose deux (2) problmes
fondamentaux : celui de bien estimer le chiffre daffaires prvisionnel et
le celui de bien valuer le cot des diffrentes dotations de lanne.
22
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
- Lachat direct
Cest un achat qui seffectue par ngociation directe avec un fournisseur.
Dans ce cadre, les prix de revient C&F sont compars une rfrence
internationale bien tablie. La CAME utilise ce mode dapprovisionnement pour
des achats infrieurs 20 000 000 (vingt millions) de francs CFA pour faire face
des imprvus tels que : les situations durgence, les ruptures de stocks, les
pidmies et les produits de monopole.
Pour ce qui est du mode opratoire de cette nature de commande, il
convient de signaler que cest le Chef magasinier qui notifie la direction la
ncessit au coup par coup. Celle-ci son tour affecte le courrier la Division
Approvisionnement et Assurance de Qualit qui labore le bon de commande
aprs constat de leffectivit de la rupture survenue ou de celle imminente.
- La consultation restreinte
Cest un mode dachat couramment utilis par la CAME en raison de sa
connaissance du march international des mdicaments. Ce mode suppose une
prslection des fournisseurs par voie dappel doffres international ouvert. Elle
est indiqu pour un montant compris entre 20 000 000 F CFA et 300 000 000 F
CFA. Le mode opratoire obit aux mmes rgles que celles rgissant lachat
direct la diffrence que la commande est notifie au moins disant et respectant
le rapport Qualit/Prix.
23
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
2- Dcaissement
Les rglements de factures relatives lachat de produits pharmaceutiques
se font par chque ou par ordre de virement selon que le fournisseur soit local ou
tranger et ce, conformment aux clauses dfinies dans le bon de commande.
Souvent pour les appels doffres, il est procd une avance sous caution de 30%
du march sous caution bancaire et un rglement de 70% aprs livraison selon
une priodicit dfinie dun commun accord.
Toute pice de rglement soumise la signature de la direction doit porter
les visa du Chef DCF, du Contrleur de gestion et comporter obligatoirement :
- la facture en cours de rglement ;
- le PV de rception ;
- le bon de commande.
24
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
Forces et Faiblesses
25
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
26
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
ARRIVEE DU CLIENT
Rception
Caisse Magasins
DEPART DU CLIENT
Forces et Faiblesses
Points forts
Les points forts qui caractrisent le cycle de vente sont les suivants :
- Lexistence de mesures dautocontrle Rception-Facturation,
Facturation-Caisse, Facturation-Magasins, Facturation-Comptabilit et
Magasins-Comptabilit. Cette disposition est essentielle puisque
rassurant du respect de deux (2) critres du CAVECOD savoir
lintgralit et lexactitude.
- La division adquate du travail donc la sparation effective des
pouvoirs ;
- Lexistence doutils modernes de gestion de stocks (Logiciel et
matriels informatiques adquats) un pralable une gestion efficace et
si possible efficiente des stocks.
27
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
Points faibles
- Leffectif du personnel des magasins est insuffisant. Par consquent, le
temps moyen de livraison client est plus lev la CAME que chez les
autres grossistes de la place ;
- Des 600 items distribus par la CAME, rares sont ceux dont les stocks
thoriques indiqus par le logiciel correspondent au stock physique
existant au magasin. Bien souvent, des produits en rupture au niveau du
logiciel restent en quantit au magasin ou vice-versa. Dans lun des cas,
on enregistre des manques gagner voire des premptions. Dans lautre
cas, une plthore davoirs inondent la Comptabilit. De mme, toute
bonne moralit mise part, on peut sans risque de se tromper dclarer
que les inventaires semestriels sont drouls sur une base errone (ces
inventaires tant faits partir des fiches de stocks tenues manuellement
et non partir des extraits de la GESCOM).
Quant la procdure dencaissement, elle ne souffre pas de dfaillance majeure.
D- Cycle dinvestissement
Au regard des attentes exprimes par les diffrents services et apprcies
par le COGES travers le budget prvisionnel, la direction initie des
consultations restreintes pour lacquisition des biens indiqus. Cette disposition
est valable pour les grands travaux et acquisitions entrant dans le cadre du
dveloppement de la CAME.
Par contre, les investissements caractre personnel prvus pour faciliter
le fonctionnement des services ncessite une demande dachat de la part du
service concern. Cette demande recevra laval du Chef DCF, du Chef DARH et
de la direction avant dtre excutoire. Bien souvent, la ralisation est confie au
prestataire usuellement consulte.
28
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
Un bien nest acquis que parce quil a t budgtis. Toutefois, pour des
cas de force majeure, un investissement non prvu peut tre ralis et ce, sur
autorisation du prsident du COGES. Dans tous les cas, un procs verbal
constatant la rception de limmobilisation est tabli pour servir dans
lenregistrement du bien dans le logiciel appropri. Tout bien acquis est cod et
tiquet.
Forces et faiblesses
Ce cycle tel quil se droule la CAME ne rvle pas de faiblesses
notoires. Cependant, le fait que certaines acquisitions ne relvent que de
fournisseurs privilgis expose la structure un risque de surfacturation.
Elles constituent la premire des ressources sur laquelle une entreprise doit
compter. Les ressources humaines la CAME se rpartissent comme suit durant
les trois (3) dernires annes travers leurs revenus. Le rsultat dgag par
lquipe et le taux de satisfaction des commandes clients y sont galement
consigns.
Le tableau ci-aprs prsente la rpartition du personnel travers le revenu
et le rsultat de 2002 2004.
29
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
De ce tableau, il est ais de remarquer que durant les trois (3) annes sur
lesquelles ont port notre tude, la CAME a connu une progression de son
effectif donc une augmentation de la masse salariale ; un accroissement de son
chiffre daffaires do une amlioration du rsultat net mais il se trouve que le
taux de satisfaction des commandes clients est rest stagnant.
Le dpartement ayant charge la gestion des ressources humaines est le
DARH. Il a entre autres missions :
- la gestion des carrires des agents par la constitution de dossiers
personnels constatant le parcours professionnel et disciplinaire de
lagent concern ;
- la paie des salaires ;
- le suivi des formalits denlvement des produits pharmaceutiques ;
- la gestion administrative du personnel
Forces et faiblesses
Points forts
30
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
31
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
Rsultat net
Rentabilit financire =
Capitaux propres
32
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
Forces et faiblesses
Point fort
La CAME dispose dune large autonomie financire qui porte sa capacit
de couverture du BFR une moyenne de 114, 80% sur les trois annes dtude.
Points faibles
- La CAME ne tire aucun avantage rpartir ses fonds dans toutes les
banques de la place. Elle nest en ralit oprationnelle que sur cinq (5)
banques des huit (8) auprs desquelles elle a ouvert un compte courant.
33
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
Actifs fixes
Ratio dimportance des capitaux fixes =
Total Actif
Rsultat net
Rentabilit conomique nette =
Actifs fixes
Tableau n 4 : Calcul du ratio dimportance des capitaux et de la rentabilit conomique nette
34
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
Forces et faiblesses
Dans lensemble, les ressources matrielles et notamment les immeubles,
les matriels et mobiliers de bureau sont exploits pleine capacit. Lexigut
priodique observe dans les magasins suite aux livraisons relatives aux appels
doffres interpelle les responsables.
Outre les vhicules de fonction dont lusage relve du pouvoir
discrtionnaire du bnficiaire, la gestion des vhicules de service manquent en
partie de rigueur
D- Les stocks
Il constituent lensemble des produits pharmaceutiques (mdicaments et
consommables), des fournitures et produits stockables ainsi que les stocks de
tickets valeur. Sil est vrai quen gestion, les ressources humaines sont les plus
fondamentales, il nen demeure pas moins vrai qu la CAME les stocks et
notamment les stocks de produits pharmaceutiques occupent une place
prpondrante. Au 31 dcembre 2004, ils reprsentent 53,18% du Total Actif et
cest juste titre que cette sous rubrique sy consacre essentiellement.
En effet, la CAME dessert 90% des zones rurales du Bnin et 60% des
zones urbaines. Elle dispense environ 600 items pharmaceutiques correspondant
aux affections courantes des populations ; importe en terme de volume 70% du
besoin pharmaceutique national et entant que tel, les autorits ont suffisamment
du mal grer ce large ventail de produits. Il se trouve l un vritable problme
de gestion de stocks deux volets savoir : approvisionner suffisamment afin de
contrer la rupture de stocks et en mme temps viter les premptions.
35
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
Forces et faiblesses
Les forces et faiblesses relatives la gestion des stocks la CAME
drivent de celles releves des procdures et cycles ci-dessus.
En effet, les points forts imputables cette gestion rsident dans lintention
mme de lquipe dirigeante de constituer des rserves suffisantes la
satisfaction des besoins exprims par les formations sanitaires. Le budget et les
diffrents modes dapprovisionnement sont entre autres des dispositifs sont mis
en place pour arriver cette fin. Toutefois, on peut signaler deux (2) grandes
faiblesses que sont :
- le caractre peu scientifique des mthodes de prvision ;
- le dfaut de suivi informatique des stocks.
Outre les forces et faiblesses quon peut relever au niveau des procdures
dexploitation et de gestion des ressources la CAME, il convient aussi de
prciser les opportunits et menaces que rserve lenvironnement au plan
conomique, juridico-politique et social.
Le tableau n5 rsume quelques unes de ces opportunits et menaces dont
le contrleur de gestion devra tenir compte dans la fixation de ses objectifs et la
cration des mesures daccompagnement.
36
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
Incapacit des grossistes concurrents Protection des activits de la CAME Capacit de la structure ngocier
cder leurs produits un prix social par la Convention signe avec le avec certaines formations sanitaires
Gouvernement le rabais des cots de cession
Concurrence effrne tant des grossistes Inexistence ou dfaut d'application Les formations sanitaires cdent les
lgaux que des trafiquants illicites des textes reprimant la vente illicite produits aux populations
de produits pharmaceutiques un prix quadruple ou quintuple de
celui auquel il a t acquis la CAME:
La vision sociale de la CAME est ainsi
compromise
MENACES
Suscitation de certains lobby la La proportion des mdicaments de rue
libration du secteur de distribution sur le march embrouille les consom-
des gnriques mateurs dans leur choix
37
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
38
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
39
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
40
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
41
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
7
Cf Plan comptable gnral des entreprises du SYSCOA
42
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
8
TIGO Adrien et ADECHIAN Adrien., Problmatique de la mise en place dun systme de comptabilit
analytique de gestion la CAME
43
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
1) La rflexion stratgique
- O en est-on aujourdhui ?
9
Gervais M., Contrle de gestion et planification de lentreprise, op. cit..
44
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
- Comment y parvenir ?
2) Le plan oprationnel
Le plan daction ainsi dfini devra faire lobjet dun chiffrage prcis car on
ne peut valider un plan oprationnel quaprs stre ralis sa rentabilit et sa
liquidit. Autrement, on peut ne pas retenir un plan oprationnel dont le
financement nest pas certain ; pas plus quil ne sert rien de financer un plan
dont la rentabilit nest pas certaine.
45
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
- lapproche participative ;
- lapproche culturelle.
46
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
Thorie Y
Approche participative Besoins destime et dpanouissement. Grer avec les hommes
Ncessit de participer
47
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
48
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
49
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
50
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
1) Le plan stratgique
La vision longtermiste de la CAME loin denvisager une stratgie
offensive contre la concurrence quelle quelle soit, gagnerait plus en se focalisant
sur 4 points essentiels savoir :
- la couverture dau moins 90% de la population incapable daccs aux
spcialits pharmaceutiques ;
- la rduction du taux de rupture de stocks de 20% 5% ;
- la sensibilisation des couches dfavorises lusage des gnriques ;
- comment parvenir ces diverses fins ?
Ce nest qu cette condition que la CAME renforcera sa crdibilit vis
vis des partenaires au dveloppement et attirera davantage ladmiration du
Gouvernement et en particulier du Ministre de la Sant Publique qui la veut
pour fer de lance de la politique pharmaceutique au Bnin.
2) Le plan oprationnel
Les choix oprationnels relatifs la stratgie propose dpendent dautres
considrations et paramtres relevant de la direction de la CAME. Toutefois, on
peut signaler quen dehors de la sensibilisation, de la motivation, du
redploiement du personnel et du renforcement de ses comptences ainsi quil est
de la mobilisation des ressources correspondantes, certaines mesures prendre
conviennent dtre prcises :
- la fixation dobjectifs clairs ;
- la division prcise du travail et la dlgation de responsabilit ;
- etc.
3) Le budget
Dans son sens courant, le budget est un tat de prvision annuelle des
dpenses et des recettes. Employ dans un cadre de gestion dentreprise, le terme
budget est lexpression quantitative et financire dun programme daction
envisag pour une priode donne.
51
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
52
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
I 30-aot Acheminement des besoins prvisionnels des Direction Zone Direction CAME
zones sanitaires, formations sanitaires prives Sanitaire
et confessions religieuses
III 15-sept Lettre de cadrage du directeur sur les postes Direction CAME Tous dpartements
de charge sensibles sur conseil du
Contrle de Gestion
IV 01-oct Elaboration des prbudgets dans les diffrents Dpartements Contrle de Gestion
Dpartements
XI 18-dc Adoption du budget par le Conseil des Ministres Conseil des ministres COGES
53
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
54
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
12
Voir Annexe n 7
13
Voir Annexe n 8
55
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
La marge ralise par le promoteur doit tre positive ou nulle. Elle ne sera
ngative que sur autorisation de la direction.
Le Charg des approvisionnements sinspirera des statistiques fournies
par lensemble des acteurs ci-dessus cits en vue dassurer la disponibilit des
produits tout en vitant la premption.
Pour ce qui est du Contrleur de gestion, il serait difficile de lui
proposer une fiche type de statistiques. Toutefois, il convient de lui fixer comme
credo la qute de lefficacit et de lefficience tout niveau de responsabilit tout
en gardant lesprit la typologie ci- dessous.
56
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
2) La comptabilit
Il sagit ici de dfinir lapport de la comptabilit financire et de la
comptabilit de gestion au contrle de gestion. A la CAME, seule la comptabilit
financire est pratique. La comptabilit de gestion, qui a pour finalit la
dtermination des lments constitutifs des cots et le calcul du rsultat selon les
ralits propres lentreprise, na pu tre dveloppe. La CAME ntant pas une
structure but lucratif mais social, les lments constitutifs du cot de revient des
produits dispenss peuvent tre anticips et le taux de la marge bnficiaire est
fixe de manire discrtionnaire par le Comit de Gestion. Toutefois, ce taux peut
tre revu selon que la CAME arrive ou non faire face ses dpenses de
fonctionnement.
La comptabilit financire quant elle, est une technique denregistrement
qui permet dinscrire toute opration se rapportant un flux rel et financier
intervenue au sein de lentreprise. A ce stade, lexamen du contrle interne na
pas rvl dhandicaps majeurs. Mieux, elle constitue la principale source
dinformation en matire de contrle de gestion la CAME.
Pour accrotre la contribution de ce service au droulement du contrle de
gestion, le charg devra :
- faire paramtrer le logiciel SAGE 500 COMPTA de manire procder
la ventilation automatique par site des postes de charges et produits ;
- faire parvenir mensuellement la direction le point dexcution du
budget pour un meilleur suivi.
57
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
apprciation relve de lanalyse faite de lcart qui pourrait exister entre les
prvisions et les ralisations. On parlera de contre-performance, defficacit ou
defficience selon le cas.
Les outils de mesure de performances sont spcifiques et peuvent varier
dune entreprise une autre mais les tableaux de bord de gestion sont les plus
unanimement partags. Et quest ce cest quun tableau de bord de gestion ?
En effet, un tableau de bord de gestion est un document qui a
pour finalit de fournir la direction gnrale des informations
synthtiques dont lanalyse permet de se renseigner sur les rsultats de la
stratgie mise en place. Autrement, il a pour but dattirer lattention des
oprationnels sur les lments susceptibles dentraner des dviations par rapport
aux objectifs. En cela, les informations contenues dans le tableau de bord doivent
provoquer des dcisions concernant les actions correctives.
Pour pouvoir jouer ce rle, le tableau de bord doit :
- tre personnalis : un tableau de bord pour chaque dcideur ;
- comporter des indicateurs slectionns concernant les lments qui
risquent de draper court terme ;
- tre obtenu trs rapidement pour permettre de prendre des dcisions en
temps rel.
Le tableau de bord dun niveau hirarchique donn comporte les
informations sur laction spcifique du responsable ainsi quune synthse des
Direction Gnrale
tableaux de bord des chelons hirarchiques infrieurs. Ladoption du principe
gigogne permet dorganiser en rseau les tableaux de bord et dassurer leur
Direction Gnrale
Divisions
58
Division n1 Division n2 Division n1 Division n2
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
Atelier1 Atelier2
59
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
- division Facturation
- division Magasins Vente
le Dpartement Comptable et Financier
- division Comptabilit Gnrale
- division Comptabilit de Gestion
- division Finances
le Dpartement Administratif
- division Administrative et du Matriel
- division Carrires et Plans de formations
- division Paie et Communications internes
Les indicateurs spcifiques et annexes y relatifs sont ports sur les tableaux
de bord figurant en annexe.15
La priodicit de production des tableaux de bord sera dun mois. Lesdits
tableaux doivent parvenir la direction au plus tard la date 5 du mois suivant
celui coul. Les divisions relevant directement dun dpartement devront les
affecter leurs suprieurs hirarchiques ds la fin du mois afin que la synergie
des actions converge vers des mesures correctives.
La consolidation et linterprtation des documents reviennent au contrleur
de gestion.
15
Annexes n10 14
60
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
Produits raliss > Produits prvus Produits raliss < Produits prvus
Charges prvues > Charges ralises Charges prvues < Charges ralises
Une structure de distribution est une structure qui a pour activit principale
lapprovisionnement, le stockage et la vente aux consommateurs finals dun
produit donn. Sans staler dans une tude conceptuelle des diffrents types
dcarts noncs, le tableau ci-aprs regroupe ceux qui sappliquent le plus
lapprciation de la gestion dune structure de distribution.
Tableau N 10 : Typologie des carts dans une structure de distribution
61
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
Ecart sur quantit (Qs Qr) x Ps La politique dapprovisionnement doit tre revue
Ecart sur prix (Ps Pr) x Qr La politique dapprovisionnement doit tre revue
Ecart sur budget BFActivit relle- Frais rel Incapacit du responsable grer le budget
Ecart sur quantit (Qs Qr) x Ps La politique de distribution doit tre revue
Ecart sur prix (Ps Pr) x Qr La politique de distribution doit tre revue
62
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
63
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
b- Diagnostic
Malgr le fait que les quantits releves linventaire soient introduites
dans la base de donnes, il est rare que la concordance tienne entre
stock physique et stock thorique sur plus dune semaine dactivit pour
les produits forte rotation. Les raisons qui lexpliquent sont de deux
(2) ordres :
A lentre
- lors des livraisons fournisseur, aucune procdure formelle noblige les
facturiers mettre les stocks jour ;
- les dfauts de livraison et les produits retourns par les clients ne sont
souvent pas signals aux facturiers
A la sortie
- de faon systmatique, la Facturation nest pas avise des factures sur
commandes spciales labores hors logiciel par le secrtariat ;
- les prts de produits aux programmes de sant ou aux centrales dachat
partenaires ne sont souvent pas consigns dans la base GESCOM ;
- les demandes exprimes en urgence par les dpts dpartementaux
chappent bien souvent la Facturation ;
- Etc.
Le mode de prvision et de commande des produits pharmaceutiques
la CAME nest pas appropri.
Il nexiste pas doutil de suivi budgtaire pour apprcier en temps rel
le taux de consommation des charges et de ralisation des produits.
c- Mesures prendre
Formaliser les procdures dentre et de sortie de stock de manire ce
que la Facturation et les magasins soient simultanment saisis de tout
mouvement devant faire varier le niveau des stocks :
64
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
65
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
16
Caroline SELMER., Concevoir le tableau de bord, Paris, DUNOD 2003.
66
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
67
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
68
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
69
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
CONCLUSION
70
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
INTRODUCTION..................................................................................................................................1
A- Historique de la CAME......................................................................................................................9
B- Missions de la CAME.......................................................................................................................12
A- La procdure budgtaire...................................................................................................................19
B- Cycle Achats et dcaissements..........................................................................................................22
71
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
72
Mise en place dun systme de contrle de gestion dans une centrale dachat : Cas de la CAME
CONCLUSION......................................................................................................................................71
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
73