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Ministère de l’intérieur
Direction Générale des Collectivités Locales
Direction de la Formation des Cadres Administratifs et Techniques
2
CONTEXTE
Dans le cadre de la consolidation et du renforcement de son dispositif de formation, à travers la mise
en place des principaux acteurs de la formation, la Direction de la Formation des Cadres
Administratifs et Techniques (DFCAT) s’est fixée pour objectif d’améliorer et de développer une
ingénierie de formation et une ingénierie pédagogique de qualité qui répond aux standards des
grands courants de la formation des adultes.
La DFCAT souhaite, également, étendre son dispositif au niveau des Communes en mettant en place
des responsables de formation afin de pouvoir :
- Rester à l’écoute de son environnement pour mieux anticiper sur les demandes des
personnels qui relèvent des Collectivités Territoriales ;
- Accompagner celles-ci, pour la conception d’une formation de «sur-mesure» pour mieux
répondre aux besoins en formation exprimés;
- Faire progresser la qualité des prestations proposées, leur pédagogie, leurs programmes dans
le cadre d'une démarche d'amélioration permanente ;
- Encadrer les acteurs de la formation pour qu’ils puissent adhérer aux comportements qualité.
A court terme, ce dispositif de formation est appelé à suivre et à s’adapter aux perspectives
d’évolution du processus de régionalisation de la formation mis en place dans le cadre des
dispositions de la nouvelle constitution de 2011.
Au niveau Territorial
Au niveau National
- Un réseau de formateurs internes que la DFCAT entend consolider et renforcer par des
formations en ingénierie pédagogique et dont le rôle est d’assurer l’animation des actions de
formation.
Aussi, pour accompagner ces acteurs, la DFCAT a-t-elle élaboré ce manuel des procédures, en tant
que support, qui pourrait éventuellement les aider dans le montage des différentes étapes d’une
action de formation continue à savoir:
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PHASE -I- : LA DETERMINATION DES BESOINS DE FORMATION
L’étape de la détermination des besoins est une étape très importante dont dépendra tout le
processus de la formation. Autrement dit, c’est de la qualité et de la fiabilité de l’opération
d’identification ou de détermination des besoins que découlera la pertinence et l’efficacité de la
formation proposée.
Une détermination rigoureuse des performances des cadres et agents d’une collectivité territoriale
fera ressortir les problèmes et indiquera lesquels d’entre eux peuvent être résolus par la formation et
ceux qui devraient trouver d’autres modes d’intervention.
RESPONSABLE DE L’OPERATION
- Le Correspondant Local de Formation.
OBJECTIF
- Identifier, traiter et analyser les besoins réels en formation des cadres et agents des
collectivités territoriales en vue d’élaborer des demandes de formation de « sur-mesure ».
RESULTATS ATTENDUS
- Les besoins en formation exprimés par les cadres et agents de la commune sont bien
clarifiés.
- La formation dispensée est adaptée aux besoins exprimés.
MISSION
- La mission confiée au Correspondant Local de Formation consiste à concevoir un
programme de Formation découlant d’un processus d’identification et d’analyse des
besoins, lui permettant de mettre à niveau les compétences des ressources humaines de la
Commune diagnostiquée.
PRE-ENQUETE
Avant de commencer l’opération de détermination des besoins en formation, le Correspondant
Local de Formation devrait, au préalable :
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En coordination avec le Directeur de Service de la Commune et le chef de personnel, le
Correspondant Local de Formation devrait :
- Ensuite disposer de documents qu’il estime utiles et nécessaires à exploiter pouvant l’aider
à avoir des informations générales et une 1ère impression sur la Commune en vue de
formuler des hypothèses de travail, par exemple :
- L’organigramme de la Commune pour identifier les différents niveaux de responsabilité
et l’organisation des services ;
- Le tableau de répartition des effectifs employés : date de recrutement, grade,
affectation, fonction, catégorie… ;
- La monographie ;
- Etat des départs en formation, thèmes, demandes en formation….
- Rapport, comptes rendus, note de service etc...
- Autres….
- Enfin fixer, avec le chef de personnel, la date, l’heure, le lieu de rencontre avec le Président
de la Commune, le cas échéant avec le Directeur de Service de la Commune, les chefs de
service et l’échantillon des cadres et agents de la Commune.
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PHASE-I- : DEROULEMENT DE L’OPERATION DE DETERMINATION DES BESOINS EN FORMATION
Cette approche, qui consiste à considérer l’organisation dans son ensemble, a des objectifs globaux
aussi bien quantitatifs que qualitatifs qui lui permettent de repérer, à court et moyen termes, les
objectifs d’évolution liés au développement de la commune et en fonction de son environnement.
OBJECTIF
Faire l’analyse de l’existant et réfléchir aux objectifs et aux priorités de la Commune pour
déterminer les grands axes de la formation.
DEMARCHE
Réunion avec le Président de la Commune le cas échéant avec le Directeur de service de la
Commune et le responsable du personnel.
L’ordre du jour de la réunion :
- Présenter la démarche de l’opération de détermination des besoins (le calendrier des opérations) ;
- Sensibiliser sur le rôle et l’importance de la formation en tant que vecteur de changement
et de modernisation de l’administration ;
- Déterminer les grands axes de la formation.
OUTIL UTILISE
Le guide d’entretien et la grille d’enregistrement des réponses.
RESULTAT ATTENDU
Les orientations générales sont bien claires, les axes de formation sont définis.
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- FONCTIONNEMENT ET ORGANISATION DES STRUCTURES DE LA COMMUNE
Faire le diagnostic de l’état actuel de la structure
- Les méthodes de gestion : répartition des activités , Conduite de réunion, gestion
de temps, Communication interne/externe, information inter service….
- Les moyens humains, matériels et financiers existants…
- Autres…….
- Etat des lieux sur les pratiques actuelles de la formation destinée aux personnels
administratifs et techniques et s’informer sur la perception des décideurs sur les
pratiques de la formation.
- La formation pourquoi faire ?
- Quelles sont les attentes par rapport aux services ?
- Comment sont gérés les départs en formation, les obstacles qui existent à
ce niveau?
- Quels sont les besoins immédiats et les besoins futurs ?
- La formation pour améliorer quelle situation ?
- Qu’en pensez-vous ? Quels constats faites-vous ?
- Quels sont les points forts ? les points faibles ?
- Vos suggestions pour faire évoluer la situation actuelle ?
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ETAPE -II- : APPROCHE INDIVIDUELLE.
Cette approche incite l’individu à réfléchir sur ses activités, à le faire produire et à exprimer ses
besoins à partir des difficultés rencontrées cours de l’exercice ses activités.
OBJECTIF
Recueillir les demandes exprimées par chaque cadre et agent en fonction de son poste de travail et
de son développement professionnel.
OUTIL UTILISE
- Grille d’entretien collectif « interview du groupe » ;
- Questionnaire et/ou conduite d’un entretien individuel, en procédant par échantillonnage.
DEMARCHE
- Construction de l’échantillon représentatif des cadres et agents de la collectivité;
- Réunion avec l’échantillon des cadres et agents à interviewer.
L’entretien collectif
Les principaux axes à débattre :
- Intérêt et rôle de la formation,
- Information et sensibilisation sur le pourquoi de cette enquête,
- Présentation des orientations générales de la Commune,
- Encadrement des cadres et agents pour les aider à exprimer leurs besoins en formation à
partir des difficultés rencontrées dans l’exercice de leurs activités.
Le questionnaire
THEMES STRUCTURE DE PROVENANCE NBRE D’AGENTS A FORMER PAR TOTAL DES AGENTS A
DE L’AGENT STRUCTURE FORMER
TECHNIQUES DE
COMMUNICATION
INFORMATIQUE DOCUMENTAIRE
ACCUEIL
RADACTION ADMINISRTRATIVE
ETAT CIVIL
COMPTABILITE
ENTRETIEN ESPACES VERTS
AUTRES THEMES…..
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RECUEIL ET ANALYSE DES DIFFICULTES RENCONTREES PAR LES AGENTS
- Remise des demandes de formation des cadres et agents à leur chef de service respectifs
pour validation.
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ETAPE -III-: APPROCHE PAR SERVICE.
OBJECTIFS
- Faire l’état des lieux de chaque service en mettant en évidence les points forts, les points
faibles et les évolutions prévisibles (les atouts et les faiblesses);
- Mesurer les écarts de compétences qui existent entre les compétences actuelles et les
compétences requises pour réaliser les missions et activités des services afin de pouvoir
valider, avec les chefs de service, les demandes en formation formulées par les cadres et
agents.
OUTIL UTILISE
Réunion avec les chefs de services de la Commune : Entretien-discussions-débats. Exploitation des
données et élaboration du compte rendu.
L’entretien mené avec le chef de service de la Commune portera sur les axes suivants :
(Annexes -1- )
RESULTATS ATTENDUS
- Les demandes de formation des cadres et agents relevant de chaque service sont validées,
- Les axes du programme de formation des chefs de service sont arrêtés.
- Recoupement des informations recueillies au niveau des trois approches, il s’agit de faire
une adéquation entre les besoins exprimés lors des entretiens individuels et de groupes
ainsi que les résultats de l’analyse quantitative et qualitative des questionnaires et ce, dans
le cadre des grands axes arrêtés au cours de l’approche globale. Les besoins seront triés et
hiérarchisés afin d’arbitrer les actions prioritaires (La priorité est déterminée en fonction de
l’urgence et de l’importance de la situation).
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- Dégager les Types de dysfonctionnements ne nécessitant pas obligatoirement la
formation :
- relatif à l’organisation structurelle.
- relatif à la gestion de l’espace de travail.
- relatif à la gestion des moyens généraux.
-Elaboration du rapport de synthèse sur l’élaboration du programme global de formation (Annexe -2-)
NB / Il est à noter qu’après avoir élaboré le programme de formation, il est obligatoire de transmettre au Président de la
commune le rapport final pour information et validation.
Une fois le document validé par le Président de la Commune, une copie est envoyée à la hiérarchie au niveau préfectoral
ou provincial pour information et par conséquent à la Direction de la Formation des Cadres Administratifs et Techniques
(DFCAT).
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PHASE-II- : REALISATION D’UNE ACTION DE FORMATION
OBJECTIFS GENERAUX
- Définir le rôle de chaque acteur de formation durant la phase de réalisation d’une action
de formation ;
- Etablir les mécanismes de coordination et circuits d’information-communication entre les
différents acteurs impliqués dans le processus de formation.
RESULTAT ATTENDU
- Une synergie est créée entre les principaux acteurs de la formation au niveau de la phase
de réalisation de l’action.
Les acteurs concernés par cette étape sont, par ordre prioritaire :
- Le responsable de filière (RFI).
- Le responsable du pôle de formation (RPF).
- Le correspondant local de formation (CLF).
LE RESPONSABLE DE FILIERE
- Proposition du formateur;
- Négociation du scénario pédagogique avec le formateur;
- Elaboration de la fiche technique, en concertation avec le formateur ;
- Réception de l’intervention du formateur ;
- Préparation de la documentation.
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LE RESPONSABLE DU POLE DE FORMATION
Il est chargé d’ envoyer au Correspondant Local de Formation :
- La fiche du formateur désigné,
- L’intervention du formateur.
Les acteurs concernés par cette étape sont, par ordre prioritaire :
- Le Correspondant Local de Formation.
- Le Responsable du Pôle Formation ;
- Le formateur.
LE CORRESPONDANT LOCAL DE FORMATION
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- Prendre contact avec le formateur pour lui communiquer le lieu, la date de l’action, la
population cible, le nombre de participants par groupe, le profil, la catégorie
professionnelle…..,
- Préparer et envoyer le courrier vers l’administration du formateur et faire son suivi pour
éviter les retards,
- Préparer et envoyer le courrier de confirmation à la Préfecture /Province si nécessaire le
faxer, ou l’envoyer par email (trois semaines avant la date de l’action),
- Envoyer au CLF les supports suivants:
- les feuilles d’émargement,
- le programme de formation,
- la fiche technique de l’action,
- la fiche d’identification des participants,
- la fiche de satisfaction des participants,
- La fiche d’évaluation de l’action par le formateur.
- Préciser la durée de la formation par rapport aux objectifs fixés avec le RFI,
- Envoyer une copie du contenu du programme au responsable de pôle,
- Elaborer la fiche technique avec le RFI,
- Concevoir le scénario et les séquences.
ETAPE-III- : DEROULEMENT DE L’ACTION DE FORMATION
Les acteurs concernés par cette étape sont, par ordre prioritaire:
- Le Correspondant Local de Formation.
- Le Responsable du Pôle De Formation.
- Le formateur.
LE CORRESPONDANT LOCAL DE FORMATION
- Vérifier les conditions logistiques et matérielles ainsi que les supports pédagogiques aux
normes de la formation (la veille de l’action et une heure avant le démarrage de l’action),
- Distribuer les dossiers des stagiaires,
- Procéder à l’accueil,
- Préparer le mot d’ouverture de l’action de formation (Contexte-Objectif de formation),
- Procéder à l’ouverture de l’action dans le cas échéant,
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- Prendre des notes pendant les deux tours de tables: au début de la séance pour
recueillir les attentes des participants pour pouvoir les exploiter par la suite et à la fin de
l’action pour s’imprégner de l’évaluation à chaud,
- Gérer les relations avec le formateur, les participants et les responsables de la
Préfecture /Province,
- Distribuer et récupérer, à la fin de l’action, après remplissage, les fiches d’identification,
les fiches de satisfaction des participants, la fiche d’évaluation de l’action du formateur
et la liste de présence,
- Procéder, en coordination avec le formateur, au montage et à la distribution de la
documentation afférente à l’action,
- Procéder à la clôture de l’action de formation, dans le cas échéant,
- Remplir et envoyer la fiche d’action par email au responsable du pôle de formation,
- Elaborer et envoyer le compte rendu de l’action de formation au responsable de pôle de
formation. (Annexe-8-)
LE FORMATEUR
- Présenter son parcours professionnel et le programme de formation,
- Faire un tour de table: présentation des participants (Nom-prénom-grade-fonction-
activités principales-attentes);
- Adapter son module d’intervention et procéder au choix des méthodes pédagogiques
suite au recueil des attentes des participants,
- Assurer l’animation des séquences de formation selon le programme de l’action,
- Prévoir une évaluation des acquis de la formation,
- Distribuer la documentation,
- Porter une évaluation sur l’action de formation et les points à améliorer.
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PHASE-III- EVALUATION D’UNE ACTION DE FORMATION
ETAPE-I-: EVALUATION A CHAUD: UNE REPONSE AU DEROULEMENT DE L’ACTION DE LA
FORMATION
EVALUATION PAR LE PARTICIPANT
RESPONSABLE DE L’OPERATION: Correspondant Local de Formation.
OBJECTIFS
- Evaluer la satisfaction immédiate des stagiaires,
- Identifier les suites à donner à la formation (identification de nouveaux besoins….),
- Disposer, périodiquement, d’un indice de satisfaction global.
RESULTAT ATTENDU
OBJECTIFS
RESULTAT ATTENDU
- L’outil se présente sous la forme d’un questionnaire à remplir par l’animateur de la session
de formation. (Annexe-11-)
Modalités de déploiement
RESPONSABLE DE FILIERE
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ETAPE-II- : EVALUATION A FROID : IMPACT, TRANSFERT
EVALUATION PAR LA HIERARCHIE ET LE PARTICIPANT
OBJECTIFS
RESULTATS ATTENDUS
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ANNEXES
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GRILLE D’ENTRETIEN ET GRILLE D’ENREGISTREMENT DES REPONSES-APPROCHE PAR SERVICE-
(Annexe-I)
Votre prénom/nom :
Intitule du service dont vous êtes responsables :
Effectif du service :
(Précisez les noms, fonctions et grades des personnels)
GUIDE DU QUESTIONNEMENT
NB : Pour chaque point, il est important de dégager les points forts et les points faibles à renforcer.
Charge du travail
Volume du travail
Définition des missions
Organisation
Moyens de services (humains, matériels,…)
Personnel
Communication
Relations-climats
Autres…..
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B- ANALYSE DES EVOLUTIONS POSSIBLES ET POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR LA SITUATION ET LE
FONCTIONNEMENT DU SERVICE : PRONOSTIC
A votre avis, ce qui va changer dans les années à venir et qui aura un impact sur la situation et le
fonctionnement de votre service c’est……
« Concernant ces changements, ces évolutions, vous en tant que responsable avez-vous, des
objectifs, des projets, des propositions » ?
Charge du travail
Volume du travail
Définition des missions
Organisation
Moyens de services (humains, matériels,…)
Personnel
Communication
Relations-climats
Autres…
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C- DETERMINATION DES BESOINS ACTUELS ET FUTURS DU SERVICE EN MATIERE DE PERSONNEL ET DE
FORMATION : PRESCRIPTION
« Compte tenu de tout ce que vous avez exploré, ce dont vous avez besoin et aurez besoin, c’est des
gens capables de ….. »
URGENCE
(1) Dans l’année
(2) Ultérieurement
Compétences
Connaissances (nouveaux à acquérir)
comportement
Compétences
Connaissances (à développer, à renforcer)
comportement
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BESOINS PRIORITAIRES DE FORMATION ACTUELS ET PREVISIBLES DU SERVICE
Noter :
-Les thèmes de formation,
-Les objectifs,
-Les publics cibles,
-Les propositions d’organisation des formations.
Souhaits/aspirations
Projets de carrière
Projets professionnels
Besoins en formation
Objectifs
Thèmes
Urgences
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MODELE DE RAPPORT DE SYNTHESE PROPOSE (Annexe -2)
INTRODUCTION
Les défis majeurs auxquels l’Administration Centrale et Territoriale se trouve confrontée à l’heure
actuelle, exigent de plus en plus le développement des compétences et des capacités, en vue de
renforcer davantage, la qualité, le professionnalisme des cadres et la performance organisationnelle.
A cet effet, et conformément à la politique de formation arrêtée par le ministère de l’intérieur en
matière de développement et de valorisation des ressources humaines, la Direction de la Formation
des Cadres Administratifs et Techniques, à travers la mise en place et le renforcement de son
dispositif de formation, a exprimé sa volonté à renforcer les pratiques concernant les différentes
phases du système de formation continue et par conséquent à répondre aux besoins réels des
personnels des collectivités territoriales en matière de formation. D’où l’objet de cette enquête.
Présentation succincte des Communes qui ont fait l’objet de l’opération de la détermination des
besoins en formation (ODBF) et les spécificités de chacune :
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LA PRE-ENQUETE
1).Constitution de l’échantillon par commune ;
2).Liste des chefs de services par commune ;
3).Etude des documents de la commune ;
4).État des lieux de la formation continue au niveau des communes.
………………………
………………………….
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2).Liste des chefs de services relevant de chaque commune.
En coordination avec les chefs de personnel, une liste des chefs de service de chaque commune
(nom/ prénom, profil, catégorie professionnelle, grades, date de recrutement, ayant déjà bénéficié
de la formation ou non….) a été établie :
- L’organigramme de la Commune pour identifier les différents niveaux de responsabilité et l’organisation des
services ; ……………….
- -Le tableau de répartition des effectifs employés : date de recrutement, grade, affectation, fonction,
catégorie ;……………………….
- -La monographie ; ……………….
- -Etat des départs en formation, thèmes, demandes en formation………………..
- -Rapport, comptes rendus, note de service etc... …………
- -Autres…………………
Subséquemment, un calendrier des opérations faisant ressortir la date, l’heure, le lieu de rencontre
avec le Directeur de Service de la Commune, l’échantillon des cadres et agents et les chefs de service
des Communes a été élaboré en coordination avec les chefs de personnel des communes.
PRESIDENT DE C.OMMUNE
/DIRECTEUR SERVICE
CADRES ET AGENTS ………………..
CHEFS DE SERVICE
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4).État des lieux de la formation continue au niveau des communes au titre des années 2014-2015.
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METHODOLOGIE D’ELABORATION DES PROGRAMMES D’ACTIONS
DE FORMATION.
APPROCHE GLOBALE
Pour la concrétisation de la vision des communes, un diagnostic de la situation actuelle et future de
chaque unité a donné lieu à une synthèse des orientations générales en matière de formation
continue, issues des rencontres tenues avec (les Présidents de commune/ les Directeurs de services/ chef du
personnel/autres ….
-exemple-:
- une volonté politique des communes de vouloir faire évoluer les compétences individuelles et collectives en
vue d’accroître le rendement de leurs personnels et d’améliorer la qualité des services rendus ;
- -La prise en compte des aspirations individuelles dans le cadre de cette enquête pour répondre aux attentes
des cadres et agents, et permettre à chacun d’atteindre le niveau de performance exigé par son poste de
travail ;
- -La contribution au développement économique et social de la commune pour participer à la lutte contre le
chômage ;
- -L’intérêt porté aux actions liées aux nouvelles technologies de l’informatique ;
- Autres ………………………………………………………………………………………………….
Par conséquent, ……axes d’amélioration prioritaires ont été retenus par Mr…………. (Le Décideur / le
Directeur de services) -exemple- :
-renforcement des compétences dans le domaine technique :
……………………………………………………………………………………………………………..
-Renforcement des compétences dans le domaine juridique :
……………………………………………………………………………………………………………..
-Renforcement des compétences dans le domaine de la GRH :
……………………………………………………………………………………………………………..
-Initier les responsables à l’élaboration des plans d’action :
……………………………………………………………………………………………………………
-Acquérir les nouveaux savoirs dans le domaine………………………………….
-Autres………………………………………………………………………………………………..
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APPROCHE INDIVIDUELLE
Entretien collectif
Réunion tenue avec les cadres et agents des communes pour les aider à exprimer leurs besoins en
formation par service dans les communes.
Ordre du jour
-Exposé très bref sur l’intérêt et rôle de la formation.
-Information et sensibilisation sur le pourquoi de cette enquête.
-Présentation synthétique des orientations générales de la Commune.
-Recueil des demandes en formation :
Au cours de cette séance d’encadrement il était question d’inciter les cadres et agents à réfléchir sur
leurs activités et à les faire produire à partir des difficultés rencontrées au niveau de chacune d’entre
elles. C’est dans cette optique que les demandes en formation exprimés par les cadres et agents en
fonction de leur poste de travail et de leur développement professionnel ainsi que les difficultés
rencontrées ont été recueillies:
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RECUEIL ET ANALYSE DES DIFFICULTES RENCONTREES PAR LES CADRES ET AGENTS
DIFFICULTEES RENCONTREES PAR LES AGENTS NE POUVANT ETRE RESOLUES PAR
SERVICES LA FORMATION OBSERVATION
PROBLEMES D’ORGANISATION PROBLEMES MATERIELS
CONTENTIEUX JURIDIQUE
ETAT CIVIL
SECRETARIAT DU CONSEIL
PATRIMOINE COMMUNAL
POLICE ADMINISTRATIVE
TECHNIQUE
REGIE
AUTRES…
Questionnaire
Au cours de cette séance, le CLF a procédé tout d’abord par une lecture du questionnaire tout en
expliquant son objectif et sa finalité, ensuite les cadres et agents ont été encadrés pour le
remplissage du questionnaire.
La restitution des travaux de cette étape, se rapportant à la synthèse des résultats de l’approche
individuelle, a été supervisée par Monsieur…………………(le Président de Commune cas échéant Mr le
Directeur de service), il en ressort les remarques et suggestions suivantes :
…………………………
Suite à cette réunion, le Correspondant Local de Formation a remis aux chefs de services :
-La synthèse des orientations générales de la commune pour qu’ils puissent décliner, chacun, ces
orientations en objectifs opérationnels spécifiques à sa structure,
-Les demandes de formation de leurs cadres et agents pour validation.
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APPROCHE PAR SERVICE
Déroulé de la réunion
Au cours de la réunion tenue à ce niveau, un entretien a été effectué auprès de chaque chef de
service, pour que ce dernier puisse :
-D’une part faire l’état des lieux de sa structure et mesurer l’écart des compétences actuelles de ces
cadres et agents et les compétences requises pour la réalisation de leurs activités, de cette manière
les demandes en formation recueillies auprès des cadres et agents ont été réajustés, clarifiés et
validées par leurs chefs immédiats.
D’autre part le CLF a conçu et élaboré un programme de formation spécifique aux chefs de services.
Les principaux thèmes retenus tournent autour des domaines suivants :
………………………. ;…………………………… ;…………………….
……………………….. ;…………………………… ;…………………
DIAGNOSTIC ET ANALYSE
Constats et Remarques d’ordre général
Au niveau de……% des communes, les techniques et outils qui ont pu être adoptés sont : le
questionnaire et l’entretien collectif ;
Concernant les ……% seul le questionnaire a été utilisé pour recueillir les informations,
Pour le reste des communes les demandes ont formation ont été formulées par la hiérarchie.
REMARQUES SUGGESTIONS
Proposer des alternatives sous forme de solutions convenables susceptibles
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A- LE PROGRAMME PREVISIONNEL DES FORMATIONS
ETAT RECAPITULATIF DES ACTIONS DE FORMATION CONTINUE RETENUES ET VALIDEES PAR LES
DECIDEURS ET PLANIFIE SUR ……ANNEES.
ANNEE : 201..
THEMES NBRE DE CADRES DUREE EN JRS NBRE DE J/F/S OBSR
ANNEE : 201..
THEMES NBRE DE CADRES DUREE EN JRS NBRE DE J/F/S OBSR
ANNEE : 201..
THEMES NBRE DE CADRES DUREE EN JRS NBRE DE J/F/S OBSR
CONCLUSION
Il apparait à la lecture de ce document de synthèse (les tableaux de formations) que les
approches/les techniques/les outils utilisées correspondent (ou/non) en majeurs partie aux besoins de
compétences tels que développés au niveau de l’enquête correspondent également aux objectifs
d’évolution fixés par la hiérarchie
Les propositions de formations sont riches de signification et confirment la volonté des acteurs des
communes de vouloir s’investir dans la formation.
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MODELE DE FICHE TECHNIQUE D’UNE ACTION DE FORMATION (ANNEXE -3-)
CONTEXTE
OBJECTIF DE FORMATION
PUBLIC CIBLE
INTERVENANT
DATE
ELEMENTS DU CONTENU
AXE-1-
Le Cadre, les acteurs et la typologie des marchés publics.
AXE-2-
Les procédures de passation des marchés publics.
- L’appel d’offres ;
- Le concours ;
- La procédure négociée ;
- Les Bons de commande.
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AXE-3-
AXE-4-
- Aperçu général sur le système GID-CT
- Stratégie de réalisation
- Généralisation du système au Collectivités Territoriales
- Conditions de réussite
MODALITES PEDAGOGIQUES
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FICHE STATISTIQUE DE L’ACTION (ANNEXE -3 bis-)
LIEU………… DATE………
TAUX D'ABSENCE
EFFECTIF PREVU PRESENTS…. EN %........
NATURE DE l'ACTION
Action de Formation Continue…….. *
Cycle de Perfectionnement…………
Conférences………………………………..
Rencontre…………………………………
Visites d'étude……………………………
IDENTIFICATION DES
FORMATEURS
NOM ET PRENOM INTERNE/ EXTERNE STRECTURE D'ATTACHE TEL/MAIL
PRISE EN CHARGE
ACTION EN
PARTENAIRE: ………………………………………..
PARTENARIAT ? OUI
NON
INDEMNISATION VISITE/
ACTEURS /RUBRUQUES HEBERGEMENT RESTAURATION DOCUMENTATION
FORMATEUR DEPLACEMENT
Prise en charge par….
REMARQUE
NB/ On ne peut considérer un bénéficiaire présent dans une action de formation que s'il participe au moins au
50% de la durée de l'action
Veuillez remplir cette fiche après la réalisation de chaque action de formation et la déposer auprès du service des
statistiques accompagnées de la liste de présence.
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EXEMPLE DE MODELE DE PROGRAMME D’UNE ACTION DE FORMATION (ANNEXE -4-)
AXE-1-
AXE-2-
AXE-3-
- Ateliers.
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Fiche de présence (Annexe -5-)
Séminaire sur le thème : ……………………………………………………………………………………………………………………………………….
Au profit du personnel des communes relevant de la préfecture/province de :…………………………………………………….
Période : ……….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Formateurs: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
N° NOM Emargements
PRENOM CIN ier ième ième ième ième
1 jour 2 jour 3 jour 4 jour 5 jour
1
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
39
Royaume du Maroc
Ministère de l’Intérieur
Direction Générale des Collectivités Locales
Direction de la Formation
des Cadres Administratifs et Techniques
IDENTITE DU BENEFICIAIRE
Sexe : F H
Nom :…………………………Prénom :……………………………………………………..…
Date de naissance :………………… CIN :………………..…………………………………..
Fonction :
Elu SG Chef division Chef service Cadre
Grade :………………………..:…………………….…...............................................................
Cadre supérieur administratif Cadre supérieur technique
Cadre moyen administratif Cadre moyen technique
Agent
Imputation budgétaire : Générale Régionale Provinciale Préfectorale
Communale Annexe Contractuelle
Coordonnées : Tél :……………………….Fax :…………………E-mail :…………………….
ACTIVITE ACTUELLE :
.. …………………………………………………………………………………………………
. ………………………….:…………………………………………………………………..
. ………………………….:…………………………………………………………………..
NB/ veuillez bien remplir cette fiche pour permettre à la DFCAT de mieux identifier la population ciblée
par la formation
FICHE DE CANDIDATURE POUR LA FORMATION DE FORMATEUR (Annexe-7-)
IDENTIFICATION
PRENOM/NOM :…………………..: C.I.N. : .....................................................DATE NAIS : …………………………
TEL BUREAU : ………………..GSM : …………EMAIL……………………………………………….…..…………………………
SITUATION ADMINISTRATIVE
DATE DE RECRUTEMENT :… ………………. AFFECTATION ACTUELLE : ……………………………………
GRADE& FONCTION:… ………………………………………………………………….……………….………………………………………………………………………………….
PARCOURS PROFESSIONNEL
Période de…à... Fonction occupée Structure d’affectation
DOMAINES DE COMPETENCE RELATIFS AUX METIERS DES C.T. DOMAINE(S) D’INTERVENTION MAITRISE(S)
41
)MODELE CANEVAS ELEMENTS D’UN RAPPORT (ANNEXE-8-
الموضوع
:
السياق:
األهداف:
تاريخ و مكان الدورة:
المشاركون:
المؤطرون:
الشركاء:
الجلسة االفتتاحية:
محاور المداخالت:
العمل بالورشات:
مقترحات /توصيات:
Afin de nous aider à améliorer constamment nos formations en vue de répondre au mieux à vos attentes,
nous vous remercions de prendre quelques instants afin de compléter le questionnaire ci-dessous. Il vous
suffit pour cela de cocher la case qui correspond le mieux à votre opinion, selon les indications suivantes :
1 : Pas du tout
2 : Moyennement
3 : Oui
4 : Parfaitement
Axe 1 : Qualité de l’Animation 1 2 3 4 NR
Les compétences pédagogiques de l’animateur ont permis
d’assimiler et comprendre le contenu de la formation.
L’animateur a favorisé la création d’une ambiance propice à
l’échange et au partage entre les participants.
Le groupe était homogène, ce qui a permis de partager des
problématiques communes avec les autres
Axe 2 – Contenu et Intérêt de la Formation 1 2 3 4
La formation a répondu à mes attentes
Les objectifs de la formation correspondent à mes besoins
professionnels.
Le contenu de la formation était riche et équilibré entre les
apports théoriques et pratiques.
Capacité de mettre en œuvre les enseignements acquis.
Les documents pédagogiques remis sont-ils utiles ?
Axe 3 : Organisation et Conditions de Réalisation 1 2 3 4
la durée de l’action est adaptée au besoin de la formation
L’invitation au séminaire est faite dans un délai convenable
Satisfaction des conditions matérielles (salle, matériel
pédagogiques)
Satisfaction des conditions de prise en charge ? (Accueil,
hébergement, restauration)
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Royaume du Maroc
Ministère de l’Intérieur
Direction Générale des Collectivités Locales
Direction de la Formation des Cadres
Administratifs et Techniques
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Royaume du Maroc
Ministère de l’Intérieur
Direction Générale des Collectivités Locales
Direction de la Formation des Cadres
Administratifs et Techniques
Ville
Le : …………………………………………………………………………………………………………………….
groupe de participants était-il homogène ?
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QUESTIONNAIRE D’EVALUATION A FROID (Annexe-12-)
Développement des pratiques professionnelles
Nous avons eu le plaisir de vous accueillir dans le séminaire de formation portant sur le thème :
« ………………………………………………………………….. ». Pour nous aider à améliorer nos prochaines sessions,
nous vous prions de consacrer quelques instants pour renseigner le questionnaire ci-dessous :
I – Rappel des objectifs pédagogiques de la session de formation(à compléter par le responsable projet
formation)
Le séminaire dont vous avez bénéficié avait pour objectif de vous permettre de :
Développer ………………..
Savoir ……………………..
Comprendre ……………….
Si votre réponse est «Pas du tout » ou « insuffisamment », pouvez-vous nous expliquer pourquoi les objectifs n’ont
pas été atteints? Qu’a-t-il manqué pour que les objectifs soient atteints ?
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
III – De retour à votre poste de travail, avez-vous eu l’occasion de mettre en pratique des éléments
apportés par la formation ?
Très fréquemment Fréquemment Rarement Jamais
Si vous avez répondu « Très fréquemment » ou « fréquemment », pouvez-vous partager avec nous un (ou
plusieurs) exemples ?
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
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IV - Les connaissances et savoir-faire transmis vous ont-ils facilité votre travail au quotidien ?
Totalement En grande partie Insuffisamment Pas du tout
V - Utilisez-vous les supports pédagogiques distribués lors de la session de formation comme une
ressource et une aide dans la mise en œuvre des compétences ?
Oui Non
VI – Quels étaient selon vous les facteurs clés de succès de cette formation (Plusieurs réponses
possibles) :
Les outils et concepts proposés
Les simulations et jeux de rôle
Les études de cas
La qualité de l’animation
L’intérêt du thème pour votre poste
L’homogénéité du groupe
VII – À l’issue de la formation, quelles sont les difficultés ou les limites que vous avez rencontrées ?
IX – Avez-vous reçu l’appui de votre supérieur hiérarchique dans la mise en œuvre des savoir-faire
opérationnels appris durant la formation ?
Oui Non
X – Votre supérieur hiérarchique vous a t-il confié des actions concrètes en relation avec la formation
suivie ?
Oui Non
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XI – Selon vous, cette formation a t-elle contribué à améliorer votre (plusieurs réponses possibles) :
Performance
Gestion du temps
Attitude
Méthode de travail
XII- De retour du séminaire, la formation que vous avez suivie vous à permis, au sein de votre
service (Plusieurs réponses sont possibles):
Un partage de savoir, de connaissances avec vos collègues
Le partage et l’acquisition de nouvelles méthodes au sein du service
Le développement de l’activité de votre service
La mise en œuvre de nouveaux outils au sein de votre service
Le développement d’une nouvelle dynamique
XIV – Cette formation vous a-t-elle été dispensée au moment où elle vous était le plus utile ?
Oui Non
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TABLEAU SYNTHETIQUE DES ACTIVITES
DES ACTEURS DE LA FORMATION
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Acteurs Correspondant local de
Responsable Pôle Formation Formateur Responsable de filière
Etapes formation
-Proposition des formateurs;
-Diffusion de la fiche de candidature auprès des -Négocier avec les formateurs les scénarios
Identification et formateurs potentiels ;
-Envoi de la fiche de candidature du formateur au
pédagogiques ;
choix des -Retour, aux responsables de pôles, des fiches correspondant local de formation pour l’identification de -Elaboration de la fiche technique, avec le
nouveaux formateurs potentiels au niveau de sa collectivité
formateurs dûment remplies par les formateurs potentiels et qui formateur, pour chaque action de formation ;
seront remises au responsable de filière. territoriale. -Remise de l’intervention du formateur;
-Préparation de la documentation.
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-Vérification de la conformité de la salle (chaises,
table, trépied, tableau magnétique, papier
muraille,..) et les supports pédagogiques aux
normes de la formation (le courant électrique...) ;
-Procéder à l’accueil ;
-Préparer le mot d’ouverture de l’action de -Tour de table : présentation des
formation : faire l’ouverture de l’action (si participants et leurs les attentes;
nécessaire) ; -Adaptation du module d’intervention
-Assuré le déroulé des actions engagées dans le suite au recueil des attentes des
respect des objectifs visés ; participants ;
-Assister le formateur; -Présentation du programme ;
-Prendre des notes pendant les deux tours de tables : -Savoir si l’action a été médiatisée ou non, si l’ouverture a été -Prévoir une évaluation des acquis de la
au début de la séance pour recueillir les attentes des officielle ou non (faite par le Wali/Gouverneur/SG/DCL/DRH ou formation ;
participants et les exploiter ensuite, et à la fin de autre) ainsi que la clôture; -Distribution de la documentation ;
l’action pour s’imprégner de l’évaluation à chaud) ; -Connaitre l’état de présence des participants, le nombre -Prévoir des séquences de « vérification »
-Gérer les relations entre le formateur, les d’absents, s’ils ont été remplacés ; des acquis intermédiaires : par un QCM,
Déroulement participants et les responsables de la Préfecture Demander les fiches de renseignements concernant les une reformulation, un exercice simple,
de l’action de /Province) nouveaux venus; etc. ;
-Distribution et récupération des fiches -Etat de présence des animateurs avec le nombre d’absents; -Suivre la progression pédagogique du
formation d’identification, des fiches de satisfaction des S’enquérir sur les conditions d’hébergement et de restauration ; groupe ;
participants, de la fiche d’évaluation de l’action du -Participer, avec le correspondant local de formation, à -Demander aux stagiaires d’évaluer la
formateur et la liste de présence. l’évaluation globale des actions de formation réalisées au niveau formation (voir modèle en annexe6) ;
-Remplissage de la fiche d’action à envoyer par email des préfectures et provinces. -Porter une évaluation sur l’action de
au responsable du sous pôle ; formation et les points à améliorer ;
-Elaboration d’un compte rendu pour chaque action -Assurer l’animation des séquences de
de formation avec une évaluation à chaud formation selon le programme ;
-Proposition de ressources de financement des -Favoriser les échanges des expériences
programmes de formation à ses supérieurs entre les participants.
hiérarchiques (préparation de convention entre la
province /préfecture/les communes et DGCL/DFCAT)
-Elaboration d’un rapport synthétique sur l’ensemble
des actions réalisées au titre de l’année en cours
contenant les propositions des participants et des
pistes d’amélioration.
-Procéder à la clôture (si nécessaire
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SCHEMA DE CIRCULATION ET D’ECHANGE D’INFORMATION
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ACTEURS Responsable Pôle Correspondant local de
ETAPES Responsable de filière Formateur
Formation formation
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CHECK LIST/ POLE DE FORMATION
ACTIVITES FAITE EN COURS NON OBSERVATION
clarifier et Hiérarchiser les besoins de formation
Identifier les actions de formation
Ordonnancer les actions de formation
Préciser le contexte de l’action envisagée
Préciser quel service, quelle public concerné ?
Identifier les formateurs
Demander une attestation de formation de formateur ou équivalant
préparer une liste des formateurs potentiels avec leur CV, leur expérience de formateur
Envisager et désigner
Négocier avec l’intervenant les scénarios pédagogiques possibles de l’action de formation
précisera le nombre à former pour chaque action
précisera au formateur la population ciblée par l’action de formation
Préciser le délai de l’action selon la disponibilité des formateurs
Prévoir une invitation des participants (messages ; lettres)
Joindre le programme de formation à l’invitation
Envoyer une invitation au formateur désigné pour animer l’action
Envoyer une copie de programme, de la fiche technique au correspondant
Envoyer au correspondant les outils suivants :
- Copie de feuille d’émargement
- Copie de programme de formation
- Copie de de fiche technique de l’action
- Copie de de fiche d’identification des participants
- Copie de fiche de satisfaction des participants
- Copie d’évaluation de l’action par le formateur
Accompagnement des conditions de préparation de la prise en charge des formateurs
Envoyer les coordonnées des formateurs au correspondant et vis-versa
Faites un suivi téléphonique permanant auprès de correspondant pendant la phase préparatoire de l’action
L’ouverture de l’action
Remise des attestations de formation à chaque participant à la fin de la formation (voir annexe …..).
La clôture de l’action
Assurer le transport de formateur durant l’action
La distribution et la récupération des fiches d’identification, les fiche de satisfaction des participants, fiche d’évaluation de l’action par
le formateur et les présences de participants
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CHEK LIST/ FORMATEUR (Annexe 12)
ACTIVITES FAITE EN COURS NON OBSERVATION
Préciser quelle compétence et quel savoir-faire doivent être développés ?
Envisager les moyens techniques et les grands principes pédagogiques
Préciser si la formation peut se dérouler sur une ou plusieurs journées
Définir un programme, avec des séquences, chacune ayant un objectif, des modalités pratiques, des supports pédagogiques
Formulation des objectifs pédagogiques
Préparation du contenu
Assure le déroulement de la progression de la formation (étapes, alternances, rythmes, durée,)
Prépare les scénarios pédagogiques des séances de l’action
Préparer une liste des moyens pédagogiques et matériels à utiliser
Envoyer une copie du contenu, du programme, de la fiche technique aux responsables de sous- pôles
préparer des séquences de vérification des acquis intermédiaires
Vérification de la conformité de la salle et les supports pédagogiques aux normes de la formation
Tour de table (présentation des participants et leurs les attentes
Présentation du programme
Prévoir une évaluation des acquis de la formation
Distribution de la documentation
Prévoir des séquences de « vérification » des acquis intermédiaires : par un QCM, une reformulation, un exercice simple, etc.
Suivre la progression du groupe
Demander aux stagiaires d’évaluer la formation (voir modèle en annexe6)
Porter une évaluation sur l’action de formation et les points d’améliorations possibles.
Prévoir une évaluation des acquis de la formation
Distribution de la documentation
Prévoir des séquences de « vérification » des acquis intermédiaires : par un QCM, une reformulation, un exercice simple, etc.
Suivre la progression du groupe
Demander aux stagiaires d’évaluer la formation (voir modèle en annexe6)
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