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D’organisation
Comptables
Elaboré par :
Mme. Aicha
Société xxxxxxxxxxxxxxx
Société. 0000000000 -*-*- Manuel d’organisation comptables
Applicable depuis Juillet 2012
Préambule
-*-*-*-
Ce document doit être conservé aussi longtemps qu’est exigée la présentation des
documents comptables auxquels il se rapporte.
Toutes les modifications qui pourraient intervenir dans l’organisation comptable
initialement décrite devront faire l’objet d’un avenant annexé au présent document,
précisant de manière claire la date des nouvelles applications et les nouveaux principes
retenus.
Les descriptions qui suivent sont applicables depuis le :
01 JUIELLT 2012
Le document est tenu et mis à jour sous la responsabilité de :
Mr:
Fonction . : DAF
Depuis le. : 01/06/2011
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Sommaire détaillé
Rubrique NS NA
0. - Présentation
01. - Informations générales
011. - Fiche signalétique
012. - Conseil d’administration
013. – Principaux actionnaires \ associés
014. - Principaux responsables
015. - Intervenants extérieurs
016. - Relations bancaires
02. - Informations fiscales
021. - Impôts directs
022. - Taxes sur le chiffre d’affaires
023. - PSN sur terrains non bâtis
024. - Avantages du code d’investissement
03. - Informations sociales
031. - Nombre de salariés
032. - Charges sociales sur les salaires
04. - Adresses utiles
05. - Organigramme général de l’entreprise
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Rubrique (suite 1) NS NA
2. - Documents de la comptabilité
21. - Plan comptable
22. - Journaux
23. - Grands livres
24. - Balances
25. - Registres légaux
3. - Traitement des pièces : Exploitation, saisie et classement
31. - Registres du courrier
32. - Ventes
321. - Facturation et contrôle
322. – Avoirs
323. - Enregistrement
324. - Recouvrement
3241. - Encaissements
3242. - Effets à recevoir
325. - Relances et contentieux
326. - Méthodes d’évaluation
3261. - Evaluation des créances en monnaies étrangères
3262. - Evaluation des provisions pour créances douteuses
327. - Classements et archivage
33. - Achats - principes généraux
330. - Principes généraux
331. - Factures et contrôles
332. - Litiges et avoirs
333. - Enregistrements
334. - Règlements
3341. - Paiements
3342. - Analyses des comptes fournisseurs
3343. - Effets à payer
335. - Méthodes d’évaluation
Evaluation des dettes en monnaies étrangères
336. - Immobilisations
3361. - Traitement des immobilisations
3362.- Amortissements des immobilisations
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Rubrique (suite 2) NS NA
34. – Trésorerie
341. - Banque
3411. - Recettes
3412. - Dépenses
342. - Caisse
3421. - Organisation
3422. - Caisse
35. - Opérations diverses
351. - Paie et charges sociales
352. - Impôts et taxes
353. - Provisions
354. - Autres écritures d’inventaire
355. - Inventaire des stocks.
36. - Classement – récapitulation
4. – Annexes
41. - Liste des éléments modifiés
42. – Textes
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0. - Présentation
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- Dénomination. . . . . . . . : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
- Forme juridique. . . . . . . : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
- Capital social . . . . . . . . : . . . . . . . . . . . Dh divisé en . . . . . . . . actions/parts de . . . . Dh chacune
- Siège social. . . . . . . . . . : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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- Adresse commerciale . . : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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- Objet social. . . . . . . . . . Activité principale :
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Activité accessoire :
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- Exercice social . . . . . . . du . . . . . . . . . . . . . . au . . . . . . . . . . . . .
- Date de création . . . . . . : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Caisse de retraite. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Assurance de groupe (mutuelle) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Modèle indicatif
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Achats
Ventes Informatique
Service
Administration de la comptabilité Statistiques et études
générale
Modèle indicatif
Chef du service
Secrétaire comptable
Section - Trésorerie
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12.2.- Facturation :
3.- Paie :
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Chaînes de traitement :
Documentation :
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- Comptables et administratifs :
- Informatiques :
- Archives :
- Comptables et administratifs :
- Informatiques :
- Archives :
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2. - Documents de la
Comptabilité
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avec l’accord de :
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- Il est édité :
* le grand livre général des comptes comprenant les comptes collectifs des tiers,
* le grand livre des clients,
* le grand livre des fournisseurs
* le grand livre des autres tiers :
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- En l’absence de comptes collectifs des tiers, il est édité un grand livre détaillant tous les
comptes, aussi bien les comptes généraux que les comptes des tiers.
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- Il est édité une seule balance générale reprenant les « A nouveau » et tous les comptes
mouvementés de la période.
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Livre d’inventaire :
Les livres d’inventaire successifs ont été cotés et paraphés le :
Livre de paie :
Les livres de paie successifs ont été cotés et paraphés le :
(ou références de la dispense délivrée par l’inspection du travail)
- Congé payé
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Modèle indicatif
Service Comptabilité
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Les factures sont établies à partir des bons de livraison en attente de facturation selon un procédé
(manuel) / (informatique)
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La date de la facture est systématique celle (du jour d’expédition) / (du jour d’émission de la
facture).
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Les avoirs sont créés et enregistrés selon des principes similaires aux factures avec rapprochement
des bons de retour en cas de retour de marchandises.
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Système manuel :
Le journal de vente est généré automatiquement par la facturation et fait l’objet d’une édition tous
les (fréquences) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Les avoirs sont enregistrés au journal (des avoirs) / (des ventes) selon les schéma indiqué en
annexe de la fiche 22 du présent manuel.
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Société. 0000000000 -*-*- Manuel d’organisation comptables
Applicable depuis Juillet 2012
3241.- Encaissements :
Dès réception de l’encaissement ou de l’avis d’encaissement par la banque, il en est fait mention
sur la facture en attente d’encaissement :
- Date :
- Références :
- Mode de règlement :
. ordre numérique,
. ordre chronologique,
. ordre alphabétique des noms des clients.
- Périodicité :
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2- Comptabilisation :
. Les effets à recevoir sont comptabilisés dans les comptes 3425 appropriés par la contrepartie des
comptes clients.
Adresse : 000000000000000000000000000000000000000
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Applicable depuis Juillet 2012
1- Relance :
Les factures non encaissées dans les délais prévus sont détectées au moyen de :
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2- Contentieux :
Le recouvrement des créances impayées malgré . . . . relances est assuré par
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Un dossier est ouvert pour chaque contentieux selon les principes suivants :
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Adresse : 000000000000000000000000000000000000000
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Applicable depuis Juillet 2012
* Détermination de la provision :
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* Schéma de comptabilisation :
- Ecarts de conversion :
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* Traitement fiscal :
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* Détermination de la provision :
...............................
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* Schéma de comptabilisation :
...............................
...............................
* Traitement fiscal :
...............................
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Adresse : 000000000000000000000000000000000000000
Société. 0000000000 -*-*- Manuel d’organisation comptables
Applicable depuis Juillet 2012
Les exemplaires de factures ou d’avoirs sur ventes restant dans l’entreprise sont classés
définitivement selon les modalités suivantes :
Les factures ou avoirs sur ventes sont archivés (à la date de clôture de chaque exercice) / (au 1 er
janvier de chaque année).
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La correspondance entretenue avec les clients est (détruite) / (conservée dans le classement
chronologique courrier) / (conservée dans le dossier client)
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Adresse : 000000000000000000000000000000000000000
Société. 0000000000 -*-*- Manuel d’organisation comptables
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Service Comptabilité
N.B. : Le circuit d’information relatif à la trésorerie suppose l’existence d’un service financier
Adresse : 000000000000000000000000000000000000000
Société. 0000000000 -*-*- Manuel d’organisation comptables
Applicable depuis Juillet 2012
- Marchandises
- Matières premières
- Autres approvisionnements
- Services extérieurs
- Autres services extérieurs
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-......................
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- Autres approvisionnements
- Services extérieurs
- Autres services extérieurs
-......................
-......................
-......................
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Référence : 331
Adresse : 000000000000000000000000000000000000000
Société. 0000000000 -*-*- Manuel d’organisation comptables
Applicable depuis Juillet 2012
Les factures sont rapprochées des bons de livraisons ou réception qui leur sont joints après
contrôle.
Adresse : 000000000000000000000000000000000000000
Société. 0000000000 -*-*- Manuel d’organisation comptables
Applicable depuis Juillet 2012
Les factures litigieuses (sont) / (ne sont pas ) enregistrées et font l’objet d’un classement
spécifique. :
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Les avoirs reçus sont rapprochés du dossier des attentes d’avoirs pour contrôle des éléments
suivants :
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Adresse : 000000000000000000000000000000000000000
Société. 0000000000 -*-*- Manuel d’organisation comptables
Applicable depuis Juillet 2012
Adresse : 000000000000000000000000000000000000000
Société. 0000000000 -*-*- Manuel d’organisation comptables
Applicable depuis Juillet 2012
Bon à payer :
Il est délivré par . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
et il est matérialisé sur les factures d’achats par . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Paiement :
Dès le paiement de la facture (émission du chèque, avis de débit de la traite, ordre de virement,
. . . . . . . . . . . . . . . .) celui-ci est mentionné sur la facture (date, références, mode de règlement).
La facture est ensuite classée :
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Périodicité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Procédure (manuelle) / (automatique)
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1- Utilisation :
2- Comptabilisation :
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* Détermination de la provision :
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...............................
* Schéma de comptabilisation :
- Ecarts de conversion :
...............................
...............................
* Traitement fiscal :
...............................
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Les méthodes d’évaluation des immobilisations sont développées par le C.G.N.C. (voir annexe).
Schéma de comptabilisation :
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....... ............................ ...........
....... ............................ ...........
....... ............................ ...........
- intitulé : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
- tenu par : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
- avec les factures d’achats / un double est classé à part à l’appui du fichier d’immobilisations.
- entre elles : chronologiquement.
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5- Procédé de calcul :
- Manuel
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Les états de rapprochement sont établis au moins une fois par mois pour chaque banque selon le
modèle joint en annexe.
Le responsable de l’établissement des états de rapprochement est :
- M. : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., fonction : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Il doit :
. contrôler les états de rapprochement et matérialiser le contrôle par l’apposition de son visa.
. analyser les opérations en suspens.
.........................................................................
Les écritures de régularisation et d’apurement sont effectuées par M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adresse : 000000000000000000000000000000000000000
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Les chéquiers remis par la banque sont enregistrés sur un cahier indiquant la date de mise en service
et la série des numéros.
(sort des demandes de chéquiers)
4.- Délégation de signature :
Banques Noms des personnes habilitées fonction Spécimen
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Référence : 341
Sujet traité : Banques
3411. - Recettes :
Périodicité de la remise : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Comptabilisation :
- Les chèques à encaisser ou à l’encaissement sont débités au compte 5111 par la contre - partie des
comptes clients ou tiers, à l’aide de :
. la pièce interne
. le bordereau de remise à entête de la banque rempli par nous-mêmes
. le bordereau de remise édité par la banque - copie ci-jointe.
Le compte 5111 est crédité par la contre partie de la banque intéressée au moyen de l’avis de
crédit.
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Périodicité de la remise : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Comptabilisation :
Les effets à l’encaissement sont comptabilisés dans le débit du compte 51132 par le crédit du
compte 3425 - « Effets à recevoir », à l’aide de :
. la pièce interne
. le bordereau de remise à entête de la banque rempli par nous-mêmes
. le bordereau de remise édité par la banque – copie ci-jointe.
Le compte 51132 « Effets à l’encaissement » est soldé par la contre partie du compte banque
intéressé (5141 / 5541) à l’aide l’avis de crédit bancaire.
Les effets à l’encaissement, retournés impayés, sont soldés par le débit du compte client concerné
3421 ou, éventuellement, par le débit d’un compte client douteux ou litigieux 3424, à l’aide de :
. la pièce interne
. le bordereau de retour établi par la banque.
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Périodicité de la remise : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Comptabilisation :
Lorsque les effets sont escomptés leur montant nominal est enregistré au crédit du compte 5520-
« Crédit d’escompte » par le débit du compte banque intéressé (5141 / 5541), du débit compte
6311-« Intérêts des emprunts et des dettes » et du compte 3455-« Etat - TVA récupérable », à
l’aide de :
. la pièce interne
. le bordereau de remise à entête de la banque rempli par nous-mêmes
. le bordereau de remise édité par la banque – copie ci-jointe.
Le compte 5520 est débité à la date d’échéance du montant des effets échus par le crédit du
compte 3425-« Client- Effets à recevoir », à l’aide d’une pièce interne.
Les effets retournés impayés, sont enregistrés au débit du compte client concerné 3421 ou,
éventuellement, par le débit d’un compte client douteux ou litigieux 3424, par la contre partie de la
banque intéressée, à l’aide de :
. la pièce interne
. l’avis de débit du retour des effets, établi par la banque.
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Périodicité de la remise : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Comptabilisation :
- Schéma de comptabilisation :
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Référence : 342
Sujet traité : Caisse
3421. - Organisation :
1. Objectif :
La présente procédure a pour but de décrire l’organisation de la caisse et d’aider à mieux
gérer les dépenses, recettes et avances en espèces.
2. Responsabilité
QUI QUOI
1 Responsable • Effectuer les demandes de mise à disposition pour approvisionner la caisse.
de la caisse • Contrôler et valider avec signature à l’appui, les mouvements de la caisse.
• S’assurer que les justificatifs détaillant les pièces de recettes/dépenses et les
avances sur frais à justifier sont complets et numérotés chronologiquement.
• S’assurer que les détails sont suffisants sur toutes les pièces justificatives (ex.
: une pièce de caisse sans explication n’est pas acceptée);
• Signer la pièce de caisse et faire signer le bénéficiaire après accord de
l’administration.
• Viser les lignes des écritures portées par la secrétaire dans le livre de caisse.
• Chaque jour et à la réception du livre de caisse, procéder au contrôle et à la
comptabilisation des opérations de la caisse.
• Transmettre l’extrait mensuel du livre de caisse et ses annexes à la direction
générale.
• Effectuer un versement à la banque lorsque le solde en caisse dépasse les
plus de 50% du fonds de caisse défini.
2 Secrétariat de • Remplir les formulaires de pièce de caisse sur ordinateur et les imprimés
direction pour signature.
• Doit impérativement respecté la numérotation des pièces de caisse par apport
au livre de caisse avant d’être reporté sur ce dernier.
• Tenir le livre de caisse de manière exacte (l’utilisation du Blanco et les
ratures ne sont pas autorisées ; chaque écriture erronée fait l’objet d’une contre
écriture).
• S’assurer que les justificatifs détaillant les pièces de dépense sont complets et
numérotés chronologiquement.
3 Direction • La direction générale de la société Mahmoudi Shipping désigne le responsable
Générale administratif et financier comme responsable et gardien de la caisse interne.
• Fixe le montant minimum à détenir dans la caisse à 10 000.00 dh.
• Sur demande S02-FF-10, signe la mise à disposition d’approvisionnement de
caisse.
• Procède au contrôle de caisse sur site, sans préavis.
3. Réapprovisionnement
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5. - Saisie et Comptabilisation :
Les pièces de caisse sont saisies et comptabilisées:
Sur livre de caisse S02-FF-02
Sur journal de caisse CIEL comptabilité.
La mise à disposition une fois reçu doit être comptabilisée le même jour dans le journal de
la caisse CIEL avec la mention du numéro de la pièce de recette.
Les Pièces de dépenses doivent être comptabilisées le même jour dans le journal de la caisse après
vérification des pièces justificatives.
6. - Classement et archivage des pièces:
Classement numérique.
les avances sur frais à justifier sont mise en instance avant d’être vérifiés avec les pièces
justificatives puis classés avec les pièces de recette et de dépense dans le même classeur.
A la clôture de chaque exercice les pièces sont archivées
7. SÉCURITÉ
Le nombre et la gravité des vols sont souvent proportionnels aux sommes contenues dans les
caisses. On doit donc maintenir ces sommes au strict minimum.
Les fonds de la caisse ne doivent pas excéder ce qui suit :
- La somme nécessaire pour régler les petites factures au cours d’une semaine, ou
- Un montant de 30 000.00 DH.
La caisse doit être gardée en un lieu sûr dans un coffret fermé à clé et confiée à un seul
gardien, qu’on tiendra personnellement responsable de ces fonds. Le gardien ne peut être
une personne autorisée à approuver les dépenses imputées.
L’accès à la caisse doit être réservé à la personne responsable; Si la personne responsable
de la caisse doit s’absenter, son remplaçant prend la relève après inventaire physique de la
caisse, le code secret de la caisse doit être changé après chaque inventaire physique.
Le livre de caisse doit être gardé dans le coffre
La clef du coffre doit demeurer avec la personne responsable, Cette clé ne doit en aucune
circonstance demeuré dans le bureau après les heures de travail;
8. RESTRICTIONS
Il est défendu d’utiliser la caisse pour :
Rembourser des dépenses personnelles (contraventions, billets de médecin, etc.)
Consentir des prêts;
Rembourser les dépenses de voyages;
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3422. - Caisse :
Régularisations diverses :
Chaque écriture reçoit un numéro de référence qui renvoie à la pièce justificative classée
numériquement.
Forme et contenu de la pièce justificative :
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Les écritures de régularisation d’un montant supérieur à . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . dhs
sont contrôlées et autorisées par M. (Mme) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
L’autorisation est matérialisée par . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Les personnes habilitées à créer des écritures de régularisation sont :
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- Responsable : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
- Liste des lieux de stockage Responsable
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* ........................................ ...........................
* ........................................ ...........................
* ........................................ ...........................
* ........................................ ...........................
* ........................................ ...........................
- Personnel de comptage Equipe Responsable
............................ ............ .........................
............................ ............ .........................
............................ ............ .........................
............................ ............ .........................
............................ ............ .........................
- Procédures de contrôle :
* Le double comptage est effectué - systématiquement
- par sondage
n’est pas effectué
Les stocks inventoriés sont marqués à l’aide de : . . . . . . . . . . . . . . . .
ne sont pas marqués
- Les supports utilisés : (copie ci-jointe)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Société. 0000000000 -*-*- Manuel d’organisation comptables
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4. - Annexes
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