Rajoroarivonysm Ges m1 08

UNIVERSITE D’ANTANANARIVO
FACULTE DE DROIT, D’ECONOMIE, DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE
DEPARTEMENT GESTION
MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION
OPTION : FINANCES ET COMPTABILITE
CONTRIBUTION A L'ANALYSE DU SYSTEME

COMPTABLE CAS DE L'AUXIMAD
Présenté par : RAJOROARIVONY Seheno Mampianina
Sous l’encadrement de :
Encadreur pédagogique : Encadreur professionnel:
Lova RAKOTOSALAMA Rivo RALAIARISON
Année universitaire : 2007-2008

Session : 28 Novembre 2008
REMERCIEMENTS
Je tiens à remercier, en premier lieu, Dieu qui m’a donné la force et le courage
dans la réalisation de ce mémoire.
J’adresse également mes vifs remerciements à :

- Monsieur Wilson Adolphe RAJERISON, Maître de conférences, Président
de l’Université d’ANTANANARIVO ;
- Monsieur RANOVONA ANDRIAMARO, Maître de conférences, Doyen de
la Faculté de Droit, d’Economie, de Gestion et de Sociologie ;
- Monsieur Origène ANDRIAMASIMANANA, Chef de département Gestion ;
- Monsieur Lova RAKOTOSALAMA, enseignant à l’Université
d’Antananarivo, pour sa franche collaboration, en tant qu’encadreur
pédagogique.
Je tiens à exprimer toute ma sincère reconnaissance envers :

- Monsieur Lalaina RATSIRAHONANA, Directeur Général de l’AUXIMAD,
qui a accepté de m’accueillir au sein de son établissement ;
- Monsieur Rivo RALAIARISON, mon encadreur professionnel et Chef de
Service Comptabilité de l’AUXIMAD, qui a bien voulu me consacrer une
partie de son temps, malgré le volume de ses tâches ;
- Tout le personnel de la Direction Générale, dont l’accueil et la collaboration
m’ont été d’une aide précieuse.
Je ne pourrais passer sous silence le soutien moral et financier de ma famille,

sans lequel la réalisation de ce mémoire m’aurait été plus fastidieuse.
Enfin, je ne saurais omettre, tous ceux qui, de près ou de loin, ont contribué à
la réalisation de ce mémoire.
LISTE DES ABREVIATIONS
AUXIMAD Auxiliaire Maritime de Madagascar

BC Bon de commande
BL Bon de livraison
CAE Comptabilité analytique d’exploitation
CLTS Clients
CNC Conseil National de la Comptabilité
CP Compte particulier
DP Demande de paiement
Fac Facture
JAE Journal des achats d’exploitation
JAI Journal des achats d’immobilisation
JOD Journal des opérations diverses
PCG Plan comptable général
PDC Pièce de dépenses caisse
PFOI Pêche et Froid de l’Océan Indien
PRC Pièce de recette caisse
SCIPPA Société Coopérative d’Investissement et Participation du
Personnel
Auximad
SETV Société d’Exploitation du Terminal de Vakinankaratra
SMOI Services Maritimes de l’Océan Indien
TVA Taxes sur la valeur ajoutée
LISTE DES FIGURES
Figure 1 : Organigramme de l’AUXIMAD………………………………………………….7

Figure 2 : Organigramme du Service Comptabilité de l’AUXIMAD……………………
11
Figure 3 : Cycle comptable du système classique……………………………………...18
Figure 4 : Processus de la gestion budgétaire…………………………………………..
21
Figure 5 : Hiérarchie budgétaire…………………………………………………………..22
Figure 6 : Diagramme de circulation des documents :
procédure d’encaissement par caisse……………………………………….32
procédure d’encaissement par banque……………………………………...35
Figure 8 : Diagramme de circulation des factures fournisseurs……………………….38
procédure de décaissement par caisse………………………………………41
procédure de décaissement par banque…………………………………….43
Figure 11 : Processus de la comptabilité des agences………………………………...44
Figure 12 : Processus de la comptabilité centralisatrice……………………………….51
SOMMAIRE
INTRODUCTION
PARTIE I : CONSIDERATIONS GENERALES
Chapitre I : Connaissance de la société

Section 1 : Présentation
Section 2 : Activités de l’AUXIMAD
Section 3 : Organisation structurelle
Chapitre II : Cadre théorique

Section 1 : Principes comptables fondamentaux
Section 2 : Conventions comptables de base
Section 3 : Théorie sur le système comptable
PARTIE II : ETUDE DETAILLEE DU SYSTEME COMPTABLE
Chapitre I : Tenue de la comptabilité

Section 1 : Outils de travail
Section 2 : Système de codification
Section 3 : Comptes
Chapitre II : Organisation comptable

Section 1 : Circuit des documents comptables
Section 2 : Comptabilité des agences
Section 3 : Centralisation
PARTIE III : DIAGNOSTIC, PROPOSITIONS ET RESULTATS ATTENDUS
Chapitre I : Identification des points forts et des points faibles

Section 1 : Points forts
Section 2 : Points faibles
Chapitre II : Propositions de solutions et résultats

Section 1 : Amélioration des ressources internes
Section 2 : Amélioration de la comptabilité
Section 3 : Résultats attendus
CONCLUSION
Contribution à l’analyse du système comptable
INTRODUCTION
La tenue d’une comptabilité constitue une obligation légale pour toute
entreprise régie par le Code du commerce. De même, selon l’article 06.01.26 du
Code Général des Impôts « les redevables sont astreints à la tenue d’une
comptabilité régulière».
Il est ainsi indispensable de mettre en œuvre au sein de toute entreprise,
privée ou publique, un ensemble de principes organisés pour la tenue de la
comptabilité, d’où la notion de « système comptable ». Chaque entreprise est libre
de choisir le système comptable qui lui semble le mieux approprié. Ce choix
s’effectue généralement en fonction des activités et de la structure. Néanmoins, tout
système comptable doit aboutir à la production d’informations chiffrées qui
constituent la base de la prise de décision déterminant l’avenir de l’entreprise ; ces
informations étant synthétisées dans les états financiers. Le système comptable se
doit donc d’être fiable, pour que les informations résultantes permettent aux
dirigeants de connaître la situation financière exacte de l’entreprise, et de déterminer
ensuite les décisions relatives pour une meilleure gestion et un bon contrôle de
l’entreprise.
Les entreprises privées sont actuellement des acteurs principaux du
développement économique de notre nation. L’AUXIMAD, société de transit en fait
partie. Celle-ci possède son propre système comptable dont l’analyse constitue le
thème du présent mémoire intitulé « Contribution à l’analyse du système
comptable ».
La performance des ressources internes d’une société et le respect des
règles internes constituent des critères de mesure, parmi tant d’autres, de la fiabilité
de son système comptable.
Cependant, quelques lacunes méritant d’être résolues ont été constatées au
niveau du système comptable de ladite société durant notre intervention de trois
mois, au sein de sa Direction Générale. Ces lacunes concernent d’une part, les
ressources allouées au Service Comptabilité et d’autre part, la comptabilité
proprement dite.
L’objet de cette étude consiste donc à procéder à une analyse critique, mais
7
constructive du système comptable de la société.
L’objectif visé à travers le présent mémoire est de contribuer à l’amélioration
du système comptable de la société, en vue d’un véritable développement.
Pour la réalisation de cette étude, la méthodologie suivante a été adoptée :
entrevues auprès du personnel afin de connaître le déroulement du système
comptable et des problèmes éventuels, analyse et synthèse des informations
recueillies, documentation (ouvrages, rapports, site internet,…), formulation de
propositions d’amélioration.
A l’issue de cette étude, les dirigeants pourraient disposer d’une base
d’informations comptables saines, qui leur permettra de prendre des décisions au
moment opportun. Ce qui garantira l’efficacité de son système comptable.
Pour mener à bien le travail, celui-ci est scindé en trois parties. La première
partie est consacrée aux considérations générales incluant la présentation générale
de l’AUXIMAD et la théorie générale sur le système comptable. La deuxième partie
étudie d’une façon détaillée le système comptable de la Société AUXIMAD. La
troisième partie effectue un diagnostic, recommande des solutions d’amélioration et
énonce les résultats attendus.
PARTIE I:
CONSIDERATIONS GENERALES
La réalisation d’une analyse au sein d’une société nécessite une bonne

connaissance de celle-ci d’une part, et de la théorie y afférente d’autre part. La
présentation de la société AUXIMAD qui constitue le cadre de l’étude ; la théorie
générale sur le système comptable servant de référence à la détermination, à la
compréhension des problèmes et des solutions à proposer seront présentées par
l’intermédiaire de cette partie. Elle sera donc divisée en deux chapitres, à savoir :
connaissance de la société et cadre théorique.
CHAPITRE I : CONNAISSANCE DE LA SOCIETE

La raison d’être de ce chapitre est de fournir les renseignements à caractères
généraux nécessaires pour la connaissance de l’entité d’accueil. Sa présentation,
ses activités, ainsi que sa structure organisationnelle seront respectivement mises en
exergue.
Section 1 : Présentation
1-1-Identification I
La société Auxiliaire Maritime de Madagascar connue sous le sigle « AUXIMAD »
est une société anonyme au capital de 222 000 000 ariary, composé de 185 000
actions détenus par :
 ARO : Assurance – Réassurance – Omnibranche
 SMTM : Société Malgache de Transport Maritime
 DELMAS
 SCIPPA : Société Coopérative d’Investissement et Participation du Personnel
Auximad
 CMN : Compagnie Malgache de Navigation
 INDUSTRY SHIPPING & COMMERCE
 NY HAVANA
 DUBOSC
 AUTRES
La fiche technique de la société se trouve en annexe 1, page I.
1-2-Historique
La société AUXIMAD fut créée le 12 Juillet 1905, sous le nom de « La Wharf
de Tamatave », exerçant uniquement l’activité de consignation.
Suite à une assemblée générale extraordinaire de ses actionnaires le 28 Juin
1951, elle fut dénommée « AUXIMAD » : Société Auxiliaire Maritime de Madagascar.
En 1963, la Nouvelle Compagnie Havraise Péninsulaire de Navigation (NCHP)
était l’actionnaire majoritaire, jusqu’à ce qu’elle cède ses actions à la compagnie
d’assurance ARO, pour devenir DELMAS.
En 1970, elle adopte une stratégie de diversification, en s’orientant vers le
transit.
11
En 1991, d’autres activités appelées « activités secondaires » s’ajoutent à

celles de la consignation et du transit, qui constituent jusqu’à présent, les « activités
principales » de la société.
Concernant les ressources humaines, l’AUXIMAD compte actuellement 388
salariés dont 60 cadres, 30 agents de maîtrise et 298 employés répartis dans toutes
les agences, dont leur codification se trouve en annexe 2, tableau 1, page I.
Côté objectif, le slogan actuel de la société : « Vous satisfaire, c’est notre
affaire » reflète son principal objectif, qui est de satisfaire les clients en améliorant la
qualité des services offerts, afin de maintenir la place de leader sur le marché
national.
Section 2 : Activités de l’AUXIMAD
Elles peuvent être classées en deux (2) catégories, à savoir : les activités
principales et les activités secondaires.
2-1-Activités principales
Elles sont au nombre de deux (2).
• Transit
Cette opération consiste à remplir toutes les formalités (administratives,
douanières,…) nécessaires pour le dédouanement d’une marchandise. L’AUXIMAD,
transitaire, agit donc en son nom, mais pour le compte du client.
Les deux sortes de transit : maritime et aérien sont pratiquées par l’AUXIMAD.
• Consignation
Cette activité concerne les navires. Il s’agit de représenter l’Armateur :
propriétaire du navire. En effet, comme celui-ci ne dispose pas de son propre
personnel dans tous les ports touchés par son navire, il confie ses directives à
l’AUXIMAD, consignataire.
2-2-Activités secondaires
Elles sont aussi appelées « opérations diverses ».
• Manutention et camionnage :
La manutention consiste en la manipulation des marchandises dans l’enceinte
du port, soit pour emmagasinage, soit pour expédition. Pour ce faire, AUXIMAD
engage des sociétés de manutention.
Le camionnage concerne le transport de marchandises par des camions, du
port vers un entrepôt ou vice-versa.
• Magasinage
C’est une activité de location de magasin d’entrepôt.
• Location matérielle
En d’autres termes, il s’agit de la manutention en ville. AUXIMAD dispose de
divers matériels de manutention, tels les tracteurs, les élévateurs,...
• Assurance I
A travers cette activité, l’AUXIMAD agit en tant que commercial de la
compagnie d’assurance ARO. Il persuade les personnes, que ceux soient ses clients
ou non, à souscrire aux diverses branches d’assurance que propose la compagnie
ARO, moyennant une commission.
• Transport terrestre
Cette activité consiste à livrer les marchandises des clients par voie routière.
Elle rend service aux clients ayant des difficultés pour le transport de ses
marchandises.
• Groupage et dégroupage
En matière de groupage, l’AUXIMAD assure le regroupement de
marchandises de plusieurs clients dans un seul container ou un seul colis, en vue
d’une exportation par voie maritime ou aérienne.
En matière de dégroupage, l’AUXIMAD se charge de répartir une expédition
consolidée de plusieurs clients en provenance de l’extérieur.
Section 3 : Organisation structurelle
Elle sera présentée à l’aide des organigrammes.
3-1-Organigramme de l’AUXIMAD et attributions
Un organigramme est un schéma représentatif de la structure interne d’une
entreprise. Celui de l’AUXIMAD se présente comme suit :
13
Légendes :
CA : Conseil d’Administration
DG : Direction générale
INFO : Service informatique
DAGP : Département des Affaires Générales et Personnel
CG : Service Contrôle de Gestion
DF : Direction financière
I
DC : Direction commerciale
COMPTA : Service Comptabilité
FIN : Service Financier
SGAC : Service de Gestion des Activités Connexes
J&C : Service Juridique et Contentieux
SHIPPING : Département Maritime
SEM : Service Etudes et Marketing
Ci-après les attributions de chaque poste :
- Conseil d’Administration (CA):
Il est présidé par un Président du Conseil d’Administration, et veille à
l’application de la politique de gestion de la société.
- Direction Générale (DG) :
Cette direction supervise toutes les directions, les départements et services
de la société. Elle veille à ce que les objectifs de rentabilité de la société soient
atteints, au niveau de tous les départements.
- Direction Financière (DF) :
Elle supervise:
• Le service financier, qui assure la gestion de la trésorerie ainsi que
les recouvrements des factures et des créances de la société.
• Le service comptabilité, qui centralise toute la comptabilité de
l’AUXIMAD, et enregistre toutes les écritures comptables de la
direction générale.
- Direction Commerciale (DC) :
Elle assure la gestion du portefeuille commercial, et s’efforce de l’accroître en
recherchant de nouveaux clients. Elle s’occupe également de la négociation des
contrats avec la clientèle, et contribue à l’amélioration de la qualité des services
offerts. Cette direction supervise quatre (4) services :
15
• Service de Gestion des Activités Connexes (SGAC) qui gère,

comme son nom l’indique, toutes les activités connexes de la
société, telles : le transport terrestre, le groupage et dégroupage,…
• Service Juridique et Contentieux (J&C) chargé de toutes les affaires
litigieuses de la société avec ses clients, ou autres administrations
externes. Ses tâches consistent en des :
 conseils juridiques dans tous les domaines, afin de parer aux
préjudices qui peuvent surgir, suite à une mauvaise
interprétation, ou à une non-observation, ou encore à une
méconnaissance de la loi ;
 résolutions des contentieux commerciaux, sociaux, douaniers,…
• Département Maritime (SHIPPING), chargé de promouvoir toutes
les activités de consignation de navire.
• Service Etudes et Marketing (SEM), qui réalise les études de
marché, et assiste la direction commerciale dans toutes les
démarches.
- Service informatique (INFO) :
Il assure la mise en place des logiciels et programmes, ainsi que la

maintenance des machines.
- Département des Affaires Générales et Personnel (DGAP) :
Il met à la disposition de toutes les directions, départements, services et
agences l’appui logistique nécessaire. Il se charge également de la gestion des
ressources humaines de la société.
- Service Contrôle de Gestion (CG) :
Il assure le contrôle interne de la société et supervise l’application des
procédures.
- Assurance ARO :
Elle représente la compagnie d’assurance ARO, et propose ainsi aux clients
ou non de la société, de souscrire aux assurances de toute branche, telles que
l’assurance maladie, assurance vie,…
- AGENCES :
Elles représentent la direction générale de l’AUXIMAD dans les régions
portuaires de Madagascar.
3-2- Organigramme du Service Comptabilité et attributions
L’organigramme se présente comme suit :
Service Comptabilit?
Centralisation comptable Comptabilit? de la D irection G?n?rale

I
17
Section I Section II Section III Section IV Cellule Secr?tariat
Cellule
Banque Caisse/FRNS/CLTS
Figure 2 : Organigramme du Service Comptabilit? (Source : Service Comptabilit?)

Attributions :
Le Service comptabilité est sous la supervision d’un Chef de Service chargé
de la/du :
• supervision des travaux effectués au sein de chaque section de la
centralisation comptable ;
• supervision et contrôle de la comptabilité de la direction générale ;
• gestion du système comptable ;
• contrôle de la fiabilité des informations comptables produites ;
• établissement des états financiers ;
Au niveau de la section Comptabilité de la Direction Générale, les attributions
sont les suivantes :
- Chef de section
• contrôle et suivi des travaux comptables effectués par les cellules de la
comptabilité de la direction générale ;
• suivi des avantages en nature des cadres et des agents de maîtrise ;
• établissement des rapports d’activités de la Direction Générale ;
• déclaration de la TVA.
- Cellule banque
• passation des écritures de décaissements / encaissements par
banque ;
• établissement du rapprochement bancaire ;
• explication et régularisation du compte 58*0000090 Virement interne ;
- Cellule caisse/fournisseurs/clients
• passation des écritures de décaissements / encaissements par caisse ;
• production journalière des mouvements de caisse ;
• comptabilisation des factures fournisseurs de débours, de charges
d’exploitation et d’immobilisation ;
• explication et régularisation du compte 1811300090 Compte de liaison
inter agence activités diverses ;
- Secrétariat
• classement des factures des agences ;
• suivi et livraison des fournitures de bureau et des imprimés ;
• réception des factures fournisseurs ;
• tenue du registre comptable pour suivi des factures fournisseurs.

Au niveau de la section Centralisation comptable, les attributions sont:
- Section 1 :
• Suivi toutes agences :
 comptes de trésorerie,
 comptes des charges et produits.
• Autres : I
 suivi comptes 45/46,
 suivi/explication/relevé :SMOI-SETV-PFOI-
TROPICAL SERVICES.
- Section 2 :
 comptes des immobilisations,
 comptes fournisseurs.
• Autres :
 suivi/explication/établissements relevé SCIPPA,
 tenue de la comptabilité MANAKARA/MANAJARY.
- Section 3 :
 comptes clients consignation,
 comptes débours consignation.
• Autres :
 consolidation comptes armateurs :
o relevé mensuel,
o explication,
o régularisation.
- Section 4 :
 comptes clients transit et divers,
 comptes débours transit.
• Autres :
 traitement informatique de la comptabilité : réception fichiers,
fusion, états de synthèse,
19
 création des CP pour les agences.

Après ce bref aperçu sur la société, les fondements théoriques de l’étude
seront traités dans le chapitre suivant.
Chapitre II : CADRE THEORIQUE

Ce chapitre est consacré à un rappel sur la théorie du système comptable.
Section 1 : Principes comptables fondamentaux1
Le PCG 2005 comprend huit (8) principes comptables fondamentaux, que chaque
entité est tenue de respecter.
- Principe d’indépendance des exercices
Le résultat de chaque exercice est indépendant de celui qui le précède et de celui
qui le suit. Pour sa détermination, il convient donc de lui imputer les transactions et
les événements qui lui sont propres, et ceux-là seulement. La durée de l’exercice
comptable est de douze (12) mois. De ce principe d’indépendance des exercices
découle l’obligation de procéder aux différentes régularisations et ajustements,
connus sous le nom d’inventaire, entre autres, l’inventaire des éléments d’actifs et de
passifs, le rapprochement des produits et des charges de l’exercice (charges et
produits constatés d’avance, charges à payer, produits à recevoir), l’établissement
des états financiers.
- Principe d’importance relative (seuil de signification)
Les états financiers doivent mettre en évidence toute information significative,
c’est-à-dire toute information pouvant avoir une influence sur le jugement que les
utilisateurs de l’information peuvent porter sur l’entité. Les éléments de comptes sont
regroupés sur la base de ce principe (compte général au lieu de compte détaillé).
- Principe de prudence
La prudence est l’appréciation raisonnable des faits dans des conditions
d’incertitude afin d’éviter le risque de transfert sur l’avenir, d’incertitudes présentes
susceptibles de grever le patrimoine ou le résultat de l’entité.
Les actifs et les produits ne doivent pas être surévalués, et les passifs et les
charges ne doivent pas être sous-évalués.
Toutefois, l’application du principe de prudence ne doit pas conduire à la création
de réserves occultes ou de provisions excessives.
1 Source : Plan Comptable Général 2005

- Principe de permanence des méthodes

La cohérence et la comparabilité des informations comptables au cours des
périodes successives impliquent une permanence dans l’application des règles et
procédures relatives à l’évaluation des éléments, et à la présentation des
informations.
Toute exception à ce principe ne peut être justifiée que par la recherche d’une
meilleure information, ou par un changement de la réglementation. Ce principe
I
concerne par exemple, la méthode d’évaluation des stocks, et les plans
d’amortissement.
- Principe du coût historique
Sous réserve de dispositions particulières, les éléments d’actifs, de passifs, de
charges et de produits sont enregistrés en comptabilité et présentés dans les états
financiers au coût historique, c’est-à-dire sur la base de leur valeur à la date de leur
constatation, sans tenir compte des effets de variations de prix ou d’évolution du
pouvoir d’achat de la monnaie.
- Principe d’intangibilité du bilan d’ouverture
Le bilan d’ouverture d’un exercice doit correspondre au bilan de clôture de
l’exercice précédent.
- Principe de prééminence de la réalité sur l’apparence (substance over form)
Les opérations doivent être enregistrées en comptabilité et présentées dans les
états financiers, conformément à leur nature et à leur réalité financière et
économique, sans en tenir uniquement à leur apparence juridique.
- Principe de non-compensation
La compensation entre éléments d’actif et éléments de passif au bilan ou entre
éléments de charges et éléments de produits dans le compte de résultat n’est pas
autorisée, sauf dans le cas où elle est imposée ou prévue par la réglementation
comptable.
Des charges et produits liés résultant de transactions et d’événements similaires,
et ne présentant pas de caractère significatif peuvent être compensés. Ce principe
découle de la notion d’image fidèle (les créances : l’actif, les dettes: passif ; les
charges et les produits). En application de ce principe, il faut faire apparaître
distinctement au bilan les comptes clients et fournisseurs.
21
Section 2 : Conventions comptables de base2

A part les principes comptables fondamentaux, toute entreprise est tenue de
respecter les quatre (4) conventions comptables de base prévues par le PCG 2005.
- Convention de l’entité
Une entité est considérée comme étant un ensemble autonome, distinct de son
ou ses propriétaires, associés ou actionnaires.
La comptabilité d’une entité repose sur une nette séparation entre son patrimoine
et celui des personnes physiques ou morales qui la dirigent, ou qui ont contribué à sa
constitution et à son développement.
Les états financiers de l’entité prennent en compte uniquement l’effet de ses
propres transactions, et des seuls événements qui la concernent.
- Convention de l’unité monétaire
La nécessité d’une unité de mesure unique pour enregistrer les transactions
d’une entreprise a été à l’origine du choix de la monnaie comme unité de mesure de
l’information véhiculée par les états financiers.
Seules les transactions et événements susceptibles d’être quantifiés monétairement
sont comptabilisés.
Cependant, les informations non quantifiables mais pouvant avoir une incidence
financière doivent également être mentionnées dans les états financiers.
- Comptabilité d’exercice
Sous réserve de dispositions spécifiques concernant les micros et petites entités,
les effets des transactions et autres événements sont comptabilisées sur la base des
droits constatés, c’est-à-dire à la date de survenance de ces transactions ou
événements, et non quand interviennent les flux monétaires correspondants. Ils sont
présentés dans les états financiers des exercices auxquels ils se rattachent.
- Continuité d’exploitation
Les états financiers sont établis sur une base de continuité d’exploitation, c’est-à-
dire en présumant que l’entité poursuivra ses activités dans un avenir prévisible, à
moins que des événements ou des décisions survenues avant la date de publication
des comptes rendent probable dans un avenir proche la liquidation ou la cessation
totale ou partielle d’activité. Lorsque les états financiers ne sont pas établis sur cette
2 Source : Plan Comptable Général 2005

base, les incertitudes quant à la continuité d’exploitation doivent être indiquées et

justifiées, et la base sur laquelle ils ont été arrêtés doit être précisée.
Section 3 : Théorie sur le système comptable
3-1-Généralités
3-1-1-Définition
Le système comptable peut être défini comme un ensemble de méthodes et
procédés, qui permettent à l’entreprise d’organiser ses enregistrements comptables.
I
Il trace donc le chemin que doit respecter le comptable pour l’enregistrement d’un fait
comptable.
3-1-2-Utilité du système comptable3
Afin de fournir des informations utiles pour l’exploitation, il faut trouver le
moyen de tenir compte des activités quotidiennes de l’entreprise, et de résumer
celles-ci dans des rapports comptables. Les méthodes utilisées pour atteindre ces
objectifs donnent lieu à l’établissement d’un système comptable.
Les fonctions principales du système comptable sont :
- la saisie des données financières,
- leur classification et leur codification,
- leur inscription dans des livres comptables d’une façon
chronologique,
- le résumé et la synthèse de ces données,
- la communication et l’interprétation.
S’agissant des résumés des informations financières, ceux-ci se font dans des
rapports appelés « états financiers ». Le PCG 2005 prévoit cinq (5) états financiers
obligatoires:
- le bilan,
- le compte de résultat,
- le tableau de variation des capitaux propres,
- le tableau des flux de trésorerie,
- l’annexe précisant les règles et méthodes comptables utilisées et
fournissant des compléments d’information sur le bilan et le compte
de résultat.
3 RATSITOARY A., Comptabilité Financière I

23
D ocuments de base Journal Grand-livre B alance
3-2-Principaux systèmes comptables

Il en existe trois (3), à savoir : le système classique, le système centralisateur
et le système informatisé.
3-2-1-Système classique
Il consiste à enregistrer les opérations dans le journal au fur et à mesure
qu’elles ont lieu, puis dans le grand-livre, afin d’établir une balance de vérification
des comptes.
Le travail d’enregistrement des opérations au journal se fait quotidiennement.
Il en est de même pour les reports au grand-livre. Quant à la balance, elle s’établit
périodiquement (mensuellement, trimestriellement,…).
Schématiquement, le cycle comptable du système classique peut être
présenté comme suit :
Travail quotidien Travail périodique
Figure 3 : Cycle comptable du système classique

(Source : recherche personnelle)
3-2-2- Système centralisateur

A-Principes généraux
Le système centralisateur est fondé sur une méthode d’établissement de divers
journaux et enregistrant les opérations préalablement à toute inscription dans les
comptes. Comme le système classique, le système centralisateur utilise en effet, un
journal et un grand-livre. L’organisation de ce système comprend deux (2) degrés, à
savoir:
- la comptabilité auxiliaire qui consiste à enregistrer les opérations dans les
journaux auxiliaires et à reporter ceux-ci dans les grands-livres auxiliaires,
- la comptabilité centralisatrice qui comporte l’établissement du journal général
à partir des journaux auxiliaires, les reports dans le grand-livre général à partir
du journal général et l’établissement de la balance.
La comptabilité auxiliaire se fait quotidiennement, mais la centralisatrice

périodiquement (mensuellement, trimestriellement,…).
B-Journaux auxiliaires usuels
Ils sont au nombre de quatre (4).
- Journal de trésorerie :
On ne peut tenir qu’un journal unique de trésorerie, mais d’habitude on
subdivise ce journal en : journal de caisse, de banque et de chèques
I
postaux.
Chaque journal enregistre deux mouvements de fonds : une entrée et
une sortie.
- Journal des achats
On enregistre dans ce journal les achats à crédit, les achats au
comptant étant directement comptabilisés dans le journal de trésorerie. Ce
journal est parfois judicieusement appelé « journal des fournisseurs » ou
« journal des crédits des fournisseurs ».
En général, on y place non seulement les achats d’immobilisation, de
marchandises, mais également l’ensemble des frais à crédit.
- Journal des ventes
Ce journal porte pour certains la dénomination de « journal des
clients » ou « journal des débits des clients » puisqu’on y comptabilise les
seules ventes à crédit. Comme les achats, les ventes au comptant
s’enregistrent directement au journal de trésorerie.
- Journal des opérations diverses
Dans ce journal sont enregistrées toutes les opérations qu’on ne peut
pas écrire dans les journaux précédemment cités. En principe, le journal
des opérations diverses est tenu comme un journal ordinaire. Lors de la
centralisation, on porte au débit et/ou au crédit le montant total des
opérations s’y rapportant.
3-2-3-Système informatisé
La tenue de la comptabilité sur ordinateur s’opère selon des principes
identiques aux systèmes précédents. L’informatique n’est qu’un choix qui permet
d’alléger les comptables des travaux purement matériels. Avec un logiciel approprié,
on peut faire sortir des balances et des états financiers de façon périodique.
25
3-3-Eléments constitutifs du système comptable

3-3-1-Comptabilité générale
Elle regroupe l’ensemble des techniques permettant à l’entreprise de saisir,
classer et enregistrer l’ensemble des flux l’impliquant, c’est-à-dire ayant une
incidence sur l’un des éléments de son patrimoine afin de fournir, après traitement
approprié, un ensemble d’informations conformes aux besoins des divers utilisateurs.
Dans la pratique, les opérations se déroulent en trois (3) phases :
- enregistrement chronologique des faits (le journal),
- enregistrement thématique (le grand-livre),
- enregistrement synthétique (la balance et le bilan).
A-Enregistrement chronologique : le journal
L’entreprise effectue quotidiennement des opérations qui la mettent en liaison
avec les autres agents économiques (achat ou vente de marchandises, paiement ou
encaissement de factures,..). Chacune de ces opérations donne lieu à un premier
enregistrement au jour le jour (d’où le nom de journal).
B-Enregistrement thématique : le grand-livre
Les sommes figurant dans les colonnes « débit » et « crédit » du journal sont
ensuite retranscrites dans les comptes, telles qu’elles ont été décrites
précédemment. Chaque ensemble d’événements se trouve ainsi regroupés par
catégorie.
C-Enregistrement synthétique : la balance et le bilan
Il consiste à présenter l’ensemble des données comptables sous forme de deux
tableaux : la balance et le bilan.
La balance est un tableau qui permet de vérifier le principe de la partie double. En
général, elle est établie à chaque fin de mois.
Le bilan est un tableau qui résume la situation de l’entreprise à une date donnée.
Il exprime l’origine et l’emploi des ressources.
3-3-2- Comptabilité analytique d’exploitation (CAE)
A-Objectifs de la CAE
La CAE est un mode de traitement de données dont les objectifs essentiels
sont les suivants :
 connaître les coûts des différentes charges assumées par l’entreprise,
 déterminer les bases d’évaluation de certains éléments du bilan de
l’entreprise,
 analyser les ressources de l’exercice en calculant les coûts de chaque

produit (bien et service),
 établir des prévisions des charges et des produits courants (coûts
préétablis, budget,…),
 constater la réalisation,
 expliquer les écarts (contrôle des coûts, des budgets, …).
La CAE doit être adaptée à la structure et à l’activité de l’entreprise.
I
B-Organisation de la CAE
La comptabilité analytique peut se présenter sous deux formes :
- en tableaux : les calculs sont présentés uniquement en tableaux
successifs. La succession des tableaux suit la hiérarchie des coûts
déterminée à l’aide de l’organigramme de l’entreprise.
- en tableaux et écritures : les calculs sont présentés dans des tableaux et
font l’objet d’un enregistrement comptable en partie double.
3-3-3-Gestion budgétaire
A-Définition
Le budget est une méthode d’organisation prévisionnelle de tous les éléments
correspondants à un programme déterminé, le plus souvent mensuel.
B-Processus de la gestion budgétaire
Il se schématise comme suit :
Objectifs Stratégie et politique Planification
Contrôle budgétaire Actions correctives Budgets
Figure 4 : Processus de la gestion budgétaire
(Source : Cours de « Gestion Budgétaire », 4ème année)
Le dirigeant de l’entreprise élabore des programmes d’action qui seront

traduits par des budgets et feront l’objet d’un contrôle, en vue d’effectuer des actions
rectificatives.
27
C-Hiérarchie budgétaire
La procédure budgétaire se caractérise par la hiérarchie de l’interdépendance
du budget.
Figure 5 : Hiérarchie budgétaire (Source : Cours de « Gestion Budgétaire », 4ème

année)
D-Contrôle budgétaire
Il peut être défini comme la comparaison permanente des résultats réels et
des prévisions chiffrées figurant dans le budget, afin de rechercher la ou les causes
d’écart, d’informer les différents niveaux hiérarchiques et de prendre les mesures
rectificatives.
3-4-Caractéristiques du système comptable4
Le système comptable présente trois (3) caractéristiques principales qui en
font sa spécificité :
- la coexistence d’un double système de comptabilité générale et de
comptabilité analytique,
4 Eric TORT, Organisation et management du système comptable

- l’introduction croissante de l’automatisation et de la dématérialisation des

traitements et des procédés comptables,
- une réglementation dense fixant des règles et des méthodes comptables
tendant à une forte standardisation de la comptabilité générale.
3-4-1-Système double de comptabilité générale et analytique
L’organisation du système de comptabilité générale est donnée expressément
par le PCG français version 1999 qui fixe un plan des comptes, précisant les modes
I
d’affectation des enregistrements et des supports comptables, permettant de
regrouper l’ensemble des écritures d’une période. Selon le PCG 1999 « la
comptabilité est un système d’organisation financière permettant de saisir, classer,
enregistrer des données de base chiffrées, et présenter des états reflétant une
image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la
date de clôture. » Sur le plan opérationnel, il laisse néanmoins à l’entreprise, une
certaine latitude quant aux moyens et aux procédés de traitement liés à la
comptabilisation de ces opérations.
En ce qui concerne le système de comptabilité analytique, le PCG version
1999, contrairement aux précédents plans comptables, ne prévoit désormais aucune
prescription particulière, qu’elle soit obligatoire ou facultative : laissant de facto le
libre choix en la matière aux entreprises. En conséquence, le système de CAE sera
organisé en fonction des objectifs internes et des spécificités de l’entreprise.
Autrement dit, différentes structures analytiques sont possibles. Le système de CAE
pourra donc être, soit indépendant du système de comptabilité générale et
fonctionner en totale autonomie, soit couplé, voire intégré au système de
comptabilité générale.
3-4-2-Informatisation croissante du système comptable
Le système comptable est doté d’une structure par nature informatisée. En
effet, le caractère répétitif de certaines opérations et le volume d’information sont
particulièrement favorables à l’automatisation des différentes chaînes de traitement.
De plus, la recherche constante de gains de productivité, de fiabilité et de précision
justifie le recours, de plus en plus massif à l’informatisation du système comptable.
3-4-3-Organisation normalisée du système de comptabilité générale
Dans sa dimension financière, le système comptable est soumis à un
ensemble de règles qui en font un système fortement normalisé. Tout d’abord, on
trouve les sources règlementaires constituées par le PCG et le code de commerce
29
qui définissent en particulier, les principes fondamentaux de présentation et

d’évaluation des comptes. Ce cadre règlementaire de référence vise à rechercher
prioritairement l’image fidèle pour rendre compte de la situation économique réelle
de l’entreprise. A cela s’ajoutent les avis et recommandations émis par les
organismes de normalisation tels que, par exemple, le Conseil National de la
Comptabilité (CNC) habilités à compléter les textes règlementaires de référence en
apportant des précisions ou des commentaires. Ils assurent ainsi une évolution
positive du droit comptable vers plus de transparence financière et plus de clarté sur
le plan doctrinal.
Qu’il s’agisse des règles d’évaluation (principes) ou de présentation
(documents de synthèse), il apparaît clairement que le système de comptabilité
générale est fortement réglementé, de manière à pouvoir répondre aux besoins
d’information externe. Sur le plan interne, il va de soi que les entreprises tendent à
développer des systèmes d’information de gestion et de pilotage de l’entreprise.
La prise de connaissance de ces considérations générales qui ont formé cette
partie était incontournable. Elles serviront d’appui à la partie suivante qui étudiera le
système comptable existant au sein de l’AUXIMAD.
PARTIE II :
ETUDE DETAILLEE DU SYSTEME
COMPTABLE
Comme toute analyse commence par l’étude de ce qui existe, le système

comptable existant au sein de l’AUXIMAD nous sera présenté d’une façon détaillée
dans cette partie.
Elle est constituée de deux chapitres, à savoir : la tenue de la comptabilité et
l’organisation comptable.
CHAPITRE I : TENUE DE LA COMPTABILITE

Le présent chapitre présente les modalités de tenue de la comptabilité de
l’AUXIMAD.
Section 1 : Outils de travail
Pour la réalisation de ses travaux comptables, l’AUXIMAD utilise trois (3)
principaux outils qui sont : la fiche standard de saisie, le PCG 2005 et le logiciel
AUXICOMPTA. I
1-1-Fiche standard de saisie
Tout enregistrement comptable commence par une passation d’écritures sur
un imprimé sous forme de tableau appelé « fiche standard de saisie ». (Annexe 3,
page III)
La modalité de remplissage de la fiche standard de saisie se distingue en trois
(3) parties distinctes :
- l’entête : elle contient les renseignements habituels d’une pièce justificative :
 code agence : code de l’agence passant l’écriture,
 type journal : selon la nature de l’opération,
 date de saisie,
 numéro pièce : numéro de la pièce justificative (exemples : numéro PDC,
numéro PRC, numéro facture,....selon l’écriture à passer),
 référence comptable : celle-ci est automatiquement attribuée par le logiciel
à chaque écriture validée ;
- le corps : il est réservé pour la comptabilisation des opérations :
 C.G imputé : les comptes imputés,
 C.P ou Dossier ou C.A :
o C.P : code à six (6) chiffres pour les fournisseurs et les clients,
o Dossier : numéro de dossier transit ou consignation pour les
opérations de débours,
o C.A : Compte Analytique à deux (2) chiffres pour les comptes de la
classe 6 ;
 libellé : nature de l’opération,
 débit du compte imputé : montant du compte à débiter,
 crédit du compte imputé : montant du compte à créditer,
33
- le bas : il est réservé aux visas des responsables :

 visa responsable écriture : visa du comptable passant l’écriture,
 visa Chef Comptable.
1-2-PCG 2005
L’AUXIMAD possède son propre plan des comptes adapté à sa structure, à
ses activités et à ses besoins en informations financières. Conformément au PCG
2005, celui de la société est constitué de sept (7) classes de compte mais la seule
différence réside dans la subdivision des comptes.
1-3-Logiciel AUXICOMPTA
C’est un logiciel de comptabilité créé par le service informatique de la société
pour le traitement comptable. Il contient plusieurs menus:
- le plan : il contient la liste des comptes du PCG de la société, la liste des
comptes particuliers de chaque client et fournisseurs,
- la saisie qui permet la comptabilisation des écritures,
- la consultation qui contient l’interrogation et lettrage, la recherche d’écritures,
- l’état qui permet l’édition des états financiers, du journal, du grand-livre et de
la balance.
Section 2 : Système de codification
Afin de faciliter la lecture des factures et des dossiers clients, un système de
numérotation a été mis en place.
2-1-Facture
Elle est numérotée à l’aide de dix (10) chiffres qui sont lus de gauche à droite,
- le premier chiffre indique le code trafic (annexe 2, tableau 3, page II),
- les deux chiffres suivants le code agence,
- les deux chiffres suivants le mois,
- les deux chiffres suivants l’année,
- les trois derniers chiffres la chronologie par mois.
Exemple : facture n°1100308039 : il s’agit de la facture d’importation de l’agence
Tamatave du mois de Mars de l’année 2008 numéro 039.
2-2-Dossier
Ce sont les clients qui possèdent un dossier, créé à chaque opération.
Identique à la facture, le numéro d’un dossier contient dix (10) chiffres :
- le premier chiffre indique le code trafic,
- les deux chiffres suivants : code agence,
- les deux chiffres suivants : mois,

- le chiffre suivant : année,
- les quatre derniers chiffres : chronologie.
Exemple : dossier n° 1101271776 : c’est le dossier d’importation de l’agence
Tamatave du mois de Décembre de l’année 2007 numéro 1776.
Il convient de noter qu’en activité de consignation, le dossier peut également
être appelé « compte d’escale ».
I
2-3-Code comptable
A chaque produit sur facture est attribué un code comptable à trois (3)
chiffres. A chaque code comptable correspond donc un compte.
Section 3: Comptes
3-1-Structure
Le numéro des comptes de l’AUXIMAD est composé de dix (10) chiffres
significatifs :
- les trois premiers chiffres sont les initiales du PCG 2005 : compte général,
- les cinq chiffres suivants ont chacun une signification variable selon le type
du compte,
- les deux derniers chiffres indiquent le code agence.
Exemple : compte 4111130010 : c’est un compte client transit malgache de l’agence
Tamatave, catégorie des grandes sociétés. La décomposition de ce compte se fait
comme suit :
411 : compte général
1 : code activité (annexe 2, tableau 2, page II)
1 : nationalité
3 : catégorie du client
00 : complément
10 : code agence
3-2-Typologie
Il y a lieu de distinguer deux types de compte spécifique du PCG de
l’AUXIMAD.
35
3-2-1-Comptes pivots
L’utilisation des comptes pivots constitue une particularité du système comptable
de l’AUXIMAD. Toute écriture comptable passe par l’intermédiaire de l’un de ces
comptes.
Les différentes sortes en sont :
- Comptes fournisseurs au comptant
Tout enregistrement relatif aux achats au comptant de l’AUXIMAD passe par
l’intermédiaire d’un compte pivot.
 40191000AA : Fournisseurs au comptant « achat d’exploitation »,
 40192000AA : Fournisseurs au comptant « achat d’immobilisation »,
 40193000AA : Fournisseurs au comptant « débours transit »,
 40194000AA : Fournisseurs au comptant « débours consignation ».
- Comptes inter agences
Ils interviennent lorsqu’une opération concernant une agence s’est déroulée
dans une autre. En fait, l’utilisation de ces comptes répond au principe
d’indépendance de comptabilité de chaque agence.
Les principaux comptes inter agences sont :
 18111000AA : Compte de liaison inter agences transit,
 18112000AA : Compte de liaison inter agences consignation,
 18113000AA : Compte de liaison inter agences activités diverses,
 18118000AA : Compte de liaison inter agences règlement client.
- Comptes de virement interne
Lorsque des virements de fonds s’effectuent entre les agences ou entre
différentes cellules d’une agence, cela nécessite l’intervention de ce type de compte.
Les principaux comptes de virement interne sont :
 58100000AA : Virement inter agence,
 58200000AA : Virement inter agence et direction,
 58300000AA: Virement inter agences thoniers.
Il est à remarquer que les comptes pivots doivent être soldés.
3-2-2-Comptes auxiliaires
Tout compte général ayant des comptes particuliers sont appelés « comptes
auxiliaires ».
Les comptes particuliers (CP) sont des comptes composés de six (6) lettres
attribués à chaque client et fournisseur à crédit de la société.
L’étude de la tenue de la comptabilité n’est pas suffisante pour effectuer

l’analyse du système comptable. Elle sera complétée par celle de l’organisation
comptable dans le chapitre suivant.
CHAPITRE II : ORGANISATION COMPTABLE

L’organisation proprement dite de la comptabilité sera traitée dans le présent
chapitre. I
Section 1 : Circuit des documents comptables
L’analyse d’un système comptable nécessite la description de la circulation
des documents comptables, ces derniers étant des documents de base de la
comptabilité, car ils constituent le support juridique des écritures comptables.
Plusieurs sortes de documents comptables existent au sein de l’AUXIMAD, mais
notre étude se portera sur le circuit de ceux intervenant dans les opérations ayant
une incidence sur la trésorerie de la Direction Générale, du fait que le stage a été
effectué dans la cellule correspondante : « cellule trésorerie ».
Les comptes de trésorerie (caisse et banque) connaissent deux mouvements :
l’encaissement et le décaissement.
Les circulations des documents comptables dans une procédure
d’encaissement d’une part, et de décaissement d’autre part nous seront décrites à
l’aide des diagrammes de circulation des documents.
1-1-Procédure d’encaissement
Le règlement (en espèces ou bancaire) des factures effectuées par les clients
constitue la principale source d’encaissement.
1-1-1-Circulation des documents : encaissement par caisse
A la fin de toute prestation offerte par l’AUXIMAD, les factures à envoyer aux
clients sont créées par le Service Facturation. Lorsque les clients effectuent les
règlements en espèces, ils présentent les factures au Service Recouvrement qui
établit une fiche de règlement correspondant aux factures payées. Cette fiche de
règlement est ensuite envoyée au Service Financier, plus précisément à la Caisse.
Le règlement se justifie par l’établissement d’un reçu à la réception des fonds qui
fournit donc une recette pour la caisse de la société. Une PRC constatant ce fait est
alors établie. Ces trois (3) documents (fiche de règlement, facture et la PRC) sont
ensuite envoyés au Service Comptabilité pour être :
37
- vérifiés par le Chef de Service et autorisés pour enregistrement,

- revérifiés par le Chef de Section,
- enregistrés et classés par le comptable de la cellule caisse.
Ci-après le diagramme de circulation des documents correspondant à ce
circuit :
Cr?ation facture INTERV ENA
INTERV NTS
ENA NTS
Cr?ation fiche de r?glement Service Financier Service Comptabilit?

OPERA TIONS Service
Service Facturation
Recouvrement
Caisse Chef de service Chef de section Comptable Caisse
Cr?atioh?que
Cr?ation re?u
V ?rification
I
Autorisation d’enregistrement
39
V
Figure 6: Diagramme de circulation des documents : proc?dure d’encaissement par caisse (Source : recherche personnel
Chef de service Chef de section Comptable Caisse
1-1-2-Circulation des documents : encaissement par banque

Comme le règlement en espèces, le Service Recouvrement établit une fiche
V
de règlement à la présentation du chèque par le client, muni des factures à payer. Le
Service Financier établit alors un reçu lorsque le chèque et la fiche de règlement lui
sont envoyés par le Service Recouvrement. Le chèque est ensuite versé à la banque
par le Service Financier qui recevra par la suite, un bordereau de versement. Et ce
dernier accompagné de la fiche de règlement sont envoyés au Service Comptabilité
I
pour être :
INTERV ENA NTS

Service Financier
- enregistrés et classés par le comptable de la cellule banque.

Le diagramme de ce circuit de documents se présente donc comme suit :
Caisse
Recouvrement
Service
Service Facturation
5. V?rification
Enregistrement
Classement
OPERA TIONS
41
INTERV ENA NTS
OPERA TIONS Service
Service Recouvrement
SS
Financier
Chef de service Chef de section Comptable B anque
R?ception ch?que
Cr?ation fiche de r?glement
R?ception ch?que
R?ception fiche de r?glement et bordereau de versement
V ?rification
A utorisation
d’enregistrement
INTERV ENA NTS
OPERA TIONS Service
Service Recouvrement
Financier
Chef de service Chef de section Comptable B anque
4. V ?rification
V
5. Enregistrement
43
Classement
Figure 7 : Diagramme de circulation des documents : proc?dure d’encaissement par banque

(Source: recherche personnelle)
1-2-Procédure de décaissement
Quant au décaissement, le règlement (en espèces ou bancaire) des factures
fournisseurs qu’ils soient au comptant ou à crédit est sa principale source.
1-2-1-Circulation des factures fournisseurs
Les factures fournisseurs arrivent tout d’abord au Service Courrier et y sont
enregistrées. Elles sont ensuite envoyées au Directeur Général pour lui informer des
achats effectués, puis au Directeur Financier pour information également mais
d’ordre financière. Les factures font ensuite l’objet d’un premier enregistrement dans
le registre des fournisseurs par le Service Comptabilité pour être retournées au
Service Demandeur afin qu’il puisse vérifier la conformité des marchandises livrées
aux commandes effectuées. Si tel est le cas, il retourne les factures avec la mention
« Bon à payer » au Service Comptabilité pour imputation. Les factures attendent
alors leur paiement au Service Financier. Une fois les paiements effectués, le
Service Comptabilité procède alors à l’enregistrement comptable du paiement et au
classement des factures.
Ci-après le diagramme de circulation des documents correspondant :

INTERV ENA NTS
OPERA
Enregistrement TIONS
arriv?e facture Service Direction G?n?rale Service
Service Comptabilit?Service D emandeur
Courrier Financier
Pour information
Pour information
Enregistrement sur registre comptable
V ?rification et certification B on ? payer

I
45
V
INTERV ENA NTS
Service Direction G?n?rale Service

OPERA TIONS Service Comptabilit?Service D emandeur
Courrier Financier
Enregistrement comptable
A ttente paiement
Enregistrement paiement
Classement
Figure 8 : Diagramme de circulation des factures fournisseurs

1-2-2-Circulation des documents : décaissement par caisse

Il s’agit, généralement, d’un règlement au comptant d’un fournisseur
d’exploitation. Le Service Demandeur établit une demande de paiement caisse et
l’envoie au Service Financier qui donne l’autorisation de paiement et établit une
PDC. Ces deux documents sont ensuite envoyés au Service Comptabilité pour :
I
- enregistrés et classés par le comptable de la cellule caisse.
Le diagramme de circulation des documents y afférent est le suivant :
47
INTERV ENA NTS
Cr?ation
OPERADTIONS
P Service
Service D emandeur
Financier
V ?rification
Cr?ation PDC
V ?rification
Autorisation
d’enregistrement
INTERV ENA NTS
OPERA TIONS Service
Service D emandeur
Financier
V ?rification
V
Enregistrement
49
Classement
Figure 9 : Diagramme de circulation des documents : proc?dure de d?caissement par caisse

1-2-3-Circulation des documents : décaissement par banque

La facture arrive à la Réception et est envoyée à la Direction Générale pour
information. Elle est ensuite transmise à la Direction Financière puis au chef de
Service Comptabilité pour vérification et autorisation « bon à payer ». Cette même
facture est envoyée au Service Demandeur pour approbation et transmise de
nouveau au Service Comptabilité pour enregistrement et retournée au Service
Financier qui établit le chèque correspondant. Lorsque le fournisseur touche ce
chèque, la banque envoie au Service Financier un avis de débit qui sera enregistré
avec la facture par le Service Comptabilité et classé finalement.
Le diagramme de circulation des documents correspondant est le suivant :
INTERV ENA NTS
Service Service Direction

OPERA TIONS Service D emandeur
Comptabilit? Financier G?n?rale
A pprobation
Enregistrement
Cr?ation ch?que
I
51
A utorisation
Enregistrement
Classement
Figure 10 : Diagramme de circulation des documents : proc?dure de d?caissement par banque

Pi?ce comptable Fiche standard Saisie Importation
B alance Grand-livre Journal R?gularisation
Remarques :
Le règlement bancaire des factures peut aussi se faire par traite ou par virement.
Les significations de ces symboles se trouvent à l’annexe 6, page VII.
Il convient à présent de voir le système comptable proprement dit de l’AUXIMAD.
Vu sa structure, l’AUXIMAD utilise le système centralisateur. Ce qui implique une
organisation comptable divisée en deux étapes : la comptabilité des agences et la
comptabilité centralisatrice.
Section 2 : Comptabilité des agences
Chaque agence de l’AUXIMAD possède une autonomie en matière de
comptabilité, mais les systèmes utilisés sont tous identiques. La finalité est l’édition
des livres comptables qui sont : le journal, le grand-livre et la balance.
Schématiquement, la comptabilité des agences se présente comme suit :
Figure11 : Processus de la comptabilité des agences

2-1-Journal
Plusieurs étapes se succèdent avant l’obtention d’un journal.
2-1-1-Etablissement
- Passation
Une fois arrivées au service comptabilité, les pièces comptables sont traduites
en écritures comptables sur les fiches standards de saisie. Cela permet d’éviter les
erreurs dans les journaux car ces fiches sont soumises à des vérifications avant
d’être saisies.
- Saisie
Les fiches standards sont ensuite saisies dans le logiciel AUXICOMPTA par
les comptables.
Remarque :
A part les saisies, d’autres travaux tels que lettrage et explication des
comptes, enregistrement des factures arrivées, établissement des notes internes
d’imputation sont effectués sur l’ordinateur des comptables. Le temps d’occupation
de la machine varie donc en fonction du volume des tâches journalières de chaque
employé. Par exemple, lorsque les saisies sont nombreuses, un comptable passe
presque la moitié de son temps à travailler sur ordinateur.
I
- Importation
Toutes les saisies effectuées durant le mois sont envoyées par e-mail en
fichier texte à la centralisation, au plus tard le 10 du mois suivant pour être
consolidées.
- Régularisation
Après les traitements effectués par la centralisation, celle-ci envoie à chaque
agence les écritures leur concernant. Cette dernière est faite, afin que chaque
agence effectue les régularisations nécessaires. Cette régularisation concerne
essentiellement les comptes pivots qui doivent être soldés. Le cas échéant, l’agence
effectue une exploitation des comptes non soldés c’est-à-dire vérifie le motif qui est
en général, une omission d’écriture de charge à passer.
Ce n’est qu’après toutes ces étapes que le journal est établi.
2-1-2-Typologie
Il existe quatre (4) types de journal selon la nature des opérations effectuées :
- Journal des achats
Comme son nom l’indique, ce journal enregistre toutes les opérations relatives
aux achats.
Les différents journaux des achats :
 Journal des achats d’exploitation (JAE) : les achats relatifs aux charges
d’exploitation (les comptes de la classe 6) sont imputés dans ce journal, à
l’exception des frais rattachés à l’exploitation des comptes bancaires.
 Journal des achats d’immobilisation (JAI) : sont imputés dans ce journal les
comptes de la classe 2 relatifs aux achats d’immobilisation.
 Journal des débours :
Les débours sont des sommes avancées par l’AUXIMAD pour le compte des
clients dans les opérations de transit ou de consignation. Ils sont payés à des divers
53
prestataires de services, tels : l’administration portuaire, les entreprises de

manutention portuaire, les entreprises de transport, les divers fournisseurs. Ces
débours seront refacturés aux clients à la fin des prestations.
Les comptes clients débours 418_6000AA/CP ou Dossier sont imputés au journal
des débours.
- Journal des ventes
Le journal des ventes de l’AUXIMAD est établi par le logiciel AUXICOMPTA à
partir des factures. Tous les produits (commission, débours, TVA) de chaque facture
validée y sont transférés automatiquement, grâce à leur code comptable respectif.
- Journal de trésorerie
Il enregistre les mouvements des fonds.
Les différents journaux de trésorerie : journal financier caisse, journal banque.
- Journal des opérations diverses (JOD)
Dans ce journal sont enregistrées toutes les opérations qu’on ne peut pas
inscrire dans les journaux précédemment cités.
Les différents journaux des opérations diverses : journal de paie personnel et
journal de régularisation.
Les reports dans les autres livres comptables (grand-livre et balance) sont
effectués par le logiciel AUXICOMPTA.
2-2-Grands-livres et balances
Les comptes individuels des fournisseurs et des clients avec CP sont
quotidiennement reportés au grand-livre auxiliaire. Toutes les écritures du journal
sont reportées au grand-livre général.
La balance auxiliaire contient les mouvements de tous les comptes généraux
avec les comptes particuliers. La balance générale récapitule l’ensemble des
comptes mais sans CP. Seul le total des mouvements du grand-livre général y est
reporté.
2-3-Exemples de comptabilisation de quelques opérations
2-3-1-Comptabilisation fournisseurs : fournisseurs d’exploitation, fournisseurs
d’immobilisation et fournisseurs débours.
- Comptabilisation au comptant :
C’est le règlement immédiat des fournisseurs. Il s’agit, généralement, des
fournisseurs d’exploitation. Les écritures se passent ainsi :
XX
X XXX 40410000A
X
X XA X X X X X X X A ou 53000000A
51200000A XX XX XX XX A
X X401X
X XClasse
X X X A2 AX
X 40191000A X/X
A CP
X XX
X X 40193000A
X Classe 6 A
XX XX XX X
40191000A A 51200000A A ou 53000000A
40410000A A A
Journal des achats et d’exploitation (JAE)
40193000A A 41816000/D ossier
Journal de Trésorerie
- Comptabilisation à crédit
Elle concerne les fournisseurs d’immobilisation et les fournisseurs débours.
• Cas des fournisseurs d’immobilisation
Journal des achats d’immobilisation (JAI)
• Cas des fournisseurs débours

Journal des opérations diverses (JOD)
Remarque : le compte 40193000AA ne sera soldé que lorsque les débours seront
refacturés au client. L’écriture se passera donc ainsi:
Journal de débours
55
X401X
X 0000A
X 51211000A A A(B
X58100000A /CP
X X
XXXX
X NI)
A X X X
XXXX
512X X 000A AX X
A (BAX
58100000A
X 51221000A
X OA )X
X X411X
X X 000A AAX/CP
X 40191000A XXX X X X512X
X X 000AXAX X X
2-3-2-Comptabilisation banque
- Cas encaissement : règlement client
- Cas décaissement
• règlement fournisseurs
• paiement des charges
N.B : Comme dans le paiement au comptant, le compte pivot 40191000AA est soldé
par le débit du compte de la classe 6.
• virement interne c’est-à-dire virement entre deux banques
différentes
X
XXXXX
41816000A
411X X
5121100090
X AA/XD/DX(B
X000A XNI
XXsi?ge)
ossier
ossierXXX XX X
X XAX X X X X X5820000070
44570000A X XX X
XX X
7X X X X X
X
XXXX
5122100070 (B OA D i?go)• virement inter agences 5820000070

XXXX
XXXX
I
XXXX
53000000A A 58100000A A
2-3-3-Comptabilisation caisse
- Cas encaissement
58100000A A • Approvisionnement caisse 51200000A A
53000000A A 411X X X 00A A /CP
• Règlement client en espèces
2-3-4-Comptabilisation facture : cas transit

La facturation du client se fait à la fin de l’opération. Le montant total de la facture
est déterminé par la somme de tous les débours, des commissions et de la TVA.
57
X
XXXX
XXX1811300030 5300000090
XXXX
2-3-5-Comptabilisation inter agences : activités diverses

Au niveau
Classe 6 de la Direction 1811300030
XXXX
Au niveau de l’agence
Remarques :
Le compte 1811300030 ne sera soldé qu’après consolidation. Une note
interne d’imputation sera envoyée à l’agence de Majunga.
Les intitulés de ces comptes se trouvent dans l’annexe 5, page VI.
Section 3 : Centralisation
La centralisation constitue la base de la comptabilité de l’AUXIMAD car elle
permet : l’établissement des livres comptables des agences et l’établissement des
états financiers, principal objectif du système comptable.
Schématiquement, la comptabilité centralisatrice se présente comme suit :
0100090000031602000002009601000000009601000026060f0022035
74d46430100000000000100751c000000000100000000030000000000
0000030000010000006c0000000000000000000000080000001000000
0000000000000000040470000c021000020454d460000010000030000
100000000200000000000000000000000000000020030000580200004
0010000f000000000000000000000000000000000e2040080a9030016
0000000c000000180000000a000000100000000000000000000000090
0000010000000c8010000d8000000520000007001000001000000f1fffff
f00000000000000000000000090010000000000000440002243006100
6c0069006200720069000000000000000000000000000000000000000
000000000000000000000000000000000000000000000000000000000
0000000000110048ae110010000000acb111002caf110052516032acb1
1100a4ae11001000000014b0110090b1110024516032acb11100a4ae1
Figure 12 : Processus de la comptabilité centralisatrice

59
3-1-Consolidation et exportation
Une fois par mois, les saisies importées par toutes les agences sont
consolidées dans le serveur. Le logiciel procède alors au traitement informatique qui
consiste à regrouper toutes les données par agence. Les écritures consolidées
respectives de chaque agence leur sont retournées.
3-2-Supervision des comptes et états de synthèse
Les écritures consolidées sont conservées dans le serveur et permettent à la
centralisation, d’une part, d’établir la balance de chaque agence, afin de constater
les anomalies des comptes : c’est la supervision des comptes ; et d’autre part,
d’établir les états de synthèse.
La supervision des comptes consiste, à partir de la balance de chaque
agence, à :
- vérifier tous les comptes pivots qui doivent être soldés,
- vérifier les comptes d’actif et des charges qui doivent être débiteurs,
- vérifier les comptes de passif et des produits qui doivent être créditeurs.
Lorsque des anomalies sont constatées au niveau des comptes des agences, la
centralisation signale les agences concernées pour qu’elles effectuent les
régularisations nécessaires.
L’établissement des relevés incombe aussi à la centralisation comptable. Un
relevé est une consolidation des transactions d’un client dans plusieurs agences.
Les états de synthèses sont automatiquement édités par le logiciel
AUXICOMPTA.
Cette étude du système comptable de l’AUXIMAD nous permet d’aboutir à son
diagnostic afin d’atteindre l’objectif visé à travers le présent mémoire.
PARTIE III : DIAGNOSTIC,
PROPOSITIONS ET RESULTATS
ATTENDUS
L’étude effectuée dans la partie précédente nous permet de dégager les

points forts et les points faibles du système comptable existant.
L’identification des problèmes constatés nécessite des propositions
d’amélioration dont leur application aura sûrement des impacts sur le système
comptable actuel de la société.
L’identification des points forts et des points faibles du système comptable fera
donc l’objet d’un premier chapitre. Les propositions de solutions seront ensuite
exposées dans un deuxième chapitre et un troisième chapitre évoquera les résultats
attendus suite à l’application des solutions.
CHAPITRE I : IDENTIFICATION DES POINTS FORTS ET

DES POINTS FAIBLES
Ce chapitre fait ressortir les points qui doivent être maintenus sur le système
comptable de la société, avant d’en ressortir ceux qui doivent être améliorés.
Section 1 : Points forts
1-1-Au niveau de la tenue de la comptabilité
1-1-1-Système informatiséI
L’informatisation de la tenue de la comptabilité de l’AUXIMAD lui confère
divers avantages incontestables. En outre, les traitements des informations
comptables sont, non seulement effectués dans un bref délai, mais également dans
une faible probabilité d’erreur. Le système informatisé permet également la fiabilité
de conservation des données comptables, afin de détecter à tout moment les
éventuelles anomalies.
1-1-2-Logiciel maison
La création de son propre logiciel « AUXICOMPTA » pour les traitements
comptables constitue également un des points positifs du système comptable de
l’AUXIMAD. Par conséquent, les programmes sont adaptés aux besoins de la
société. En matière de saisie par exemple, tous les besoins sont déjà programmés
dans l’écran standard de saisie ; il suffit d’entrer les données demandées. Tous les
codes inexacts sont immédiatement refusés. L’AUXICOMPTA permet entre autres,
une recherche d’écriture déjà passée, une interrogation de compte.
Il facilite le travail comptable car il reporte automatiquement les écritures des
journaux dans les livres comptables et les états financiers.
La création de ce logiciel permet également d’effectuer les modifications à sa
guise, en temps voulu. De plus, les maintenances et mises à jour n’engagent pas de
dépense particulière.
1-1-3-Comptes spécifiques
Les comptes particuliers ou CP permettent l’identification sans ambiguïté des
fournisseurs et des clients de la société et assurent ainsi le suivi en permanence des
soldes de chacun de façon très précise.
Quant aux comptes inter agences, ils répondent au principe d’autonomie de la
comptabilité des agences, car ils permettent d’éviter la confusion des écritures.
63
XXXX XXXX
40191000A X
AX XX X X X X Classe 6
40191000A A 51200000A A ou 53000000A A
Les comptes pivots permettent le contrôle rapide et efficace des écritures car
si un compte pivot n’est pas soldé, cela signifie qu’une écriture a été omise. Pour
l’enregistrement d’une charge d’exploitation, par exemple, les écritures suivantes
doivent être passées :
Journal des achats et d’exploitation (JAE)
Le compte pivot 40191000AA ne sera jamais soldé si l’une des deux (2)
écritures n’est pas passée.
1-1-4-Système de codification
Le système de codification est très développé au sein de l’AUXIMAD. Ce qui
facilite ses travaux. Par exemple, les dix (10) chiffres des numéros des factures
permettent de connaître à la fois l’agence établissant, l’activité exercée, les dates de
facturation.
Par ailleurs, les codifications comptables réduisent les passations et les
saisies car les comptes codifiées sont automatiquement comptabilisés.
1-2-Au niveau de l’organisation comptable
L’existence de la centralisation comptable constitue une des particularités de
la comptabilité de l’AUXIMAD. Elle permet d’une part, la standardisation de la
productivité comptable et d’autre part, la consultation en permanence et
simultanément les situations respectives des agences.
Section 2 : Points faibles
2-1-Au niveau des ressources internes
Il s’agit essentiellement des ressources humaines et matérielles.
2-1-1-Manque de volonté d’innovation
Les procédures comptables évoluent de temps à autre au sein de l’AUXIMAD.
L’utilisation des comptes est fréquemment touchée par ces changements. Seules,
des notes internes sont envoyées par le Service Mise à Jour et Suivi
Procédures Comptables. Ce qui paraît insuffisant pour garantir l’exactitude des
enregistrements comptables. Compte tenu de la succession des modifications, les
procédures ne sont plus appliquées telles quelles par les comptables. D’ailleurs, les
comptables sont anciens à leur poste et insensibles aux changements. Ce qui risque
de fausser les imputations.
Par ailleurs, une différence de niveau est constatée entre les comptables. Elle
I
se manifeste par la difficulté d’un agent à substituer un autre absent. Par exemple, le
comptable de la caisse ne veut pas connaître le fonctionnement de la comptabilité
bancaire. Or, un comptable doit connaître tous les travaux comptables.
2-1-2-Mauvaise utilisation du matériel informatique et insuffisance des moyens
de communication
Au sein du Service Comptabilité, un ordinateur est utilisé par trois personnes :
le comptable de la banque, celui de la caisse et la secrétaire comptable. Ce nombre
minime du matériel informatique ne présente aucun point faible au niveau des
ressources matérielles de la société. Le problème réside dans le fait que l’ordinateur
est parfois utilisé à des faits non professionnels.
Par ailleurs, il y a aussi mauvaise organisation de temps d’utilisation de la
machine entre les employés. Ce qui occasionne quelquefois une file d’attente pour
les utilisateurs.
Concernant les moyens de communications, ils paraissent insuffisants entre
les comptables de chaque agence. La communication entre les comptables de la
Direction Générale et ceux des agences est assurée soit par téléphone, soit par voie
postale. Seuls les ordinateurs du Chef de Service et du Chef de Section sont
connectés à l’internet. Compte tenu de l’éventualité de dérangement de la ligne
téléphonique et de la lenteur du courrier postal, les informations comptables ne sont
pas transmises à jour. Les comptes inter agences ne sont ainsi soldés qu’après la
consolidation qui ne se fait que mensuellement, malgré l’envoi des notes internes
d’imputation par voie postale, après passation des écritures.
2-2-Au niveau de la comptabilité
Le problème réside dans le fait que la comptabilité connaît un retard au niveau
des enregistrements faute de lenteur de traitement des pièces par certains services,
et au niveau du délai d’importation.
65
2-2-1-Retard de comptabilisation
Le retard est dû au délai de transmission des documents. Certains services
attendent qu’ils soient nombreux avant de les envoyer au Service Comptabilité,
d’autres minimisent l’importance de ce service et ne transmettent les documents qu’à
la demande des comptables. Quel que soit leur arrivée au Service Financier, par
exemple, les relevés bancaires sont toujours réclamés par le comptable de la
banque pour les rapprochements bancaires. Ceux-là entraînent:
- un retard de comptabilisation amenant les comptables à antidater les
opérations pour que les dates de saisie soient identiques à celles inscrites sur
les pièces,
- une accumulation des tâches pour les comptables.
Pourtant, un cahier de transmission de documents existe mais ne permet pas de
suivre de près le délai de traitement des pièces par chaque service.
2-2-2-Retard des importations
Lorsque les écritures du mois écoulé ne sont pas envoyées à la Centralisation
comptable au plus tard le 10 du mois suivant, elles sont consolidées avec celles du
mois suivant. Le retard d’importation d’une seule écriture comptable influe donc les
situations d’une période. Les données d’une période sont incomplètes tandis que
celles des autres sont augmentées.
Ayant constaté les problèmes issus de l’analyse, il importe de contribuer, dans
le chapitre suivant, à l’amélioration de la situation existante en proposant des
solutions adéquates.
CHAPITRE II : PROPOSITIONS ET RESULTATS

Les problèmes évoqués entravent à la fiabilité du système comptable de la
société. C’est pourquoi ils méritent d’être résolus en avançant des solutions.
Section 1 : Amélioration des ressources internes
1-1-Ressources humaines
1-1-1-Programme de recyclage
« La compétence et l’intégrité du personnel sont les garants de l’exactitude
des enregistrements comptables (Jean Marie HOUSSARD, 1991).
La publication des notes ayant l’objet d’une modification des procédures

comptables doit être accompagnée d’une séance de recyclage des comptables. Une
planification de ce recyclage est donc nécessaire dont en voici une proposition :
 classer les besoins en recyclage par ordre de priorité : selon le degré
d’influence du changement à chaque poste ;
 identifier les objectifs du recyclage : description des procédures à appliquer ;
 déterminer les ressources disponibles : salle de conférence, directives
I
professionnelles,…
 déterminer les détails des séances du recyclage : contenu de la séance,
participants, assurer le remplacement temporaire des employés en formation,
date et heure, lieu, instructeurs, outil de formation ;
 communiquer les attentes : envisager de demander aux participants de
partager leur savoir avec leur collègue de travail après leur recyclage ;
 s’assurer que les participants comprennent les nouvelles procédures ;
 évaluer le programme de recyclage : solliciter les commentaires des
employés, mesurer l’impact (par exemple : réduction des erreurs).
L’extension de ce recyclage vers le domaine de la science comptable serait
également envisageable afin de développer les connaissances des employés. Ce qui
nécessite l’intervention de formateurs spécialisés en plus des responsables
concernés de la société.
1-1-2-Programme de rotation de postes
Un programme de rotation entre les comptables pourrait servir de remède au
problème de différence de niveau des comptables. Cette rotation consiste à la
permutation des comptables pendant un certain temps afin de se transmettre les
connaissances.
1-2-Ressources matérielles
1-2-1-Matériel informatique
A notre avis, les problèmes concernant le matériel informatique peuvent se
résoudre par les trois points suivants :
- sensibilisation du personnel sur l’utilisation de l’ordinateur qui ne doit
être utilisé que pour les travaux de la société,
- contrôle périodique des données contenues dans l’ordinateur,
- réorganisation du temps d’occupation de l’ordinateur : élaborer un
emploi du temps fixe pour chaque employé.
67
1-2-2-Moyens de communication
Pour améliorer les moyens de communications entre les comptables de la
Centralisation comptable et ceux des agences, nous proposons un renforcement par
l’intranet qui est une communication inter-agences utilisant des réseaux locaux
accessibles à tous les agents comptables.
En bref, pour que les comptables puissent exécuter leurs tâches de la
meilleure façon, il serait important de minimiser autant que possible les différentes
contraintes : matérielles, relationnelles,…
Section 2 : Amélioration de la comptabilité
2-1-Transmission de documents
Pour résoudre le retard des comptabilisations, il est important de fixer un délai
pour le traitement des documents. Pour cela, une amélioration du cahier de
transmission doit être envisagée afin de contrôler la circulation des documents au
niveau de chaque service.
Cette modification se fera comme suit :
Date Noms des Emargemen Date de Observation Emargemen

d’émission documents t de réception s t du
l’émetteur récepteur
2-2- Importations
Il s’avère nécessaire de respecter les délais fixés pour les importations
mensuelles des agences. De ce fait, il convient en premier lieu de rappeler aux
comptables les conséquences des retards qui sont la méconnaissance de leur
situation exacte respective et la production de données comptables incomplètes. Il
s’agit en fait, d‘éveiller la conscience professionnelle de chacun. Ensuite, des
informations concernant ce délai d’importation doivent circuler de nouveau, et
mentionner un rappel de la date butoir des importations. Finalement, des mesures
doivent être prises en cas de dépassement de la date. Dans ce cas, « une demande
d’explication » pourrait servir de sanction. Il serait ainsi possible de connaître le
motif du retard.
En bref, les problèmes de transmission des documents se résolvent

généralement en rappelant et en faisant respecter les procédures établies au sein de
la société.
Section 3 : Résultats attendus
3-1-Renforcement des ressources internes
3-1-1-Ressources humaines
Le recyclage du personnel comptable à chaque modification des procédures
I
comptables engage des dépenses assez considérables pour la société en faisant
appel à des formateurs spécialisés. Il engendre également un arrêt de travail car elle
se déroulera sûrement pendant les heures de travail. Néanmoins, il pourra apporter
des avantages pour la société. Les procédures à appliquer seront clairement
connues par les comptables et le risque d’erreurs serait ainsi réduit. Les travaux
seront donc effectués avec professionnalisme. Il enrichira aussi les connaissances
en matière de comptabilité des apprentis. Tout cela augmentera la productivité
humaine de la société.
Le programme de rotation entre les comptables permettra une polyvalence
entre eux. Par conséquent, l’absence de l’un d’entre eux sera comblée par la
présence des autres. La continuité des travaux de la société serait ainsi toujours
assurée.
3-1-2-Ressources matérielles
L’application des solutions proposées concernant les ressources matérielles
évitera les files d’attente sur l’utilisation de l’ordinateur. Il sera libéré des données
inutiles et sa productivité augmentera.
Malgré les dépenses occasionnées par l’installation de l’intranet, elle facilitera
et accélèrera la correspondance entre les différents services et chaque agent du
Service Comptabilité. Les comptes inter agences seront ainsi comptabilisés au jour
le jour.
La qualification des employés et la modernisation des matériels confèrent à
une société un avantage concurrentiel. La mise en application de ces propositions
permettra donc à l’AUXIMAD de maintenir sa place de leader sur le marché national.
3-2-Régularité de la comptabilité
La modification du cahier de transmission des documents permettra de suivre
de plus près la circulation des documents, et d’éviter ainsi les retards de traitement
69
comptable. Les enregistrements ne seront plus antidatés et les travaux

comptables ne s’accumuleront plus.
Le rappel des dispositions concernant les importations et la mise en œuvre
d’une sanction pour le retard inciteront chacun à accomplir ses tâches dans les
délais fixés au sein de la société.
La comptabilité sera tenue à jour et les données comptables produites seront
réelles. Il sera donc possible d’effectuer une comparaison d’une situation entre deux
périodes, afin de prendre les décisions relatives et effectuer les contrôles
nécessaires.
CONCLUSION
A l’heure actuelle, la concurrence dans le monde des affaires s’avère de plus

en plus rude. Pour y faire face, toute entreprise se doit d’être performante. Le
développement des besoins en
I informations économiques et financières a donné au
système comptable de l’entreprise une place centrale de plus en plus stratégique. La
fiabilité du système comptable adopté peut être à l’origine de cette performance
requise, car l’application exacte des règles applicables reflète la sincérité, la
régularité et l’image fidèle des comptes.
Le système comptable joue donc un rôle important dans la vie de l’entreprise.
En son absence, aucune entreprise ne peut fonctionner. Son analyse mérite ainsi
d’être effectuée. Entre les trois sortes de système comptable qui sont : le système
classique, centralisateur et informatisé, l’AUXIMAD opte pour le système
centralisateur, en raison de sa structure.
L’analyse effectuée démontre qu’une défaillance du système comptable nuit
au contrôle du patrimoine de l’entreprise d’une part, et à sa gestion, faute de
production de données comptables inexactes, d’autre part.
Pourtant, quelques faiblesses ont été constatées au sein de l’AUXIMAD. En
fait, ces problèmes connaissent deux niveaux. Le premier concerne le personnel
comptable qui manque de volonté d’innovation, les moyens matériels et les moyens
de communication qui connaissent respectivement une mauvaise utilisation et une
insuffisance. Le second tourne autour de la comptabilité proprement dite caractérisé
par des éventuels retards. Ces problèmes se caractérisent généralement par le non
respect des règles établies.
Parallèlement à ces problèmes évoqués, deux niveaux de solutions sont
envisageables. Il s’agit d’une amélioration de la productivité humaine, par des
recyclages, des moyens matériels par une sensibilisation du personnel et des
moyens de communication par l’installation de l’intranet, d’une part ; et de la mise en
application des principes internes à la société, d’autre part.
L’application de ces solutions proposées permettra une amélioration du
système comptable de l’AUXIMAD, objectif du présent mémoire, caractérisée par le
71
renforcement des ressources allouées au Service Comptabilité et par la régularité de

sa comptabilité.
L’intérêt de ce thème se manifeste par la mise à la disposition des dirigeants
de l’AUXIMAD des moyens garantissant l’efficacité de son système comptable.
BIBLIOGRAPHIE
 Ouvrages
- Bernadette COSTE, Comment mettre en place votre comptabilité, Edition Le
monde de l’entreprise, I1999
- Eric TORT, Organisation et management des systèmes comptables, Dunod,
Paris, 2003
- Jean-Marie HOUSSARD, Les mécanismes comptables de base, Edition
Economica, 1991
- RATSITOARY A., Comptabilité Financière I
 Documents
- Code Général des Impôts 2008
- Guide des stagiaires de l’AUXIMAD
- Plan Comptable Général 2005
 Site Internet
http://www.takelaka.dts.mg/auximad
 Cours
- Monsieur RAZAFIMBELO Florent, Comptabilité Analytique d’Exploitation 2ème
année
- Monsieur RAZAFIMBELO Florent, Gestion Budgétaire 4ème année.
73
ANNEXES
LISTE DES ANNEXES
Fiche technique de l’AUXIMAD……………………………………………………………..I

Codification……………………………………………………………………………………II
Modèle de fiche standard de saisie……………………………………………………….III
Modèle de fiche de règlement……………………………………………………………..IV
Modèle de note interne d’imputation………………………………………………………V
Intitulé des comptes utilisés en exemple…………………………………………………VI
Signification des symboles des diagrammes de circulation des documents………VII
Annexe 1 : Fiche technique de l’AUXIMAD
Dénomination : Société Auxiliaire Maritime de Madagascar
Capital social : 222 000 000 ariary
Statut juridique : Société Anonyme
Registre de commerce : 2003 B 00732
Numéro d’identification fiscale : 105 001 568
Numéro d’identification statistique : 617 10 100 0 00 106
Siège social : 18 Rue Rabearivelo Antsahavola Antananarivo
Téléphone : 22 225 02
Fax : 22 310 98
E-mail : auximad@moov.mg
Site : http://www.takelaka.dts.mg/auximad
Logo:
I
Annexe 2:
Tableau 1: Codification des agences
CODIFICATION AGENCES
Agence
Code
TOAMASINA
10
ANTANANARIVO
20
ANTSIRABE
21
MAHAJANGA
30
MANAKARA/MANANJARY
40
TOLIARY
50
ANTSIRANANA
70
NOSY BE
80
DIRECTION
90
FORT DAUPHIN
93
DEPARTEMENT ASSURANCES
94
Tableau 2: Codification des activités

CODIFICATION ACTIVITE
Activité
Code
ADMINISTRATION GENERALE
01
CONSIGNATION
02
TRANSIT
03
MANUTENTION ET CAMIONNAGE
04
ASSURANCES
07
AIR MADAGASCAR
08
DIVERSE
09
LOCATION MATERIEL
11
MAGASINAGE
12
TRANSPORT TERRESTRE
15
EMPOTAGE ET DEPOTAGE CONTAINER
16
TECHNIQUE
17
GROUPAGE ET DEGROUPAGE
18
Tableau 3: Codification des trafics

II
CODIFICATION TRAFIC
Nature Trafic
Code
EXPORT
0
IMPORT
1
GPDP
3
GROUPAGE AERIEN
4
TRANSIT INTERNATIONAL
5
NAVIRE LIGNE REGULIERE
6
NAVIRE OCCASIONNELLE
7
NAVIRE THONIER
8
DIVERS
9
Annexe 3 :
Figure 1 : Modèle de fiche standard de saisie
Société AUXIMAD
Agence:
FICHE STANDARD DE SAISIE OBLIGATOIRE PAR PIECE COMPTABLE
Date de Référence Comptable

Agence Type Journal N° Pièce
Saisie
Crédit du Compte
C.G. C.P. ou Dossier Libellé : Nature Opération + Débit du Compte
imputé ou C.A Fournisseur ou Client imputé imputé
Visa Chef Comptable

Visa Responsable Ecriture
Figure 2 : Modèle de Fiche de règlement
AUXIMAD
AGENCE : Direction
FICHE DE REGLEMENT
(A REMPLIR A CHAQUE RECEPTION DE CHEQUE, TRAITE, ESPECES, VIREMENT)
Nom de l'agent de Recouvrement

: PROVISION
III
ENCAISSEMENT FACTURES
MONTANT
REFERENCES REGLEMENT
Espèces Date
Chèque N° Banque Date
Traite N° Domiciliation Échéance
Virement Banque Date
DETAIL DU REGLEMENT
Montant Réglé
C.G. C.P. Clients N° Dossier
N° Référence
Facture
0,00
Montant Total des factures réglées
AUTRES RENSEIGNEMENTS OBLIGATOIRES (à cocher par Service Financier) :
MONTANT
Encaissement de l'agence pour avis au Service Financier de la Direction

Montant encaissé et versé directement par Direction à la banque de l'agence

Montant encaissé par Direction. Compte à
régulariser : 18118000AA
Montant encaissé par autre Agence.
Agence :
Règlement par Compensation
Chèques/Traites transmis par courrier à l'Agence pour encaissement agence
I
Visa Agent de recouvrement Accusé de réception Service Financier
1 exemplaire à joindre avec le chèque, ou traite, ou reçu d'espèces pour Service Financier (à joindre au Bordereau de
versement)
(1)
(2) 1 exemplaire pour l'agent de recouvrement : accusé de réception, établissement Avis de règlement et Chrono
81
IV
Annexe 4 : Modèle de note interne d’imputation
24-juil-07
AUXIMAD Antananarivo, le
DIRECTION FINANCIERE
AUXIMAD AGENCE MAJUNGA
SERVICE COMPTABILITE
ANTANANARIVO
------------------------
N° 256 -DF/SC/RR/HRM/RL
NOTE INTERNE D’IMPUTATION
1811300030
Nous vous informons avoir passé au débit de votre compte
les opérations suivantes sur la comptabilité du mois de : juil-07
MONTANT H.T.V.A
NATURE OPERATION
32 681,00
Orange 06/07 appel n° 032 02 558 25
72 313,00
Orange 06/07 appel n° 032 07 080 71
72 158,00
Orange 06/07 appel n° 032 05 241 96
112 858,00
Orange 06/07 appel n° 032 07 08 072
70 769,00
Orange 06/07 appel n° 032 07 798 56
31 996,00
Orange 06/07 appel n° 032 05 241 80
392 775,00
Total à votre débit
P.J : 06 Photocopies FA
V
Le Chef de Service Comptabilité,
83
Annexe 5 : Intitulé des comptes utilisés en exemple
Intitulé
Comptes
Compte de liaison inter agences activités diverses
18113000
Fournisseurs au comptant:charges d'exploitation
40191000
Fournisseurs au comptant "débours transit"
40193000
Fournisseurs individuels achats d'immobilisations
40410000
Clients
41100000
Clients transit débours factures à régulariser
41816000
Etat TVA à collecter
44570000
BNI-CL Ariary
51211000
BOA Ariary
51221000
Caisse
53000000
Virements internes agences
58100000
Virements inter agences et direction
58200000
VI
Annexe 6 : Signification des symboles des diagrammes de circulation des documents:
Symboles Significations
Création
Documents
Liasse de documents
Vérification
Autorisation, approbation
Enregistrement
Classement
Envoi
Information
V II
TABLE DES MATIERES
REMERCIEMENTS
LISTE DES ABREVIATIONS
LISTE DES FIGURES
SOMMAIRE
INTRODUCTION………………………………………………………………………........1
PARTIE I : CONSIDERATIONS GENERALES
Chapitre I : Connaissance de la société………………………………………………4

Section 1 : Présentation…………………………………………………………….......4
1-1-Identification……………………………………………………………………….4
1-2-Historique………………………………………………………………………......4
Section 2 : Activités de l’AUXIMAD……………………………………………………5
2-1-Activités principales………………………………………………………………5
2-2-Activités secondaires……………………………………………………………..5
Section 3 : Organisation structurelle………………………………………………......6
3-1-Organigramme de l’AUXIMAD et attributions…………………………………..6
3-2-Organigramme du service comptabilité et attributions………………………...9
Chapitre II : Cadre théorique…………………………………………………………….13

Section 1 : Principes comptables fondamentaux……………………………………13
Section 2 : Conventions comptables………………………………………………….15
Section 3 : Théorie sur le système comptable……………………………………….16
3-1-Généralités…………………………………………………………………………16
3-1-1-Définition………………………………………………………………………16
3-1-2-Utilité du système comptable……………………………………………......16
3-2-Principaux systèmes comptables……………………………………………….17
3-2-1-Système classique……………………………………………………………17
3-2-2-Système centralisateur……………………………………………………….17
A - Principes généraux………………………………………………………….....17
B – Journaux auxiliaires usuels…………………………………………………..18
3-2-3-Système informatisé………………………………………………………….18
3-3-Eléments constitutifs du système comptable………………………………….19
3-3-1-Comptabilité générale……………………………………………………….19
A – Enregistrement chronologique……………………………………………...19
B – Enregistrement thématique………………………………………………….19
C – Enregistrement synthétique…………………………………………………19
3-3-2-Comptabilité analytique d’exploitation (CAE)…………………………….19
A – Objectifs de la CAE……………………………………………………………19
B – Organisation de la CAE……………………………………………………….20
3-3-3-Gestion budgétaire…………………………………………………………..20
A – Définition……………………………………………………………………….20
B – Processus de la gestion budgétaire………………………………………...20
C – Hiérarchie budgétaire………………………………………………………...21
D – Contrôle budgétaire…………………………………………………………..21
3-4-Caractéristiques du système comptable……………………………………….21
3-4-1-Système double de comptabilité générale et analytique………………..22
3-4-2-Informatisation croissante du système comptable……………………….22
3-4-3-Organisation normalisée du système de comptabilité générale……….22
PARTIE II : ETUDE DETAILLEE DU SYSTEME COMPTABLE
Chapitre I : Tenue de la comptabilité………………………………………………….25

Section 1 : Outils de travail……………………………………………………………25
1-1-Fiche standard de saisie………………………………………………………..25
1-2-PCG 2005…………………………………………………………………………26
1-3-Logiciel AUXICOMPTA………………………………………………………….26
Section 2 : Système de codification…………………………………………………26
2-1-Facture…………………………………………………………………………….26
2-2-Dossier……………………………………………………………………………26
2-3-Code comptable………………………………………………………………….27
Section 3 : Comptes……………………………………………………………………27
3-1- Structure………………………………………………………………………….27
3-2-Typologie…………………………………………………………………………27
3-2-1-Comptes pivots…………………………………………………………….28
3-2-2-Comptes auxiliaires………………………………………………………..28
Chapitre II : Organisation comptable………………………………………………..29

Section 1 : Circuit des documents comptables…………………………………...29
1-1-Procédure d’encaissement……………………………………………………29
1-1-1- Circuit des documents : encaissement par caisse……………………29
1-1-2- Circuit des documents : encaissement par banque………………….33
1-2- Procédure de décaissement………………………………………………….36
1-2-1- Circuit des factures fournisseurs………………………………………...36
1-2-2- Circuit des documents : décaissement par caisse…………………….39
1-2-3- Circuit des documents : décaissement par banque…………………...42
Section 2 : Comptabilité des agences………………………………………………44
2-1-Journal……………………………………………………………………………44
2-1-1-Etablissement………………………………………………………………..44
2-1-2-Typologie…………………………………………………………………….45
2-2-Grand-livre et balance…………………………………………………………..46
2-3-Exemple de comptabilisation de quelques opérations……………………..46
2-3-1 – Comptabilisation fournisseurs…………………………………………..46
2-3-2 – Comptabilisation banque………………………………………………...48
2-3-3 – Comptabilisation caisse………………………………………………….49
2-3-4-– Comptabilisation facture client : cas transit……………………………49
2-3-5-- Comptabilisation inter agences………………………………………….50
Section 3 : Centralisation……………………………………………………………..50
3-1-Consolidation et exportation…………………………………………………...51
3-2-Supervision et états de synthèse……………………………………………...51
PARTIE III : DIAGNOSTIC, PROPOSITIONS ET RESULTATS ATTENDUS
Chapitre I : Identification des points forts et des points faibles……………………53

Section 1 : Points forts………………………………………………………………...53
1-1-Au niveau de la tenue de la comptabilité……………………………………..53
1-1-1-Système informatisé………………………………………………………..53
1-1-2-Logiciel maison……………………………………………………………..53
1-1-3-Comptes spécifiques……………………………………………………….53
1-1-4-Système de codification…………………………………………………...54
1-2-Au niveau de l’organisation comptable……………………………………… 54
Section 2 : Points faibles………………………………………………………………54
2-1-Au niveau des ressources internes…………………………………………...54
2-1-1-Manque de volonté d’innovation………………………………………….54
2-1-2-Mauvaise utilisation du matériel informatique et insuffisance de moyens
de communication………………………………………………………………………...54
2-2-Au niveau de la comptabilité……………………………………………………55
2-2-1-Retard de comptabilisation………………………………………………...55
2-2-2-Retard des importations……………………………………………………56
Chapitre II : Propositions et résultats………………………………………………….56

Section 1 : Amélioration des ressources internes………………………………….56
1-1-Ressources humaines…………………………………………………………...56
1-1-1-Programme de recyclage…………………………………………………...56
1-1-2-Programme de rotation de postes…………………………………………57
1-2-Ressources matérielles………………………………………………………….57
1-2-1-Matériel informatique………………………………………………………..57
1-2-2-Moyens de communication…………………………………………………58
Section 2 : Amélioration de la comptabilité………………………………………….58
2-1-Transmission des documents………………………………………………….58
2-2-Importations……………………………………………………………………...58
Section 3 : Résultats attendus…………………………………………………………..59
3-1- Renforcement des ressources internes……………………………………..59
3-1-1-Ressources humaines……………………………………………………...59
3-1-2-Ressources matérielles…………………………………………………….59
3- 2- Régularité de la comptabilité…………………………………………….......59
CONCLUSION……………………………………………………………………………...61
BIBLIOGRAPHIE…………………………………………………………………………...63
ANNEXES

Rajoroarivonysm Ges m1 08

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UNIVERSITE D’ANTANANARIVO

FACULTE DE DROIT, D’ECONOMIE, DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE

MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION

OPTION : FINANCES ET COMPTABILITE

CONTRIBUTION A L'ANALYSE DU SYSTEME

Présenté par : RAJOROARIVONY Seheno Mampianina

Année universitaire : 2007-2008

J’adresse également mes vifs remerciements à :

Je tiens à exprimer toute ma sincère reconnaissance envers :

Je ne pourrais passer sous silence le soutien moral et financier de ma famille,

AUXIMAD Auxiliaire Maritime de Madagascar

Figure 1 : Organigramme de l’AUXIMAD………………………………………………….7

PARTIE I : CONSIDERATIONS GENERALES

Chapitre I : Connaissance de la société

Chapitre II : Cadre théorique

PARTIE II : ETUDE DETAILLEE DU SYSTEME COMPTABLE

Chapitre I : Tenue de la comptabilité

Chapitre II : Organisation comptable

Chapitre I : Identification des points forts et des points faibles

Chapitre II : Propositions de solutions et résultats

La réalisation d’une analyse au sein d’une société nécessite une bonne

CHAPITRE I : CONNAISSANCE DE LA SOCIETE

En 1991, d’autres activités appelées « activités secondaires » s’ajoutent à

• Service de Gestion des Activités Connexes (SGAC) qui gère,

Il assure la mise en place des logiciels et programmes, ainsi que la

Centralisation comptable Comptabilit? de la D irection G?n?rale

Figure 2 : Organigramme du Service Comptabilit? (Source : Service Comptabilit?)

• tenue du registre comptable pour suivi des factures fournisseurs.

 création des CP pour les agences.

Chapitre II : CADRE THEORIQUE

1 Source : Plan Comptable Général 2005

- Principe de permanence des méthodes

Section 2 : Conventions comptables de base2

2 Source : Plan Comptable Général 2005

base, les incertitudes quant à la continuité d’exploitation doivent être indiquées et

3 RATSITOARY A., Comptabilité Financière I

3-2-Principaux systèmes comptables

Travail quotidien Travail périodique

Figure 3 : Cycle comptable du système classique

3-2-2- Système centralisateur

La comptabilité auxiliaire se fait quotidiennement, mais la centralisatrice

3-3-Eléments constitutifs du système comptable

 analyser les ressources de l’exercice en calculant les coûts de chaque

Objectifs Stratégie et politique Planification

Contrôle budgétaire Actions correctives Budgets

Figure 4 : Processus de la gestion budgétaire

(Source : Cours de « Gestion Budgétaire », 4ème année)

Le dirigeant de l’entreprise élabore des programmes d’action qui seront

Figure 5 : Hiérarchie budgétaire (Source : Cours de « Gestion Budgétaire », 4ème

4 Eric TORT, Organisation et management du système comptable

- l’introduction croissante de l’automatisation et de la dématérialisation des

qui définissent en particulier, les principes fondamentaux de présentation et

Comme toute analyse commence par l’étude de ce qui existe, le système

CHAPITRE I : TENUE DE LA COMPTABILITE

- le bas : il est réservé aux visas des responsables :

- les deux chiffres suivants : mois,

L’étude de la tenue de la comptabilité n’est pas suffisante pour effectuer

CHAPITRE II : ORGANISATION COMPTABLE

- vérifiés par le Chef de Service et autorisés pour enregistrement,

Cr?ation fiche de r?glement Service Financier Service Comptabilit?

1-1-2-Circulation des documents : encaissement par banque

Comme le règlement en espèces, le Service Recouvrement établit une fiche

- vérifiés par le Chef de Service et autorisés pour enregistrement,

- enregistrés et classés par le comptable de la cellule banque.