Cendrine LE LOCAT

Chargée de Communication
cendrine.lelocat@telecom-bretagne.eu

Animer une réunion

Notes de cours : principes fondamentaux,
méthodes et exemples
FIP 2A - CE 204
FIG 2A - Projet S4
Année scolaire 2009-2010
 Sommaire
1. LES DIFFÉRENTS TYPES DE RÉUNION ........................................................ 2
1.1 LA REUNION D’INFORMATION DESCENDANTE .................................................................................... 2
1.2 LA REUNION D’INFORMATION ASCENDANTE (INTERVIEW DE GROUPE)................................................. 4
1.3 LA REUNION DE PRISE DE DECISION ................................................................................................. 5

2. LES PARTICIPANTS ........................................................................................ 9

2.1 LE ROLE DES PARTICIPANTS ............................................................................................................ 9
2.2 INTERVENIR EN REUNION ................................................................................................................. 9
2.3 LES ERREURS QUI PEUVENT VOUS DISCREDITER ............................................................................. 10

3. GÉRER LES BLOCAGES DU GROUPE ........................................................ 11

4. CO-ANIMER EFFICACEMENT....................................................................... 14

5. LA PRÉPARATION......................................................................................... 15

6. LA CONVOCATION ........................................................................................ 16
6.1 LA CONVOCATION, UN OUTIL INDISPENSABLE ................................................................................. 16
6.2 PRECISER LE TYPE DE REUNION ..................................................................................................... 16
6.3 ANNONCER LE CONTENU AVEC PRECISION ..................................................................................... 16
6.4 DONNER LES ELEMENTS DE FONCTIONNEMENT ............................................................................... 16

7. LE COMPTE RENDU ET LE SECRÉTAIRE DE SÉANCE ............................. 19

7.1 LE SECRETAIRE DE SEANCE........................................................................................................... 19
7.2 LA REDACTION DU COMPTE-RENDU ................................................................................................ 20
7.3 5 TYPES DE COMPTE RENDU A VOTRE DISPOSITION ......................................................................... 22
7.4 EXEMPLE DE COMPTE RENDU N°3 ................................................. ................................................. 23
7.5 METHODE DE PRISE DE NOTES POUR LE COMPTE RENDU DE SYNTHESE N°3 ..................................... 25
7.6 EXEMPLE DE COMPTE RENDU N°4 ................................................. ................................................. 26
7.7 METHODE DE PRISE DE NOTES POUR LE COMPTE RENDU N°4................................................. .......... 28

8. GRILLE D’AUTO-ANALYSE D’UNE RÉUNION (ANIMATEUR) .................... 29

9. GRILLE D’AUTO-ANALYSE D’UNE RÉUNION (PARTICIPANT) ................. 30

10. BIBLIOGRAPHIE ............................................................................................ 31

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 1 Animer une réunion

1. LES DIFFÉRENTS TYPES DE RÉUNION
1.1 LA REUNION D’INFORMATION DESCENDANTE

Directivité sur la forme et sur le fond

1.1.1 La préparation
• Réunir les faits, les informations sur le fond et éventuellement sur les participants.
• Définir l’objectif de la réunion de façon précise et identifier les difficultés.
• Établir le plan, l’articulation des idées, retravailler les informations en fonction du contexte, du
public et de ses attentes. Penser aux illustrations, aux tableaux (un bon schéma ou exemple
vaut souvent mieux qu’un long discours) et à la place des questions (au fur et à mesure ou en
final).

Principe : une note de service complexe ne peut être seulement lue et commentée au groupe de
travail. Le contenu doit être retravaillé et clarifié.

• Régler l’aspect matériel : le lieu (différent du lieu habituel de travail), le matériel (paper-board,
vidéoprojecteur, photocopies…).
• Établir l’ordre du jour, la convocation.
• Préparer le support écrit de l’intervention (ne pas écrire au verso des pages et numéroter les
pages) :
1. ouverture : prise de contact, rappel de l’objectif, contexte de la réunion, points
principaux et place des questions  à rédiger précisément pour un démarrage
assuré ;
2. contenu même de l’intervention : ne pas tout rédiger, noter les idées-clés de façon
aérée et improviser (degré de rédaction variable en fonction de notre maîtrise du sujet
mais trop de rédaction nuit au naturel).

• Préparer les supports à diffuser aux participants avant la réunion ou au cours de celle-ci.

1.1.2 La réunion proprement dite

La disposition géographique des participants doit faciliter le contact visuel.

Présentation du contenu : ne pas aller trop vite, rester présent, attentif. S’assurer de la
compréhension. Indiquer dès le départ la place des questions.

4 principes :
- structurer : objectif clair, contexte ; annonce du déroulement, grands points ;
- répéter ;
- réguler (débit, silence) ;
- illustrer : utiliser les outils qui vont favoriser la mémorisation (paper-board,
vidéoprojecteur).

Utiliser le paper-board pour préciser le plan ou les points clés. Se placer de côté pendant que vous
écrivez pour garder le contact avec le groupe (possibilité de préparer des papers d’avance mais côté
théâtral quelquefois).

Lancer la phrase d’échange avec une question ouverte, laisser un silence suffisamment long, ne pas
craindre le « blanc », répéter éventuellement sous une autre forme ou en synthétisant à nouveau
quelques points clés de votre exposé.

La perception des interventions du groupe peut être différente selon votre état d’esprit.

Ne pas s’étonner si certains n’ont pas compris mais faire ce qu’il faut pour que le message passe.

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 2 Animer une réunion

Éviter de se dire c’est de ma faute ou c’est de leur faute car :
- l’attention est une capacité limitée (durée, moment) ;
- de toute manière, le récepteur n’entend qu’une partie de votre message (son état affectif
renforçant cette sélection involontaire) et l’interprète à sa manière.

Si vous vous sentez menacé, votre compréhension peut être altérée et votre réaction inadaptée. Dans
ce cas de figure, ne pas couper la parole. Utiliser la reformulation et éventuellement la relance de la
question à son auteur (le faire parler davantage, peut-être pose-t-il la question en ayant une idée de la
réponse ?).

En cas d’agression dans le sujet de la réunion : laisser parler, faire parler, faire s’exprimer le groupe,
répondre de façon non affective.

Éviter d’entrer dans des relations verrouillées avec un participant, le restant du groupe n’étant que le
témoin muet de vos échanges interminables. Dans ce cas, élargir la question aux autres participants
ou revenez sur l’objectif de la réunion.

1.1.3 Pour une utilisation dynamique du diaporama

• Faire ressortir votre message : réaliser des transparents clairs et lisibles (taille des caractères,
message concentré au milieu, cadre, peu de texte, pas trop de couleurs - 3 ou 4 -).
• Garder le contact visuel avec votre auditoire : éviter d’utiliser un stylo laser.
• Éviter la monotonie : limiter le nombre de transparents, alterner les styles de transparents,
alterner avec le paper-board.
• Rendre la présentation vivante : commenter chaque transparent. Utiliser ponctuellement les
animations (superposition de transparents…). Faire participer le groupe le cas échéant.

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 1.2 LA REUNION D’INFORMATION ASCENDANTE (INTERVIEW DE
GROUPE)

Directivité sur la forme et non-directivité sur le fond

1.2.1 Méthode
• Il est important de tout noter.
• Classer, trier.
• Valider la synthèse, vérifier que chaque élément correspond bien au vécu du groupe.

1.2.2 Technique
• Questionner : pour obtenir de l'information.
• Reformuler : pour montrer que l'on a entendu, compris.
• Questionner à nouveau : pour préciser.
• Synthétiser : pour conserver.

Il est important de rester neutre c'est-à-dire : ne pas juger, ne pas justifier, ne pas se justifier, et
pourtant... participer.

Attention aux reformulations inductives.

Ne rien enlever, regrouper, simplifier sans avis du groupe.

Ainsi, il est important de tout noter.

Importance de ne pas répondre.

Importance de ne pas donner son avis.

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 1.3 LA REUNION DE PRISE DE DECISION

Directivité sur la forme et faible directivité sur le fond

1.3.1 Situer le problème

A) Le problème en tant que point de départ

Qu’on préside un groupe de discussion ou qu’on s’attaque seul à un problème, on n’est que trop
enclin à chercher à le résoudre en partant de l’idée qu’on s’en est fait tout d’abord. L’attitude
recommandable est tout autre : il faut passer beaucoup de temps à explorer, choisir et à isoler un
point de départ. Pour apprendre à agir ainsi il faut réprimer sa tendance à s’intéresser aux solutions et
s’appliquer à s’intéresser avant tout à l’exploration du problème. Le rôle du responsable est de
stimuler le groupe à se comporter de telle sorte qu’il résolve le problème, et non d’en trouver
lui-même les solutions.

Il va sans dire que le dirigeant qui essaie d’imposer sa manière de voir à un groupe sous prétexte
d’améliorer la qualité de la décision n’applique pas la méthode des décisions du groupe.

B) Poser le problème en fonction de la situation des individus/du groupe

La situation c’est bien souvent les conditions de travail.

Poser le problème en fonction des individus, c’est d’abord les connaître et les situer les uns par
rapport aux autres.

Enfin, si l’on voit le problème sous l’angle du groupe concerné, c’est la structure ou l’organisation de
ce groupe qui se trouve mise en cause.

Les manières différentes de situer le problème et par suite de le résoudre se retrouvent chaque fois
que le comportement de l’homme est en jeu.

C) Se faire aider pour poser le problème

Il arrive souvent qu’un supérieur soit conscient des difficultés dans le travail sans connaître pour
autant la nature du problème. Il en apprendra sans doute beaucoup sur les causes des difficultés s’il
pose à son groupe au cours d’une conférence les problèmes inhérents à certains services. Quand le
problème a été mis au clair, sa rédaction peut recevoir l’adhésion de tous.

1.3.2 Exposer le problème

Le succès ou l’échec de la réunion peut dépendre de ce bref exposé qui amorce la discussion en
fournissant les bases de départ.

Pour exposer un problème devant un groupe de discussion, le responsable pourra s’inspirer de six
principes dont l’application facilitera la découverte collective d’une solution en évitant la confusion
aussi bien que les réactions émotionnelles intempestives :
1. s’en tenir aux faits sans mettre en cause les comportements ;
2. favoriser la liberté de pensée, sans suggérer ni de solution, ni même d’alternative ;
3. exposer le problème dans des termes qui fassent apparaître la communauté des intérêts ;
4. spécifier clairement l’objectif à atteindre qui devra être unique ;
5. formuler brièvement les données du problème ;
6. donner toute l’information essentielle, telle quelle, sans l’interpréter ni suggérer comment elle
devra être utilisée.

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 5 Animer une réunion

 1.3.3 Conduire la discussion

A) Deux forces peuvent pousser au conformisme

1 - La crainte d’être mal jugé par le responsable hiérarchique

Nous avons tous eu l’occasion de nous apercevoir à nos dépens que nous risquions de nous attirer
plus d’ennuis, à ne pas se montrer d’accord avec un supérieur qu’à se ranger tout bonnement à son
avis : c’est ce genre d’expérience qui fait les « béni - oui - oui ». La plupart du temps, les subordonnés
invités à participer ont besoin d’être considérablement encouragés et mis en confiance avant d’oser
exprimer leur avis librement. En interdisant de juger et en stimulant au contraire, la critique chez
autrui, en se montrant ouvert aux idées neuves ou même insolites, le supérieur pourra vaincre cette
attitude de conformisme prudent.

2 - La crainte d’être en désaccord avec la majorité des membres de l’équipe de travail

Lorsqu’une personne n’est pas du même avis qu’une autre, celle-ci à tendance à se croire attaquée :
ou bien elle se sent blessée et se défend ou bien elle s’irrite et contre-attaque. Ces réactions
émotionnelles font dégénérer la discussion en conflits de personnes voués presque toujours à
s’aggraver. C’est au responsable de créer une ambiance favorable aux controverses, d’utiliser son
prestige pour protéger les minoritaires, de commuer les difficultés personnelles en problèmes
objectifs.

L’avantage du groupe sur l’individu est justement sa richesse potentielle en points de vue différents,
mais encore faut-il qu’une majorité dominante ne vienne pas imposer son unité de pensée à cette
multiplicité. C’est au responsable d’y veiller.

B) Moyens d’éliminer les réactions de défense

1 - Rassurer en donnant des garanties

Donner des garanties ne consiste pas à promettre « en l’air » que tout ira bien, qu’il n’y a rien à
craindre. Une garantie loyale et valable doit comporter un gage substantiel. En invitant ses
subordonnés à s’assurer que la direction n’a pas omis d’envisager quelque chose, en les engageant à
explorer tous les aspects du problème, en précisant bien l’objet de la modification proposée, en étant
près à examiner les objections et les propositions, le responsable du groupe fera déjà beaucoup pour
rassurer le groupe.

2 - Faciliter l’expression des sentiments

Les sentiments inexprimés restent vagues, les formuler contribue à les élucider. Les exprimer procure
donc au moins trois avantages : un soulagement, plus d’objectivité et plus de lucidité. Le responsable
favorisera l’expression de tels sentiments en appliquant les quelques conseils donnés ci-après :
• être aux aguets de tout ce qui peut trahir des rancœurs contenues ;
• savoir se taire, inciter le groupe à s’exprimer et à jouer un rôle actif ;
• se montrer réceptif à l’expression des sentiments et des idées ; montrer que l’on écoute avec
intérêt celui qui parle ;
• chercher à comprendre celui qui parle et non à le juger, c’est à dire :
- écouter jusqu’au bout la personne qui parle sans donner notre jugement et chercher
seulement à comprendre,
- demander aux autres membres du groupe, s’ils suivent bien, cela permettra aux uns de
solliciter et aux autres de donner des éclaircissements,
- demander des exemples concrets,
- reformuler d’une autre manière ce qui a été dit afin de vérifier si le groupe a bien
compris,
- faire rentrer dans la discussion tous les participants en évitant les monologues
prolongés.

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 6 Animer une réunion

C) Moyens d’aider le groupe à résoudre le problème posé

• laisser jaillir les idées pour obtenir les meilleurs résultats ;

• éviter que le groupe s’arrête prématurément à une solution ;
• recueillir les suggestions, ne les critiquer qu’ensuite ;
• faire des résumés de temps en temps (mise au point) ;
• ramener le groupe au sujet à traiter ;
• enregistrer les suggestions ;
• indiquer la progression du débat ;
• enfin, et surtout, savoir rester continuellement réceptif.

1.3.4 Parvenir à la décision

Lorsque le groupe a été amené à livrer des suggestions, le moment vient de se mettre à les évaluer et
à choisir une solution.

A) Évaluation des suggestions

Examiner les avantages et les inconvénients de chacune des solutions proposées. Dans des
situations complexes, il y a des avantages et des inconvénients à toute solution. Le responsable
pourra tracer en dessous de chaque solution, deux colonnes en tête desquelles il écrira « avantages »
et « inconvénients ».

Avantages Inconvénients

B) Retenir la meilleure solution

Comment faire pour opérer parmi les solutions à donner à des problèmes (surtout à ceux qui
impliquent des facteurs humains), un tri propre à valoriser la décision prise à l’issue d’une discussion
de groupe.

1.3.5 Conclusion : la réunion contrôle

« On ne peut juger la valeur d’une décision qu’après qu’elle ait été prise ».

On devra donc réexaminer toute décision, après sa mise en vigueur, pour savoir si elle donne
satisfaction et produit les résultats qu’on en attendait. Une décision prise par un groupe est toujours
modifiable par lui, c’est un de ses grands mérites. Le droit au changement est un privilège du groupe,
et son existence anéantit la critique destructive qu’encourent si souvent les décisions unilatérales.

Lorsqu’un groupe a résolu un problème inhabituel en décidant de prendre certaines mesures, il

s’intéresse tout naturellement aux suites de sa décision ; le responsable devra répondre à cet intérêt -
et manifester en même temps le sien - pour les résultats de l’action décidée en commun, en
organisant des « réunions de contrôle » au cours desquelles les membres du groupe pourront donner
leurs réflexions et suggérer des améliorations.

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 7 Animer une réunion

 1.3.6 Les 5 phases de la réunion de prise de décision

HORAIRE

AMORCAGE BRASSAGE CATALYSE DECANTATION DECISION

DISCUSSION SYNTHESE

EXPOSE DISCUSSION – PROGRESSION CONCLUSION

ECHANGE PARTIELLE

VOIR
JUGER AGIR

ANIMATEUR ENSEMBLE DU GROUPE ANIMATEUR TABLEAU ANIMATEUR GROUPE

Mise à l’aise Questions Guidage Matérialisation Ébauche d’une Prise de
Présentation du sujet Réponses Contrôle Progression décision décision
Indication du but Suggestions Centrage Synthèse Point Réalisation
Définition d’un plan Observations Récapitulation du compte
Adoption d’une méthode Contrôle rendu

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 8 Animer une réunion

2. LES PARTICIPANTS
2.1 LE ROLE DES PARTICIPANTS
2.1.1 Avant la réunion
Se préparer, c’est-à-dire :
• prendre connaissance de l’ordre du jour ;
• rassembler les informations nécessaires aux différents thèmes de discussion ;
• rédiger, par écrit, les questions à poser ;
• se rendre mentalement disponible.

2.1.2 Pendant la réunion

• Respecter les règles du jeu (déroulement, temps imparti, méthodes de travail...).
• Être actif (donner des idées et interchanger).

2.2 INTERVENIR EN REUNION

Après un bref exposé, la communication d'informations, l'annonce d'un projet ou d'une décision à
prendre, on vous demande votre avis, vos idées sur ces perspectives. Sans disposer d'un long
moment de préparation, comment intervenir ?
2.2.1 Apporter une explication
L'explication répond à un besoin de comprendre, elle a un côté rassurant. L'intervention qui donne
une explication déclenche l'attention.

4 façons de construire une explication :

1. Proposer une définition : il faut alors être clair et précis en peu de mots tout en restant
intelligible.
2. Comparer : cette démarche est simple et facile à comprendre. Elle établit des relations, fait
apparaître des ressemblances et des différences.
3. Décrire une situation : la description crée un cadre, un espace qui prend corps dans
l'imagination.
4. Raconter des faits : le récit respecte ou reconstruit une chronologie.

En décrivant et en racontant, on s'adresse aux sens, on insiste sur l'aspect concret.

2.2.2 Argumenter
L'argumentation est la construction d'un raisonnement qui s'adresse à la fois à l'intelligence et à la
sensibilité. Pour argumenter efficacement, il vaut mieux être bref, ainsi l'argumentation sera retenue et
séduira davantage qu'un délayage.

Construire une argumentation :

• Il faut connaître son point de départ et le point d'arrivée pour ménager le plus fort impact sur
l'auditoire.
• L'utilisation de mots de liaison comme « donc », « enfin », « or », « c'est pourquoi » facilite la
compréhension.
• La répétition des arguments clés établit les temps forts de l'intervention.

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 9 Animer une réunion

 2.2.3 Réfuter
La réfutation est la réponse à un argument que l'on veut contrer. Elle est forcément improvisée
puisqu'elle dépend de l'argumentation précédente.

Construire une réfutation :

• Réfuter exige d'écouter, de penser et de préparer une réponse. Il faut donc prendre note des
arguments adverses, intervenir en reformulant avec l'accord de l'interlocuteur.
• Énoncer la réfutation.
• Développer l'argumentation de soutien.
• Conclure en reprenant l'essentiel du message.

2.3 LES ERREURS QUI PEUVENT VOUS DISCREDITER

• Attaquer, critiquer le président de séance. Provoquer sa mauvaise humeur en l'accusant de

ne jamais vous donner la parole.
• Se substituer au président de séance : il ne vous incombe pas de faire un rappel à l'ordre à
des participants bavards.
• Couper la parole à quelqu'un.
• Prêter certains propos à une personne qui ne les a pas tenus.
• Se tromper dans le nom d'une personne du groupe.
• Chercher à intervenir à tout prix ou se cantonner dans le mutisme le plus parfait.
• Revenir sur des questions tranchées.
• Dire ce que tout le monde sait.
• Oublier l'objet de son intervention en se perdant dans une trop longue digression.
• Sourire ironiquement en écoutant quelqu'un.
• S'écarter du sujet.
• Ne pas avoir préparé la réunion.

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 10 Animer une réunion

3. GÉRER LES BLOCAGES DU GROUPE
Il s’agit du repérage des situations délicates que tout animateur rencontre dans l’animation d’un
groupe et qui sont fonction de l’étape de développement du groupe, des types de participation des
membres du groupe, des attitudes collectives… La liste n’est pas exhaustive. Seules les situations
problèmes les plus fréquentes ont été retenues.
1. ATTITUDES DE NON PARTICIPATION
Situation-problème Que se passe-t-il ?
rencontrée
SILENCES DU GROUPE - apathie générale
- personne ne veut prendre la
parole ni répondre aux
questions,
- désintérêt apparent, mutisme
général
FUITES DU GROUPE - refus de participer sur le sujet
proposé
- conduites d’évitement du
sujet. Dans ce qui est dit, peut
être décelé :
• la peur de se
compromettre,
• la peut d’être jugé,
• la peur de blesser,
• la peur de s’opposer,
• la peur des conclusions.
- tentatives de diversion :
• sujet de substitution,
• renvoi à plus tard,
• renvoi à d’autres,
• ironie.
Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 11
Que faire ?
- résister à la tentation de
rompre le silence
- laisser à un participant
l’initiative de le rompre
- s’il se renouvelle, ou s’il est
fréquent, interroger le groupe
sur sa signification
- repérer précisément ces
sujets « sensibles »
- attirer l’attention sur la gêne
provoquée (plutôt la 2ème ou
3ème fois)
- présenter au groupe les
manières qu’il a d’éluder le
sujet
- réaborder le sujet, mais le
problème étant difficile à
traiter de front, lister (le plus
souvent) plutôt les risques
qu’il y a à aborder ce sujet
par interrogation du groupe et
listage des risques au tableau
Animer une réunion
2. TENSIONS INTERNES
Situation-problème Que se passe-t-il ?
Rencontrée
CONFLIT LATENT - silence lourd
 entre deux personnes - tentative de diversion
du groupe - allusions
- recouvrement de paroles
piques
CONFLIT OUVERT
 lié au fonctionnement - désaccord et formulation de
du groupe griefs, reproches sur les
modalités de travail
 lié à des problèmes - formulation des griefs
personnels extérieurs au
groupe
AGRESSION DE LA - l’échange avec la personne
PERSONNE « EXPERT » « expert » : chef de service,
directeur... tourne à la lutte
entre une ou deux personnes,
puis tout le groupe
AGRESSION DE - le groupe conteste :
L’ANIMATEUR  l’objectif
 la méthode
 les résultats
- il reproche à l’animateur de ne
pas traiter le sujet, de ne pas
donner les moyens de
travailler...
Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 12
Que faire ?
- dans un premier temps, si le
conflit n’entrave pas la
progression du groupe, ne
pas essayer d’aborder le
problème
- s’il occupe trop de temps ou
disperse l’attention, inviter à
l’aborder
- aborder le problème (peut-
être lié à l’animation) et
réguler avec l’aide du groupe
si nécessaire
- être ferme sur la règle de
fonctionnement du groupe et
recentrer sur la tâche,
- objet de la réunion et
« expulser » ce problème qui
doit se traiter ailleurs
- laisser s’exprimer les griefs,
puis recentrer sur le motif de
la présence et le cadre de
l’échange
- si cela ne suffit pas, sérier
et prioriser les problèmes
évoqués qui ne pourront être
réglés dans la réunion
- éviter de terminer la réunion
sans avoir réorganisé de
manière positive, si possible,
les échanges et prévu une
suite pour résoudre les
problèmes
- laisser s’exprimer les griefs,
reproches, remarques
- proposer au groupe des
éléments d’analyse :
 origine
 sens
 rôle
de l’agression à ce moment
du groupe de travail
Animer une réunion
3. CONTAMINATION ÉMOTIONNELLE DU GROUPE
Situation-problème Que se passe-t-il ?
rencontrée
CHAHUT - ambiance potache :
 sourire...  bavardages
 apartés
 tohu-bohu
 chahut qui s’installe et se
manifeste par : des boulettes
au plafond, des cocottes en
papier...
DÉMORALISATION DU - méfiance entre les membres
GROUPE du groupe vis-à-vis des
intervenants, de l’autorité...
- démotivation par rapport à
l’objectif
- prise de pouvoir d’un sous-
groupe
- risque de dissociation du
groupe : écartèlement des
membres du groupe, dispersion
des objectifs individuels
Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 13
Que faire ?
- essayer de passer du
niveau décharge de la
tension (soupape nécessaire
à la vie du groupe) à
l’élucidation de la tension
- comprendre ce que le
groupe peut refuser
« inconsciemment » dans un
réflexe de défense qu’il peut
être bon de respecter
- interroger le groupe sur le
éléments qui induisent cet
état du groupe
- essayer de rendre positifs
les résultats, actions,
démarches du groupe déjà
obtenus
- proposer une autre
approche, démarche nouvelle
du problème pour sortir le
groupe de son « marasme »
Animer une réunion
4. CO-ANIMER EFFICACEMENT
1. Les co-animateurs doivent s’être concertés au préalable sur :
• le plan de la réunion : il faut obtenir un consensus sur ce plan, idéalement le rédigé en
commun ;
• se répartir les séquences d’intervention : définir précisément qui intervient et sur quel thème.

Cette préparation est indispensable : c’est grâce à elle que le groupe ressentira la bonne entente ente
les co-animateurs.

2. Lorsqu’un des co-animateurs prend la parole pour sa séquence, l’autre animateur se met
en retrait : il s’assoit à proximité de l’animateur qui est debout.

Il se tient prêt à intervenir (en cas de difficulté) et suit ce que dit et fait l’autre animateur : cela lui
permettra de faire des ponts entre les deux interventions quand il prendra à nouveau la parole.

En tant qu’observateur, le co-animateur peut mieux analyser son groupe et déterminer la conduite à
tenir avec certains participants.

S’il désire intervenir, il demande l’autorisation à l’animateur.

3. Les co-animateurs ont tous le même statut mais le véritable animateur est celui qui exerce,
à l’instant T, l’animation de la séance. À tour de rôle, chacun assume le rôle et le pouvoir
d’animateur au fur et à mesure qu’il prend la parole pour exposer sa séquence.

Le groupe est rassuré et sent qu’il n’y a pas de jeux de pouvoir entre les animateurs : si cela devait
être le cas, le groupe pourra utiliser cette faille pour faire échouer la réunion.

4. Chaque animateur assure le relais à la fin de son intervention en annonçant :

• le thème qui va être traité ;
• l’animateur qui va prendre la parole.

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 14 Animer une réunion

5. LA PRÉPARATION

Objectif de la réunion : Date :

Participants : Durée :
Lieu :
Réservation de la salle :

Convocation :
- rédigée :
- envoyée :
Visuels :

Matériel
- Bloc notes
- Crayons
- Badges nominatifs
- Chevalets nominatifs
- Documents à distribuer :

Équipement
- rétroprojecteur - lampe de Disposition de la salle
- vidéoprojecteur rechange
- ordinateur - CDRom
- clé USB
- caméra
- écran (taille) - feutres
- posters - craies
- paper-board
- tableau blanc
- tableau noir
- micro
- pupitre
- pointeur
Nourriture, boissons
- café
- eau
- jus de fruits
- boissons gazeuses
- déjeuner
- dîner
Après la réunion
- compte rendu
- réunion suivante :

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 15 Animer une réunion

6. LA CONVOCATION

6.1 LA CONVOCATION, UN OUTIL INDISPENSABLE

Nous participons tous à une multitude de réunions. Il arrive encore trop souvent que nous ne
recevions pas de convocation ou que celle-ci n’indique que le thème choisi par l’animateur ou les
responsables. Comment, dans ce cas, demander aux participants de préparer leurs interventions
devant un document aussi général ? Quelques règles simples permettraient, si elles étaient
appliquées, de rendre plus effective la préparation de tous et ainsi de décupler l’efficacité de nos
rencontres.

6.2 PRECISER LE TYPE DE REUNION

L’animation de la réunion et la façon de participer ne sont pas les mêmes si nous assistons à une
réunion d’information, à une réunion de recherche ou de réflexion ou à une réunion de décision. Il est
donc préférable de le signaler.

6.3 ANNONCER LE CONTENU AVEC PRECISION

LE THÈME bien sûr, mais comme celui-ci peut être abordé de façons très diverses, il sera nécessaire
de le préciser par un objectif précis.

L’OBJECTIF de la réunion. Par exemple, sur le thème des salaires, l’objectif de la réunion pourrait
être centré sur les écarts hiérarchiques, à moins de prendre comme objectif les disparités
hommes/femmes, ou tout autre aspect précisant le thème.

LE PLAN : pour atteindre cet objectif, proposer un plan précis qui permet d’aborder les différents
aspects du problème.

Certaines personnes ne souhaitent pas être aussi précises dans leur convocation sous prétexte de
non-directivité. Or, paradoxalement, c’est lorsque la convocation est vague que l’on est directif car les
responsables préparent sans livrer le fruit de leur préparation. Les participants ne peuvent préparer
car ils ne connaissent pas l’objectif et surtout la façon dont le problème va être abordé. Ils seront ainsi
dépendants de ceux qui auront préparé, c’est-à-dire l’animateur ou les responsables. La véritable non-
directivité est d’annoncer ce que l’on a préparé pour permettre aux participants, s’ils sont d’accord,
d’apporter les éléments nécessaires ; s’ils sont en désaccord, de préparer sérieusement leurs
arguments.

6.4 DONNER LES ELEMENTS DE FONCTIONNEMENT

Au NIVEAU des PERSONNES : rappeler qui animera, la liste des participants, ainsi que les
personnes informées de la tenue de la réunion qui n’y participent pas nécessairement.

Au NIVEAU MATÉRIEL : il est rare que l’on n’omette pas un détail, aussi suivons chaque fois la
même démarche : date, lieu, heure (début et fin), durée. Ce qui incite à participer, ce sont le thème et
l’objectif, ils doivent donc se situer au début de la convocation. Si on est intéressé, cherchons alors les
renseignements pratiques au bas de la page.

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 16 Animer une réunion

 CONVOCATION (exemple 1)
TYPE Information Information Décision Autres
descendante ascendante

THEME

OBJECTIF

PLAN Durée

PARTICIPANTS

Pour information

RESPONSABILITÉS Animateur Secrétaire Autres

COORDONNÉES Date :
Lieu :
Heure début : Heure fin :

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 17 Animer une réunion

 CONVOCATION (exemple 2)
OBJET : Convocation à réunion de travail « »YYY» »

DATE : 30 / 01 /01

LIEU : Salle xxxx

HORAIRES : 09h00 11h00

SUJET : Le processus de prospection commerciale

OBJECTIF GÉNÉRAL : Identifier et instrumenter le processus de prospection commercial

OBJECTIF DE LA RÉUNION : Identifier les outils nécessaires à la prospection.

TYPE DE RÉUNION : Echange

ANIMATEUR : JA

PARTICPANTS : AB ; AMB, JKC, TP

INFORMATIONS JOINTES : Exigences de la norme X50-760 concernant la communication

des informations commerciales

INFORMATIONS À DISPOSITION : Site Internet d’outils de commercialisation.

Voir Action.com

REMARQUES PARTICULIÈRES : Les personnes ne pouvant participer à cette réunion doivent

informer l'animateur avant le 10/01/01

CONTACT : HG Tel : 00 00 00 00 Mail : AB@wanadoo.fr

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 18 Animer une réunion

7. LE COMPTE RENDU ET LE SECRÉTAIRE DE SÉANCE
À l'issue d'une réunion, la rédaction d'un compte rendu qui sera adressé à chacun des participants,
est une étape indispensable. Rédigé par le secrétaire de séance, le compte-rendu sert d'aide mémoire
pour l'action envisagée.

Obligations :
• Travail de synthèse
• Objectivité
• Ecoute très développée

Il s’agit d’un écrit délicat à rédiger, qui nécessite des qualités humaines, intellectuelles et
rédactionnelles.

7.1 LE SECRETAIRE DE SEANCE

• Ce ne peut être l'animateur ! Un seul individu ne peut remplir les deux fonctions. Il risquerait
d'imposer sa propre vision des faits.
• C'est généralement une personne qui n'est pas partie prenante dans le débat. Ce qui assure
une certaine impartialité à la relation des faits.
• Le secrétaire de séance doit avoir une grande capacité d'écoute et pouvoir ne pas se sentir
concerné par le sujet abordé. Il doit avoir un bon esprit de synthèse, être capable de dissocier
rapidement l'essentiel de l'accessoire, l'opinion du fait.
• Il prend en cours de séance les notes qui lui permettront de rédiger son compte-rendu.
• Lorsque le débat est enregistré au magnétophone, il note le chiffre du compteur au moment
où commence l'étude d'un nouveau point de l'ordre du jour.
• Dès la fin de la réunion, il rédige le compte-rendu qu'il adressera ensuite à chacun des
participants.

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 19 Animer une réunion

 7.2 LA REDACTION DU COMPTE-RENDU

7.2.1 5 rôles pour un même compte rendu

Extrait de Réussir les comptes rendus, de Michelle FAYET, aux Editions d’Organisation, Paris, 1994, page 12.

7.2.2 Règles rédactionnelles de base

A) Reformulation des propos tenus
Passage de l’oral à l’écrit.
B) Résumé plus ou moins synthétique
C) Plan d’ensemble : chronologique / thématique
D) Absence d’initiatives personnelles autres que la forme
Pas d’introduction ni de conclusion.
Pas d’ajouts ni d’oublis.
E) Méthodologie proche du « résumé de texte »
Ce n’est ni une dissertation, ni un rapport administratif. Le style doit être le plus proche possible des
destinataires du compte rendu (éviter les styles trop littéraires).
F) Choix du compte rendu en fonction de ses besoins
Il existe 5 types de compte rendus différents.

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 20 Animer une réunion

 7.2.3 La prise de notes
4 moments doivent être repérés en permanence :
1. Informations
2. Propositions
3. Décisions (consensus du groupe ou acte hiérarchique)
4. Actions (s’effectuera dans le futur)

Grille d'analyse du secrétaire de séance :

FAIT = JE CONSTATE OPINION = JE PENSE ACTION PROPOSÉE =

JE PROPOSE

Grille de synthèse pour l'action :

OBJECTIFS ÉCHÉANCES RESPONSABLES MOYENS

D'ACTION

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 21 Animer une réunion

 7.3 5 TYPES DE COMPTE RENDU A VOTRE DISPOSITION
Extrait de Réussir les comptes rendus, de Michelle FAYET, aux Editions d’Organisation, Paris, 1994, pages 14 à 15.

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 22 Animer une réunion

 7.4 EXEMPLE DE COMPTE RENDU N°3
Extrait de Réussir les comptes rendus, de Michelle FAYET, aux Editions d’Organisation, Paris, 1994, pages 63 à 66.

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 23 Animer une réunion

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 24 Animer une réunion
 7.5 METHODE DE PRISE DE NOTES POUR LE COMPTE RENDU DE SYNTHESE N°3
Extrait de Réussir les comptes rendus, de Michelle FAYET, aux Editions d’Organisation, Paris, 1994.

Ordre du jour Synthèse des débats Actions

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 25 Animer une réunion

 7.6 EXEMPLE DE COMPTE RENDU N°4
Extraits de Réussir les comptes rendus, de Michelle FAYET, aux Editions d’Organisation, Paris, 1994, pages 71 à 76.

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 26 Animer une réunion

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 27 Animer une réunion
 7.7 METHODE DE PRISE DE NOTES POUR LE COMPTE RENDU N°4
Extrait de Réussir les comptes rendus, de Michelle FAYET, aux Editions d’Organisation, Paris, 1994.

Ordre du jour Pour information Pour action

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 28 Animer une réunion

8. GRILLE D’AUTO-ANALYSE D’UNE RÉUNION
(ANIMATEUR)
1 – Quels étaient les objectifs de la réunion ?

2 – Dans quelle mesure ont-ils été atteints (évaluez le résultat par un chiffre de 0 à 100 %) ?

3 – La préparation était-elle suffisante ?

4 – Comment évaluez-vous :

4.1 – la participation globale de l’ensemble du groupe ?

-- - ? + ++

Très mauvais mauvais moyen bon très bon

4.2 – l’équilibre entre les différentes participations de chacun des membres du groupe ?
-- - ? + ++

Très mauvais mauvais moyen bon très bon

5 – Comment évaluez-vous l’efficacité de l’animation (le style était-il adapté) ?

-- - ? + ++

Très mauvais mauvais moyen bon très bon

6 – Quels étaient, selon vous,

les principaux points forts de la réunion ? les principaux points faibles de la réunion ?

7 – Que proposez-vous pour améliorer à l’avenir ce type de réunion ?

8 – Dans quelle(s) circonstance(s) pensez-vous pouvoir utiliser ce type de réunion ?

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 29 Animer une réunion

9. GRILLE D’AUTO-ANALYSE D’UNE RÉUNION
(PARTICIPANT)

Répondez aux questions suivantes par oui ou par non, en cochant la colonne qui convient.

OUI NON

Avez-vous expliqué ?

Avez-vous argumenté ?

Avez-vous réfuté ?

Avez-vous posé des questions ?

Avez-vous illustré votre argumentation par des exemples ?

Votre explication était-elle claire ?

A-t-elle suscité de l’intérêt ?

Avez-vous regardé bien en face votre interlocuteur ou le groupe ?

Étiez-vous souriant et détendu ?

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 30 Animer une réunion

10. BIBLIOGRAPHIE

• MUCCHIELLI Roger, La conduite des réunions : les fondamentaux du travail en groupe,

ESF éditeur : Paris, 2004, 192 pages (collection Formation permanente).

• MOULINIER René, Mener une réunion efficace : le dessous des cartes d’une réunion
e
réussie, Editions d'Organisation : Paris, 2006 (3 édition), 242 pages (collection Livres outils -
Efficacité professionnelle).

• MOINE Jean-François et COLOMBO Josette, Réussir vos interventions en public, ESF

e
éditeur : Paris, 2008 (5 édition), 136 pages (collection Guide Cegos).

• MARTIN Jacques-René, Comment prendre la parole en public, Editions Demos : Paris,

re
2000 (1 édition), 144 pages.

• BUCHILLET-PRIOL Catherine, Prendre la parole : guide pratique pour les managers -

Improvisez : vos exposés, vos allocutions, vos débats, INSEP Consulting éditions : Paris,
2004, 128 pages.

• FAYET Michelle, Réussir les comptes rendus - Une prise de notes efficace - Le bon plan
e
- Une présentation percutante, Editions d’Organisation : Paris, 2005 (3 édition), 134 pages
(collection Efficacité professionnelle).

• HOFFBECK Gérard et WALTER Jacques, Prendre des notes vite et bien, Editions Dunod :
e
Paris, 2007 (3 édition), 122 pages.

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 31 Animer une réunion

Télécom Bretagne - DCOM - C. Le Locat 32 Animer une réunion