Dématérialisation Et Traçabilité - Quelles Pratiques

Réf.
: TR851 V1
Dématérialisation et
Date de publication :
10 mai 2012 traçabilité : quelles pratiques
?
Cet article est issu de : Génie industriel | Traçabilité
par Pascal AGOSTI, Isabelle CANTERO, Eric A.

CAPRIOLI
Mots-clés Résumé La dématérialisation des documents et des échanges se généralise dans les
Dématérialisation-document | sphères publiques et privées. C’est pourquoi il est nécessaire de la définir et d’en
Droit | Approche
juridico-technique d’un projet déterminer les implications juridiques qui en résultent. La question de la valeur juridique
de dématérialisation des documents et des actes dématérialisés demeure centrale pour toute personne en
charge d’un projet de dématérialisation. Le processus de dématérialisation renvoie
concrètement à cinq notions fortes : l’identification de l’auteur de l’acte, sa manifestation
du consentement, l’intégrité et l’archivage de l’acte ainsi que la traçabilité des
informations. [...]
Keywords Abstract Dematerialization of documents and exchanges spreads in public and private
dematerialization-document | spheres. Therefore it is necessary to define and determine the legal implications that
Law | Legal and technical
approach of a dematerialization result from this process. The question of the legal value of dematerialized documents and
project acts remains central to any person in charge of a project of dematerialization. The process
of dematerialization refers specifically to five strong notions: the identification of the
author, the manifestation of his consent, integrity and archiving of the act as well as the
traceability of information. Thus, dematerialization should be assessed with regard to the
traceability requirement, that is to say that this process should allow keeping a faithful and
complete track of electronic documents so that they could be produced as evidence.
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Dématérialisation et traçabilité :
quelles pratiques ?
par Pascal AGOSTI
Docteur en droit, avocat à la Cour
Société d’avocats Caprioli & Associés
Isabelle CANTERO
Juriste, responsable du département vie privée et données personnelles
Eric A. CAPRIOLI
1. Traçabilité et identification.................................................................. TR 851 - 2

1.1 Aspects juridiques de l’identification ........................................................ — 2
1.2 Moyens techniques d’identification .......................................................... — 3
Parution : mai 2012 - Ce document a ete delivre pour le compte de 7200049459 - universite savoie mont blanc // 130.190.247.203
2. Traçabilité et consentement ................................................................ — 3

2.1 Aspects juridiques....................................................................................... — 3
2.2 Moyens de consentement .......................................................................... — 4
3. Traçabilité et intégrité ........................................................................... — 5
3.2 3.2 Moyens techniques............................................................................... — 5
4. Traçabilité et archivage......................................................................... — 5
4.2 Moyens techniques..................................................................................... — 6
5. Traçabilité et informations................................................................... — 7
5.2 Moyens techniques..................................................................................... — 7
6. Conclusion................................................................................................. — 8
Pour en savoir plus .......................................................................................... Doc. TR 851
a dématérialisation des documents et des échanges est une pratique fré-

L quente dans les entreprises et au sein des collectivités publiques du fait
des nombreux avantages qu’elle procure (meilleure traçabilité des documents,
gain de temps, économie de papier, amélioration du partage des informations
et de la fluidité des échanges, amélioration des performances économiques).
En raison de la généralisation du recours à la dématérialisation (dématérialisa-
tion des factures, des bulletins de paie, des contrats commerciaux et de
consommation, des lettres recommandées, des déclarations de créances…), il
5 - 2012
est nécessaire de définir la notion afin d’en déterminer les contours ainsi que
les implications juridiques qui en résultent.
Par ailleurs, la question de la valeur juridique des documents et des actes
juridiques dématérialisés demeure centrale.
L’élaboration d’un projet de dématérialisation ne s’improvise pas et nécessite
TR 851
que soient pris en compte les différents aspects (juridique, politique, technique
ou organisationnel) au niveau de la direction générale. C’est pour cela qu’il est
Toute reproduction sans autorisation du Centre français d’exploitation du droit de copie

est strictement interdite. – © Editions T.I. TR 851 – 1
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DÉMATÉRIALISATION ET TRAÇABILITÉ : QUELLES PRATIQUES ? ______________________________________________________________________________
nécessaire de bien prendre conscience du lien étroit existant entre le droit et la

technique, et donc de ne pas limiter la dimension juridique d’un tel projet aux
seules exigences de conformité légale et réglementaire. Cette dimension doit
également être intégrée lors de la conception et de la mise en œuvre d’un projet
de dématérialisation.
Le processus de dématérialisation renvoie concrètement à cinq notions
fortes : l’identification de l’auteur de l’acte (1), la manifestation du consente-
ment à un acte (2), l’intégrité de l’acte (3), l’archivage de l’acte (4) et la
traçabilité des informations relatives à l’acte (5).
Avant même de déterminer les aspects juridiques liés à la dématérialisation
et de faire état des pratiques ayant cours en la matière, il est nécessaire de
définir ce que recouvre la notion de dématérialisation. La dématérialisation
peut se définir comme « la technique par laquelle il est possible de trans-
former un document, un flux de documents papier ainsi que les traitements
qui lui sont appliqués, en un document, flux et traitements numériques »
(CAPRIOLI Eric, Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents,
collection Les guides de la confiance de la FNTC, 4e édition, juin 2011). La
dématérialisation des documents est une parfaite illustration de l’adaptation du
droit aux technologies de l’information et de la communication dans la mesure
où ce processus fait l’objet d’un encadrement juridique. Il s’agit de garantir aux
documents électroniques une valeur juridique équivalente à celle des docu-
ments papiers. En effet, si une exigence juridique n’est pas traduite en
fonctionnalité technique lors de l’élaboration d’un tel projet, le document résul-
tant de ce procédé est susceptible de voir sa valeur juridique remise en cause.

La dématérialisation doit, pour ce faire, être appréciée au regard de l’exi-
gence de traçabilité, c’est-à-dire que ce processus doit permettre de conserver
une trace électronique fidèle et intègre des documents et des actions effec-
tuées sur les documents afin que ces derniers puissent être produits comme
un moyen de preuve.
1. Traçabilité et site pas l’établissement d’un lien physique entre la personne et

l’élément externe qui atteste de son origine » [3]. De manière
identification générale, on peut distinguer l’identification de l’authentification
dans la mesure où s’identifier consiste à communiquer une iden-
tité préalablement enregistrée alors que s’authentifier consiste à
L’identification de l’auteur de l’acte est un prérequis essentiel rapporter la preuve de son identité par le biais d’une vérification.
dans le cadre de la dématérialisation. Il est donc nécessaire de L’article 4.e du règlement CE n° 460/2004 du Parlement européen
s’intéresser aux aspects juridiques de l’identification dans un pre- et du Conseil du 10 mars 2004 définit l’authentification comme « la
mier temps (1.1) et aux moyens techniques d’identification exis- confirmation de l’identité prétendue d’entités ou d’utilisateurs ».
tants dans le cadre de la dématérialisation des documents (1.2). Ainsi, on constate que l’identification de l’auteur de l’acte est un
élément essentiel dans le cadre d’un projet de dématérialisation
des documents, car il permet de rendre imputable l’acte à son
1.1 Aspects juridiques de l’identification signataire, c’est-à-dire de lui en attribuer l’origine. On trouve la
référence à cette notion « d’imputabilité de l’acte » dans les dispo-
À titre préliminaire, on peut noter que l’identification des per- sitions de l’article 1316-1 du Code civil qui dispose que l’auteur
sonnes est la condition sine qua non de la sécurité des échanges dont « l’acte émane doit être dûment identifié ». Plus précisément,
sur les réseaux numériques, mais c’est également l’un des prére- il s’agit ici de permettre au destinataire de vérifier l’identité de la
quis essentiels dans le cadre de la dématérialisation. Ainsi, il est personne ayant apposé sa signature sur ledit document ou acte,
important de rappeler qu’au vu des dispositions de la loi n° 2000- puisqu’à défaut d’identification de l’auteur dont l’acte émane ou du
230 du 13 mars 2000 portant adaptation de la preuve aux technolo- signataire de l’acte, il sera impossible pour le destinataire d’impu-
gies de l’information et relative à la signature électronique, l’identi- ter ledit acte à une personne déterminée [4]. Par conséquent, le ris-
fication de l’auteur de l’acte est une des conditions fondamentales que encouru dans la cadre d’une dématérialisation des documents
requises dans le cadre de la dématérialisation des documents ou est que la personne refuse de reconnaître qu’elle est l’auteur de
actes, pour donner à l’écrit sous forme électronique une force pro- l’acte. C’est pour cela que dans le cadre d’une dénégation ou d’un
bante équivalente à celle de l’écrit sur support papier [1]. Mais refus de reconnaissance portant sur un écrit ou une signature élec-
cette exigence est également indispensable pour déterminer la fia- tronique, le juge va procéder à la vérification des conditions requi-
bilité d’un procédé de signature électronique [2]. Afin de mieux ses par les articles 1316-1 et 1316-4 du Code civil pour déterminer
comprendre cette exigence, il semble nécessaire de la définir. si la dénégation est justifiée en application de l’article 287 du Code
L’identification peut se définir comme l’opération par laquelle un de procédure civile (CPC).
individu fait état de son origine sur la base d’un élément externe et Par ailleurs, si les dispositions de l’article 1316-1 du Code civil
exprime son identité. On peut noter que « l’identification ne néces- font référence à cette exigence d’identification de l’auteur de l’acte,

TR 851 – 2 est strictement interdite. – © Editions T.I.
______________________________________________________________________________ DÉMATÉRIALISATION ET TRAÇABILITÉ : QUELLES PRATIQUES ?
il n’est pas précisé le type de procédé technique permettant de les notaires) font usage de ces signatures afin de bénéficier de la
vérifier son identité. Néanmoins, si l’on se réfère aux dispositions présomption de fiabilité. Cette dernière présomption opère un ren-
de l’article 1316-4 du Code civil et au décret n° 2001-272 du versement de la charge de la preuve. En effet, le seul intérêt de
30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du Code disposer d’une signature électronique sécurisée présumée fiable
civil et relatif à la signature électronique, il semble que soit précisé réside dans ce renversement de la charge de la preuve, puisqu’à
un moyen technique d’identification de l’auteur de l’acte résidant l’inverse de la signature électronique simple, c’est à celui qui
dans la signature électronique sécurisée présumée fiable [5]. entend contester la valeur juridique de la signature et donc de
l’acte signé, de rapporter la preuve de l’absence de fiabilité du pro-
Au titre de l’article 1 alinéa 2 du décret du 30 mars 2001, une
cédé de signature électronique utilisé [12]. Réciproquement, le
signature électronique est considérée comme sécurisée dès lors
recours à une signature électronique simple est suffisant devant
qu’elle satisfait à trois conditions cumulatives. Elle doit en effet,
un juge dès lors que la personne qui s’en prévaut est en mesure
« être propre au signataire, être créée par des moyens que le
de démontrer sa fiabilité (identification, intégrité en recourant
signataire puisse garder sous son contrôle exclusif » afin d’éviter
notamment à une documentation technique adaptée : politiques de
l’utilisation de ce procédé par un tiers et enfin « garantir avec l’acte
certification, d’enregistrement…).
auquel elle s’attache un lien tel que toute modification ultérieure
de l’acte soit détectable » [11] pour préserver l’intégrité de l’acte. En conséquence, il est essentiel au préalable de s’assurer de
On peut d’ailleurs noter que pour bénéficier de la présomption de l’identification de l’auteur de l’acte afin de pouvoir le lui imputer.
fiabilité prévue à l’article 1316-4 du Code civil, il faut disposer En ce sens, elle conditionne la valeur juridique de l’acte dématéria-
d’une signature électronique sécurisée et qu’elle repose sur un dis- lisé et celle de la fiabilité du procédé de signature électronique.
positif sécurisé de création de signature électronique et sur un cer-
tificat électronique qualifié assurant la vérification d’identité
(article 2 du décret du 30 mars 2001). Toutefois, le recours à ce 1.2 Moyens techniques d’identification
type de signature ne s’est pas réellement démocratisé dans la
mesure où, seuls certains acteurs, notamment, ceux émettant des Le tableau présenté ci-dessous n’a trait qu’à la fonction d’identi-
actes particulièrement sensibles (la Banque de France pour ses fication, voire d’authentification, du moyen et non au procédé de
relations avec les banques de la Place, les huissiers de justice et signature électronique.
Procédé technique d’identification Avantages Inconvénients

Adresse de courrier électronique Très répandue Identité purement déclarative et facile
à frauder
Numéro de téléphone Très répandu Pas de vérification de l’identité
(sauf au moment de la souscription)
donc fraude facile
Numéro de compte bancaire Très répandu Pas de vérification de l’identité, moyen
non recommandé par la banque centrale
Certificat (mode d’enre- Classe 1 Garantie de l’existence de l’adresse mail Absence de garantie de l’identité
gistrement) du titulaire du certificat du titulaire du certificat
Classe 2 (contrôle Émission du certificat après vérification Pas de vérification en face à face,
sur pièces) sur dossier par une autorité de certification simple examen des justificatifs
Classe 3 (contrôle Contrôle supplémentaire, délivrance du certi- Formalisme, coût
en face à face) ficat après vérification physique de l’identité,
non-répudiation
Moyen biométrique (empreinte, réseau vei- Identification avec certitude Mise en œuvre coûteuse
neux de la main)
Dans le cadre d’un projet de dématérialisation, il est donc essen- liste des moyens permettant l’expression du consentement des
tiel que l’auteur de l’acte puisse être dûment identifié, mais égale- parties, par voie électronique d’autre part (2.2).
ment que les parties manifestent le consentement à l’acte, car la
rencontre des volontés entre les parties est l’une des conditions
requises par le Code civil pour la formation d’un acte dématérialisé. 2.1 Aspects juridiques
Du fait de la dématérialisation des échanges, il est essentiel de
pouvoir caractériser la manifestation du consentement des parties,
2. Traçabilité lors de la conclusion d’un contrat par voie électronique.
et consentement Au titre de l’article 1316-4 du Code civil, « (…) la signature mani-

feste le consentement des parties aux obligations qui découlent de
cet acte ». Ainsi, en matière de dématérialisation, il est indispensa-
Le consentement des parties est une des caractéristiques princi- ble que les parties manifestent leur consentement lorsqu’elles
pales dans le cadre de la dématérialisation et une fonction essen- s’engagent contractuellement par voie électronique, au même titre
tielle de la signature électronique (article 1316-4, alinéa 1 du Code que lors de la contractualisation sur support papier, dans la mesure
civil). Ainsi, il semble important de faire état des aspects juridiques où le consentement des parties est l’une des conditions essentielles
de la notion de consentement d’une part (2.1), et de dresser une de la validité d’une convention comme cela est précisé par

l’article 1108 du Code civil. La manifestation du consentement des du contrat, l’engagement du consommateur pourrait être laissé à
parties à l’acte tend à rendre apparente l’intention d’accepter les ter- la libre appréciation de professionnels peu scrupuleux. En ce sens,
mes de l’acte dématérialisé et ainsi à rendre opposables aux parties ce double-clic permet de limiter le risque de vices de consente-
contractantes les obligations qui en découlent. De manière générale ment et renforce la protection du consommateur qui achète en
(et sous réserve des actes unilatéraux), le consentement peut se ligne. Néanmoins, du fait de la rapidité du geste, le risque de
définir comme une rencontre ou un accord d’au moins deux ou plu- second clic par erreur n’est pas rare. Il est donc complexe d’assu-
sieurs volontés permettant à la convention de produire des effets rer une protection juridique optimale et totale du consommateur
de droit. Dans le cadre de la dématérialisation des actes, la manifes- dans le cadre de la passation de commandes en ligne.
tation du consentement des parties à l’acte peut revêtir deux formes Dans ce souci de protection du consommateur, on peut égale-
différentes au vu des textes législatifs et de la pratique. ment noter que les offres formulées par voie électronique doivent
La première forme de consentement des parties est formalisée respecter certaines exigences au sens des dispositions de
lors la passation de commandes en ligne. Il est exigé que le l’article 1369-4 alinéa 2. En effet, cet article dispose que l’offre de
consentement soit exprès et éclairé. La manifestation du consente- contracter par voie électronique, proposée par tout professionnel
ment exprès du consommateur à l’acceptation de l’offre de (personne physique ou personne morale) doit comporter « les dif-
contracter, présentée, est caractérisée par le fait de cliquer sur une férentes étapes à suivre pour conclure le contrat par voie
« icône » ou sur un « oui » ou un « j’accepte » affiché à l’écran [13]. électronique ; les moyens techniques permettant à l’utilisateur,
La question qui se pose donc est celle de savoir si le simple clic de avant la conclusion du contrat, d’identifier les erreurs commises
souris sur l’icône est suffisant pour la formation du contrat. Il sem- dans la saisie des données et de les corriger ; les langues propo-
ble que l’on puisse répondre par la négative puisque le consom- sées pour la conclusion du contrat, en cas d’archivage du contrat
mateur doit en plus du premier clic confirmer sa commande au les modalités de cet archivage par l’auteur de l’offre et les condi-
cybervendeur par un second clic après avoir vérifié le détail de sa tions d’accès au contrat archivé et les moyens de les consulter par
commande (prix, produit sélectionné, correction d’éventuelles voie électronique, les règles professionnelles et commerciales aux-
erreurs). La possibilité offerte au consommateur de vérifier le quelles l’auteur de l’offre entend le cas échéant se soumettre ».
détail de sa commande constitue une condition essentielle de la En outre, il est important de rappeler que le processus de contrac-
validité du contrat de commande conclu en ligne au sens des dis- tualisation en ligne d’une commande se distingue du dispositif
positions de l’article 1369-5 du Code civil, puisqu’à défaut du res- prévu pour les actes juridiques dans la mesure où, pour le premier,
pect de cette exigence, le contrat de commande en ligne ne sera la signature électronique n’est pas requise [14].
pas valablement conclu. Cet article dispose, en effet, dans son

alinéa 1, que « pour que le contrat soit valablement conclu, le En matière de dématérialisation, on trouve un autre type de con-
destinataire de l’offre doit avoir eu la possibilité, de vérifier le sentement caractérisé par des formalités plus strictes. Le fondement
détail de sa commande et son prix total, et de corriger d’éventuel- légal de cette catégorie de consentement est posé par l’article 1316-4
les erreurs, avant de confirmer celle-ci pour exprimer son alinéa 1 qui dispose que « la signature manifeste le consentement des
acceptation ». La vérification du détail de la commande par le parties aux obligations qui découlent de cet acte ». Au vu des disposi-
consommateur est la garantie que le consentement exprès du tions de cet article, la manifestation du consentement des parties
consommateur est également éclairé et non équivoque, c’est-à- relève des fonctions essentielles de la signature électronique. Ainsi,
dire que ce dernier a bien pris connaissance des conditions de les contractants bénéficieront d’un écrit sous forme électronique
l’offre et des informations saisies lors de la passation de la conformément à l’article 1316-1 du Code civil.
commande, de telle sorte qu’il contracte en connaissance de Le consentement des parties à un acte, qu’il soit dématérialisé
cause et ne peut donc arguer d’un quelconque vice de consente- ou sur papier, est donc une condition essentielle requise pour que
ment, tel que défini par le Code civil. En conséquence, c’est uni- le contrat soit valablement conclu. Après avoir déterminé les
quement à partir du moment où le consommateur, après aspects juridiques de la manifestation du consentement des par-
vérification du détail de sa commande, confirmera cette dernière ties, il est nécessaire de déterminer les différents moyens pour les
au « cybervendeur » par un second clic, que le contrat de parties de manifester leur consentement à un acte dématérialisé.
commande en ligne sera formé. Là encore, afin de protéger le
consommateur, l’article 1369-5 alinéa 2 du Code civil exige que
l’auteur de l’offre accuse réception de la commande sans délai 2.2 Moyens de consentement
injustifié et par voie électronique. Outre l’identification de l’auteur dont l’acte dématérialisé émane
Ce système du double-clic permet de limiter le risque d’engage- et la manifestation du consentement des parties à cet acte, il est
ments contractuels non souhaités (erreurs de manipulation). Si également nécessaire de s’assurer que l’intégrité de l’acte est
l’on se contentait d’un simple clic comme condition de formation garantie lors de la dématérialisation des documents ou actes.
Procédé technique de consentement Avantages Inconvénients

Clic sur un bouton Rapidité, simplicité de formation du contrat Risque d’engagement non souhaité (consente-
j’accepte ment vicié) du fait de la célérité, rapidité du geste
Double Clic sur un bouton
j’accepte, après vérification du détail
de la commande
Envoi d’un SMS avec OTP Assure un consentement (saisie du code), Absence de sécurisation du mobile, absence de
(One Time Password) usage unique certitude sur l’identité de la personne détenant
le mobile
Stylet électronique (biométrique) Manifestation du consentement, reprise Données à caractère personnel soumises à un
de la gestuelle régime juridique particulier (autorisation préala-
ble de la CNIL)
Paiement électronique (saisie du numéro Très répandu Le paiement ne doit pas être confondu avec le
de carte bancaire) contrat lui-même.

3. Traçabilité et intégrité l’acte est également reprise par l’alinéa 2 de l’article 1316-4 du
Code civil pour la fiabilité d’un procédé de signature électronique
sans qu’aucune définition n’en soit donnée. Cet article dispose en
L’intégrité de l’acte est une autre condition essentielle requise effet, que la signature électronique est présumée fiable, sous
lors de l’élaboration d’un projet de dématérialisation ; il est donc réserve que celle-ci permette notamment de garantir l’intégrité de
nécessaire d’étudier les aspects juridiques de l’intégrité (3.1) et de l’acte.
présenter les moyens techniques permettant à l’acte dématérialisé Par ailleurs, la vérification de l’intégrité de l’information a posé
de remplir cette fonction (3.2). de réels problèmes empêchant la reconnaissance de la valeur juri-
dique de l’écrit sous forme électronique auprès des tribunaux.
Ainsi, tout recours à un écrit sous forme électronique ainsi qu’à la
3.1 Aspects juridiques signature électronique est conditionné par la nécessité de garantir
l’intégrité de l’acte afin de limiter le risque d’altération, de modifi-
La question de l’intégrité de l’acte représente un enjeu majeur cation du contenu de l’acte. Autrement dit, il s’agit de s’assurer
dans le cadre de la dématérialisation, puisqu’il s’agit ici de s’assu- que le document transmis par son auteur n’a pas été modifié dans
rer que l’acte n’a pas subi de modification, d’altération, voire de son contenu par un ou plusieurs destinataires. L’intégrité de l’acte
destruction de son contenu, autrement dit qu’il est demeuré intact doit donc être garantie durant tout son cycle de vie, c’est-à-dire de
dans le temps depuis son origine [15]. D’ailleurs, cette exigence de son établissement au terme de sa conservation. Pour ce faire,
garantir l’intégrité de l’acte dématérialisé est rappelée par les
comme exposé par la suite, il est possible de recourir à un système
articles 1316-1 et 1316-4 alinéa 2 du Code civil. Au titre de
d’archivage électronique (SAE) permettant la conservation des
l’article 1316-1 du Code civil, l’écrit sous forme électronique est
documents et des actes électroniques.
admis comme moyen de preuve au même titre que l’écrit sur sup-
port papier, sous réserve que cet écrit remplisse certaines condi- L’intégrité de l’acte peut être garantie par différents moyens
tions et notamment « qu’il soit établi et conservé dans des techniques. Afin de satisfaire aux exigences des articles 1316-1 et
conditions de nature à en garantir l’intégrité ». Au vu de ces dispo- 1316-4 alinéa 2 du Code civil et plus précisément de garantir l’inté-
sitions, aucune définition n’est donnée de l’intégrité de l’acte, grité de l’acte, différents moyens techniques peuvent être mis en
seule l’exigence est fixée. En outre, cette condition d’intégrité de œuvre.
3.2 Moyens techniques
Procédé technique Avantages Inconvénients
Procédé de signature électronique (certificat à Garantie de l’intégrité du message reçu Encore peu répandu, en cours de déploie-
clé publique) ment
Procédé de scellement (certificat de serveur ou Garantie de l’intégrité des informations En cours de déploiement
certificat d’horodatage)
Utilisation d’un format stable (PDF A) Conservation de la mise en forme du Taille du format nécessitant une capacité
document à long terme, format ne pou- de mémoire importante, format proprié-
vant être retouché taire (logiciel payant pour modifier le
contenu du document) et obstacle à la flui-
dité des échanges
L’intégrité de l’acte est donc un prérequis essentiel à la valeur ques permettant l’archivage électronique des documents dans un
juridique de l’écrit sous forme électronique et à la fiabilité présu- second temps (4.2).
mée du procédé de signature électronique. Il est donc nécessaire
de prendre en considération cette exigence lors de l’élaboration
d’un projet de dématérialisation. La dématérialisation des docu- 4.1 Aspects juridiques
ments suppose également de conserver une trace de ces docu-
ments tout en préservant l’intégrité de ceux-ci, ce qui rend Au préalable, il est important de distinguer l’archivage, du stoc-
indispensable, de ce fait, leur archivage. kage et de la sauvegarde, ces trois notions étant parfois confon-
dues. L’archivage électronique peut, d’un point de vue technique,
se définir comme « l’ensemble des actions, outils et méthodes
mises en œuvre pour conserver à moyen ou à long terme des
informations dans le but de les exploiter [16] ». Le stockage peut
4. Traçabilité et archivage quant à lui se définir comme « l’enregistrement de données sur un
support informatique en vue d’une utilisation courante ou
immédiate » et la sauvegarde est « une copie des données d’un
Du fait de la dématérialisation des documents, les entreprises support sur un autre pour permettre la restauration de celles-ci à
sont confrontées à l’obligation juridique d’archiver des documents un état antérieur, en cas de panne matérielle ou logicielle », voire
« immatériels » remplaçant les documents sur support papier. Sur en cas de reprise d’activité. Au vu des ces différentes définitions,
ce point, il convient d’étudier les aspects juridiques de l’archivage on constate que l’archivage, le stockage et la sauvegarde se diffé-
dans un premier temps (4.1), et de faire état des moyens techni- rencient par leur finalité.

L’archivage électronique permet donc la conservation de docu- défaut de modalités spécifiques prescrites, la conservation des
ments en vue de les exploiter ultérieurement (ou afin de respecter documents devra satisfaire aux exigences juridiques de conformité
des obligations légales ou règlementaires relatives aux obligations applicables en droit de la preuve (écrits électroniques et copies
de conservation et aux délais de prescription, que ce soit en numériques). Plus précisément, il faudra garantir l’identification de
matière pénale, civile ou commerciale …) et s’adresse à tout pro- l’auteur de l’acte ainsi que l’intégrité de l’acte dans le temps, ainsi
fessionnel gérant son activité par des moyens informatiques. Reste que sa date.
à déterminer la nature des documents pouvant faire l’objet d’un Par ailleurs, dans le cadre de l’archivage électronique, les don-
archivage électronique dans la sphère publique et dans la sphère nées à caractère personnel archivées doivent faire l’objet d’une
privée, cette dernière nous intéressant tout particulièrement. Il est anonymisation ou d’un effacement à l’expiration du délai de
essentiel dans un premier temps de s’assurer que le type de docu- conservation (dont la durée doit être conforme aux règles de pres-
ments faisant l’objet de la demande peut être archivé. Par exem- cription), au vu de la recommandation n° 2005-213 du 11 octobre
ple, dans la sphère privée, l’archivage électronique porte sur les 2005, rendue par la Commission nationale de l’informatique et des
actes juridiques signés et les processus de contractualisation en libertés (CNIL) [17].
ligne, mais également sur les pièces justificatives (factures, bulle-
tins de paie, notes de frais, copies numérisées de documents élec- En outre, il est important de noter que l’entreprise qui souhaite
troniques …), ainsi que sur l’ensemble des informations de gestion mettre en œuvre un système d’archivage électronique (SAE) a
de l’entité. deux possibilités : soit elle décide de s’équiper d’un SAE (archi-
vage en interne) dont elle assure la gestion elle-même (héberge-
À ce titre, il est important de rappeler que le fait de numériser un
ment, exploitation, maintenance), soit elle décide de recourir à un
original papier ne permet pas de lui conférer la même valeur juridi-
tiers archiveur auquel elle confie la gestion de son archivage élec-
que qu’à l’original. En effet, il ne s’agit que d’une copie et chaque
tronique dans le cadre d’une externalisation de son SAE [18]. Dans
personne aura intérêt à conserver l’original papier (conformément
la pratique, le recours à un tiers archiveur est préférable du fait de
aux articles 1334, 1347 et 1348 du Code civil).
la mutualisation des moyens assurant un partage des coûts pour la
La conservation des documents signés (contrats) permet gestion du SAE et également en raison du professionnalisme de
d’une part de rapporter la preuve du contenu d’un acte juridique cette solution. De même, dans le cadre de l’externalisation du SAE,
afin de se préconstituer une preuve en cas de litige ou de il y a un transfert des responsabilités, puisque c’est au tiers archi-
demande ultérieure, voire la constatation d’un fait juridique et veur qu’il incombe de réception le versement des documents élec-
d’autre part, de respecter une exigence de forme telle qu’elle troniques, de les conserver dans des conditions permettant de
figure à l’article 1108-1 du Code civil qui dispose que garantir leur intégrité dans le temps, de rendre accessible les docu-
« lorsqu’un écrit est exigé pour la validité d’un acte juridique, il ments archivés, de prendre toute les mesures pour assurer la sécu-
peut être établi et conservé sous forme électronique dans les rité et la protection des données (…).
conditions prévues aux articles 1316-1 et 1316-4 ». Toutefois, la
conservation des documents doit préserver les deux fonctions Cependant, quelle que soit la solution choisie par l’entreprise, le
essentielles de l’écrit sous forme électronique que sont l’identi- SAE doit apporter et garantir la pérennité, l’intégrité, la sécurité, la
fication de l’auteur de l’acte et l’intégrité de l’acte, au regard des traçabilité, l’authenticité, la confidentialité, la lisibilité et l’intelligibi-
dispositions de l’article 1316-1 du Code civil. Dans le cadre de lité ainsi que la disponibilité des données archivées.
l’archivage électronique, il faut donc s’assurer que les docu- Dès lors qu’une entreprise recourt à un SAE, il est recommandé
ments sont conservés dans des conditions permettant de garan- à cette dernière de mettre en œuvre une politique d’archivage afin
tir que ces derniers n’ont subi aucune modification, altération, de définir les rôles et les obligations de chaque acteur intervenant
voire destruction de leur contenu, en application des dispo- dans le cadre de l’archivage électronique. Cette politique d’archi-
sitions de l’article 1316-4 du Code civil. Autrement dit, l’inté- vage doit également être conforme aux besoins de l’entreprise et
grité de l’acte apparaît comme la clé de voûte de l’archivage être cohérente avec la politique de l’entreprise. Toutefois, la mise
électronique. en service d’une politique d’archivage peut être longue et
Dans un second temps, la réalisation d’un archivage électroni- coûteuse ; elle doit être associée à des procédures fixant les moda-
que sécurisé suppose de prévoir la durée de conservation ainsi lités de sa mise en œuvre opérationnelle.
que les modalités de conservation qui sont conditionnées par la Le recours à l’archivage électronique est donc une solution opti-
nature des documents à archiver. Malgré cela, force est de male permettant de conserver les documents « immatériels » et de
constater que l’absence de règles uniformes relatives à la préserver les fonctions essentielles tant des écrits sous forme élec-
conservation constitue une des difficultés majeures de l’archi- tronique que des copies numériques (fidèles et durables) et donc
vage électronique. leur valeur juridique. Néanmoins, lors du recours à un tel système,
D’une part, la durée de conservation des documents est diffé- il est indispensable de tenir compte de la durée et des modalités
rente selon que le document a trait à la matière civile (5 ans) à la de conservation des documents afin de sécuriser l’archivage élec-
matière commerciale (10 ans pour les registres et comptes tronique. D’un point de vue technique, l’archivage électronique
sociaux) ou à la matière fiscale (6 ans) pour les contrats, les peut être assuré par différents moyens techniques.
factures, les justificatifs comptables (…) ou de 3 ans en matière de
sécurité sociale. Sur ce point, il est important de bien distinguer les
délais de conservation des délais de prescription relatifs aux droits 4.2 Moyens techniques
et obligations afférentes aux documents archivés. En effet, le délai
de conservation est un délai préfix (cela concerne les contrôles fis- L’archivage électronique est une composante incontournable de
caux, sociaux, de la DGCCRF…) à l’inverse des délais de prescrip- la dématérialisation puisqu’elle permet de préserver les fonctions
tion qui peuvent être suspendus ou interrompus. essentielles (identification et intégrité de l’acte) des écrits sous
D’autre part, un archivage électronique sécurisé repose sur un forme électronique et donc d’en garantir la valeur juridique. À
second élément essentiel, à savoir les modalités de conservation. cette fin, des moyens techniques sont prévus pour assurer l’archi-
Sur ce point, deux situations doivent être distinguées. Il se peut vage électronique des documents signés ou des copies numéri-
qu’un texte détermine des modalités spécifiques de l’obligation de ques (GED).
conservation comme cela est le cas pour les factures électroniques En dernier lieu, un projet de dématérialisation doit se construire
ou les documents liés au droit du travail (ex. : bulletins de paie). À autour de la notion de traçabilité des informations.

Procédé technique d’archivage Avantages Inconvénients

Recours à un tiers archiveur Transfert de responsabilités envers le tiers Identité et pérennité du tiers archiveur (personne
achiveur, professionnalisme de la solution physique, personne morale) ; externalisation :
(veille réglementaire), mutualisation des absence de la maîtrise du SAE
coûts pour la gestion du SAE
Recours à un coffre fort électroni- Conservation sécurisée des documents ou Implémentation technique plus délicate
que (dispositif informatique maté- données, garantie de l’intégrité, de la confi-
riel et/ou logiciel) dentialité et de la pérennité des documents
Recours à des applications (Digi- Facilité de mise en œuvre, engagement de Prévoir l’indexation et le classement des documents
poste, Outlook…) durée, limitation du risque de spams archivés
Archivage en interne Maîtrise technique du SAE, politique Temps nécessaire pour la mise en œuvre d’une poli-
d’archivage conforme aux besoins de tique d’archivage (de quelques mois à 2 ans), coûts
l’entreprise financiers et techniques, responsabilité à la charge de
l’entreprise
5. Traçabilité et informations fier l’auteur de l’acte, de déterminer le moment où le contrat élec-

tronique est conclu et le contenu auquel les parties ont consenti.
C’est donc dans une finalité probatoire que la traçabilité des infor-
Une attention toute particulière doit être portée à la traçabilité mations s’inscrit.
des informations dans le cadre de la dématérialisation des échan- En outre, la traçabilité des informations suppose l’identification
ges. Assurer la traçabilité des informations permet, d’une part, de des personnes ayant effectué une opération en ligne, au moyen
conserver une trace de l’opération effectuée par voie électronique, de données de connexion (adresse IP, identifiant de connexion,
et d’autre part, d’identifier l’interlocuteur, généralement le cocon- identifiant du terminal utilisé pour la connexion…). C’est pour
tractant. De ce fait, il est nécessaire d’étudier les aspects juridiques cette raison que les prestataires techniques (fournisseurs d’accès
liés à la traçabilité des informations (5.1) et de présenter les diffé- à Internet et hébergeurs) sont tenus de détenir et conserver les
rents moyens techniques mis en œuvre, aux fins de traçabilité des données électroniques permettant l’identification des personnes
informations (5.2).
qui publient un contenu en ligne (éditeurs), en application des
dispositions de l’article 6 II de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004
dite loi pour la confiance dans l’économie numérique (LCEN) et
5.1 Aspects juridiques son décret d’application du 25 février 2011. Cette conservation
doit être effectuée dans le respect des prescriptions de la loi
La traçabilité des informations consiste de manière générale à
n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et
retrouver l’historique, l’utilisation ou la localisation d’un article ou
aux libertés. On comprend l’intérêt de la conservation des don-
d’une activité à partir d’un identifiant enregistré lors de la
nées de connexion dans la mesure où ces données permettent
connexion sur un réseau de communications électroniques (Dic-
l’identification des cocontractants.
tionnaire Informatique, Larousse, V° « Traçabilité ».). Dans le cadre
de la dématérialisation des échanges, conserver la trace des opéra- Par conséquent, la traçabilité des informations garantit le
tions (commande en ligne, paiement électronique…) effectuées via moment auquel le contrat est conclu, le contenu auquel se sont
les réseaux de communications électroniques est donc indispensa- engagées les parties et identifie le cocontractant. La traçabilité
ble pour rapporter la preuve de ladite opération, en matière des informations est donc un élément majeur qui doit être pris en
contractuelle. On peut noter que la conservation des traces de considération dans le cadre de la dématérialisation des échanges.
l’opération permet en cas de litige de rapporter la preuve de l’acte. Afin de garantir une traçabilité des informations, des moyens
La traçabilité des informations permet plus précisément d’identi- techniques sont mis en œuvre.
5.2 Moyens techniques
Avantages Inconvénients
Conservation des données Identification du contributeur à un contenu à l’aide Modalités de conservation insuffisantes
de connexion des données d’identification, imputabilité de l’acte, pour la protection des données des internautes
traçabilité de l’opération effectuée en ligne collectées
et datation-horodatage
Nature des données à conserver imprécise

6. Conclusion dien des entreprises, des autorités administratives et des internau-

tes. C’est pour cela que l’élaboration d’un projet de
dématérialisation doit faire l’objet d’un encadrement juridique per-
Pour conclure, la dématérialisation des documents et des échan- mettant de circonscrire les risques. Les entreprises, les administra-
ges représente aujourd’hui un enjeu sociétal majeur. L’essor de tions n’encourent pas plus ces risques dans le monde de
ces processus dans la sphère privée et dans la sphère publique est l’électronique que dans le monde « réel ».
devenu une réalité qui se concrétise de plus en plus dans le quoti-

P
O
U
Dématérialisation et traçabilité : R
quelles pratiques ?
E
par Pascal AGOSTI
N
Isabelle CANTERO
Juriste, responsable du département vie privée et données personnelles
S
Eric A. CAPRIOLI
A
V
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« Les guides de la confiance » de la FNTC, « Les guides de la confiance » de la FNTC, « Les guides de la confiance » de la FNTC,
4e édition, juin 2011. 4e édition, juin 2011. 4e édition, juin 2011.
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dématérialisation des documents. Collection
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gnature électronique : quel cadre juridique
pour la confiance dans les communications
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Dunod, 2006, n° ISBN 2 10 050077 5. du 31 mars 2001, NOR JUSC0120141D. personnel JO n° 272 du 23 novembre 2005.
[6] CAPRIOLI (E.). – Vade-mecum juridique de la [12] CAPRIOLI (E.). – Vade-mecum juridique de la [18] CAPRIOLI (E.). – Guide de l’archivage électro-
dématérialisation des documents. Collection dématérialisation des documents. Collection nique et du coffre-fort électronique.
« Les guides de la confiance » de la FNTC, « Les guides de la confiance » de la FNTC, Collection « Les guides de la confiance » de
4e édition, juin 2011. 4e édition, juin 2011. la FNTC, novembre 2010.
Réglementation
5 - 2012
Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve Décret n° 2011-434 du 20 avril 20 avril 2011 relatif à l’horodatage des cour-
aux technologies de l’information et relative à la signature électronique, riers expédiés ou reçus par voie électronique pour la conclusion ou
JO n° 62 du 14 mars 2000, NOR JUSX9900020L. l’exclusion d’un contrat, JO n° 94 du 21 avril 2011, p. 7093, NOR
INDI1028230D.
Décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4
du code civil et relatif à la signature électronique, JO n° 77 du 31 mars Directive 1999/93/CE du Parlement européen et du Conseil du 13 décembre
2001, NOR JUSC0120141D. 1999 portant sur un cadre communautaire pour les signatures électroni-
ques, JO n° L013 du 19 janvier 2000, p 0012-0020.
Doc. TR 851
Décret n° 2002-535 du 18 avril 2002 relatif à l’évaluation et la certification de

la sécurité offerte par les produits et les systèmes des technologies de
l’information, JO n° 92 du 19 avril 2002, NOR PRMX0100183D.

est strictement interdite. – © Editions T.I. Doc. TR 851 – 1
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par Pascal AGOSTI, Isabelle CANTERO, Eric A.

Pour toute question :

1. Traçabilité et identification.................................................................. TR 851 - 2

2. Traçabilité et consentement ................................................................ — 3

a dématérialisation des documents et des échanges est une pratique fré-

Toute reproduction sans autorisation du Centre français d’exploitation du droit de copie