Cours TC Comp

Monsieur DIALLO 2021/2022
Professeur de TC
CFPC Maurice Delafosse
République du Sénégal
Ministère de l’enseignement professionnel et technique
Centre de formation professionnelle et commerciale Maurice

DELAFOSSE
Cours de technique de communication
Monsieur DIALLO
Professeur de TC
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Professeur de TC
Tables des matières
1 Chapitre Importance et rôle de la correspondance commerciale...............................................5
2 Chapitre Disposition de la lettre commerciale.........................................................................6
3 Chapitre les règles générales de rédaction...............................................................................8
4 Chapitre l’entrée en relation..................................................................................................9
4.1 La demande de documentation...........................................................................................9
4.2 Plan de la demande de documentation.............................................................................10
4.2.1 Introduction...............................................................................................................10
4.2.2 Développement..........................................................................................................10
4.2.3 Conclusion..................................................................................................................10
4.3 Demande de catalogue......................................................................................................10
4.4 Demande d’échantillon......................................................................................................11
4.5 Demande de prix................................................................................................................11
4.6 La réponse aux demandes de documentation...................................................................12
4.6.1 Plan de la lettre..........................................................................................................12
4.6.2 Envoi de catalogue.....................................................................................................12
4.6.3 Envoi d’échantillon.....................................................................................................13
4.6.4 Envoi de prix...............................................................................................................13
5 Chapitre LA COMMANDE.........................................................................................................14
5.1 Les qualités d’une bonne commande................................................................................14
5.2 La lettre de commande simple...........................................................................................15
5.3 La commande et son contre ordre.....................................................................................17
5.3.1 La demande du client.................................................................................................17
5.3.1.1 La demande d’annulation.......................................................................................17
5.3.1.2 La demande de modification de la commande......................................................18
5.3.1.2.1 La réponse du fournisseur................................................................................20
5.3.1.2.2 Le fournisseur accepte la demande de modification........................................20
5.3.1.2.3 Le fournisseur refuse la demande d’annulation...............................................20
6 Chapitre : l’exécution de la commande.....................................................................................21
6.1 La lettre d’avis d’expédition...............................................................................................21
6.2 La commande ne peut être exécutée telle qu’elle a été souhaitée...................................22
7 Chapitre l’exécution imparfaite de la commande...................................................................24
7.1 Les lettres de réclamation du client...................................................................................24
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7.2 La réponse du fournisseur..................................................................................................27
7.2.1 La réclamation est justifiée :......................................................................................27
7.2.2 La réclamation n’est pas justifiée...............................................................................28
8 Chapitre : LE REGLEMENT DES ECHANGES.................................................................................29
8.1 Les différents modes de règlement....................................................................................29
8.1.1 Le paiement au comptant : le chèque........................................................................29
8.1.1.1 Plan de la lettre......................................................................................................30
8.1.2 Le paiement à crédit : la traite ou la lettre de change................................................30
8.1.2.1 Plan de la lettre : envoie d’une lettre d’échange....................................................31
8.2 LES RECLAMATIONS RELATIVES AU REGELEMENT.............................................................31
8.2.1 Ⅰ- RECLAMATION OU ERREUR DANS LE LIBELLE DU CHEQUE..................................32
8.2.2 RECLAMATION POUR LETTRE DE CHANGE NON PAYE................................................33
8.3 LA DEMANDE DE PROROGATION (avancer la date)...........................................................35
8.3.1 La demande du client.................................................................................................35
8.3.2 La réponse du fournisseur..........................................................................................36
8.4 LES LETTRES DE RAPPEL OU DE RELANCE...........................................................................38
8.4.1 Ⅰ- le premier rappel de règlement...........................................................................38
8.4.2 DEUXIEME RAPPEL DE REGLEMENT DE LA FACTURE..................................................39
8.5 MISE EN DEMEURE.............................................................................................................40
8.6 LES RELATIONS AVEC LES TRANSPORTEURS.......................................................................41
8.6.1 MANQUANT...............................................................................................................41
8.6.2 RESERVE.....................................................................................................................41
8.6.3 LA LETTRE DE CONFIRMATION DES RESERVES...........................................................41
8.6.3.1 AVARIE...................................................................................................................42
8.6.3.1.1 Réserve.............................................................................................................42
8.6.3.1.1.1 Lettre de confirmation de réserves formulées..........................................43
9 Chapitre : LES RELATIONS AVEC LES BANQUES..........................................................................44
9.1 L’OUVERTURE D’UN COMPTE BANCAIRE:..........................................................................44
9.2 ENVOI D’UN CHEQUE A L’ENCAISSEMENT:........................................................................45
9.3 ERREUR CONSTATÉE SUR UN EXTRAIT DU RELEVÉ DE COMPTE PAR LA BANQUE :............46
10 Chapitre : CORRESPONDANCE AVEC LES SOCIETES ASSURANCES..........................................47
10.1 DEFINITION DE QUELQUES NOTIONS.................................................................................48
10.1.1 La police d’assurance.................................................................................................48
10.1.2 Avenant......................................................................................................................48
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10.1.3 Le risque.....................................................................................................................48
10.1.4 La garantie..................................................................................................................48
10.1.5 Le sinistre...................................................................................................................48
10.1.6 La prime.....................................................................................................................49
10.1.7 Indemnité de sinistre.................................................................................................49
10.2 LA DEMANDE DE TRANFERT DE CONDITIONS EN VUE D’UNE PROPOSITION
D’ASSURANCE :..............................................................................................................................49
10.2.1 Plan d’une demande d’assurance incendie immobilière :..........................................49
10.2.2 Exemple de lettre.......................................................................................................49
10.3 MODIFICATION DES RISQUES.............................................................................................50
10.3.1 1) Exemple de lettre...................................................................................................50
10.4 LE REGLEMENT DE LA PRIME.............................................................................................51
10.4.1 Exemple de mise en demeure....................................................................................52
10.5 LA RESILIATION DU CONTRAT............................................................................................53
10.5.1 Par l’assureur :...........................................................................................................53
10.5.2 Par l’assuré :...............................................................................................................53
10.5.3 Exemple de demande de résiliation...........................................................................53
11 CHAP : LA NOTE......................................................................................................................54
11.1 LES QUALITES NECESSAIRES D’UNE NOTE..........................................................................54
11.2 TYPOLOGIE DES NOTES......................................................................................................54
11.2.1 LA NOTE DE SERVICE..................................................................................................55
11.2.1.1 MENTION INDISPENSABLE DE LA NOTE DE SERVICE...........................................55
11.2.1.2 PRESENTATION DE LA NOTE DE SERVICE............................................................56
11.2.1.3 APPLICATION......................................................................................................58
11.2.2 LA NOTE D’INFORMATION.........................................................................................59
11.3 LE COMPTE RENDU............................................................................................................62
11.3.1 DEFINITION ET PRESENTATION DU COMPTE RENDU.................................................63
11.3.2 LES CAS D’UTILISATION d’UN COMPTE RENDU.........................................................63
11.3.2.1 LE COMPTE RENDU D’UN EVENEMENT.............................................................63
11.3.2.2 LE COMPTE RENDU DE MISSION........................................................................63
11.3.2.3 Le COMPTE RENDU D’ACTIVITE..........................................................................64
11.3.2.4 LE COMPTE RENDU DE REUNION.......................................................................64
11.4 Le Procès-verbal.................................................................................................................66
11.5 Le rapport..........................................................................................................................68
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11.5.1 La forme du rapport...................................................................................................68
11.5.2 Proposition d’un modèle de présentation..................................................................69
FIN…...................................................................................................................................................70
1 Chapitre Importance et rôle de la correspondance

commerciale
Dans le cadre de ses activités l’entreprise développe une communication en son sein (c’est la
communication interne) et elle est aussi en relation avec le monde extérieur (c’est la communication
externe). En effet, une entreprise ne peut fonctionner normalement que lorsqu’elle échange avec son
environnement des informations ou établit de liens solides pour éveiller l’intérêt de ses employés.
La correspondance commerciale peut être définie comme l’ensemble des lettres que les commerçants
échangent entre eux ou avec les tiers à l’occasion des opérations de commerce. La correspondance
est alors le moyen de communication le plus sûr et le plus efficace parmi tous les moyens qui sont à
la disposition de l’entreprise. Elle joue ainsi des rôles essentiels :
 Son premier rôle est d’ordre économique. Elle peut éviter quelque fois les pertes de temps.
Elle permet aussi à l’entreprise d’entrer en contact avec des correspondants qu’elle ne
connaissait pas.
 Du point de vue juridique, les lettres commerciales jouent un rôle fondamental. En cas de
litiges, la lettre est un moyen de preuve susceptible d’être invoquée. C’est pourquoi les lettres
reçues et les copies des lettres envoyées doivent être soigneusement gardées et classées
pendant 10 ans.
L’importance économique et juridique de la lettre correspondance justifie le soin et l’attention que le
commerçant doit attacher à la présentation et à la rédaction de ses lettres.
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2 Chapitre Disposition de la lettre commerciale

La lettre commerciale doit être présentée sur du papier de qualité (blanc légèrement teinté format
A4). La lettre est divisée en 6 zones. Chaque zone reçoit des mentions qui lui sont propres.
 Zone 1
Zone 1 ou entête, elle reçoit des informations concernant exclusivement l’expéditeur. On y

mentionne le nom de la société, la forme juridique de la société (SA, SARL, SNS, SCS), le montant
du capital et l’adresse complète.
Dans cette zone nous avons aussi des mentions complémentaires telles que : l’année d’inscription du
registre commercial (RC), la boite postale (BP), le numéro de téléphone (Tel), le compte courant
bancaire ou postal (CCB) ou (CCP), le fax, l’email et le NINEA.
 Zone 2
Elle reçoit des informations publicitaires ou des informations sur l’activité de l’entreprise. Elle est le
plus souvent vierge.
 Zone 3
Elle est appelée zone vedette, elle reçoit des informations concernant le destinataire : le nom, la
profession, et l’adresse.
 Zone 4
Elle est appelée zone des références. Les références sont en général composées d’initiales et
numéros. Elle permet d’identifier le correspondant et de classer le courrier. Cette zone comprend :
vos références (qui a pour but à rappeler au destinataire le document qui est chez lui concernant la
question traitée dans la lettre qu’il va lire) et nos références (l’expéditeur inscrit de son côté les
indications qui lui sont propres et que le destinataire transcrira sur la lettre de réponse).
Exemple de référence : n° 018/DC/AS/FD.
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018 : numéro d’enregistrement de la lettre sur le registre du courrier de départ ou d’arrivée.
DC : Directeur Commercial, AS : Abou SECK, initiales du rédacteur, FD : Fatou DIOP ; initiale de la
secrétaire.
Dans cette zone, nous avons l’objet de la lettre, il indique en quelque mots brefs et précis le pourquoi
la rédaction de la lettre, en d’autre terme le motif, nous avons aussi les pièces jointes et annexes qui
sont des documents qui peuvent accompagner la lettre envoyée à un correspondant. Nous avons enfin
la date de la lettre. Elle fixe le point de départ dans le temps et dans l’espace.
 Zone 5
Cette zone reçoit le texte de la lettre. Une lettre commerciale commence toujours par un titre de
civilité (exemple : Monsieur, Messieurs etc…). Il faut toujours sauter une ligne entre le titre de
civilité et le début du 1er paragraphe. Il faut aussi sauter une ligne entre les différents paragraphes. La
lettre commerciale doit toujours se terminée par une formule de politesse et elle doit être signée. La
signature comprend 3éléments :
- la qualité du signataire (Directeur Commercial)

- -le nom du signataire (Abou SECK) et
- la signature elle-même
 Zone 6
Elle comprend les mentions de l’entête. On y mentionne souvent des informations complémentaires
concernant l’expéditeur tel que le compte bancaire secondaire.
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3 Chapitre les règles générales de rédaction

Le rédacteur de la lettre veillera à :
- Construire une phrase comportant un sujet, un verbe, et un complément.

- Etre bref notamment par des phrases courtes rythmées par une ponctuation adaptée.
Avant de passer à la rédaction, il est indispensable d’ordonner les idées sous forme de plan.
Si les idées ne sont pas présentées dans un ordre logique, la compréhension du message devient
difficile pour le lecteur. Ce dernier sera parfois obligé de lire trois fois le texte afin de connaître les
intentions du rédacteur.
Le plan de lettre comprend :
- Une introduction ou entrée en matière :
Les débuts de lettre ou introduction sont d’une rédaction facile car il ne peut y avoir que trois
situations :
a) On écrit pour la 1er fois, dans ce cas, on aborde directement le sujet

b) On répond à une lettre reçue, dans ce cas il faut toujours accuser réception en rappelant la date et
l’objet de la lettre
c) On rappelle une lettre restée sans nouvelles ou sans réponse. Dans cette situation, il ne faut jamais
douter de la bonne foi de son correspondant. Le ton de cette lettre doit toujours être courtois.
- Un développement :
C’est la partie dans laquelle on expose les besoins, les faits, bref l’objet de la lettre
- Une conclusion :
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Ici on formule en une phrase un espoir ou un souhait.
- La formule de politesse :
Elle varie avec la qualité du rédacteur.
 Quand un client écrit on dit :
Veillez agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments distingués ou bien Je vous prie de croire,
Messieurs à l’assurance de mes sentiments distingués.
 Quand un fournisseur écrit, on dit :
Veillez agréer Messieurs, à l’expression de nos sentiments dévoués.
4 Chapitre l’entrée en relation

Pour qu’un achat soit judicieux, l’acheteur doit connaitre les articles ou services proposés par les
divers fournisseurs (leurs caractéristiques, leurs prix, les conditions de vente). L’acheteur est ainsi
obligé de demander aux fournisseurs éventuels (un catalogue, un échantillon, les tarifs et conditions
de vente)
4.1 La demande de documentation

C’est une lettre simple adressée à un ou plusieurs fournisseurs pour obtenir des renseignements
complets sur des produits existants sur le marché susceptibles de répondre aux besoins du moment.
Ces renseignements peuvent concerner :
- La nature des marchandises (demande de catalogue)

- La qualité des marchandises (demande d’échantillon)
- La valeur des marchandises (demande de prix)
La demande de documentation doit être brève et précise.
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Le client qui s’informe doit indiquer avec précision tous les renseignements souhaités. Il ne doit
prendre aucun engagement car il ignore les conditions qui lui seront proposées. Il s’agit donc d’une
demande sans engagement d’achat.
4.2 Plan de la demande de documentation

4.2.1 Introduction
Il s’agit d’indiquer comment a été connu le fournisseur
4.2.2 Développement
Dans cette partie on fait la demande
4.2.3 Conclusion
Espérer ou souhaiter une réponse rapide et remercier
Formule de politesse.
4.3 Demande de catalogue

La SOTIBA a préparé dans l’observation du 25 novembre, une annonce dans laquelle elle offre son
dernier catalogue « le tissu aux choix multiples » à ceux qui le désirent.
Monsieur Pape Diagne, commerçant au marché HLM est intéressé par cette offre et écrit à demander
un catalogue.
TAF : rédigez la lettre de M Pape Diagne
Objet : demande de catalogue
Messieurs,
J’ai été vivement intéressé par votre annonce parue dans le journal l’observateur du 25 novembre.
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Je vous serais très reconnaissant de bien vouloir m’envoyer votre dernier catalogue « le tissu aux
choix multiples ».
J’espère le recevoir dans les plus brefs délais et je vous en remercie.
Veuillez agréer Messieurs l’expression de mes sentiments distingués.
4.4 Demande d’échantillon

Mr Ousmane NDIAYE vendeur de parfum à St-louis écrit à la SARL GUEYE ET FRERES pour lui
demander des échantillons des nouveaux parfums mis sur le marché.
TAF : rédigez la lettre de Mr Ousmane NDIAYE
Objet : demande d’échantillon
Messieurs,
Je vous prie de bien vouloir m’envoyer les échantillons de vos nouveaux parfums mis sur le marché.
Ma clientèle est intéressée par vos parfums et ces échantillons leur permettront d’en apprécier la
qualité.
Une réponse rapide me fera plaisir et je vous en remercie à l’avance.
Veuillez croire Messieurs à l’assurance de mes sentiments distingués.
4.5 Demande de prix

Exercice d’application : demande de prix ou de tarifs
En prévision des navétans, SAMBA SECK commerçant à Thiès écrit à la société City Sport pour lui
demander les prix des chaussures de marques « Adidas » et « Nike » publiées à la 2STV
TAF : écrire la lettre de Mr Samba SECK
Objet : demande de prix
Messieurs,
Votre annonce publiée à la 2STV m’a vivement intéressé.
Je vous prie de bien vouloir me faire connaitre le plus rapidement possible les prix de vos chaussures
de marques « Adidas » et « Nike»
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J’espère les recevoir dans les plus brefs délais et je vous en remercie d’avance
Veuillez agréer Messieurs l’expression de mes sentiments distingués.
4.6 La réponse aux demandes de documentation

A la réponse d’une demande d’information, le fournisseur en accuse réception en exprimant
l’information demandée. Il ne se contente pas seulement de l’envoi de catalogue, des échantillons ou
du tarif, il accompagne cet envoi d’une lettre courte et précise. A cet effet, il fait tout pour inciter le
client à passer commande.
4.6.1 Plan de la lettre

Introduction
Dans cette partie on accuse réception de la demande et on remercie
Développement
 Annoncer l’envoi
 Préciser sur la qualité des marchandises ou des services
Conclusion
 Espérer recevoir commande

 La formule de politesse (Sentiments dévoués).
4.6.2 Envoi de catalogue

La SOTIBA qui a reçu la demande de catalogue de Mr Pape Diagne, répond favorablement.
TAF : rédiger la lettre de SOTIBA
Objet : envoi de catalogue
Monsieur,
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Nous vous remercions de la confiance que vous nous témoignez en nous demandant notre dernier
catalogue « le tissu aux choix multiples »
Nous vous le ferons parvenir ce jour même sous pli séparé.
Vous avez fait le bon choix car nos tissus sont résistants, cent pour cent coton à la portée de toutes les
bourses.
Nous espérons recevoir votre commande à laquelle nous apporterons nos meilleurs soins.
Veuillez croire Monsieur à l’assurance de nos sentiments dévoués.
4.6.3 Envoi d’échantillon

La SARL GUEYE ET FRERE répond favorablement à la demande de Mr Ousmane NDIAYE en lui
envoyant les échantillons demandés.
TAF : rédiger la lettre qui accompagne cet envoi
Objet : envoi d’échantillon
Monsieur,
Votre demande d’échantillon vient de nous parvenir et nous vous en remercions.
Nous vous adressons ce jour même sous pli séparé les échantillons de notre dernière collection.
Nos produits sont de très bonnes qualités. Ils sont d’une très bonne odeur et tiennent 48 heures.
Nous espérons que toutes ces qualités vous inciterez à nous confier votre prochaine commande qui
bénéficiera de nos meilleurs soins.
Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de nos sentiments dévoués.
4.6.4 Envoi de prix

City Sport écrit à Mr SECK en l’envoyant les tarifs.
TAF : rédiger la lettre de City Sport
Objet :
Envoi de tarif
Monsieur,
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Nous vous accusons réception de votre demande de tarif et nous vous en remercions.
Vous trouverez ci-joints nos tarifs concernant ces nouveautés ainsi que nos conditions de vente.
Nous espérons enregistrer votre prochaine commande et nous y apporterons un soin particulier pour
vous donner entière satisfaction.
Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments dévoués.
5 Chapitre LA COMMANDE
De manière générale la commande des marchandises est précédée d’une demande de prix, de
catalogue, d’échantillon ou d’appel d’offre formulés par les clients. La vente commerciale est formée
par l’accord des contractants (vendeurs et acheteurs) sur la chose vendue (le prix et les conditions
générales de vente).
Les parties s’engagent alors à respecter leurs obligations le vendeur s’oblige à transférer la chose
vendue à l’acheteur contre un prix à payer par ce dernier : c’est un contrat synallagmatique.
5.1 Les qualités d’une bonne commande

Quand un client décide de passer commande auprès d’un fournisseur, cette commande constitue un
engagement vis-à-vis de ce dernier. C’est pourquoi, la lettre de commande remise au fournisseur doit
contenir sans erreur et sans omission toutes les indications nécessaires devant permettre au
fournisseur d’exécuter correctement la commande. Elle doit donc préciser :
- Le nom et l’adresse de l’acheteur et du vendeur

- la quantité et la qualité des marchandises ou services à commander
- le prix à payer
- le délai et le mode de livraison
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- les modalités de règlement
La rédaction de la commande se caractérise par la sobriété de ses termes. Elle ne retient que ce qui
est strictement utile au fournisseur pour la bonne exécution de l’offre. Si elle est mal rédigée, elle
oblige le fournisseur à demander des renseignements supplémentaires.
La demande peut se faire :
- Par bulletin de commande

Il est envoyé par le fournisseur qui peut le transmettre par le biais de ses représentants commerciaux
ou l’insérer dans ses catalogues.
- par bon de commande

C’est un imprimé portant l’entête du client sur lequel il détaille les articles commandés avec toutes
les indications utiles à la bonne exécution de l’offre.
- par letter de commande

Ici, il ne s’agit pas d’un imprimé, mais il s’agit en réalité d’une lettre écrite par l’acheteur ou le client
pour passer une commande. Elle constitue ainsi le point de départ des relations contractuelles c’est
pourquoi sa rédaction nécessite la plus grande attention car tout engagement doit être tenu (respecté).
5.2 La lettre de commande simple

Exercice d’application
Mr Abdoulaye MBAYE, commerçant, propriétaire de la boutique Touba Electro-Ménager (Thiès) a

décidé d’organiser un stand à la Foire Internationale de Commerce. Ainsi, il voudrait auprès de
Samsung :
-70 appareilles vidéo
- 100 postes téléviseurs et

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-10 cuisinières à quatre feux.
Il souhaiterait que la livraison se fasse au plus tard le 5 mars et il envisage de payer par traite à 60
jours fin du mois de livraison.
TAF : rédiger la lettre de Mr Abdoulaye MBAYE.
Plan de la lettre :
- le but de la commande
- passer la commande elle-même
- insister sur la date de livraison
- préciser les conditions de paiements
- espérer rapide exécution de la commande et enfin
- la formule de politesse
Objet : commande
Messieurs,
J’ai décidé d’ouvrir un stand au CICES à l’occasion de la foire internationale de commerce qui se
déroulera du 20 au 30 mars.
Je vous prie de bien vouloir m’envoyer les articles suivants :
-70 appareilles vidéo
-100 postes téléviseurs
-10 cuisinières à quatre feux.
Ces articles devront me parvenir au plus tard le 5 mars
J’envisage de payer par traite à 60 jours fin du mois de livraison.
J’espère que ma demande bénéficiera de vos meilleurs soins
Veuillez, agréer, Messieurs, l’expression de mes sentiments distingués.
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5.3 La commande et son contre ordre
Le client adressant une commande à son fournisseur, peut à tout moment revenir sur sa décision pour
annuler, réduire ou modifier cet ordre. Les raisons de ce désistement peuvent être diverses :
 Soit il a reçu des informations nouvelles lui donnant la certitude qu’une baisse importante va se
produire sur les prix des articles commandés.
 Soit il s’aperçoit qu’il a commandé plus d’articles qu’il ne pourra vendre ou utiliser.
 Soit il a reçu une offre plus intéressante d’un autre fournisseur.
5.3.1 La demande du client

Le client peut demander l’annulation, la réduction ou la modification de sa commande. Mais
demander l'annulation ou la réduction d’une commande dans de telles circonstances est chose
gênante, car il s’agit de revenir sur des engagements.
5.3.1.1 La demande d’annulation

Elle peut être le fait de circonstances imputables au client : l’acheteur a fait une commande mais ses
possibilités commerciales ou ses disponibilités financières se sont par la suite modifiées.
L’annulation de la commande peut être aussi consécutive au non-respect des clauses qui engagent le
fournisseur (exemple : non-respect du délai de livraison).
Plan de la lettre :
 Rappeler l’ordre émis

 Donner les raisons qui motivent la demande d’annulation
 Faire la demande elle-même
 Espérer satisfaction et remercier
 Formule de politesse.
EXERCICE D’APPLICATION
Le 02 novembre, la SARL SEN Papeterie a commandé des articles scolaires livrables le 20 novembre
à la SIPS. Le 15 novembre SEN papèterie constate un ralentissement imprévu et considérable de ses
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ventes. La rentrée étant fixée au 1er décembre, il lui sera impossible d’écouler l’intégralité de son
stock. Elle écrit à son fournisseur pour lui proposer d’annuler la commande.
TAF : rédigez la lettre de la société SEN Papeterie
Objet :
Demande d’annulation de la commande n° 35
Messieurs,
Nous vous rappelons notre commande n° 35 du 2 novembre livrable le 20 concernant des articles
scolaires. Cette commande a été faite en prévision de la rentrée scolaire, mais nous venons de
constater un ralentissement considérable et important de nos ventes. Il nous sera impossible dans ces
conditions d’écouler l’intégralité de notre stock.
Nous vous prions de bien vouloir annuler notre commande.
Nous espérons avoir entière satisfaction par retour du courrier et nous vous en remercions d’avance.
Veuillez, agréer, Messieurs l’expression de nos sentiments distingués.
5.3.1.2 La demande de modification de la commande

La modification consiste toujours à maintenir sa commande en modifiant quelques aspects : cette
modification peut porter sur le choix des articles, le mode de livraison, les articles, les modalités de
paiement.
Plan de la lettre de modification :
 Rappeler la commande
 Exposer les causes de la modification
 Préciser les articles échangés ou maintenus
 Préciser le maintien des autres clauses contractuelles exemple : préciser que les conditions de
paiement restent les mêmes.
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 Remercier de la compréhension ou espérer avoir satisfaction
 Enfin la formule de politesse.
Monsieur Doudou Samba commerçant à Louga a passé commande à la CSS le 1 er février la

commande suivante :
2 000 Kg de sucre en morceaux
2 800 Kg de sucre en poudre
Livrable au plus tard le 15 février.
Le 08 février, Doudou SAMBA constate un ralentissement considérable de ses ventes, il écrit à la

CSS pour lui demander de réduire de moitié sa commande et de différer le règlement de la
commande à 60 jours fin du mois de livraison au lieu de 30 jours.
TAF : rédiger la lettre de Doudou SAMBA
Objet : modification de la commande n° 85
Messieurs,
Je vous ai confié la 1er février ma demande citée en références et dont la livraison devra se faire au
plus tard le 15 février.
Je ne peux maintenir cette commande à cause d’un ralentissement considérable de mes ventes
Dans ces conditions accepteriez-vous de réduire ma commande comme suit :
-1 000 Kg de sucre en morceaux au lieu de 2 000 Kg
-1 400 Kg de sucre en poudre au lieu de 2 800 Kg
Les conditions de livraison restent les mêmes.
Mais je vous prie de différer le règlement de la facture à 60 jours fin du mois de livraison au lieu de
30.
J’espère une suite favorable à ma demande et je vous remercie à l’avance

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Veuillez agréer, Monsieur à l’expression de mes sentiments distingués.
5.3.1.2.1 La réponse du fournisseur

Le fournisseur a juridiquement le droit de refuser la demande du client (annulation ou modification)
concernant surtout un ordre qu’il se prépare à exécuter dans le respect des clauses contractuelles.
Sa réponse tient en compte de la qualité du client, de la nature des articles commandés mais aussi du
volume de la commande.
5.3.1.2.2 Le fournisseur accepte la demande de modification

Dès réception de la demande de Doudou SAMB la CSS répond favorablement.
Objet : votre demande de modification de l’ordre n°85
Monsieur,
Nous avons bien reçu votre demande de réduction citée en références
Conformément à vos désirs et de nos relations nous vous livrons :
-1 000 Kg de sucre en morceaux et
- 1 400 Kg de sucre en poudre
Le règlement de la facture pourra s’effectuer par traite à 60 jours fin du mois de livraison
Nous vous souhaitons une reprise rapide de vos ventes et nous espérons recevoir votre prochaine
commande
Veuillez agréer Monsieur à l’expression de nos sentiments dévoués
5.3.1.2.3 Le fournisseur refuse la demande d’annulation

Dans ce cas, il appartient au fournisseur de donner les raisons de son refus.
Plan de la lettre :
 Accuser réception de la demande d’annulation

 Evoquer les raisons qui motivent le refus
 Annoncer le refus lui-même
 Attendre décision de client
 Formule de politesse
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La SIPS a refusé la demande d’annulation de SEN Papeterie, mais il se trouve que la commande est
déjà prête.
TAF : rédiger la lettre de la SIPS qui regrette de ne pouvoir donner une suite favorable à la demande
de SEN Papeterie.
Objet : votre demande d’annulation
Messieurs,
Votre demande d’annulation du 15 novembre concernant votre ordre n°85 vient de nous parvenir
Dès que nous avons reçu votre ordre, nous avons réuni tous nos efforts financiers et d’ailleurs nous
nous apprêtons à la livraison dès demain.
En conséquence, nous regrettons vivement de ne pouvoir donner une suite favorable à votre
demande.
Nous tenons donc ces articles à votre disposition et nous attendons vos instructions pour procéder à
leur expédition
Nous vous prions, Messieurs, de croire en nos sentiments empressés.
6 Chapitre : l’exécution de la commande
6.1 La lettre d’avis d’expédition

La lettre d’avis d’expédition est adressée en même temps que l’envoi des marchandises. Elle contient
la facture et confirme au client les modalités de règlement.
Plan de la lettre :
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Professeur de TC
Remercier la commande reçue
Aviser de l’expédition de la marchandise
Annoncer envoi de la facture et préciser le mode de règlement
Espérer avoir donné entière satisfaction
La formule de politesse
Exercice d’application :
La savonnerie Africaine informe son client Amadou DIOP, commerçant à Saint-Louis de

l’expédition ce jour même en port payé de sa commande n°48 du 25 courant. Elle lui envoie en même
temps sa facture de 400 000f CFA payable par traite à 60 jours fin du mois de livraison.
TAF : rédiger l’avis d’expédition de la Savonnerie Africaine
Objet : avis d’expédition
Monsieur,
Nous avons bien reçu votre bon de commande n°48 du 25 courant et nous vous en remercions de la
confiance que vous nous témoignez.
Nous nous empressons de vous aviser de l’expédition de votre commande faîte ce jour même en port
payé.
Vous trouverez sous pli n° facture n°008 du 28 courant s’élevant à 400 000f CFA dont nous
couvrirons par traite à 30 jours fin du mois de livraison.
Nous vous garantissons que nos meilleurs soins ont été apportés à cette livraison. Nous espérons
qu’elle vous donnera entière satisfaction.
Veuillez agréer, Monsieur à l’expression de nos salutations empressées.
6.2 La commande ne peut être exécutée telle qu’elle a été souhaitée.

Il peut arriver que le fournisseur ne puisse accepter la commande pour plusieurs raisons :
 Il ne détient pas la marchandise commandée
22
Professeur de TC
 L’article n’est plus fabriqué et son stock est épuisé
 Il ne détient qu’une partie des marchandises
 La commande manque de précision
 Le délai de livraison est trop court
 Les prix ont changé
 Il ne désire pas traiter avec le client dont la solvabilité est douteuse.
Quel que soit la situation le fournisseur doit répondre dans les plus brefs délais, afin que le client
puisse prendre toutes décisions utiles ou éventuellement s’approvisionner ailleurs
Plan de la lettre :
 Remercier de la commande émise

 Regretter de ne pouvoir donner entière satisfaction
 Indiquer les raisons
 Proposer une solution
 La formule de politesse
Exercice d’application : délai de livraison ne convient pas au fournisseur
La Saint-Louisiane de Quincaillerie vient de passer une importante commande auprès de Samba

DIOP des HLM (Dakar). Cette commande doit lui être livrée sous quinzaine en port payé, règlement
par traite 30 jours fin du moins de livraison. A la réception de cette commande, Samba DIOP qui a
passé une commande de réapprovisionnement au niveau de son fournisseur ne pourra livrer la
marchandise que dans un mois.
TAF : rédiger la lettre de Samba DIOP
Objet : votre commande
Messieurs,
Nous vous remercions d’avoir bien voulu nous confier votre commande n° 14 du 5 courant
Nous regrettons vivement de ne pouvoir l’exécuter
Nous avons passé une commande de réapprovisionnement auprès de notre fournisseur qui réside en
Chine et par conséquent, votre commande ne pourra vous être livrée que dans un mois
23
Professeur de TC
Nous espérons que ce délai supplémentaire ne vous portera pas préjudice et nous attendons la
confirmation de votre ordre.
Veuillez agréer Messieurs, l’expression de nos sentiments dévoués.
Exercice d’application : le fournisseur ne détient pas la marchandise commandée.
La société City Sport a reçu une commande de Pathé SAMB de 450 chemises Lacoste à 30 000f
CFA l’unité. Mais ces chemises ne sont plus en stock et leur fabrication ont été remplacée par les
chemises GUESS. City Sport l’envoie un échantillon.
TAF : rédiger la lettre de CITY SPORT
Objet : votre commande
Monsieur,
Par votre lettre du 2 avril 2014, vous nous avez adressé votre commande n° 005 concernant 450
chemises de marque Lacoste et nous vous en remercions.
Nous regrettons vivement de ne pouvoir vous donner entière satisfaction.
En effet, il s’agit d’un modèle spécial que vous nous demandez et dont la fabrication nécessite un
investissement coûteux.
Nous venons de mettre sur le marché des chemises GUESS qui sont très demandées, elles sont en
coton et sont vendues à 20 000f la pièce. D’ailleurs, nous vous envoyons sous pli séparé, un
échantillon de cette chemise.
Nous attendons la confirmation de votre ordre qui bénéficiera de nos meilleurs soins.
Veuillez croire, Monsieur l’expression de nos sentiments dévoués.
7 Chapitre l’exécution imparfaite de la commande

7.1 Les lettres de réclamation du client
L’acheteur qui reçoit une livraison doit vérifier qualitativement et quantitativement les articles reçus.
24
Professeur de TC
Il peut être satisfait de la manière dont sa commande a été exécutée, dans ce cas, est généralement
inutile d’en accuser réception à moins que le fournisseur ne l’ait demandé expressément. Il peut ne
pas être satisfait, dans ce cas, le client doit en informer son fournisseur en lui envoyant une lettre de
réclamation dans les plus brefs délais (3 jours).
 Les causes sont diverses :

 Une livraison qui n’est pas conforme à la commande
 Les articles livrés sont endommagés
 Une facture qui ne correspond pas aux prix convenus
 Le délai de livraison n’est pas respecté.
Quel que soit la cause de la réclamation, le client subit un préjudice. Ainsi, la lettre de réclamation
doit être précise et correcte. Les termes de la réclamation ne doivent pas être blessants. On n’accuse
pas sur le champ son correspondant de malhonnêteté ou de mauvaise foi, on ne le menace pas aussi
tout de suite de porter l’affaire devant les tribunaux.
La faute constatée peut avoir été commise involontairement par le fournisseur, elle peut résulter de la
force majeure. Il peut même arriver que l’acheteur lui-même soit à l’origine de l’incident.
Plan de la lettre de réclamation :
- Accuser réception de la livraison

- Constater les faits ou le problème
- Demander réparation du préjudice
- Espérer avoir satisfaction
- La formule de politesse.
Exercice d’application n°1 : la livraison non conforme
Quand la marchandise livrée ne correspond pas à la commande, le client peut exiger l’envoi des
articles restants ou demander la reprise des marchandises défectueuses ou non conformes.
Mr Pape SAMB tailleur au marché HLM a passé une importante commande à la SOTIBA. A
l’occasion de la livraison des colis, il constate que les tissus de références L 20 et L 22 ne sont pas
conformes aux échantillons envoyés.
TAF : rédiger la lettre de Mr Pape SAMB
25
Professeur de TC
Objet : votre livraison du 10 mai 2014
Messieurs,
Votre livraison du 10 mai 2014 concernant ma commande n°3 vient de me parvenir.
A l’occasion du déballage, j’ai constaté que les tissus L20 et L22 ne sont pas conformes aux
échantillons que j’ai reçus.
Je vous prie de bien vouloir m’envoyer les tissus conformes par retour du courrier. Quant au lot non
conforme, je l’ai tiens à votre disposition.
J’espère que vous reconnaîtrez le bien fondé de ma réclamation et je vous en remercie à l’avance.
Veuillez agréer, Messieurs à l’expression de mes sentiments distingués.
Exercice d’application n°2 : le délai de livraison n’est pas respecté.
En prévision des fêtes de fin d’année, Mr MBOUP vendeur de parfums a passé une importante
commande auprès de Touba Cosmétiques, le 3 décembre, livraison le 12 décembre au plus tard.
Néant rien reçu jusqu’au 15, M MBOUP adresse une lettre de réclamation à Touba Cosmétiques.
Plan de la lettre :
Rappelez la commande et sa date de livraison
Constatez le retard et les conséquences qui en résultent
Demandez livraison immédiate en annulation de la commande
Espérez satisfaction et enfin formule de politesse.
Objet :
Rappel de la commande n°3
Messieurs,
Je vous rappelle ma commande n°3 du 03 décembre, livrable le 12 décembre en prévision des fêtes
de fin d’année.
26
Professeur de TC
Les articles dont j’ai un besoin pressant ne sont pas encore à ma possession. Tout retard
supplémentaire me causerait une gêne sérieuse en raison des engagements envers ma clientèle.
Je vous prie de bien vouloir m’expédier dans les 48 heures ces articles. Passé ce délai, je serais dans
l’obligation d’annuler cette commande.
J’espère que vous ferez tout votre possible pour m’éviter cette mesure extrême.
Veuillez agréer, Messieurs l’expression de mes sentiments distingués.
7.2 La réponse du fournisseur

Le fournisseur qui reçoit une réclamation du client doit l’étudier avec la plus grande objectivité et en
apprécier les biens fondés.
Avant de régler l’incident, il doit s’informer sur les problèmes évoqués. A cet effet, il doit vérifier la
commande, son accusé de réception afin de déterminer les responsabilités.
Le fournisseur dans sa réponse doit aller dans le sens de la conciliation. Sa réponse varie suivant
que :
La réclamation est justifiée ou
La réclamation n’est pas justifiée.
7.2.1 La réclamation est justifiée :

Dans ce cas, le fournisseur ne doit pas chercher de mauvaise justification, il doit reconnaître ses torts,
s’excuser et trouver une solution équitable et définitive. Il doit donner des explications sincères des
causes de l’incident.
Exercice d’application : réponse pour un retard de livraison.
Dès réception de la lettre de réclamation de Mr MBAYE, Touba Cosmétique y répond.
Plan de la lettre :
Accuser réception
Regret de ne pas respecter le délai
Explications, motifs ou raisons
27
Professeur de TC
La solution
Espérer que le retard n’a pas occasionné trop de dommages
La formule de politesse
Objet :
Votre réclamation du 12 mai 2014
Monsieur,
Votre lettre de réclamation citée en références vient de nous parvenir.
Nous regrettons vivement de n’avoir pas pu vous livrer la commande à la date prévue et nous vous
prions de bien vouloir accepter toutes nos excuses.
Ce retard a été occasionné par la panne d’une de nos machines et qui s’est répercutée sur toute la
chaîne de production.
Votre commande vous parviendrait dans les 24 heures.
Nous espérons que cet incident ne vous a pas porté trop de préjudices.
7.2.2 La réclamation n’est pas justifiée

La réponse du fournisseur est plus délicate dans ce cas. Il est en effet difficile de faire admettre à
quelqu’un qu’il a tort surtout s’il s’agit d’un client donc le fournisseur doit démontrer le bien-fondé
de sa position, mais il doit rester le commerçant habile afin d’éviter de heurter son client. Si
possibilité il y a, il peut accorder un avantage à son client afin d’éviter la déception d’une réponse
négative.
La société FANN Automobile a passé commande le 15 avril à la société Sen Auto 103 pneus et 5
rétroviseurs. Cette commande lui a été livrée le 20 avril par les soins de la société africaine de
transport. Le 02 mai, FANN Automobile adresse une lettre de réclamation à SEN Auto pour lui
réclamer les 5 rétroviseurs. SEN Auto est certaines d’avoir livré la totalité de la commande, mais
28
Professeur de TC
pour éviter des problèmes auprès du transporteur et même de son client, elle lui envoie les 5
rétroviseurs et lui rappel les dispositions à prendre lors de la livraison.
TAF : rédiger la lettre de SEN Auto
Plan de la lettre :
Accuser réception de réclamation
Affirmer que la totalité de la commande a été livrée
Rappeler les règles ou les dispositions à prendre
Annoncer envoi des 5 rétroviseurs
Espérer le respect des règles ou dispositions lors de la prochaine livraison
Formule de politesse.
8 Chapitre : LE REGLEMENT DES ECHANGES
Le client qui a reçu la livraison des marchandises commandés est tenu après vérification de la facture
de s’acquitter du montant su le règlement s’effectue au comptant le paiement se fera à l’aide d’un
chèque s’il est à crédit le fournisseur établit une lettre d’échange ou traite qu’il envoie au client pour
acceptation.
8.1 Les différents modes de règlement

8.1.1 Le paiement au comptant : le chèque
Le chèque est un document écrit par lequel celui qui a des fonds disponible en banque en dispose en
tout ou en partie soit à son ordre, soit au profit d’un tiers. Le banquier le tiré du chèque c’est lui qui
devra payer le montant au cas où la provision existe. Celui qui émet le chèque est le tireur. Le chèque
29
Professeur de TC
est donné un instrument de paiement qui doit être envoyé dans les 48 heures, la réception de la
facture.
A cet effet une lettre est rédigée pour accompagner le chèque.
8.1.1.1 Plan de la lettre
- Accusé réception de la facture ;

- Annonce l’envoi du chèque en précisant le montant et le numéro ;
- Souhaiter une bonne réception au client ;
- Formule de politesse.
Objet : notre chèque n° 0050
Messieurs,
Nous avons accusé réception de votre facture n°16.
Nous avons ci-joint le chèque n°0050 d’un montant de 350 000 F CFA en règlement de votre facture.
Nous vous souhaitons une bonne réception de ce document.
Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments distingués.
8.1.2 Le paiement à crédit : la traite ou la lettre de change
Dans le domaine commercial la lettre de change est très utilisée pour le règlement à crédit. C’est un
écrit par lequel un créancier appelé tireur donne l’ordre à son débiteur le tiré de payer une certaine
somme en général à lui-même et parfois à un tiers bénéficière.
La traite est un instrument de paiement à terme c’est-à-dire à échéance de 30, 60 ou 90 jours fin
de mois de livraison à ce titre il faut signaler que la lettre de change ou la traite peut circuler et se
transmettre à d’autres créanciers par endossement au verso du document. C’est au dernier
30
Professeur de TC
endossataire qui présentera l’effet pour acceptation. Cependant le tiré peut donner l’ordre à son
banquier de payer c’est ce qu’on appelle la domiciliation.
Si le tiré refuse d’accepter ou de payer, le bénéficiaire dresse un protêt c'est-à-dire un acte d’huissier
constatant le défaut de payement.
8.1.2.1 Plan de la lettre : envoie d’une lettre d’échange

- Annoncer l’envoi de la facture et de la traite en précisant le montant et l’échéance ;
- Demander l’acceptation et son retour rapide ;
- Souhaiter une bonne réception ;
Objet : notre traite n°128
Messieurs,
Nous vous prions de bien vouloir trouver ci-joint notre facture n°010 ainsi qu’une lettre d’échange à
échéance le 30 Avril 2016 d’un montant de 250 000 F CFA.
Veuillez l’accepté et nous la faire parvenir par retour du courrier.
Nous vous souhaitons une bonne réception de ce document.
Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments dévoués.
31
Professeur de TC
8.2 LES RECLAMATIONS RELATIVES AU REGELEMENT
Au moment du payement de la facture par le client. Le fournisseur peut rencontrer un certain nombre
d’incident ex : un chèque mal remplit ou incomplet, lettre d’échéance impayé etc.…
8.2.1 RECLAMATION OU ERREUR DANS LE LIBELLE DU CHEQUE

Lorsqu’un fournisseur constate une erreur sur le chèque envoyé par le client (oublie de signature,
montant et n° de compte erroné, rature important etc.)
Il envoie un courrier pour demander soit de compléter le chèque ou de le refaire
Plan de la lettre
- Accuser réception ;
- Annoncer les erreurs ;
- Demander un nouveau chèque,
- Espérer avoir satisfaction,
Objet : votre chèque
Messieurs,
Nous avons accusé réception de votre chèque n°602 pour règlement de notre facture n° 002 du 02
Mars 2016.
Nous avons constaté une erreur sur le montant à payer :

C’est 530 000 F CFA au lieu de 350 000 F CFA.
Ainsi nous vous demandons dans les plus brefs délais un nouveau chèque.
Nous espérons avoir entière satisfaction par retour du courrier.
32
Professeur de TC
Exercice :
La maison SECK, au 12, rue Docteur Thérèse, à Dakar, a reçu d’Ousmane CISSOKO de BAKEL,
une commande d’articles figurant sur un catalogue périmé. Cette commande était accompagnée d’un
chèque.
Le prix ayant augmenté entre temps, la maison SECK ne peut livrer au tarif indiqué par le client. Elle
lui écrit pour l’aviser les modifications intervenues et lui renvoie son chèque.
Rédiger cette lettre
8.2.2 RECLAMATION POUR LETTRE DE CHANGE NON PAYE

Après avoir reçu de sa banque un avis d’impayé de la traite de créancier va contacter son débiteur
pour obtenir le règlement de sa facture dans les plus brefs délais. La demande portera sur le principal
et les frais seront endossés par le débiteur. Ce contenu et le ton de la lettre varie selon que le débiteur
est ponctuel et honnête ou que le débiteur est de mauvaise foi.
Plan de la lettre
- Informer du refus de l’effet ;
- Exprimer la surprise ;
- Demandé le payement immédiat (montant principal plus frais) ;
- Espérer avoir satisfaction ;
- Formule de politesse ;
Objet : notre lettre d’échange n° 218
Monsieur,
Nous venons d’être informés que la traite n°218 dont le montant s’élève à 800 000 F CFA à échéance
le 31 janvier 2016 que vous avez accepté à notre profil est demeurée impayé à la SGBS ou elle était
domiciliée.
33
Professeur de TC
Nous sommes très surpris de ce retour car l’effet a été régulièrement accepté par vous. Votre
ponctualité dans nos règlements nous porte à croire qu’il ne s’agit que d’un oubli ou d’une erreur.
Vous voudriez bien par conséquent nous payé le plus rapidement possible du montant principal plus
les frais soit 815 000 F CFA.
Nous espérons une suite favorable à notre demande.
Exemple : le débiteur est de mauvaise foi

Objet : notre traite ou lettre d’échéance n° 0025
Messieurs,
Nous avons l’avis d’impayé de la traite n°0025 que vous avez accepté d’un montant de 600 000 F
CFA à échéance le 31 Décembre 2015 en provenance de la CBAO ou elle était domiciliée.
Le retour de cet effet ne nous a pas surpris. Votre retard dans nos règlements précédentes nous mène
à penser que celui-ci ne sera pas une exception.
Nous vous demandons dans les plus brefs délais (48h) de nous payer le montant principal majoré des
frais du retour de l’effet soit 15 000 f CFA.
Nous espérons satisfaction à notre requête.
34
Professeur de TC
8.3 LA DEMANDE DE PROROGATION (avancer la date)
Un débiteur qui a des problèmes financiers doit avant l’échéance demandé un autre délai de
paiement à son créancier.
8.3.1 La demande du client
Plan de la lettre
- Rappeler les engagements financiers en précisant le montant et la date d’échéance ;
- Exprimer le regret de ne pouvoir faire face à cette échéance ;
- Donner les raisons ;
- Demander une prorogation d’échéance ;
- Espérer une satisfaction ;
Objet : demande de prorogation d’échéance
Messieurs,
Par votre lettre du 29 Février dernier. Vous m’avez avisé que vous tirez sur moi une traite de 820 000
F CFA au 31 Mars au règlement de votre facture.
J’ai le regret de vous informer qu’il me sera impossible de faire face à cette échéance car les ventes
sur lesquels je comptais lors de ma commande n’ont pas pu être écoulé.
Ainsi nous vous demandons de prolonger l’échéance au 30 Avril, tout frais de renouvellement et
d’intérêt seront acceptés.
35
Professeur de TC
J’espère que l’assiduité dont je vous ai toujours montré vous pousserez à me donner satisfaction.
Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de mes sentiments distingués.
8.3.2 La réponse du fournisseur

Lorsqu’un client demande un autre délai pour le payement de la facture, le fournisseur peut répondre
positivement ou négativement.
Plan de la lettre :
- Accuser réception de la demande de prorogation ;
- Accepter le délai demandé ;
- Annuler et annoncer l’établissement d’une autre lettre d’échéance ;
- Espérer avoir donné satisfaction,
Exemple de lettre :
Objet : votre demande de prorogation
Monsieur,
Nous avons bien reçu votre lettre du 05 Mars nous demandant de prolonger de 30 jours l’échéance de
la traite n°202 d’un montant de 820 000 F CFA à échéance le 30 Mars.
En raison de nos bonnes relations il nous est possible exceptionnellement de vous donner satisfaction.
L’effet n’étant pas encore en circulation nous pouvons l’annuler et il vous sera donc présenté une
nouvelle lettre d’échéance d’un montant de 835 000 F CFA (montant principale + frais) à échéance le
30 Avril.
Nous espérons que votre situation financière s’améliorera très rapidement.
36
Professeur de TC
Exemple de lettre : effet en circulation
- Accuser réception de la demande ;

- Accepter la demande et faire comprendre un client que la lettre d’échéance est en circulation ;
- Virer les fonds nécessaires pour le paiement de l’effet ;
- Renouveler l’effet ;
- Espérer avoir donné satisfaction
Objet : votre demande de prorogation
Messieurs,
Votre demande de prorogation du 05 Avril relative à la traite n°92 à échéance le 30 Avril nous est
bien parvenue.
Il ne nous est pas possible d’annuler notre effet car il est en circulation. Mais pour vous éviter des
problèmes nous allons verser aujourd’hui même à votre compte les fonds nécessaire à son paiement.
Vous trouverez ci-joint une nouvelle lettre d’échéance dont le montant comprend le principal et les
intérêts du renouvellement.
Nous espérons vous avoir donné entière satisfaire et nous vous souhaitons une reprise de vos
affaires.
Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de mes sentiments dévoués.
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Professeur de TC
Exercice :
Le 10 Octobre Monsieur BURON propriétaire d’un restaurant au CAP SKIRING (Ziguinchor)
demande à son fournisseur. La SONAPECHE (escale Ziguinchor) de reporter l’échéance de sa lettre
de change au 30 novembre prochain. La guerre dans la zone a considérablement ralenti le
mouvement des touristes et a occasionné des dégâts et des frais imprévus. Monsieur BURON est
persuadé que la reprise des affaires après négociation lui permettra de solder le montant de sa dette.
Rédiger la lettre de Monsieur BURON
8.4 LES LETTRES DE RAPPEL OU DE RELANCE
8.4.1 Ⅰ- le premier rappel de règlement

Il faut au préalable signalé que la lettre de relance est une lettre envoyée par un créancier
(fournisseur) qui vise à rappeler à son destinataire (le client ) qu’il a une dette. Ainsi nous avions une
première lettre qui a pour but pour le créancier de se faire payer tout en essayant de maintenir de
bonne relation avec le client. A priori on doit toujours considérer le client comme un bon payeur.
Dans ce cas on doit tout simplement lui faire remarquer avec courtoisie que le paiement de sa facture
n’a pas encore été effectué. On ne lui fixe aucun délai impératif et on y joint une copie de la facture.
Exemple de lettre
Objet : rappel de règlement de notre facture n°418
Messieurs,
38
Professeur de TC
Sauf erreur ou omission de notre part la mise à jour de nos comptes fait apparaître un règlement qui
n’aura pas été effectué : facture n° 418 du 4 Février dernier d’un montant de 800 000 F CFA dont
nous vous joignons la photocopie.
Nous sommes persuadés qu’il s’agit d’un oubli de votre part et vous tenterez de réagir dans les
meilleurs délais.
Si entre temps le règlement avait été effectué nous vous demandons de considérer notre démarche
comme nul et non avenu.
Veuillez agrée, Messieurs, l’expression de nos sentiments dévoués
8.4.2 DEUXIEME RAPPEL DE REGLEMENT DE LA FACTURE
Il y’a des cas dans lesquels une seule lettre na suffit pas pour obtenir le règlement de sa facture dans
une telle situation il faut envoyer une deuxième lettre de relance dans une durée de 15 à 30 jours.
Dans cette lettre il s’agit tjrs d’essayer de percevoir sont dû à l’amiable. Le fournisseur dans cette
lettre doit exprimer sa surprise de n’avoir pas été payé et même peut être de menacer de confier le
dossier au service contentieux.
Objet : Deuxième rappel de règlement de notre facture n° 418
Messieurs,
Par notre correspondance du 15 Février, nous vous avions rappelé notre facture n°418 d’un montant
de 800 000 F CFA restait impayé.
Nous sommes surpris de n’avoir toujours pas enregistré votre règlement et nous vous invitons à
régulariser votre situation dans les meilleurs délais.
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Professeur de TC
Sans règlement de votre part nous transmettons votre dossier à notre service contentieux.
Nous vous prions de croire, Messieurs en nos sentiments dévoués.
8.5 MISE EN DEMEURE
La mise en demeure est une sommation elle déclenche en cas de non règlement la procédure
judiciaire. Donc c’est le dernier avertissement du fournisseur. Elle est envoyé une quinzaine de jours
après la dernière lettre de relance le ton est impératif car il s’agit d’un ultimatum. La mise en
demeure est en principe envoyée en courrier recommandé avec un accusé de réception.
Exemple de lettre
Objet : Mise en Demeure
Messieurs,
Par nos lettres du 15 Février et du 10 Mars, nous vous avions demandé le règlement de notre facture
n°418 du 2 Février dernier d’un montant de 800 000 F CFA.
Notre situation comptable n’a pas évolué à ce jour. Ainsi pour nous conformer à la disposition légale
nous vous mettons en demeure de nous régler cette somme dans les 48 heures.
A défaut nous comptons agir devant le juge compétent en la matière.
40
Professeur de TC
Veuillez agréer, Messieurs nos salutations.
8.6 LES RELATIONS AVEC LES TRANSPORTEURS
Introduction :
Les entreprises utilisent le plus souvent le service des transporteurs pour leurs opérations
commerciales. Chaque transport de marchandises est régit par un contrat conclu entre l’expéditeur et
le transporteur. Dans ce contrat intervient une 3 ème personne qu’est le destinateur. L’expédition est
souvent faite en port dû ou en port payé. Le transporteur peut être responsable des avaries ou du
manquant du retard accusé dans la livraison, de la perte totale des marchandises etc.
8.6.1 MANQUANT
Le destinataire des marchandises (le client) a toujours la possibilité à la réception de vérifier
l’emballage et le contenu d’un colis. A la suite du contrôle si le poids ne correspond pas au poids qui
se trouve sur le récépissé remis au client, ce dernier accepte le colis avec des réserves.
8.6.2 RESERVE
Pris livraison, le 20 février 2016 sous toutes réserves de l’expédition qui m’a été faite le 19 février
par la société Touba LAMP FALL HLM, Dakar et comprenant au départ 10 colis pesant ensemble
760 kg. Il ne m’est livré que 8 colis dont le poids total qui vient d’être vérifié est de 608 kg.
Reconnu Exact le transporteur

Le destinataire Signature
Signature
41
Professeur de TC
8.6.3 LA LETTRE DE CONFIRMATION DES RESERVES
OBJET : Manquant ou votre livraison
Messieurs,
Ayant était avisé ce jour même par vos soins de l’arrivé du bateau Aline SITOE, contenant les 10
colis expédier le 19 février par Touba LAMP FALL je me suis rendu au port pour être en possession
de la dite livraison.
Au cours du pesage fait à ma demande il a été constaté qu’il y’a une différence de poids de 152 kg
soit 2 colis de manquant.
Conformément au disposition légal, j’ai formulé nos réserves qu’en t’a l’acceptation de cette
livraison et je confirme en vous priant de bien vouloir me faire dédommager de la différence soit
90 000 F CFA ( copie de la facture ci-joint).
J’espère avoir une suite favorable à ma demande.
Veuillez agréer, Messieurs, mes salutations distinguées.
8.6.3.1 AVARIE
8.6.3.1.1 Réserve
Pris livraison ce jour sous toutes réserves d’une caisse comprenant 120 cartons de PRESSEA qui m’a
été expédié le 15 février 2016 par la société KIRENE NDIASS/THIES. Toute la partie supérieure de
la caisse est enfoncé et 5 cartons sont endommagés.
42
Professeur de TC
Reconnu exact le transporteur

Le destinataire (le client) Signature
Signature
8.6.3.1.1.1 Lettre de confirmation de réserves formulées.
Objet : Avarie
Monsieur le Chef de Gare de Thiès,
Je me suis rendu ce jour à votre gare pour être en possession d’un envoi d’une caisse contenant 120
cartons de Presséa expédié par KIRENE.
Conformément à la prescription légale, j’ai formulé mes réserves qu’en t’a l’acceptation pour les
raisons suivantes : en cours de route, la partie supérieure de caisse est enfoncée et cinq carton sont
endommages.
La perte s’élève à 45 000 F CFA (voir facture du fournisseur) somme pour laquelle je vous prie de
bien vouloir me dédommager dans les délais légaux.
J’espère que vous reconnaîtrez le bien fondé de ma réclamation.
Veuillez agréer, Monsieur le chef de gare, mes sentiments distingués.
43
Professeur de TC
9 Chapitre : LES RELATIONS AVEC LES

BANQUES
INTRODUCTION :
Ce sont des Sociétés ou Entreprises qui servent d’intermédiaires entre le Vendeur et l’acheteur pour
effectuer plusieurs opérations. Ainsi, la banque a pour rôle de :
-gérer les fonds qu’elle reçoit en dépôt,
-d’assurer les paiements,
-de rentre divers services (location de coffre-fort, encaissement des dividendes etc.)
- d’effectuer des prêts avec beaucoup d’intérêt
-d’enregistrer des mouvements sur les divers comptes de ses clients.
9.1 L’OUVERTURE D’UN COMPTE BANCAIRE:

Les formalités pour l’ouverture d’un compte ne présentent pas beaucoup de difficultés. Il suffit tout
simplement de remplir des imprimés prévus. A cet effet, c’est un Contrat d’Adhésion.
-Exemple de lettre : Avis d’ouverture d’un compte courant :
Objet :
Avis d’ouverture du compte courant
Pièces jointes ou annexes :
Copie reçue d’ouverture de compte
44
Professeur de TC
Messieurs,
Suite à votre demande du 10 Avril 2019. Nous avons à ce jour ouvert à votre nom un compte de
dépôt sur N’0034154U003. Fonctionnant dans les conditions indiquée par la notice sous ce plie un
exemplaire.
Nous vous envoyons en même temps:
-un certificat de dépôt,
-un carnet de chèque.
Nous vous serions obligés de bien vouloir nous envoyer l’accusé de réception.
Nous espérons vous donné entière satisfaction.
Veillez agréer, Messieurs, l’expression de mes sentiments dévoués.
9.2 ENVOI D’UN CHEQUE A L’ENCAISSEMENT:

Objet :
Envoi de cheque
Pièces jointes ou Annexes :
Copie du cheque
Messieurs,
45
Professeur de TC
Veillez trouvez ci-joint un chèque N’004880 tiré sur la SGBS date du 05 Avril et s’élevant à 950 000
FCFA.
Je vous prie de bien vouloir l’encaisser et porter le montant à mon compte N’002950G05.
J’espère que l’opération sera le plus rapidement possible diligentée par vos soins.
Veillez agréer, Messieurs, l’expression de mes sentiments distingués.
9.3 ERREUR CONSTATÉE SUR UN EXTRAIT DU RELEVÉ DE

COMPTE PAR LA BANQUE :
Objet :
Notre relevé de compte du 02 Avril 2019
Pièces jointes ou Annexes
Copie du relevé de compte
Messieurs,
J’ai bien reçu l’extrait de mon compte du 02 Avril 2019 relatif aux opérations du mois de mars 2019.
Toutefois, je me permets de vous signaler que cet extrait ne comporte pas l’encaissement du chèque
N’00102 que je vous ai remis le 25 mars, dont le montant est de 250 000 FCFA.
46
Professeur de TC
Il s’agit certainement d’un oubli. Je serai obligé de bien vouloir effectuer les recherches nécessaires
afin de porter rapidement le montant au crédit de mon compte.
J’espère que vous reconnaitrez le bien fondé de ma réclamation.
Veillez agréer, Messieurs l’expression de mes sentiments distingués.
47
Professeur de TC
10Chapitre : CORRESPONDANCE AVEC LES

SOCIETES ASSURANCES
INTRODUCTION :
L’assurance est un contrat dans lequel l’assureur prend en charge des risques qu’il compense. Il
réunit deux personnes, l’assureur.
L’assureur s’engage à accorder la garantie en répondant aux pertes et dommages.
L’assureur s’engage déclarer le risque, le sinistre.
On distingue 2grandes sortes d’assurances :
-les assurances de personnes (dommages corporels, assurance-vie)
-les assurances dommages responsables (assurances contre incendie accidents, vols etc.)
10.1 DEFINITION DE QUELQUES NOTIONS

10.1.1 La police d’assurance
C’est le nom donne aux documents matérialisant le contrat d’assurance. Elle préconise l’objet,
montant de l’assurance, sa durée les obligations réciproques des parties. Ce document est date et
signe par les parties au contrat. La police d’assurance ou établit deux exemplaires ; l’un pour
l’assurance et l’autre pour l’année.
10.1.2 Avenant
C’est un acte modifiant quelques dispositions de la police d’assurance. (Rajout).
Il est toujours signe par l’assureur et l’assuré. L’avenant permet d’éviter de remplacer à chaque fois
la police.
10.1.3 Le risque
C’est l’événement contre lequel on se prémunit en s’assurant (incendies, vols)
48
Professeur de TC
10.1.4 La garantie
C’est l’engagement puis par l’assureur pour couvrir un dégât.
10.1.5 Le sinistre
Ce sont les pertes ou dommages subit par assuré à la suite d’un accident ou d’un incendie.
10.1.6 La prime
C’est la contrepartie financière payé périodiquement par l’assuré.
10.1.7 Indemnité de sinistre

C’est la somme versée par l’assureur après un sinistre en exécution de ses engagements
10.2LA DEMANDE DE TRANFERT DE CONDITIONS EN VUE

D’UNE PROPOSITION D’ASSURANCE :
Cette demande est faite pour s’informer sur les conditions offertes par la compagnie d’assurance. A
cet effet, il faut fournir toutes les informations nécessaires.
Exemple : S’il s’agit d’une assurance automobile, de dire les garanties souhaitées (incendies, vols
etc.). Et s’il s’agit d’une assurance d’incendie d’un immeuble ou précisera toujours la position
géographique de l’immeuble, nature des matériaux de constructions, le voisinage etc.
10.2.1 Plan d’une demande d’assurance incendie immobilière :

-la situation de l’immeuble son importance
-la nature des matériaux de construction
-l’usage (habitation ou professionnel)
-le voisinage (faits pouvant aggraver les risques)
-la valeur du risque à couvrir
-formule de politesse
49
Professeur de TC
10.2.2 Exemple de lettre
Objet :
Demande de renseignement
Pièces jointés ou Annexes
Copie de la demande de renseignement
Messieurs,
Je vous serais très obligé de bien vouloir une fournir tous les renseignements possibles en vue d’une
proposition assurance contre l’incendie.
Il s’agirait d’assurer mes magasins et bureaux situé à la rue 27 X Blaise Diagne Médina.
Ces immeubles sont de construction ressentes, bâtir dur et leur voisinage en comporte à ma
connaissance aucune aggravation des risques.
Je souhaiterais qu’une de vos agents puisse examiner le risque et me conseiller dans l’établissement
de la proposition d’assurance.
Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de mes sentiments distingués.
10.3 MODIFICATION DES RISQUES

L’assurance doit modifier à l’assuré toute modification intervenant dans le contrat. Une aggravation
du risque donne une augmentation risque une diminution du risque entraine sa diminution.
50
Professeur de TC
10.3.1 1) Exemple de lettre
Objet :
Modification des risques
Messieurs,
Par la police N’500201 établit le 15 décembre 2017 par les sors de votre Société. J’ai fait assurer
contre l’incendie l’immeuble située au marché Face, Dakar, comprend un magasin au rendossasse.
Mais à la suite d’un accord conclue tout ressèment avec la Société ELTON, il a été convenu qu’à
partir du 2 juin 2019, je prendrais eu dépôt permanent 250 bouteilles de gaz butane à usage
domestique.
Ces matières inflammables destinés à la vente seront entreposées dans
A cet effet, je vous prie de bien vouloir faire établir un avenant qui tient compte de l’aggravation des
risques.
J’attends le plus rapidement la prise charge de cette préoccupation par vos soins.
Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments distingués.
51
Professeur de TC
10.4 LE REGLEMENT DE LA PRIME
C’est la somme que l’assuré verse à l’assureur en contrepartie de la garantie qui lui est accordé. La
police d’assurance fixe le montant de la prime, date d’échéance et modalités de recouvreront. En
général la prime est payable d’avance pour 1an ou par tranche au domicile de l’assurance. A défaut
de paiement ou de retard, l’assureur peut intenter une action en justice pour demander un
recouvrement mais après une mise en demeure.
10.4.1 Exemple de mise en demeure

Objet :
Mise en demeure
Messieurs,
Nous sommes au regret de vous rappeler que la prime d’un montant de 400000 FCFA à échéance le
30 Avril 2019, n’a pas été acquittée après avis qui vous a été notifié, le 05 Mai passé.
En conséquence, nous vous invitons à effectuer sans retard le paiement de la prime.
A défaut de règlement dans un délai de 30 jours, après l’envoi de la présente mise en demeure, les
garanties conférées par votre contrat se retrouveront suspendues.
En cas sinistre vous concernant, la Société ne sera en tenu à aucune garantie.
Nous espérons que vous nous éviterez une telle situation.
52
Professeur de TC
10.5LA RESILIATION DU CONTRAT

Le contrat d’assurance peut être résilié soit par l’assureur soit par l’assuré.
10.5.1 Par l’assureur :

- Après une mise demeure
-Après une mise en demeure ou non-paiement d’une prime par l’assuré.
10.5.2 Par l’assuré :

Si l’assurer refuser une réduction de la prime, lorsque le risque à diminuer.
S’il y a transfert de propriété des biens assuré etc.
10.5.3 Exemple de demande de résiliation

Objet :
Demande de résiliation
Messieurs,
Assuré à votre Société par la police N 0502, je tiens à vous informer conformément aux conditions
générales du contrat, je demande la résiliation de mon contrat à l’expression de la période en cours
d’échéance, sauf sur le 25 mai 2019.
J’espère une entière satisfaction par retour du courrier.

53
Professeur de TC
Veillez agréer, Messieurs, l’expression de mes sentiments distingués.
11CHAP : LA NOTE
Pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise une direction doit régulièrement porté des
indications nécessaires à la connaissance des services intéressés, des chefs de département, aux
agents d’exécution. Ces communications font généralement l’objet de note. La note est un message
écrit, adressé à une personne destinée :
- Soit à diffuser des informations,
- Soit à transmettre des instructions, des ordres ou des directives.
La note à usage essentiellement interne peut être de service, une note rapport dite encore note de
synthèses.
11.1LES QUALITES NECESSAIRES D’UNE NOTE
Pour atteindre son but, la note doit être :

- Lisible c'est-à-dire contenir un nombre restreint d’information.
- Claire c'est-à-dire l’expression doit être simple pour être adapté au niveau intellectuel ou
technique des destinateurs.
- Précise afin de ne laisser place à aucune demande d’explication.
54
Professeur de TC
11.2TYPOLOGIE DES NOTES
11.2.1 LA NOTE DE SERVICE
C’est un document interne, descendant qui permet à un responsable investi d’une autorité de donner à
un ou plusieurs de ses subordonnés un ordre ou des instructions. Elle a essentiellement pour objet de
porter à la connaissance des services intéressés ou à des personnes désignés des indications
nécessaires pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
11.2.1.1 MENTION INDISPENSABLE DE LA NOTE DE SERVICE
Raison Sociale de la Société

EN TETE
Identification de l’origine de la note

SERVICE EMETTEUR
Classement
NUMERO OU REFERENCE
DESTINATAIRE(S) Diffusion à assurer :

- Diffusion générale (tout le personnel)
- Diffusion à une ou plusieurs personnes
Affichage dans un ou plusieurs services pour les notes
de services donnant un ordre les noms sont parfois
55
Professeur de TC
précédés des mentions :
pour action : personne devant exécuter l’ordre.
Pour information : personnes simplement informées
Prise de connaissance immédiate de la nature de
l’information ou de problème
DATE D’EMISSION Connaissance indispensable pour l’action
FONCTION ET NOM DU Identification précise du signataire.

SIGNATAIRE (S) Moyen de preuve en cas de contestation.
11.2.1.2 PRESENTATION DE LA NOTE DE SERVICE
Entreprise X
Service Emetteur
Destinataire :
Pour action :
Pour information :
TITRE DU DOCUMENT suivi de numéro
Objet :………………………………………………………………………..
56
Professeur de TC
Texte
Signature
: fonction
: signature
: Nom et Prénom
11.2.1.3 APPLICATION
Secrétaire à la clinique du Dr NIANG vous avez été chargé par le directeur général de rédiger une
note de service à l’intention des utilisateurs de la salle informatique.
Des cas de vol et autres problèmes ayant été constaté dans la salle, les mesures suivantes ont été
prises par la direction.
- Port obligatoire d’un badge avant l’accès à la salle,
- Interdiction formelle d’introduire toute personne étrangère au service,
- Eteindre et débrancher les ordinateurs après utilisation.
TAF : REDIGER LA NOTE DE SERVICE
Clinique NIANG
Rue 5xBlaise DIAGNE
57
Professeur de TC
Médina
La Direction Générale Dakar, le 25 Avril 2016
Destinataire :
Pour action : tout le personnel
Pour information : le responsable de la salle
NOTE DE SERVICE N°058
Objet : Règlement d’accès à la Salle informatique
Il porté à la connaissance des utilisateurs de la salle informatique que les mesures suivantes prises
suite à des cas de vol successif et autres problèmes constatés :
- Port obligatoire d’un badge avant l’accès à la salle,
- Interdiction formelle d’introduire toute personne étrangère au service,
- Eteindre et débrancher les ordinateurs après utilisation.
Le responsable de la salle informatique et l’ensemble du personnel sont chacun en ce qui le concerne
chargé de veuillez au respect scrupuleux de la présente note qui prend effet dès diffusion de
l’information.
Le Directeur Général
Signature
Docteur Abdoulaye NIANG
11.2.2 LA NOTE D’INFORMATION
58
Professeur de TC
Communément appelé lettre d’information ou communiquer ou encore avis, c’est un document
interne qui a pour objet d’exposer une information avec précision.
Sa rédaction respecte pratiquement les mêmes règles que la note de service : pas d’introduction, de
formule de politesse, ni de conclusion.
- Elle est datée et signée.
- Le ton est neutre et impersonnel
- L’information est mise en évidence
NB : contrairement à la note de service, la note d’information quant à elle ne comporte pas un
numéro.
Exercice d’application :
La visite annuelle organiser par les services de la médecine du travail aura lieu le jeudi 26 Mai 2016 à
partir de 10h00mn pour le personnel de votre entreprise, votre directeur vous demande de rédiger une
note d’information qui précisera l’heure de la visite pour chacune des quatre sections afin de
permettre un déroulement rapide des examens prévus.
La SARL SENMEDECIN
Rue Ponty DAKAR
Direction Générale Dakar, le 14 Mai 2016
Note d’information
Objet : visite médicale
Il est porté à la connaissance du personnel de l’Entreprise de la visite annuelle organisée par les
services de la médecine du travail aura lieu le jeudi 26 mai 2016 à partir de 10h00mn. Pour
permettre un bon déroulement des examens prévus le personnel est demandé de suivre les horaires
suivants :
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Professeur de TC
- Section secrétariat 10h -11h
- Section informatique : 11h- 12h
- Section communication 13h-14h
- Section entretien 14h-15h
Le Gérant
Signature
Seydou DIOP
Exercice :
Votre directeur vous charge de rédiger une note de service à l’attention des élèves et étudiants pour
les informer de l’augmentation des mensualités dans les filières suivantes :
- Industrie 3000 F de plus
- Informatique 2 500 F de plus
- Commerce 2 000 F de plus.
Précisez aussi que le règlement se fera au plus tard le 5 de chaque mois et qu’aucun retard ne sera
toléré.
60
Professeur de TC
DEUXIEME LETTRE D’INFORMATION
SNCS
Rue 5 X Blaise DIAGNE
Direction des Ressources Humaines Dakar, le 21 Avril 2016
NOTE D’INFORMATION
Objet : Organisation d’une colonie de vacance
Il est porté à la connaissance du personnel une colonie de vacance sera organisé au profit des enfants,
des travailleurs permanant de SNCS à BAKAU en Gambie du mardi 02 Août au vendredi 19 Août
2016 sous la direction de madame NDIAYE.
L’effectif de cette colonie est de 450 personnes dont 370 colons et 80 membres de l’encadrement.
Notre quota est 40 colons.
Les inscriptions sont ouvertes dès maintenant et seront close impérativement le vendredi 15 juillet à
17h, délais de rigueur.
Les dossiers de candidatures peuvent être retiré au près du conseiller social.
Les pièces à fournie pour l’inscription sont :

- Une pièce d’Etat Civil
- Une attestation d’aptitude médicale délivrée par le médecin de l’entreprise
- Un dossier de candidature dûment rempli.
Les dossiers complets seront reçus par ordre d’arrivée. Au-delà de notre quota (40) une liste d’attente
nominative sera ouverte.
61
Professeur de TC
Le conseiller social et l’agent administratif seront chargés de vérifier les dossiers complets quant à
leur date de dépôt et au respect des critères. Enfin il est précisé qu’un travailleur ne pourra inscrire
plus d’un enfant.
Le Directeur des Ressources Humaines

Signature
Amadou SAMB
11.3LE COMPTE RENDU
L’entreprise a besoin de mémoire des faits internes et externes qui ont pu avoir ou qui pourrait avoir
des incidences sur la dynamique interne de l’entreprise ou sur l’évolution de l’environnement dans
lequel l’entreprise est un des éléments. Le compte rendu permet ainsi à un agent de témoigner à
l’intention de ses supérieures d’un fait sur lequel on lui demande de donner le maximum
d’information rendant ainsi possible l’exercice du contrôle permanant.
11.3.1 DEFINITION ET PRESENTATION DU COMPTE RENDU
Prendre compte s’est exprimé objectivement, exactement et complètement ce dont on a été témoin
mais sans prendre parti, sans analyser les faits. Le compte rendu est donc un écrit par lequel son
auteur relate de façon circonstancié et précise des faits auxquels il a assisté qu’il y est participé ou
non. Ces faits peuvent être des réunions, des conférences, des missions, des travaux, des enquêtes et
autres événements divers. Du point de vue de la présentation, le compte rendu ne répond pas à des
règles rigides de normalisation. Le style est neutre, objectif et précis. La fidélité est donc l’une des
principales qualités. Un bon compte rendu est au préalable précédé d’une prise de note. Le compte
rendu n’est soumis à aucune règle de présentation.
62
Professeur de TC
11.3.2 LES CAS D’UTILISATION d’UN COMPTE RENDU
11.3.2.1 LE COMPTE RENDU D’UN EVENEMENT
Il s’agit d’un compte rendu d’accident, de vol ou de différent avec un client etc.… c’est un
témoignage à postériori si on n’a pas eu le loisir de prendre des notes ou un enregistrement pendant
l’événement. Il est bon alors d’établir le compte dès que possible pendant que les faits sont bien
présents à la mémoire.
11.3.2.2 LE COMPTE RENDU DE MISSION
Etablir au retour d’une mission, il a pour but de rendre compte d’une action accomplie par son auteur
seul ou en groupe.
11.3.2.3 Le COMPTE RENDU D’ACTIVITE

Son objectif est de faire le point sur le fonctionnement d’un service pendant une période donné. Il
indique donc :
- La mission du service
- Les objectifs visés
- Les moyens mis à sa disposition
- Les réalisations
- Les problèmes et leurs causes
- Les mesures envisagées
63
Professeur de TC
11.3.2.4 LE COMPTE RENDU DE REUNION
C’est un compte rendu dont les participants en ordre limité se réunissent périodiquement pour faire le
point sur l’activité de l’entreprise ou de la société. A cet effet une personne est chargé de suivre le
déroulement des travaux, de rédiger le document et être l’interprète auprès de son ou de ses
accréditeurs. Le compte rendu de réunion indique :
- La nature et l’objet de la réunion,
- La date l’heure et le lieu
- Les personnes représentatives, les présences, et les absences
- Celles qui prennent part au débat.
Le compte rendu de réunion ne relate que ce qui s’est fait ou dit pendant la réunion.
Exemple de compte rendu de réunion
REPUBLIQUE DU SENEGAL
Région de DAKAR
Réunion du conseil municipal de DAKAR
Compte Rendu de la Séance du 10 Avril 2016 tenu à la Mairie de Dakar Plateau à 9h
Etaient présent : Messieurs Babacar DIAGNE, Alioune SAMB et autres conseiller Municipaux
64
Professeur de TC
S’étaient excusé : Monsieur Amady DIOUF conseillé Municipal et Responsable de la section
sportive
²
Proclamation de l’ouverture de la réunion par le Doyen Libasse NIANG conseiller Municipal.
Allocation de Monsieur Babacar MBAYE président de la séance qui adresse ses souhaits de
bienvenue aux membres présents.
Ensuite il est procédé à l’examen des différents points figurants à l’ordre du jour.
Le conseil après en avoir délibéré :
- Vote une subvention de 5 millions de F CFA en faveur des familles victimes des inondations dans la
banlieue.
- Autorise le maire de signer un marché pour la construction d’un bâtiment annexe au sein de la mairie.
- Désigne Lamine SONKHO comme deuxième adjoint au maire en remplacement de Khady SAMB.
L’ordre du jour étant épuisé et aucun des membres ne demandant la parole, la séance a été déclaré
close et est levé à 13h00mn.
Fait à Dakar le 11 Avril 2016-05-24

Alioune DIOUF
Signature
Conseiller Municipal
11.4 Le Procès-verbal
Au vrai sens du terme se définit comme la relation par un agent de l’autorité de ce qu’il a fait, vu ou
entendu dans l’exercice de ses fonctions. C’est donc un compte rendu particulier en ce sens que
destiné à faire fois jusqu’à l’administration de la preuve contraire. Il est utilisé généralement dans le
procès-verbal judiciaire.
Dans l’entreprise le type de procès-verbal utilisé est simplement un PV de réunion. On dresse un
PV de réunion lorsque des décisions importantes sont prises au cour de la concertation en vue de leur
donné une forme définitive.
Exemple : les réunions du conseil d’administration, les réunions des assemblés générales ordinaires
ou extraordinaires.
65
Professeur de TC
La forme du PV de réunion est la même que le compte rendu.
NB : la date de la réunion est présentée de la forme la plus solennel. Exemple : l’an deux mille vingt
un.
Etablissement PAPEX
SA au capital de 100000000 FCFA
67 avenue CHEIKH ANTA DIOP
TEL : 338230405
PROCES VERBAL DE LA SEANCE
DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DU 04 JANVIER 2021
L’an deux mille vingt un le quatre janvier à DIX HEURES.

Les membres du conseil d’administration de PAPEX se sont réunis à l’hôtel TERROU BI. L’ordre du
jour de la rencontre porte sur le renouvellement du bureau des dits conseil.
Sont présents:
 Malick SONKHO
 Francois KOREA
 MACODOU THIAM
 ELAJ SECK
 MASSER PAYE
 MAGUETTE KANTE
 KINE HANN
Dès l’entame de la réunion le président de séance MASSER PAYE s’est félicité de la présence de
tous les administrateurs.
Il a salué l’esprit de grandeur des membres et surtout leur obligation.
Au cours des débats, les intervenants ont surtout apprécié le comportement exemplaire du président
sortant. Il s’agit de M ELAJ SECK qui a enregistré des résultats importants.
Aujourd’hui l’établissement PAPEX a ouvert des succursales dans toutes les régions du SENEGAL à
l’exception de KEDOUGOU et SEDHIOU.
66
Professeur de TC
M MAGUETTE KANTE a surtout invité les administrateurs à réfléchir sur la diversité de leurs
activités d’autant plus que la concurrence est devenue rude.
La plus part des intervenants ont estimé que le successeur de M ELAJ SECK puisse être un manager
courtois et efficace.
Dans cet ordre d’idée Mme Françoise KOREA a proposé M MALICK
Après échange de point de vue sur les qualités de M Malik SONKHO qui toujours assisté le
président sortant de la société en 2000, le conseil à l’unanimité a apprécié cette proposition
salutaire.
A l’issue de la réunion du conseil d’administration, M Malik SONKHO est désigné par le conseil
d’administration président du conseil d’administration, et sera seconde par M MACODOU THIAM.
A la demande de ce dernier (M MACODOU THIAM l’assemblée générale prochaine est fixée au 10
MARS prochain.
La secrétaire le président de séance

Signature
KINE HANN
Signataire
Masser PAYE
67
Professeur de TC
11.5Le rapport
Le vocable rapport désigne des écrits très variés selon les sujets traités les entreprise et les
objectifs fixés. IL existed divers types de rapport dans l’entreprise:
- Rapport ayant pour objet l’étude ou l’analyse d’un programme, d’une politique de vente
- Rapport sur la nécessité de modifier l’organisation actuelle de l’entreprise.
- Rapport sur l’attitude d’un membre du personnel.
11.5.1 La forme du rapport
L’organisation comprend d’emblée une partie introductive, ensuite une situation, une organisation
des résultats et en définitive une conclusion.
 Introduction :
Il s’agit de rappeler l’objectif et l’intérêt du rapport.
 Situation
Il faut décrire le contexte en parlant d’une situation générale, et aboutir à une situation particulière.
L’analyse doit être orientée vers une solution, le rapport doit par la suite organiser les causes et
situer les responsabilités.
 Argumentation
Le rapporteur doit commencer par la critique des autres solutions envisagées. Il doit par la suite
montrer les avantages de la solution qui vient d’être proposée en vue d’une adoption. Il doit
s’attendre à des amendements c’est pourquoi ses arguments doivent convaincre les destinataires.
 Les résultats
Le rapport doit mettre l’accent sur les moyens mis en place sur les conditions de travail de même
que les implications.il doit mentionner les résultats obtenus et au besoin préparer les variantes
possibles.
 La conclusion
Le rapporteur à la fin de la rédaction reprend généralement le résultat d’ensemble ou l’argument
essentiel il doit monter que la solution répond convenablement au sujet.
68
Professeur de TC
11.5.2 Proposition d’un modèle de présentation
Establishment DIOP ET FRERES

6 RUE CANNOT
TEL: 338210102 DAKAR le 18 janvier 2021
Rapport
A Monsieur le ……
Objet: …….
1- Introduction
J’ai l’honneur…..
Comme suite…..
2- Development
Exposé des fiats
Raisonnement et commentaries
Proposition
Conclusion
Exemple de rapport
Super Marché AUCHAN

SACRE CŒUR 3 DAKAR
TEL : 338776319 DAKAR le 18 janvier 2021
Rapport
A monsieur le DIRECTEUR GENERAL
Objet : Demande de sanction à l’encontre de Moussa FAYE TECHNICIEN de surface
69
Professeur de TC
J’ai l’honneur de porter à votre connaissance que M MOUSSA FAYE technicien de surface s’est
rendu récemment coupable de faute grave et montre un comportement déplorable dans l’enceinte du
super marché.
Il a provoqué un incident le 15 JANVIER dernier : ce jour-là il est arrivé au super marché à 11H
15mn et il s’est battu avec marché un client qui demandait des renseignements. Son supérieur
hiérarchique m ISSA NDIAYE a éprouvé d’énorme difficulté pour le ramener à la raison.
Cet incident fait suite à un autre que m’avait signalé son supérieur hiérarchique le 25 décembre
2020. MOUSSA FAYE est arrivé au travail en état d’ivresse. A peine une heure de travail il s’est
endormis dans le magasin de stockage. IL n’a pu accomplir aucune activité quotidienne.
Son comportement semble avoir pris naissance après son divorce quoi qu’il en soit son
comportement est répréhensible, M FAYE mérite une sanction disciplinaire. Je permets de vous
proposer à son encontre une mise à pied de 5 jours. Je reste à votre entière disposition M le
DIRECTEUR général pour tout renseignement complémentaire.
Le gérant
Signature
LAMINE DIATTA
FIN…
70
Professeur de TC
71

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Monsieur DIALLO 2021/2022

Ministère de l’enseignement professionnel et technique

Centre de formation professionnelle et commerciale Maurice

Cours de technique de communication

1 Chapitre Importance et rôle de la correspondance

2 Chapitre Disposition de la lettre commerciale

Zone 1 ou entête, elle reçoit des informations concernant exclusivement l’expéditeur. On y

Exemple de référence : n° 018/DC/AS/FD.

- la qualité du signataire (Directeur Commercial)

3 Chapitre les règles générales de rédaction

- Construire une phrase comportant un sujet, un verbe, et un complément.

Le plan de lettre comprend :

- Une introduction ou entrée en matière :

a) On écrit pour la 1er fois, dans ce cas, on aborde directement le sujet

Elle varie avec la qualité du rédacteur.

 Quand un client écrit on dit :

 Quand un fournisseur écrit, on dit :

Veillez agréer Messieurs, à l’expression de nos sentiments dévoués.

4 Chapitre l’entrée en relation

4.1 La demande de documentation

Ces renseignements peuvent concerner :

- La nature des marchandises (demande de catalogue)

La demande de documentation doit être brève et précise.

4.2 Plan de la demande de documentation

4.3 Demande de catalogue

TAF : rédigez la lettre de M Pape Diagne

Objet : demande de catalogue

J’espère le recevoir dans les plus brefs délais et je vous en remercie.

Veuillez agréer Messieurs l’expression de mes sentiments distingués.

4.4 Demande d’échantillon

TAF : rédigez la lettre de Mr Ousmane NDIAYE

Objet : demande d’échantillon

Une réponse rapide me fera plaisir et je vous en remercie à l’avance.

Veuillez croire Messieurs à l’assurance de mes sentiments distingués.

4.5 Demande de prix

TAF : écrire la lettre de Mr Samba SECK

Objet : demande de prix

Votre annonce publiée à la 2STV m’a vivement intéressé.

Veuillez agréer Messieurs l’expression de mes sentiments distingués.

4.6 La réponse aux demandes de documentation

4.6.1 Plan de la lettre

Dans cette partie on accuse réception de la demande et on remercie

 Espérer recevoir commande

4.6.2 Envoi de catalogue

TAF : rédiger la lettre de SOTIBA

Objet : envoi de catalogue

Nous vous le ferons parvenir ce jour même sous pli séparé.

Veuillez croire Monsieur à l’assurance de nos sentiments dévoués.

4.6.3 Envoi d’échantillon

TAF : rédiger la lettre qui accompagne cet envoi

Objet : envoi d’échantillon

Votre demande d’échantillon vient de nous parvenir et nous vous en remercions.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de nos sentiments dévoués.

4.6.4 Envoi de prix

TAF : rédiger la lettre de City Sport

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments dévoués.

5.1 Les qualités d’une bonne commande

- Le nom et l’adresse de l’acheteur et du vendeur

La demande peut se faire :

- Par bulletin de commande

- par bon de commande

- par letter de commande

5.2 La lettre de commande simple