Harmonized Health Facility Assessment (Hhfa) : Guide de L'Enqueteur Et Du Chef D'Equipe

HARMONIZED HEALTH FACILITY
ASSESSMENT (HHFA)
Un outil d’évaluation harmonisée des

établissements de santé
GUIDE DE L’ENQUETEUR
ET DU CHEF D’EQUIPE
VERSION D’AOUT 2022

EVALUATION HARMONISEE DES ETABLISSEMENT DE SANTÉ : GUIDE DE L’ENQUETEUR
Vue d'ensemble
L'évaluation harmonisée des établissements de santé dénommée Harmonized Health Facility Assessment
(HHFA) représente un ensemble de ressources pour mener des enquêtes standardisées sur les
établissements de santé. Le HHFA permet un examen externe complet de la disponibilité des services des
établissements de santé, des systèmes mis en place par les établissements pour fournir des services aux
normes de qualité requises et de l'efficacité des services. La disponibilité, la qualité et l'efficacité des
services de santé font partie intégrante de la Couverture Sanitaire Universelle (CSU) et contribuent à la
réalisation des Objectifs de Développement Durable (ODD). Les données du HHFA peuvent soutenir les
revues du secteur de la santé, la planification et l'élaboration des politiques, et permettre une prise de
décision fondée sur des preuves pour renforcer les services de santé des pays.
Le HHFA s'appuie sur l'évaluation de la disponibilité et de la capacité opérationnelle des services

dénommée Service Availability and Readiness Assessment (SARA) de l'USAID/OMS et intègre des éléments
d'autres enquêtes mondiales clés sur les établissements de santé et des listes d'indicateurs. Il est basé sur
des normes de service mondiales et utilise des indicateurs, des questionnaires et des méthodologies de
collecte de données standardisés. La standardisation des indicateurs et de la collecte des données favorise
l'alignement des approches d'enquête sur les établissements de santé et permet la comparabilité des
résultats dans le temps et entre les zones géographiques.
Le HHFA comprend quatre modules :

 la disponibilité du service
 la capacité opérationnelle des établissements de santé à offrir le service
 la qualité des soins
 la gestion et les finances.
L'approche modulaire, avec des indicateurs de base et des indicateurs supplémentaires, permet aux pays
d'adapter le HHFA à leurs besoins. Un module est défini comme un ensemble de questions (sous forme de
questionnaire) et vise à collecter des informations pour un ensemble défini d'indicateurs dans un domaine
spécifique de gestion des maladies, des programmes ou des services. Tout élément de données collecté
par le biais d'une évaluation des établissements de santé doit être axé sur les indicateurs, c'est-à-dire qu'il
doit fournir des données pour le numérateur ou le dénominateur d'un indicateur clairement défini et/ou
d'une question de recherche.
Les questionnaires HHFA sont fournis en deux formats : "autonome" et "combiné". Chacun des quatre
modules HHFA a un ensemble de questionnaires autonomes qui peuvent inclure des questionnaires "de
base", "de base + additionnels" et/ou "supplémentaires". Le questionnaire "combiné" contient les
questions des quatre modules HHFA, intégrées et organisées par site de service ou par répondant pour
faciliter la collecte de données au niveau de l'établissement.
i
Figure 1 : Modules HHFA
Module 1 Module 2 Module 3 Module 4

Disponibilité des services Capacité opérationnelle Qualité des soins Gestion et finances
 Caractéristiques de Capacité à fournir des services  Respect des normes dans le Pratiques pour soutenir la
l’établissement spécifiques selon les normes processus de soins aux disponibilité et la qualité
 Personnel définies : patients continues des services :
 Directives, personnel formé,  Expérience des patients  Gestion
 Lits
équipement, médicaments
 Disponibilité des services  Finances
 Système d’appui à la qualité
spécifiques  Utilisation et l’efficacité
et à la sécurité
 Structure du bâtiment  Assurance qualité
 Compétence du prestataire
 Absentéisme des agents de
santé
Questionnaires Questionnaires Questionnaires Questionnaires
 Disponibilité:  Capacité opérationnelle:  Qualité des soins :  Gestion et finances:

Base Base Additionnel/Supplémentair Base
e - Examen des dossiers*
 Disponibilité:  Capacité opérationnelle:  Qualité des soins :  Gestion et finances :

Base+Additionnel Additionnel/Supplementary - Additionnel/Supplémentair Base+Additionnel
Compétence du prestataire† e - Expérience des patients†
 Disponibilité:  Gestion et finances :
Additionnel/Supplémentaire Additionnel/Supplémentaire
- Structure du bâtiment -
Absentéisme des agents de
santé†
Questionnaire combiné
*Disponible en 2022 †Développement futur
ii
Remerciements
Les modules et l'ensemble de ressources de l'évaluation harmonisée des établissements de santé (HHFA) sont
des ressources clés du groupe de travail sur les enquêtes au niveau des formations sanitaires de la Health Data
Collaborative (HDC). Ces modules fournissent une approche harmonisée des évaluations/enquêtes sur les
établissements de santé, en s'appuyant sur des outils d'évaluation des établissements de santé existants et
testés au niveau international, tels que l’enquête sur la prestation des services (SPA) de l'Agence des États-Unis
pour le développement international (USAID), les Indicateurs de prestation de services (SDI) de la Banque
mondiale et l’Evaluation de la disponibilité et la capacité opérationnelle des services (SARA) de l'OMS/USAID,
et en consolidant les meilleures pratiques et les enseignements tirés de la mise en œuvre dans de nombreux
pays.
L'orientation générale de l'élaboration des modules HHFA et de l'ensemble des ressources a été fournie par le
groupe de travail sur les enquêtes au niveau des formations sanitaires (HDC). Kathryn O'Neill, Amani Siyam,
Kavitha Viswanathan et Wendy Venter, de la Division des données, de l'analyse et des prestations pour l'impact
de l'OMS, ont coordonné l'élaboration des modules. Nancy Fronczak, Sherrell Goggin, Jaya Gupta, Shannon
King, Boniface Muganda, Timothy Roberton et Ashley Sheffel ont apporté des contributions techniques
substantielles à l'ensemble des ressources du HHFA. Les contributions techniques concernant les directives, les
normes de service, les méthodes de mesure et les indicateurs ont été fournies par de multiples programmes
techniques de l'OMS ainsi que par d'autres agences du secteur de la santé.
Les ministères de la santé du Kenya, du Malawi et du Burkina Faso sont remerciés pour avoir testé la mise en
œuvre des modules HHFA.
Les modules HHFA et l'ensemble des outils ont été produits avec le soutien de subventions de l'initiative
"Données pour la santé" de Bloomberg Philanthropies, de Gavi, l'Alliance pour les vaccins, du Fonds mondial de
lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme, et de l'Agence norvégienne de coopération au
développement (Norad).
Le present guide de l’enqueteur et du chef d’équipe a été elaboré par (ensemble des contributeurs à
l’élaboration du présent document)
iv
Sommaire
Vue d'ensemble..................................................................................................................................i
Remerciements.................................................................................................................................iv
I. Aperçu des méthodes de collecte des données.....................................................................1
1.1. Méthode d’enquête...............................................................................................................2
1.1.1. Objectifs de l’outil d’évaluation harmonisée des établissements de santé......................2
1.1.2. Outils de collecte des données..........................................................................................3
1.1.3. Tâches et responsabilités de l’enquêteur et du chef d’équipe.........................................3
1.1.4. Règlement de l’enquête.....................................................................................................1
1.2. Planification des activités de terrain.....................................................................................2
1.2.1. Calendrier des activités de terrain.....................................................................................3
1.2.2. Contact préalable avec les autorités/responsables de l’établissements..........................3
1.2.3. Préparation de la logistique...............................................................................................3
1.2.4. Activités pendant les visites dans les établissements........................................................4
1.2.4.1. Localiser et vérifier l’établissement de santé.................................................................5
1.2.4.2. Valider la page de couverture du questionnaire............................................................5
1.2.4.3. Relever les coordonnées GPS.........................................................................................5
1.2.4.4. Obtenir la permission d’enquêter dans l’établissement de santé.................................5
1.2.4.5. Rencontrer les personnes qui connaissent le mieux les services..................................6
1.3. Durée de l’enquête dans un établissement de santé............................................................7
II. Compétences des enquêteurs................................................................................................7
2.1. Pratiques et techniques d’entretien......................................................................................7
2.1.1. Respect de la personne interrogée....................................................................................7
2.1.2. Écoute attentive de la personne interrogée......................................................................8
2.1.3. Présentation à la personne interrogée..............................................................................8
2.1.4. Réponse aux questions de la personne interrogée sans exercer de pression...................9
2.1.5. Eviction de donner son opinion ou son avis personnel.....................................................9
2.1.6. Lecture exacte et ordonnée des questions........................................................................9
2.1.7. Vérification de déclaration sans détour...........................................................................10
2.1.8. Recours à des relances pour obtenir une réponse correcte............................................10
2.1.9. Eviction de suggérer des réponses aux personnes interrogées......................................11
2.1.10. Neutralité de l’enquêteur.............................................................................................12
2.1.11. Complétude du remplissage du questionnaire............................................................12
v
2.1.12. Eviction de promesse de changements immédiats dans la situation du personnel ou

de l’établissement...........................................................................................................................12
2.1.13. Eviction de dissocier les éléments du questionnaire...................................................12
2.1.14. Remerciements de la personne interrogée à la fin de l’entretien...............................13
2.2. Conseils sur la manière de traiter les situations difficiles...................................................13
2.2.1. Indisponibilité de la personne à interroger.....................................................................13
2.2.2. Ennui de la part de la personne à interroger...................................................................14
2.2.3. Distraction de la personne à interroger...........................................................................14
III. Administration du questionnaire HHFA...............................................................................14
3.1. Contenu et structure du questionnaire HHFA.....................................................................14
3.2. Enregistrement des réponses..............................................................................................20
3.3. Suivi des instructions...........................................................................................................21
3.4. Préparation de la personne à interroger sur un ensemble de questions...........................22
3.5. Instructions de sauts conditionnels.....................................................................................23
3.6. Instructions relatives à la disponibilité et à la fonctionalité d’élements.............................24
3.7. Consignes en matière d’observation...................................................................................25
3.8. Types de questions..............................................................................................................25
3.8.1. Questions pré-codées......................................................................................................25
3.8.2. Réponses numériques......................................................................................................26
3.9. Contrôle de la qualité des données recueillies....................................................................27
3.10. Correction des erreurs.....................................................................................................27
IV. Collecte des données avec CSPro.........................................................................................28
4.1. Demarrage de l’application CSEntry....................................................................................28
4.2. Mise à jour des applications installées................................................................................28
4.3. Navigation dans le questionnaire électronique (Avancer/reculer).....................................29
4.4. Menu et options..................................................................................................................29
4.5. Réception des sections du questionnaire............................................................................30
4.6. Administration du questionnaire électronique...................................................................31
4.7. Transmission et contrôle-qualité des données...................................................................31
vi
I. Aperçu des méthodes de collecte des données
L’enquête HHFA sur l’évaluation de la disponibilité des services, de la capacité opérationnelle des
établissements de santé à offrir les services, de la qualité des soins, et de la gestion et le
financement des établissements de santé est conçue comme un outil d’évaluation harmonisée
des établissements de santé. Il couvre aussi bien les établissements de santé publiques que
privés y compris les confessionnels. L’objet de l’enquête est de fournir des données factuelles sur
les progrès des systèmes de santé à des fins de revues du secteur de la santé, de recenser les
lacunes et les faiblesses responsables de l’inadéquation de la fourniture des services et de la
couverture des interventions auxquelles il convient de remédier. Elle établit les bases pour la
planification et l'élaboration des politiques et le suivi des interventions destinées à intensifier
l’action et à améliorer la fourniture des services dans les domaines de la santé de la
reproduction, de la mère, du nouveau-né, de l’enfant et de l’adolescent, des maladies
transmissibles telles que le VIH, la tuberculose, le paludisme, les infections sexuellements
transmissibles, des maladies non transmissibles, des maladies tropicales négligées, de la
nutrition, etc.
Le Guide de l’enquêteur est conçu pour fournir aux personnes chargées de la collecte des
données les connaissances et les compétences nécessaires pour mener efficacement l’évaluation
d’un établissement de santé. Il est destiné à aider et guider les membres du personnel qui ont
été désignés comme enquêteurs pour procéder à l’évaluation des établissements de santé. Le
guide donne des consignes générales sur les compétences requises pour mener des entretiens et
recueillir des informations ; des explications détaillées et la définition de certaines questions
pour assurer une compréhension uniforme du contenu et une approche commune de
l’enregistrement des résultats par différentes personnes chargées de la collecte des données
dans différents établissements de santé ; et des instructions sur la manière de recueillir des
données dans un établissement. Il décrit aussi les rôles et responsabilité du personnel chargé de
la collecte des données ainsi que des instructions pour une meilleure planification des activités
journalières et garantir la collecte de données de qualité.
Les principaux objectifs du Guide de l’enquêteur sont les suivants :
 Initier les enquêteurs à l’utilisation de l’outil d’évaluation harmonisée

des établissements de santé (HHFA) ;
 Former les enquêteurs à la conduite d’un entretien et sur le remplissage du questionnaire ;
1
 Familiariser les enquêteurs à l’utilisation l’application CSPro pour la collecte

des données ;
 Décrire les tâches et responsabilités des enquêteurs et des chefs

d’équipes ;
 Former les enquêteurs aux différentes precautions à prendre pour mieux

réussir la collecte de données de qualité.
I.1. Méthode d’enquête
I.1.1. Objectifs de l’outil d’évaluation harmonisée des établissements de santé
L’outil d’évaluation harmonisée des établissements de santé a été conçu pour permettre aux
enquêteurs de recueillir des informations sur la disponibilité des services, la capacité
opérationnelle des établissements de santé à offrir les services, la qualité des soins, et la gestion
et le financement des établissements de santé. Il est destiné à évaluer de manière harmonisée
l’établissement de santé dans toute sa globalité afin d’offrir aux pays des bases factuelles pour la
planification et l’élaboration des politiques de santé, le suivi des interventions, des projets et
programmes, et la prise de decisions favorisant ainsi l’atteinte de la Couverture sanitaire
universelle et les objectifs du développement durable.
L’approche HHFA a été conçue par l’OMS en collaboration étroite avec les ministères de la santé
et les partenaires mondiaux pour :
 aider les pays à évaluer et surveiller l’offre des services de santé à travers la disponibilité et
la qualité des prestations, la capacité opérationnelle des structures et le système de
gestion et de financement des établissements de santé,
 suivre les programmes destinés à intensifier les activités,
 évaluer la distribution équitable et appropriée des services et des ressources,
 faciliter la prise de décisions en dotant les planificateurs au niveau national et infra-

national des compétences et des outils nécessaires pour cartographier et surveiller
régulièrement la disponibilité des services et des ressources.
Cette méthode vise à combler le déficit de données essentielles requises pour suivre le
renforcement des systèmes de santé et elle est destinée à être mise en œuvre comme un
système de suivi systématique des services au niveau national et infra-national.
2
I.1.2. Outils de collecte des données
Il existe deux (2) formats du questionnaire HHFA :
 le questionnaire autonome pour chaque module du HHFA,
 le questionnaire combiné integrant toutes les modules HHFA et organisé de sorte à faciliter
la collecte de données au niveau de l'établissement.
Chaque format du questionnaire HHFA (autonome ou combiné) comporte les options suivantes :
 Les questions "de base" qui sont des questions essentielles sur l’évaluation des
établissements de santé. Ces questions sont fortement recommandées par l’OMS aux pays
désirant mettre en oeuvre l’approche HHFA ;
 Les questions "de base" + les questions "additionnels et/ou supplémentaires" qui intègrent
des questions facultatives en plus des questions essentielles. Les questions additionnelles
et/ou supplementaires sont optionnelles selon les besoins des pays.
Les pays peuvent aussi y intégrer des questions spécifiques selon leurs besoins. Il peut aussi être
adapté aux spécificités des pays en ce qui concerne notamment le nom et le type des
établissements, les catégories de personnel, la liste des médicaments de première intention, etc.
Lorsqu’il est adapté au contexte du pays, il est important de le mettre à l’essai lors d’une enquête
pilote à des fins d’ajustements ultimes et de sa validation.
Les outils de collecte existent aussi bien sur support papier qu’en version électronique
(application CSPro pour HHFA) pouvant être paramétrés sur ordinateur, tablettes et/ou
smartphone. Toutefois la collecte mobile (administration du questionnaire électronique) est
fortement recommandée au détriment de la collecte avec les supports papiers. Le choix du type
de collecte incombe à l’équipe de coordination et/ou au responsable de l’enquête et les
enquêteurs doivent se conformer à leur décision.
I.1.3. Tâches et responsabilités de l’enquêteur et du chef d’équipe
La principale responsabilité de l’enquêteur est d’utiliser correctement le questionnaire pour

recueillir des informations aussi exactes que possible en posant des questions aux personnes
appropriées et en enregistrant fidèlement les réponses.
L’évaluation des établissements de santé est effectuée en équipe. Une équipe regroupe un
certain nombre des personnes chargées de la collecte des données. Ce nombre est fortement
tributaire de la taille de l’établissement à enquêter. Chaque équipe d’enqueteurs travaille sous la
3
responsabilité d’un chef d’équipe.

Principales tâches de l’enquêteur :
 Recevoir les assignations des sections du chef d’équipe ;
 Se rendre dans les établissements de santé dont il a la charge pour recueillir les
informations auprès des personnes appropriées ;
 Capter les coordonnées géographiques au niveau de l’entrée principale de

l’établissement de santé ;
 Mettre à jour l’application CSPro de collecte électronique des données si nécessaire ;
 Recevoir les fichiers de l'application de collecte de données du chef d’équipe via

Bluetooth en cas de difficultés de mise à jour de l'application via Internet ;
 Réinitialiser si besoin les paramètres d’identification de l'appareil de collecte affecté ;
 Remplir convenablement le questionnaire HHFA papier et/ou le formulaire électronique

de collecte des données ;
 Suivre la complétude des sections à travers l’édition de rapports sur CSPro ;
 Envoyer les données collectées quotidiennement au chef d’équipe et/ou au serveur

selon les instructions de l’équipe chargée de la coordination technique de l’enquête ;
 Synchroniser les données pour la sauvegarde ;
 Apporter les corrections necessaires selon les amendements des gestionnaires de

données et/ou du responsable de l’enquête ;
 Renvoyer les données corrigées au chef d’équipe et/ou au serveur ;
 Travailler sous la responsabilité directe d’un chef d’équipe et indirecte du superviseur et

de l’équipe chargée de la coordination de l’enquête ;
 Suivre rigoureusement les directives de la collecte des données, en particulier celles

relatives à la qualité des données ;
 Veiller à une bonne utilisation des ressources et du matériel mis à sa disposition pour la
collecte des données ;
 Rendre compte quotidiennement de l’évolution de l’enquête et de toute difficulté

rencontrée sur le terrain au chef d’équipe et au superviseur ;
 Produire un rapport de terrain selon le canevas qui sera mis à sa disposition ;
4
 Aviser le chef d’équipe de toute difficulté (établissement de santé non accessibles et/ou
non fonctionnel, panne de tablette/smartphone, etc.) et suivre les instructions de ce
dernier ;
 Réaliser toute autre tâche confiée par le chef d’équipe et/ou du superviseur et/ou de
l’équipe chargée de la coordination de l’enquête en lien avec l’enquête.
Tâches spécifiques du Chef d’équipe :

Le chef d’équipe est aussi un agent enquêteur. En plus des tâches de l’enquêteur énumerées plus
haut, il est chargé de :
 Recevoir les assignations des sections du superviseur ;
 Assigner des sections pour la collecte de données à chacun des enquêteurs de son
équipe (y compris lui-même) pour chaque établissement qui sera enquêté ;
 Enregistrer l’heure du debut et de fin de l’entretien ;
 Recevoir les données des enquêteurs ;
 Créer un dossier contenant toutes les données ;
 Synchroniser les données vers le serveur central ;
 S’assurer de la complétude des sections collectées par les enquêteurs et évaluer leur
progression à l’aide des outils disponibles sur l’application ;
 Mettre à jour l’application CSPro de collecte électronique des données si nécessaire ;
 Transférer les fichiers de l'application de collecte de données à l’enquêteur via

Bluetooth en cas de problèmes de mise à jour de l'application via Internet ;
 Réinitialiser les paramètres d’identification de l'appareil de collecte (fortement

déconseillé sauf en cas de force majeur
5
Le tableau ci-dessous présente les étapes du processus de collecte des données, le responsable de
chaque étape et le moment où chaque étape doit avoir lieu.
No. Qui ? Quoi ? Quand ?
1 Chef d’équipe Assigne les sections pour collecte des Avant d’aller à l’établissement
données
2 Chef d’équipe Transfère les assignations aux enquêteurs Avant d’aller à l’établissement
3 Enquêteur Reçoit les assignations des sections Avant d’aller à l’établissement
4 Chef d’équipe Enregistre l’heure de début de l’entretien Dès l’arrivée à l’établissement
5 Enquêteur Collecte les données Dans l’établissement
6 Enquêteur Consulte les rapports sur l’application Dans l’établissement
7 Enquêteur Met à jour l’application et/ou reçoit Si nécessaire

les mises à jour de l’application du
chef d’équipe
8 Chef d’équipe Enregistre l’heure de fin de l’entretien Avant de quitter l’établissement
9 Enquêteur Synchronise les données pour la Fin de la journée

sauvegarde
10 Enquêteur Envoyer les données au chef d’équipe Fin de la journée
11 Chef d’équipe Reçoit les données des enquêteurs Fin de la journée
12 Chef d’équipe Crée un fichier de l’ensemble des données Fin de la journée

collectées
13 Chef d’équipe Consulte les rapports sur l’application Fin de la journée
14 Chef d’équipe Synchronise les données Fin de la journée
15 Chef d’équipe Met à jour l’application et/ou envoi Si nécessaire

les mises à jour de l’application aux
enquêteurs
16 Chef d’équipe Réinitialise les paramètres Si nécessaire

d’identification de l’appareil
pour les enquêteurs de son
équipe.
I.1.4. Règlement de l’enquête
Le règlement suivant a été établi pour assurer le succès de l’outil d’évaluation harmonisé des
établissements de santé et tous les enquêteurs doivent rigoureusement s’y conformer :
1
 La présence quotidienne des enquêteurs pendant toute la durée des activités de terrain est
requise ;
 Pendant la durée des activités de terrain, les enquêteurs représentent l’organisme

d’exécution. Ils doivent se conduire de manière professionnelle et se comporter de façon
agréable avec les personnes interviewées, les autres enquêteurs, le chef d’équipe, le
superviseur, les membres de la coordination de l’enquête et toute autre personne avec qui
il collaborera dans le cadre de l’enquête. Il ne doit jamais oublier que le bon déroulement
de l’enquête depend de sa bonne collaboration avec l’ensemble des acteurs impliqués
dans l’enquête surtout les personnes interviewées dont la bonne volonté et la coopération
sont indispensables pour la réussite de la collecte des données ;
 Pour le succès de l’enquête, les membres de chaque équipe doivent collaborer

étroitement ;
 Il est important que les données recueillies pendant les activités de terrain soient
cohérentes et exactes ;
 L’enqueteur peut être congédié à tout moment au cours des activités de terrain si la qualité
de son travail est jugée insuffisante par le chef d’équipe et/ou le superviseur et/ou l’équipe
de coordination technique ;
 La logistique (matériel de collecte, véhicule, carburant, etc.) fournis pour l’enquête est
réservée à des fins d’usage officiel. Toute utilisation de cette logistique à usage personnel
est interdite ;
 La confidentialité des données doit être garantie. En aucun cas, une donnée de l’enquête
ne doit être communiquée à une tierce personne.
NB : Le manquement à l’une des obligations ou le non-respect d’un aspect du règlement par

l’enquêteur est passible de sanction. Elle peut aller de l’avertissement, au blame, à la rupture de
contrat ou même à une poursuite judiciaire.
I.2. Planification des activités de terrain
Les activités intéressant les personnes chargées de la collecte des données dans la planification
du travail de terrain pour l’enquête HHFA sont décrites ci-après.
2
I.2.1. Calendrier des activités de terrain
L’équipe de coordination ou le superviseur attribuera à chaque équipe d’enqueteurs la liste des

établissements de santé où elle devra se rendre pour recueillir des données. La liste inclura le
nom et le lieu de chaque établissement ainsi que certaines informations d’identification des
établissements de santé à visiter. La liste inclura dans la mesure du possible le nom du
responsable de l’établissement de santé, les numéros de téléphone et autres coordonnées
nécessaires pour contacter l’établissement, et les heures d’ouverture de l’établissement et/ou
les heures auxquelles divers services sont fournis. L’équipe de coordination ou le superviseur
fournira également à l’équipe d’enquête une carte ou un croquis topographique indiquant le lieu
(ou la localisation approximative) de tous les établissements de santé de leur liste.
Le chef d’équipe, en collaboration avec l’équipe d’enquêteurs doit élaborer un calendrier réaliste
de passage dans les établissements. Ce calendrier devra être suivi par l’équipe d’enquêteurs.
L’équipe d’enquêteusr devra prendre un rendez-vous avez les responsables d’établissements de
santé à visiter à l’avance. Elle doit arriver dans l’établissement à visiter à l’heure d’ouverture
officielle ou avant ; aussi l’équipe devra-t-elle loger à une distance raisonnable de l’établissement
à visiter le lendemain.
I.2.2. Contact préalable avec les autorités/responsables de l’établissements
En règle générale, le responsable de l’enquête ou un autre membre de la coordination de

l’enquête aura informé les autorités compétentes de la nature et du but de l’évaluation de
l’établissement de santé avant le début des activités de terrain. Une lettre officielle de l’autorité
responsable des établissements couverts par l’enquête (Ministère en charge de la santé par
exemple) aura été envoyée au bureau regional, au bureau provincial ou aux bureaux de district
sanitaire. Les responsables d’établissements pourraient être informés par le biais de ce canal de
communication. Toutefois, chaque équipe d’enquêteur doit être munie d’un exemplaire de cette
lettre pour la présenter aux établissements de santé, le cas échéant.
I.2.3. Préparation de la logistique
Avant le départ sur le terrain, le chef d’équipe s’assurera que l’équipe d’enquêteurs est munie
des questionnaires et de tout le matériel nécessaire pour s’acquitter de ses tâches.
Chaque matin, avant de partir pour les visites de terrain, l’équipe vérifiera qu’elle est munie de
tous les matériels nécessaires :
3
 Liste des enquêteurs et leurs coordonnées,
 Coordonnées du chef d’équipe, notamment un numéro de téléphone (avec du crédit

suffisant) pour l’appeler en cas de difficulté sur le terrain,
 Calendrier des visites des sites de l’enquête,
 Coordonnées des sites à visiter,
 Coordonnées des établissements de remplacement à visiter si des visites prévues ne sont

pas possibles,
 Exemplaires de la lettre de presentation,
 Guide de l’enquêteur HHFA,
 Formulaire de collecte des données HHFA pour chaque établissement de santé à visiter ce
jour-là,
 Formulaire de collecte des données HHFA pour chaque site de remplacement qu’il pourra
être nécessaire de visiter ce jour-là,
 Appareil de collecte des données électronique (tablette, smartphone à batterie

suffisamment rechargée, avec l’application CSPro et le questionnaire HHFA installés), un
chargeur et un power bank,
 Appareil GPS ou tout autre appareil électronique integrant le GPS, chargé complètement et
configuré correctement,
 Téléphone portable à batterie suffisamment rechargée, avec du credit pour communiquer

et/ou se connecter à internet,
 Stylos, crayons, bloc-note/carnet, sac, ou tout autre fourniture de bureau utiles lors de
l’enquête.
 Un peu d’argent pour assurer les dépenses personnelles indispensables,
 Pièce d’identité.
I.2.4. Activités pendant les visites dans les établissements
Une équipe d’enquête doit observer un certain nombre de procédures générales lors d’une visite
dans un établissement. Ces procédures sont décrites ci-après.
4
I.2.4.1.Localiser et vérifier l’établissement de santé
A partir de la liste des établissements de santé, l’enquêteur doit localiser l’emplacement de

chaque établissement de santé à sa charge soit à travers la carte ou le croquis soit en contactant
le responsable dudit établissement de santé ou les autorités locales à l’avance. Si après avoir
contacté le responsable dudit établissement de santé ou les autorités locales, il ne parvient pas à
localiser un établissement de santé qui figure sur sa liste, ou s’il n’est pas sûr qu’un
établissement est effectivement celui qui est indiqué dans la liste, il doit immediatement rendre
compte à son chef d’équipe. Si un établissement qui lui a été assigné est fermé, aucun entretien
n’y sera possible. Par consequent, il doit simplement noter ce fait sur la page de couverture du
questionnaire HHFA ou choisir l’option « ÉTABLISSEMENT DE SOINS FERMÉ » dans l’application
CSPro HHFA. Enfin, il doit s’assurer que l’établissement de santé est effectivement inclus dans la
liste des établissements dont il a la charge. Il ne doit pas se rendre ni procéder à des entretiens
dans un établissement qui ne figure pas sur la liste de l’échantillon, sauf si cette visite est
spécialement approuvée par le responsable de l’enquête.
I.2.4.2.Valider la page de couverture du questionnaire
Avant de commencer à recueillir les données, les enquêteurs doivent s’assurer que les
informations figurant sur la première page du formulaire de collecte des données sont complètes
et correctes. Sinon, ils doivent la completer et/ou corriger. S’il y a lieu, saisir ces informations sur
le formulaire électronique de l’appareil dédié à la collecte des données (tablette/smartphone).
I.2.4.3.Relever les coordonnées GPS
Dès l’arrivée dans l’établissement de santé à enquêter, l’enquêteur doit remplir la section «
coordonnées géographiques » du questionnaire figurant sur la page de couverture. Le système
de géolocalisation mondiale par satellite (GPS) sera utilisé pour déterminer précisément la
position géographique du site. S’il s’agit d’une collecte mobile, l’enquêteur devra utiliser
l’application CPro qui intègre le GPS pour capter les coordonnées géographiques au niveau de
l’entrée principale de l’établissement de santé.
I.2.4.4.Obtenir la permission d’enquêter dans l’établissement de santé
L’équipe d’enquêteurs se rendra dans tous établissements de santé (publique ou privée) dont
elle a la charge l’une après l’autre. L’autorisation des responsables d’établissements est requise
5
pour la conduite de l’enquête dans leurs établissements. Le jour de l’enquête, les personnes
chargées de la collecte des données devront recuillir le consentement du responsable de la
structure et des personnes à interroger. Lorsque ces derniers sont absents le jour de l’enquête,
l’équipe de collecte des données demandera à voir leur intérimaire. Ensuite, l’équipe :
 se présentera,
 donnera les informations générales de l’enquête notamment la structure organisatrice, le

but de l’enquête, les activités liées à la collecte des données,
 remettra au responsable ou à son intérimaire les lettres expliquant l’enquête et autorisant la

visite de l’établissement,
 présentera le plan de collecte des données dans l’établissement,
 demandera à rencontrer les personnes qui connaissent le mieux les services et l’appui du
responsable ou de son intérimaire pour faciliter la collecte des données auprès d’elles,
 rassurera le responsable ou son intérimaire et même les personnes qui seront interrogées
de la confidentialité des données et de l’anonymat des personnes interviewées.
Une fois le consentement obtenu, elle signera la section « Consentement » sur la page de
couverture du questionnaire et la fera signer par le responsable de la structure ou son intérimaire
attestant que le consentement de la personne responsable ou de son intérimaire a été obtenu.
En cas de refus du consentement malgré les explications données par l’équipe (enquêteur et chef
d’équipe), celle-ci doit contacter le superviseur et lui indiquer le nom de l’établissement, l’autorité
responsable et le lieu. Ce dernier fera tout son possible pour contacter les personnes compétentes
qui pourront aider à convaincre le personnel de l’établissement de santé afin d’autoriser
l’enquête.
En cas de persistance du refus malgré l’implication du superviseur, de la coordination de l’enquête

et de toute autre personne compétente, l’équipe d’enquêteurs se contentera de la décision qui
sera prise par l’équipe de coordination de l’enquête et/ou du superviseur.
I.2.4.5.Rencontrer les personnes qui connaissent le mieux les services
L’un des objectifs importants de l’enquête est d’obtenir des réponses correctes et cohérentes aux
questions. Les questions portant sur un établissement et non sur une personne particulière, les
informations pourront être obtenues auprès d’un éventail de personnes, à condition qu’elles
6
connaissent le sujet. Pendant l’entretien, les enquêteurs pourront être appelés à s’entretenir avec
diverses personnes pour obtenir des informations complètes et correctes. Ils pourront demander à
voir des documents (directives, normes et protocoles, affiches, algorithmes), des registres, des
dossiers de patients, des équipements, des infrastructures, etc. à des fins de vérification de
déclaration ou d’exploitation.
I.3. Durée de l’enquête dans un établissement de santé
La durée de l’enquête dépendra de la taille de l’établissement et de la disponibilité des

repondants. En général, elle varie d’une demi-journée pour un petit poste ou centre de santé à 2
jours pour un hôpital.
II. Compétences des enquêteurs
La collecte de données qui rendent compte avec exactitude des services de santé disponibles dans
un établissement, qu’il s’agisse d’un petit poste de santé ou d’un hôpital, requiert des
compétences et de l’expérience pratique. La présente section contient des instructions générales
sur les compétences requises pour recueillir ces informations. Les personnes chargées de la
collecte des données doivent se souvenir que la qualité des résultats de l’enquête dépend de la
qualité des données qui ont servi au calcul des indicateurs. La qualité de ces données dépend dans
une large mesure de l’enquêteur.
Des instructions de base concernant les pratiques à observer dans les entretiens avec les
personnes interrogées sont présentées ci-dessous ainsi que des conseils sur la manière de gérer
des situations difficiles dans lesquelles un enquêteur peut se trouver au cours d’un entretien.
II.1. Pratiques et techniques d’entretien
Pour obtenir des informations exactes auprès d’un agent de santé en service dans un
établissement de santé, il est important de l’associer au processus de collecte des données. Il
existe plusieurs moyens de base de l’amener à coopérer en recueillant des informations exactes et
précises.
II.1.1. Respect de la personne interrogée
L’interaction entre l’enquêteur et toutes les personnes interrogées est très importante. Toutes les
personnes interrogées doivent être traitées poliment et avec respect. Les personnes interrogées
doivent savoir que leur collaboration et le temps qu’elles prennent pour contribuer au succès de
7
l’enquête sont très appréciés.
La première impression qu’une personne interrogée a de l’enquêteur influera fortement sur sa

volonté de participer pleinement à l’entretien. Aussi, est-il important que l’enquêteur aborde
chaque personne à interroger et ses collègues de travail d’une manière aimable, respectueuse et
professionnelle.
Une manière essentielle de manifester du respect pour un agent de santé en service est d’avoir de
la considération pour les tâches qu’il doit accomplir pendant sa journée de travail et de lui faire
savoir que l’enquête n’interférera pas avec ses relations avec les patients. Si l’agent de santé à
interroger est occupé avec un patient, l’enquêteur doit attendre la fin de cette consultation avant
de l’aborder ou attendre qu’il n’y ait plus de patients à proximité ou qu’un autre agent qualifié soit
disponible pour remplir le questionnaire ou pour remplacer l’agent de santé à interroger dans
l’offre de la prestation aux patients. S’il apparaît qu’aucun moment ne se prête jamais à la collecte
des données, l’enquêteur doit échanger avec l’agent de santé pour décider de la meilleure
manière de recueillir les données requises en interférant le moins possible. Au fur et à mesure de
son expérience de la collecte des données dans un éventail de services de santé différents au
cours de l’enquête, l’enquêteur découvrira par lui-même comment trouver le bon moment dans
l’emploi du temps chargé de l’agent de santé.
II.1.2. Écoute attentive de la personne interrogée
Il est tout aussi important d’écouter attentivement ce que dit la personne interrogée que de poser
les questions du questionnaire et de se montrer respectueux. Certaines questions du
questionnaire exigent de l’enquêteur qu’il écoute ce que dit la personne interrogée et l’enregistre
en sélectionnant le code de la reponse appropriée. L’enquêteur doit parfois noter fidèlement la
réponse donnée par la personne interrogée si la réponse ne correspond à aucune des catégories
énumérées. Dans les deux cas, l’enquêteur doit bien écouter. Il ne doit pas se hâter de
sélectionner le code de reponse avant d’avoir réellement écouté la personne interrogée. Cela
pourrait être considéré comme un signe d’irrespect ou un défaut d’attention. Plus important
encore, les personnes qui codent une réponse sans attendre risquent souvent d’attribuer aux
personnes interrogées leurs propres préjugés, leurs préférences et leurs catégories de réponses
préférées.
8
II.1.3. Présentation à la personne interrogée
Dès le premier contact avec une personne à interroger, il est important que l’enqueteur se
présente poliment, qu’il lui explique l’objet de sa visite et lui montre les lettres de l’autorité
compétente autorisant l’enquête. Il doit lui faire la synthèse de son entretien avec le responsable
de l’établissement et demandé son aide pour la collecte des données dans son service. Il se
pourrait que les responsables des sites de collectes soient déjà informés par le responsable de la
strcuture. Il devra lui préciser la durée moyenne que l’enquête puisse prendre et planifier la
collecte des données en fonction de sa disponibilité.
II.1.4. Réponse aux questions de la personne interrogée sans exercer de pression
Avant d’accepter de participer, certaines personnes interrogées peuvent poser des questions à
l’enquêteur au sujet du but de l’enquête. En pareille situation, l’enquêteur doit répondre aussi
directement que possible aux questions qui lui sont posées. Si les personnes interrogées estiment
que les informations sont importantes et que l’enquêteur comprend leur situation, leurs réponses
seront plus directes et elles répondront probablement de leur mieux aux questions qui leur sont
posées. Si elles se sentent forcées de répondre, ou que l’entretien leur pèse, elles risquent de
répondre sans bien réfléchir.
II.1.5. Eviction de donner son opinion ou son avis personnel
Si une personne interrogée pose des questions qui nécessitent l’opinion ou l’avis médical de
l’enquêteur, celui- ci répondra poliment qu’il est là pour recueillir des informations destinées à
donner une vue d’ensemble des services et que ce sont les systèmes et les pratiques de
l’établissement qui l’intéressent. Il pourra suffire de donner cette explication et de dire
simplement : « Il ne m’appartient pas de formuler un avis ou une opinion ». N’oubliez pas qu’il ne
s’agit pas d’éduquer les personnes interrogées mais seulement de les interroger pour recueillir des
informations.
II.1.6. Lecture exacte et ordonnée des questions
Le libellé de chaque question a été soigneusement choisi, aussi l’enquêteur doit-il lire chaque
question à la personne interrogée exactement telle qu’elle est écrite. L’enquêteur doit aussi
respecter l’ordre des questions. Il est très important pour cette enquête que chaque question soit
posée à chaque personne interrogée de la même manière et dans le même ordre. Chaque section
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du questionnaire contient aussi un paragraphe d’introduction qui doit être lu intégralement à la

personne interrogée (le cas échéant).
L’enquêteur doit parler lentement et distinctement pour que la personne interrogée n’ait pas de
difficulté à entendre et à comprendre la question. L’enquêteur sera parfois appelé à répéter une
question pour s’assurer que la personne interrogée l’a comprise. En pareil cas, l’enquêteur ne doit
pas paraphraser la question mais la répéter exactement comme elle est écrite. Si, après répétition
de la question, la personne interrogée ne la comprend toujours pas, il pourra être nécessaire de la
reformuler. L’enquêteur devra faire très attention, en modifiant le libellé, de ne pas modifier le
sens de la question originale. Pendant les séances pratiques organisées dans un établissement qui
ne fait pas partie de l’échantillon de l’enquête, si les enquêteurs constatent qu’une même
question a besoin d’être répétée à plusieurs personnes interrogées, ils devront en prendre note et
signaler ce point au chef d’équipe qui en discutera avec le superviseur. Ce dernier en discutera
avec les membres de la coordination technique pour que, le cas échéant, le libellé puisse être
modifié dans le questionnaire.
II.1.7. Vérification de déclaration sans détour
Certaines questions de l’enquête concernent la disponibilité de certains élements (directives,

normes et protocoles, équipements, etc.). Même si la personne interrogée confirme leur
disponibilité, l’enquêteur doit demander à les voir lorsque le libellé de la question l’exige.
Toutefois, cette sollicitation doit se faire poliment. Les membres du personnel coopéreront plus
volontiers s’ils savent à l’avance à quoi s’attendre et que la sollicitation est faite avec respect. Si
l’enquêteur pose les questions et demande ensuite à voir les élements sans certaines précautions,
les personnes interrogées pourront penser qu’il leur tend un piège, ou qu’il veut « contrôler » leur
réponse. Pour une coopération optimale, l’enquêteur doit toujours informer la personne qu’il
interroge de ce qui suit. Par exemple :
« Je souhaite savoir si le matériel et les fournitures de base suivants, utilisés dans la prestation des
services aux patients, sont disponibles dans la zone générale des soins ambulatoires de cet
établissement. Pour chaque élement, je vous demanderai de m’indiquer si l’élement est disponible
aujourd’hui et s’il est opérationnel. J’aurai besoin de voir l’élement pour pouvoir remplir
complètement ce questionnaire. »
10
II.1.8. Recours à des relances pour obtenir une réponse correcte
Une personne interrogée peut parfois donner une réponse incomplète ou semble avoir mal
compris la question. Devant une telle situation, l’enquêteur doit d’abord répéter une deuxième
fois la question telle qu’elle est écrite. Si cela n’aide pas, l’enquêteur devra utiliser des relances
pour obtenir la réponse. Les relances consistent à demander des informations supplémentaires
sans influer sur la réponse. Par exemple, « Pourriez-vous donner un peu plus d’explications sur ce
point ? » ou « Pourriez-vous préciser ce que vous entendez par là ? ». L’enquêteur ne doit jamais
interpréter la réponse d’une personne interrogée et lui demander ensuite si l’interprétation est
juste.
Tout le monde ne comprend pas de la même manière, notamment parmi les prestataires de
services de santé d’un même établissement de santé, certaines des questions au sujet desquelles
nous recueillons des données, ou certains des termes utilisés pour décrire des élements ou des
pratiques. Si la personne interrogée ne semble pas comprendre ce que demande l’enquêteur, ou si
la réponse ne semble pas correspondre aux autres informations recueillies par l’enquêteur, celui-ci
peut reformuler ou décrire de façon plus détaillée l’élement ou la pratique qui fait l’objet de la
question, en prenant des exemples, pour s’assurer que la personne interrogée comprend
parfaitement la question à laquelle elle répond.
Dans les cas où il peut être nécessaire d’apporter des précisions supplémentaires, l’enquêteur ne
doit fournir que le minimum d’informations requises pour obtenir une réponse appropriée.
Toutefois, si la personne interrogée semble comprendre la question et que la réponse n’est

toujours pas cohérente, l’enquêteur devra enregistrer la réponse telle que donnée par la personne
interrogée.
II.1.9. Eviction de suggérer des réponses aux personnes interrogées
Si la réponse donnée par la personne interrogée ne correspond pas à la question, l’enquêteur ne

doit pas l’encourager en disant par exemple : « Je suppose que vous voulez dire … n’est-ce pas ? ».
Dans de nombreux cas, les personnes interrogées approuveront l’interprétation de leur réponse
par l’enquêteur, même lorsque ce n’est pas ce qu’elles voulaient dire. L’enquêteur devra le plus
souvent recourir à des relances pour amener la personne interrogée à donner elle-même la
réponse appropriée, comme par exemple :
« Pouvez-vous expliquer un peu plus ? » « Rien ne presse. Prenez le temps d’y réfléchir ».
11
Des questions particulières pour lesquelles il pourra être nécessaire de donner des
éclaircissements supplémentaires seront examinées dans les instructions détaillées sur la manière
de remplir les questionnaires HHFA. Même dans ces cas, l’enquêteur ne doit fournir que le
minimum d’informations requises pour obtenir une réponse appropriée. À moins d’une consigne
spéciale, l’enquêteur ne doit jamais lire à haute voix la liste des réponses codées aux personnes
interrogées, même si elles ont du mal à répondre à la question.
II.1.10. Neutralité de l’enquêteur
Le travail de l’enquêteur consiste à recueillir les faits. Un enquêteur doit être aimable, mais
ferme ; neutre, tout en manifestant de l’intérêt. Le ton de la voix, les expressions du visage, et
même les attitudes corporelles participent à l’instauration du rapport avec la personne que vous
interrogez. L’enquêteur ne doit manifester ni surprise, ni plaisir ni désapprobation face à une
réponse ou une observation faite par la personne interrogée.
II.1.11. Complétude du remplissage du questionnaire
Dans la plupart des cas, l’enquêteur pose les questions dans l’ordre de leur apparition dans le
questionnaire. Les établissements n’étant pas tous organisés de la même manière, l’enquêteur
pourra toutefois constater que pour remplir une section, il doit s’entretenir avec plus d’une
personne ou se rendre dans différentes zones de l’établissement. Il lui appartient, lorsqu’il a sauté
des sections du questionnaire parce que les informations doivent être recueillies auprès d’une
personne différente ou ailleurs, de s’assurer plutard que ces sections sont remplies avant son
départ de l’établissement. Cette vérification pourra se faire à travers l’édition de rapports de
progression avec l’application par l’enquêteur pour les sections qui le concernent et par le chef
d’équipe pour l’ensemble des sections des enquêteurs après fusion de leurs fichiers.
II.1.12. Eviction de promesse de changements immédiats dans la situation du personnel

ou de l’établissement
L’enquêteur ne doit pas donner à penser qu’il peut immédiatement aider à résoudre des situations
que le personnel ou les patients présentent comme des problèmes. Il va fournir des informations
aux décideurs et aux planificateurs et responsables sanitaires mais les changements résultant de
l’enquête s’inscriront très probablement dans la durée, et leur mise en œuvre sera progressive. Si
les patients ou les membres du personnel se plaignent du mauvais état de l’établissement, du
matériel ou des fournitures ou d’autres problèmes, l’enquêteur fournira une réponse neutre, sans
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porter de jugement (« je sais que ces choses sont difficiles », par exemple).
II.1.13. Eviction de dissocier les éléments du questionnaire
L’enquêteur ne doit jamais détacher les formulaires agrafés ou reliés d’un questionnaire pour
accélérer la collecte des données. L’expérience a montré qu’on risque ainsi d’égarer des pages.
Toutefois, ce consigne ne s’applique pas pour la version électronique du questionnaire dont les
sections sont indépendantes et peuvent être assignées à différents enquêteurs puis fusionnées
après reception des données des enquêteurs par le chef d’équipe.
II.1.14. Remerciements de la personne interrogée à la fin de l’entretien
À la fin de chaque entretien, l’enquêteur doit remercier la personne interrogée pour le temps
qu’elle a pris sur son emploi du temps chargé, et lui dire combien il lui en est reconnaissant. Il
faudrait lui demander si elle peut indiquer à l’enquêteur où se trouvent le dispensaire/service
et/ou la personne qu’il doit voir ensuite.
II.2. Conseils sur la manière de traiter les situations difficiles
II.2.1. Indisponibilité de la personne à interroger
Il arrive parfois qu’une personne refuse de participer à l’enquête. L’enquêteur ne doit pas
considérer la réticence initiale d’une personne à coopérer comme un refus définitif. Il essaiera de
se mettre à la place de la personne qu’il souhaite interroger et de réfléchir aux facteurs qui
peuvent être à l’origine de cette réaction. La personne à interroger n’est peut-être pas bien
disposée à cet instant particulier ou elle a peut-être mal compris l’objet de la visite. L’enquêteur
devra trouver pourquoi la personne refuse de participer, et agir en conséquence. Certains
arguments peuvent être utilisés pour persuader une personne de participer :
− Les informations qu’elle fournit aideront le ministère de la santé et le gouvernement à mieux

comprendre l’efficacité des programmes et à apporter des améliorations au programme qui
aideront en définitive les patients.
− Si le problème tient à la confidentialité, l’enquêteur assurera à la personne à interroger que

tous les collaborateurs de l’enquête se sont engagés à respecter la confidentialité et que le
nom de la personne interrogée ne sera pas communiqué à autrui, pas même à son chef
d’équipe ni à ses collègues.
− Personne d’autre ne peut remplacer la personne à interroger.
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Dans certains cas, cependant, la personne maintiendra son refus. L’enquêteur respectera alors le
droit de la personne à refuser et la remerciera pour le temps qu’elle lui a consacré. L’enquêteur ne
devra pas considérer que ce refus s’adresse à lui personnellement.
II.2.2. Ennui de la part de la personne à interroger
Dans d’autres situations, la personne interrogée se contentera de dire « Je ne sais pas », donnera
des réponses inappropriées, manifestera de l’ennui ou du détachement, se contredira, ou refusera
de répondre à la question. Tel est surtout le cas lorsque la personne interrogée s’inquiète de ses
autres responsabilités dans le dispensaire/le service et souhaite retourner à son travail ou lorsqu’il
éprouve de la fatigue lors de l’administration du questionnaire. En pareil cas, l’enquêteur tentera
d’intéresser à nouveau la personne interrogée à la conversation. Si, par exemple, l’enquêteur sent
que la personne interrogée s’impatiente, il l’assurera qu’il ne reste plus beaucoup de questions et
que ses réponses sont très utiles.
II.2.3. Distraction de la personne à interroger
Si une personne interrogée donne des réponses inappropriées ou compliquées ou se plaint de

quelque chose, l’enquêteur ne doit pas l’interrompre brutalement ou impoliment mais écouter ce
qu’elle a à dire. L’enquêteur essaiera ensuite de la ramener gentiment à la question originale.
L’enquêteur peut aussi noter par écrit ce qu’elle dit et lui dire qu’il en a pris bonne note. Il est
important de maintenir une atmosphère positive pendant tout l’entretien. L’atmosphère pour un
entretien est optimale lorsque la personne interrogée considère l’enquêteur comme une personne
aimable, sympathique et réactive qui s’intéresse à elle.
III. Administration du questionnaire HHFA
L’enquêteur a pour principale responsabilité d’utiliser le questionnaire et de recueillir de manière

appropriée des informations aussi exactes que possible en posant des questions aux personnes
appropriées et en enregistrant fidèlement les réponses.
Les instructions et les exemples présentés ci-dessous expliquent le formulaire du questionnaire,

les divers types de questions et de consignes, et les méthodes destinées à enregistrer
correctement les informations.
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III.1. Contenu et structure du questionnaire HHFA
Le questionnaire HHFA est organisé en sections et sous-sections qui contiennent des questions
liées à un aspect du service ou à un programme spécifique. Il est en général divisé en cinq
colonnes, comme indiqué ci-dessous.
 Colonne 1 (Mod/Ind) : indique le module HHFA et le code de l’indicateur auquel la question

permet de calculer.
La première lettre de cette colonne indique le module auquel appartient la question :
o A pour Availability (Disponibilité) : il s’agit d’une question portant sur le module

« Disponibilité du service »,
o R pour Readiness (Capacité opérationnelle) : il s’agit d’une question portant sur le

module «Capacité opérationnelle de l’établissement de santé à offrir le service »,
o M pour Management (Gestion) : il s’agit d’une question qui porte sur le module
« Gestion et finances »,
o Q pour Qualité : il s’agit qu’une question qui porte sur le module « Qualité des soins ».
La deuxième lettre (après le symbole de soulignement) indique le type de question :
o C pour Core : il s’agit d’une question de base ou question principale,
o A pour Additional : il s’agit d’une question additionnelle.
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Après le symbole slash (/), il peut y avoir un ou plusieurs ensembles de codes à trois lettres.
Chaque code à trois lettres représente l'identification unique (ID) d'un indicateur HHFA pour lequel
cette question est nécessaire. Cet identifiant unique peut être utilisé pour trouver le ou les
indicateurs associés à la question dans la plateforme d'inventaire des indicateurs HHFA.
 Colonne 2 (No) : contient le numéro de la question HHFA. Il peut y avoir un seul numéro par
question ou un numéro principal avec des sous-questions en dessous, par exemple, Q2401
(question principale), Q2401_01 (sous-question).
 Colonne 3 (Question) : contient la question qui est lue au répondant par l'enquêteur. Cela
pourrait contenir également des instructions (en MAJUSCULES) que l'enquêteur ne doit pas
lire à la personne interviewée mais il doit suivre l’instruction.
 Colonne 4 (Résultat) : contient les options de réponse. Différents types d'options de réponse
sont utilisés pour différents types de questions, par exemple, des réponses précodées où
une ou plusieurs options sont sélectionnées, des champs nécessitant la saisie d'un nombre
ou d'un texte, ou d'une combinaison de ceux-ci.
 Colonne 5 (Saut) : cette colonne contient des flèches qui indiquent à l’enquêteur de passer à
une question spécifique ou à d'autres instructions, si nécessaire.
Les questionnaires contiennent également des phrases en caractères rouges qui incluent souvent
le terme « COUNTRY ADAPT (A ADAPTER AU CONTEXTE DU PAYS) ». Ces phrases mettent en
évidence les questions qui peuvent nécessiter une adaptation au contexte du pays avant que
l'enquête ne débute dans le pays.
Notez que les questionnaires papier HHFA sont principalement utilisés pour examiner les
questions lors du processus d'adaptation du questionnaire HHFA. Tous les questionnaires ont été
programmés dans l’application CSPro HHFA, outil électronique de collecte de données.
SECTION 2 : COUVERTURE
Cette section qui va de Q100 à Q118, renseigne sur les informations permettant de :
− Identifier l’établissement de santé,
− Préciser la date et le résultat des entretiens,
− Capter les coordonnées géographiques,
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− Demander le consentement du responsable de la structure ou de son intérimaire.
− Préciser les caractéristiques de l’établissement de santé,

SECTION 2 : SERVICES AUX CLIENTS
Cette section va de Q200 à Q601. Elle traite des prestations de soins offertes aux utilisateurs des
services de l’établissement de santé. Il peut s’agir des services de prévention, de la promotion de
la santé, du diagnostic (clinique et paraclinique), du traitement et des soins de réadaptation.
Elle permet de :
 savoir si les prestations de soins sont offertes en ambulatoire uniquement, en hospitalisation

uniquement, ou les deux à la fois (en ambulatoire et en hospitalisation) aux utilisateurs des
services de l’établissement de santé oubien si la prestation de soins n’est pas du tout offerte
dans l’établissement de santé ;
 savoir si des services sont offerts aux clients par sous-traitance avec d’autres structures ;
 savoir s’il y’a des liens de collaboration entre l’établissement de santé et la médecine
traditionnelle et/ou la communauté à travers l’implication des agents de santé
communautaires ;
 identifier les procédures de radiographie, de laboratoire et de traitement qui existent dans

l’établissement de santé.
3SECTION 3 : DOTATION ET GESTION DU PERSONNEL
Cette section va de Q700 à Q1004. Elle renseigne sur la disponibilité des professionnels de santé,
des professionnels alliés de santé et des auxilliaires de santé travaillant dans l’établissement de
santé. Il s’agit d’une part de les denombrer par qualification/fonction et d’autre part de préciser :
 le nombre de professionnels officiellement à l’établissement de santé (A)
 le nombre de professionnels officiellement affectés/alloués à l’établissement de santé mais

absents au poste depuis plus de 6 mois au cours des 12 derniers mois (B)
 le nombre total de professionnels travaillant dans l’établissement de santé à temps plein, à

temps partiel ou en appuis (C). Les volontaires et les contractuels sont considérés comme
personnel d’appui.
 Le nombre de professionnels travaillant à temps partiel parmi ceux de la colonne C (D)
 Le nombre de professionnels travaillant en appui (volontaire, contractuel, etc.) (E).
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SECTION 4 : LITS DE L'ÉTABLISSEMENT DE SANTE
Cette section va de Q1100 à Q1206. Elle permet de renseigner le nombre de lits disponibles dans
les services/unités (médecine, chirurgies, maternité, pédiatrie, etc.) pour l’hospitalisation ou la
mise en observation des patients. Les tables d’accouchement et les lits de réserve (en stock) ne
doivent pas être comptabilisés parmi les lits d’hospitalisation ou de mise en observation.
SECTION 5 : GOUVERNANCE ET GESTION
Cette section va de Q1300 à Q1320. Elle traite des systèmes de gouvernance et de gestion de
l’établissement de santé. Elle permet d’apprécier la disponibilité des organes dirigeantes de
l’etablissement de santé, de la tenue des cadres de concertation statutaire et de l’existence de
normes et procedures de gestion de l’établissement de santé.
SECTION 6 : SERVICES DE SOUTIEN
Cette section va de Q1400 à Q1501. Elle traite de la disponibilité et de la gestion des services qui
fonctionnent comme des unités spécifiques dans l’établissement de santé Services de ressources
humaines (administration, service financier/comptabilité, service de gestion du personnel, cuisine,
blanchissérie, morgue, service d’entretien et de maintenance, parking, etc.)
SECTION 7 : SYSTEMES ET PRATIQUES DE SOUTIEN AU PERSONNEL
Cette section va de Q1600 à Q1813. Elle traite des conditions de vie et de travail du personnel
(avantages, difficultés, formation continue, supervision, etc.)
SECTION 8 : SUIVI ET MISE EN ŒUVRE DES SYSTÈMES DE QUALITÉ
Cette section va de Q1900 à Q2201. Elle évalue la disponibilié d’un système d’évaluation externe,
d’amélioration et d’assurance qualité de l’établissement de santé
SECTION 9 : SÉCURITÉ DES PATIENTS
Cette section va de Q2300 à Q2422. Elle évalue la disponibilité du dispositif mise en place dans
l’établissement de santé pour y prévenir les catastrophes (incendies, épidémies, traumatismes,
etc.), assurer la sécurité des biens et des personnes, surveiller et renforcer les élements essentiels
de la prévention et du contrôle des infections.
SECTION 10 : RESSOURCES ET PRATIQUES DE SÉCURITÉ AU NIVEAU DE L'ÉTABLISSEMENT DE

SANTE
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Cette section va de Q2500 à Q2801. Elle évalue la disponibilité des moyens de communication, des
sources d’électricité, des sources d’eau, des moyens de prévention et de contrôle des infections et
des moyens de transport d’urgence des malades.
Pour ce qui concerne les moyens de communication, il peut s’agir du téléphone (fixe ou mobile),
de radio autonome de communication (RAC), d’ordinateur, d’internet.
Concernant les sources d’énergie électrique, il peut s’agir d’un réseau électrique, d’un générateur,
de l’énergie solaire, d’un appareil autonome.
SECTION 11 : VÉHICULES, INFRASTRUCTURES ET ÉQUIPEMENTS DES ETABLISSEMENTS DE SANTE :
ENTRETIEN ET RÉPARATION
Cette section va de Q2900 à Q2916. Elle évalue la disponibilité de systèmes
d’entretien/maintenance et de réparation des véhicules, des infrastructures et des équipements
médico-techniques de l’établissement de santé.
SECTION 12 : FINANCEMENT ET COMPTABILITÉ DE LA SANTÉ
Cette section va de Q2900 à Q3412. Elle traite de la gestion financière de l’établissement de santé
(budgets alloués, dépenses, coûts des prestations, etc.)
SECTION 13 : SOURCES ET SYSTÈMES D'INFORMATION
Cette section va de Q2900 à Q3706. Elle renseigne sur les limites géographiques de l’aire sanitaire,
la population couverte par l’établissement de santé, les populations cibles, l’identification des
patients, les conditions de stockage des dossiers des patients, la digitalisation (informatisation) des
données de l’établissement de santé.
SECTION 14 : SYSTÈME DE RAPPORTAGE DES INFORMATIONS SANITAIRES
Cette section va de Q3800 à Q4003. Elle traite de la gestion des données de l’établissement de
santé (collecte, rapportage, transmission, stockage), des dispositions pour améliorer la qualité des
données, de la disponiblité d’un personnel qualifié pour la gestion des données, des conditions de
stockage des rapports.
SECTION 15 : MISE EN ŒUVRE DE LA CLASSIFICATION INTERNATIONALE DES MALADIES
Cette section va de Q4100 à Q4224. Elle renseigne sur la mise en œuvre de la Classification
internationale des maladies (CIM), de l’enregistrement et de la déclaration de des décès et de la
codification des causes de décès selon la CIM.
SECTION 16 : INFORMATIONS SUR LES SERVICES OFFRETS PAR LES ETABLISSEMENTS
Cette section va de Q4300 à Q4558. Elle traite de la compilation et de l’utilisation des données des
prestations offertes dans l’établissement de santé.
SECTION 17 : ETAT DES LIEUX DES INFRASTRUCTURES DES ETABLISSEMENTS DES SANTE
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Cette section va de Q4700 à Q6005. Elle renseigne sur l’état du matériel utilisé dans la
construction des batiments dans les différents services/unités de l’établissement de santé.
SECTION 18 : SERVICES ET INFRASTRUCTURES
Cette section va de la Q6500 à Q12175. Elle évalue l’offre des prestations de soins, les conditions
dans lesquelles ces prestations sont offertes notamment la disponibilité d’amenagements et
d’élements de confort (sources d’eau et d’électricité, salle consultation assurant l’intimité visuelle
et auditives, toilletes, etc). En outre, elle permet d’évaluer pour chaque service (prestation de
soins), la disponibilité de directives, de personnel formé, d’équipements, de capacité de
diagnostic, d’élements de précaution standart pour la prévention et le contrôle des infections, de
médicaments, etc.
SECTION 19 : SERVICES DE TRANSFUSION SANGUINE
Cette section va de la Q12200 à Q12214. Elle permet d’évaluer la disponibilité du sang dans
l’établissement de santé pour la transfusion sanguine et la capacité de cet établissement à stocker
le sang dans les conditions idéales.
SECTION 20 : LABORATOIRES
Cette section va de la Q12300 à Q12368. Elle évalue la disponibilité services de laboratoire, la
disponibiité d’un personnel qualifié pour la réalisation des examens de laboratoire, la disponibilité
continue de l’électricité dans le laboratoire, la traçabilité des examens réalisés, la disponibilité des
tests rapides et protatifs, la disponibilité des équipements nécessaire pour la réalisation des tests,
l’existence d’un système d’évaluation de la qualité des laboratoires.
SECTION 21 : DISPONIBILITÉ DES PRODUITS CONSOMMABLES
Cette section va de la Q12400 à Q12403. Elle évalue la disponibilité et la gestion des
consommables médicaux tel que les fils de suture, les aiguilles, les séringues, les gants, les
compresses, les kits de perfusion, les canules ou catheters, etc.
SECTION 22 : PRODUITS PHARMACEUTIQUES
Cette section va de la Q12400 à Q12561. Elle renseigne sur la disponibilité des médicaments dans
l’établissement de santé ainsi que les conditions de leur stockage
SECTION 23 : DONNÉES SUR LES PRIX DES MÉDICAMENTS
Cette section va de la Q12600 à Q12602. Elle renseigne sur les prix d’achats des médicaments
auprès des fournisseurs et les prix de vente des médicaments aux patient.
III.2. Enregistrement des réponses
Dans la version papier du questionnaire, toutes les réponses doivent être enregistrées au stylo
20
bleu. L’encre bleue est utilisée car elle se distingue de l’encre noire qui sert à l’impression des
questionnaires. Ne jamais noter les réponses à l’encre rouge ou verte, ces couleurs étant
réservées au responsable de l’enquête, au superviseur et au chef d’équipe pour corriger les
questionnaires au bureau.
Lorsqu’il s’agit de la collecte mobile, toutes les sections du formulaire électronique doivent être
admistrer. Le superviseur devra assigner toutes les sections du questionnaire électronique des
établissements de santé aux chefs d’équipes qui sont à sa charge. Ces derniers devront à leur tour
affecter toutes les sections à ses enquêteurs y compris lui-même sans aucune omission.
L’enquêteur devra obligatoirement administrer toutes les sections qui lui sont assignées.
Aussi est-il très important d’enregistrer correctement toutes les réponses et de suivre les
instructions spéciales données dans le questionnaire. L’enquêteur ne doit jamais sauter de
question sauf s’il y’a une consigne de saut. Les champs vides sont considérés comme une «
information manquante » faute de savoir si la question a été posée ou non. Si une réponse est
négative, la réponse négative doit être selectionnée. De même, si la réponse est « ne sais pas », le
code de reponse correspondant à la réponse « ne sais pas » doit être selectionné.
III.3. Suivi des instructions
Il est important de poser les questions exactement telles qu’elles sont rédigées dans le
questionnaire et dans leur ordre d’apparition. Les questions sont souvent assorties d’un ensemble
de consignes à l’intention de l’enquêteur. Les instructions se trouvent en général dans la colonne
des questions et apparaissent en LETTRES MAJUSCULES (Cf image ci-dessous). Ces instructions
aideront l’enqueteur à souvenir de consignes importantes concernant la manière de poser les
questions, de faire des observations justes, et de receuillir les informations correctes. Ces
instructions ne doivent pas être lues aux personnes interrogées mais doivent être correctement
suivies par l’enquêteur.
21
Il est important de tenir compte des instructions et de les suivre constamment car elles aident
l’enquêteur à remplir le questionnaire de façon aussi exacte et complète que possible.
III.4. Préparation de la personne à interroger sur un ensemble de questions
Tout au long du questionnaire, des renseignements sont prevues au sujet d’un ensemble de
questions qui seront posées à la personne interrogée à l’avance. Ces renseignements doivent être
lues à la personne interrogée pour qu’elle sache ce qu’elle doit attendre d’un groupe de questions
qui vont suivre. Les personnes interrogées auxquelles des informations sont fournies à l’avance
risquent moins d’être surprises ou mal à l’aise face à certaines questions et leurs réponses ont
beaucoup plus de chances d’être sincères. L’exemple ci-dessous présente un ensemble de
renseignements qui se trouvent dans le questionnaire et doivent être lues aux personnes
interrogées pour les préparer à l’avance sur ce qui va suivre.
22
III.5. Instructions de sauts conditionnels
Le questionnaire est construit de manière à éviter autant que possible les répétitions inutiles et ne
poser que les questions appropriées dans une situation donnée. Des schémas de saut conditionnel
sont utilisés à cet effet. Il est très important de suivre ces sauts ; le questionnaire gagnera ainsi en
concision et en pertinence et la coopération des personnes interrogées s’en trouvera accrue. Dans
l’exemple ci-dessous, si la réponse à la question 2704 est « NON » (code 3), la personne interrogée
n’aura pas besoin de répondre à la question suivante concernant la disponibilité de véhicule
d'urgence et de chauffeur 24 heures sur 24 et à la question qui suit cette dernière concernant la
disponibilité et la fonctionnalité du véhicule le jour du passage de l’enquêteur dans cet
établissement de santé. Car ces 2 questions sont sans objet pour cet établissement de santé qui
n’a pas accès à une ambulance fonctionnelle ou à un autre véhicule pour le transport d'urgence
des patients. L’enquêteur sautera donc les questions suivantes (2705 et 2706) pour passer à la
question 2800. Par contre, si la réponse est « OUI » (code 1 ou 2), l’enquêteur posera la question
2705 puis la question 2706. Il n’y aura donc pas de saut.
23
S’il s’agit de la version électronique du questionnaire, le saut se fera automatiquement dès que
l’enquêteur selectionne le code d’une reponse nécessitant un saut.
III.6. Instructions relatives à la disponibilité et à la fonctionalité d’élements
Tout au long du questionnaire, de nombreuses questions concernent la disponibilité et la

fonctionalité d’élements (équipements, fournitures, etc.) utilisés dans les services. Lorsqu’un
élement n’est pas disponible dans l’établissement de santé, il sera inutile et ennuant de poser la
question sur sa fonctionalité. L’enquêteur devra donc passer à l’élement qui suit ou à la question
suivante. Ce type de saut conditionnel est matérialisé par une flèche suivie du code de la question
ou de la sous question suivante, après le code de la reponse objet de saut (Cf image ci-dessous)
Là aussi, s’il s’agit de la version électronique du questionnaire, le saut se fera automatiquement

dès que l’enquêteur selectionne le code d’une reponse nécessitant un saut
24
III.7. Consignes en matière d’observation
Tout au long du questionnaire, de nombreuses questions portent sur la présence d’élements

(médicaments, produits de base, etc). Les critères suivants serviront à classer la présence de
l’élement (observé et la date de péremption non dépassée le jour de l’enquête) :
 "1" pour "AU MOINS UN NON PERIME": L’élement a été vu dans la zone de prestation des
services ou dans une pièce adjacente où il peut être aisément utilisé. La date de péremption
des médicaments ou des produits de base (de l’un d’entre eux au moins) a été contrôlée et
confirmée comme non dépassée.
 “2” pour “DISPONIBLE MAIS PÉRIMÉ”: L’ élement a été vu dans la zone de prestation des
services ou dans une pièce adjacente où il peut être aisément utilisé. La date de péremption
des médicaments ou des produits de base a été contrôlée et ils ont été confirmés comme
périmés.
 "3" pour "DISPONIBILITÉ SIGNALÉE MAIS NON VU": La personne interrogée déclare que l’
élement est situé dans l’établissement ou un endroit immédiatement adjacent, où il peut
être aisément utilisé, mais pour une raison quelconque (la clef de l’armoire a disparu ou la
pièce est fermée à clef, par exemple), l’enquêteur ne peut pas observer l’ élement. Cette
réponse sera également choisie lorsque le membre du personnel indique que l’élement n’est
apporté dans la zone de prestation des services qu’au moment de la prestation des services
(et n’est donc pas observé par l’enquêteur).
 “4” pour “NON DISPONIBLE AUJOURD’HUI”: Le membre du personnel déclare que l’ élement
est en général disponible dans l’établissement mais tel n’est pas le cas le jour de l’enquête.
 “5” pour “JAMAIS DISPONIBLE”: Le membre du personnel déclare que l’ élement n’est jamais
disponible dans l’établissement.
III.8. Types de questions
III.8.1.Questions pré-codées
Pour certaines questions, nous pouvons prévoir les types de réponses que donnera une personne
interrogée. La liste des réponses aux questions pré-codées est incluse dans le questionnaire. Pour
enregistrer une réponse d’une personne interrogée, le numéro (code) qui correspond à la réponse
est entouré d’un cercle (version papier) ou saisie (version électronique). Lorsque les numéros
désignent des catégories de codage, l’enquêteur n’enregistre qu’une réponse pour chaque
25
question. L’enquêteur doit s’assurer qu’un cercle entoure un seul numéro.
Dans certains cas, une question pré-codée inclura une catégorie « autre ». Le code « autre » sera
entouré d’un cercle lorsque la réponse donnée diffère de toutes les réponses pré-codées. La
réponse « autre » doit être précisée et inscrite dans l’espace prévu à cet effet. Si davantage
d’espace est nécessaire, les marges du questionnaire peuvent être utilisées. L’enquêteur doit
également prêter attention à tout saut conditionnel lié à une réponse pré- codée.
Les réponses à des questions particulières doivent parfois être notées dans une grille de réponse
(Cf image ci-dessous). En enregistrant une réponse dans l’une de ces grilles, l’enquêteur doit être
sûr que la réponse est notée dans le rang et la colonne appropriés.
III.8.2.Réponses numériques
Plusieurs questions requièrent une réponse numérique. Celles-ci doivent être enregistrées dans
les cases ou pointillés prevus à cet effet (Cf image ci-dessous).
26
III.9. Contrôle de la qualité des données recueillies
Il incombe à chaque membre de l’équipe d’enquête de s’assurer que les données recueillies dans
chaque établissement sont aussi exactes et complètes que possible. Chaque enquêteur doit :
 S’assurer que les questionnaires remplis sont complets à la fin d’entretien,
 vérifier que toutes les reponses sont correctes et cohérentes, et que l’écriture est lisible ;
 S’assurer que les codes de reponses sélectionnés sont exacts ;
 Etre attentif aux messages d’erreurs et d’alerte (version électronique) et apporter la

correction appropriée ;
 Retourner voir la ou les personne(s) initialement interrogée(s) en cas de questions

manquantes ou d’erreurs apparentes, afin de compléter le questionnaire. En pareil cas,
l’enquêteur s’excusera, expliquant qu’une erreur a été commise, et reposera la question ;
 Informer le superviseur chaque fois que se posent des problèmes dans l’accomplissement
des tâches quotidiennes aussi bien de l’enquêteur que du chef d’équipe ;
 Tenir compte des avis et des recommandations du superviseur concernant les activités de
terrain/les procédures d’entretien basés sur le travail d’évaluation en cours.
III.10. Correction des erreurs
Si une erreur a été commise au cours de l’enregistrement d’une réponse ou si la personne

interrogée modifie sa réponse, deux lignes diagonales seront tracées sur la réponse incorrecte.
L’enquêteur n’essaiera pas d’effacer une réponse, d’utiliser du correcteur liquide (effacile) ou
d’écrire par-dessus une réponse. Il est particulièrement difficile pour la personne chargée de la
saisie des données de savoir, entre deux reponse, laquelle est la bonne si l’enquêteur a essayé
d’écrire par-dessus une réponse.
Lorsqu’il s’agit d’une collecte mobile, il suffit que l’enqueteur remplace le code de la reponse
27
incorrect par celui de la bonne réponse.
En cas de questions manquantes ou d’erreurs apparentes, l’enquêteur doit si possible retourner

voir la ou les personne(s) initialement interrogée(s). Il présentera ses excuses, expliquera qu’une
erreur a été commise, et posera à nouveau la question.
La mise en forme rédactionnelle doit être faite immédiatement pour éviter de devoir contacter à
nouveau les personnes interrogées, chose difficile vu le délai fixé pour l’achèvement des activités
de terrain, et gênante pour les équipes d’enquêteurs comme pour les personnes interrogées.
IV. Collecte des données avec CSPro
La collecte électronique des données permet de recueillir plus efficacement et plus rapidement
des données plus exactes et plus fiables. Pour l’enquête HHFA, la collecte électronique des
données utilise le logiciel Census and Survey Processing System (CSPro). CSPro a été conçu
conjointement par le Census Bureau des États–Unis d’Amérique, Macro International, et Serpro
SA, une part importante du financement provenant de USAID. Le logiciel CSPro appartient au
domaine public. Il peut être obtenu et distribué gratuitement.
IV.1. Demarrage de l’application CSEntry
Pour commencer la collecte, demarrer l’application CSEntry en cliquant sur l’icône de CSEntry
L’interface se présente alors de la façon suivante :
IV.2. Mise à jour des applications installées
L’application pourra subir des modifications au cours de la collecte. Pour accéder à ces mises à
jour, l’enquêteur devra faire une mise à jour des applications installées. Pour ce faire, il doit
connecter la tablette à internet puis cliquer sur l’icône de CSEntry, ensuite sur les trois (3) points
28
en haut à droite et enfin choisir l’option « Mise à jour des applications installées ».
A la fin de la mise à jour, un message de confirmation s’affichera. Lorsqu’elle échoue, l’enquêteur

devra s’assurer de la qualité de la connexion internet et reprendre le processus.
IV.3. Navigation dans le questionnaire électronique (Avancer/reculer)
Une fois que l’apllication est lancée, l’enquêteur peux naviguer dans le questionnaire en cliquant
sur la flêche de droite pour aller à la question suivante (avancer) ou sur celle de gauche pour
revenir à la question précédente (reculer).
IV.4. Menu et options
Une fois le menu de l’enquêteur affiché, l’enquêteur doit saisir son identifiant unique comme dans
l’exemple ci-dessous. Les différentes options s’afficheront en fonction des tâches qui lui sont
confiées. Il peut s’agir de :
29
 Recevoir les assignations des sections ;
 Collecter les données ;
 Envoyer les données au chef d’équipe ;
 Synchroniser des données pour la sauvegarde ;
 Afficher les rapports de progression ;
 Mettre à jour l’application ;
 Recevoir les fichiers de l’application du chef d’équipe ;
 Déconnexion/Sortie.
Option A: Permet de
renseigner le questionnaire
Option B: Permet d’envoyer

les données au chef d’équipe
via bluetooth
Option C: Permet de voir

l’état d’avancement de la
collecte par établissement de
santé
Option D: Permet de
récupérer via Bluetooth les
affectations des sections du
questionnaire par
établissement de santé
Option E: Permet de se
déconnecter
IV.5. Réception des sections du questionnaire
L’enquêteur doit recevoir les sections assignées par le chef d’équipe via internet ou bluetooth
dans le cas où il n’y a pas de connexion internet et qu’ils sont à proximité l’un de l’autre avant de
pouvoir collecter les données.
30
Connexion au Bluetooth du
chef d’équipe pour envoyer les Réception
sections
Un message de confirmation de réception des assignations s’affichera sur la tablette de

l’enquêteur dès que celle-ci sera terminée. En cas d’échec, le chef d’équipe et l’enquêteur devront
vérifier la qualité de la connexion et reprendre la procédure.
IV.6. Administration du questionnaire électronique
Pour administrer le questionnaire, l’enquêteur doit cliquer sur l’option A (voir plus haut) puis
sélectionner l’établissement de santé à enquêter et enfin la section concernée.
IV.7. Transmission et contrôle-qualité des données
Après l’administration complète du questionnaire, les enquêteurs doivent envoyer les données via
internet et/ou bluetooth aux chefs d’équipes. Ces derniers vérifient la complétude des données et
les envoient au serveur via internet. Une fois que les données sont envoyées au serveur, les
31
gestionnaires de données procèdent à une extraction pour vérifier leur qualité. Il élabore et
transmet quotidiennement un rapport de contrôle-qualité au responsable de l’enquête pour
appréciation et transmission au superviseur. Ce dernier transmet à son tour le rapport de
contrôle-qualité aux enquêteurs et faits corriger les incohérences. Il particpe activement à la
correction des incohérences en apportant les clarifications necessaires aux enquêteurs. En cas
d’incohérence grave, l’enqueteur devra repartir sur le terrain pour corriger. Une fois les données
corrigéées, elles doivent être renvoyées sur le serveur et elles vont écraser les anciennes.
La figure ci-dessous illustre le circuit de transmission et de contrôle-qualité des données.
Figure 2 : Circuit de transmission et de contrôle-qualité des données
32

Harmonized Health Facility Assessment (Hhfa) : Guide de L'Enqueteur Et Du Chef D'Equipe

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HARMONIZED HEALTH FACILITY

Un outil d’évaluation harmonisée des

VERSION D’AOUT 2022

Le HHFA s'appuie sur l'évaluation de la disponibilité et de la capacité opérationnelle des services

Le HHFA comprend quatre modules :

Figure 1 : Modules HHFA

Module 1 Module 2 Module 3 Module 4

Questionnaires Questionnaires Questionnaires Questionnaires

 Disponibilité:  Capacité opérationnelle:  Qualité des soins :  Gestion et finances:

 Disponibilité:  Capacité opérationnelle:  Qualité des soins :  Gestion et finances :

*Disponible en 2022 †Développement futur

2.1.12. Eviction de promesse de changements immédiats dans la situation du personnel ou

I. Aperçu des méthodes de collecte des données

 Initier les enquêteurs à l’utilisation de l’outil d’évaluation harmonisée

 Former les enquêteurs à la conduite d’un entretien et sur le remplissage du questionnaire ;

 Familiariser les enquêteurs à l’utilisation l’application CSPro pour la collecte

 Décrire les tâches et responsabilités des enquêteurs et des chefs

 Former les enquêteurs aux différentes precautions à prendre pour mieux

I.1. Méthode d’enquête

I.1.1. Objectifs de l’outil d’évaluation harmonisée des établissements de santé

 suivre les programmes destinés à intensifier les activités,

 évaluer la distribution équitable et appropriée des services et des ressources,

 faciliter la prise de décisions en dotant les planificateurs au niveau national et infra-

I.1.2. Outils de collecte des données

Il existe deux (2) formats du questionnaire HHFA :

 le questionnaire autonome pour chaque module du HHFA,

I.1.3. Tâches et responsabilités de l’enquêteur et du chef d’équipe

La principale responsabilité de l’enquêteur est d’utiliser correctement le questionnaire pour

responsabilité d’un chef d’équipe.

 Capter les coordonnées géographiques au niveau de l’entrée principale de

 Mettre à jour l’application CSPro de collecte électronique des données si nécessaire ;

 Recevoir les fichiers de l'application de collecte de données du chef d’équipe via

 Réinitialiser si besoin les paramètres d’identification de l'appareil de collecte affecté ;

 Remplir convenablement le questionnaire HHFA papier et/ou le formulaire électronique

 Suivre la complétude des sections à travers l’édition de rapports sur CSPro ;

 Envoyer les données collectées quotidiennement au chef d’équipe et/ou au serveur

 Synchroniser les données pour la sauvegarde ;

 Apporter les corrections necessaires selon les amendements des gestionnaires de

 Renvoyer les données corrigées au chef d’équipe et/ou au serveur ;

 Travailler sous la responsabilité directe d’un chef d’équipe et indirecte du superviseur et

 Suivre rigoureusement les directives de la collecte des données, en particulier celles

 Rendre compte quotidiennement de l’évolution de l’enquête et de toute difficulté

 Produire un rapport de terrain selon le canevas qui sera mis à sa disposition ;

Tâches spécifiques du Chef d’équipe :

 Enregistrer l’heure du debut et de fin de l’entretien ;

 Recevoir les données des enquêteurs ;

 Créer un dossier contenant toutes les données ;

 Synchroniser les données vers le serveur central ;

 Mettre à jour l’application CSPro de collecte électronique des données si nécessaire ;

 Transférer les fichiers de l'application de collecte de données à l’enquêteur via

 Réinitialiser les paramètres d’identification de l'appareil de collecte (fortement

3 Enquêteur Reçoit les assignations des sections Avant d’aller à l’établissement

4 Chef d’équipe Enregistre l’heure de début de l’entretien Dès l’arrivée à l’établissement

5 Enquêteur Collecte les données Dans l’établissement

6 Enquêteur Consulte les rapports sur l’application Dans l’établissement

7 Enquêteur Met à jour l’application et/ou reçoit Si nécessaire

8 Chef d’équipe Enregistre l’heure de fin de l’entretien Avant de quitter l’établissement

9 Enquêteur Synchronise les données pour la Fin de la journée

11 Chef d’équipe Reçoit les données des enquêteurs Fin de la journée

12 Chef d’équipe Crée un fichier de l’ensemble des données Fin de la journée

14 Chef d’équipe Synchronise les données Fin de la journée

15 Chef d’équipe Met à jour l’application et/ou envoi Si nécessaire

16 Chef d’équipe Réinitialise les paramètres Si nécessaire