NOTE TECHNIQUE

PLATEFORME DE GESTION
COLLABORATIF et de suivi des TBG

I. CONTEXTE

1. Origine du besoin
Dans le but de fluidifier les interactions entre les différents membres du personnel du GIE AMI mais
aussi entre les différentes équipes du groupe et dans le cadre de la digitalisation des actions et
activités du groupe, il devient essentiel de migrer vers une solution de gestion collaboratif en appuie
à la simple messagerie qui est en vigueur actuellement au sein du groupe.

2. Situation actuellement Du GIE AMI

 L’ensemble des interactions entre les différents membres du personnel se font
essentiellement via email et bien souvent il y’a une liste énorme de personne en copie d’un
mail car tous concerné par un sujet donné mais très souvent cette longue liste d’acteurs
intervient peu ou pas sur l’ensemble de l’interaction ;
 Les échanges ne sont finalement pas organisés par thématique ce qui ne permet pas de
garantir un suivi efficace.

II. OBJECTIF DU PROJET

1. Enjeu

Mettre en place une solution digitale qui permette de simplifier la collaboration entre le membre
du personnel du GIE AMI via une approche Equipe Fonctionnel/Equipe Projet.

En gros soit on est membre d’un groupe via notre rattachement fonctionnel au groupe soit via
notre appartenance au groupe sur la base d’un projet ouvert (Modele des Task Force), ainsi
l’ensemble des échanges et la documentation sur un projet ou sur une fonction restent centralisé
et propre au personnel admis dans le groupe ;

Une direction pourra alors faire un suivi des taches de ses membres en mode projet, avec des
options de rappel à la fois pour le lead manager que pour les opérationnels. Et les TBGs pourront
être partagés avec qui de droit (La direction par exemple pour un suivi).

Nous pourrons egalement mettre en place des canaux générique pour le partage des documents
tel que les notes de services, les évènements sociaux.

En tout cet outil sera à la fois un outils d’efficacité mais aussi de contrôle des actions du
personnel du GIE AMI.
 III. Description du projet/ de la solution

2. Organisation du projet

Ce projet sera confié à un prestataire Intégrateur et Concepteur de solution de de gestion

informatique.

3. Moyens à mettre à disposition

a. Humains

 L’equipe du prestataire : Pour la réalisation du projet (intégration et conception) ;

 Le responsable Digitalisation : Pour la coordination des activités, l’accessibilité et

l’administration du système ;

 L’auditeur interne : Pour vérifier de la conformité des processus implémentés et des droits
d’accès ;

 L’Equipe IT et SATLX : Pour la mise à disposition de l’infrastructure Réseau/Système ;

 L’ensemble du personnel : pour l’utilisation en fonction des habilitations et affectations.

b. Financiers
Le montant de la prestation se fera suivant l’analyse des offres financières des prestataires.

c. Techniques

 Un serveur disponible pour supporter la solution

 Une configuration réseau adapté à notre besoin

Risques / Contraintes / Recommandations

La solution permettra d’optimiser le rendement du personnel en apportant plus de réactivité dans

les actions. Il faudra cependant un temps d’adaptation au nouvel pratique par le personnel. Ce
temps pourra être réduit avec les formations de prise en main adapter.