C2 - Confidential

ACVS - Descriptif Logistique &

Cahier des Charges
Édition 2023
Version du 16 janvier 2023

1 - PRÉSENTATION DU PROJET
 Le challenge voile est une manifestation nautique corporative réservée aux
salariés des sociétés du Groupe SAFRAN. Il se déroule sur quatre journées du
jeudi en début d’après-midi au dimanche soir.
 Il regroupe environ 750 à 800 personnes représentant plus de 40 sites
SAFRAN (dont des sites étrangers, belges, anglais, canadiens, américains,
allemands, chinois, mexicains, polonais, etc.), répartis sur environ 100 à 110
bateaux habitables.
 Nous attendons des organismes consultés, de disposer d’un site d’accueil
disposant de ressources, de prestataires et de prestations complémentaires
éventuelles permettant d’organiser en 2023, le 17ème Challenge Voile Safran,
soit un abri pour des repas debout et à table ainsi que d'une estrade pour les
animations en soirées et des sanitaires pour ce groupe de personne

2. DATES SOUHAITEES
Du jeudi 21 au dimanche 24 septembre 2023 inclus

3 - RESUME DES BESOINS LOGISTIQUES ET VOLUMETRIE INDICATIVE

 LOGISTIQUE ABRI
 Un chapiteau de 1 200 m2 (40m x 30m ou 60m x20m) plus une partie traiteur
accolée (50m2 en 2 x 5m x 5m). En bout ou central pour faciliter la distribution
 Le chapiteau sera équipé d'une estrade ou scène de 18 à 25 m² et d’une
hauteur de 0.8m à 1.2m son accès sera réalisé avec un escalier sur le coté.
cette scène sera située prés du centre du barnum afin de permettre à
l'ensemble du groupe de profiter des animations
 Le chapiteau sera équipé de tables rectangulaires pour 800 convives et de
800 chaises.
La disposition sera réalisée autour d'un couloir central pour permettre un
flux des personnels de services et aussi d'un espace libre devant la scène
pour les animations (danses et activités diverses).
Les tables pourront être mises bout à bout pour que les équipages et/ou
centres/sociétés puissent se regrouper (18 à 32 personnes)
 Le chapiteau sera équipé de systèmes d'éclairage normal et aussi de système
secours 'BAES...)
 L'armoire électrique Principale sera disposée prés de la scène afin de disposer
de prises pour la sonorisation.
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 L'armoire électrique Secondaire sera disposée prés de la zone traiteur et de

tension et puissance suffisantes (à définir avec le traiteur).
 Les dispositifs de protection incendie (extincteurs) seront disposés aux portes
d'entrée et prés des issues de secours.
 L'installation complète sera vérifiée et une autorisation d'emploi délivrée par
la mairie.
 Le chapiteau doit être mis à disposition avant le mercredi soir pour un usage
dès le jeudi matin jusqu'au lundi matin.
 Le chapiteau sera nettoyé chaque nuit et le tri des déchets sera assuré.
 La Communauté d’Agglomération mettra à disposition et à proximité du
chapiteau, les containers en nombre suffisant pour le verre, plastique et autres
déchets.

Plan schématique du chapiteau

Tables Tables

Zone Tables Tables

traiteur
V1 Scène
Zone
traiteur
V2

 LOGISTIQUE SANITAIRES
 Les sanitaires pour un usage matinal et en fin d'après-midi doivent permettre
un accueil et un temps d'attente raisonnable.
 La quantité nécessaire est d'au moins trois blocs toilettes et trois blocs
douches.
 Les servitudes sont de trois ordres: alimentation en électricité et eau,
chauffage de l'eau, réseau d'évacuation des eaux usées.
 Le nettoyage de ces locaux doit avoir lieu au moins deux fois par jour: le matin
avant 06h30 et en journée avant 16h00.
 L'approvisionnement en papier et gaz est à réaliser.
 Les sanitaires doivent être mis à disposition avant le mercredi soir pour un
usage dès le jeudi matin jusqu'au lundi matin.
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 LOGISTIQUE SECURITE SURVEILLANCE

 Le chapiteau ainsi que les sanitaires sont pour un usage restreint au personnel
du challenge
 Il faut donc durant la fin de nuit assurer une surveillance entre 00h00 et 6h00.
 La surveillance doit être réalisée dès le mercredi soir jusqu'au lundi matin.

 SOIREES ET ANIMATIONS
 Compte tenu du nombre de personnes, et de nos activités en soirée, il faut une
autorisation municipale pour les nuisances sonores jusqu’à, au plus tard, 2
heures du matin.
 Le vendredi soir sera l’occasion pour les participants, de partager un moment
convivial, autour de spécialités régionales ou mets partagés par les équipages
dans une ambiance musicale légère par un groupe type fanfare de rue, jazz-
band, des chanteurs. L'organisation attribuera une note récompensant la
qualité des déguisements et des mets proposés.
 Le samedi soir, le désormais traditionnel diner-spectacle, dit de gala, avec la
collaboration d’un traiteur et d’artistes locaux, suivi d'un bal animé par un DJ
et avec la présence de VIP et de personnalités locales.
 Le dimanche soir est l’occasion d’une soirée plus légère de clôture et de remise
des prix autour d’un apéritif sous la seule animation du club nautique local et
le comité d’organisation ACVS.

4 - FOURNITURES DU COMITE D’ORGANISATION (ACVS)

 Traiter avec les fournisseurs locaux (commandes, paiements, etc.),
 Assurer les relations avec les autorités portuaires (paiement des droits de port
si nécessaire),
 Effectuer la déclaration d’événement nautique aux Affaires maritimes, (Natura
2000)
 Animer la chaîne d’inscription et en particulier rassembler les bulletins
d’inscription des participants comportant les coordonnées des skippers et les
noms des équipiers,
 Assurer tout ou partie de l’animation à terre.

5 - OPERATIONS SUR L’EAU

 GENERALITES
 Le nombre de bateaux prévu est de l’ordre de 110, de dimensions comprises
entre 30 et 45 pieds.
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 Les équipages régatent les journées de vendredi, samedi, dimanche de 09h00

à 17h30.
 Le regroupement des bateaux et l’inscription des équipages se fait le jeudi
après-midi.
 L'Association prend contact avec les loueurs pour fournir un panel de bateaux
correspondant au besoin global.
 Les bateaux seront tirés au sort dans ce panel par l’ACVS mais loués par les
skippers qui en assument l’entière responsabilité.
 La sécurité est assurée par le bateau catamaran COMITE ORGANISATEUR et
au moins 2 embarcations à moteur de type zodiac (avec l'aide du club
nautique local)
 Les parcours sont préparés par le comité d’organisation et le club nautique et
sont déposés aux Affaires Maritimes locales avec la déclaration de
manifestation nautique.
 Les marques de parcours peuvent être des bouées mouillées par le club
nautique
 Fourniture de traceurs GPS à toute la flotte
 Les Informations relatives aux parcours à la sécurité et aux résultats sont
communiqués par le réseau WhatsApp
 Nous souhaitons garder la gestion des départs, arrivées des régates sur le
bateau COMITE assisté par le club nautique local (pointage).

 FOURNITURES
 1 Bateau comité du club nautique
 1 Bateau mouilleur
 2 Équipages de ces bateaux
 2 à 3 Bouées de régate
 Mise à disposition de la météo du jour et prévisions sur la période du
challenge.
 Possibilité d'imprimer en A3 pour les résultats quotidiens

 ROLE DU CLUB NAUTIQUE et de son aide au BATEAU COMITE

 Choisir parmi les parcours préparés, en liaison avec le comité d’organisation
ACVS.
 Donner les départs décalés suivant le document H116 « Courses à départs
décalés » (cette pratique qui fractionne la flotte en petits groupes est un gage
de sécurité et d’intérêt puisque les arrivées se font en temps réel).
 Mouiller une ou plusieurs marques de parcours si nécessaire.
 Éventuellement raccourcir le parcours à une marque (suivant météo).
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 Pointer les arrivées en final ou sur la marque de réduction de parcours.

 Livrer les résultats sous forme de fichier listing avec pour chaque bateau
identification, place et temps.

6 - CALENDRIER
 Choix du site (accord de principe) : 17/02/2023
 Le regroupement des bateaux et l’inscription des équipages se fait le jeudi
après-midi.
 Les équipages régatent en parcours côtiers les journées de vendredi, samedi,
dimanche.
 Les derniers équipiers partent le lundi matin.

7 - INTERLOCUTEURS DU COMITE D’ORGANISATION ACVS.