Principales Compétences Des Réceptionnistes (Requises En 2022).

Écrit par Jill - Mise à jour: 24 janvier 2023post-thumb

Votre réception est le visage de votre entreprise. Le réceptionniste est par définition la première
personne de votre organisation qu’un visiteur rencontre en personne. Il va sans dire que ce premier
contact est de la plus haute importance : il est déterminant pour la première impression que les gens se
font de votre entreprise.

La responsabilité de votre réceptionniste est donc considérable. Un sourire fait du bien, mais le travail
d’un réceptionniste est bien plus que cela. Il est donc essentiel qu’il ait d’excellentes compétences.

Après deux années dominées par le coronavirus, les postes de réceptionnistes sont à nouveau en
hausse. La plupart des réceptionnistes sont des femmes : l’année dernière, 85 % des candidats aux
postes de réceptionnistes étaient des femmes.

Si vous cherchez du personnel pour votre réception, vous devez être attentif à certaines compétences.
Quelles sont les qualités que doit posséder un bon réceptionniste pour faire briller votre entreprise ?

10 qualités d’un bon réceptionniste

Une bonne première impression et une organisation qui fonctionne bien : tel est l’objectif d’un bon
réceptionniste. Voici un aperçu des compétences que tout réceptionniste devrait posséder.

La communication

Multitâches

Aptitudes sociales

Organisation

Compétences techniques
Résistance au stress

Résolution de problèmes

Empathie

Fiabilité

Gestion des visiteurs

Compétences de réceptionniste

1. Communication

Les réceptionnistes sont toujours en contact avec les gens, que ce soit par téléphone, par courriel ou en
personne. De bonnes aptitudes à la communication figurent donc en tête de la liste des qualités
souhaitables. Un bon réceptionniste est capable de transmettre clairement des informations, de parler
clairement et suffisamment fort, et de maîtriser l’art de la communication non verbale.

2. Multitâches

Les jours de grande affluence, le téléphone de la réception ne cesse de sonner. Pendant ce temps, les
gens attendent peut-être d’être accueillis personnellement. Des rendez-vous sont à prendre, des
messages à transmettre et des tâches administratives à accomplir.

Un réceptionniste doit constamment jongler avec toutes sortes de tâches. Il est important qu’il puisse
passer d’une tâche à l’autre sans problème, tout en tenant compte des besoins de chacun et en évitant
d’être lui-même débordé ou frustré.

3. Compétences sociales
Il va sans dire qu’un réceptionniste doit également posséder un certain nombre de compétences
sociales pour établir des relations avec les clients, les collègues et les visiteurs. Une mauvaise expérience
à la réception peut laisser une impression négative en un rien de temps. Accueillir les clients
chaleureusement et avec le sourire est donc une tâche essentielle.

4. Organisation

Dans un immeuble de bureaux, la réception est souvent l’endroit le plus soigné. Et il devrait en être
ainsi. Un bureau rempli de paperasse fait non seulement mauvaise impression sur les visiteurs, mais il
est aussi le prélude à des problèmes : les documents se perdent facilement et les données qui traînent
constituent une violation des règles de protection des données.

Le réceptionniste idéal est donc très organisé. Il doit être capable de retrouver instantanément des
dossiers et des numéros de téléphone. Un espace de travail bien rangé est indispensable.

5. Compétences techniques

Les systèmes téléphoniques complexes, le courrier électronique, les programmes de traitement de texte
et les photocopieuses n’ont aucun secret pour la plupart des réceptionnistes. Mais dans un monde où
tout le monde se met au numérique, être au fait des dernières technologies est un atout majeur.
Systèmes de gestion des salles, de stationnement intelligent et d’enregistrement des visiteurs : les
réceptionnistes doivent tout connaître.

Froid et impersonnel ? Trop compliqué ? Dans cet article, nous démystifions les 5 principaux mythes
concernant la gestion des visiteurs numériques..

6. Résistance au stress

Les réceptionnistes doivent avoir des nerfs d’acier. Ils doivent souvent travailler sous une forte pression,
car ils doivent gérer plusieurs tâches et visiteurs en même temps. Pendant qu’ils effectuent leurs tâches,
ils sont souvent interrompus par des personnes demandant des informations, par un appel téléphonique
ou par un nouveau visiteur, puis ils retournent à leur travail. Ils doivent pourtant rester calmes et
concentrés.

Réceptionniste résistant au stress

7. Résolution des problèmes

Un client insatisfait, un rendez-vous manqué, un visiteur souffrant… Des dizaines de problèmes peuvent
survenir chaque jour. C’est le travail du réceptionniste de rester calme et de trouver une solution. Dans
les situations d’urgence, les réceptionnistes sont aussi souvent les premières personnes qui doivent
réagir et décider de ce qu’il faut faire.

8. Empathie

De temps à autre, chaque organisation est confrontée à un visiteur mécontent, stressé ou frustré. Pour
mettre ces visiteurs à l’aise, les réceptionnistes doivent les écouter, être calmes et empathiques, et
essayer de ne pas nier le problème.

9. Fiabilité

Comme les réceptionnistes sont en contact avec presque tous les clients et employés, il est très
important que vous puissiez compter sur eux. Aucune entreprise ne peut se permettre qu’un appel
téléphonique reste sans réponse ou qu’un visiteur attende à une réception vide.

Un réceptionniste doit être capable de travailler de manière autonome, d’être ponctuel, de revenir à
l’heure de ses pauses, d’assumer des responsabilités et de résoudre les problèmes qui se présentent.
10. Gestion des visiteurs

Les réceptionnistes sont en grande partie responsables de la gestion des visiteurs. Ils doivent garder un
œil sur les personnes qui entrent dans le bâtiment afin de garantir la sécurité. L’enregistrement des
visiteurs et le suivi de leurs dossiers font également partie de leurs tâches.

En 2022, de nombreuses entreprises utilisent un logiciel d’enregistrement des visiteurs. En automatisant

l’enregistrement des visiteurs et la gestion de leurs données, les réceptionnistes peuvent se concentrer
sur leurs nombreuses autres tâches, comme assurer un accueil chaleureux et créer une première
impression positive.

Ici vous pouvez lire comment vous pouvez commencer l’enregistrement numérique des visiteurs en
moins de 30 minutes.

Qu’est-ce qu’un réceptionniste ?

Merriam Webster décrit un réceptionniste comme suit :

re-cep-tion-iste

personne chargée d’accueillir les appels téléphoniques, les visiteurs, les patients ou les clients.

Un réceptionniste ou un employé du front office est une personne qui gère la réception d’une
organisation. Il ou elle accueille les visiteurs dans une entreprise, un hôtel ou un hôpital et effectue des
tâches administratives.
Le travail d’un réceptionniste est vital dans une organisation. Par définition, le réceptionniste est la
première personne qu’un visiteur rencontre. Il lui incombe de fournir un service clientèle de premier
ordre et de faire une bonne première impression. En d’autres termes, le réceptionniste est le visage de
l’entreprise.

Quelles sont les principales tâches d’un réceptionniste ?

Les tâches d’un réceptionniste sont très diverses. Les responsabilités spécifiques peuvent varier selon
l’organisation ou l’industrie. Voici quelques-unes des principales tâches que la plupart des
réceptionnistes accomplissent au quotidien :

Accueillir et guider les visiteurs

Contrôler l’accès des visiteurs

Imprimer les badges des visiteurs

Répondre et transférer les appels téléphoniques

Répondre aux courriels ou les transférer

Fournir des renseignements, en personne, par téléphone ou par courriel

Traiter les demandes de renseignements et les plaintes

Recevoir, trier, distribuer et envoyer du courrier

Gérer les ordres du jour et planifier les réunions

Maintenir l’espace de réception en ordre

Enregistrer et suivre les dépenses de bureau

Commander les fournitures de réception

Archiver des documents

Réserver des vols et des hébergements

coordonner les événements internes et externes.

Les responsabilités des réceptionnistes sont nombreuses. L’automatisation de certaines tâches leur
permet de se consacrer à leur mission la plus importante : accueillir chaleureusement les visiteurs et
leur garantir une première impression exceptionnelle.

Une façon d’y parvenir est de travailler avec l’enregistrement numérique des visiteurs. Les visiteurs
peuvent s’enregistrer sur une tablette, tandis que le réceptionniste peut se concentrer sur l’accueil
parfait. Pour découvrir comment un système d’enregistrement des visiteurs peut aider votre réception,
essayez gratuitement Vizito pendant 14 jours d’essai.

Quelles sont les qualifications nécessaires à un réceptionniste ?

Le poste de réceptionniste n’exige pas d’études ou de formation particulières, mais les exigences
peuvent varier selon les entreprises.

Education: Habituellement, un diplôme d’études secondaires suffit, mais certaines entreprises attendent
de leurs réceptionnistes qu’ils aient une licence en communication ou en gestion des affaires. Certaines
industries - comme les hôpitaux ou l’industrie juridique - peuvent exiger des diplômes supplémentaires.

Formation: Dans la plupart des cas, les réceptionnistes sont formés en cours d’emploi. La formation est
axée sur les besoins du secteur ou de l’entreprise.

**Expérience : La connaissance des programmes et logiciels informatiques, tels que Microsoft Office, est
utile car ces applications sont utilisées pour de nombreuses tâches de réceptionniste. La connaissance
des systèmes téléphoniques est un plus. En outre, certaines entreprises ont des exigences spécifiques en
fonction de leurs besoins particuliers, comme l’expérience d’un système logiciel spécifique.

Que réserve l’avenir aux emplois de réceptionniste ?

Certaines tâches sont déjà automatisées aujourd’hui, mais n’ayez pas peur que la technologie remplace
complètement les emplois de réceptionniste. Au contraire, ces outils permettent aux réceptionnistes de
faire leur travail plus efficacement.
Les logiciels de gestion des visiteurs, par exemple, permettent aux visiteurs de s’inscrire eux-mêmes,
d’imprimer des badges visiteurs et de stocker automatiquement les données nécessaires. Les
réceptionnistes ont ainsi plus de temps pour se concentrer sur leurs tâches importantes.

Les réceptionnistes sont toujours le premier point de contact des visiteurs et des appelants, et jouent
donc un rôle important au sein de l’entreprise. On aura toujours besoin de réceptionnistes, mais le
travail évolue, tout comme les compétences dont un réceptionniste a besoin.

La tendance à la flexibilité du travail en est un bon exemple. Le fait que les membres du personnel
travaillent désormais davantage à distance a également entraîné un changement pour les
réceptionnistes. Des compétences telles que la communication verbale et une voix claire, une bonne
capacité d’écoute et de résolution des problèmes sont plus importantes aujourd’hui que jamais.

Comment améliorer les compétences d’un réceptionniste

Vous êtes à la recherche d’un emploi de réceptionniste ? Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire
pour améliorer vos compétences et devenir une excellente réceptionniste.

1. Entraînez vos compétences en communication

La communication étant essentielle pour un réceptionniste, il est important d’entraîner vos

compétences en communication chaque fois que possible. Pratiquez votre écoute active au téléphone,
en prêtant attention à ce que dit votre interlocuteur et en résumant ces informations. Vous pouvez
également pratiquer votre communication lors de réunions avec d’autres personnes.

2. Travailler le professionnalisme

Les réceptionnistes doivent maintenir leur professionnalisme tout au long de la journée. Une bonne
façon de le faire est de communiquer au même niveau professionnel avec toutes les personnes que vous
rencontrez. Par exemple, accueillez le facteur avec la même courtoisie qu’un cadre de votre entreprise.
Réceptionniste sourire social

3. Prenez des notes

Lorsque vous prenez des notes et que vous documentez tout, vous êtes mieux organisé et vous vous
concentrez davantage sur les détails.

4. Travailler sur la fiabilité

Les réceptionnistes doivent toujours être à leur bureau pour accueillir les clients, répondre aux appels
téléphoniques et effectuer d’autres tâches. Faites de la fiabilité une priorité en vous assurant que vous
êtes toujours disponible pour aider.

Comment Assurer un Service de Qualité ?

21 septembre 2017

C’est une obligation dans le domaine de la restauration : assurer un service de qualité. Mais quelles sont
les règles de bases pour proposer un service impeccable, même lors des moments de rush ?

garcon_318-105594Règle n°1 : Un accueil chaleureux

Sans surprise, un client doit être correctement accueilli. Il n’aime pas être ignoré. Il ne faut pas hésiter à
se diriger vers lui si on constate qu’il hésite. En l’accueillant, il est important de l’inviter à entrer et à
s’installer. S’il a des questions, il faut y répondre directement. Lorsqu’un restaurant est complet, ne
laissez pas les clients qui attendent seuls : allez vers eux, indiquez-leur quand une table se libère et
n’hésitez pas à leur proposer directement les spécialités du jour. Veillez aussi les accueillir dans un
endroit propre, bien entretenu, bien éclairé…
garcon_318-69203Règle n°2 : Être à l’écoute et regarder…

A tout instant, soyez à l’écoute de votre client. Notez avec attention ce qu’il désire et répondez à toutes
ses questions. Il est important que les serveurs connaissent du bout des doigts les plats, leurs
composants et le mode de préparation. Certains clients peuvent avoir des questions très précises.

Surtout regardez autour de vous : nombreux sont les clients qui font des signes aux serveurs sans être
aperçus. Ne laissez pas vos clients trop attendre, certains peuvent être très pressés… Il faut anticiper les
besoins du client.

equipe-d-39-affaires-de-male_318-46879-1Règle n°3 : Une équipe parfaite

Pour assurer un service de qualité, il est primordial d’avoir une équipe particulièrement bien formée.
Elle doit être rapide et discrète à la fois. Elle doit maîtriser le rythme des repas entre les arrivées des
assiettes, l’enlèvement des assiettes vides et la prise des commandes.

Soyez attentifs à la communication verbale et non-verbale de vos employés mais aussi de leurs
apparences. L’image véhiculée marque beaucoup le client. La tenue doit être irréprochable.

serveur-servant-un-verre-sur-un-plateau_318-29153Règle n°4 : Marquer le client

Ayez toujours un mot gentil ou agréable lors du service mais aussi lors du départ du client. Le contact
marque les esprits. Soyez toujours souriant et agréable même lorsqu’il y a une petite erreur.

garcon_318-133790Règle n°5 : Savoir gérer les situations de crises

Un restaurant n’est pas à l’abri d’avoir quelques soucis. Vos serveurs et vos cuisiniers doivent réussir à
limiter les situations de crises et surtout les gérer.

Il faut toujours régler des problèmes comme la mauvaise humeur d’un client, plat manquant à la carte,
plat de mauvaise qualité, avec calme et diplomatie. Votre personnel doit agir avec agilité pour satisfaire
un maximum le client.
N’oubliez pas également que même s’il y a de la tension en cuisine, le client ne doit pas le ressentir.