Processus Personnel

LES BONNES PRATIQUES DANS LES DIFFERENTS PROCESSUS

Processus personnel

1. Objectifs d’audit généralement identifiés

• Les montants comptabilisés sont justes, compte tenu des engagements de la société.
• Les sommes non versées à la fin de chaque période sont comptabilisées.
• La comptabilisation des coûts sociaux est en adéquation avec les normes comptables en vigueur et la
réglementation.

Il est fréquent que le chef d’entreprise soit assisté dans ce domaine, qui est de plus en plus mouvant et complexe, par
un expert-comptable ou un consultant spécialisé. Le chef d’entreprise doit cependant conserver une vision complète
des ressources humaines de son entreprise et ne saurait sous-traiter cette fonction sans suivre lui-même les points
cruciaux de la fonction.
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Processus Personnel
Points clés du processus Principaux risques inhérents
Mouvements de personnel Contentieux social
Embauche non nécessaire ou non
adapté aux besoins
Non-conformité aux lois et
règlements (code du travail,
convention collectives, code de la
sécurité sociale,… )
Embauche illégale
Embauche de candidats inadéquats
ou dangereux
Emplois fictifs
Recommandations
Le personnel est embauché (ou licencié)
conformément aux instructions écrite de la
Direction.
Il existe un dossier par salarié qui comprend le
contrat de travail signé par les deux parties, les
documents justifiant l’identité de la personne
ainsi que toutes les modifications portées au
salaire de base (heures supplémentaires, primes,
congés maladie),
Etre précis sur les clauses « annexes » du contrat
de travail : période d’essai, délai de préavis,
modalités de disponibilité, rupture, clause de non
concurrence éventuelle, etc,
Faire valider les contrats de travail et annexe par
une personne compétant
S’assurer des qualifications en vérifiant les
diplômes et les références
Le registre des entrées/sorties du personnel est
mis à jour régulièrement ainsi que les
déclarations préalables à l'embauche (DPAE)
Respecter scrupuleusement la démarche et les
obligation sur les procédures de licenciement et
de transaction. Intervention d’un personne
suffisamment compétente.
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Points clés du Principaux risques inhérents
processus
Préparation de la paie Montant de la rémunération non
conforme
Mauvais calcul des charges sociales
Augmentation des rémunérations non
conforme aux instructions de la Direction.
Anomalie sur les fiches de paie
Conflits dans l’entreprise entre les
salariés
Contentieux social
Recommandations
Il existe un recensement des heures travaillée
(fiche de temps) revus par leurs supérieurs
Les heures supplémentaires ou primes, etc. sont
autorisées par des personnes ayant autorité pour
cela et il existe une vérification par un autre
service de l'exactitude des modalités de
rémunération
Les rémunération variable sont définies selon des
critères quantifiable facilement et de préférence
comptable pour être incontestable
Les niveaux de rémunérations ainsi que les
promotions sont approuvés par la Direction.
Toutes les paies sont vérifiées
Les taux de cotisations sociales sont mis à jour à
chaque changement.
Seules les personnes autorisées ont accès à la
paie, aux dossiers personnels des salariés, aux
programmes et à tout autre enregistrement
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Points clés du Principaux risques inhérents
processus
Enregistrement et Imputation ou comptabilisation erronée
saisies comptables
Double comptabilisation ou non
comptabilisation de la paie
Non respect du principe de séparation
des exercices
Confidentialité
Comptabilisation erronée des charges
sociales issus d’un mauvais calcul sur le
processus « Préparation de la paie » ou
d’une erreur de comptabilisation
Non comptabilisation des engagements
de l’entreprise (IDR, congés payés,
bonus…)
Recommandations
Il existe une interface entre le logiciel de paie et le
logiciel de comptabilité pré-paramétrée avec une
comptabilisation « en masse »
Le rapprochement DADS, livre de paie,
comptabilité, est effectué régulièrement.
Le compte de "rémunérations dues" est
régulièrement justifié
Un rapprochement entre les comptes de dettes
envers les organismes sociaux et les déclarations
est effectué régulièrement.
Il existe une comparaison entre le budget et les
coûts réels, et avec les mois précédents.
Les bonus versés en N+1 sont calculés et
provisionné à la clôture N avec validation par
leurs supérieurs
Le montant des congés payés calcul en fin d’année
et validé par un responsable idem pour les IDR
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Points clés du Principaux risques inhérents Recommandations

processus
Paiements Paiement non conforme à la fiche de paie L’état de « pré-paie » est visé par un responsable
avant que l’ordre de virement des salaires ne soit
Double règlement donné.
Le visa du chef d'entreprise est apposé sur les
Retard de règlement
ordres de paiement
Fraude : Paiement d’un salarié fictif Un retro planning est établit pour assurer un
paiement dans les temps.
Une demande écrite signée du salarié est
nécessaire pour obtenir une avance ou un
acompte. Le versement de l’acompte est soumis à
approbation d’un responsable.

Un rapprochement est effectué entre :

- le montant payé et le total des bulletins de
paie
- le nombre de virements et le nombre de
bulletins de paie

Les RIB sont régulièrement revus, toutes

modification ne peut être effectué que par un
responsable autorisé. Les RIB des personnes
sorties sont immédiatement supprimé
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Cumul de fonction (quelques exemples)

Les éléments servant à la préparation de la paie sont approuvés par une personne
compétente.

Le paiement est effectué par une personne indépendante de celle qui prépare la
paie.

La comptabilisation de la paie est effectuée par une personne indépendante de celle

qui effectue les rapprochements entre la comptabilité et les autres éléments

La personne qui réalise les paiements est indépendante de celle qui prépare la paie.