ETUDE DE CAS

SKEMA BUSINESS SCHOOL

 2) Grille d’analyse :

Adm du Pôle Responsable Pôle

Tâches Salarié Manager Banque
personnel recrutement RH comptabilité

Demande de régularisation du temps

de travail avec signature x

Etablissement de l’état du temps de

travail x
Etablissement des déclarations
sociales obligatoires x
Préparation des dossiers d’embauche x
Enregistrement de la demande
d’augmentation salariale ou du x
versement de bonus dans Cegedim
Enregistrement des données du
dossier d’embauche dans Cegedim x
Intégration de la fiche de paie dans le
logiciel CEGEDIM pour génération x
des écritures comptables
Demande d’augmentation de salaire
et de versement de bonus x
Changement des informations
personnelles des salariés x
Classement des documents dans le
dossier RH du salarié x
Simulation de la paie x
Validation de la paie x
Impression des bulletins de salaires x
Elaboration du fichier de virement des
salaires x
Validation de la demande
d’augmentation x
Validation de la demande de bonus x
Modifications des données des
virements de salaires et autorisation x
du virement
Modification des anomalies de la paie x
Signature du fax de confirmation
virement x x
Elaboration du bordereau de
confirmation des virements x
Validation du virement x
Notification des refus de virement x x
Contrôle des cohérences des écritures
comptables x
Elaboration du fax de confirmation x
Notification des anomalies au niveau
des écritures comptable x
 3) Questionnaire :

Métiers Questionnaire de contrôle interne

Manager Sur quelle base octroyez-vous l’augmentation de salaire ?

Quels sont les critères pour obtenir un bonus ?

Avez-vous un fichier de suivi pour chaque salarié concernant ces avantages ?

Pôle Comment vous définissez votre besoin en recrutement ?
recrutement
Pourquoi les gestionnaires de paie ne sont-ils pas au courant lors d’une nouvelle embauche ?

Pourquoi le service n’enregistre pas lui-même les données du futur employé dans Cegedim ?
Avez-vous une procédure lors d’un rejet de création du compte du nouvel employé ?
Des cas de fraudes (falsification de données) ont-ils été décelés ? Un plan d’action a-t-il été mis en œuvre ?
Responsable Avez-vous des procédures prédéfinies avant de modifier les anomalies concernant les simulations de paie ?
RH
Avez-vous des démarches obligatoires à remplir avant de modifier les informations des salariés suite au refus de
virement ?

Quelles sont les procédures nécessaires pour autoriser le virement manuel ?

Existe-t-il un dispositif en cas d’erreur de virement ?
Pourquoi ne pas envoyer un seul fichier de paiements pour la banque et le service comptabilité ?

Avez-vous un moyen pour repérer les modifications de chacun de vos employés sur l’outil CEGEDIM ?

Pourquoi le responsable n’enregistre pas lui-même les demandes d’augmentation de salaires et de bonus ?
Adm du Qui a accès au fichier de paie ? Pourquoi n’est-il pas protégé ?
personnel Pourquoi les anomalies de badges et les demandes de régularisation des salariés ne sont-elles pas corrigées et
contrôlées par les managers ou le responsable RH?

Pouvez-vous identifier toutes les modifications effectuées par les employés ?

Qu’avez-vous mis en place en cas de panne de la badgeuse ?

Qu’avez-vous mis en place en cas de panne du logiciel GESTOR ? Comment les états du temps de travail peuvent
être générés ?

Pourquoi les gestionnaires de paie ne sont pas informés lors d’une embauche ?
Si l’un de vos logiciels ne marche plus, pouvez-vous assurer l’enregistrement des informations de façon manuelle ?
Pouvez-vous trouver une alternative aux progiciels ?

Avez-vous constaté des anomalies sur ces outils (GESTOR, CEGEDIM ) ?

Avez-vous un contrôle permanent de votre outil de comptabilité et de gestion de paie ?
 Service Recevez-vous une confirmation de virement ?
comptabilité
Est-ce que vous conservez une copie du fax ainsi qu’une copie du bordereau de confirmation du virement ?
Quel est le degré de fiabilité de vos contrôles de cohérence ?

Les fichiers utilisés par l’équipe de la comptabilité sont-ils partagés avec d’autres équipes ?
Est-ce que vous appliquez des mesures de contrôle sur les opérations comptables semi-mannuelles ?
Recevez-vous des justificatifs des virements effectués par la banque ?
Avez-vous mis en place un système de sauvegarde en cas de panne du logiciel comptable ?
 4) La feuille d’évaluation du système :

Impacts sur les états financiers

Faiblesses relevées
Autorisation d'accès au
logiciel CEGEDIM à
l'ensemble du personnel
RH
Problème de régularisation
du temps de travail
Problème lié aux virements
manuels Risque d'erreurs
Effets possibles
Risque de fraude
Risque d'erreur
Risque de modification des
données
Risque de fraude
Impact
Résultat non Recommandations
CA Trésorerie financier
net
Limiter l'accès aux gestionnaires de paie et au responsable RH
A défaut, mettre en place un moyen de surveillance des modifications faites sur le logiciel
x
Le manager doit demander des justificatifs pour les modifications que les salariés veulent
effectuer. De plus, le manager doit lui-même enregistrer les modifications
x x
Après modification des anomalies, renvoyer une demande de virement à la banque.
x x

Problème au niveau du Simplifier la procédure, en permettant au responsable RH d'enregistrer lui-même toutes

recrutement d'un nouveau Problème lié à la perte de les informations concernant le nouvel employé. Cela nous évitera de faire plusieurs
x
salarié temps opérations entre le responsable RH et le service d'administration du personnel.
Intégration semi-manuelle Intégration des fiches de façon automatique. Mettre en place un processus. Les
des fiches de paie dans le Risque de fraude intégrations des fiches de paie doivent être automatique. A défaut d'automatisation, il faut
x x x
logiciel Risque d'erreurs appliquer un contrôle régulier des informations.
Problème lié aux fax de Risque de perte des documents Dématérialisation : Les documents doivent être numérisés
x
confirmation des virements Pas de traçabilité
Problème lié à la Il ne faut laisser qu'un seul interlocuteur avec la banque. Le responsable RH doit envoyer
Perte de temps
complexité du processus de x x x tous ces document au service comptable qui assurera le suivi des virements.
Risque d'erreurs
paiement des salaires
Limiter l'accès au fichier à un nombre restreint de personnes
Risque de fraude Automatisation de l'intégration des données pour générer les écritures comptables
Fichier de paie non protégé Risque de modification des x Mise en place d'un module ERP qui permet d'automatiser les entrées et de contrôler la
données cohérence des informations enregistrées
Absence de contrôle Application d'un contrôle régulier et plus détaillé des fiches, avec un traitement
Risque de fraude et de
détaillé entre les fiches de x x informatique des erreurs sur un logiciel spécialisé
perpétuité d'erreur
N et N-1
Pas d'application des Mise en place d'un système de réception des accusés de réception pour confirmation écrite
Risque de fraude et d'erreur
accusés de réception et de
Risque liés à l'absence de x
traitement de retour pour les
traçabilité des données
télétransmissions
Manque de communication Mise en place d'un ERP permettant la mise en relation des différents services et un accès
Processus non automatisés
entre les services et création de global à l'information
entre direction RH, direction
doublons dans la réalisation des x
comptabilité et direction
documents qui ralentissent les
Paie
processus d'exécution

5) Les améliorations principales à mettre en place dans la nouvelle organisation sont les suivantes :