Fr-Esker-Web Conference Conseils Optimisation Recouvrement 21112017

WEB CONFÉRENCE ESKER
5 clés pour optimiser son processus de recouvrement amiable
Ludovick Chantelles
Pascal Bivert
21/11/2017
1. LES ENJEUX DU RECOUVREMENT AMIABLE
2. 5 CLÉS POUR OPTIMISER SON RECOUVREMENT
AMIABLE (EN INTERNE)
3. COMMENT ESKER PEUT VOUS AIDER
4. QUELQUES RETOURS CLIENTS
LES ENJEUX DU RECOUVREMENT
5 CLÉS POUR OPTIMISER SON PROCESSUS DE RECOUVREMENT AMIABLE
LE RECOUVREMENT EN QUELQUES CHIFFRES
31% …pensent même que les

retards de paiement
menacent leur survie
des entreprises
estiment que les 40%
retards de Coût annuel des
paiement retards de
entravent leur
16 paiement en
croissance et… Le recouvrement Mds€ trésorerie aux PME
Jours de retard de 11,3 Des factures sont payées

paiement en
moyenne en France
+60% en retard
LES ENJEUX DU RECOUVREMENT AMIABLE
RECOUVREMENT AMIABLE RECOUVREMENT

Courriers, emails, appels… CONTENTIEUX & JUDICIAIRE
Mise en demeure Injonction de payer,
assignations, procédures
collectives…
Se faire payer le plus rapidement possible tout en

préservant la relation client.
DES SYMPTÔMES A SURVEILLER
Retards de Taux de pertes Manque de productivité

paiement important des chargés de recouvrement
Manque de Collaboration difficile entre les

visibilité équipes impliquées dans le
recouvrement
LES LIMITES DU RECOUVREMENT « MANUEL »
? • Perte de temps et d’énergie

(30% du temps sur priorisation!)
• Dispersion des informations
• Suivi difficile de ses propres actions
• Suivi laborieux en cas d’absence

d’un collaborateur
• Décalage avec les règlements

clients saisis par la comptabilité
en parallèle
• Risque d’oubli
• Mesure efficacité?
5 CLÉS POUR OPTIMISER SON
RECOUVREMENT AMIABLE
1 - ANTICIPER
Négociation Réception commande Fiabilité de la Facture Pré-relance
o Analyse de solvabilité o Conditions de o Correspond au PO o Envoyer un état

o Conditions de paiement o Remplit les de compte 5-10
paiement o CGV vs CGA exigences clients jours avant
o Moyens de paiement o Données clients (ex : nb échéance
o Clause de transfert o Données articles exemplaires) o Identifier
de propriété o Prix o Mode de diffusion rapidement un
o Intérêts & pénalités o Confirmation de adéquate litige ou problème
de retard commande o Conformité/légis- générateur de
o Responsabilités lation locale (B2G) retard
o Contact
Soyez irréprochable!
2 - ADAPTER SA STRATÉGIE DE RELANCE
Segmenter son portefeuille en fonction de sa typologie de clients
Elaborer les bons scenarii de relance : Qui? Quoi? Quand? Comment?
Adapter son/ses messages en fonction de la cible, du niveau de

relance et de l’objectif fixé.
Soyez pragmatique!
3 – ÊTRE BIEN ORGANISÉ
Organisation (rappels
Automatiser ce qui Organiser les relances :
des tâches, planification Centraliser les données : Faciliter la collaboration
des rapports) Centralisation des
peut l’être : données et échanges interne :
- Pré-relance - Les clients les plus - Données clients
clients (CRM) - Suivi des relances en cas
- Rappels aux critiques en premier - Factures PDF d’absence
clients peu - Pas d’oubli - Messages échangés - Suivi des actions/litiges
risqués/bons - Selon VOS critères - Historique de en cours – par qui?
payeurs relances - Communication efficace
- Rappels sur - Litiges entre les acteurs
petits montants (commerciaux, ADV,
Chargé de
Soyez efficace!
recouvrement…)
4 – ANTICIPER LES BESOINS DE SES CLIENTS

Je n’ai pas
reçu la facture Faciliter l’accès à ses factures en cours
Envoyez-moi et à sa situation.
un état de
compte
Faciliter la communication
Je fais partir
un chèque dès
que possible Faciliter le paiement : RIB sur Facture,
escompte, paiement en ligne…
Soyez malin!
5 – PRENDRE DU RECUL
• Choisir ses indicateurs

• Analyser ses performances
• Ajuster sa stratégie
SANS VISIBILITÉ, PAS D’EFFICACITÉ!
• Relever ses points faibles
• Améliorer ses processus
Soyez attentif!
SYNTHÈSE
5 CLÉS POUR OPTIMISER SON RECOUVREMENT AMIABLE
ANTICIPATION ADAPTATION EFFICACITÉ COLLABORATION VISIBILITÉ

Le recouvrement se Choisissez la bonne Donnez-vous les Le recouvrement est Gardez un œil sur
prépare et doit être stratégie en fonction moyens de votre l’affaire de tous : Ne vos performances et
intégré en amont de de vos clients, votre ambition. négligez ni la ajustez votre
la phase de relance. organisation, vos relation client, ni la stratégie et/ou vos
objectifs. nécessaire moyens en
collaboration conséquences.
interne.
COMMENT ESKER PEUT VOUS
AIDER?
ESKER EN BREF
+470 +30
ans
SALARIÉS
D’EXPÉRIENCE
12
FILIALES DANS LE
MONDE
66 M€ +5 000
CLIENTS SAAS
DE CA RÉALISÉ
+2/3 EN 2016
DU CA RÉALISÉ À
L’INTERNATIONAL 77%
+320 000 DU CA RÉALISÉ PAR LES
SOLUTIONS SAAS
UTILISATEURS
SAAS
LE RECOUVREMENT AU SEIN D’UN PROCESSUS GLOBAL

• Le recouvrement s’inscrit dans une
démarche globale au sein du cycle Order to
Cash.
Commandes
• Esker apporte une solution adaptée sur
l’ensemble du cycle :
› Commandes clients
Paiement
› Factures clients
› Recouvrement
Vos clients Votre entreprise
Recouvrement
Factures
ESKER PEUT VOUS AIDER!
Un outil facile et
adapté qui vous aide
FAIRE RENTRER à optimiser votre PRÉSERVER LA
LE CASH processus de RELATION CLIENT
recouvrement.
GESTION DES RELANCES
SEGMENTATION CLIENT
3 NIVEAUX DE PARAMÉTRAGE DE VOS SCÉNARII DE RELANCE :
GLOBAL La règle s’applique à tous les clients par défaut (sauf s’ils
font partie d’un groupe de relance ou ont une règle propre).
GROUPE DE RELANCE Possibilité de créer des groupes de relance avec

des règles spécifiques (ex: mauvais payeur).
CLIENT Possibilité de créer une règle spécifique par client.
ADAPTEZ VOTRE STRATÉGIE ET VOS MESSAGES

A VOTRE TYPOLOGIE DE CLIENT.
AUTOMATISER & PRIORISER VOS RELANCES

Plusieurs possibilités pour relancer vos clients
RAPPELS AUTOMATIQUES RELANCES PERSONNALISÉES

Messages générés automatiquement en Règles définissant les actions de relance à mener
fonction de vos règles par le chargé de recouvrement (appels, emails,…)
• Relance multi-niveaux (3) • En fonction du nombre de jours de retard

• Messages personnalisés • En fonction du montant de l’encours
• Envoi manuel ou automatisé • En fonction de la fréquence de rappel souhaitée
+ lien vers le • Envoi par courrier (simple ou recommandé) • Possibilité de définir une escalade de relance
portail ou
web
• Envoi par email avec statut de lecture
remonté dans TermSync
GAGNEZ DU TEMPS SUR LES NE MANQUEZ PLUS

RELANCES NON CRITIQUES AUCUNE RELANCE.
LISTE DES ACTIONS À MENER

TermSync organise vos tâches à effectuer en fonction de vos règles et préférences
Liste des tâches à effectuer
Mise à jour en temps réel
Personnalisable
Construisez votre propre liste
NE PERDEZ PLUS DE TEMPS À PRIORISER VOS TÂCHES, ALLEZ À L’ESSENTIEL !

COLLABORATION
UNE INTERFACE UNIQUE

Les informations essentielles regroupées dans une interface unique :
Données clients Messagerie

synchronisée
Notes et historique Litiges et tâches

de relances associées
Copies de Balance âgée

Factures PDF
Rapports
Avoirs & Indicateurs clés
disponibles de performance
COLLABORATION FACILITÉE
GESTION DES TÂCHES : COLLABORATION AMÉLIORÉE

Parce que le recouvrement est l’affaire de tous, il est important de faciliter la collaboration entre les différentes
équipes lors de litiges concernant une facture ou un impayé.
Chargé de
recouvrement
CRÉER ET AFFECTER DES

TÂCHES
Type et description de la tâche
Date de fin prévue
Alerte par e-mail avant la date de fin
Lier la tâche à un compte ou une
facture
METTRE À JOUR DES TÂCHES

Toutes les données liées à une tâche sont
disponibles dans l’application :
Facture PDF, messages clients, historique de
relances, notes,…
Mettre à jour une tâche, ajouter une note, Commercial
insérer une pièce jointe, réaffecter une
tâche
GESTION DES TÂCHES : SUIVI EFFICACE

SUIVI DES TÂCHES
Suivi des tâches depuis la solution AMÉLIOREZ LE TEMPS DE
ou via des rapports personnalisés RÉSOLUTION D’UN LITIGE.
Personnaliser des rapports pour suivre
des tâches spécifiques (par exemple les
Credit Manager
factures en litiges)
Exporter le rapport
Envoi automatique du
rapport par e-mail à qui et
quand vous le souhaitez
RAPPORTS PERSONNALISÉS
Créez et partagez facilement les rapports dont vous avez besoin
Choisissez votre Construisez votre rapport Exporter le rapport Planifier l’envoi

type de rapport : à l’aide de nombreux filtres : au format .CSV automatique du rapport
• Client • Etat des factures aux destinataires et à la
• Factures • Commercial Enregistrer le filtre pour fréquence de votre
• Tâches • Dépassement d’encours vos besoins futurs choix
• Relances • Nombre de jours de retard
• … Ajouter le rapport à votre
liste de tâches
Exemples de rapports fréquemment utilisés:
Liste des Clients en dépassement de crédit Liste des Litiges en cours Liste des Factures au-dessus de 90
Rapport ajouté à la liste tâches à faire Rapport planifié pour envoi jours de retard
du Responsable crédit client automatique aux Responsables Rapport planifié pour envoi
commercial et crédit client le 25 automatique à la comptabilité et au
de chaque mois responsable crédit chaque fin de
semaine
PORTAIL CLIENT
Le portail client agit comme un véritable outil de support en ligne pour tout ce qui concerne vos factures
Obtenir une copie

de facture
Effectuer
Aller dans le détail de la facture un paiement
(enregistrer une contestation)
Imputer ses
avoirs
Envoyer des messages

Télécharger
et accéder aux
un état de compte
messages existants
GESTION DU CRÉDIT CLIENT
GESTION DU RISQUE CREDIT CLIENT

Des indicateurs pertinents pour vous aider à gérer votre risque client
Définissez ou importez vos limites de crédit Analysez la performance payeur de vos clients
Gestion d’alertes en
temps réel dans la
liste des tâches
Possibilité de faire
apparaître le score sur
vos rappels ou sur le
portail client
APPRENEZ A MIEUX CONNAITRE VOS CLIENTS ET SECURISEZ VOTRE REVENUE

CRÉER ET SUIVRE UN ÉCHÉANCIER

Créer un échéancier Suivi de l’échéancier
Sélectionnez les factures

à échelonner
Choisissez le type de planification:

Calendrier ou personnalisé
Les échéances apparaissent

dans la liste des relances à
effectuer en cas de non-respect
Visualisez les échéances de l’engagement de paiement.
de paiement attendues
GESTION DE LA PERFORMANCE
SUIVI D’ACTIVITÉ ET DE PERFORMANCE

Des tableaux de bord et indicateurs clés pour une visibilité accrue sur le poste clients
ACTIVITÉ SUIVI DE PERFORMANCE PILOTAGE
Une situation complète et en Des indicateurs de suivi de Une vision consolidée et

temps réel sur vos encours pour votre performance évolutive pour vous aider à
aller à l’essentiel recouvrement mieux piloter votre activité
 Messages échangés avec vos clients  Index d’efficacité du recouvrement  Indicateurs de performance
 Liste des tâches à effectuer  DSO du recouvrement (CEI & DSO)
 Balance âgée  Relances traitées  Taux d’échus
 Limites de crédit dépassées  Objectif d’encaissement  Litiges
 Activité des factures à surveiller  Analyse des causes de retard  Evolution sur 12 mois
et de litige  Résultats consolidés ou par
organisation
 Suivi en fonction des objectifs
BÉNÉFICES D’UN CRM DE RECOUVREMENT

Gagnez en
visibilité sur
vos processus Améliorez
Facilitez la
Gagnez en et votre relation
collaboration
efficacité performances clients
entre vos
équipes
Réduisez
votre DSO Optimisez le
processus de
résolution des
litiges
QUELQUES RETOURS CLIENTS
LUBE TECH
Suppression des impayés de plus de 90 jours
Réduction du DSO moyen de 7 jours
Suppression de 90% des demandes liées à une

facture grâce au portail web
Réduction de 50% du volume des impayés
Croissance de la société à effectif constant

LINPEPCO
Expérience client améliorée – 69% des clients

paient leurs factures directement sur le portail
en ligne
Réduction du DSO – rappels automatiques,

messages clients, portail en ligne
Gain de temps pour les équipes – moins de

tâches administratives – Plus de temps pour des
tâches stratégiques
MERCI DE VOTRE ATTENTION

NOS PROCHAINS ÉVÈNEMENTS
Pour plus d’informations : www.esker.fr
23/11 05/12 07/12 07/12 12/12

Webinar Webinar Webinar Petit-déjeuner Webinar
Dématérialisation des factures Purchase-To-Pay – avec Grand Dématérialisation des commandes Digitalisation du cycle OTC – Sales-To-Cash – avec l’AFDCC et
fournisseurs – Spécial SAP – Avec le Carré clients avec l’AFDCC – à Lyon Mazars Paris
retour d’expérience de STX France
www.esker.fr

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5 clés pour optimiser son processus de recouvrement amiable

LE RECOUVREMENT EN QUELQUES CHIFFRES

31% …pensent même que les

Jours de retard de 11,3 Des factures sont payées

LES ENJEUX DU RECOUVREMENT AMIABLE

RECOUVREMENT AMIABLE RECOUVREMENT

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? • Perte de temps et d’énergie

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o Analyse de solvabilité o Conditions de o Correspond au PO o Envoyer un état

2 - ADAPTER SA STRATÉGIE DE RELANCE

Segmenter son portefeuille en fonction de sa typologie de clients

Elaborer les bons scenarii de relance : Qui? Quoi? Quand? Comment?

Adapter son/ses messages en fonction de la cible, du niveau de

3 – ÊTRE BIEN ORGANISÉ

4 – ANTICIPER LES BESOINS DE SES CLIENTS

• Choisir ses indicateurs

5 CLÉS POUR OPTIMISER SON RECOUVREMENT AMIABLE

ANTICIPATION ADAPTATION EFFICACITÉ COLLABORATION VISIBILITÉ

LE RECOUVREMENT AU SEIN D’UN PROCESSUS GLOBAL

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GROUPE DE RELANCE Possibilité de créer des groupes de relance avec

CLIENT Possibilité de créer une règle spécifique par client.

ADAPTEZ VOTRE STRATÉGIE ET VOS MESSAGES

AUTOMATISER & PRIORISER VOS RELANCES

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• Relance multi-niveaux (3) • En fonction du nombre de jours de retard

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LISTE DES ACTIONS À MENER

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GESTION DES TÂCHES : COLLABORATION AMÉLIORÉE

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Exemples de rapports fréquemment utilisés:

Obtenir une copie

Envoyer des messages

GESTION DU RISQUE CREDIT CLIENT

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CRÉER ET SUIVRE UN ÉCHÉANCIER

Sélectionnez les factures

Choisissez le type de planification:

Les échéances apparaissent

SUIVI D’ACTIVITÉ ET DE PERFORMANCE

ACTIVITÉ SUIVI DE PERFORMANCE PILOTAGE

Une situation complète et en Des indicateurs de suivi de Une vision consolidée et