Audit de la paie

AUDIT de la PAIE

Audit financier et comptable 1

Audit de la paie

Introduction :
La paye est une fonction extrêmement complexe en raison de la diversité des
éléments qui la composent
(Regroupés en rubriques de paie) et de la multiplicité des opérations à réaliser
pour la mettre en œuvre.
Elle est un outil essentiel de gestion, et dans ce sens, elle doit répondre et respecter
des règles de conformité et d'efficacité. L'audit est un moyen de détecter et de
maîtriser les problèmes et risques éventuels (erreurs, fraudes, coûts
supplémentaires, dysfonctionnement, etc.) liés àune dérive dans le fonctionnement de
la fonction paie.
Dans le cas d'un audit externe, c'est au cours du premier rendez-vous que sera
défini, pour l'auditeur, qui est le client, les raisons de l'audit (35 H, l'Euro,
problèmes particuliers et réguliers). C'est la phase de prise de contact.

Audit financier et comptable 2

Audit de la paie

Le processus de la paye :
La paye est une fonction extrêmement complexe en raison de la diversité
des éléments qui la composent (regroupés en rubriques de paie) et de la
multiplicité des opérations àréaliser pour la mettre en France.
Cependant, les diverses opérations de la paye peuvent être regroupées en
trois
grandes catégories : ordonnancement, paiement, comptabilisation. Le schéma
suivant présente les principales étapes du processus de la paye :

ORDONNANCEMENT
Fixation des Calculs et édition
bases de la État des Durée du Éléments des documents
rémunération effectifs travail complémentaires

PAIEMENT

Salaires Accessoires

COMPTABILISATION

Comptabilise la Comptabilise le
charge et la dette paiement

Audit financier et comptable 3

Audit de la paie

I-Aspect comptable :
La composition de la rémunération:
a) Le salaire de base :

Le salaire est le nom donné àla rémunération versée au personnel. Toutefois on

désigne par salaire les rémunérations des ouvriers et par appointement les
rémunérations des employés et cadres.
b) Les accessoires sur salaire:
Le salaire brut est généralement composé:
- du Salaire de base

-Les heures supplémentaires :

Ce sont des heures effectuées en dehors des heures de travail normal. Elle est payée
en fonction d'un taux majoréde 25% à100% selon le moment.
 25% pendant la journée
 50% pendant la nuit
 100% les jours fériés

-les primes :

Ce sont des suppléments de rémunérations prévues soit par la loi, soit par le contrat
de travail. Une prime est accordée lorsque certaines conditions se réalisent telles
que les rendements ou l'ancienneté. Seule la prime d'anciennetéest obligatoire
légalement.
 Prime d'ancienneté (obligatoire)
 Prime de rendement

-les indemnités :

Elles sont destinées à dédommager ou à rembourser le salarier comme par exemple

les frais de déplacement

-les avantages en nature :

Ce sont des compléments de salaire prévus dans le contrat de travail (logement,

eau, électricité.)
L'ensemble de ces éléments constitue le salaire brut.
Audit financier et comptable 4
Audit de la paie

Salaire Brut = Salaire de base + Heures supplémentaires + Primes

d'anciennetés
+autres primes + Avantages et indemnités

c)Les retenus sur salaire:

Nous traiterons uniquement les retenus àtitre
obligatoire. A l'occasion de chaque paye, on retient au
salarier :
- Les cotisations àla CNSS 4,29%
- Les avances et acomptes
- Les oppositions (saisies-arrêts)
- L'IGR
d) Les Obligations de l'employeur :

- Les charges sur salaires payés par l'employeur :

Il s'agit de sommes réglées à la CNSS et qui sont calculé par l'application
d'un pourcentage soit àla masse salariale brut, soit au plafond uniquement qui est
également actuellement à6000dhs
- Prestations sociales = masse salariale brut au taux de 8,6% plafonné a
6000dh/salariés
- Allocations sociales= 9,1% de la masse salariale brut
-Tenu de livre et la fiche de paie:

La loi prescrit tout d'abord la tenue d'un livre de paie obligatoirement quottéet paraphé
et contenant diverses informations sur les salariés:
-sa qualification
-sa rémunération
-les déductions effectuées
Ce livre peut servir lors de contrôle par l'inspecteur de la CNSS, ou des impôts.

Audit financier et comptable 5

Audit de la paie

Par ailleurs le code de travail oblige l'employeur àremettre aux salariés un bulletin
de paye indiquant les rémunérations brutes et les retenues opérés. Ce bulletin ou fiche
peut servir de pièce justificative.

La comptabilisation des charges de personnel :

A- Les comptes utilisés :
-les comptes de gestion
617 charges de personnel

6171 rémunérations du
personnel 6174 charges sociales
61741 cotisations àla CNSS
61742 cotisations àcaisse de retraite
67143 cotisations àla mutuelle
6176 charges sociales diverses

-Les comptes de bilan

443 personnels créditeurs
4432 rémunérations dues aux
personnels 4433 dépôts du personnel
créditeur
4434 oppositions sur salaire
444 organismes sociaux
4441 CNSS
4443 caisses de retraite
4445 mutuelles

4448 autres organismes sociaux

44525 État IGR
3431 avances et acomptes au
personnel
B- Comptabilisation en deux
étapes:
-On comptabilise tout d'abord
Audit financier
la charge et laetdette
comptable 6

- Ensuite on comptabilise le
paiement
Audit de la paie

II- AUDIT de la PAIE :

Toute mission d'audit impose une enquête préliminaire pour se familiariser
avec
l'entreprise et le problème àtraiter.
Cette phase de préenquête suppose le rassemblement d'informations contenues
dans divers documents : organigrammes, bilan social, reporting et tableaux de bord
sociaux du service paie et de la fonction RH.
Cette enquête permet d'adopter un programme de travail adapté en sélectionnant
les points significatifs sur lesquels centrer la mission.
Les objectifs de l'audit paie, recensant les trois niveaux de la mission de l'auditeur
sont :
·Vérifier la conformité des pratiques avec la législation et les procédures (audit
de conformité) ;
· Evaluer son efficacitéet s'assurer de sa sécurité(audit d'efficacité) ;

·Examiner le caractère évolutif du système de paie pour vérifier s'il répond bien
aux caractéristiques
et objectifs de l'entreprise (audit stratégique).
Pour recueillir les différentes informations nécessaires, l'auditeur recourt àla
technique dite de la « check-list » comportant une série de questions ou de points
à vérifier. Cela permet de procéder àun examen systématique sans risque d'oublis
majeurs.

C'est cette « check-list » que nous allons vous exposer, à travers les trois niveaux de
la mission de
l'auditeur.

Audit financier et comptable 7

Audit de la paie

1 - Audit de conformité

Mots clefs Questions Pratiques Risque Documents Personnes Outils et

particuliè d’ organisation à utiliser à rencontrer indicateurs
res communé ment
adopté es
Ré fé
rentiel
Normes
DISPOSITIO Etes-vous sû r Il existe 16 Pé nalités Fiche de paie Gestionnaire Méthode
NS de la ré mentions légales Amendes Conventions de la paie d’ échantillonna
LEGALES gularité des dé tail en Prud’ homm collectives Responsable ge
annexe 1) es Code du paie par sondage sur
- Bulletins de bulletins de
travail Service
juridique les
paiesalaires de
paie paie ?

Les mentions Revues

lé gales sont- périodiques

elles spécialisées
respecté es ? Lamy Social

Audit financier et comptable 8

Audit de la paie

Les calculs et Taux Indicateur

légaux URSSAF permettant de
é tats Taux
recenser les
pré paratoires SMIC (en
erreurs :
fonction de la
de la paie sont Paies
branche et des non
ils conformes
conventions
corrects et collectives)
Total de paie
conformes ? Taux
Comparaison
horaire (heures
possible avec
supplémentaires
heures audit antérieur
complé mentaire
s, heures de
nuit…)
Indemnité
s fin de contrat,
licenciement,
accident de
travail,
retraites)
Calcul congés
payés

Audit financier et comptable 9

Audit de la paie

- Autres Est-ce Erreurs DRH

 Coté s et
paraphés Perte Assistant
documents que tous
ressources
d’ informat
les autres  Mises à jour humaines
ion
documents de :
Perte de
Situation de
lé gaux sont justificati
famille, fs
tenus à
exemplaire
jour ? Tels
contrat de
que : travail, date
_ Livre de paie d’ engagement,
_ Livre signature, détail
spé cimen de
Entré es sorties rémunération et
_ Fichier du retenues à
personnel effectuer,
pensions et
indemnités dues
 Suivi de la
situation légale
des travailleurs
étrangers
 N° de Sé cu

Audit financier et comptable 10

Audit de la paie

_ Les Les Redressem La Collaboration

 Charges
dé claration avec la
dé clarations patronales ents comptabilité

sont-elles comptabilité

faites
en
s temps
et en heure ?
Rembourse Y-a-t-il Existence d’ une Engagemen Notes de
procédure de t de
justification et Frais
remboursement dépenses
autorisation des frais
non
professionnels
des autorisées
Existence d’ un
Fraudes
ment dé placements support Risque de
standardisé redresseme
notes de enregistré s
Exhaustivité et
nt
en URSSAF
frais note de frais ? contrô le des
justificatifs,
_ Risque de
vérification
arithmétique double
Existence d’ un visa rembourse
de la hiérarchie
Existence d’ un bon ment
_ Risque de
à payer réintégrati
Absence de carte on fiscale
de cré dit société pour les
salariés
Audit financier et comptable 11
Audit de la paie

Archivage Les documents Durée _ Pénalités Archives Développer l’

Accessibilité _ Etudes archivage
relatifs à la
Pertes d’ microfiches Informatique,
paie sont-ils
infos micro-fiches
archivé s de
faç on lé
gale ?

Audit financier et comptable 12

Audit de la paie

2 - Audit d'
efficacité :
Mots clefs Questions Pratiques Risque Documents Personnes Outils et
particuliè d’ organisation à utiliser à rencontrer indicateurs
res communé ment
adopté es
Ré fé
rentiel
Normes
PAYEMENT Le payement Risque de Etats Gestionnaire Différencie
 Respect des
payement existants : de la paie r les
des dates de
ou état des régularisati
ré muné virement
virement régularisa ons
rations est-il  Contrô le des tions
pur un normales
correct Y-a-t-il payements hors montant (heures
des doublons ? virement erroné complé
Y-a-t-il un suivi ment aires)
Trop
des erreurs et  Faire un suivi
perç u et les
corrections ? des erreurs
Retard régularisati
Combien y-a-t-il repérées pour ons
de ré gularisation paie
les corriger au
Audit financier et comptable plus vite 13
Audit de la paie

dans le mois ? Mécontent diffé rées

 Existence
Chaque personne d’ une procédure ement erreur de
quitte-elle la pour le calcul du des saisie)
société avec un solde tout salariés : Régularisati
solde tout compte lors d’ un absentéis on
compte ? départ ou d’ un me anormale
transfert Dégradati sur le
on du total paie
climat de
social l’ échantillon
Questionnai
re
pour définir
tous
les types de
régularisati
on ou
d’ erreur
Incident
critique
_ Toutes les pour
modifications en comprendre
terme de renvoi, tous les
embauche et problèmes
modification de de
salaire sont prises payement
en compte par le

Audit financier et comptable 14

Audit de la paie

service paie ? Liste des Engageme Documents Transmissio

_ Y-a-t-il une

autorisation et un personnes nt de formalisant

suivi des autorisé es à société vis l’ engagement
acomptes, des octroyer des à vis du salarié
avances, des prê ts avances, acompte salariés prêts,
et des saisies et prêts par des acomptes,
arrêt sur salaire ? Existence personnes avances)
d’ une procédure non Consulter
de contrô le des autorisées l’ éché ancier n
remboursements de prêt systématiqu
Suivi des e des
remboursements information
et imputation sur s à la
paie comptabilité
Tableau de
suivi
des avances
et
acomptes

Audit financier et comptable 15

Audit de la paie

L’ enregistrement  Comptabili Transmission Collaboration Rapprochem

ENREGIST
Connaissances
REMENT comptable de la té des donné es avec la ent
des imputations
paie est-il fait générale paie / comptabilité des
COMPTABL comptables
correctement ? erroné e comptabilité DADS par
E
 Dé lais Risque rapport à la
d’ enregistrement de non comptabilité
conforme respect de
la règle
séparation
des

SECURITE & Est-on sû rs de Existence de exercices

Perte de Hiérarchique Check-list
CONFIDENT la protection codes d’ accès au confidenti qui attribue Nombre de
IALITE des informations fichier du alité des les accè s pannes dans
DU relatives à la personnel et au informatio Informaticiens l’ année
SYSTEME paie ? système ns de s’ occupant de Nombre de
DE PAIE d’ établissement paie la sécurité du fois
de la paie Falsificati système où les paies
on des ont
données été versées
de retard à
paiement cause
d’ un
problè me
informatiqu
L’ accè s au Conservation e
nombre de

Audit financier et comptable 16

Audit de la paie

ré seau est- des jours

informations de retard
il
lieu sû r
suffisamment
Classement des
contrô lé ?
documents

SECURITE & Qui a accè s au répondant aux Blocage

CONFIDENT fichier ? besoins des
IALITE Dans quelles utilisateurs
DU Les mots de
limites ?
SYSTEME
DE PAIE passe sont-ils
modifiés
régulièrement

Est-ce qu’ il y a Antivirus

une é quipe Equipe interne complet du

spé cialisé e Equipe système
capable externe ?
d’ intervenir Risque
n’ importe quand juridique
en cas de Risque
problè me sur le financier
systè me de Risque de

Audit financier et comptable 17

Audit de la paie

paie ? blocage
de
toutes les
paies des
salariés

Ce systè me
est-il doté de
mé canismes de
Grè ves
contrô le
Surcharge
susceptibles de du
faire foi service du
en cas personnel :
de litige ? sollicitatio
ns
té léphoniq
INCOHEREN ues
Paie Listing des
A-t-on é laboré
CES des procé négative erreurs

dures de test Doublons Surveiller

Risque paie
suffisamment
financier négative
importantes Incident Vé rifier
pour repé rer et qu’ une
toutes les interrupti personne
on des ayant

Audit financier et comptable 18

Audit de la paie

anomalies ? Une heure traitement 169 heures

s soit à
Dysfonctio temps
nnements complet
Erreur de
saisies
devant
entraî ner
des
messages
L’ utilisation des récupérable = d’ erreur
une heure
rubriques de complé mentaire
paie se fait- en taux horaire
elle pour le
uniformé ment ? gestionnaire Incidents
c’ est la même critiques
chose au niveau Chart-flow
de la
rémunération
Mais pour
l’ auditeur ou le
contrô leur de
gestion, il y a
diffé rence : l’ une
est travaillée,
l’ autre non
travaillée

Audit financier et comptable 19

Audit de la paie

indicateurs
demandés par
l’ INSEE)

PERSONNEL Comment est Avoir 2 Malaise Listing des Salariés de Enquêtes

ET perç u personnes social différents auprès du
ENVIRONNE minimum au sein Démotivati services et de personnel
le
MENT du service o différents Sondages :
service
DE Polyvalence niveaux méthode
LA paie ? Compétences hiérarchiques des
FONCTION quotas
PAIE Risque
de fraude
Le service paie Nombre de
Risque réclamation
se comporte-til
de blocage s
comme une des paies Nombre de
é quipe Prud’ sollicitation
autonome ? homm es s
(remplacements téléphoniqu
non planifié s es
dans le service)

Audit financier et comptable 20

Y-a-t-il

un
Audit de la paie

fort Existence d’ un Perte Entrées et Nombre de

turn– over dans organigramme Sorties

le service paie Des définitions

? de fonction

démissions

Y-a-t-il des

possibilité s de
promotion et
d’ é volution de
carriè re ? Nombre de
formations
allouées aux
Existe-t-il des personnes

guides de
procé dure pour
inté grer des
nouveaux dans Promotions

le service dans
le service
paie
Motivation
? Organigramme
Est-on sû r que d’ efficacit

Audit financier et comptable 21

Audit de la paie

les tâ ches et claires é

responsabilité s Absence de Détourne

tâ ches ment au
sont clairement
redondantes profit des
dé finies au
Séparation des salariés
sein du tâ ches et liste
service ? des signatures
autorisées

LES Qui en dehors Mauvaise Contrô le de Livret

UTILISAT du service utilisation gestion comportant

EURS utilise les de Contrô le de le

l’ informati gestion sociale détail
informations ?
on
pouvant de chaque
rubrique
entraî ner
des
effectifs
erroné s
Et
revendicat
ions
syndicales

Audit financier et comptable 22

Audit de la paie

3- Audit straté gique (conclusion)

A la fin d'une étude de ce genre, on va pouvoir se retrouver face à certains choix qui peuvent être en relation
avec les causes de l'élaboration de l'audit. Par exemple, il peut s'agir de commander un audit pour savoir s'il est
opportun de changer le système paye en raison d'une cause précise : passage aux 35 heures, passage àl'an 2000,
L'Euro., ou bien s'il est plus judicieux de l'externaliser àun cabinet. Dans ce cas, la comparaison du coût d'un bulletin de
paie entre l'ancien, le nouveau système et le prix du marchévont conditionner le choix stratégique de la survie du service
paie dans l'entreprise.

Audit financier et comptable 23