CENTRE DE RECHERCHE SUR L’INFORMATION

SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE

DEPARTEMENT COLLECTE TRAITEMENT ET DIFFUSION

SYSTEME DE GESTION DE
FONDS DOCUMENTAIRES
(SYNGEB 2002)
Version monoposte

Mars 2002

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Introduction

Ce document est un guide d’utilisation du système de gestion de

bibliothèques SYNGEB sous Windows 95/98/XP dans sa deuxième
version. Il est rédigé de la façon la plus simple possible en tenant compte
du fait que l’utilisateur n’est pas nécessairement un habitué de l’outil
informatique.

Un vocabulaire clair et une schématisation abondante illustrent à

chaque étape les différentes manœuvres à effectuer. Cependant, ce guide
ne doit en aucun cas dispenser l’utilisateur de WSYNGEB des séances de
manipulation qui sont assurées par le fournisseur lors de l’acquisition du
système.

1. Présentation du système SYNGEB v. 2

L’Acronyme WSYNGEB est l’abréviation de Système Normalisé de

Gestion de Bibliothèques. L’adjectif « Normalisé » renvoie au fait que le
format de stockage informatique des données utilisé est un standard
international, l’UNIMARC (UNIversal MAchine Readable Cataloguing ),
autrement dit en français : Catalogage universel lisible par machine.

En effet, ce format vous permet aisément d’importer ou exporter les

données et basculer d’un logiciel à un autre sans avoir à reformater ou
ressaisir les données.

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1.1 Généralités sur le système

SYNGEB est un outil de gestion qui permet de créer des bases de

données référentielles d’Ouvrages, Thèses, Périodiques et Articles de
périodiques etc.

A partir d’une base de données, il permet de générer très facilement des

sous bases spécifiques, La mise à jour des données est facilitée et des états
de sorties sont à tout moment possibles.

Le système prévoit une sécurité pour les données et offre la possibilité

de créer des copies de sauvegarde des bases créées.

1.2 Configuration nécessaire

Configuration minimale :
PC Pentium 100
Windows 95/98
Lecteur 3 p1/2
DD 500 Mo
RAM 16 Mo
Imprimante
Ecran couleur

Configuration recommandée :
PC Pentium 200 ou plus
Windows 95/98
Lecteur 3 p1/2
DD 1 Go
RAM 32 Mo
Imprimante
Ecran couleur

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II. Installation et démarrage

SYNGEB est fourni à l’utilisateur dans un CD dite « CD

d’installation », c’est-à-dire qu’elle inclut un programme qui va permettre
d’installer automatiquement tous les programmes et les fichiers
nécessaires dans l’ordinateur. Pour l’installation, il faut suivre les
instructions suivantes :

1- Mettre en marche l’ordinateur;

2- Démarrer Windows ;
3- Lancer Exécuter ou Installer à partir de CD

L’opérateur aura alors à répondre à certains messages qui lui demanderont

le nom du répertoire où sera installé le système. Autrement, par défaut, le
système sera copié dans un répertoire nommé WSYNGEB (Chemin c:\
syngeb).

Un message signifiera la fin de l’installation. WSYNGEB est désormais

prêt à fonctionner.

III. Description des différentes menus du système

A l’image des diverses applications disponibles sur le marché du logiciel.

SYNGEB reprend le mode de représentation qui repose sur le principe des
menus hiérarchiques ou déroulants et des boîtes de dialogues permettant la
sélection de divers paramètres et le choix d’options et cela en utilisant
simplement la souris.

A tout moment, la touche « Echap » permettra d’interrompre l’opération

en cours et de revenir au menu précédent.

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 Dès l’exécution de SYNGEB, apparaît à l’écran un menu que nous
appellerons « menu principal » tout au long de ce qui suivra. Ce menu se
présente ainsi :

La fenêtre principale offre les six (06) menus du système.

On accède à chacun d’eux la flèche de la souris.

Par ailleurs, d’autres informations sont constamment disponibles. Ces

informations sont :

- Le nom de la base : BDD-AR

- Le type de la base : périodique car l'extension est [.per]
- Le chemin de la base : c:\ Syngeb
- Le volume de la base en termes de notices : 1

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III. 1 OPTION BASE
Une fois sélectionnée, ce menu donne accès au menu suivant :

III. 1.1 OUVRIR BASE

Cette option permet de créer une base de données, ou d’utiliser une base
déjà existante. Aucune saisie, modification, suppression ou recherche ne peut
être effectuée sur une base si elle n’a pas été préalablement « ouverte ».
Voici la fenêtre qui apparaît pour cette option :

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 Créer une nouvelle base :
- Choisir le répertoire dans lequel on désir ouvrir la base dans le champ
Look In ou Rechercher dans, il est cependant recommandé d’ouvrir
une base dans le répertoire SYNGEB;
- Ecrire le nom de la base dans le champ File Name ou Fichier de type;
- Choisir le type de base dans le champ Files Of Type ou Type de Fichier;
- Cliquer sur Open ou Ouvrir .

Pour ouvrir une base déjà existante :

- Sélectionner le répertoire dans lequel elle se trouve;
- Choisir le type de base à ouvrir;
- Pointer sur le nom de la base;
- Double cliquer ou cliquer sur ouvrir.

III 1.2. Saisie des données :

Pour commencer la saisie des documents, choisir dans le menu

principal Base l’option saisie. La fenêtre suivante s’affiche :

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 Nouveau : Permet d’afficher le masque de saisie correspondant au
type de document de la base de données courante.

Dans cet exemple, il s’agit du masque de saisie périodiques.

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Modifier : Pour modifier des données d’une notice :
- Pointer dans la liste sur la notice à modifier;
- Cliquer sur le bouton Modifier pour afficher les données dans le
masque de saisie.

Supprimer : Pour supprimer une notice :

- Pointer dans la liste sur la notice à supprimer;
- Cliquer sur le bouton Supprimer;
- Confirmer la suppression en cliquant sur le bouton OUI ou annuler la
suppression en cliquant sur NON.

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Chercher : Fait accéder l’utilisateur à la fenêtre de la recherche. Cette
fonction peut être exécutée à partir du sous menu Recherche.

III. 1.3 IMPORTATION

L’une des possibilités offertes par SYNGEB est de pouvoir verser dans la
base de données en cours, des notices disponibles dans un autre fichier.
Le format de ce dernier doit être structuré selon l’UNIMARC (ISO 2709).

Pour procéder à l’importation de données :

- Ouvrir une base de données;
- Aller vers l’option Importation;

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La fenêtre suivante s’affiche :

Ensuite :
- Sélectionner dans LOOK IN ou RECHERCHER DANS l’unité dans
laquelle se trouve le fichier à importer ;
- Pointer sur le fichier, puis double cliquer ou cliquer sur OPEN pour
importer les données dans la base activée.

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III – 1.4 EXPORTATION :

Pour procéder à l’exportation de données à partir de SYNGEB :

- Afficher la liste des documents de la base activée;
- Pointer sur la notice à exporter; vous pouvez sélectionnez plusieurs
notice pour les exporter
- Cliquer sur l’icône « sélection notice ».
La fenêtre suivante s’affiche :

Sélection notice

Apres avoir terminé la sélection, sortir de la liste et aller vers l’option

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 EXPORTATION. La fenêtre suivante s’affiche :

- Cliquer sur exporter

- Sélectionner dans la zone EXPORTER VERS l’unité ou le répertoire
dans lequel vont être Exporté les données sélectionnées;
- Dans le champ FILE NAME ou NOM DE FICHIER, donner un nom
de fichier dans lequel seront versées les notices exportées;
- Cliquer sur les boutons SAVE ou ENREGISTRER.

De même qu’il est possible d’exporter avoir après avoir effectué une
recherche.

Supposons que lors d’une recherche dans une base on a trouvé un

document sur la psychologie de l’enfant, on obtient le résultat suivant :

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 Il est possible à ce niveau de faire une sélection notice par notice ou bien
une sélection globale.
Puis on procède de la même manière tel que présenté ci-dessous.

III. 1.4 RECHERCHE DOCUMENTAIRE

C’est l’option par laquelle on peut rechercher et afficher les notices de la
base. Il existe dans le module SYNGEB plusieurs critères de recherche qui
sont :
Mots du titre ;
Auteur et collectivité
Mots clés
Cote
ISBN/ISSN

SYNGEB offre deux modes de recherche :

- Par un seul ou plusieurs critères combines;
- Par équation de recherche.

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 Une fois l’option recherche activée, la fenêtre suivante s’affiche :

1) Recherche par un seul ou plusieurs critères combinés :

Recherche simple :
- Saisir la requête dans le champ du critère choisi ;
- Appuyer sur ENTREE ou cliquer sur le bouton CHERCHER pour
afficher le résultat de la recherche ;

Remarque : Il faut toujours activer l’option CLES PARTIELLES.

Recherche par les index :
Un deuxième type de recherche est possible par les index :
- Cliquer sur la flèche ;
- Pointer sur le terme ou l’énoncé choisi;
- Appuyer sur ENTREE ou cliquer sur OK pour afficher le résultat de la
recherche.

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 Dans cet exemple, la recherche est faite à partir du MOT TITRE
« adolescents ».

b) Recherche par plusieurs critères de recherche

(utilisation des opérateurs booléens) :
On procède de la même façon que dans la recherche simple, sauf
que dans ce cas, on saisi plusieurs énoncés à la fois dans les champs

correspondants en pointant sur l’opérateur choisi comme dans l’exemple ci-dessous :

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 2) Recherche par équation de recherche :

Cette deuxième option de recherche se fait de la manière suivante :

- Cliquer sur l’onglet « EQUATION DE RECHERCHE » ;
- Saisir équation de recherche comme dans l’exemple figurant ci-
dessous ;
- Cliquer sur le bouton chercher pour afficher le résultat de la recherche.

Résultat de la recherche :
Dans cette fenêtre s’affiche le résultat de la recherche. La notice en
cours apparaît en surbrillance.

A partir de la fenêtre liste on peut visualiser les détailles de la notice

selon trois formats en cliquant sur les onglets :
- Détaillé;
- ISBD;
- UNIMARC.

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Exemple d’affichage en ISBD :

Exemple d’affichage détaillé :

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III.1.6 Quitter SYNGEB :

A partir de cette option, on peut sortir du programme, après avoir répondu

à un message de confirmation.

Par ailleurs, il est possible d’interrompre le programme et d’en sortir à

n’importe quel moment en cliquant sur l’icône appropriée ou le (X) du menu
Windows.

III.2 MENU TABLES :

Ce menu permet de créer et mettre à jour les différentes tables utilisées

dans les différents masques de saisie :
- Thèmes
- Langues
- Pays de publication
- Fonctions des auteurs secondaires
- Périodicités (Périodiques)
- Mots vides

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 Cependant il est possible de mettre à jour les tables à partir des masques
de saisie sans pour autant passer par le menu TABLES.

L’utilisateur peut à tout moment, soit imprimer sur papier ou stocker sur
fichier chacune de ces tables.

III.2.0 Table des thèmes

Table donnant pour chaque thème le code conventionnel
correspondant. Les thèmes servant à la répartition des notices lors de
l’édition du catalogue.

Exemple : 100 Philosophie

Ce thème est pris à partir de l a Classification décimale de Dewey.

III. 2.1 Table des langues

Table donnant pour chaque langue d’un document le code normalisé
(Table Library of Congres).

Ex. fre français

ara Arabe

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III. 2.2 Table des pays
Table donnant pour chaque pays de publication le code normalisé
(ISO 3166/1988) correspondant.

Ex. DZ Algérie
FR France

III. 2.3 Table des fonctions des auteurs secondaires

Table donnant pour chaque auteur secondaire d’un document le code
numérique (UNIMARC) de sa fonction :
Ex. 080 Préfacier
730 Traducteur

III. 2.8 Table des périodicités

Table donnant le code UNIMARC correspondant à la périodicité de la
publication en série.
Ex. a Quotidien
f Mensuel

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III.2.9 Table des mots vides
Table donnant la liste des mots non significatifs dans la recherche et le
classement des indexs.
Ex. La, Le, Est…

Quel que soit la table choisie, la même fenêtre apparaît.

Exemple : table des langues

Si l’on désire faire une sortie de cette liste, il suffit de cliquer sur « Imprimer ».

Ajouter :
Permet d’ajouter un nouveau code et libellé à la table courante.
Valider l’ajout en cliquant sur ENREGISTRER.

Modifier :
Permet de modifier les codes ou les libellés dans la table courante. La
modification se fait de la manière suivante :
- Pointer sur le code ou le libellé à modifier ;
- Cliquer sur le bouton MODIFIER ;
- Effectuer les modifications ;
- Valider par ENREGISTRER.

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Supprimer :
Permet de supprimer les codes et les libellés dans la table. Pour effectuer
cette opération :
- Pointer sur le code et le libelle a supprimer ;
- Cliquer sur le bouton SUPPRIMER ;
- Valider la suppression par OUI.

III. 3 MENU EDITIONS

Le menu éditions de SYNGEB permet d’éditer les listes suivantes :

- Catalogue (format ISBD)

- Index titres
- Index auteurs
- Index mots clés

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Générer catalogue :
Avant d’éditer le catalogue d’une base active, il faut d’abord
exécuter l’option GENERER CATALOGUE.

La fenêtre suivante apparaît :

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 - Choisir en pointant sur « Catalogue analytique » ou
« Catalogue signalétique» l’option d’édition désirée ;
- Sélectionner le thème à éditer en cliquant sur-le-champ THEME;
- Après avoir sélectionné le thème à éditer et valider par OK;
- Cliquer sur le bouton GENERER ;
- Revenir au menu EDITIONS, puis cliquer sur l’option
«CATALOGUE» pour l’affichage du catalogue ;
- Utiliser les icônes dans la partie supérieure de la fenêtre pour la

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 visualisation et l’impression
Remarque :
Les notices pour lesquelles aucun thème n’a été attribué lors de la saisie se
retrouvent lors de l’édition du catalogue dans la rubrique intitulée NON-
CLASSEES.

L’édition des index :

Les indexs peuvent être édités après génération du catalogue.
Après avoir lancé l’un des index, le système l’édite automatiquement,
comme dans l’exemple suivant :

L’impression des index est lancée à partir des icônes d’impression

apparaissant dans la partie supérieure.

REMARQUE : Pour chacun des index, les notices sont classées par ordre
alphabétique et les numéros indiqués renvoient aux numéros des notices
dans le catalogue.

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III. 4 MENU MAINTENANCE :

Ce menu permet d’exécuter les différentes opérations de maintenance sur

les bases de données. les options disponibles sont :
- Sauvegarde ;
- Restauration;
- Réindexation;
- Compression ;
- Réindexation tables

III.4.1 Sauvegarde :

Cette option permet de sauvegarder une base de données ouverte sur un

autre support (disquette etc.) ou dans un autre répertoire. Lorsque la fonction
sauvegarde est activée, la fenêtre suivante apparaît :

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 Remarque : La sauvegarde peut se faire sur plusieurs unités de
disquettes. Si la base de données est volumineuse, un message s’affiche
vous demandant d’introduire une autre disquette. Il est souhaitable
d’effectuer des sauvegardes quotidiennes des bases de données.

III.4.2 Restauration :

Cette option est l’opération inverse de la sauvegarde, elle permet de

restaurer une base de données stockées dans un autre répertoire ou sur un
autre support.

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 Note : Cette opération n’est possible que si la base de données a été
préalablement sauvegardée. Pour restaurer une base qui a été supprimée suite
à une erreur de manipulation, il faut suivre les étapes suivantes :

1 - Créer une base ayant le même nom

2- Aller à l’option « Restauration » et dans la fenêtre [Restauration
base] indiquer le lecteur et le nom de la base à restaurer (voir fenêtre ci-
dessus).
3 - Aller à « Reindexation » et lancer cette opération.

III. 4.3 Reindexation :

Cette option permet de générer les différents index. L’option

REINDEXATION doit être exécutée :
- Après avoir importé une base de données ;
- Lorsque la session de saisie est brusquement interrompue (panne
d’électricité etc.).

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III.4.4 Compression :

La suppression d’une notice à partir du masque de saisie est une

suppression logique. Cette option permet donc de supprimer physiquement

les notices qui ont été déjà supprimées logiquement.

III – 4.5 Réindexation des tables :

Dans le cas d’une restauration des tables, cette option permet de les
réorganiser.

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III.5 MENU OPTIONS

III.5.3 Protection SYNGEB :

SYNGEB offre la possibilité de bloquer l’accès au système en attribuant un

mot de passe. Ce dernier peut être changé à chaque fois. Dès que l’option

MOT DE PASSE est activée, la fenêtre suivante apparaît :

-Inscrire le mot de passe courant dans le premier champ ;
-Inscrire le nouveau mot de passe dans le deuxième champ , puis valider
en cliquant sur le bouton CONFIRMER.

III. 6 MENU AIDE :

Ce menu permet à l’utilisateur d’accéder à la page de présentation

(informations générales).

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