Mémoire Hadjer

Ministère de la Formation et de l'Enseignement Professionnels
Direction de la Formation et de l’Enseignement Professionnels

De la wilaya de Béjaïa
Centre de Formation Professionnelle et de l'Apprentissage
CHAHIDA SAIFI Zineb de Béjaïa
Mémoire Fin de
Stage
En vue d’obtention du diplôme de BTS en « Secrétariat Bureautique »
Thème
Le Secrétariat et les techniques
De classement
Organisme D'accueil :
Réalisée par : Encadrée par :

M me
Bournine Hadjira
MrBENSADI Samir
Mme Slimani Lynda
Promotion du [2021/2022]
REMERCIEMENT
Avant tous, je remercie dieu le tout puissant qui m’a
procuré de la volonté, du courage et surtout de m’avoir
donné un Savoir pour mener à terme ce modeste travail.
Je tiens à exprimer mes vifs remerciements à tous

nos enseignant(e)s en particulier « Mr BENSADI Samir »
pour nous avoir partagé ses connaissances, ses précieux
conseils, ses orientations, aussi pour le temps qu’il nous a
consacré pour munir a bien ce modeste mémoire.
Je remercie le Directeur du Centre de Formation
Professionnelle & de l’Apprentissage SAIFI Zineb Béjaïa,
qui nous a facilité l’accès à la formation, ainsi qu’a tout le
personnel du centre particulièrement Mr Saidani Mourad
le chef servie Apprentissage& Mr Bouzid Saadi
L’Adjoint Technique et Pédagogique de l’Apprentissage.
« BOURNINE Hadjira »
REMERCIEMENT
Avant tous, je remercie dieu le tout puissant qui m’a
procuré de la volonté, du courage et surtout de m’avoir
donné un Savoir pour mener à terme ce modeste travail.
Je tiens à exprimer mes vifs remerciements à tous

nos enseignant(e)s en particulier « Mr BENSADI Samir »
pour nous avoir partagé ses connaissances, ses précieux
conseils, ses orientations, aussi pour le temps qu’il nous a
consacré pour munir a bien ce modeste mémoire.
Je remercie le Directeur du Centre de Formation
Professionnelle & de l’Apprentissage SAIFI Zineb Béjaïa,
qui nous a facilité l’accès à la formation, ainsi qu’a tout le
personnel du centre particulièrement Mr Saidani Mourad
le chef servie Apprentissage& Mr Bouzid Saadi
L’Adjoint Technique et Pédagogique de l’Apprentissage.
« SLIMANI Lynda »
« BOURNINE Hadjira »
« SLIMANI Lynda »
Liste des Figures
La Figure N° 01 :Courrier arrivé Page09

La Figure N° 02 :Courrier départ Page10
La Figure N° 03 :Le classementalphabétique Page14
La Figure N° 04 :Le classementnumérique Page14
La Figure N° 05 :Le classementdécimal Page15
La Figure N° 06 :Le classementChronologique Page16
La Figure N° 07 :Le classementalphanumérique Page17
La Figure N° 08 :Lesprocédures de classement Page18
La Figure N° 09 :Lesdifférents types d’Imprimantes Page24
La Figure N° 10 :La Scanner « à plat » Page24
La Figure N° 11 :La Scanner « à main » Page24
La Figure N° 12 :Photocopieuse Page24
La Figure N° 13 :Le Téléphone Page25
La Figure N° 14 :Le Télécopieur (Fax) Page25
La Figure N° 15 :INTERNET Page26
La Figure N° 16 :L’Agenda Page26
La Figure N° 17 :Parapheur Page27
La Figure N° 18 :L’Agrafeuse Page27
La Figure N° 19 :Les Tampons Page27
La Figure N° 20 :Les Tampons Page28
La Figure N° 21 :Les Boites d’Archives Page28
La Figure N° 22 :Le Papier blanc, listing & à entête Page28
La Figure N° 23 :Le Registre Page29
La Figure N° 24 :Les chronos (Classeurs) Page29
La Figure N° 25 :Les fournitures ordinaires Page29
La Figure N° 26 :Les Périphériques Page31
La Figure N° 27 :Clavier Pc de Bureau Page32
La Figure N° 28 :La Souris Page33
La Figure N° 29 :L’Ecran Page33
La Figure N° 30 :Les Baffles Page33
La Figure N° 31 :Les Différents Modem Page34
La Figure N° 32 :Graveur BD Page34
La Figure N° 33 :Lecteur de carte mémoire Page35
La Figure N° 34 :Imprimante multifonction Page35
La Figure N° 35 :Disque Dur Page35
La Figure N° 36 :Flash Disque Page35
Liste des Tableaux 
Tableau N° 01 :Classement Géographique Page17
Tableau N° 02 :Spécialités Affectés au service Apprentissage Page48
Tableau N° 03 :Spécialités Affectés au service Résidentiel Page49

Remerciements 
Dédicaces i
Liste des Figures 
Liste des tableaux .........................................................................................................................vi
Sommaire
IntroductionGénérale................................................................................................................1
Chapitre I : « Généralité sur le Secrétariat »....................................................................2
Section 1 :Le secrétariat et la secrétaire..................................................................................2

1-1 Le secrétariat :...................................................................................................................2
1-2 La secrétaire :....................................................................................................................3
Section 2 :Les tâches et Qualités de la secrétaire dans l’administration..............................4

2-1 Les tâches de la secrétaire dans l’administration :............................................................4
2-2 Les qualités de la secrétaire dans l’administration :.......................................................11
Section 3 :Généralité sur le classement..................................................................................13

3.1- Définition :......................................................................................................................13
3.2- Les facteurs du choix d’un classement :.........................................................................13
3.3- Le but du classement :....................................................................................................14
3.4- Les qualités d’un bon classement :.................................................................................14
3.5- Les différents ordres du classement :..............................................................................15
3.6- Les procédures de classement :.......................................................................................20
3.7- L’archivage :...................................................................................................................22
Chapitre II : « Bureautique et L’informatique »................................................................ 23
Section 1 :La bureautique.......................................................................................................23

1-1 Historique de la bureautique :.....................................................................................23
1-2 Définition de la bureautique :......................................................................................24
1-3 Le but de la bureautique :............................................................................................24
1-4 Le rôle de la bureautique :...........................................................................................24
1-5 Les outils de la bureautique et de communication:.....................................................24
1-6 Les moyens mis à la disposition de la secrétaire :......................................................27
Section 2 :L’informatique.......................................................................................................31
2.1. Historique de l’informatique :.....................................................................................31
2.2. Définitions de l’informatique :....................................................................................32
2.3. L’ordinateur :..............................................................................................................32
Chapitre III : « Déroulement (Processus) de classement ».............................................. 41
Section 01 :Aspect descriptif du CFPA SAIFI Zineb de Bejaia..........................................42

1.1 Historique :..................................................................................................................42
1.2 Activité et objectif du CFPA :……………………………………………………….50
Section 02 :Aspect organisationnel du CFPA SAIFI Zineb.................................................43

2.1 - L’organigramme du CFPA SAIFI Zineb de Bejaia :................................................43
2.2 - Les différentes missions de chaque service :............................................................44
2.3 Organisation Pédagogique et les formations offertes Du CFPA.................................48
2.4 - Les formations offertes Du CFPA « SAIFI Zineb » :...............................................48
2.5 - Bureau de secrétariat de direction.............................................................................52
2.6 - Principales tâches d’une secrétaire :.........................................................................52
2.7 - Accueil téléphonique et physique :...........................................................................57
2.8 - Des documents écrits administration :......................................................................58
2.9 - Technique de classement le plus utilisée :................................................................58
Conclusion Générale :..........................................................................................................60
Bibliographie
Annexes
« Introduction Générale »
La Secrétaire est la collaboratrice de son supérieur hiérarchique, elle joue un rôle

IntroductionGénérale
fondamental dans la bonne marche de l’entreprise à laquelle elle appartient. Ses
compétences techniques lui permettent d’organiser et d’encadrer le travail administratif
dont elle a la charge. Le métier s’exerce en étroite collaboration avec le supérieur
hiérarchique.
La secrétaire est la personne qui effectue diverses tâches administratives, en

mettant, en évidence son savoir, savoir être, savoir-faire et parmi ces tâches le classement
des documents, car la circulation de l’information est effectué grâce à ceux-ci.
Pour l’activité de l’administration le document est d’une importance primordiale.

C’est souvent le document qui instruit, qui renseigne. C’est toujours le document qui
enregistre et retient l’information.
C’est encore le document qui sert de preuve, afin de remplir correctement son
rôle, ce document à la forme et aux contenus variés doit être constamment disponible, à
tout moment il faut qu’on puisse déterminer rapidement sa position. Cette exploitation du
document entraine de sa création de nombreuses manipulations ; c’est pour cette raison que
la connaissance des techniques de classement de l’information est considéré aujourd’hui
comme indispensable la pratique de tout fonction.
Pour établir ce mémoire on a posé la problématique suivante :
- Quelles sont les différentes techniques de classement ? et quelles est la technique

la plus utilisée au sein de secrétariat ?
 Ya une masse des documents reçus par l’administration est considérable. S’ils ne
sont pas tous d’un intérêt immédiat, ils peuvent cependant devenir utiles. Il faut par
conséquent les conserver en ordre.
 Ya différents techniques de classement sont devisés en deux (02) catégories.
Et pour répondre à cette problématique on a repartie notre plan de travail en trois

(03) chapitres dont :
Chapitre 1 : Généralité sur le Secrétariat ;

Chapitre 2 : Bureautique et l’informatique ;
Chapitre 3 : Déroulement (Processus) de classement au niveau du secrétariat.
Chapitre I : « Généralité sur le Secrétariat »

Selon l’avis des professionnels du métier, la secrétaire est la personne qui effectue
diverses tâches administratives et qui secondes les gestionnaires et les responsables dans le
travail de bureau ce qui nécessite une bonne maîtrise du savoir, savoir être et savoir-faire.
Le service secrétariat occupe, aujourd’hui, une très grande place dans une entreprise.
On ira jusqu’à dire, que c’est la plaque tournante autour de laquelle évoluent toutes les
informations de communications, d’organisations et de décisions, étant donné que ce service
joue le rôle d’intermédiaire entre le milieu interne ainsi que le monde externe à l’entreprise.
Section 1 : Le secrétariat et la secrétaire

1-1 Le secrétariat :
Le secrétariat est un bureau, poste ou le service dans lequel une ou plusieurs secrétaires
effectues leur travail, il s’est t’imposé entant que structure indispensable dans l’organisme de
toutes activités administratives afin de faciliter la circulation des informations et la gestion des
relations internes et externes.
1.1.1 Historique du secrétariat :
« La fonction de secrétaire remonte aux temps des pharaons. A cette époque, on

trouvait déjà des secrétaires : ce sont des scribes instruits et qui savent écrire. La maitrise de
l’écriture sera tout au long des siècles écoulés le fil conducteur du métier.
Au 19ème siècle le métier de secrétaire était surtout exercé pas des hommes. Un certain
nombre de grands personnages qui ont marqué l’histoire, ne savait souvent ni lire ni écrire. Le
secrétaire était donc l’homme de confiance érudit qui était selon la définition du petit
Robert « attaché à une personne de haut rang pour rédiger de transcrire des lettres et des
dépêches officielles ». Il gérait l’écriture et le support (du papyrus au papier) au nom de celui
qu’il représentait.
C’est à la fin du 19ème siècle avec l’invention de la machine à écrire puis quasiment
concomitamment du téléphone, qu’une évolution significative va marquer les métiers de
secrétaire. La première guerre mondiale va provoquer une modification capitale de l’exercice
de cette profession avec le développement massif du travail des femmes. Cette féminisation
liée à l’utilisation de la dactylographique et de la sténographie marquera une première
dichotomie dans les fonctions à travers l’analyse des taches : la dactylographique proche de
l’employée de bureau, et la sténodactylographie, première apparition de la notion de secrétaire

généraliste.
Cette dernière prédéterminera aussi la mise en place du binôme « Patron-secrétaire ».

Une deuxième phase historique peut être observée dans les années 1950 avec la
standardisation des taches à travers la création des pools dactylo. La profession de l’assurance
en fut une illustration. Cette organisation a été remise en cause par la bureautique. En effet
depuis quelques années les métiers du secrétariat connaissent une transformation de leur
contenu liée essentiellement à l’introduction des nouvelles technologies. Les nouveaux outils
en réduisant les contraintes des taches d’exécution ont une incidence positive sur la
productivité des secrétaires. Ils devraient dégager à terme une nouvelle phrase d’évolution
historique de la notion de secrétariat vers celle plus large et plus valorisante d’assistante. »1
1.1.2 Définition du secrétariat :
« Le secrétariat est une fonction qui consiste à s’occuper, pour le compte d’un autre
employé ou agent, de son courrier, de ses communications téléphoniques, de la rédaction des
comptes rendus de réunions, de la gestion de son emploi du temps. Il allégé de certaines
activités notamment à l’organisation de ses actions etc. »2
1-2 La secrétaire :
Le mot secrétaire est compose de deux termes « secret » qui signifie la confidentialité
et « taire » signifie garder le secret professionnel.
La secrétaire est la collaboratrice directe de son responsable autrement dit « son bras
droit » il joue un rôle fondamental dans la bonne marche de l’entreprise à laquelle il
appartient. Ses compétences techniques lui permettent d’organiser et d’encadrer le travail
administratif dont il a la charge. Le métier s’exerce en étroite collaboration avec le supérieur
hiérarchique.
1
www.coursexercices.com
2
Http //Fr.wikipédia.org /wiki /secrétariat
Section 2 : Les tâches et Qualités de la secrétaire dans l’administration

2-1 Les tâches de la secrétaire dans l’administration :
2.1.1 Aménagement du bureau :
Il est nécessaire qu’un bureau d’une secrétaire soit dans les meilleures conditions
c'est-à-dire bien équipé, organisé et confortable.
 L’aménagement de son bureau reflète son image ;
 Le bureau doit comporter le strict ;
 Ranger les dossiers et les documents aussitôt que possible afin de ne pas se sentir
submerger par le travail ;
Une fois que la journée achevée, avant l’heure de la sortie, la secrétaire doit veiller à ne
pas laisser sur le bureau que les éléments essentiels et mettre ce qui est important et
confidentiel dans un tiroir fermé.
2.1.2 Organisation de travail :

 Répartition des tâches : La secrétaire doit répartir ses taches d’une manière
harmonieuse et structurée et s’adapter à son niveau, quotidiennement ou
hebdomadairement selon le besoin
 La maitrise du métier : Lasecrétaire doit maitriser toutes les ficelles du métier,
l’enregistrement, le classement, le traitement de texte, l’archivage etc … elle doit aussi
mettre en œuvre ses capacités et ses compétences.
 L’organisation de la mémoire : Comme les affaire à suivre dans le secrétariat sont
très nombreuse et variées, il faut organiser sa mémoire. Il existe de multiple façon
d’éviter le cumul de travail. Chaque secrétaire procède habituellement ses méthodes
personnelles. Voici quelque technique de mémorisation : si vous pensez à quelque
chose que vous devez faire plus tard, inscrivez-le sur votre agenda. Si vous n’avez pas
la mémoire des noms, inscrivez-le sur des fichiers etc…
2.1.3 Accueil :
2.1.3.1 Accueil des visiteurs(physique) :
 L’accueil a une importance capitale car il permet de créer un climat professionnel qui
favorise la communication et une relation interne et externe.
 Dans les principaux rôles de la secrétaire, il Ya l’accueil des visiteurs ; qu’elle doit
recevoir aimablement sans les faire attendre.
 Dès qu’un visiteur arrive dans la pièce, elle doit s’entretenir avec les visiteurs
gracieusement et convenablement.
 Si la secrétaire doit questionner le visiteur, elle le fera d’une manière à ne pas le gêner
car elle doit se renseigner à son propos (nom et but de la visite) à partir de ces
renseignements, elle doit décider au mieux des intérêts de l’administration.
2.1.3.2 Accueil téléphonique :
 Etre à l’écoute ;
 Sourire ;
 Faire preuve d’empathie ;
 Laisser les interlocuteurs s’exprimer ;
 Etre respectueux ;
 Comprendre les priorités ;
 Commencer la conversation sur une note positive ;
 Eviter les suppositions ;
 Toujours montrer sa disponibilité ;
 Proposer de l’alternative.
Un service destiné à gérer les appels entrants, dont l’objectif est de faciliter le traitement des
appels à fin d’améliorer la relation client.
2.1.4 Préparation de La correspondance :

La correspondance joue un rôle très important dans chaque service de l’établissement.
En effet c’est le meilleur moyen de conserver les preuves écrites, comme dit l’adage « les
paroles s’envolent mais les écrits restent ». La lettre évite aussi les déplacements.
Avant de passer à la rédaction d’une lettre, il est important de bien écouter son
supérieur hiérarchique pour retenir les points essentiels de la correspondance pour gagner du
temps.
Pour assurer la rédaction d’une correspondance, la secrétaire doit connaitre les
caractéristiques suivantes :
 La précision et la clarté.
 Savoir coordonner entre les mots et les phrases.
 Le respect de la voix hiérarchique et être responsable on trouve d’ailleurs deux (2)
sortes de correspondances : la correspondance commerciale et administrative.
2.1.5 Préparation des différentes lettres administratives :

Les différentes lettres administratives sont :
2.1.5.1. Le bordereau d’envoi :

« C’est un document destiné à l’acheminement de pièce au sein de l’administration
(entre les services administratifs). Dès lors que cette transmission n’implique pas de
commentaires qui justifierait la rédaction d’une lettre administrative d’accompagnement.
Le bordereau reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative (timbre,
suscription…) et comporte un tableau composé de trois colonnes.
Présentation :
 Colonne gauche : objet et désignation des pièces transmises ;
 Colonne centrale : nombre de pièces transmises ;
 Colonne droite : observations qui peuvent être les suivantes. »3
2.1.5.2. La note :
C’est un document de correspondance courant et utilisé à l’intérieur d’un même service
ou d’une même administration entre deux fonctionnaires et portant sur une même
problématique d’ordre professionnel.
2.1.5.3. La convocation :
C’est un document destiné à convier une ou plusieurs personnes à une réunion. Il prend
la forme d’une lettre administrative à forme personnelle ou d’une note.
Il comporte : l’objet de la réunion, l’ordre du jour, la date et l’heure, le lieu exacte,
l’indication de la personne qui présidera, les personnes invitées. Il peut indiquer les travaux
préparatoires à exécuter ou les documents à apporter.
On convoque du supérieur à subordonné, sinon on invite.
2.1.5.4. Le procès- verbal :

Comme le compte-rendu, le P.V relate les débâte d’une séance de travail de groupe. Il
enregistre le passé. Concis et précis, le procès-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue
de son rédacteur. Il enregistre un fait, un évènement dont la trace doit être conservée dans
l’intérêt d’une communauté.
2.1.5.5. Le rapport :
C’est un document qui sert, à partir de l’étude d’un problème ou de l’analyse d’une
situation, à donner un avis motivé, à proposer une action. C’est un document qui doit aider à
la pris de décision.
3
https://www.ac-orleans-tour.fr
On retrouve les mentions habituelles des autres documents administratifs : timbre ; date
et lieu, l’objet, référence. Il arrivée parfois que l’on trouve l’objet du rapport incorporé dans le
titre.
2.1.5.6. Le compte rendu :

C’est un document qui restitue tout ou partie du contenu d’une réunion ou d’une
activité. Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission intégrale du contenu d’une
réunion ou d’un débat.
2.1.6 Préparation de la Réunion :

« La réunion fait partie des moyens de communication car elle donne l’occasion aux
employés de se réuni avec leurs responsables pour une rencontre professionnelle qui permet à
beaucoup de personne de se présenter, de se connaitre. Elle permet d’analyser et d’étudier les
différents problèmes et l’essayer de les résoudre pour prendre les décisions qui arrangent tout
le monde.
La secrétaire doit jouer un rôle très important pour préparer la réunion. Elle à tout
intérêt à prendre connaissance des éléments de la réunion avant de commencer elle doit être
informée :
 De l’ordre du jour ;
 Les noms des personnes concernées ;
 L’heur et la date de la réunion (et si c’est possible la durée approximative de la
réunion) ;
 Le lieu de la réunion.
Après avoir noté tous les informations nécessairesde la réunion dans l’agenda, elle doit-
être organisée de la manière suivante :
 Avant la réunion:
 24 Heuressi c’est une réunioninterne ;
 15 Jourss’il faut envoyer des convocations.
- Réserver une salle de réunion selon le nombre de participants et demander à l’agent
concerné de préparer la pièce et de l’arranger ;
- Préparer les avis de convocation, car elle doit préciser le jour, le lieu, l’heur et surtout
l’expression (votre présence est indispensable) ;
- Veillez les convoquer dans le cas où certains participants ne sont pas de l’entreprises et
les transmettre dans un délai suffisant pour leur permettre d’y participer. Au cas où, la
réunion est annulée pour une raison ou une autre, il faut informer immédiatement les
participants ;
- Mettre à la disposition des participants des feuilles blanches, stylos et pourquoi pas
une chemise cartonnée avec tout le fond de l’ordre du jour.
 Pendant la réunion :
Présence est indispensable afin de prendre note en utilisant la sténographie, et assure un
compte rendu ordonné, précis et complet.
 Après la réunion :
La secrétaire est appelée à rédiger un compte rendu bien détaillé de la réunion, le saisir
puis le mettre dans un parapheur pour la signature, ensuite elle doit le diffuser aux
personnes concernées. »4
2.1.7 Le traitement du courrier :

Le courrier est l’une des principales tâches attribuées à la secrétaire quotidiennement,
ce dernier est un ensemble de lettres ou de documents commerciaux, administratifs ou bien
personnels.
C’est un moyen de communication, et aussi un moyen d’information entre deux
entreprises (société) ou plus. De nos jours on distingue deux types de courrier électronique et
le courrier postal. La personne chargée dans un bureau de la réception du courrier procède à sa
réception, à son ouverture et à son enregistrement.
 Le tri :
Avant de procéder à l’ouverture du courrier, il est nécessaire de s’assurer de la bonne
adresse pour ensuite séparer le courrier urgent du courrier personnel, courrier confidentiels.
 L’enregistrement :
L’enregistrement du courrier est une méthode qui sert à faciliter et à mieux organiser
les taches de la secrétaire, cette dernier est chargée essentiellement de l’enregistrement et du
classement des dossiers, pour garantir la traçabilité de tous les documents qui rentrent et qui
sortent de bureau d’ordre.
 La diffusion :
À la fin de l’enregistrement vient l’opération de diffusion, qui passe à intervalle régulier
pour prendre ou déposer les courriers.
4
Mémoire de promotion février 2008 sous le thème : la secrétaire pédagogique au niveau de département des
sciences économiques
2.1.7.1 Courrier arrivé :

Le courrier arrivé et un ensemble de documents et de lettres
commerciales ou administratives qui arrivent au niveau du secrétariat
chaque matin par le vaguemestre. Quand la secrétaire reçoit le courrier,
elle doit s’assurer que c’est la bonne adresse puis elle le tri, sépare le
courrier urgent du courrier personnel, il est remis directement à l’intéressé, elle remet à son
directeur le courrier urgent, ensuite elle met le cachet du courrier arrivé et la date de la
correspondance.
Enfin, elle enregistre la lettre sur le registre de courrier arrivée en suivant :
 La date d’arrivée de la correspondance ;

 Le Numéro de la correspondance et la date;
 L’expéditeur ;
 L’objet ;
 Le numéro de la réponse et la date.
La Figure N° 01 : Courrier arrivé
2.1.7.2 - Courrier départ :

« Le courrier départ est une correspondance rédigée et saisie sur
micro-ordinateur ou sur une machine à écrire, elle doit respecter la forme
et le contenu de la lettre au style administratif ou commercial. On
l’imprime en quatre exemplaires ou selon le nombre de destinataire, elles
sont mises préalablement dans le parapheur du directeur afin qu’il puisse les contrôlés et les
signer, on récupère le courrier on met la griffe du directeur, sur la signature et le cachet officiel
à côté de la signature, ensuite on l’enregistre sur le registre de « courrier départ » suivant
l’ordre chronologique et en indiquant :
 N° et la date de l’envoi ;
 N° d’archive;
 Le lieu de la destination ;
 L’objet ;
 Nombre de pièces ;
 Observation. »5
La Figure N° 02 : Courrier départ
2.1.8 Planning :
Un planning est un tableau qui visualise l’ordonnancement de tâche ou d’événement c'est-à-
dire la prévision de leur situation dans le temps. Il doit permettre les mises à jour et le contrôle
de la réalisation.
 Echelle de temps (jours, semaine, mois).

 Représentation visuelle (prévisions réalisées).
 Chaque ligne correspond à un exécutant ou un poste de travail, ou une activité.3
 La première colonne correspond aux titres des lignes.
 Repère des jours.
2-2 Les qualités de la secrétaire dans l’administration :

2-2-1 La discrétion :
Signifie le respect de la confidentialité, pour préserver le secret absolu, elle doit éviter
de laisser des dossiers importants sur le bureau, des curieux peuvent prendre connaissance des
documents. Elle doit donc les ranger et les classer, et pour les carbones, brouillons les détruire.
Les données confidentielles saisies et stockées dans le micro-ordinateur, doivent être
protégées par un système de codage et du mot de passe connu qu’elle seule et son responsable.
5
Correspondance et rédaction administratives « Armand colin »
2-2-2 La disponibilité :
La secrétaire doit être disponible à tout moment du travail, pour fournir des
informations dont elle dispose soit par téléphone ou directement aux personne reçusau bureau.
Elle est appelée à répondre à n’importe quel moment si c’est nécessaire.
Dés fois elle doit rester tardivement en dehors des horaires administratifs pour finir un
travail pour qu’il soit près tôt la matinée du lendemain.
Etre indispensable oblige souvent la secrétaire à sacrifier ces journées de repos pour
tout préparer soit pour une réunion de travail de tous les dirigeants de l’entreprise, soit pour
finir la saisie d’un rapport ou d’un bilan d’activité.
2-2-3 La courtoise et la politesse :

Etre aimable est l’une des qualités requises dans le travail de secrétariat, faire plaisir
par la parole et le sourire met à l’aise le visiteur ou le client et garde ainsi une bonne image de
l’administration dans son esprit. En effet les caractères de l’affabilité et de gentillesse doivent
apparaitre naturellement sur le visage de la secrétaire à tout moment de la journée.
2-2-4 Le dynamisme :
La secrétaire doit être souple et dynamique surtout si elle est appelée à se déplacer dans
les différents services de l’entreprise.
2-2-5 La sociabilité :
La secrétaire doit avoir un bon sens des contrats humains qui est nécessaire afin
d’assurer de nombreuses relations fonctionnelles avec les autres services et les organismes
extérieurs.
2-2-6 La ponctualité et l’assiduité :
Respecter les horaires du travail, être à l’heure à son poste être régulière, ne pas
s’absenter sans raison.
Section 3 : Généralité sur le classement

3.1- Définition :
Le classement est une technique qui consiste à

ranger dans un ordre méthodique les documents selon
un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer
facilement et rapidement l’information recherchée.
Ainsi le classement comporte deux opérations :
3.1.1- Classifier 6 :
Faire une répartition méthodique par classe, c’est à dire déterminer :
 Les caractères communs selon lesquels on regroupe les documents.
 Le nombre et l’importance des classes en fonction de l’utilisation des documents.
 L’ordre dans lequel on classera les documents.
3.1.2- Classer 7:
Effectuer le travail matériel :
 Affecter chaque document d’un indice ;(chiffre, lettre, ...)qui déterminera sa place dans
le document.
 Ranger selon l’ordre prévu par la classification.
3.2- Les facteurs du choix d’un classement :
Pour pouvoir stocker les informations en vue d’une utilisation ultérieure, il convient de
mettre en place un plan de classement qui permette d’accéder à l’information dans les
meilleures conditions de ; temps, sécurité, coût.
3.2.1- Le temps d’accès:

Il doit être le plus réduit possible, pour cela il faut :
6
Alexandre Menais, Juriste spécialisé en droit de l’informatique « résumé de la théorie et guide de travaux pratique module
12 organisation administrative Page13 »
7
Alexandre Menais, OPCIT Page13
 Définir les critères de classement ;

 Classer régulièrement les documents.
3.2.2- Sécurité:
Le système adopté doit donner l’assurance:
 Que tous les documents sont présents ;
 Qu’il est possible de les retrouver selon un ou plusieurs critères ;
 Qu’il ne risque pas d’une détérioration.
3.2.3- Coût:
Le coût du classement se décompose en:
 Coût du classement (temps et matériels utilisés) ;

 Coût de recherche.
3.3- Le but du classement :

On classe pour :
 Retrouver sûrement et rapidement.
 Ordonner, c’est à dire donner au lieu du travail une atmosphèred’ordre.
 Contracter pour garder sous le plus petit volume le plus grand nombre possible de
documents.
 Obéir aux prescriptions légales dont la lettre exige que toute pièce doit être classée et
répertoriée.
 Pallier l’absence ou la défaillance de celui qui arrangé.
 Protéger le document et le-préserver contre (humidité, poussières, ...).
 Assembler les documents par catégorie, par affaire, par famille.
 Déceler les absences, les subtilisations, les interventions dedocuments.
3.4- Les qualités d’un bon classement :

Un bon classement doit permettre :
 De retrouver rapidement l’objet, la pièce recherchée.
 De replacer rapidement cet objet ou cette pièce après consultation, ou utilisation.
 D’avoir la certitude que toutes les pièces sont à leur place et qu’aucune ne manque.
 Son développement autant qu’il est nécessaire, lors de l’accroissement des objets ou
des pièces à classer.
Enfin, tout classement doit faire l’objet d’une réflexion préalable. Il varie avec la
nature, l’importance et la fréquence de consultation des documents à classer, le matériel ou le
mobilier utilisé. Ainsi, nous allons traiter dans le chapitre suivant les différents ordres de
classement.
3.5- Les différents ordres du classement :
Il y a plusieurs façons de prévoir et d’organiser un bon classement parce que les
documents à classer sont, en général, variés et les personnes qui recherchent une information
ne portent pas toujours de mêmedonnées.
On distingue alors :
3-5-1 Les ordres fondamentaux:

3.5.1.1- Le classement alphabétique :
A. Le principe : Le classement alphabétique s’effectue en appliquant la suite logique
des lettres de l’alphabet. La liste de noms
de personnes dans l’ordre alphabétique
est établie en les classant sur le nom de
famille (les prenons sont inscrits entre
parenthèses après le patronyme).
La Figure N° 03 :Le classementalphabétique

B. Avantages et inconvénients :
a) Avantages : simple, extensible, rapide
b) Inconvénients : lent, Compliqué lorsqu’il s’agit de classer des dénominations
difficiles de rechercher.
3.5.1.2- Le classement numérique :

A. Le principe :L’ordre numérique est basé sur la connaissance universelle de la suite
naturelle des nombres entiers.
(Si l’alphabet est limité à 26
lettres, la suite naturelle des
nombres entiers est illimitée).
Les objets, les documents sont
classés dans l’ordre des
La Figure N° 04 :Le classement numérique
numéros qui leurs sont attribués, au moment de leur création.
Le classement numérique nécessite l’emploie de deux répertoire :

a) Un répertoire alphabétique : Pour retrouver le numéro de document

b) Un répertoire numérique : Pour affecter à chaque nouveau document un numéro.
B. Avantage et inconvénients :
a) Avantage :
 Rangement et recherche rapide ;
 Sûr ;
 Discret ;
 Extensible à l’infini ;
 Facile à déceler l’absence d’un dossier.
b) Inconvénients :
 Répertoire alphabétique indispensable ;
 Il est impossible d’intercaler un nouveau dossier.
3.5.1.3- Le classement idéologique :

A. Le principe : Le classement idéologique se fait à l’aide d’un plan de classement,
établi à partir des documents à classer. Ceux-ci sont répartis par « sujet » ; chaque
sujet est divisé en sous sujets, eux-mêmes subdivisés, et ainsi de suite.
L’analyse des sujets et de sous-sujets sera d’autant plus approfondie que la variété des
documents à classer est importante. Lorsqu’un document comporte plusieurs « idées », jugées
essentielles, il est indispensable d’utiliser des renvois.
Les sous sujets et les subdivisions sont classés soit par ordre alphabétique soit par ordre
numérique.
B. Avantage et inconvénients:
a) Avantage :
 Extensible ;
 Rapidité dans la recherche.
b) Inconvénients :
 Il est difficile d’organiser à l’avance un plan de classement.
3-5-2 Les ordres dérivés :

3.5.2.1- Le classement décimal :
A. Le principe : Ce classement apporte au
classement idéologique la simplicité et
la sécurité du classement numérique.
La Figure N° 05 :Le classementdécimal

B. Avantages et inconvénients :
a) Avantage :
 Parfaitement adapté au classement et à la recherche de documentation ;
 Extensible à l’infini.
b) Inconvénients :
 Organisation longue ;
 Difficultés pour repérer l’absence d’un document ;
 Emploi délicate.
3.5.2.2- Le Classement Chronologique :
La Figure N° 06 :Le classementChronologique
A. Le principe : Le classement chronologique consiste à classer les documents dans

l’ordre de la suite naturelle des dates : années, mois, jours (quantièmes).
Il est utilisé lorsque la date apparaît comme un élément essentiel pour identifier un
document. Le document sera classé par référence à sa date de création.Dans ce mode de
classement, le document le plus récent doit toujours être placé sur le dessus.
Le classement chronologique est complété par un classement numérique.
B. Avantage et inconvénients:
a) Avantage :
 Simple ; Extensible.
b) Inconvénients :
 Impossible de constater l’absence d’un document ;
 Difficulté de retrouver un document dont on ne connaît pas la date précise.
3.5.2.3- Le classement géographique :

A. Le principe :Leclassement géographique consiste à classer les documents par rapport
à leurs origines géographiques, (pays, wilaya, daïra et commune).
Un tableau regroupe les régions dans l’ordre alphabétique. Pour chaque région, les
départements sont listés dans l’ordre numérique. À l’intérieur de chaque département, les
villes sont classées dans l’ordre alphabétique. Dans chaque ville, les rubriques sont classées
dans l’ordre alphabétique.
LISTE DES FOURNISSEURS – CLASSEMENT GÉOGRAPHIQUE
Région N° Département Ville Fournisseur Adresse
Centre 45 Alger Biar Quatre négociants (les) 20 rueDidouche
Oued-Ghir Distributeurs (cie) 40 rue Chabane

77 Béjaïa
Ville Vendeur(Maison Azrine) Cité Aurès
Haut
plateau
Régionale Matériaux (la) Zone Industrielle
78 Tizi-Ouzou Azzazga
RVTP Matériaux Route nationale 10
Tableau N° 01 :Classement Géographique
a) Avantage :
 Simple, précis, extensible.
b) Inconvénients :
 Obligation d’avoir une carte géographique ;
 Recherche langue lorsque le plan de classement est très détaillé.
3.5.2.4- Le classement alphanumérique :
La Figure N° 07 :Le classementalphanumérique
A. Le principe :C’est une combinaison entre le classement alphabétique et numérique.
a) Avantage :
 Simplicité, Extensibilité, Sécurité.
b) Inconvénients :
 Nécessite de tenir un répertoire alphabétique ;
 Difficulté de déceler un dossier manquant ;
 Lent.
3.6- Les procédures de classement :

Dans l’entreprise, plusieurs procédés de classement peuvent être utilisés :
La Figure N° 08 : Les procédures de classement
3.6.1. Le classement debout :

Les dossiers, les livres sont classés verticalement, le dos tourné vers l’extérieur c.à.d. face
à l’utilisateur : comme les livres dans une bibliothèque.
3.6.1.1 Mobilier employé :

 Rayonnage en métal ou en bois
 Les armoires et les meuble a basculant
3.6.1.2 Avantage, inconvénients et utilisation :

A. Avantage :
 Sûreté : place libre si un dossier manque
 Rapidité : retrait ou reclassement d’un dossier ou d’un livre facile ;
 Visibilité : indexage et signalisation fixe aisés.
B. Inconvénients :
 Nécessité d’utiliser des classeurs spéciaux très rigides d’un prix élevé ;
 Applications limitées.
C. Utilisations :
 Livres dans les bibliothèques ;
 Les pièces comptable, documents clients et fournisseurs ;

 Classer, bandes magnétique.
3.6.2. Le classement horizontal (au à plat):
Il consiste à empiler les dossiers ou les documents les uns sur les autres ; le titre de dossier
est porté sur le dos qui doit être face à l’utilisateur et il doit être large pour recevoir les
indications. Il est utilisé surtout dabs les dossiers volumineux.
3.6.2.1 Mobilier employé :

 Les meubles et tiroirs pour plans ;
 Les cases aménagées et les rayonnages.
3.6.2.2 Avantage, inconvénients et utilisation :

A. Avantage :
 Simplicité ;
 Peu couteux ;
 Bonne conservation des documents.
B. Inconvénients :
 Extraction et remise en place difficile ;
 L’admission de nouveaux dossiers, nécessite un déplacement de plusieurs piles ;
 Ne convient pas aux dossiers minces.
C. Utilisations :
 Les dossiers volumineux ;
 Les dossiers et les plans ;
 Les imprimés et les bandes magnétique.
3.6.3. Le classement vertical :

Consiste à placer les documents les uns derrière les autres, sur leurs arrêtes les plus large.
3.6.3.1 Vertical suspendu :

Les documents sont classée les uns derrières les autres dans les chemises suspendues.
3.6.3.2 Vertical ordinaire :

Les documents sont classés de haut en bas, les uns derrières les autres.
3.6.3.3 Vertical à visibilité latéral :

Il consiste à classer les dossiers ou les documents dans les chemises dans les hamacs
suspendus par des crochets étiquettes sur les côtés.
3.6.3.4 Vertical à visibilité oblique :

Les hamacs reposent sur deux tringles. Les dossiers sont inclinés selon un angle de 30°
environ. L’intitulé de dossier et la signalisation sont porté sur la partie supérieure ; Ce
procédé est utilisé pour les dossiers peu volumineux.
3.6.3.5 Vertical à visibilité supérieur :

Il consiste à placer les documents dans des chemises en carton fort dites « Hamacs ».
3.7- L’archivage :
C’est une méthode ou la secrétaire doit savoir quand et à quel moment doit archiver
son courrier, généralement tous les documents qui dépassent une (1) année sont archivé, et les
archives se font dans des boites, des chronos…etc.
Au bout dedix (10) ans les documents seront versés définitivement à l’archive de la
wilaya ou détruit selon leur utilité.
Les archives comptables sont conservées dans des endroits surs, locaux blindés aérés
pour éviter la perte ou sabotage possible.
Enfin au terme de cette analyse, on conclut que la secrétaire a toujours été importante
dans une organisation, aujourd’hui encore il convient de souligner que la secrétaire est le fil
conducteur de toute administration et elle joue non seulement le rôle d’intermédiaire entre le
responsable ; les autres agents et les tiers, mais elle occupe aussi la place de « second patron ».
Elle prend en charge tout le travail du secrétariat, est-elle est importante dans une
administration vu qu’elle assure la liaison entre sa direction et les unités administratives et
Académiques de l’établissement ou avec des partenaires externes.
Chapitre II : « Bureautique et L’informatique »
Chapitre II : Bureautique et L’informatique

La bureautique est au gout de l’informatique, car technologiquement, c’est avant tout de
l’informatique.
La bureautique se présente de nos jours comme la solution la plus idéale pour le bon
fonctionnement du métier du secrétariat, elle est l’ensemble des techniques informatiques mises
en œuvres pour faciliter le travail dans les entreprises et les administrations, dans le domaine de
la production, du stockage et de la mémorisation des textes, ainsi que des archives annexes liées
au monde du secrétariat.
Section 1 :La bureautique
1-1 Historique de la bureautique :

La bureautique, l’ensemble des équipements électronique et mécanique permettant de produire,
de stocker, de traiter ou de communiquer des informations, généralement dans l’univers professionnel des
bureaux et des administrations. Ces systèmes sont aussi utilisés dans les cadres commerciaux, littéraires et
militaires.
La croissance des services dans l’économie depuis le XIX ème siècle a stimulé l’innovation des
techniques de documentation, de comptabilité, d’imprimer et de télécommunications. A partir des années
1950, les progrès de l’informatique (électroniques digitale et programmation) ont fait converger ces
domaines et ont permis de produire des systèmes d’automatisation des tâches de bureau.
L’intégration accrue de microcircuits « puce » dans les équipements bureautiques avons une
favorisé production de masse à des prix de plus en plus accessibles et estompée la frontière entre
l’ordinateur et les autres équipements aujourd’hui, les machines à écrire, machine à dicter, télécopieurs,
photocopieurs, calculatrices et équipement téléphoniques contiennent un microprocesseur et ne
constituent parfois qu’une seule machine.
La bureautique est entrée dans les bureaux par les secrétariats grâce au traitement de texte et elle a
gagné petit à petit tous les postes de travail.
Beaucoup de secrétaire ont se trouver l’occasion de prendre un virage professionnel :
En acquérant une spécialisation technique dans l’utilisation d’un des nombreux outils actuellement sur le
marché.
Les documents bureautiques (lettres, feuilles de calcules, factures…) sont de plus en plus souvent
des enregistrements électroniques.
1-2 Définition de la bureautique :

Le mot bureautique vient des mots bureaux et automatiques traduisant l’expression anglo-
saxonne8(office automatique) qui veut dire « automatisation du bureau »
La bureautique est un ensemble des techniques informatiques mises en œuvre pour faciliter le
travail des secrétaires dans les entreprises ou les administrations, dans le domaine de la production, du
stockage et de la mémorisation des textes ainsi que les activités liées directement ou indirectement au
monde du secrétaire (c’est la réalisation des travaux d’un bureau utilisant l’ordinateur).
1-3 Le but de la bureautique :

Le but de la bureautique est de fournir des éléments permettant de simplifier, d’améliorer et
d’autoriser l’organisationnel des activités d’une entreprise ou d’un groupe de personnes (gestion des
données administratives, synchronisation des rendez-vous).
Etant donné que l’organisation de l’entreprise passe de plus en plus par un besoin en terme de
communication, la bureautique ne s’arrête pas aujourd’hui à la simple saisie de notes manuscrites mais
notamment les activités suivantes :
 Echange d’information.
 Gestion des documents administratifs.
 Manipulation des données numériques.
 Planification des rendez-vous et gestion des emplois du temps.
 Un traitement de texte.
 Un tableur.
 Une base de données.
 Un agenda.
1-4 Le rôle de la bureautique :

 Traitement de texte.
 Gestion de l’information.
 Collecter, traiter, analyser, classer et transmettre l’information.
1-5 Les outils de la bureautique et de communication:

1.5.1 Les outils Matériel de la bureautique :
A. Le micro-ordinateur :
L’ordinateur (computer) : terme anglais qui signifie une machine automatique commandée par
des programmes enregistrés dans sa mémoire, capable d’effectuer des opérations variées sur les données
proposées, en un temps très court et sans risque d’erreurs (à condition que les programmes soient
corrects).
8
Anglo-saxonne : « automatisation du bureau »
B. L’imprimante :
Permet de transférer des textes ou des images sur papier ou transparent. Selon la topologie
d’impression On distingue trois types d’imprimante :
 Les imprimantes matricielles à aiguilles :

La tête d’impression est formée d’une matrice de points qui frappe un ruban en carbone déroulant
pour former des caractères sur le papier.
Elle est caractérisée par : Faible vitesse, faible quantité d’impression, fait de bruit, ‘économique prix
raisonnable, possibilité d’imprimer sur plusieurs papiers à la fois
 Les imprimantes à jet d’encre :

Elle permet de projeter sur le papier des gouttelettes d’encre pour former les caractères.
Elle est caractérisée par : Vitesse moyenne, qualité d’impression moyenne, prix raisonnable, silencieuse,
consommation trop chère.
 Les imprimantes laser :

Un faisceau laser permet de fixer la poudre d’encre sur le papier, d’une façon précise, pour
former des caractères ou des graphiques.
Elle est caractérisée par : vitesse rapide, haut qualité d’impression, silencieuse et prix chère.
Imprimante Laser Imprimante Jet ’encre

Imprimante Matricielle
La Figure N° 09 :Les différents types d’Imprimantes
C. Le scanner (numériseur d’image) :

Capable de numériser une image ou u texte, et de transférer à la mémoire de l’ordinateur en
utilisant des capteurs sensibles à la lumière.
Le type le plus répondu est le scanner « à plat », il y a aussi le scanner à main.
La Figure N° 10 :La Scanner « à plat » La Figure N° 11 :La Scanner « à main »

D. Le photocopieur :
C’est un appareil électronique. Il permet d’effectuer autant de photocopies nécessaires à partir de
l’original, c’est un moyen très rapide de reproduction.
La Figure N° 12 : Photocopieuse
1.5.2 Les outils de la communication :

A. Le Téléphone :
C’est un outil de communication très rapide. La
secrétaire reçoit quotidiennement des appels
téléphoniques qui sont destinés à son responsable ou
bien aux différents services de l’entreprise. Pour cela, il
faut respecter les méthodes suivantes :
 Répondre au téléphone dans l’immédiat et se

présenter ;
 Utiliser la langue de son interlocuteur ; La Figure N° 13 : Le Téléphone
 Ne jamais l’interrompre ;
 Accueillir le correspondant avec amabilité ;
 Prendre les renseignements concernant son interlocuteur (avoir son nom et prénom et l’objet de la
communication) ;
 S’assurer de la bonne compréhension du message ;
 La secrétaire doit avoir une parfaite connaissance des différents services.
B. Le Télécopieur (Fax) :
C’est un moyen de transmission très utilisée
dans les administrations, qui permet d’envoyer ou de
recevoir un message (téléphone) ou par écrit
(photocopier des documents).
Pour envoyer un fax, on doit procéder de la

manière suivante :
La Figure N° 14 : Le Télécopieur (Fax)
 On presse sur le bouton de mise en marche ;

 On compose le numéro de destinataire ;
 On introduit le document original ;
 On appuie sur la touche (START) qui enclenche automatique le processus de transmission ;
 Une fois que ce dernier est débranché, on reçoit une sonnerie indiquant la disponibilité de la
réception.
C. L’internet :
L’internet est le réseau informatique privé, à l’intérieur d’une organisation, qui utilise les
protocoles de communication et les technologies du réseau internet. En d’autres termes, l’internet
représente un ensemble de services internet à un réseau local.
Un internet dans une entreprise permet de mettre facilement à la disposition des employés des
documents divers et variés. Parmi les fonctions que l’internet réalise en cite :
 Mise à disposition sur l’entreprise ;

 Mise à disposition de documents technique ;
 Moteur de recherche de documentation ;
 Un échange de données entre collaborateur ;
 Messagerie électronique.
Enfin l’internet favorise la communication au sein
de l’entreprise et limite les erreurs dues à la mauvaise
circulation d’une information.
La Figure N° 15 : INTERNET
1-6 Les moyens mis à la disposition de la secrétaire :

A. L’agenda :
« La secrétaire doit prendre en charge les rendez-vous de son responsable car il arrive parfois que
le responsable oublie ces rendez-vous ou certains détails, donc la secrétaire doit intervenir pour lui faire
un rappel de ces rendez-vous, ces réunions avec leurs ordres du jour.
Pour cela la secrétaire doit se munir de son agenda pour éviter ainsi un oubli, elle se trouve dans
l’obligation d’avoir un agenda.
La secrétaire ne donne pas de rendez-vous aux visiteurs sans solliciter son responsable. »9
9
Cahier de cour (communication)
B. Parapheur :
Est un classeur des documents qui est utilisé pour ranger la correspondance afin de la présenter au
responsable pour la signature et la notation (facilite la consultation).
La Figure N° 17 :Parapheur
C. L’agrafeuse :
Une agrafeuse est un outil permettant de fixer, à l’aide d’une agrafe, des objets de faible
La Figure N° 18 : L’Agrafeuse
épaisseur, entre eux ou sur un support.
D. Les Tampons (cachets) :
 Le cachet rond : Il officialise les documents élaborés par la direction.
 Le cachet du courrier arrivé : Est une forme rectangulaire et on le met sur le courrier arrivé pour
porter la date d’arrivée et le numéro d’ordre.
La Figure N° 19 : Les Tampons
E. Le dateur :
C’est un moyen qui permet de mettre la date, le mois et l’année sur le courrier ou sur les registres.
La Figure N° 20 : Les Tampons

F. Les boite d’archive :
Boite Archiver Très élégante pour un archivage traditionnel prestigieux et précieux, c’est la
fourniture de bureau essentiel pour organiser, conserver et classer vos documents, avec étiquette
imprimée pour une indexation simple sur la face, fermeture simple avec un nœud, ergonomique pour un
rangement sur armoires10
La Figure N° 21 : Les Boites d’Archives
10
https://www.office1.fr/organisation-et-classement/archivage/boites-archives.html#:~:text=Boites%20d'archivage
%2C%20boites%20archives,administratifs%2C%20commandes%20etc.
G. Le papier : Il existe trois qualités de papier :

 Papier à entête ;
 Papier extra blanc ;
 Papier listing.
La Figure N° 22 : Le Papier blanc, listing & à entête
H. Les registres :
C’est des livres dans lequel sont inscrites des informations administratives, Il existe de différents
types de registres, registre courrier arrivée, registre courrier départ.
I. Les chronos :
Ce sont des classeurs utilisé pour le classement des courriers ; documents…etc.
La Figure N° 23 : Le Registre
La Figure N° 24 : Les chronos (Classeurs)

J. Les fournitures ordinaires :

Comme : Les stylos, les trombones, les
crayons, les attaches, les agrafes, les rubans
adhésifs, les chemises et sous chemises, les CD
vierges, les flashes disques, les boites de
rangements etc…
La Figure N° 25 : Les fournitures ordinaires
Section 2 :L’informatique
2.1. Historique de l’informatique :

Dès les origines ; il était nécessaire à l’homme de calcule ; de compter et de traiter des
informations. Pour y arriver il utilisait certaines méthodes primitives, telle que graver des marques sur les
os pire le comptage. Ces méthodes évoluaient avec le temps, jusqu’à arriver aujourd’hui à l’ordinateur,
capable de faire des diverses opérations extraordinaires.
Grâce à son cerveau électronique pouvant gérer une complexité d’informations, ainsi que des
opérations logiques et arithmétiques, l’ordinateur est le principal outil de l’informatique, pour ne pas dire
qu’il est à la base de celle-ci.
La première machine à calculé utilisant l’addition de la soustraction fut inventée en 1642 par le
français BLAISE PASCAL sa découverte fut un grand pas ayant conduit aux ordinateurs actuels.
On peut citer VON LEINIZ (mathématicien) qui, en 1673, ajouta la multiplication et la division
dans la machine de pascal, ainsi que BABBAGE (mathématicien) qui ne contribua pas mal à
l’automatisation des opérations sur la machine ; en 1833.
En 1835, le fondateur d’IBM (International Business Machines), l’américain HERMAN

HOLLERITH réalisa les premières machines à carte perforées.
En 1944, le professeur américain HOWARD AIKEN à l’Université de Harvard, construit le

premier ordinateur appelé « calculateur automatique Mark 1 ».
Le premier ordinateur qui fonctionnait à l’aide des composants électromécaniques occupaient de

grande espace. Grâce à l’évolution de la technologie, la taille de l’ordinateur est considérablement
réduite. Les tubes à vide ont d’abord remplacé les pièces électromécaniques, ensuite viennent les
transistors et enfin aujourd’hui on a des circuits intégrés occupant de très petits espaces négligeables par
rapport aux précédents.
2.2. Définitions de l’informatique :

Le terme « informatique » résulte de l’association des trois premières syllabes du terme
« informations » et de deux dernières syllabes du terme « automatique », il désigne à l’origine l’ensemble
de l’activité liée à la conception et à l’emploi des ordinateurs pour traiter des informations. Dans le
vocabulaire universitaire américain, il désigne surtout l’informatique théorique :
Un ensemble des séances formelles qui ont pour objet d’étude la notion d’information et des procédés de
traitement automatique de celle-ci, l’algorithmique. Par extension, la mise en application des méthodes
informatiques peut concerner des problématiques annexes telles que le traitement de signal.
2.3. L’ordinateur :
Un ordinateur est un système de traitement de l'information programmable tel que défini par Alan
Turing et qui fonctionne par la lecture séquentielle d'un ensemble d'instructions, organisées en
programmes, qui lui font exécuter des opérations logiques et arithmétiques. 11
2.3.1 Les périphériques (Organes) :
La Figure N° 26 : Les Périphériques
11
https://www.assistancescolaire.com/enseignant/elementaire/ressources/base-documentaire-en-sciences/
fde07sc04i01
On appelle périphérique tout composant matériel qui se connecte à l’unité centrale plus
exactement (La carte Mère) par câble ou par onde électromagnétique.
On distingue trois catégories de périphériques : (Primo, des organes qui expédient les
informations vers l’ordinateur et secundo, des organes qui reçoivent les informations venant de
l’ordinateur) et en fin, des organes qui font les deux fonctions.
2.3.1.1 Les Périphériques d’Entrée :

C’est les organes qui permettent d’introduire des informations dans la machine, telle-que :
Clavier, souris, microphone, Scanner, Webcam, …
 Le clavier :
Un clavier d’ordinateur est une interface homme-machine, un périphérique d’entrée de
l’ordinateur composé de touches envoyant des instructions à la machine une fois actionnées. Les
touches sont un ensemble d’interrupteurs électroniques similaires aux boutons d’une souris, d’une
télécommande ou d’une manette de jeu. Elles sont fréquemment imprimées ou gravées de symboles,
lettres, chiffres, mots ou images et permettent essentiellement à un utilisateur de saisir des caractères
pour écrire du texte avec l’alphabet d’un langage.
On distingue deux (2) type de claviers Américain (QWERTY) et Français (AZERTY) :
Le clavier est composé de :
 Pavé alphanumérique (lettres et chiffres).

 Pavé numérique (faire des calculs).
 Les touches -(flèches)- de direction.
 Les touches spéciales (Imprime écran, …).
 Touches de fonction (F1 jusqu’à F12), qui ont un rôle spécifique à chaque logiciel.
La Figure N° 27 : Clavier Pc de Bureau

 La Souris :
C’est le périphérique d’entrée le plus simple à
utiliser, il y a deux types de souris : Mécanique et
optique. Le type optique est le plus courant. La souris
est connectée à l’ordinateur au moyen d’un fil ou sans
fil.
Elle Permet de :
1- L’ouverture d’un objet : Document, Dossier, ou
fenêtre par un double-clique sur le bouton gauche tout en
pointant l’objet. La Figure N° 28 :La Souris
2- La sélection d’un objet : Par un simple clic gauche.
3- La consultation d’un objet : Par un simple clic droit ; en affichant un « Menucontextuel ».
2.3.1.2 Les Périphériques de Sortie :

C’est les organes permettant au système de communiquer ses informations vers l’extérieure :
Imprimante, Écran, Baffles, …
 L’écran :
L’écran peut être monochrome (vert, gris, blanc…etc.) ou
couleur. Il peut être à tube cathodique, à cristaux liquides ou à
plasma. L’écran peut seulement afficher du texte ou afficher texte et
graphismes. L’écran se mesure en « Puce », la partie avant de l’écran
comporte plusieurs boutons de réglage.
La Figure N° 29 :L’Ecran
 Les hauts parleurs (Les baffles) :
Ce sont des enceintes qui permettent la

reproduction du son. Ils sont caractérisés par
leur puissance mesurée en Watt.
La Figure N° 30 :Les Baffles

2.3.1.3 Les Périphériques d’Entrée/Sortie :

C’est les organes qui permettent l’introduire des informations dans la machine, et aussi de les faire
sortir vers l’extérieure à titre d’exemple : Disquette, Graveur, modem, imprimante multifonction, …
 Le modem (MODulateur-DEModulateur) :
Le nom modem est une synthèse de de mots (Modulateur « l’envoi » et démodulateur
« la réception », c’est un périphérique qui permet d’envoyer et de recevoir les données
informatiques numériques en signaux analogiques et inversement pouvons être acheminés par une
ligne téléphonique. Les plus utilisés sont les modems ADSL qui utilisent une ligne téléphonique
normale pour un transfert de données à Haut Débit.
Il existe trois types de Modem :
 Modem Intégré : C’est un périphérique soudé à la carte mère.
 Modem interne : Il s’installe dans un connecteur d’extension de la carte mère (U.C).
 Modem externe : Se présente sous la forme d’un petit boîtier qu’il suffit de relier à l’ordinateur
par l’intermédiaire du port série, port USB, Port réseau Ethernet ou réseau Wifi (sans fil).
Modem Externe
Modem Interne
Modem Intégré
PC Portable
La Figure N° 31 :Les Différents Modem
 Le graveur CD/DVD/BD :
Un graveur CD/DVD ou Blu-ray Disque est
un périphérique d’E/S puisqu’il est capable de Lire
et d’Ecrire (bidirectionnel) sur les CD/DVD/BD.
La Figure N° 32 :Graveur BD
 Le Lecteur Carte Mémoire :

Lecteur de cartes multifonctions tout-en-
un ! Il permet de lire et d’écrire sur toutes les
cartes mémoire courantes dans le commerce.
Formats de cartes mémoire compatibles : SD /
SDHC /S DXC / micro SDHC / M2 / Compact
Flash I & II / X-Flash / MM / …
La Figure N° 33 :Lecteur de carte mémoire
 L’imprimante multifonction :
Une imprimante multifonction comme son
nom l’indique elle permet d’effectuer plusieurs
tâches, trois (3) tâches pour être exacte
« L’impression (Imprimante) numérisation
(scanner) et une photocopieuse, Vous pourrez
aussi trouver un port fax, port cartes mémoire,
Wifi, etc.
La Figure N° 34 :Imprimante multifonction
 Disque Dur :
On y enregistre les données et les programmes que
l’ordinateur est susceptible de traiter, car sa capacité de
stockage est importante (Plus de (1) Téra)
Les PC sont en général équipés d’un disque dur au
moins destiné en partie au système d’exploitation ainsi qu’à la
mémoire virtuelle.
La Figure N° 35 :Disque Dur
 La Clé USB (Flash disque) :

La Clé USBpermet de stocker et de transférer
facilement des données d’un support à un autre via le Port USB
à chaud, elle est petite de taille aisément transportable.
Les créateurs, s’amusent à donner des formes
Figure N° 85 :Flash Disque
La Figure N° 36 :Flash Disque

2.3.2 Le fonctionnement d’un ordinateur :

L’ordinateur a besoin de programme qu’on appelle » logiciel » pour son fonctionnement on
distingue deux catégories des logiciels :
2.3.2.1 Logiciel de bases ou (système d’exploitation) :

Un système d’exploitation est un ensemble de programme qui gère et surveille automatiquement
le déroulement des diverses tâches que peut exécuter un micro-ordinateur. Leur but est de
faciliter aux utilisateurs le déroulement des programmes, la création et gestion des fichiers, et
l’utilisation des unités de commande.
2.3.2.2 Logiciel d’application :

Ce sont des programmes qui permettent de réaliser des tâches adaptées aux différents
besoin des utilisateurs on trouve :
a) Microsoft office Word : c’est un logiciel de traitement de texte le plus utilisé et
permet de rédiger tous types de texte. Il permet de numéroter automatiquement des
pages, corriger la grammaire et l’orthographe, et aussi crée des schémas.
b) Microsoft office Excel : C’est un l’logiciel Excel : c’est un logiciel de calcule facile et
puissant et facile à utiliser. On dit que c’est un tableur qui permet de faire des tableaux
et d’automatiser leurs calculs.
c) Microsoft office Power Point :c’est un logiciel de présentation de formation
(Succession de diapositives) contenu de texte, des images, sons, vidéos. et approprie aux
projections sur écran grâce à un vidéo projecteur data show.
d) Microsoft office Access : c’est un système de gestion de base de données.il permet de
Créer et de gérer les bases de données avec leurs tables, formulaires et de gérer des états
bien présentés et prêtes pour l’impression
e) Microsoft office Outlook : ilpermet d’envoyer et de recevoir, trier, gérer ses emails,
ses contacts, ses agendas et ses taches véritables outils pour la productivité Outlook est
un logiciel très complet pour gérer son temps et sa messagerie efficacement.
2.3.3 Les avantages et les inconvénients d’un Micro-ordinateur :

 Les avantages :
La bureautique englobe l’étude des divers facteurs mis enjeux dans les de bureau effectué :
 Implication sur les tâches administratives leur traitement.
 Implication sur les individus dont l’exécution est le contrôle des travaux.
 Implication sur la communication de l’entreprise, l’information et coordination.
 Pouvoir obtenir les informations directement sur écran au lieu de partir à leur recherche
par téléphone ou en consultant un dossier.
 La rédaction des cours des travaux, administratif et fourniture.
 B/ les inconvénients : on cas de panne de micro-ordinateur, il y aura paralysie totale de

travail.
 Risque de perdre des données.
 Les gens se parlent peu et deviennent solitaires et insociable, que ce soit dans a vie
familiale ou avec les collègues de travail. Les paroles et la relation réelle disparaissent de
jour en jour.
 Et risquent de mettre en danger la société. L’usage abusif et sans précaution des réseaux
sociaux peut se tourner contre l’humanité.il arrive que nos comptes et nos conférences
détournés par des malveillants et l’impact pourrait être fatal pour certains.
 L’arnaque dans le domaine économique (perturber la stabilité d’un pays).
2.3.4 L’antivirus :
Définition d’un logiciel antivirus :
Les antivirus sont des logiciels conçus pour identifier, neutraliser et éliminer des logiciels
malveillants. Ces derniers peuvent se baser sur l’exploitation de faille de sécurité, mais il peut
également s’agir de logiciel modifiant ou supprimant des fichiers, que ce soit des documents de
l’utilisateur stockés sur l’ordinateur infecté ou des fichiers nécessaires au bon fonctionnement de
l’ordinateur.
Une maitrise de la bureautique vous permet d’évoluer dans votre carrière professionnelle.
Une bonne partie d’une activité liée à une entreprise vous amènesà enregistrer des fichiers, à
communiquer, à effectuer des recherches, des calculs et a créer certains documents et fichiers,
ces taches demandent une certaine organisation. Vous pouvez les effectuer et les hiérarchiser
facilement grâce aux logiciels, la productivité n’est pas le seul but de l’utilisation de
l’informatiqueet bureautique.
Cette dernière représente un véritable outil de gestion efficace pour divers domaines.
Les dirigeants d’entreprise, par exemple, ont l’avantage de piloter leur enseigne et de la
développer sur le long terme grâce à l’informatique.
Chapitre III : « Déroulement (Processus) de classement »

Chapitre III: « Déroulement (Processus) de classement au niveau du secrétariat »
Section 01 :Aspect descriptif du CFPA SAIFI Zineb de Bejaia
1.1 Historique :
Le Centre de Formation Professionnelle et de l’Apprentissage féminin de Bejaia a été
créé le 24 novembre 1984 suite au décret exécutif N°84/355. Il est d’une capacité réelle a atteint
350 stagiaires en Formation Résidentielle, quant à la Formation par Apprentissage, la capacité
théorique est de 930 apprentis, mais sa capacité réelle est de 1270Apprentis.
Le centre dépend hiérarchiquement de la Direction de la Formation et de l’Enseignement

Professionnel de la wilaya.En plus, la formation des « cours du soir » dans différentes
spécialités : Agent de saisie, comptabilité, …
Dans le monde de Formation Résidentielle, il y'a 13Sections et 10Spécialités.
La Formation en "Cours du soir" est une formation Qualifiante. Elle est incluse dans la
formation résidentielle. Il y a deux sessions d’entrée dont celle du mois de « Septembre »et celle
du mois de « Février ».
Le mode de formation par apprentissage comprend 31Sections et comme la formation

Résidentielle, les validations sont faites Semestrielle.
1.2 Activité et objectif du CFPA :

Le centre a pour mission dans le cadre du plan national.
1.2.1 En matière de Formation Professionnelle :
 Former des stagiaire et apprentis qualifiés dans différentes spécialités.
 Assurer la formation en cours du soir.
 Assurer la relation avec d’autres établissements dans le cadre de l’orientation des jeunes
issus du système scolaire.
 Assurer la liaison avec les organismes extérieurs à la fin de formation, un diplôme est
délivré pour stagiaires admis, lui permettant d’accéder à un emploi.
1.2.2 En matière de gestion :
 Veiller à la bonne gestion financière et administrative de l’établissement.
 Assurer une meilleure organisation interne du centre.
51
Section 02 : Aspect organisationnel du CFPA SAIFI Zineb
2.1 - L’organigramme du CFPA SAIFI Zineb de Bejaia :
Directeur
Secrétariat
Service Surveillance Chef Service Chef Service

BAIO
Intendance Générale ATPA ATP
Adjoint de Adjoint de Formation ATPA

Intendante ATP
Formation(Maîtresse (Suivi des élèves)
D’internat)
Bureau du
Comptable Bureau de
Personnel
Gestion des
Agents diplômes
Infirmerie
d’Entretien
Cantine Magasin Bibliothèque
Buanderie Gardiennage
Source : Interne à l’entreprise
52
2.2 - Les différentes missions de chaque service :
Suite au décret exécutif N° 90/117 du 21 aout 1990 portant statut particulier des travailleurs de
la formation professionnelle. Les taches des différents services d’un CFPA sont :
2.2.1 - La Direction :
A l’en tête de ce service le directeur est chargé :
 D’assurer et gérer la direction de l’établissement ;
 De Contrôler l’ensemble des activités administratives et pédagogiques de l’établissement ;
 D’exercer le pouvoir hiérarchique et discipline sur l’ensemble du personnel des stagiaires et
apprentis de l’établissement.
 Il propose et exécute les plans annuels et pluriannuels de formation résidentielle et
d’apprentissage de l’établissement.
 Il est chargé de l’utilisation optimale des ressources humaines et des moyens matériels et
financiers de l’état.
 Il est responsable de la maintenance et des préservations de bien meubles et immeubles.
 D’élaborer et d’exécuter le budget de fonctionnement dont. Il est l’ordonnateur.
 D’établir le compte administratif.
 De superviser toutes les opérations qui s’effectuent au sein de l’établissement quelle que soit
l’opération administrative financière ou pédagogique.
 De gérer le centre. Il est le seul responsable.
 D’élaborer les bilans périodiques de l’exécution des activités.
 De représenter l’établissement et de signer tous les actes de gestion conformément à la
réglementation en vigueur.
2.2.2 - Secrétariat :
Elle est chargée des taches de l’administration à savoir :
 Filtrer les communications téléphoniques.
 Accueillir les visiteurs.
 Participer à l’élaboration de dossiers confidentiels.
Envoyer des documents par FAX, gérer les courriersde messagerie (message laissés par les
collaborateurs).
2.2.3 - L’intendance :
Sous l’autorité du directeur du CFPA, l’intendance est chargée :
 D’animer, de coordonner et de contrôle les activités des services placés sous son autorité.
 Déterminer en relation avec les services concernés, les moyens nécessaires au fonctionnement
de l’établissement.
 D’assurer la gestion administrative du personnel.
 D’assurer la gestion financière et matérielle de l’établissement.
 D’élaborer le projet budgétaire de l’établissement/
 D’établir les situations financières périodiques et les bilans.
 Détenir les inventaires des biens meubles et immeubles financiers.
 De veiller à la préservation du patrimoine mobilier et immobilier de l’établissement.
Les intendants des établissements de formation professionnelle ont qualité d’agent comptable.
 Le service intendance est composé de :

2.2.3.1 L’adjoint du service économique :
Il y’a 3 adjoints, leurs rôles est de côté administratif, financier et comptable.
2.2.3.2 L’agent comptable :

Il est chargé d’exécuter les recettes et les dépenses budgétaires, de tenir à jour la gestion des
différents comptes de l’établissement et la situation des recettes mensuelles vis-à-vis du trésor, …etc.
2.2.3.3 Bureau du personnel :

Il est chargé de suivre l’évolution d’un employé dès son installation jusqu'à sa retraite.
2.2.3.4 Le magasin :
Il est par un magasinier, son rôle est de réceptionner, contrôler les marchandises, de tenir le
stock à jour.
2.2.3.5 Infirmerie :
Elle est composée d’une infirmière qui est chargée des premiers soins, du contrôle médical des
stagiaires et du personnel.
2.2.3.6 Ouvriers d’entretien, de deux manœuvres et femme de ménage :

Il est composé de deux ouvrier d’entretien, de deux manœuvres et femme de ménage, leurs
rôles c’est de s’occuper de tous les travaux d’entretien.
2.2.3.7 Buanderie :
Elle est chargée spécialement de vérifier et d’arranger le linge propre après blanchissage.
2.2.4 - Service Technique et Pédagogique :
2.2.4.1 Dans la branche de formation résidentielle :
La tâche de l’organisation technico-pédagogique incombe au service technique, il assure
l’application des programmes et progressions, il réalise le suivi ainsi que l’évaluation de
l’enseignement dispensé en établissant l’emploi du temps général.
 IL coordonne les actions des enseignants.
 Le suivi des apprenants.
 Réalise les tâches administratives.
 Elabore le plan d’activité annuel.
 Elabore les répartitions semestrielles et le calendrier des examens et des départs en stage
pratique.
 Maintien étroitement des relations avec le secteur économique.
 Il gère les différents sections et spécialités à savoir :
Niveau 2 (CAP) : Certificat d’Aptitude Professionnelle (Coiffure, Broderie, Couture, …).
Niveau 3 (CMP) : Certificatde Maitrise Professionnelle (Prêt à porter, Secrétariat, …).
Niveau 4 (BT) : Brevet de Technicien (Exploitant, Agent transit, Commercial, …).
Niveau 5 (BTS) : Brevetde Technicien Supérieur (Comptabilité de gestion, Site Web, …).
2.2.4.2 Dans la branche de formation par apprentissage :

 Validation des contrats (Réception, Etude, Validation du Registre, …)
 Elabore les plans annuels et pluriannuels de formation par Apprentissage du CFPA.
 Arrête et met en œuvre le programme d’activité et de service.
 Procède à l’indentification et à la gestion des postes d’apprentissage existant sur le territoire de
la circonscription du centre de formation professionnelle.
 La gestion technique et pédagogique des enseignants d’apprentissage.
 L’élaboration des emplois du temps.
 La prise en charge de l’apprenti (déclaration, carte Apprentissage, livret d’Apprentissage).
 Contrôle l’évolution et l’organisation des examens de fin d’apprentissage.
 Le suivi de résiliation, mise en demeure et décision de résiliation).
 Etablir les bilans pédagogiques et périodiques.
2.2.4.3 Dans la branche maintenance :

 Assure la préparation de la matière d’œuvre outillage et accessoire nécessaires à la formation et
à la production d’objet utiles.
Elabore les programmes des approvisionnements matériaux, produits et articles entrant dans la
matière d’œuvre de fonction et de production.
 Etablit par spécialité et à la fin de chaque cycle l’état de consommation en quantité et valeur
des produits utilisés dans cursus de formation production.
 Elabore et met en œuvre le programme d’entretien et de maintenance des équipements
technico-pédagogique.
2.2.5 - La surveillance générale :

La surveillance générale au niveau d’un centre de formation et d’une tâche importante dans la
prise en charge des stagiaires durant leur formation. Pour mener à bien cette tache la surveillance
générale se dispose de l’ensemble des renseignements qui concernent les stagiaires.
Les moyens humains de surveillance générale :

 Le Surveillant Général
 Trois Adjoints de Formation qui travaillent la journée.
 Un Adjoint de formation qui travaille le soir (Internat).
2.2.6 - Le Bureau d’accueil d’information et d’orientation professionnelle :

Les taches des conseillers à l’orientation professionnelle sont chargées de :
 Coordonner, d’animer et de planifier avec les chefs d’établissements concernés, les activités
relatives à l’orientation des candidats à une formation.
 Assister les stagiaires et apprentis en formation.
 Evaluer le programme et le rendement des opérateurs psychotechniciens dont il coordonne
l’activité.
 Evaluer le niveau d’insertion professionnelle en relation avec le monde du travail, des sortants
de la formation professionnelle.
2.2.7 - Les Adjoints de formation :

Les taches des adjoints de formation sont :
 D’assurer la surveillance, l’ordre et la discipline dans l’établissement.
 De participer à l’organisation et à l’animation à l’intérieur ou à l’extérieur du centre de toute
rencontre et manifestation sportives et culturelles à l’intention des stagiaires et apprentis.
 De participer à l’éducation des stagiaires et apprentis.
 D’assurer, en ce qui le concerne, la gestion et l’utilisation des moyens mis à sa disposition.
 De participer à l’établissement de relation avec les associations et organismes à caractère
culturel et sportif.
 De faire établit et effectuer les taches de surveillance et de discipline en externat et en internat.
 D’organiser et d’assurer le suivi des visites médicales des stagiaires.
2.3 Organisation Pédagogique et les formations offertes Du CFPA

2.3.1 Organisation Pédagogique
 Etablir l’emploi du temps hebdomadaire prévisionnel.
 Réunions technico-pédagogique.
 Veuillez à l’application des programmes.
 Etablir un emploi du temps général.
 Bulletin de visite des PFP.
 Bilan pédagogique semestriel.
 Exploiter les cahiers journaux
 Assister aux cours de diffusion par les PFP.
 Assurer la qualité des prestations des PFP.
 Veuillez au respect des emplois du temps.
 Etablir planning des visites des entreprises.
 Participer aux conseils de discipline.
2.4 - Les formations offertes Du CFPA « SAIFI Zineb » :

2.4.1 - Service technique « Résidentiel » :
 Niveau de la qualification 2 (CAP : Certificat d’Aptitude Professionnelle) :

 Coiffure Dames : (1 section)
 Broderie : (1 section)
 Couture PAP : (2 section)
 P.L.D Peinture Lettre et Décoration : (1 section)
 Niveau de la qualification 3 (CMP : Certificat de Maitrise Professionnelle) :

 Secrétariat : (2 Sections)
 Photographe (1 Section)
 Niveau de la qualification 4 (BT : Brevet de Technicien) :

 Tailleur : (1 section)
 Informatique option programmation : (1 section)
 Comptabilité passerelle : (1 section)
 Comptabilité initiale : (1 section)
 Niveau de la qualification 5 (BTS : Brevet de Technicien Supérieur) :
Sections conventionnées avec INSFP : GRH Gestion des Ressources Humaines : (2 sections)
2.4.2 - Service apprentissage :

 Niveau de la qualification 1) :
 Piqueur polyvalent.
 Niveau de la qualification 2 (CAP : Certificat d’Aptitude Professionnelle) :
 Bijouterie traditionnelle
 Menuiserie aluminium e pvc
 Garniture auto et ameublement
 Couture
 Boulangerie viennoiserie
 Coiffure dames
 Coiffure hommes
 Blanchissement pressing
 Cuisine de collectivités
 Magasinier
 Agent de saisie.
 Niveau de la qualification 3 (CMP : Certificat de Maitrise Professionnelle) :
 Prêt à porter
 Boucher hôtelier
 Opérateur micro-informatique
 Comptabilité CMP
 Secrétariat
 Photographie.
 Niveau de la qualification 4 (BT : Brevet de Technicien) :
 Exploitant informatique
 Agent de transit et dédouanement
 Secrétariat bureautique
 Comptabilité
 Assistant multimédia
 Assistant prise de sang
 Technique d’exploitation des équipements audio visuels.
 Spécialités Affectésauservice Apprentissage
N° Code de Niveau de Diplôme
Intitulé de la spécialité ‫ﺔﻴﻤﺴﺗ‬ ‫الَتخصص‬
d’ordre spécialité qualification délivré
1 ART0709 Bijouterie traditionnelle 2 CAP ‫يﺪﻴﻠﻘﺘﻟا ﻲﻠﺤﻟا ﺔﻋﺎﻨﺻ‬
2 CPX0702 Garniture auto et ameublement 2 CAP ‫كبات ﺮﻤﻠﻟ ﻲﻠﺧاﺪﻟا ﺚﻴﺛﺄﺜﻟا و ﺰﻴﻬﺠﺘﻟا‬
3 THC0702 Couture 2 CAP ‫ﺔــﻃﺎـﻴـﺨﻟا‬
4 THC0703 Prêt-à-porter 3 CMP ‫ةﺰاهـﺠﻟا ﺔـﺴـﺒﻟﻷا ﺔﻃﺎﻴﺧ‬
5 HRT0701 Hôtellerie Option : Restaurant 2 CAP ‫ﺔﻗﺪﻨﻔﻟا‬ ‫ رﺎﻴﺧ‬: ‫ﻢﻌﻄﻤﻟا‬
6 HRT 0705 Cuisine traditionnelle 2 CAP ‫يﺪﻴﻠﻘﺘﻟا ﺦﺒﻄﻟا‬
7 HRT 0706 Hôtellerie Option : Réception 2 CAP ‫ رﺎﻴﺧﺔﻗﺪﻨﻔﻟا‬: ‫لﺎﺒﻘﺘﺳﻹا‬
8 HRT 0707 Hôtellerie Option : Cuisine 2 CAP ‫ رﺎﻴﺧ‬: ‫ﺔﻗﺪﻨﻔﻟا ﺦﺒﻄﻤﻟا‬
9 INF1201 Opérateur micro informatique 3 CMP ‫ﺔـــﻴﺗﺎﻣﻮـﻠﻌﻣ وﺮـــﻜﻴﻤﻟا ﻲﻓ ﻞــــــﻣﺎـﻋ‬
10
INT0701 Exploitant informatique 4 BT ‫ﺔﻴﺗﺎﻣﻮﻠﻌﻤﻟا ﻞﻐﺘﺴﻣ‬
11
MES0701 Coiffure Dames 2 CAP ‫ِحالقة السيدات‬
12
MES0702 Coiffure hommes 2 CAP ‫لﺎﺟﺮﻟا ِحالقة‬
13
MES0705 Blanchisserie pressing 2 CAP ‫و الغسيل بالبخارالكّي‬
14
TAG0701 Magasinier 2 CAP ‫نﺰﺨﻣ ﻦﻴﻣأ‬
15
TAG1202 Agent de saisie 2 CAP ( ‫تﺎﻣﻮﻠﻌﻤﻟا إجراد ﻞﻣﺎﻋ ) تﺎﻴﻄﻌﻤﻟا‬
16
TAG0702 Comptabilité 3 CMP ‫ﺔﺒﺳﺎﺤﻤﻟا‬
17 TAG0705 Secrétariat 3 CMP ‫ﺔﻧﺎﻣﻷا‬
59
18
TAG0706 Agent commercial 4 BT ‫رةﺎﺠﺗ نﻮﻋ‬
19
TAG0707 Agent de transit et dédouanement 4 BT ‫الجمركة و رﻮﺒﻌﻟا نﻮﻋ‬
20
TAG0708 Agent en documentation et archives 4 BT ‫ﻒﻴﺷرﻷا و ﻖﻴﺛﻮﺘﻟا نﻮﻋ‬
21
TAG0709 Secrétariat bureautique 4 BT ‫ﺔﻴﺒﺘﻜﻤﻟا ﺔﻧﺎﻣﻷا‬
22
TAG0710 Comptabilité 4 BT ‫ﺔﺒﺳﺎﺤﻤﻟا‬
23
TAV0701 Photographe 3 CMP ‫التصوير‬
Tableau N° 02:Spécialités Affectés au service Apprentissage

 Spécialités Affectés au service Résidentiel
Niveau de Diplôm
N° Code de
d’ordre spécialité Intitulé de la spécialité qualificatio e ‫ﺔﻴﻤﺴﺗ‬ ‫الَتخصص‬
n délivré
1. ART0711 Broderie 2 CAP ‫زﺮﻄﻟا‬
2. ART0712 Peinture lettres et décoration 2 CAP ‫ﻼﻃ‬،‫ﺔﻓﺮﺧز و وفﺮﺣ ء‬
3. THC0702 Couture 2 CAP ‫ﺔــﻃﺎـﻴـﺨﻟا‬
4. HTE1204 Tailleur dames 4 BT ‫اتﺪﻴﺴﻟا طﺎﻴﺧ‬
5. INF1202 Informatique Option : Programmation 4 BT ‫ تنظيم البرامج‬: ‫المعلوماتية خيار‬
6. MES0701 Coiffure Dames 2 CAP ‫ِحالقة السيدات‬
60
7. MES0710 Esthétique coiffure 5 BTS ‫ﺔﻗﻼﺣ و ﻞﻴﻤﺠﺗ‬

8. TAG0701 Magasinier 2 CAP ‫نﺰﺨﻣ ﻦﻴﻣأ‬
9. TAG0705 Secrétariat 3 CMP ‫ﺔﻧﺎﻣﻷا‬
10. TAG0710 Comptabilité 4 BT ‫ﺔﺒﺳﺎﺤﻤﻟا‬
11. TAG0718 Banque 5 BTS ‫كﻮﻨﺒﻟا‬
12. TAG0720 Gestion des ressources humaines 5 BTS ‫ﺔﻳﺮﺸﺒﻟا الموارد ﺮﻴﻴﺴﺗ‬
13. TAG1204 Comptabilité et finances 5 BTS ‫ﺔﻴﺎﻟﻤﻟا و ﺔﺒﺳﺎﺤﻤﻟا‬
14. TAV0701 Photographe 3 CMP ‫التصوير‬
Tableau N° 03 :Spécialités Affectés au service Résidentiel
61
2.5 - Bureau de secrétariat de direction

2.5.1. Définition du bureau de secrétariat :
Secrétariat est une structure indispensable dans l’organisation de toute activité
administrative elle est « plaque tournante » d’une entreprise, autour de la quelle gravitent tous les
flux d’information, de communication et de décision engageant différents responsables de
l’unité.
2.5.2. Fonction de la secrétaire de direction dans le secrétariat :

La fonction de secrétaire nécessite tout d’abord une grande polyvalence, Elle peut devenir
assistante de direction et évoluer dans des entreprises.
2.6 - Principales tâches d’une secrétaire :

Suite à la diversité des travaux, la secrétaire ne peut pas mémoriser tous, pour qu’elle
réussisse dans sa profession, elle doit savoir les tâches suivantes :
2.6.1. Gestion du courrier :

Dans la réception du courrier, nous procèderons aux étapes suivantes (l’ouverture
du courrier, l’enregistrement, le tri, la diffusion et pour l’expédition du courrier elle
procède à l’enregistrement, mise sous enveloppe et l’expédition.
Il y a deux sortesde courriers qui sont :
2.6.2. Traitement du courrier arrivé :

Chaque jour la secrétaire reçoit du courrier, soit émanant des différents services de
l'organisme où elle travail, soit de l’extérieur.
Le traitement du courrier arrivé doit être fais avec attention pour que la transmission
soit facile.
a. La réception du courrier arrivé :

La secrétaire reçoit le courrier arrivé tous les matins par levaguemestre, et après la
réception, la secrétaire procède aux étapes suivantes :
b. Triage du courrier arrivé :

La première chose la secrétaire doit vérifier l’exactitude del’adresse (courrier urgent,
courrier destiné au directeur, courrier confidentiel),puisfaire sortir tous les documents que
l’enveloppe contiens, et faireagrafées celles quine sont pas agrafées pour éviter la perte
de documents jusqu’à la fin de l’ouverturedes enveloppes.
c. Ouverture :
L’ouverture et classement du courrier est une tâchetrès importante au sein
d’uneentreprise. En effet, certainscourriers
d. Apposition du cachet et enregistrement :

d.1-Apposition du cachet :
La secrétaire doit mettre le cachet spécial pour qu’elle donne une trace administrative qui
porte la mention suivante :
Nom de l’administration
Courrier arrivé
Date d’arrivée : …..…/…………../………
N° d’arrivée :……….. /………… /………..
La numération du courrier commence à partir du 31 décembre de chaque année.
d.2- L’enregistrement :
Après le cachet du courrier arrivé elle va l’inscrire dans leregistre du courrier arrivé qui
comprend les renseignements suivants :
Date Date et N° de la Date et N° de la
Expéditeur Objet
D’arrivée correspondance repense
Le : …../…../….. Le : …../…../….. …………… …………… Le : …../…../…..
N°/……….. N°/……….. …………… …………… N°/………..
e. Conservation :
La secrétaire après avoir distribué les correspondances aux différents services concernés,
nous devons les rangées et sauvegardée dans le classeur boite de réception, situé au
niveau du secrétariat, signifiant : le chrono du courrier arrivé.
f. Distribution au niveau d’un service :

La secrétaire transmis l’original au serviceconcerné et elle garde la photocopie.
g. Distribution au niveau de plusieurs services :

La secrétaire garde l’original, et elleremet les photocopies aux différents services après
les avoir avisés.
h. Ventilation du courrier arrivée :

La secrétaire doit faire la photocopie detous les documents avant de les distribués aux
différents services suivants deux appliquant :
Remarque :Toutes les lettres ou tous les documents arrivés il faut d’abordque le
directeur consulte ces « lettres ou documents » avant la distribution.
 Schéma retraçant le Traitement du courrier arrivé :
Réception du courrier arrivé
Trier le courrier
Ouverture
Le cachet
Enregistrement : Inscription du N° de la correspondance et la date de réception sur le

registre du courrier arrivé
Conservation
Ventilation
Distribution au niveau Distribution au niveau d’un
De plusieurs services service

2.6.3. Le traitement du courrier départ :

On est en face de deux (02) situations :
- Ré rédaction d’une correspondance pour la première fois au destinataire.
- Rédaction d’une correspondance qui fait l’objet d’une réponse suite à une lettre déjà
envoyée.
a) Rédaction de la lettre :
La rédaction est effectuée soit par le Directeur, soit par la secrétaire en tenant
compte des consignes de son responsable.
b) Vérification et signature de la lettre :

Une fois saisi, elle sera présentée dans un parapheur fera l’objet d’une consultation
(vérification)et signature de la part du responsable.
c) Apposition du cachet:
Après la signature du directeur la secrétaire va mettresur le courrier de départ la
griffe portant le nom prénom, et le cachet officiel après lanumérotation au lieu de n°
d’ordre.
d) L’envoi de la correspondance :
La secrétaire met les correspondances dans une enveloppe timbrée sans oublier :
- Le nom au milieu de l’enveloppe (nom du destinataire)
- L’adresse complète
- Nom de wilaya et le symbole postal
Et elle le remet au vaguemestre pour la déposer à la poste, le courrier aussi peux être
envoyé par fax, ou par télex.
e) Enregistrement :
La secrétaire doit l’enregistrer dans le registre spécialdu courrier
départ comme suit :
Une fois saisie elle fera l’objet d’une vérification et signature il sera présenté dans le parapheur.
Date de départ
Nombre de N°
etN°de la Destination Objet Observation
pièce D’archive
Correspondance
Le :…………… Du………… …………… ………………. ………… ……………

N° : N° :………….. …………… ………………. ………… ……………
……………
 Schéma retraçant le Traitement du courrier départ :
Rédiger le courrier (La saisie)
Consultation et la signature
La griffe et le numéro d’ordre
Enregistrement sur le registre de

Courrier départ
Transmission du courrier départ
f) Le classement du courrier :
Classer c’est ranger, mettre une chose à sa place selon un ordre méthodique. Le
classement estfait suivant la méthode numérique qui est basée sur la suite naturelle des nombres.
Il n’est passuffisant de classer les dossiers de façon impeccable, il faut également veiller à ce que
les piècessoient réparties à l’intérieur de chacun d’eux suivant un classement efficace.
2.7 Accueil téléphonique et physique :

2.7.1. Accueil téléphonique :
 La réception des appels téléphoniques :
Parmi les moyens de communication les plus utilisés ; le téléphone. Ce dernier est très
important, car il permet d’échanger les communications orales entre les différents services de
l’entreprise, ou entre l’entreprise et l’extérieur.
En outre, une bonne communication téléphonique favorise et donne une belle image a
l’entreprise, ainsi de bonnes relations professionnelles entre les différents partenaires.
Le secrétariat à le doit d’avoir deux sortes de lignes pour mieux faciliter les différents
taches qui sont :
 Ligne interne :
Qui permet de communiquer avec les différents postesqui se trouvent en chaque bureau et
pour éviter les déplacements.
 Ligne externe :
Est réserve aux communications extérieures.La secrétaire reçoit tout le temps des appels
téléphoniques, soit de l’intérieur ou del’extérieur de l’entreprise, ces appels sont généralement
destinés à son directeur ou pour demander des renseignements. Et pour bien répondre il faut
suivre les étapes suivantes :
Répondre dans l’immédiat avant les trois sonneries pour ne pas déranger le voisinage ;
Vérifier qu’il y a de quoi noter à proximité ;
 La présentation:
La secrétaire doit se présenter (avec une douce et agréable voix) endonnant la raison
sociale de l’entreprise puis saluer son interlocuteur ;
Prendre les renseignements concernant son interlocuteur (avoir son nom, son prénom,
l’objet de la communication…etc.)
La secrétaire doit mentionner toutes les informations sur la fiche téléphoniques qui lui
facilitera la tâche ;
 Orienter la personne:
Si l’appel est destiné à une autre personne ou structure de l’entreprise
Prendre tout le temps qu’il faut pour bien expliquer à son interlocuteur ;
Rien n’est plus volatile que les paroles ; alors la secrétaire devra tout noter ;
Avant de raccrocher, la secrétaire doit le remercier avec gentillesse et courtoisie, et lui
souhaite une agréable journéeutilisateur ou par Email.
2.7.2. Accueil physique :

Le secrétaire reçoitplusieurs visiteurs par jour pour information, orientation ou pour
prendre un rendez-vous avec le directeur, la secrétaire mentionnela visite et les renseignements
concernant le visiteur. Pour éviter tous encombrement, elle les invite à s’assoir avant de
demander au directeur s’il Ya une possibilité de les recevoir ou pour un autre jour, sans laisser le
visiteur impatiente ou sans réponse.
2.8 Des documents écrits administration :

 Bordereau d’envoi :
Ce document est destiné à l’acheminement des pièces d’un service administratif à un
autre, chaque fois cette transmission n’implique pas de commentaire qui justifieraient la
déclaration d’une lettre d’accompagnement.
 Demande d’un titre de congé :

Dans le droit du travail, le mot congé désigne à la fois, d’une part, la période pendant
laquelle un salarié est autorisé à quitter provisoirement son emploi (vacances) et il désigne,
d’autre part, l’écrit par lequel l’une ou l’autre des parties dénonce le contrat de travail.
 Ordre de mission :
Est un document à remettre à un salarié l’lorsqu’il doit effectuer unemission à l’extérieur
de l’établissement.
2.9 Technique de classement le plus utilisée :

Est le classement chronologique mode de classement est basé sur la suite naturelle
desdates, jour, mois et année. Le document le plus récent doit être toujours placé sur le dessus.
Le classement chronologique :
A- Principe
Le classement chronologique consiste à classer les documents dans l’ordre de la suite
naturelle des dates : années, mois, jours
Il est utilisé lorsque la date apparaît comme un élément essentiel pour identifier un
document. Le document sera classé par référence à sa date de création.
Dans ce mode de classement, le document le plus récent doit toujours être placé sur le
dessus.
Le classement chronologique est complété par un classement numérique.
Exemple :
Février 2009.
1 société oranaise de peinture 02/02/09
2 société de tissage « tapidor » 12/02/09
3 société de courtage « IMPEX » 21/02/09
Mars 2009.
4 Standard téléphonique 02/03/09
5 société industrielle Gazière 24/03/09
B- Avantages et inconvénients :
Avantages Inconvénients
Impossible de constater l’absence d’un
Simple
document
Difficulté de retrouver un document dont on

Extensible
ne connaît pas la date précise
Le document le plus récent est immédiatement

visible.
Utilisation
Le classement chronologique est adapté pour le :

 Classement de la correspondance des doubles lettres envoyées
 Classement des effets de commerce
 Classement des revues et de journaux.
Au sein du secrétariat du CFPA SAIFI Zineb on utilise :

-Courrier arrivée DFP
-Courrier départ DFP
-Courrier arrivée DFP
-Courrier arrivée Divers
-Courrier départ Divers
« Conclusion Générale »
ConclusionAGénérale :
près 6 mois de stage pratique au sein du CFPA Chahida SAIFI Zineb on a
découvert que celle-ci est un service public à caractère administratif à but non lucratif.
Dans ce CFPA, le personnel est confronté à des situations de communication, cette

communication passe par des documents administratifs qui servent de preuve.
Dans notre mémoire nous avons traité les techniques de classement de

l’information selon les règles préconisées pour la norme AFNOR pour pouvoir se procurer
facilement et rapidement l’information recherchée et retrouver les documents reçus et
produits quand ils on a besoin. Le classement doit donc être comme un outil et non une
contrainte abstraite pour un organisme et ses membres, il donne une structure logique et
hiérarchique qui permet de classer tous les documents sur tous les supports.
D’après ce stage le classement numérique et chronologique c’est le fondement et la

base de ce dernier et on a constaté que le classement méthodique (idéologique) est
nécessaire pour plusieurs raisons :
- La masse des documents reçus par l’administration est considérable. S’ils ne sont
pas tous d’un intérêt immédiat, ils peuvent cependant devenir utiles. Il faut par
conséquent les conserver en ordre.
- Les affaires courantes se traitent de plus en plus par téléphone, il est nécessaire de
pouvoir retrouver immédiatement en intéressant l’interlocuteur
Durant notre stage pratique on a remarqué que :
- Le monde de la connaissance théorique en secrétariat est plus vaste que la
pratique sur le terrain;
- La secrétaire n’assiste pas aux réunions.
Comme on a constaté aussi que l’expérience dans la fonction de secrétariat joue un

rôle très important, dans l’organisation des différentes tâches d’une administration, la
secrétaire acquiert les réflexes nécessaires à l’exécution de ses taches dans des conditions
optimales.
Dans le domaine de secrétariat il ne suffit pas d’apprendre les différents les

techniques utilisées, mais il est indispensable que la secrétaire collecte entre le savoir
savon, le savoir-faire et le savoir être.
« Bibliographie »
www.coursexercices.com
2
Http //Fr.wikipédia.org /wiki /secrétariat
3
https://www.ac-orleans-tour.fr
4
Mémoire de promotion février 2008 sous le thème : la secrétaire pédagogique au niveau de département des sciences
économiques.
5
Correspondance et rédaction administratives « Armand colin »
6
Alexandre Menais, Juriste spécialisé en droit de l’informatique « résumé de la théorie et guide de travaux pratique module 12
organisation administrative Page13 »
7
Alexandre Menais, OPCIT Page13
8
Anglo-saxonne : « automatisation du bureau »
9
Cahier de cour (communication)
10
https://www.office1.fr/organisation-et-classement/archivage/boites-archives.html#:~:text=Boites%20d'archivage%2C%20boites
%20archives,administratifs%2C%20commandes%20etc.
11
https://www.assistancescolaire.com/enseignant/elementaire/ressources/base-documentaire-en-sciences/fde07sc04i01
« Annexes »
« Table des Matières »
Remerciements 
Dédicaces i
Liste des Figures 
Liste des tableaux .........................................................................................................................vi
Introduction Générale...............................................................................................................1
Chapitre I : « Généralité sur le Secrétariat »....................................................................2
Section 1 :Le secrétariat et la secrétaire..................................................................................2

1-1 Le secrétariat :...................................................................................................................2
1.1.1 Historique du secrétariat :.............................................................................................2
1.1.2 Définition du secrétariat :..............................................................................................3
1-2 La secrétaire :....................................................................................................................3
Section 2 :Les tâches et Qualités de la secrétaire dans l’administration..............................4

2-1 Les tâches de la secrétaire dans l’administration :............................................................4
2.1.1 Aménagement du bureau :............................................................................................4
2.1.2 Organisation de travail :................................................................................................4
2.1.3 Accueil :........................................................................................................................4
2.1.3.1 Accueil des visiteurs (physique) :...........................................................................4
2.1.3.2 Accueil téléphonique :............................................................................................5
2.1.4 Préparation de La correspondance :..............................................................................5
2.1.5 Préparation des différentes lettres administratives :......................................................5
2.1.6 Préparation de la Réunion :...........................................................................................8
2.1.7 Le traitement du courrier :.............................................................................................9
2.1.7.1 Courrier arrivé :........................................................................................................... 10
2.1.7.2 - Courrier départ :....................................................................................................... 10
2.1.8 Planning :....................................................................................................................11
2-2 Les qualités de la secrétaire dans l’administration :.......................................................11
2-2-1 La discrétion :..............................................................................................................11
2-2-2 La disponibilité :.........................................................................................................12
2-2-3 La courtoise et la politesse :........................................................................................12
2-2-4 Le dynamisme :...........................................................................................................12

2-2-5 La sociabilité :.............................................................................................................12
2-2-6 La ponctualité et l’assiduité :......................................................................................12
Section 3 :Généralité sur le classement..................................................................................13

3.1- Définition :......................................................................................................................13
3.1.1- Classifier :...................................................................................................................13
3.1.2- Classer :.......................................................................................................................13
3.2- Les facteurs du choix d’un classement :.........................................................................13
3.2.1- Le temps d’accès:........................................................................................................13
3.2.2- Sécurité:.......................................................................................................................14
3.2.3- Coût:............................................................................................................................14
3.3- Le but du classement :....................................................................................................14
3.4- Les qualités d’un bon classement :.................................................................................14
3.5- Les différents ordres du classement :..............................................................................15
3-5-1 Les ordres fondamentaux :..........................................................................................15
3.5.1.1-Le classement alphabétique :..................................................................................... 15
3.5.1.2-Le classement numérique :........................................................................................ 15
3.5.1.3-Le classement idéologique :....................................................................................... 16
3-5-2 Les ordres dérivés :.....................................................................................................16
3.5.2.1-Le classement décimal :............................................................................................. 16
3.5.2.2-Le Classement Chronologique :................................................................................ 18
3.5.2.3-Le classement géographique :................................................................................... 18
3.5.2.4-Le classement alphanumérique :............................................................................... 19
3.6- Les procédures de classement :.......................................................................................20
3.6.1. Le classement debout :................................................................................................20
3.6.1.1 Mobilier employé :..................................................................................................... 20
3.6.1.2 Avantage, inconvénients et utilisation :................................................................... 20
3.6.2. Le classement horizontal (au à plat):..........................................................................21
3.6.2.1 Mobilier employé :..................................................................................................... 21
3.6.2.2 Avantage, inconvénients et utilisation :................................................................... 21
3.6.3. Le classement vertical :...............................................................................................21
3.6.3.1 Vertical suspendu :..................................................................................................... 21
3.6.3.2 Vertical ordinaire :...................................................................................................... 21
3.6.3.3 Vertical à visibilité latéral :........................................................................................ 21
3.6.3.4 Vertical à visibilité oblique :..................................................................................... 22

3.6.3.5 Vertical à visibilité supérieur :.................................................................................. 22
3.7- L’archivage :...................................................................................................................22
Chapitre II : « Bureautique et L’informatique »................................................................ 23
Section 1 : La bureautique......................................................................................................23
1-1 Historique de la bureautique :.....................................................................................23
1-2 Définition de la bureautique :......................................................................................24
1-3 Le but de la bureautique :............................................................................................24
1-4 Le rôle de la bureautique :...........................................................................................24
1-5 Les outils de la bureautique et de communication:.....................................................24
1.5.1 Les outils Matériel de la bureautique :..................................................................... 24
1.5.2 Les outils de la communication :.............................................................................. 26
1-6 Les moyens mis à la disposition de la secrétaire :......................................................27
Section 2 :L’informatique.......................................................................................................31
2.1. Historique de l’informatique :.....................................................................................31
2.2. Définitions de l’informatique :....................................................................................32
2.3. L’ordinateur :..............................................................................................................32
2.3.1 Les périphériques (Organes) :...................................................................................32
2.3.1.1 Les Périphériques d’Entrée :...................................................................................... 33
2.3.1.2 Les Périphériques de Sortie :..................................................................................... 34
2.3.1.3 Les Périphériques d’Entrée/Sortie :.......................................................................... 35
Chapitre III : « Déroulement (Processus) de classement ».............................................. 41
Section 01 : Aspect descriptif du CFPA SAIFI Zineb de Bejaia.........................................42

1.1 Historique :..................................................................................................................42
1.2 Activité et objectif du CFPA :……………………………………………………….50
Section 02 : Aspect organisationnel du CFPA SAIFI Zineb................................................43

2.1 - L’organigramme du CFPA SAIFI Zineb de Bejaia :................................................43
2.2 - Les différentes missions de chaque service :............................................................44
2.2.1 - La Direction :............................................................................................................ 44
2.2.2 - Secrétariat :............................................................................................................... 44
2.2.3 - L’intendance :........................................................................................................... 45
2.2.4 - Service Technique et Pédagogique :...................................................................... 46

2.2.5 - La surveillance générale :........................................................................................ 47
2.2.6 - Le Bureau d’accueil d’information et d’orientation professionnelle :...............47
2.2.7 - Les Adjoints de formation :..................................................................................... 47
2.3 Organisation Pédagogique et les formations offertes Du CFPA.................................48
2.3.1 Organisation Pédagogique......................................................................................48
2.4 - Les formations offertes Du CFPA « SAIFI Zineb » :...............................................48
2.4.1 - Service technique « Résidentiel » :........................................................................ 48
2.4.2 - Service apprentissage :............................................................................................ 49
2.5 - Bureau de secrétariat de direction.............................................................................52
2.6 - Principales tâches d’une secrétaire :.........................................................................52
2.7 - Accueil téléphonique et physique :...........................................................................57
2.8 - Des documents écrits administration :......................................................................58
2.9 - Technique de classement le plus utilisée :................................................................58
Conclusion Générale :..........................................................................................................60
Bibliographie
Annexes

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Ministère de la Formation et de l'Enseignement Professionnels

Direction de la Formation et de l’Enseignement Professionnels

Réalisée par : Encadrée par :

donné un Savoir pour mener à terme ce modeste travail.

Je tiens à exprimer mes vifs remerciements à tous

pour nous avoir partagé ses connaissances, ses précieux

conseils, ses orientations, aussi pour le temps qu’il nous a

consacré pour munir a bien ce modeste mémoire.

Je remercie le Directeur du Centre de Formation

Professionnelle & de l’Apprentissage SAIFI Zineb Béjaïa,

qui nous a facilité l’accès à la formation, ainsi qu’a tout le

personnel du centre particulièrement Mr Saidani Mourad

le chef servie Apprentissage& Mr Bouzid Saadi

L’Adjoint Technique et Pédagogique de l’Apprentissage.

donné un Savoir pour mener à terme ce modeste travail.

Je tiens à exprimer mes vifs remerciements à tous

pour nous avoir partagé ses connaissances, ses précieux

conseils, ses orientations, aussi pour le temps qu’il nous a

consacré pour munir a bien ce modeste mémoire.

Je remercie le Directeur du Centre de Formation

Professionnelle & de l’Apprentissage SAIFI Zineb Béjaïa,

qui nous a facilité l’accès à la formation, ainsi qu’a tout le

personnel du centre particulièrement Mr Saidani Mourad

le chef servie Apprentissage& Mr Bouzid Saadi

L’Adjoint Technique et Pédagogique de l’Apprentissage.

La Figure N° 01 :Courrier arrivé Page09

Tableau N° 01 :Classement Géographique Page17

Tableau N° 02 :Spécialités Affectés au service Apprentissage Page48

Tableau N° 03 :Spécialités Affectés au service Résidentiel Page49

Section 1 :Le secrétariat et la secrétaire..................................................................................2

Section 2 :Les tâches et Qualités de la secrétaire dans l’administration..............................4

Section 3 :Généralité sur le classement..................................................................................13

Chapitre II : « Bureautique et L’informatique »................................................................ 23

Section 1 :La bureautique.......................................................................................................23

Chapitre III : « Déroulement (Processus) de classement ».............................................. 41

Section 01 :Aspect descriptif du CFPA SAIFI Zineb de Bejaia..........................................42

Section 02 :Aspect organisationnel du CFPA SAIFI Zineb.................................................43

Conclusion Générale :..........................................................................................................60

La Secrétaire est la collaboratrice de son supérieur hiérarchique, elle joue un rôle

La secrétaire est la personne qui effectue diverses tâches administratives, en

Pour l’activité de l’administration le document est d’une importance primordiale.

Pour établir ce mémoire on a posé la problématique suivante :

- Quelles sont les différentes techniques de classement ? et quelles est la technique

Et pour répondre à cette problématique on a repartie notre plan de travail en trois

Chapitre 1 : Généralité sur le Secrétariat ;

Chapitre I : « Généralité sur le Secrétariat »

Section 1 : Le secrétariat et la secrétaire

1.1.1 Historique du secrétariat :

« La fonction de secrétaire remonte aux temps des pharaons. A cette époque, on

l’employée de bureau, et la sténodactylographie, première apparition de la notion de secrétaire

Cette dernière prédéterminera aussi la mise en place du binôme « Patron-secrétaire ».

1.1.2 Définition du secrétariat :

Section 2 : Les tâches et Qualités de la secrétaire dans l’administration

2.1.2 Organisation de travail :

2.1.4 Préparation de La correspondance :

2.1.5 Préparation des différentes lettres administratives :

2.1.5.1. Le bordereau d’envoi :

2.1.5.4. Le procès- verbal :

2.1.5.6. Le compte rendu :

2.1.6 Préparation de la Réunion :

2.1.7 Le traitement du courrier :

2.1.7.1 Courrier arrivé :

Enfin, elle enregistre la lettre sur le registre de courrier arrivée en suivant :

 La date d’arrivée de la correspondance ;