Traiter des documents / révisions CFC

1.1.7 Exécuter des tâches administratives et organisationnelles

C5 Synthétiser

1.1.7.1 TRAITER LES DOCUMENTS

« Je rédige de manière autonome différents documents en suivant les

instructions de mon entreprise »

- Courriels
- Notes
- Lettres
- Rapports
- Texte de sites internet
- PV

Dans mon travail quotidien, je rédige couramment des courriels, des notes ainsi
que des documents officiels type « Certificat ou Attestation de formation ».

Courriels :

- Comporte une signature type

- La police de mon mail est corporative à celle de l’entreprise
- Mes communications s’adaptent à mon interlocuteur
- Je reste polie et courtoise dans mes communications

Notes :

Les notes sont généralement réalisées par Teams, et s’adaptent également à

mon interlocuteur. Mon langage est plus familier lors d’une conversation directe
avec un/une collègue, alors que si je fais une communication générale dans le
groupe d’équipe, mon langage sera plus soutenu.

Documents officiels type certificat et attestation :

Les documents officiels ont une mise en page bien précise. J’utilise des papiers
à certificats/attestation, qui comportent déjà la signature du Secrétaire Général
ainsi que les logos officiels. Je dois simplement veiller à ce que la mise en page
du document soit conforme, que toutes les écritures apparaissent sur le
document ainsi que la date. Je m’assure également que la mise en page est
centrée et qu’il n’y a aucune faute avant les impressions et envois du document.

1er mars 2024 Morgane Gendron

 Il existe cependant différents types de documents comme les PVs, qui
comportent des sous-catégories de PVs, se présentant comme suit :

Procès-verbal textuel / intégral  Donne une vue complète du

déroulement de la séance
Chaque intervention est documentée.
 Peut servir de moyen
Le déroulement d'une séance ou d'un
d'information
débat est retranscrit mot pour mot,
 Preuve irréfutable
comme par ex. en cas de
 Le déroulement chronologique
de la discussion est clair
- sessions
 Le rédacteur du procès-verbal ne
- assises d'étude
rencontre pas de problèmes
- séminaires et conférences
linguistiques ou techniques
scientifiques
- auditions du personnel, etc

Procès-verbal des délibérations  Le déroulement de la réunion

est clair
L'ensemble du déroulement d'une
 Preuve irréfutable
négociation est retranscrit, mais pas
 Utilisation éventuelle comme
mot pour mot ; ce procès-verbal se
moyen d'information
concentre sur la teneur, comme par
ex. en cas de

- séances du comité,
- assemblées générales,
- assemblées des délégués,
- réunions du Conseil
d'administration.

Procès-verbal des résultats ou  Vue d'ensemble.

de décisions  Systématique
 Evaluation simple
Un procès-verbal des résultats ou des
 Rédaction facilitée
décisions contient exclusivement des
 Rédaction rapide
résultats et des décisions, comme par
 Aucune technique
ex. lors de
d'enregistrement particulière
- séances de travail / de projet,
n'est nécessaire
- séances du comité
 Facilite la documentation

1er mars 2024 Morgane Gendron

 Procès-verbal succinct  Informations concises
 Vue d'ensemble
Un procès-verbal succinct contient
 Systématique
uniquement de brèves indications sur
 Evaluation simple
le contenu d'une séance et ses
 Rédaction facilitée
résultats, comme par ex. lors de
 Rédaction rapide
- séances du comité
 Aucune technique
- séances de travail à tous les
d'enregistrement particulière
niveaux
n'est nécessaire
entretien avec les
collaborateurs, séances du
Conseil d'administration

On choisira la forme du procès-verbal en fonction des objectifs que l'on poursuit

en le rédigeant.

- Qui lit le procès-verbal ?

- Quelle est l’importance de la manifestation ?
- Quelle force probante est nécessaire ?
- Que doivent pouvoir vérifier avec précision les personnes de l'extérieur ?
- A quoi sert encor le procès-verbal ?

Une forme mixte entre le procès-verbal de décisions et le procès-verbal des

délibérations est fréquemment adoptée au niveau de la section.

COMPÉTENCE INTERDISCIPLINAIRE
3.2 CAPACITÉ À COMMUNIQUER

 J’appréhende différemment les déclarations orales et écrites

 Je suis ouverte à l’opinion de mes interlocuteurs
 Je m’exprime oralement et à l’écris de manière adaptée à la situation et
de manière claire
 Je maîtrise les situations délicates en clarifiant les malentendus en
cherchant des solutions
 Je suis discrète de manière à préserver les intérêts de mon interlocuteur
et de mon entreprise

1er mars 2024 Morgane Gendron

Je sais différencier un courriel officiel, à l’externe ou interne de l’entreprise en adaptant
ma manière d’écrire. Ainsi que lors de discussions orales, je sais également adapter
mon vocabulaire à mon interlocuteur.

En cas d’incompréhension de mon interlocuteur, je n’hésite pas à réexpliquer, soit par

mail soit par téléphone. Si l’échange par mail n’est pas compréhensible, je n’hésite pas
appeler mon interlocuteur pour clarifier la situation.

En cas de doute, je m’adresse à mes collègues et revient par la personne. Par exemple,
le RSHL prend en charge une formation que nous proposons par ses membres, et
fréquemment je reçois un appel car lorsqu’il commande la formation, ils ne sont pas
au courant que leur facture est à directement adressé au RSHL par leur biais mais que
nous, nous facturons quand même chez eux.

3.4 CIVILITÉ

 Je suis ponctuelle, fiable, ordonné et j’agis consciencieusement

 J’adopte le code vestimentaire de mon entreprise et adapte ma
conduite à la situation
 Je respecte les règles de politesse dans mon comportement et dans mes
communications orales et écrites
 Je traite chaque personne avec le respect et la courtoisie qui s’impose

Je suis polie, ponctuelle et je sais agir en fonction de mes interlocuteurs. Je respecte

les règles de politesse et m’adapte selon la situation.

Je traite chaque personne comme mon égal, même si une barrière de langue peut
survenir et je fais de mon mieux pour répondre à la question posée.

1er mars 2024 Morgane Gendron