LES AUTORISATIONS D'ABSENCE ET CONGES EXCEPTIONNELS

PREAMBULE :

Divers évènements peuvent permettre des autorisations d'absence ou congés exceptionnels.

Ces absences ne constituent pas un droit et sont soumises à l'autorisation du responsable de service,
sous réserve des nécessités de service et sur présentation de justificatifs.

Ces absences ne peuvent pas être accordées pendant un congé annuel, un jour de temps partiel
ou un congé maladie, ni les interrompre. Elles sont accordées dès lors que l'agent aurait dû travailler.

Seule exception à ce principe, en cas de naissance ou adoption pendant le congé annuel ou maladie,
le bénéficiaire peut prolonger son congé annuel ou maladie, de la durée du congé naissance ou adoption.

Ces absences sont liées à l'évènement et doivent être prises autour de celui-ci en incluant le jour de l'évènement.

Les autorisations d'absence couvrent le temps habituel de travail de l'agent et ne peuvent générer
ni heures supplémentaires ni récupérations.

Les modalités d'octroi de ces absences sont détaillées dans le règlement du temps de travail en vigueur au 1er janvier 2024.

DRH / Service Ressources et Dialogue social

Mise à jour du 15 février 2024 1
1- Congés exceptionnels pour évènements familiaux

Motifs Personnes concernées Durées Pièces à fournir Observations

Agent
Enfant
Mariage Père, Mère
PACS
Frère, sœur, beau-frère*,
belle-sœur*, oncle, tante,
neveu, nièce, beau-père*,
belle-mère*
Congé de naissance ou
Agent père de l'enfant ou
pour l'arrivée d'un enfant
conjoint de la mère
en vue de son adoption
5 jours ouvrables autour de
Pas de cumul des 5 jours lorsque le PACS
l'évènement
2 jours dont celui de et le mariage concernent le même conjoint
Certificat de publication des (au cours de la carrière de l'agent dans
l'évènement
bans (mariage) nos collectivités).
Justificatif du tribunal ou de la Code KAIROS : CMAR
1 jour, celui de l'évènement mairie (PACS)
Les 3 jours doivent être pris dans une
période de 15 jours entourant la
3 jours consécutifs naissance ou l'adoption.
Code KAIROS : CNAI

- Une période obligatoire de 4 jours

consécutifs, faisant immédiatement suite
Certificat de naissance au congé de naissance de 3 jours, soit un
total de 7 jours obligatoirement pris suite à
25 jours calendaires ou 32 jours la naissance de l'enfant.
Congé de paternité et
Agent calendaires en cas de - Une période de 21 jours (ou 28 jours en
d'accueil de l'enfant
naissance multiple cas de naissance multiple). Cette seconde
période doit être prise dans les 6 mois
suivants la naissance, par période de 5
jours minimum.

Code KAIROS : CPAT

* Ces autorisations d'absences sont étendues en cas de PACS ou de concubinage notoire de l'agent, sous réserve que cette situation ait été communiquée à la
DRH (justificatif du Tribunal ou mairie, certificat de vie commune ou attestation sur l'honneur des 2 conjoints).

Rappel : Il n'est pas prévu d'autorisation d'absence pour les évènements relatifs :
- aux enfants du conjoint (beau-fils, belle-fille) sauf en cas d'adoption
- aux membres de la belle-famille (à l'exception du beau-père, belle-mère, beau-frère et belle-soeur de l'agent)
ex : le mariage ou le décès de l'oncle de l'épouse de l'agent n'ouvre pas droit à une autorisation d'absence pour l'agent
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1- Congés exceptionnels pour évènements familiaux (suite)

Motifs Personnes concernées Durées Pièces à fournir Observations

Conjoint* 5 jours

2 jours, y compris celui des

Père, mère 3 jours si hors département
obsèques

12 jours si l'enfant était âgé de

plus de 25 ans
Enfant 14 jours si l'enfant était âgé de 8 jours complémentaires fractionnables
moins de 25 ans ou s'il était lui- peut être accordés à prendre dans un
Extrait d'acte de décès
Décès même parent délai d'un an à compter du décès
Code KAIROS : CODC
Frère, sœur

Beau-père*, Belle-mère* 2 jours si hors département

ayant eu la charge effective
de l'agent
1 jour, celui des obsèques
Petit-enfant, Grand-parent
obsèques dans le département
ou hors département
Oncle, tante, neveu, nièce,
beau-frère*, belle sœur*

* Ces autorisations d'absences sont étendues en cas de PACS ou de concubinage notoire de l'agent, sous réserve que cette situation ait été communiquée à la
DRH (justificatif du Tribunal ou mairie, certificat de vie commune ou attestation sur l'honneur de

Rappel : Il n'est pas prévu d'autorisation d'absence pour les évènements relatifs :
- aux enfants du conjoint (beau-fils, belle-fille) sauf en cas d'adoption
- aux membres de la belle-famille (à l'exception du beau-père, bel

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 1- Congés exceptionnels pour évènements familiaux (suite)
Motifs
Maladie très grave
Garde d'enfant ou soins
à l'enfant malade
(ces autorisations d'absence
sont réservées à toutes
circonstances particulières
intervenant dans l'état de santé
ou dans les conditions de
garde habituelles de l'enfant)
* Ces autorisations d'absences sont étendues en cas de PACS ou de concubinage notoire de l'agent, sous réserve que cette situation ait été communiquée à la
DRH (justificatif du Tribunal ou de la mairie, certificat de vie commune ou attestation sur l'honneur des 2 conjoints).
Personnes concernées Durées
Conjoint*, père, mère,
3 jours par année civile
enfant (sans limite d'âge)
6 jours
(portés à 12 jours ouvrables ou
15 jours consécutifs si le
conjoint n'en bénéficie pas)
Enfant de moins de 16 ans
Le nombre de jours est calculé
(pour un enfant handicapé,
au prorata du temps de travail
pas de limite d'âge)
(et de la durée du contrat pour
les contractuels)
L'enfant doit être "déclaré"
auprès de la DRH
Démarches et
Observations
pièces à fournir
certificat médical attestant la
2 jours de délais de route sur justificatif de
maladie très grave et précisant
domicile pour les pères et mères
la présence indispensable et
permanente de l'agent auprès
Code KAIROS : CMG
du patient
Au-delà de 6 jours, l'agent doit apporter la
preuve que son conjoint ne bénéficie pas
d'une autorisation d'absence rémunérée
pour garder ou soigner son enfant
Justificatif médical ou toute
(attestation de l'employeur)
pièce justifiant la nécessaire
présence de l'agent auprès de
NB : en cas de grève des enseignants,
l'enfant
l'absence ne peut être accordée si un
système de garde est instauré.
Code KAIROS : GEM
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2- Autorisations d'absences liées aux concours/examens et formation professionnelle
Motifs Personnes concernées
Concours et examen
professionnel de la FPT
Préparation au concours et
examen professionnel de la
FPT
Formation professionnelle
Démarches et
Durées Observations
pièces à fournir
Durée du concours ou
examen (épreuves écrites
Agent et orales), dans la limite de Convocation Code KAIROS : CONC
2 concours ou examens par
an
Durée de la préparation
CNFPT ou temps de
décharge si préparation
Agent Convocation Code KAIROS : EXAM
individuelle et pendant les
périodes scolaires sans
enseignement CNFPT
Forfait d'une journée ou
Agent 1/2 journée quelque soit la Convocation Codes KAIROS : FORM
durée de l'absence
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3- Autorisations d'absences liées à l'exercice du droit syndical
Personnes
Motifs Durées Délais Pièces à fournir Observations
concernées
Participation aux congrès ou Durée du congrès ou de la
Imprimé signé du syndicat
réunions syndicales au niveau réunion, Au moins 3 jours avant Article 16 du décret "droit syndical"
accompagné de la
national, départemental, limité à 10 ou 20 jours selon l'absence Code KAIROS : AS16
convocation
interdépartemental ou régional. le mandat

Imprimé signé du syndicat

Participation aux réunions de la Au moins 3 jours avant Article 17 du décret "droit syndical"
Durée de la réunion accompagné de la
section syndicale locale l'absence Code KAIROS : AS17
convocation

Agent mandaté par Article 18 du décret "droit syndical"

un syndicat, après Code KAIROS : AS18
Participation aux réunions
notification par la
statutaires
DRH Imprimé signé du syndicat A noter pour les instances (CAP, CCP, CST, F3SCT)
(CAP/CCP/CST/F3SCT) la durée comprend, en + de la durée prévisible de la
Au moins 3 jours avant accompagné de la
et aux réunions convoquées par Durée de la réunion réunion et des délais de route, un temps égal à cette
Absences accessibles l'absence convocation de durée pour la préparation et le compte-rendu de la
l'Administration
aux agents depuis le l'Administration réunion. Pour les séances de CST et F3SCT, un
self service Kairos forfait de 4 heures est appliqué aux membres pour la
et conseil médical, conseil de réunion et les délais de route et un temps équivalent
discipline pour la préparation et le compte-rendu.

Article 19 du décret "droit syndical"

Décharge d'activité de service Durée de la décharge Délai raisonnable Imprimé signé du syndicat
Code KAIROS : AS19

Pas de délai
Imprimé signé du syndicat
réglementaire
Distribution de tracts syndicaux Durée de la distribution Le tract distribué est remis à Code KAIROS : DIST
(3 jours constituent un
la DRH par le syndicat
délai raisonnable)

12,5 jours par an

Secrétaires de la
sous réserve des nécessités Délai raisonnable Imprimé signé du syndicat Code KAIROS : SF3SCT (secrétaire)
F3SCT
de service
Missions en matière de santé,
de sécurité et de conditions de
travail - F3SCT Membres titulaires et 10 jours par an
suppléants de la sous réserve des Délai raisonnable Imprimé signé du syndicat Code KAIROS : MF3SCT (membre)
F3SCT nécessités de service

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3- Autorisations d'absences liées à l'exercice du droit syndical
Motifs
Assemblée Générale d'un
syndicat
Heure Mensuelle d'Information
syndicale (HMI)
Journée de formation syndicale
Personnes
Durées Délais Pièces à fournir Observations
concernées
Adhérent d'un Durée de l'Assemblée Au moins 3 jours avant
Imprimé signé du syndicat Code Gestor : ASAG
syndicat Générale l'absence
Feuillet nominatif du carnet à Tolérance maximum d'1/2 heure par trajet,
souche "Heure Mensuelle selon lieu de travail de l'agent et lieu de la
dans la limite de 3 heures d'Information" (à conserver réunion
Au moins 3 jours avant
Tous les agents par trimestre par le service)
l'absence
et de 12 heures par an ou demande directe en ligne Code KAIROS : HMI
pour les agents ayant Gestor
Intranet accessible depuis le self service KAIROS de l'agent
Au moins 1 mois avant le Demande de l'agent à
début de la formation transmettre à la DRH pour
dans la limite de 12 jours
Tous les agents (réputée accordée sans courrier d'autorisation, puis Code KAIROS : JFS
par an
réponse 15 jours avant le attestation de suivi de la
début de la formation) formation à fournir à la DRH
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4- Autorisations d'absences liées à l'exercice d'un mandat d'élu local

Démarches et
Motifs Personnes concernées Durées Observations
pièces à fournir

Préalablement à la 1ère absence, demande à formuler auprès de l'autorité territoriale (après visa du service), avec attestation du mandat (délibération)

Maire, adjoint, conseiller municipal, élu

comunautaire
et/ou
Autorisations d'absence
Président, vice-président du conseil régional,
conseiller régional
Absences rémunérées
Formulaire spécifique à
Durée de la réunion
transmettre à la DRH, avec Code KAIROS : MANC
convocation (absences en heures)

Maire, adjoint et conseiller municipal Absences non rémunérées

Dépend de la taille de la
Formulaire spécifique à
Crédit d'heures commune et de la fonction
transmettre à la DRH Code KAIROS : MANO
occupée
Conseiller régional (absences en heures)

GARANTIES PROFESSIONNELLES : le temps d'absence pour l'exercice de mandats locaux est assimilé à une durée de travail effective (pour le calcul des congés payés et
la détermination du droit aux prestations sociales, ainsi qu'au regard de tous les droits découlant de l'ancienneté). Aucun licenciement ni aucune sanction disciplinaire ne
peuvent intervenir en raison de ces absences. La réintégration ou le reclassement dans l'emploi est de droit.

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5- Autorisations d'absences liées à des activités sociales, civiques, culturelles et sportives

Démarches et
Motifs Personnes concernées Durées Observations
pièces à fournir

L'accès aux codes Gestor est effectué par la DRH

Président et Vice-Président 6 heures par mois

Administrateur de l'ACSAC
Trésorier adjoint, Secrétaire adjoint
Administrateur du COS
Responsables section culturelles et
Membre de l'Association de
Gestion des Restaurants Inter-
Administratifs (AGRIA)
Imprimé d'absence signé
Trésorier de l'ACSAC à transmettre à Code KAIROS : ACSAC
4 heures par mois
la DRH via KAIROS
Secrétaire 2 heures par mois
Président
260 heures par an
Vice-Président Imprimé d'absence signé
160 heures par an
Trésorier, Secrétaire du COS à transmettre à la
140 heures par an
DRH via KAIROS
112 heures par an Code KAIROS : COS
Archiviste
112 heures par an
Administrateur Quota horaire annuel
100 heures par an
contrôlé par la DRH
2 heures par an
sportives
140 heures par an
Président, Secrétaire et Trésorier
Convocation à transmettre
Code KAIROS : RIA
70 heures par an à la DRH via KAIROS
Autres membres

Rappel : Les démarches auprès des associations du personnel (COS, ACSAC) s'effectuent sur le temps personnel de l'agent (il en est de même pour participer
aux assemblées générales de ces associations).

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5- Autorisations d'absences liées à des activités sociales, civiques, culturelles et sportives (suite)
Motifs
Association ou mutuelle
(congé de représentation)
Sécurité Sociale ou Caisse
d'Allocations Familiales
Agent élu et dûment mandaté d'une
Représentant des parents
d'élèves association de parents d'élèves
Congé de citoyenneté
Personnes concernées
Président d'une association ou
Administrateur d'une mutuelle
Agent élu membre du conseil
d'administration
Agent de moins de 25 ans
Démarches et
Durées
pièces à fournir
9 jours par an
Durée de la réunion
Préalablement, demande
auprès de l'autorité
territoriale
Convocation puis
attestation de présence à Participation aux comités de parents
transmettre à la DRH
d'administration des collèges, lycées
Durée de la réunion et établissement d'éducation spéciale
Convocation et agrément
6 jours non rémunérés ministériel de l'organisme
concerné
Observations
Réunions avec l'Etat ou
collectivités territoriales
Pas de cumul avec le congé de
citoyenneté
Code KAIROS : POM
Participation aux conseils,
comités ou commissions
Code KAIROS : POM
et aux conseils d'école des écoles
maternelles ou élémentaires, aux
commissions permanentes, aux
conseils de classe et aux conseils
et organisation des élections des
conseils d'école
Participation aux élections
Code Gestor : POM
Formation des cadres et des
animateurs (Journée Activité
Jeunesse et Education)
Pas de cumul avec le congé de
représentation
Code KAIROS : JAJE
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6- Autorisations d'absences liées à des évènements divers

Motifs Personnes concernées Durées Pièces à fournir Observations

Agent reconnu sapeur-pompier
volontaire par le Service
Sapeur-pompier volontaire
Départemental d'Incendie et de
Secours (SDIS) de la Sarthe
Une convention individuelle doit au
préalable être signée entre la
5 jours par an pour collectivité et le SDIS.
Convocation
formation
Code KAIROS : RESERVE

Courrier auprès de
5 jours par an l'autorité territoriale,
Périodes militaires des
Agent réserviste (au-delà, temps accompagné de la
réservistes
personnel) convocation à déposer 1
mois avant l'absence

Code KAIROS : RESERVE

Période de sélection avant

l'accomplissement du service Durée de la période de
Agent assujetti au service
national ou sélection ou 1 journée
national
Journée de défense et pour la JDC
citoyenneté (JDC)

La rémunération de l'agent est

Agent appelé comme membre
d'un jury d'assises, assesseur
Jury d'assises
ou cité comme témoin
ou convocation auprès d'une
(Tribunal de Police ou
juridiction répressive
correctionnel et Cour
d'Assisses)
maintenue. Il peut prétendre à une
indemnité de session versée par
l'Etat. L'agent ne pourra pas obtenir
Durée de la d'indemnité compensatrice pour
Convocation
participation perte de revenus.
Code KAIROS : JURA (jury d'assises)
Code KAIROS : JURI (autres juridictions)

à condition que la prestation de

Membre d'un jury de concours Durée de la l'agent soit effectuée gratuitement
Agent Convocation
ou d'examens participation
Code KAIROS : JUC

Ces démarches doivent être

limitées, l'envoi ou le reçu de
Convocation ou attestation documents pouvant se faire par le
Démarches auprès de la DRH Agent Limitée à la démarche pour toute démarche courrier interne ou mail
justifiée
Code KAIROS : DRH

Audition devant un jury organisée

Limitée à la durée de par la DRH
Jury de recrutement Agent Convocation
l'entretien
Code KAIROS : DRH

A compter du 1er janvier 2024, il n'est plus accordé d'autorisation d'absence pour les agents formateurs/intervenants auprès du CNFPT ou de tout autre organisme.
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7- Autorisations d'absences liées à la santé et au suivi médical

Motifs Personnes concernées Durées Pièces à fournir Observations

Examen médical de la
Convocation Code KAIROS : VMED
médecine du travail

L'autorisation d'absence est accordée

le jour du don sans aucun report et
Don de sang, plasma ou de selon la durée prescrite par le
Convocation ou justificatif
plaquettes médecin sur le certificat médical.

Code KAIROS : DON SANG

Durée de la visite ou de l'examen

+ trajet jusqu'au lieu de travail Effectué par la médecine préventive

Vaccin antigrippal Convocation
Agent Code KAIROS : VACI
Le temps de trajet depuis le
domicile de l'agent n'est pas Tous les 5 ans sur convocation de la
comptabilisé. Sécurité Sociale
Bilan de santé (IRSA) Convocation
(prise de sang et visite médicale)
Code KAIROS : BISA

Contrôle médical de la Sécurité Convocation de

Sociale la Sécurité Sociale

Code KAIROS : COSO

Expertise médicale demandée
Convocation du médecin
par la DRH ou convocation du
expert + courrier de la DRH
comité médical

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8- Autorisations d'absences liées à la santé et au suivi médical des femmes
Motifs
Examen médical au titre d'une
assistance médicale à la
procréation (PMA)
Examen médical suite à une
interruption spontanée de
grossesse (fausse couche)
Femmes enceintes :
Facilités horaires
Examens médicaux de suivi de
grossesse
Préparation à l'accouchement
Allaitement
Les temps de trajet depuis le domicile de l'agent ne sont pas comptabilisés.
Personnes concernées Durées
Durée de la visite/examen
+ trajet jusqu'au lieu de travail.
3 examens pour le conjoint par
protocole
Arrêt maladie sans jour de
carence
1 heure par jour maximum
Durée de l'examen et trajet
Agent jusqu'au lieu de travail
3 examens pour le conjoint
Durée de la séance si elle ne
peut pas être suivie en dehors
des heures de travail
Dans la limite d'1 heure par jour à
prendre en 2 fois
Pièces à fournir Observations
Convocation/justificatif Code KAIROS : FEMEXAM
formulaire papier spécifique du
Code KAIROS : FEMEXAM
médecin
A compter du 3ème mois de
Certificat médical à grossesse
transmettre à la DRH Code KAIROS : FENC
Code KAIROS : FEMEXAM
Les séances se déroulent
généralement lors du congé maternité
Convocation
ou en concordance avec les facilités
horaires.
Code KAIROS : FEMEXAM
Autorisation susceptible d'être
accordée en raison de la proximité
du lieu où se trouve l'enfant et sous
réserve des nécessités de
service
Code KAIROS : FENC
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