La gestion

électronique des
documents
 1
Généralités sur le
classement

2
Qu’est ce que le classement ?
“Le classement consiste à ranger les
informations logiquement, dans le
matériel et le mobilier approprié”.

“Sa finalité demeure : Classer c’est-

à-dire stocker temporairement des
informations en vue d’une utilisation
ultérieure”.

3
Les phases du classement

Cadre de classement Classement

4
 Les objectifs du classement

C’est une obligation légale C’est une nécessité vitale

S c i e n c e T e c h n o l o g y E n g i n e e r i n g A r t s M a t h e m a t i c s
Tous les documents concernant l’activité d’une entreprise, doivent être conservés pendant un certain temps :

Nature des documents Durée de conservation

Toutes les pièces justificatives : les bons de commande, de livraison ou de 10 ans à partir de la clôture de
réception, factures clients et fournisseurs… l’exercice

Les livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre 10 ans à partir de la clôture de
d’inventaire… l’exercice

Bulletin de paie et tout autre document lié à la sécurité sociale CNSS 5 ans

au regard de l’inspection du travail (registre du personnel) 4 ans

6
Les facteurs du choix d’un bon classement

Le temps
La sécurité Le coût
d’accès

7
 Quand classer ?

CYCLE DE VIDE D’UNE ARCHIVE

Dynamique Semi-dynamique Statique

Service / Bureau /
Service / Bureau Service d’archives
Local d’archivage

Dossiers ayant encore Fin de l’utilité administrative :

Archives produites et rangées
une valeur administrative Conserver ? Mettre à disposition
dans un système de classementou
mais consultés/utilisés peu Éliminer ? pour la recherche
une structure de répertoires
fréquemment

8
Classer rapidement
Attendre que les documents et les dossiers s’accumulent dans les bureaux …???

ou
les classer dès la
phase de production???

9
Comment classer ?

10
Pour synthétiser

Dans cette vidéo, vous allez découvrir comment trier, classer et ordonner les documents.
 2
Généralités sur
l’archivage

12
Situation de démarrage

Regardez cette vidéo et dites ce que vous

en pensez ?
13
 “
◎ « l'ensemble des actions, outils et
méthodes mis en œuvre pour
conserver à moyen ou long
terme des informations, dans le
but de les exploiter
éventuellement ultérieurement »

Qu’est ce que l’archivage ?

14
15
L’objectif de l’archivage

❖ de conserver et de garder les documents de l’entreprise en

bon état,
❖ de les retrouver ou les restituer
16
à tout moment.
Méthodes et normes d’archivage

Méthodes Normes

17
Comment archiver ?
Préparation matérielle

Papier

Préparation intelectuelle

L’archivage

Il nécessite des
supports

Électronique

Il présente plusieurs
avantages

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 Quand archiver ?
Locaux devenus insalubres
Changement du personnel

Quand ?

Déménagement et réaménagement des

bureaux
Réorganisation d’un service
◎ Les étapes de l’archivage

1.
Le dépoussiérage 2. Le classement

5.La 3. Le
numérisation conditionnement

4. Le catalogage

20
 L’archivage électronique

Grâce à cette vidéo, vous allez pouvoir

identifier les caractéristiques de l’archivage
électronique.
21
22
Les 5 axes de la vocation d’un SAE

Pérennité

Réversibilité Intégrité

Disponibilité Confidentialité

23
L’archivage Cloud

24
E-signature
La signature numérique ou digitale - digital signature en anglais

« est une technique de validation mathématique de l’authenticité

et de l’intégrité d’un message, d’un logiciel ou d’un document
électronique ».

Une e-signature (signature électronique) est une version numérique

d'une signature manuscrite classique.

25
 3
Les ordres de
classement

26
 Situation de démarrage

A partir de l’analyse de chacun des documents ci-dessous, demander aux

stagiaires de définir les critères permettant de les classer méthodiquement.

27
28
29
Notions à maitriser

Norme Rubrique l’A.F.NOR

Renvoi
Indexage Mot directeur

30
5 cas sont offerts par AFNOR et à
respecter :

Noms propres de On classe au nom patronymique.

On classe au premier nom propre simple ou composé.
personnes On classe au prénom s’il est employé seul ;

Noms propres On classe au premier nom géographique simple ou composé sans tenir
géographiques compte de l’article simple ou élidé qui le précède.

Noms propres
publicitaires On classe au premier nom publicitaire à l’exception des articles et
prépositions.
Noms communs et
adjectifs
Le mot directeur est le premier nom commun

Les sigles

Le mot directeur est le sigle lui-même.

Pour synthétiser

Cette vidéo représente les méthodes de classement

 Classification Origine Avantages Inconvénients Quelques utilisations
Alphabétique Alphabet français Simple, rapide pour les Lent, peu sûr, nombreux Toutes correspondances
dénominations courantes, renvois
extensible

Numérique Ordre naturel des nombres Simple, sûr, discret Nécessité d’un répertoire Commandes, factures, pièces
alphabétique, lent comptables, classements
confidentiels
Idéologique Analyse des idées Adaptation parfaite à la Organisation longue, emploi Documentation bibliothèque
recherche et au classement délicat, renvois nécessaires,
de la documentation manque de sécurité

Chronologique Dates Simple, document le plus Recherche très difficiles, Journaux, revues, doubles de
récent visible contrôle des manquants lettres, bordereaux de
impossibles banques, de chèques postaux,
etc.
Alphanumérique Alphabet et nombres Assez sûr, rapide pour le Nécessité d’un répertoire Clients, fournisseurs, plaques
classement et la recherche, alphabétique par tranche de minéralogiques
discrétion classement, lent
Géographique Noms de lieux Simple, précis, extensible Consultation fréquente du Presse, publicité, services
dictionnaire des communes commerciaux, agences
décimal Analyse des idées et Simple, extensible, Organisation longue, Documentation, plan
nombres codification facile, nécessité de renvois, peu sûr, comptable général,
regroupement logique emploi délicat, plan de bibliothèque
classement codifié
indispensable
 4
La gestion électronique
des documents

36
Situation de démarrage

Regardez cette vidéo et répondez au QCM

37
Qu’est ce que la GED?

“La Gestion Electronique de Documents

(GED) est définie comme un « ensemble de
logiciels concourant à réaliser les diverses
étapes de la chaîne de traitement d’un
document : acquisition, restitution,
diffusion

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 Avantages de la GED
✓ Accès rapide et à distance aux documents

✓ Base unique pour l’ensemble des documents de l’entreprise

✓ Conservation des documents

✓ Accès ubiquiste aux documents

✓ Réduction des coûts liés au papier

✓ Démarche qualité

39
40
 Les types de la GED

La GED administrative La GED bureautique La GED documentaire

S c i e n c e T e c h n o l o g y E n g i n e e r i n g A r t s M a t h e m a t i c s
 Enjeux relatifs à la GED
Enjeux techniques
Enjeux organisationnels
et stratégiques
➢ L’interopérabilité
➢ Localiser plus ➢ La pérennité des
rapidement documents
l’information ➢ La sécurité des données
➢ Eviter la perte de ➢ La traçabilité
documents
➢ Eviter le redoublement
des processus

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Pour synthétiser

La GED expliquée simplement !

43
Le cycle de vie d’un document
numérique

44
L’acquisition des documents

45
La numérisation des documents

46
L’indexation des documents

47
Le stockage

48
Le Workflow

49
 Les composantes matériels et
logiciels
Des logiciels applicatifs spécifiques

Un réseau informatique et des moyens de communication.

Un ou des serveur(s) physique(s)

Des logiciels dans les stations utilisateurs (PC)

Des postes client

50
Merci pour votre attention