K2116-All-Suz-Pm-0000-Pmp-0003 - A - Inf - Procedure Documentaire Sous Traitants

SMITDUVM
Syndicat Mixte de Traitement des Déchets Urbains du Val-de-Marne
Valo’Marne
TI Waste
PROJET – CRETEIL
Zone Industrielle Carrefour Pompadour
10, rue des Malfourches
94000 - Créteil
Procédure de Gestion Documentaire

pour Entreprises Sous-Traitantes
Historique des Révisions
A 05/06/2018 INF Pour Information AL NOTE AL NOTE F CASTAGNO

Révision Date Statut Objet de la révision Emis par Vérifié par Validé par
Référence Suez
N° Projet Section Emetteur Discipline Procédé Type N° Chrono
K2116 ALL SUZ PM 0000 PMP 0003
Référence Sous-Traitant :
SUEZ environnement
Siège social – Tour CB21 – 16 place de l’iris, 92040 Paris La Défense Cedex, France – Tél : +33 (0)1 58 81 20 00 - www.suez-environnement.fr
SAS au capital de 3 323 457 083 euros – Siren 410 118 608 RCS NANTERRE – TVA FR 76410 118 608
PROJET CRETEIL Références du document :
SMITDUVM Zone Industrielle Carrefour Pompadour Suez: K2116-ALL-SUZ-PM-0000-PMP-0003
SUEZ VALO‘MARNE 10, rue des Malfourches
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Procédure de Gestion Documentaire Rev: A Statut: INF

Pour Entreprises Sous-Traitantes Page 2 / 14 Date : 05/06/2018
LISTE DE DIFFUSION
Entreprise / Entité Nom Prénom Titre AVIS INFO
SUEZ x
Entreprises Sous-Traitantes x
Ce document est la propriété de SUEZ GROUPE.

Il ne peut être utilisé ou communiqué uniquement dans le cadre du projet Créteil
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SOMMAIRE
1 Introduction ................................................................................................................................................ 4
1.1 Objectifs et limites du document ........................................................................................................ 4
1.2 Champs d’application ........................................................................................................................ 4
1.3 Phasage du Projet ............................................................................................................................. 4
1.4 Abbréviations ..................................................................................................................................... 5
2 Préparation des Documents ...................................................................................................................... 5

2.1 Liste préliminaire des livrables .......................................................................................................... 5
2.2 Codification des documents............................................................................................................... 6
2.3 Révisions ........................................................................................................................................... 6
2.4 Nom de fichiers .................................................................................................................................. 6
2.5 Formats de documents ...................................................................................................................... 7
2.5.1 Langue ...................................................................................................................................................... 7
2.5.2 Page de garde et cartouche ...................................................................................................................... 7
2.5.3 Suivi des modifications ............................................................................................................................. 8
2.5.4 Formats électroniques............................................................................................................................... 8
3 Cycle de vie des Documents ..................................................................................................................... 9
3.1 Statuts d’avancement des documents............................................................................................... 9
3.2 Motifs d’émission ............................................................................................................................... 9
3.3 Visas ................................................................................................................................................ 10
3.4 Cycles possibles .............................................................................................................................. 10
4 Echanges documentaires ........................................................................................................................ 11
5 Nommage des emails .............................................................................................................................. 11
6 Suivi documentaire - Reporting ............................................................................................................... 11
7 Appendices .............................................................................................................................................. 12
7.1 Modèle de Liste Préliminaire de Documents ................................................................................... 12
7.2 Liste des valeurs « Section » ........................................................................................................... 12
7.3 Liste des valeurs « Issuer » ............................................................................................................. 12
7.4 Liste des valeurs « Discipline » ....................................................................................................... 12
7.5 Liste des valeurs « Process » .......................................................................................................... 13
7.6 Liste des valeurs « Doc Type » ....................................................................................................... 13
7.7 Modèle de page de garde de livrable A4 ......................................................................................... 14
7.8 Modèle de cartouche de livrable type DWG .................................................................................... 14

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1 Introduction
1.1 Objectifs et limites du document
Cette procédure a pour objectif de définir les règles de présentation, codification, circulation et suivi des
documents produits et échangés dans le cadre du projet de Créteil.
1.2 Champs d’application
Cette procédure est propre au projet de Créteil, et est applicable de sa date de début à sa date de fin (hors
période de garantie).
Il est du rôle du sous-traitant de l’appliquer à l’ensemble des documents produits dans le cadre du projet.
Un rapport assurant le suivi des émissions documentaires sera diffusé chaque mois (cf § 6).
1.3 Phasage du Projet
Pour rappel, le projet Créteil est structuré en deux phases majeures successives, définies par les activités
suivantes :
- Consultations / Contractualisation
- Exécution :
 Etudes d’exécution
 Fabrication / Approvisionnement
 Chantier / Travaux
 Mise en service
 Réception

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1.4 Abbréviations
Abbreviation Definition
MOA Maître d’Ouvrage
AMO Assistance à Maîtrise d’Ouvrage
MOE Maître d’Œuvre
GED Outil de Gestion Electronique Documentaire
PW ProjectWise
PL ProjectLink
Rev Révision
2 Préparation des Documents
2.1 Liste préliminaire des livrables
Chaque titulaire de lot produira une liste préliminaire de documents, comportant à minima les informations
suivantes :
 la codification – détaillée et concaténée [§2.2]

 le titre
 le statut de la première émission [§3.1]
 la date de la première émission
 l’intégration dans le dossier finale (oui / non)
Cette liste préliminaire sera transmise par le Sous-Traitant sous format Excel (dont le modèle est fourni en
appendice 7.1) dans un délai défini par le contrat.
Un suivi documentaire sera effectué sur la base de cette liste, prenant compte du respect des délais de
soumission et de revue des livrables (rapports mensuels, décrits en §6).

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2.2 Codification des documents
Tous les documents techniques du projet Créteil seront codifiés de la façon suivante :
a N N N N _ aN aN aN _ aN aN aN _ a a _ aN aN aN aN _ aN aN aN _ N N N N
Project Code Section Issuer Discipline Process Doc Type Chrono Nb
Les caratères admissibles sont :

- aN : valeurs alpha-numériques
- a : valeurs alphabétiques
- N : valeurs numériques
Description des champs :

- Project Code : invariant K2116 pour Créteil
- Section : ce champ correspond au lot (voir liste en appendice 7.2)
- Issuer : trigramme de l’émetteur (voir liste en appendice 7.3)
- Discipline : discipline technique concernée (voir liste en appendice 7.4)
- Process : procédé de traitement concerné (voir liste en appendice 7.5)
- Doc Type : type du document concerné (voir liste en appendice 7.6)
- Chrono Nb : numéro séquentiel assurant l’unicité de chaque référence documentaire
Exemple : K2116-EFW-SUZ-CW-2022-DDR-0001
Document pour le lot EFW (Ligne 3) ; émis par SUEZ ; dans la discipline Génie Civil ; concernant
les Réseaux Divers ; Plan numéro 0001.
2.3 Révisions
La révision est notée par un unique caractère alphabétique et débute à A. Chaque nouvelle soumission
donnera lieu à une montée de révision. Il est obligatoire que les révisions dans la plateforme documentaire
soient successives (ie pas de « trou »).
2.4 Nom de fichiers
Le nom du fichier (hors extension) sera constitué de la façon suivante :
Codification_Révision_Statut_Description
Où :
- La codification comporte 30 caractères [§2.2]
- La révision comprend 1 caractère [§2.3]
- Le statut comprend 3 caractères [§3.1]
- La description comprend un maximum de 39 caractères, et aidera à la compréhension du
contenu du document (titre, ou partie du titre)
Exemple : K2116-ALL-SUZ-PM-0000-PMP-0001_A_PCO_Procédure Documentaire

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2.5 Formats de documents
2.5.1 Langue
La langue contractuelle du projet Créteil est le Français. Toutefois, certains documents pourraient être
acceptés en anglais.
2.5.2 Page de garde et cartouche

Les templates de document fournis seront impérativement utilisés sur le projet de Créteil.
Les informations suivantes seront à mettre à jour à chaque création / révision de document :
 La codification
 Le titre
 La révision
 La date de révision
 Le statut
 Les trois responsables

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2.5.3 Suivi des modifications
Le suivi des modifications doit être utilisé pour tous les documents. Il n’est pas activé pour ce qui concerne les
modifications de mise en forme.
Sur les plans, les modifications sont indiquées au moyen d’un nuage et d’un triangle indiquant la révision
concernée par le changement.
Sur les documents textuels (type Word), les modifications sont indiquées au moyen d’une barre dans la
marge de gauche. Le suivi des commentaires est désactivé. La fonction « Suivi des modifications » doit être
paramétrée comme suit :
Sur les documents tables (type Excel), les modifications sont indiquées dans une colonne insérée dans le
document, avec mention de la révision modifiée.
Les mentions de modification sont effacées à chaque émission. Pour un document émis en révision C, seules
les modifications apportées à la révision B apparaissent.
2.5.4 Formats électroniques

Les documents seront transmis par défaut au format pdf. Si des fichiers natifs sont demandés ou requis, ils
seront zippés avec le pdf.

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3 Cycle de vie des Documents
3.1 Statuts d’avancement des documents
Chaque livrable produit fait l’objet d’un statut, indiquant son état d’avancement en lien avec sa révision. Ce
statut permet d’identifier, par exemple, si le document est en phase de revue, bon pour exécution….
Ce statut apparaîtra sur la page de garde / le cartouche du document [§2.5.2], dans son nom de fichier [§2.4],
et sera renseigné dans la base de données où sera enregistré le document, dans le champ ‘Statut
d’avancement’.
Les statuts d’avancement utilisables sur le projet Créteil sont les suivants :
Code Description Définition
PCO Pour Commentaires S'applique à tous les documents nécessitant un visa
Documents directement utilisables pour l’exécution de

BPE Bon Pour Exécution travaux, fabrication, montage, pour la réalisation de
contrôles, d’essais ou de tests
Document n’attendant pas de commentaire.
INF Pour Information
L’AMO se réserve le droit d’en faire si nécessaire
Document à usage interne uniquement
INT Interne
non diffusé aux parties prenantes extérieures
TQC Tel Que Construit Document représentant l’ouvrage tel qu'il a été exécuté
ANN Annulé Document annulé : sa codification n’est pas réutilisable
3.2 Motifs d’émission
Pour chaque émission de document, la raison en sera précisée sur le bordereau de transmission.
Cette information permet au destinataire de savoir si le document lui est transmis dans l’attente de
commentaires, ou juste à titre informatif.
Deux motifs d’émission sont possibles :
Code Description Définition

Engage le destinataire à émettre un visa et à commenter si
AVS Diffusion pour AVIS
nécessaire
N'engage pas le destinataire à émettre un visa et à
INF Diffusion pour INFO
commenter. Un commentaire reste néanmoins possible.

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3.3 Visas
A réception d’un document soumis ‘pour Avis’, soit avec un motif d’émission ‘AVS’, les destinataires
contrôleurs pourront émettre des commentaires et apposeront un code : le visa.
Ce dernier détermine la marge de manœuvre possible par l’émetteur du document, tant d’un point de vue
technique que dans sa gestion documentaire.
Les visas utilisables sur le projet Créteil sont les suivants :
Code Description Implication pour le document de l’entreprise
Le document fait l’objet de réserves majeures ne permettant pas une

VAR Visé A Resoumettre exécution. Il doit être modifié et soumis de nouveau à examen
(changement d’indice et réémission avec le statut PCO).
Le document doit être modifié et resoumis au statut PCO, en révision
VAO Visé Avec Observations
supérieure.
Le document peut être émis au stade opérationnel au statut BPE, en
VSO Visé Sans Observation
révision supérieure.
3.4 Cycles possibles
Suivant les règles décrites ci-dessus, voici deux exemples illustrant les cycles de vie des documents :
Exemple 1 : documents nécessitant une approbation / un visa
Rev Statut Visa Explications
VAR Document rejeté, ou soumis à commentaires

A PCO doit être réémis en rev supérieure,
ou VAO
au même statut
Document accepté sans commentaire
B PCO VSO doit être réémis en rev supérieure,
au statut BPE
Document utilisable en exécution d'ouvrage
C BPE Les plans seront révisés et soumis,
au statut TQC après exécution
Exemple 2 : document diffusé à titre informatif
Rev Statut Visa Explications

A INF NA Le document peut n'être émis qu'une seule
fois, ou être révisé;
B INF NA il conserve son statut INF

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4 Echanges documentaires
Tous les livrables de la phase d’exécution du projet Créteil, produits par les différents sous-traitants, seront
impérativement enregistrés et publiés dans ProjectLink (GED Suez, dérivée de Websis), accessible par
navigateur Internet (chrome est conseillé).
Cet enregistrement devra respecter la codification décrite dans la présente procédure.
Le cas échéant les commentaires, visas et réponses aux commentaires de chaque document se feront
également dans cette GED.
ProjectLink permet de tracer et d’assurer le suivi des échanges documentaires entre les différents intervenants
du projet.
Une formation sera assurée, de la part d’un représentant de Suez, auprès de chaque entreprise sous-traitante ;
un guide d’utilisation précis de la GED sera alors fourni.
5 Nommage des emails

Le titre (objet) de l’email commencera impérativement par le N° et l’intitulé du projet, suivi du sujet :
Exemple : K2116_Créteil - demande de modification
Note : UN SEUL SUJET PAR EMAIL
6 Suivi documentaire - Reporting
Sur la base de la liste préliminaire de livrables, un rapport de suivi documentaire sera établi chaque mois.
Il comportera les éléments suivants :
- La liste des livrables, mise à jour, indiquant pour chaque livrable dans sa révision en cours :
• Sa codification
• Son titre
• Sa révision
• Son statut
• Sa date de publication
• La date cible de visa
• Son visa (le cas échéant)
• La date de publication du visa
• La date prévisionnelle de réémission (le cas échéant)
- Un tableau révélant les indicateurs de suivi tels que :

• Le nombre total de documents attendus
• Le nombre de documents émis
• Le nombre de documents en retard
• Le nombre de documents en retard de visa

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7 Appendices
7.1 Modèle de Liste Préliminaire de Documents
7.2 Liste des valeurs « Section »
CODE DESCRIPTION
ALL Tous
EFW Ligne 3
ENE Valorisation Energétique
FGT Traitement de Fumées L1 et L2
INN Innovation et Communication
7.3 Liste des valeurs « Issuer »
CODE DESCRIPTION
SUZ SUEZ TI Waste
ING INGEVALOR
SEP SEPOC
7.4 Liste des valeurs « Discipline »
CODE DESCRIPTION
CW Civil Works
EL Electrical
GE General Engineering
HS Health and Safety
IN Instrumentation & Control
ME Mechanical
PM Project management
PR Process
QA Quality QA/QC

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7.5 Liste des valeurs « Process »
CODE DESCRIPTION
0000 COMMUN A TOUS LES LOTS
1000 TRAVAUX DE GENIE CIVIL
1300 CHARPENTES
1400 SECURITE INCENDIE
1500 UTILITES
1600 CONTROLE / COMMANDE
1700 INSTALLATION ELECTRIQUE
1800 EQUIPEMENT DIVERS
2000 EQUIPEMENTS DE CHAUFFE
2100 GENERATEUR DE VAPEUR
2200 RECUPERATEUR DE CHALEUR /FUMISTERIE /CALORIFUGE /CHARPENTES
2300 CIRCUITS AIR ET FUMEES
2400 POSTE EAU VAPEUR
2500 COMBUSTIBLE MACHEFERS ET CENDRES
3000 PIECES DE RECHANGE
7.6 Liste des valeurs « Doc Type »
APPLICATION FIELD CODE DESCRIPTION

Correspondences
EML E‐mail
LTR Letter
MoM Minutes of Meeting
TMS Transmittal Sheet
General documents
NOT Note / Memorandum
PIC Picture / Photo / Screen View
PMP Management Plan
SPR Spare Parts / Piéces de rechange
WPS Work Program ‐ Schedule
Contract Procurement
VAR Modification ‐ Variation – Deviation Request
Drawings & Schematics
DDR Detail Drawing, Fabrication or Construction Drawing
ISO Piping Isometric / Supports Detail Drawing
General Diagram ‐ Schematics (Process Flow Diagram,
PFD Hydraulic Profiles)
PID Piping and Instrumentation Diagram
SLD Single Line Diagramme

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7.7 Modèle de page de garde de livrable A4
7.8 Modèle de cartouche de livrable type DWG


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Historique des Révisions

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Entreprise / Entité Nom Prénom Titre AVIS INFO

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2 Préparation des Documents ...................................................................................................................... 5

4 Echanges documentaires ........................................................................................................................ 11

5 Nommage des emails .............................................................................................................................. 11

6 Suivi documentaire - Reporting ............................................................................................................... 11

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1.1 Objectifs et limites du document

1.2 Champs d’application

1.3 Phasage du Projet

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2 Préparation des Documents

2.1 Liste préliminaire des livrables

 la codification – détaillée et concaténée [§2.2]

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2.2 Codification des documents

Les caratères admissibles sont :

Description des champs :

2.4 Nom de fichiers

Le nom du fichier (hors extension) sera constitué de la façon suivante :

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2.5 Formats de documents

2.5.2 Page de garde et cartouche

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2.5.3 Suivi des modifications

2.5.4 Formats électroniques

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3 Cycle de vie des Documents

3.1 Statuts d’avancement des documents

Code Description Définition

PCO Pour Commentaires S'applique à tous les documents nécessitant un visa

Documents directement utilisables pour l’exécution de

3.2 Motifs d’émission

Deux motifs d’émission sont possibles :

Code Description Définition

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Les visas utilisables sur le projet Créteil sont les suivants :

Code Description Implication pour le document de l’entreprise

Le document fait l’objet de réserves majeures ne permettant pas une

3.4 Cycles possibles

Exemple 1 : documents nécessitant une approbation / un visa

Rev Statut Visa Explications

VAR Document rejeté, ou soumis à commentaires

Exemple 2 : document diffusé à titre informatif

Rev Statut Visa Explications

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