Romain David est co-fondateur de Wisembly, Didier Noyé a eu l’occasion de souffrir dans Romain DAVID

R. DAVID
une application web permettant de concevoir
des réunions collaboratives afin de développer
l’engagement des équipes.
D. NOYÉ
toutes sortes de réunions organisées par
d’autres personnes ; il le leur a bien rendu en Didier NOYÉ
organisant lui-même un certain nombre de
rencontres et de séminaires divers…

V Réinventez

Réinventez vos réunions

ous trouvez que vous passez beaucoup de temps dans des réunions trop nombreuses et
peu productives ? Ce BASIC vous donne les moyens d’agir pour organiser des réunions
enfin efficaces et en finir avec la réunionite.

Organiser une préparation soignée.

Faire de chaque réunion un temps fort.
Mettre du tonus dans votre animation.
Obtenir le résultat voulu.
Assurer la mise en action après
la réunion.
vos réunions
Provoquer une véritable implication
des participants.
Gagner du temps grâce à une solution
collaborative en ligne. En finir avec la réunionite :
12 E
5 clés pour des réunions enfin efficaces

ISBN : 978-2-212-56954-4
Code éditeur : G56954
© saicle / © Slanapotam / Shutterstock
Photos : collections particulières des auteurs
Studio Eyrolles © Éditions Eyrolles
À télécharger : un calculateur de coût des réunions
+ des outils pour faire le point sur vos pratiques
Romain David est co-fondateur de Wisembly, Didier Noyé a eu l’occasion de souffrir dans Romain DAVID

une application web permettant de concevoir
des réunions collaboratives afin de développer
l’engagement des équipes.
R. DAVID
D. NOYÉ
toutes sortes de réunions organisées par
d’autres personnes ; il le leur a bien rendu en Didier NOYÉ
organisant lui-même un certain nombre de
rencontres et de séminaires divers…

V Réinventez

Réinventez vos réunions

ous trouvez que vous passez beaucoup de temps dans des réunions trop nombreuses et
peu productives ? Ce BASIC vous donne les moyens d’agir pour organiser des réunions
enfin efficaces et en finir avec la réunionite.

Organiser une préparation soignée.

Faire de chaque réunion un temps fort.
Mettre du tonus dans votre animation.
Obtenir le résultat voulu.
Assurer la mise en action après
la réunion.
vos réunions
Provoquer une véritable implication
des participants.
Gagner du temps grâce à une solution
collaborative en ligne. En finir avec la réunionite :
5 clés pour des réunions enfin efficaces

À télécharger : un calculateur de coût des réunions

+ des outils pour faire le point sur vos pratiques
 Mise en circulation

Date : ..................................
.........
Communication de :...........................
à : ..................

❑ À lire de toute urgence !

❑ M’en parler !
été écrites pour nous.
❑ Je crois que les pages .............. ont
ce sujet ?
❑ Et si nous faisions une réunion à
Réinventez vos réunions
Éditions Eyrolles
61, bd Saint-Germain
75240 Paris Cedex 05
www.editions-eyrolles.com

Une collection dirigée par Didier Noyé

Maquette et mise en pages : Florian Hue

En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement

ou partiellement le présent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans l’autorisation de l’éditeur
ou du Centre français d’exploitation du droit de copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris.

© Éditions Eyrolles, 2018

ISBN : 978-2-212-56954-4
 Romain David, Didier Noyé

Réinventez
vos réunions
En finir avec la réunionite :
5 clés pour des réunions enfin efficaces
 Sommaire

Faire de chaque réunion un temps fort.................................................................................. 8

1. Faire face à la réunionite................................................................................................... 10

Le casse-tête du manager.....................................................12 Réunionite : guide de survie..................................................15

2. Organiser et préparer vos réunions................................................................................ 25

Décider de faire, ou non, une réunion.................................27 Mettre au point la logistique.................................................38
Préparer et faire préparer......................................................32

3. Animer une réunion tonique............................................................................................. 43

Bien commencer une réunion...............................................45 Réguler le fonctionnement du groupe.................................63
Faciliter la production du groupe..........................................48

4. Réussir une fin de réunion et sa mise en action.......................................................... 72

Ce qui conditionne la qualité de la conclusion....................74 La mise en action...................................................................81
Trois productions pour terminer la réunion.........................76
Réinventez vos réunions >7

5. Être un participant influent.............................................................................................84

Interagir de façon efficace.....................................................86 Faire une présentation qui accroche.....................................93
Aider l’animateur....................................................................91

6. Utiliser une solution collaborative en ligne pour vos réunions............................100

Éviter certains biais grâce à la technologie.......................102 L’exemple de Wisembly Jam : une solution Web
Automatiser certaines tâches fastidieuses.........................105 et mobile pour fluidifier et dynamiser les réunions.........108

7. Réussir une réunion à distance....................................................................................... 113

Les spécificités des réunions virtuelles..............................115 La dimension multiculturelle en plus.................................123
Recommandations pour les réunions à distance..............119

Faites le point sur votre lecture..........................................................................................127

Exploitation du questionnaire « Êtes-vous un réuniopathe avéré ? »..............................................128

Lectures complémentaires.................................................................................................129

Index................................................................................................................................130

Comment accéder aux compléments en ligne......................................................................132

Dans la même collection....................................................................................................133

 Faire de chaque réunion
un temps fort
C omment en finir avec les réunions qui vous dété-
riorent ? Voici de quoi sortir du marasme : un livre
détergent qui permettra de nettoyer les agendas en-
combrés par trop de réunions mal conçues, intermi-
nables et inopérantes.
Les entreprises ont un réel problème d’efficacité avec
les réunions, quelle que soit leur taille : manque de
préparation, réunion subie, horaires non respectés,
prise de parole aléatoire, insuffisance des décisions,
absence de suivi, etc. L’enjeu est d’importance quand
on sait que certains cadres passent 16 années en
réunion sur les 40 années de vie professionnelle ! Il
y a donc un enjeu de productivité. Mais nous avons
également un enjeu d’engagement : la culture de
collaboration est essentielle pour susciter l’engage-
ment du personnel dans un projet collectif.
Ce guide va vous aider à réduire le nombre de réu-
nions tout en améliorant leur qualité. Il propose une
approche renouvelée pour faire progresser les réunions
et susciter les bons réflexes. Il s’agit souvent de mettre
beaucoup d’énergie pour appliquer systématiquement
des règles de bon sens. Ces règles portent sur la pré-
paration, l’animation, l’implication de chacun, la mise
en action suite à la rencontre. Vous allez apprendre ce
qu’il faut faire et dire pour que chaque réunion soit un
évènement marquant. Vous allez pouvoir reprendre le
contrôle de vos réunions et consacrer plus de temps
aux autres activités qui vous intéressent davantage.
Réinventez vos réunions >9

Comment faites-vous d’habitude ? Vous préparez vos Avec ce livre, vous allez pouvoir progresser à cinq
réunions sur un document Word ? Vous fournissez les niveaux.
informations pratiques aux participants à l’oral ? Vous 1. Préparation soignée des réunions.
prenez des notes sur un petit cahier et repoussez la
2. Responsabilisation des participants pour qu’ils s’im-
rédaction de comptes rendus à plus tard ? Savez-vous
pliquent avec conviction.
que nous sommes au XXIe siècle ? Aujourd’hui des solu-
tions logicielles existent pour améliorer l’efficacité des 3. Animation tonique qui marque les esprits.
réunions. 4. Mise en action véritable des décisions.
Ce BASIC montre aussi les possibilités techniques 5. Utilisation des technologies de gestion des réu-
offertes par une plateforme en ligne ; vous allez voir nions pour gagner en efficacité. ■
comment une solution Web et mobile propose des ré-
ponses nouvelles à un problème ancien pour préparer,
animer, assurer le suivi de vos réunions.
Soyez ambitieux : savez-vous que l’on peut transfor-
mer l’entreprise en transformant ses réunions ? Savez-
vous que la technologie appliquée aux réunions est
un moyen de faciliter la transition digitale de votre
entreprise ?
1 Faire face à la réunionite
[ Objectifs ]
✓✓Prendre la mesure du gaspillage.
✓✓Voir ce qu’il y a à gagner avec des réunions plus efficaces.
✓✓Repérer les cinq clés qui aident à améliorer les réunions.

I ls ne mouraient pas tous, mais tous étaient frap-

pés par la réunionite. Les réunions de travail que
l’on s’inflige dans les organisations sont souvent déce-
vantes. Il y a souvent une grande dépense d’énergie
pour des résultats faibles. Le mal semble plus aigu en
France que dans d’autres pays : celui qui participe à
une réunion organisée par des Britanniques ou des
Allemands voit bien que l’on peut vivre une réunion
de façon plus efficace.
Ce chapitre illustre à quel point les réunions inefficaces
sont souvent la plaie de la vie professionnelle. Il met
en évidence trois enjeux : un enjeu de productivité, un
enjeu d’engagement du personnel, un enjeu de trans-
formation de l’entreprise.
Enfin, ces pages mentionnent cinq clés qui permettent
d’améliorer les réunions ; ces recommandations seront
développées dans les chapitres qui suivent. ■
1. Faire face à la réunionite > 11

Avez-vous déjà entendu de telles phrases ?

Enfin, je peux
Souvent je décroche retourner faire
en réunion et je m’occupe mon vrai travail !
Encore une réunion
où on n’arrive de mes mails ou
de mes dossiers. Je ne sais pas
à rien. pourquoi
Je ne peux pas, Quelle perte on m’a fait venir
je rentre de temps ! à cette réunion.
en réunion.
 > 12 1. Faire face à la réunionite

Le casse-tête du manager
Des réunions nombreuses Les cadres les plus payés sont les plus touchés par la
et peu efficaces réunionite aiguë.
Une étude réalisée par Wisembly et l’IFOP1 auprès des
Certains participants
cadres d’entreprises met en évidence cette faible effi-
font autre chose
cacité : 27 % des cadres interrogés indiquent qu’il leur
arrive souvent ou systématiquement de sortir de réu- Une autre étude2 met en évidence qu’en réunion,
nion en ne sachant pas précisément ce qu’ils doivent quatre personnes interrogées sur dix utilisent leur
faire ; 25 % indiquent qu’ils smartphone ou leur ordinateur pour autre chose que
75 % des personnes vont à des réunions sans en l’objet de la réunion (ils consultent leurs e-mails ou
interrogées considèrent
Internet, ils travaillent sur un dossier, etc.).
qu’elles ne peuvent pas connaître l’ordre du jour.
décliner l’invitation à Ces cadres participent en Le problème s’est considérablement accru depuis que
une réunion où elles moyenne à trois réunions par les participants viennent avec des smartphones, ta-
sont conviées. semaine ; ils signalent que leur blettes ou ordinateurs.
attention commence à diminuer en moyenne au bout
de 52 minutes, certains perdent le fil après 30 minutes ;
or ces réunions durent en moyenne 1 h 16 minutes.

1. Étude Wisembly / IFOP réalisée en 2015 auprès de 1 002 cadres 2. Étude Opinion Way réalisée en 2017 auprès de 1 012 salariés
d’entreprises de différents secteurs. d’entreprises de plus de 500 salariés de différents secteurs.
1. Faire face à la réunionite
Une réunion sur quatre aboutit
à une prise de décision
La même étude d’Opinion Way indique que seule une
réunion sur quatre se traduit par une prise de décision.
39 % des salariés jugent que la collaboration est glo-
balement inefficace.
On multiplie les consultations, les demandes d’avis,
cependant, les cadres ont le sentiment d’avoir un
faible niveau d’autonomie. 55 % d’entre eux indiquent
pouvoir prendre des décisions. Pour les autres, les
décisions sont prises par la direction.
Dans une période où les transformations se multiplient
dans les entreprises, les décisions devraient être prises
plus rapidement.
Les enjeux de management
Il n’est pas question de supprimer les réunions. Les
échanges sont indispensables à la vie de l’organisa-
tion. Il faut donc les améliorer.
> 13
Il s’agit d’organiser moins de réunions mais des réu-
nions plus efficaces. Ce qui présente de nombreux
avantages :
uu susciter l’engagement des équipes ;
uu faire converger les idées, fédérer les actions ;
uu permettre aux équipes d’être plus créatives et plus
heureuses ;
uu accélérer la réalisation des projets avec des cycles
plus rapides ;
uu anticiper certains problèmes, éviter des frictions
inutiles ;
uu dégager plus de temps pour des activités
essentielles.
Pour les managers, nous sommes en présence de trois
enjeux majeurs.
1. L’enjeu de la productivité
Il est d’ailleurs possible de calculer le coût du gaspil-
lage : on peut connaître le coût horaire complet des
> 14
participants, le nombre d’heures passées en réunion
par mois, la perte si le temps perdu représente 1/4
du temps des réunions. Nous vous proposons avec
cet ouvrage un outil en ligne1 pour calculer le coût de
vos réunions. Wisembly a construit un outil très com-
plet qui calcule le coût d’une réunion en fonction du
secteur de l’entreprise, de sa taille et du nombre de
participants.
2. L’enjeu de la collaboration
Une collaboration de qualité suscite de l’engagement.
Réussie, une réunion stimule l’équipe, mais mal faite,
elle l’affaiblit. Les réunions sont la clé de voûte de la
collaboration en entreprise. On peut dire que la qualité
des réunions est un révélateur de l’engagement des
personnes.
1. Voir le Calculateur de coût des réunions (cf. lien page 132).
1. Faire face à la réunionite
3. L’enjeu de la transformation de l’entreprise
Transformer les réunions est probablement le moyen
le plus puissant pour transformer une organisation.
Les anciens modes de management, les organisa-
tions pyramidales, les normes et la politique brident
l’innovation dans les entreprises. Pour être capable de
s’adapter et d’innover en permanence, les entreprises
doivent changer leur mode d’organisation et leur façon
de collaborer. La réunionite est le symbole de cette
inertie, la pierre angulaire du problème de la collabo-
ration en entreprise. ■