LES REUNION

PRESENTE PAR:
MEHDI NOUALI
KAWTHAR DEROUICH
SANAE TAYAA
MEHDI BENSALLAM
KAOUTAR EL MIMIOUNI
YOUSSEF AGRINI
LE PLAN
I. DEFINITION , LES TYPE , LE BUTE D'UN
REUNION.
II. LES ETAPE D’UN REUNION.
III. LES STYLE D'ANIMMATION.
IV. LES THEQUNIQUE D'ANIMATION.
V. LA PREPARATION D'UN REUNION.
VI. LA CONDUITE.
I. DEFINITION , LES TYPES , LE BUTE
D'UN REUNION:
Une réunion est un rassemblement (généralement) de trois
personnes ou plus, qui échangent des informations de manière
planifiée et discutent des questions devant elles pour prendre
des
décisions, résoudre des problèmes, etc.Une réunion peut être
formelle ou informelle. En ce qui concerne une réunion
formelle, il
existe des règles pour sa convocation et sa conduite, avec un
compte
rendu écrit de ses travaux. Il nécessite un avis qui est un
appel, une
invitation à y assister.Il a un ordre du jour ou une liste de
points à
par exemple une réunion du syndicat du personnel dans la
salle à manger pour discuter d'un pique-nique.
une réunion est convoquée par un organisateur et par un
responsable ou un président. Les réunions sont généralement
de trois types:
(i) informatif, lorsque le but est d'informer les participants sur
un nouveau système, produit, etc.
(ii) consultatif, dans lequel les membres sont consultés pour
résoudre un problème.
(iii) exécutif, dans lequel les décisions sont prises par ceux qui sont
habilités à le faire. encratique, la plupart des réunions ont plusieurs
objectifs. Certaines classifications supplémentaires des réunions
sont
les suivantes: réunion à des fins de négociation, réunion pour
donner des instructions, etc.
Les objectifs de la tenue de réunions sont énumérés ici sous forme
de squelette: Pour parvenir à une décision / un accord
commun pour comprendre une situation, échanger des idées et des
expériences donner et obtenir des commentaires sur de
nouvelles idées résoudre les différends et les malentendus générer
de l'enthousiasme et rechercher la coopération créer un sentiment
de continuité et de solidarité dans le travail d'un corps. en cette ère
mécanique, l'union fait la force et le travail uni se fait par le biais
de
réunions. On estime que des millions de réunions sont
organisées chaque.
II. LES ETAPES D’UN REUNION:
Il y a 7 étapes pour la réunion Efficace, que nous
pouvons résumer dans les étapes suivantes :
La réunion, le groupes de travail sont les moyens de
communication orale favorisent les contacts, les échanges, la
réflexion, la prise de décision entre les différents collaborateurs
d’une firme et pour une réunion réussite on doit respecter les
étapes suivantes :
Étape 1 –Pour bien préparer la réunion :
Le responsable de la réunion se doit d'observer les points suivants :
 Choisir les participants concernés et réserver un local adéquat.
 Connaître son style de leadership et maîtriser les techniques
d’animation appropriées.
 Inclure les points importants dans l’ordre du jour.
 Préciser les objectifs à l’avance.
Pour les participants :
 Doit noter la date, l’heure et le lieu de la réunion et prendre
connaissance de l’objectif, aussi doit lire la documentation
préalablement remise.
Étape 2 –Le denouement de la reunion :
Le responsable de la réunion doit assumer les tâches suivantes :
 Préciser son rôle et les rôles de chacun et effectuer un premier tour
de table afin que chacun se présente brièvement.
 Respecter l’ordre du jour et encourager les participants à
s’exprimer.
 Faire des résumés de ce qui a été dit et essayer de trouver une
solution.
 Pour les participants peuvent émettre des commentaires et des
idées, Il est préférable de rester dans le sujet.
Étape 3 – Lorsque la reunion est termini:
Le responsable de la réunion doit :
Rédiger le procès-verbal dans les plus brefs délais pour ne
pas oublier les points importants, puis le transmettre aux
participants.
Procéder à l’évaluation de l’animation, et procéder à
l’évaluation de l’animation.
Faire en sorte que les décisions et les activités proposées
soient acheminées aux personnes concernées.
Assurer un suivi et aviser les personnes qui n’ont pas pu
participer des décisions prises.
Pour les participants doit rempliront la fiche d’évaluation et
aviseront les collègues n’ayant pu assister à la réunion des
actions à entreprendre et des démarches pour les réaliser.
Les étapes ci-dessus doivent être prises pour éviter
une réunion ratée !
III. LES STYLE D'ANIMMATION:
Style directif :
-Ce style d’animation exclut les échanges entre les
participants, les débats et les interventions avant la fin
des messages.
-l’information circule du sonnet vers la base, c’est à dire
du responsable vers les subordonnés dans ce cas la
réunion remplace la note de service.
-L’animateur est factuel, il a une information à délivrer, il
s’exécute dans un style unidirectionnel , et aussi c’est
lui qu’impose l’objectif.
-l’information circule du sonnet vers la base, c’est à dire
du responsable vers les subordonnés dans ce cas la
réunion remplace la note de service.
-Ce style d'animation est utilisé pour des réunions
d’information.
Style semi directif (coopératif) :
-La réunion prend la forme d’une discussion et ce style
permet de construire un climat de motivation pour les
membres du groupe
-L’animateur dirige l’organisation de la réunion, mais
n’intervient pas sur le contenu des idées.
-La dynamique s’équilibre entre les participants et
l’animateur. Le temps de parole est partagé à 50% pour
chacune des parties.
-L’objectif est de recueillir un maximum d’informations.
-L’animateur présente l’objet du débat.
-L’application type est de recueillir des idées d’amélioration.
-Bref que tout le monde soit impliqué et participe à la
discussion.
Style non directif :
-Ce style partage certains rôles du style participatif
(permettre à tous les collaborateurs de livrer leur opinion,
contrôler le niveau de tension, etc.)
-L’information est essentiellement ascendante, l’animateur
tient un rôle de facilitateur. Il doit amener le groupe à
s’exprimer librement sur une question,il doit contenir les
discussions dans un certain cadre, même si celui-ci est
plutôt large.
-L’animation est légère, le groupe impose la direction des
débats.
-les participants sur le même pied d’égalité.
-Il s’agit typiquement d’un type de réunion organisée dans le
cas d’une résolution de problème.
-Ce style de réunion est excellent pour résoudre un souci.
IV. LES THEQUNIQUES D'ANIMATION:

 Une fois votre réunion organisée vous devez encore penser

à des animations qui permettront de capter l'attention de
vos collaborateurs et fluidifier son déroulement. Pour cela
bon nombres animations vous sont possibles, en prenant en
compte vos interlocuteurs et les objectifs de votre réunion,
plusieurs choix s'offrent alors à vous:
#1 PowerPoint
La plus classique et répandue est la
réunion avec un Powerpoint.
Si elle est perçue comme ennuyeuse
et un peu “vieux-jeu”, elle n’en
demeure pas moins très efficace
En effet, avoir un support
Powerpoint permet :
• D’appuyer ses propos
• D’améliorer le suivi de
votre auditoire
• De donner des axes à
votre discours
• De donner de la
matière visuelle
Il faut néanmoins l’utiliser à
bon escient : un Powerpoint
qu’on lit de façon
monocorde est très peu
efficace !
Enfin, évitez de mettre trop
de texte sur vos slides.
Allez à l’essentiel et utilisez
des graphiques et autres
images pour égayer votre
discours !
#2 Le tour de parole
Toujours dans le but de respecter la durée de la réunion, un
pitch improvisé de quelques minutes peut être un moyen
efficace de dynamiser la réunion.
Par exemple, laissez quelques secondes au preneur d’ordre
pour présenter son projet de manière claire et succincte.

Ce tour de parole peut prendre

la forme :
• D’une brève présentation
• De donner son avis sur un
sujet précis
• De parler de ses
expériences personnelles
sur un domaine spécifique
Le tour de parole permet à
chacun de participer à la
réunion et crée des
interactions qui cassent la
monotonie de la
présentation.
#3 Un pitch chronométré ou un jeu
Toujours dans le but de respecter la durée de la réunion, un
pitch improvisé de quelques minutes peut être un moyen
efficace de dynamiser la réunion.
Par exemple, laissez quelques secondes au preneur d’ordre
pour présenter son projet de manière claire et succincte.

Cela est particulièrement

utile pour :
Une autre idée peut être • Exercer des personnes à
d’organiser un jeu de rôle, de nouvelles méthodes.
où chaque participant à la • Les mettre dans la peau
réunion doit incarner un du client, du manager
personnage. ou du collaborateur.
• Créer des liens entre les
membres de l’équipe.
#4 Brainstorming

À l’image du jeu de rôle, l’idée est encore une fois de

permettre aux membres de la réunion de participer.

Cela est particulièrement

divisez la salle en petits utile pour :
groupes, donnez-leur un • Souder l’équipe
matériel simple (feuilles, • Donner le sentiment à
feutres) et laissez les chacun d’avoir un vrai
impact
réfléchir sur un sujet.
• Utiliser
l’intelligence collective
pour obtenir de bons
résultats
#5 Le Pecha Kucha
Ce drôle de nom signifie « bavardage >>
en japonais. L'idée est ici de présenter un
projet, un produit ou bien une décision, le
tout en moins de 7 minutes.

Évidemment le premier avantage ici est

le gain de temps. Cette méthode est
extrêmement efficace et très adaptée aux
réunions rapides car très simple à mettre
en place.
Il existe bien d’autres techniques d’animation de
réunion. Peu importe celle que vous choisirez, il est
essentiel de veiller à l’implication et à la participation
de tous les participants, en faisant preuve de
bienveillance.
V. LA PREPARATION D'UN REUNION:
Pour prépare un réunion il faut d’abord respecte 7 étapes
• première étape :
Déterminez l'objectif de la réunion: Avant de planifier
une
réunion, déterminez clairement l'objectif de la réunion.
Quel
est le sujet principal de la réunion? Quels sont les
résultats
attendus?
• Deuxième étape:
Identifiez les participants: Identifiez les personnes qui doivent
assister à la réunion. Envoyez-leur une invitation claire et
concise, incluant la date, l'heure et le lieu de la réunion.
• Troisième étape :
Préparez l'ordre du jour: Élaborez un ordre du jour détaillé
pour la réunion. Il doit inclure tous les sujets à discuter, le
temps alloué pour chaque sujet et le nom de la personne
responsable de la présentation.
• Quatrième étape:
Préparez les documents de soutien: Préparez tous les
documents de soutien nécessaires à la réunion, comme des
présentations PowerPoint ou des documents Word. Envoyez-les
à l'avance aux participants pour qu'ils puissent les examiner
avant la réunion.
• Cinquième étape:
Planifiez l'organisation matérielle: Planifiez tous les
détails
logistiques de la réunion, comme le lieu, la nourriture et
les
boissons, l'équipement audiovisuel et la réservation des
salles.
Sixième etape :
Facilitez la réunion: Pendant la réunion, facilitez la discussion
en suivant l'ordre du jour et en encourageant la participation de
tous les participants. Prenez des notes détaillées de ce qui a été
discuté et des décisions prises.
Septième étape:
Faites un suivi: Après la réunion, envoyez un compte
rendu à
tous les participants en résumant les décisions prises et
les
actions à entreprendre. Veillez à ce que les personnes
responsables soient clairement identifiées et informées
des
délais à respecter.
 VI. LA CONDUITE:
On appelle conduite de réunion l'ensemble des actions à
entreprendre afin d'organiser et de mener une réunion
dans de bonnes conditions et permettant de la faire
suivre d'effets.
 Il y’a un ensemble de recommandations afin de vous
permettre de vous aider à organiser vos réunions:
 Avant la réunion:
1-Opportunité de la réunion
 Avant tout chose, la raison d’être de la tenue d’une réunion doit être mûrement réfléchie afin de ne
pas céder aux travers de la « réunionnite aigüe » :
 Quel est l’objectif de la réunion ?
 Une web conférence ou réunion en classe virtuelle (via internet) suffirait-elle ?

2-Périmètre de la réunion
 Nombre et qualité des participants : Il est souhaitable de réunir un nombre restreint de
participants, afin de ne pas risquer de rendre la réunion peu efficace.
 Durée : Idéalement, la durée de la réunion ne devrait pas dépasser 2 heures.
 Ordre du jour : Il s’agit du découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés.
3-Date et réservation de la salle
 En fonction du nombre de participants, il est nécessaire de trouver une salle de réunion libre
à une date où les participants sont disponibles.
 La date de la réunion doit être prévue au minimum 15 jours à l’avance, afin de permettre
l’envoi des invitations et des convocations aux participants dans des délais décents.
 La salle devra notamment être choisie en fonction des contraintes suivantes :
 Présence d’ordinateurs et de moyens audiovisuels (vidéo projecteur)…
4-Prévenir les participants
 Diffuser l’ordre du jour à l’ensemble des participants, en précisant notamment le lieu ainsi que
l’heure de début et de fin de la réunion.
 Si possible et afin d’optimiser l’efficacité des échanges, un document préparatoire, envoyé
préalablement à la tenue de la réunion et situant le contexte, faisant éventuellement apparaître
quelques questions clés, permettra aux participants de mieux préparer leur intervention.
 Convocation : Selon les entreprises ou organisation, une convocation doit être établie pour les
personnels afin qu’un ordre de mission leur soit adressé.
 Invitation : une invitation devra être adressée aux participants autres que les personnels de
l'entreprise ou de l'organisation.
 Pendant la réunion:
1-Tour de table
Un « tour de table » permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre aux
nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de chaque intervenant.

2-Désignation d'un rapporteur

Il est souhaitable de « désigner un volontaire » pour la rédaction du compte-rendu. S’il s’agit
d’une série de réunion, chacun devra être rapporteur à son tour.
3-Feuille d'émargement
Pour les réunions faisant intervenir des personnes ayant un ordre de mission, il est
nécessaire de faire circuler une feuille d’émargement afin de permettre aux services
financiers de valider les frais de déplacement.
4-Récapitulatif du relevé de décision précédent
A toutes fins utiles, s’il s’agit d’une série de réunions, les décisions de la réunion
précédentes peuvent être passées en revue, pour mémoire ou pour suivi de
l’avancement de leur réalisation.
5-Rappel de l'ordre du jour
 Avant d’entrer dans le vif du sujet, il peut être utile de récapituler brièvement
l’ordre du jour , le temps et les intervenants.
 Les points importants de l'ordre du jour devront préférentiellement être abordés
en débuts de réunion afin de ne pas risquer de les traiter rapidement en fin de
réunion.
6-Mettre à l'aise
 Afin de mettre à l'aise les participants, un café peut être servi en début de réunion
ou bien de simples bouteilles d'eau peuvent être distribuées aux participants.
7-Rédiger un relevé de décision
 Un « relevé de décisions », établi collectivement par l’ensemble des participants,
permet de mettre en exergue les décisions essentielles prises au cours des
échanges.
8-Date de la prochaine réunion
 S’il s’agit d’une série de réunion, il peut être opportun de profiter de la présence des
participants pour convenir d’une date commune pour la tenue de la ou des réunion (s)
suivante (s).
 Après la réunion:
1-Rédiger le compte-rendu
 Il est fortement conseillé de rédiger le compte-rendu « à chaud », directement suite à la
réunion, car les notes prises au cours de la réunion font appel à la « mémoire à moyen
terme ». Le compte-rendu doit notamment faire apparaître les points suivants :
 Objet de la réunion,
 Date de la réunion,
 Participants (et excusés),
 Ordre du jour,
 Résumé de chaque point de l’ordre du jour,
 Relevé de décisions
 Au minimum, à défaut d’un compte-rendu de réunion, il est indispensable de procéder à un
simple relevé de décision.
 Le compte-rendu de la réunion a plusieurs objectifs :
 Acter des décisions
 Formaliser le travail réalisé pour permettre par exemple aux excusés ou à des personnes
non présentes à la réunion de pouvoir en connaître les tenants et aboutissant.
 Capitaliser l’information, pour mémoire.
2-Diffuser le compte-rendu
 Le compte-rendu doit être diffusé à l’ensemble des participants, pour validation.
MERCI DE VOTRE ATTENTION.