 OBJECTIFS

 Maîtriser les techniques de base pour la conduite efficace d’une réunion ;

 Maîtriser la parole en public
 Maîtriser les techniques rédactionnelles d’un compte rendu
 Comprendre les mécanismes psychologiques et sociaux qui régissent le fonctionnement d'un groupe ;
 Définir les stratégies de communication adaptées au contexte et aux objectifs des réunions (réunions
d'information, réunions de résolution de problèmes, réunions de négociation etc.)

1
 INTRODUCTION

Les réunions font partie intégrante de la vie au travail. On ne peut y échapper, car le besoin
toujours grandissant d’informer les employés, requiert que l’on tienne un minimum de réunions,
pour assurer un travail de qualité qui sera cohérent et en conformité avec le travail des autres
unités et avec les orientations de l’entreprise. Très souvent, les réunions sont improductives.
Une improductivité cuisante qui pourrait s’expliquer par les facteurs suivants :

Discussion hors sujet ;

Mauvaise préparation ;
Manque d’efficacité ;
Manque d’attention ;
Manque de participation ;
Bavardage inutile ;
Durée prolongée de la réunion …

Cependant, une réunion bien conduite peut mener à des résultats beaucoup plus concluants que
toute autre méthode de communication interne, et ce, en moins de temps.

La présente section, vise donc à aguerrir les participants à la préparation de réunion, à la tenue,
conduite et animation de réunion et permettre de mieux aborder et mener les réunions de service
à tenir, pour tirer le maximum de ressources.

2
 CHAPITRE I :
DEFINITION ET NECESSITES D’UNE REUNION

1) Définition

On parle de réunion dès que deux ou plusieurs personnes se rencontrent pour élaborer une
stratégie, résoudre un problème, échanger des informations.

Une réunion est donc un rassemblement de personnes ayant des objectifs communs. En
d’autres mots, une réunion est un moment de partage d’idées ou d’informations entre
personnes.

Une réunion est productive lorsque les objectifs établis ont été atteints en un minimum de
temps, à la satisfaction des participants y compris l’animateur.

Pour qu’une réunion soit productive, elle doit être bien gérée et c’est le rôle de l’animateur.

2) Nécessités d’une réunion

La première question à vous poser lorsque vous souhaiter tenir une réunion est : « est-
elle nécessaire? ». Organiser une réunion est très souvent une conclusion, alors qu’elle devrait
être une décision réfléchie. La question « Y a-t-il d’autres moyens, tout aussi efficaces, d’arriver
au même résultat? » devrait d’abord être posée.

Sur cette base, la réunion constitue indéniablement le cadre idéal d’échanges, de

partage d’idées, de remise en question, de créativité, d’innovation, d’apprentissage, de
formation pour le personnel.

Une réunion permet de traiter en groupe, un ou plusieurs problèmes qui, s'ils étaient
traités par des individus isolés, auraient peu de chance d'être résolus dans les délais impartis
et de répondre au niveau d'exigence requis.

La préoccupation majeure d’une réunion, est de faire progresser le groupe vers l'objectif qu’il s'est
fixé, en veillant à entretenir la qualité de la communication, en ne laissant personne de côté, en
respectant le plan construit, l'heure impartie, en construisant son argumentation, en l'étayant
par des faits concrets, en le renforçant par des sentiments.

3
 Lorsque le but recherché est le partage des idées, la réunion s’impose comme un outil de
communication indispensable. Pour se comprendre, il faut évidemment se parler. La
réunion répond à plusieurs préoccupations, dont la principale est, pourquoi se réunir ?

3) Travaux Dirigés I
Faire le diagnostic des réunions existantes dans l’entreprise

CHAPITRE II :
LES DIFFERENTS TYPES DE REUNION

Objectif :
L’objectif d’une réunion est le résultat concret que nous voulons obtenir à la fin de la réunion. L’objectif
détermine le type de réunion et induit la méthode de travail.
Il existe plusieurs types de réunion :

REUNION REUNION REUNION

REUNION
DE DE PRISE DE DE
D’INFORMATION
CONSULTATION DECISION NEGOCIATION

REUNION REUNION REUNION REUNION

DE DE DE DE
CREATIVITE MOTIVATION COORDINATION FORMATION

4
 TABLEAU RECAPITULATIF

Nombre Style de
Qui devrait Processus de Agencement Accent à mettre
Type de réunion de conduite le Clé de la réussite
participer? communication de la salle sur…
participants plus efficace
Principalement à
Prévoir et
sens unique de Directif pour
REUNION Les préparer
Les l’animateur avec la la partie Le contenu.
D’INFORMATION participants l’information à
personnes possibilité de poser information,
font face à présenter.
Illimité qui doivent des questions ou de participatif Prévoir les
Elle sert à donner des l’animateur
être commenter. pour les réactions des
informations à un (type salle de Prévoir les
informées. L’animateur aura discussions participants.
groupe de personnes. classe). réactions des
le souci de clarté et qui suivent.
participants.
de précision.
Principalement à
sens unique des
REUNION DE participants à
CONSULTATION l’animateur. Celui-
ci stimule les Une ambiance
Les Les
permet de récolter participants à favorable à la
Peu nombreux. personnes participants se
des informations, des réagir au thème. L’expression discussion
Préférablement concernées font face les
idées sur un thème de L’animateur Participatif libre des ouverte et libre.
moins de 12 ou leurs uns aux autres
travail. Ecouter les prévient les opinions.
personnes. représentants (type salle de
avis de chacun pour généralisations Le bon choix de
. conférence).
prendre une décision hâtives, et est participants.
ultérieure ou tester attentif à
certains éléments. l’amplification de
la rumeur et aux
fuites.

5
6
 REUNION DE
PRISE DE Les Discussion
DECISION responsables interactive entre Les
Une ambiance
et ceux qui tous les participants L’interaction et
Peu nombreux. favorable à la
elle sert à prendre peuvent participants. se font face la résolution du
Préférablement discussion
une décision apporter L’animateur les uns aux Participatif problème et/ou
moins de 12 ouverte et libre.
concernant l’objet de quelque canalise la autres (type la prise de
personnes. Le bon choix de
la réunion. Obtenir chose à discussion vers les salle de décision.
participants.
des résultats, des l’atteinte de objectifs à conférence).
conclusions, des l’objectif atteindre.
décisions communes.
Discussion
interactive entre les
REUNION DE parties engagées
NEGOCIATION dans la
Les
Les négociation. Une ambiance
participants
elle doit permettre Peu nombreux. personnes L’animateur favorable à la
se font face L’interaction et
d’arriver à un accord Préférablement concernées distribue le temps discussion
les uns aux Participatif le progrès des
gagnant- gagnant moins de 12 ou leurs de parole de façon ouverte et libre.
autres (type négociations.
entre deux parties. personnes. représentants équilibrée aux Le bon choix de
salle de
Gérer un conflit . différentes parties, participants.
conférence).
entre des membres de évite les
groupes différents. débordements,
reste impartial par
rapport au conflit.

7
 REUNIONS DE
CREATIVITE Les
Les L’animateur est le Une ambiance
participants
Peu nombreux. personnes catalyseur des favorable à la
Aborder en petits se font face L’expression
Préférablement concernées idées, et aide discussion
groupes des les uns aux Participatif libre des
moins de 12 ou leurs chacun à prendre ouverte et libre.
problèmes de autres (type opinions.
personnes. représentants la parole Le bon choix de
manière différente, salle de
. librement. participants.
trouver des solutions conférence).
originales.

8
 REUNION DE
Directif pour Prévoir et
MOTIVATION Les
la partie préparer
L’animateur est participants Le contenu.
Les motivation, Les arguments
Susciter la dynamique et font face à Prévoir les
Illimité personnes participatif pour stimuler.
mobilisation des enthousiaste, et l’animateur réactions des
concernées pour les Prévoir les
participants autour communique cela. (type salle de participants.
discussions réactions des
d’un thème, d’une classe).
qui suivent. participants.
action.
L’animateur
REUNION DE
Les distribue Les Une ambiance
COORDINATIO
personnes équitablement le participants favorable à la
N Peu nombreux. Le contenu.
qui doivent temps de parole se font face discussion
Préférablement Prévoir les
être des participants et les uns aux Participatif ouverte et libre.
Informer sur moins de 12 réactions des
Informées de évite les autres Le
l’évolution d’un personnes. participants.
l’évolution enlisements (type salle de bon choix de
projet ou d’une
du projet. possibles des conférence). participants.
activité.
échanges.
REUNION DE Prévoir et
FORMATION Directif pour préparer
L’animateur est Les
la partie Le contenu.
Les dynamique, bien participants
Aborder un thème en formation, La formation à
personnes préparé, et surtout font face à
vue de l’apprendre Illimité participatif Prévoir les présenter.
qui doivent possède la l’animateur
ou de le faire pour les réactions des
être formées. connaissance à (type salle de
apprendre à un discussions participants. Prévoir les
faire acquérir. classe).
groupe de qui suivent. réactions des
personnes. participants.

9
 CHAPITRE III :
LA PREPARATION D’UNE REUNION (avant la réunion)

L'essentiel ne réside pas dans le moment de la réunion, mais surtout dans sa préparation. Il est
important d'établir le calendrier des opérations et des délais à prévoir en partageant les tâches et les
attributions de chacun.

Objectif :
Préparer une réunion, pour en maîtriser le déroulement et atteindre les objectifs fixés.

La crainte et la nervosité d’animer des réunions peuvent être éliminées par une préparation
adéquate. Pour se sentir maître d’une situation, il est essentiel de voir à tous les détails sans
tenir quoi que ce soit pour acquis.

1. La planification
Bien qu’elle soit essentielle au succès d’une réunion, la planification doit être très simple.
Elle devrait répondre à cinq questions de base : Pourquoi, Quoi, Qui, Quand et Où.

La Plannification

Pourquoi ? Quoi ? Qui ? Quand ? Ou ?

Pourquoi ?
 Quelle est la raison qui commande une réunion?
 Quels sont les objectifs ou les résultats souhaités?
 Y a-t-il d’autres façons d’atteindre l’objectif sans tenir de réunion?
 Est-ce que le temps consacré à une réunion est compensé par la valeur des résultats espérés?
 Peut-on se permettre de mobiliser des gens pour cette réunion?

10
Quoi ?
Une fois que les raisons d’une réunion sont bien établies, on doit déterminer ce qui y sera
fait. Cela permettra aux participants de bien se préparer s’ils sont mis au courant d’avance.

Qui ?
Les raisons de tenir une réunion devraient guider le choix des participants. Ceux-ci devraient
être invités en fonction de leur contribution possible à l’atteinte des objectifs. En fonction du
sujet de la réunion, faites la liste des participants qui, selon leurs compétences, leurs
expériences et leurs intérêts, vous semble importants d’inviter. Les participants devraient
être avisés à l’avance et bien informés de l’objectif, du contenu et de la logistique de la
réunion. La préparation et la distribution d’un ordre du jour permettent de remplir cette
tâche.

Quand ?
Le moment où la réunion se tiendra dépend principalement des réponses au Pourquoi de la
réunion et Qui y participera. En effet, l’urgence de l’action ou la proximité d’un événement
complémentaire influenceront la décision de même que la disponibilité des participants.

Où ?
Il serait préférable d’être spécifique dans l’annonce de l’endroit où se tiendra la réunion afin
d’éviter les retards causés par une confusion sur le local choisi. Indiquer avec précision
également, le lieu et l’heure de la réunion.

AVIS DE CONVOCATION
Date
Aux membres du conseil de gestion,
Vous êtes convoqués à une réunion des membres du conseil de gestion du groupe (nom du
groupe), qui se tiendra (jour, date, heure) à (adresse du lieu de la réunion).
Vous recevez ci-joint l’ordre du jour de cette réunion ainsi que le compte rendu de la dernière
rencontre.
Veuillez confirmer votre présence auprès du secrétaire (nom) à (téléphone).
Le secrétaire
(Signature)

11
 2. Rédiger un ordre du jour motivant

Il s’agit du découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés. Il est nécessaire de
minuter correctement les différents sujets de l’ordre du jour.

En plus d’exprimer les réponses aux questions précédentes, l’ordre du jour devrait apporter des
précisions additionnelles utiles aux participants.

Idéalement, l’ordre du jour des réunions de prise de décisions devrait être élaboré par le groupe
en entier.

Dans le cas d’une série de réunions d’un même groupe, celui-ci devrait, à la fin de chaque
rencontre, rédiger l’ordre du jour de la prochaine réunion (même si on doit y apporter des
modifications ultérieures).

À l’intérieur des points de discussion, les items suivants devraient apparaître:

 Ordre du jour : Lecture, modification, acceptation.
 Compte rendu : Corrections, éclaircissements sur le procès-verbal de la réunion précédente.
 Journal d’exécution : Vérifier l’avancement des travaux en cours (dans le cas d’une série de
réunions seulement)
 Prochaine réunion : Déterminer l’ordre du jour de la prochaine rencontre (lorsque requis).

Pour chaque point de discussion, on devrait nommer une personne responsable ainsi que le temps
alloué. Il est primordial de distribuer l’ordre du jour avant la réunion, et ce, dans un délai
permettant aux participants de bien se préparer, lorsque nécessaire.

12
 EXEMPLE D’UN ORDRE DU JOUR

1. Mot de bienvenue du président

2. Ouverture de la séance
3. Adoption de l’ordre du jour
4. Adoption compte rendu de la dernière assemblée
5. Suites au compte rendu de la dernière assemblée
6. Correspondance
7. Rapport du trésorier
— état des revenus et dépenses
— adoption du rapport du trésorier (ratification des dépenses)
8. Rapports des comités permanents (comité financement, comité
d’animation...)
— rapports
— adoption des rapports (ratification des actes effectués)
9. Autres points selon les priorités (organisation du 25e anniversaire du
groupe, relations avec la municipalité...)
10. Délégations aux diverses activités du groupe ou du district
11. Varia
12. Prochaine réunion
13. Évaluation
14. Levée de la séance

3. L’établissement des règles du jeu d’une réunion (les normes)

Un autre moyen d’améliorer l’efficacité des réunions est d’établir des règles du jeu précisant
comment les participants devraient se conduire. Elles peuvent être établies par l’animateur aussi
bien que par les participants, après discussion et accord.
Exemples de règles du jeu :

o La réunion commencera à l’heure prévue;

o Les participants prendront part à l’élaboration de l’ordre du jour;
o On respectera l’ordre du jour;
o Les décisions seront prises par consensus;
o Les divergences d’opinions seront acceptées;
o On encouragera l’expression des sentiments et des opinions;
o Parler un seul à la fois;
o On ne quitte qu’à la fin de la réunion.

13
 4. L’organisation matérielle

a. Le jour J, préparer la salle (chaises, éclairage, tableau…)

b. En fonction du nombre de participants, il est nécessaire de trouver une salle de réunion libre à
une date où les participants sont disponibles.
c. La date de la réunion doit être prévue au minimum 15 jours à l’avance, afin de permettre
l’envoi des invitations et des convocations aux participants dans des délais décents.
d. La salle devra notamment être choisie en fonction des contraintes suivantes :
Capacité de la salle (en termes de places assises) ;
Dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation ou d’animation) ;
Besoin d’un accès à internet ;
Présence d’ordinateurs et de moyens audiovisuels (vidéo projecteur).

e. Par ailleurs, une salle correctement dimensionnée et avec une température adaptée permettront
de rendre une réunion plus efficace.

5. Disposition ou occupation spatiale

La réunion d’information

Emetteur

Récepteurs

14
 La réunion débat (coopération. réflexion. créativité ...):

La réunion d'étude ou de décision:

Emetteur
Récepteurs

Récepteurs

Récepteurs

15
 La réunion participative:

La meilleure disposition des tables et des chaises dans une salle est celle des tables en U ou en V
car elle facilite l'expression et permet le contact maximum avec le groupe. Le U et le V peuvent
être ouverts pour entrer à l'intérieur de la surface car on parle plus facilement à une personne face
à soi que lorsqu'il faut se retourner pour la voir.

16
 Préparation de la réunion : Tableau récapitulatif

OUI NON
Avant d’organiser la réunion vous êtes vous demandé si elle est indispensable ?
Avez-vous bien cerné le problème « de quoi va-t-on parler » ?
A partir du thème retenu, avez-vous défini l’objectif de la réunion ?
 S’agit-il d’informer
 S’agit-il de consulter
 S’agit-il de décider
 S’agit-il de négocier
 S’agit-il de régler un problème
Avez-vous formulé par écrit l’objet, l’objectif, la méthode de travail et le plan
de la réunion ?
Avez-vous choisis les participants ?
Avez-vous prévu le nombre de participants strictement indispensable ?
Avez-vous retenu une salle appropriée ?
Avez-vous réservez le matériel ?
Avez-vous adressé les convocations avec ordre du jour, plan d’accès ?
Avez-vous prévu une pause au cas où la réunion dure plus d’1h30 ?

17
 CHAPITRE IV:
ANIMATION DE LA REUNION (pendant la réunion)

Objectif : sécuriser les participants et créer une ambiance détendue, mais de travail.

1. Lancement ou ouverture de la réunion

01 DEBUT

Accueillir les Se présenter puis

Présenter le contexte Indiquer l’ordre du
participants afin de présenter chaque
2 3 et la synthèse de la 4 jour et les objectifs de
laisser le temps au membre du groupe si
réunion précédente la réunion
groupe de s’installer nécessaire

Choisir un ou une
Définir les règles de Toutes les mises en 8 Fin
secrétaire si 6 7
fonctionnement train
nécessaire

Il s’agit essentiellement à ce niveau de :

 accueillir les participants afin de laisser le temps au groupe de s’installer ;

Pour les réunions faisant intervenir des personnes ayant un ordre de mission, il est nécessaire de faire
circuler une feuille d’émargement afin de permettre aux services financiers de valider les frais de
déplacement.

 Se présenter puis présenter chaque membre du groupe si nécessaire ;

 Introduire en situant la réunion par rapport à ce qui est important pour l’équipe
présente ;
 Présenter le contexte et la synthèse de la réunion précédente :

A toutes fins utiles, s’il s’agit d’une série de réunions, les décisions de la réunion précédentes peuvent
être passées en revue, pour mémoire ou pour suivi de l’avancement de leur réalisation.

18
 Indiquer l’ordre du jour et les objectifs de la réunion ;

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il peut être utile de récapituler brièvement l’ordre du jour de la
journée, le temps accordé à chaque sujet et aux intervenants. Les points importants de l'ordre du jour
devront préférentiellement être abordés en débuts de réunion, où la concentration est maximale afin de
ne pas les traiter rapidement en fin de réunion.

 Choisir un ou une secrétaire si nécessaire ;

 Définir les règles de fonctionnement ;

Les mises en train sont des activités rapides à utiliser en début de réunion. Elles signalent le
début des activités de l’équipe et prépare le groupe à travailler en équipe.

Par exemple initier un tour de table avec une auto-présentation brève de chaque membre du
groupe.

Pour délibérer, une assemblée a besoin d’un président, d’un secrétaire et d’un nombre
minimum de membres présents. Ce minimum est généralement déterminé dans les
règlements à la mention quorum.

Dans la plupart des groupes, les rôles du président et du secrétaire sont tenus par des
personnes nommées d’office pour une période donnée. Mais il peut arriver que ces personnes
soient choisies au début de la séance. Le président s’assure que le quorum est respecté et
déclare la séance ouverte.

19
 2. Création d’une dynamique de groupe

Objectif : Conduire la réunion avec les participants vers l’objectif, dans le respect des consignes de
départ (temps, ordre du jour…)
a. Concept de groupe
Concept de
GROUPE

LE GROUPE
LE « PRIMAIRE » LE GROUPE
LA FOULE LA BANDE
GROUPEMENT OU GROUPE SECONDAIRE
RESTREINT

Il présente les caractéristiques suivantes:

1- Nombre restreint des membres, afin que chacun soit

perçue et perçoive l’autre
2-Une poursuite en commun de façon active et durable
des mêmes buts
3-Des relations affectives entre les membres qui
entrainent un sentiment de solidarité
4-On note des rôles propres à chaque membre

Un groupe est plus que la somme des individus qui le composent. Il est une entité complète, qui a une
vie propre. Il naît, il évolue et il meurt.

b. La dynamique de groupe

La dynamique de groupe étudie le comportement des groupes, leur structure, leur fonctionnement et
les types de rôle joués par les membres du groupe.

La vie d’un groupe suit un cycle d’évolution en quatre étapes :

Étape 1: DÉFINITION

Le groupe se définit, et définit sa mission et ses

objectifs. La structure se met en place. Les
membres du groupe font connaissance.

Étape 2: CONVERGENCE
Tous les membres du groupe se mettent d’accord
pour viser un objectif commun. En ce qui
concerne les interrelations, les membres du
groupe mettent l’accent sur leurs points communs
et sur la contribution de chacun.

Étape 3: DIVERGENCE
Des désaccords surviennent au sein du groupe.
Des problèmes sont soulevés.

Étape 4: COOPÉRATION
Le groupe qui réussit à se rendre à l’étape
de la coopération a pu résoudre de façon créative
les problèmes et différends survenus à l’étape 3.
Ayant atteint sa vitesse de croisière, il se dirige
vers l’atteinte de ses objectifs.

20
c. Evolution d’un groupe

Définitions

Convergences

Divergence

Coopération

Dans un groupe, on retrouve trois zones d’influence qui évolueront en fonction des étapes
décrites précédemment. Ces trois zones d’influence sont :

 Les interrelations, qui consistent en le fait de :

 Communiquer efficacement,
 Atteindre et maintenir la cohésion dans le groupe,
 Créer un climat agréable.
 Le pouvoir, qui englobe
 La répartition du leadership sur les plans du contenu, des relations et des
procédures,
 L’émergence d’un leader qui répond aux besoins du groupe,
 La structure de pouvoir qui permet au groupe d’atteindre ses objectifs.
 La production, qui comprend
 La définition des tâches,
 La répartition des tâches,
 Le respect de l’échéancier.
Ces trois zones d’influence, bien que distinctes, ne sont pas indépendantes l’une de l’autre.

21
d. Tableau récapitulatif – la vie d’un groupe
Interrelations
Malaise, rigidité, longs
silences.
Étape 1: Enjeu: évaluer, pour
DÉFINITION chacun des membres, les
relations interpersonnelles
à venir.
Climat euphorique,
illusion de cohésion. On
Étape 2: met l'accent sur les points
CONVERGENCE communs et on évite de
tenir compte des
différences individuelles.
Retour à la réalité: les
différences individuelles
Étape 3:
refont surface; risque
DIVERGENCE
d'affrontements.
Période d'agitation.
Le groupe peut:
Étape a) ignorer le conflit,
intermédiaire: b) s'enliser dans le
RÈGLEMENT DE conflit,
c) régler le conflit et
CONFLIT
passer à l'étape 4.
Détente et reconnaissance
de l'apport de chacun.
Étape 4:
Les liens entre les
COOPÉRATION
membres se précisent.
Cohésion véritable.
e. Les rôles dans un groupe
 Fonctions (rôles formels)
Les fonctions sont des rôles formels qui décrivent le comportement qu’on attend d’un
individu dans le cadre d’une position donnée. Elles s’accompagnent habituellement d’un
titre. À chaque fonction correspond une catégorie de tâches et un niveau de responsabilités.
Pouvoir Production
Le groupe procède de
façon informelle à On définit la mission du
l'élimination des inaptes. groupe et on amorce la
Acceptation de l'autorité répartition des tâches.
légitime.
Contributions très
conventionnelles. On
Deux ou trois candidats cherche à justifier ses
au leadership sont restés positions. Les membres
en liste, mais aucun ne du groupe cherchent à
ressort vraiment. s'assurer qu'ils
comprennent bien les
attentes.
Questions
Lutte pour le leadership.
fondamentales, remises
Choix du leader selon sa
en question et
capacité à ramener
confusion. Véritable
l'harmonie au sein du
débat sur le plan des
groupe.
idées.
Si un leader émerge et De ce débat peuvent
contribue à ramener la surgir des idées
satisfaction et à faire créatives qui sortent le
progresser le groupe vers groupe de l'impasse et le
ses objectifs, on passe à projettent à l'étape
l'étape 4. suivante.
Maintien d'un leadership Libre expression des
stable. idées. Le groupe fait la
Collaboration entre le différence entre les
leader informel et le idées et les personnes.
tenant de l'autorité Les regards sont fixés
formelle. sur les objectifs.
22
Dans un groupe, les individus devraient avoir des fonctions complémentaires et bien définies.
Sinon, on risque de voir surgir des conflits de rôles, comme dans les situations suivantes :

 Plusieurs individus assument la même fonction ou des fonctions similaires, ce qui

crée inévitablement des frictions;
 Personne n’assume une fonction pourtant nécessaire, ce qui a pour conséquence
que les tâches qui s’y rattachent ne sont jamais accomplies ou sont accomplies par
n’importe qui dans le groupe;
 Un même individu assume deux fonctions simultanément, ce qui risque de le placer
en situation de conflit d’intérêts.

 Rôles informels

On retrouve deux catégories de rôles informels. La première catégorie englobe les rôles
centrés sur l’atteinte des objectifs du groupe.

Les individus sont avant tout préoccupés par la tâche. La seconde catégorie englobe les
rôles centrés sur la personne. Les individus qui jouent ces rôles se soucient davantage de
maintenir une harmonie dans les relations humaines.

Voici quelques-uns des principaux rôles informels qu’il est possible d’observer dans la plupart
des groupes:

RÔLES CENTRÉS SUR LES OBJECTIFS

LE
L’INITIATEUR LE SONDEUR L’INFORMATEUR L’ELABORATEUR
CLARIFICATEUR

LE LE
L’ENTHOUSIASTE LE REFLECHI L’ORIENTEUR
PRAGMATIQUE COORDINATEUR

L’ENERGISEUR LE TECHNICIEN L’ENREGISTREUR

23
L’initiateur: il démarre les discussions; c’est souvent celui qui prend la parole le premier.

Le clarificateur: il cherche constamment à obtenir de l’information supplémentaire; il demande aux

autres de préciser leur pensée; il ne tolère pas la confusion.

Le sondeur: il cherche à obtenir le pouls du groupe avant de laisser le groupe prendre une décision; il
assure le respect des valeurs du groupe et favorise une démarche démocratique.

L’informateur: il détient une certaine quantité d’information (pertinente ou non) et la transmet sans
arrêt et pas toujours au bon moment.

L’élaborateur: il veut aborder toutes les questions en profondeur, mais il a tendance à compliquer les
problèmes inutilement.

Le pragmatique: il se concentre plus sur les faits et sur les questions objectives que sur les émotions et
les personnes et il a tendance à prendre des décisions rapides avec un minimum d’information.

L’enthousiaste: il chercher d’abord à avoir du plaisir, il émet volontiers ses idées ou ses craintes et a
tendance à prendre des décisions rapides basées sur son enthousiasme du moment.

Le réfléchi: il mûrit longuement ses décisions, au point qu’il arrive difficilement à prendre position.

Le coordonnateur: il fait des liens entre les différents éléments du travail, regroupe l’information et
facilite le travail d’équipe.

L’orienteur: il ne perd jamais de vue l’objectif initial et le rappelle au groupe lorsque ce dernier s’en
écarte.

L’énergiseur: il a des attentes élevées en ce qui concerne la quantité et la qualité de la production et il

stimule le groupe à toujours s’améliorer.

Le technicien: il s’intéresse de près aux règles et aux procédures, il aide le groupe à se structurer, à se
donner une méthode de travail et à respecter ses échéanciers, mais il lui arrive d’être rigide ou tatillon
ce qui a pour effet de paralyser le groupe.

L’enregistreur: il se souvient de tous les détails, il ne perd aucune information, il prend beaucoup de
notes lors des rencontres et il peut donner les noms, les dates, les lieux et les références au besoin.

24
RÔLES CENTRÉS SUR LA PERSONNE

LE
LE SOUTIEN LE PACIFIQUE LE MARCHAND L’EXPEDITEUR
MORALISATEUR

L’OBSERVATEUR LE BÉNI OUI-OUI L’AGRESSIF LE BLOQUEUR LE QUÊTEUR

LE PSY LE SEDUCTEUR LE DOMINATEUR L’EFFACE L’EXTRAVERTI

LE PITEUX

Le soutien: il encourage les autres.

Le pacifique: il essaie de minimiser les différends, préfère souvent nier l’existence d’un
conflit et veut à tout prix maintenir l’harmonie au sein du groupe.

Le marchand: il apparaît surtout lors des conflits, alors qu’il cherche à faire des compromis
de type donnant donnant.

L’expéditeur: il s’attaque aux problèmes sans tarder, mais il a tendance également à les
régler trop rapidement, de façon à s’en débarrasser.

Le moralisateur: il porte un jugement moral sur le comportement et les idées des autres.

L’observateur: il parle peu, mais rien ne lui échappe; lorsque c’est nécessaire, il fait un
portrait assez juste de la situation ce qui aide le groupe à y voir plus clair.

Le béni-oui-oui (yes man): il suit la majorité et se rallie toujours aux individus qui détiennent
le pouvoir.

L’agressif: il attaque les individus d’après ses valeurs personnelles et il est souvent
sarcastique.

Le bloqueur: il est toujours contre.

Le quêteur: il cherche constamment à se faire approuver et à recevoir de la reconnaissance

de la part des autres membres du groupe.

25
Le psy: il cherche la cause des agissements des autres, leurs motivations profondes.

Le séducteur: il tente de se faire des alliés ou de renforcer sa position au sein du groupe par
la manipulation, les promesses ou l’abus de confiance.

Le dominateur: il chercher à démontrer sa supériorité.

L’effacé: il manifeste peu d’assurance et craint souvent d’affirmer ses idées.

L’extraverti: il est très émotif et très ouvert.

Le piteux: il joue les chiens battus.

On retrouve généralement tous ces rôles dans un groupe moyen (une dizaine de personnes).
Le même individu peut jouer plusieurs rôles selon les circonstances. Quand deux individus
jouent le même rôle,

Il y a risque de conflit.

La présentation de ces rôles n’a pas pour objet de cantonner les individus dans des
comportements stéréotypés, mais plutôt d’aider les animateurs à s’adapter plus facilement
aux différents types de rôles.

Il s’agit tout simplement de constater que le fonctionnement de l’autre est conforme à un

style de personnalité et ne doit pas être perçu comme une provocation ou un désintérêt
de sa part.

f. Dysfonctions et pathologies de groupe

Les groupes peuvent souffrir de problèmes de fonctionnement qui ressemblent beaucoup à

certaines pathologies humaines. On entend souvent parler d’organisations malades. En fait, ce
sont les climats de ces organisations qui sont malades.

Les dysfonctions que nous décrirons ici se retrouvent principalement dans les groupes fermés
et hyper cohésifs.

Pour qu’un groupe puisse exister et être productif, il doit être cohésif. Certains facteurs
peuvent contribuer à renforcer la cohésion d’un groupe :

- plus les individus qui composent le groupe sont semblables et partagent les mêmes valeurs, plus
le groupe est cohésif;
- plus le groupe bénéficie d’un statut élevé par rapport aux autres groupes, plus il est cohésif;
- plus un groupe est soumis aux pressions extérieures ou confronté à un ennemi commun, plus il
tend à la conformité, plus il est cohésif.

Si la cohésion représente une force, elle peut également devenir le talon d’Achille du groupe. On peut
démanteler un groupe si on ébranle sa cohésion. Par ailleurs, les groupes trop cohésifs risquent de se
replier sur eux-mêmes et de développer certains symptômes pathologiques
Plus un groupe est ouvert, plus il a accès à l’information, plus il est en mesure de prendre des
décisions éclairées et plus il est capable d’évolution.

26
 Une réunion est un dosage de 20% de directivité de la part de l’animateur et 80%
d’expression des participants. L’animateur doit alors pouvoir jouer à la fois, son rôle de
cadre car il fixe les règles de jeu, mais également de tremplin sur lequel les participants
peuvent s’appuyer pour intervenir.
L’animateur n’intervient pas sur le fond, le contenu doit venir des participants.

Pour cela, l’animateur doit :

 Donner un temps de parole suffisant pour exposer les faits ;
 Instaurer des pauses ;
 Réguler la circulation de l’information en donnant la parole à chacun, en gérant les conséquences
de l’ordre choisi et en respectant l’ordre des demandes ;
 Utiliser le jeu de questionnement pour favoriser les interactions et la participation de tous : utiliser
le tour de table ;
 Solliciter l’avis des autres, leurs analyses, les inviter à prendre la parole ;
 Etre et rester à l’initiative par le questionnement, ne pas prendre position sauf sur les règles de la
réunion ;
 Réguler les tensions dues aux divergences, aux oppositions voire aux conflits : « calmer le jeu » ;
 Reformuler pour vérifier si tout le monde a compris la même chose ;
 Faire le point par rapport au cheminement prévu et faire respecter l’ordre du jour ainsi que le
chronométrage de la réunion ;
 Faire cessez les digressions, recentrer le sujet avec tact, avec courtoisie, mais fermeté ;
 Faire des synthèses ;
 Noter au tableau les points d’accord, de désaccord, le chemin parcouru et le reste à parcourir ;
 Ecouter, reformuler, faire répéter ;
 Interdire les attaques de personnes :
 Faire clarifier ce qui est dit ;
 Proposer une méthode pour examiner une question : travail en sous-groupes, recensement des
arguments pour, puis des arguments contre, lister les avantages et les inconvénients d’une solution ;

27
 3. Rôles et attitudes de l’animateur

Etre animateur de réunion n’est pas de tout repos ! Souvent, on lui donne beaucoup de
responsabilités.
Les participants sont parfois passifs et attendent beaucoup de ce « super man » ou de cette «
super woman ». Or, Il appartient à tous, de faire en sorte que la réunion se déroule bien.
Néanmoins, pour aider l’animateur dans sa tâche, nous avons retenu pour lui, quelques
éléments incontournables.

Objectif : connaître le rôle d’animateur pour ne pas outrepasser ses droits et ses Prérogatives

Les rôles

L’animateur est le pilote de la réunion, son rôle est de mettre en mouvement le groupe vers
les objectifs de la réunion. Il veillera à ne pas monopoliser la parole au détriment des
participants. Il fera en sorte de ne pas imposer ses points de vue, mais de les soumettre aux
participants à titre de proposition.

L’animateur a trois fonctions :

Fonction de Objectif:
RESULTAT
production

Les 3 Objectif:
Fonction STRUCTURER
fonctions de
d’organisation
l’animateur

Objectif: GERER
Fonction de LES INDIVIDUS
ET LEURS
gestion INTERACTIONS

28
Fonction de production (résultat)

Il doit faire en sorte que l’équipe de travail soit efficace. Il doit produire des résultats, c’est-
à-dire des solutions, des décisions, des propositions, des informations.

Fonction d’organisation (structurer)

Il doit favoriser l’expression de tout le groupe, dans un cadre structuré. Il doit également
organiser et mettre en forme l’expression

Fonction de gestion (gérer les individus et les interactions)

L’animateur doit gérer la mise en relation des individus qui réagiront en fonction de leur
personnalité, leur statut, leur position hiérarchique, leur appartenance à un groupe, leur
système de valeur, leur implication plus ou moins grande dans le sujet de la réunion, leurs
espoirs…
L’animation doit être la plus participative et interactive possible :
Participative : en favorisant la participation par questionnement
Interactive : en évitant que la communication ne se limite à une interactivité animateur-
participant, mais qu’elle favorise aussi l’interactivité entre participants.

L’animateur doit faire preuve :

 D’un dosage approprié de directivité et de démarche participative ;

 De convivialité et d’humour pour consolider les relations
 De sérénité face aux incidents ou aux difficultés éventuelles
 D’écoute et d’ouverture aux retours des participants.

Les attitudes

Le regard

 L’animateur doit accepter d’être “sous le regard” des participants : oser faire face à ce
regard, ne pas le fuir.
 Il doit regarder alternativement chaque membre du groupe : le regard est un moyen
d’adresser la parole car ne pas regarder un ou plusieurs membres du groupe, revient à les
ignorer et à terme, à les désintéresser du débat
 Le regard est un moyen d’avoir le retour des participants : réactions non-verbales des
interlocuteurs (hochement de tête d’approbation, sourire, attention du regard, froncement
des sourcils, etc.)

29
La dynamique corporelle

 Déplacements : ne pas rester statique, alterner stationnements et déplacements.

 Rythme : la précipitation est souvent synonyme de malaise, de timidité.

Une lenteur relative et maîtrisée crée de l’assurance et communique.

 Proximité : prenez de la bonne distance et faites vos intervention plutôt

débout, ce qui vous permettra de mieux vous déplacer et à
l’avantage de créer un ascendant sur les participants.
 Gestes : « libérez vos gestes »: ils renforcent le message émis en lui donnant
une dimension visuelle. Les gestes constituent un élément
complémentaire à la dynamique corporelle

 Prendre un point d’appui, de référence mobile, cela rassure, préserve la dynamique

gestuelle (déplacements + gestes) et évite de rechercher inconsciemment des points d’appui
fixes comme les mains dans les poches, la table ou le dossier de la chaise et d’y rester collé.

L’énonciation

 Veiller à bien prononcer et à bien articuler : l’intervenant est mieux entendu et compris par
des interlocuteurs ;
 Volume : parler plus fort que ne le nécessite la distance des interlocuteurs : convaincre et
s’imposer comme “pilote” passe aussi par plus d’intensité dans la voix ;
 Débit : ne pas avoir un débit très rapide et ménager des pauses. L’oral, à la différence de
l’écrit, offre toute la liberté pour ménager des pauses dans la chaîne parlée. Les pauses
ont en effet, le mérite de :
 Favoriser la reprise du souffle ;
 anticiper ce qu’on va dire ;
 Permettre aux auditeurs d’intégrer ce qui est dit ;
 Créer un effet d’attente et de maintenir l’attention des auditeurs.

30
 4. Outils et techniques de l’animateur

Objectif : faciliter la compréhension du message par le public grâce à des outils simples.

Le questionnement : se servir des différents types de questions

 Questions fermées : pour obtenir une réponse simple oui ou non

Exemple : êtes-vous d’accord avec ? A quelle date le projet a-t-il débuté ?

 Questions ouvertes : réponses ouvertes amenant au dialogue, question à choix multiple

pour laisser aux deux parties le pouvoir dans la prise de décision. Exemples :
Question ouverte : que pensez-vous de cette solution ?
Question à choix multiple : quelle date vous convient le mieux, le 12, le 15… ?
 Question dirigée : adressée à un participant.
Exemple : Monsieur X que pensez-vous de… ?
 Question non dirigée : adressée à l’assemblée. Exemple : quelqu’un souhaite ajouter
quelque chose à ce sujet ?
 Question en relais : s’appuyant sur l’intervention d’un participant.
Exemple : Que pensez-vous de ce que vient de dire monsieur X ?
La reformulation : reformuler, c’est dire en d’autres termes, l’intervention d’un participant.
L’animateur, peut reformuler ou le faire faire, par un membre de l’équipe. Il y a trois types
de reformulations :
 Reformulation – vérification : permet de vérifier le sens de ce qui a été dit. Exemple : veux-
tu dire que ?

 Reformulation –clarification : éclaircir ce qui apparaissait confus dans une intervention.

Exemple : Si j’ai bien compris, tu veux dire que…
 Reformulation émergence : faire apparaitre les sous-entendus, ce que vient d’exprimer le
comportement non verbal d’un participant.
Exemple : tu as l’air de douter, monsieur X, n’êtes-vous pas d’accord ?

31
 5. Gestion des tensions et des conflits

Objectif : pour apprendre à garder le contrôle de sa réunion, il est important d’apprendre à

faire face aux multiples situations auxquelles peut conduire le travail de groupe.

Les 6 problèmes les plus fréquents sont : patauger, les participants agressifs, les participants
dominateurs, les participants hésitants, les hors sujets et la perte d’attention.

Patauger

Patauger, c’est perdre trop de temps, remettre en cause les décisions ou les conclusions par
peur de ne pas avoir envisagé tous les risques.

 Si ce type de problème arrive dès le départ, c’est que vraisemblablement, l’équipe n’a pas
une idée claire de son travail. Des problèmes au démarrage, peuvent indiquer également
que les membres du groupe ne sont pas encore assez à l’aise les uns avec les autres, pour
entamer de véritables discussions et prendre de véritables décisions.

 Patauger pendant la prise des décisions, peut indiquer que le travail du groupe n’est pas
le fruit d’un consensus, mais que quelques membres hésitent à dire qu’ils ne sont pas
d’accord avec les conclusions du groupe.

 Patauger à la fin d’une phase du projet, signifie que le groupe n’a pas un plan précis et
ne connaît pas les prochaines démarches à suivre.

 Patauger à la fin du projet, indique d’habitude que les membres de l’équipe se sont très
bien entendu et hésitent à se séparer, ou bien qu’ils hésitent peut-être à exposer leur
travail à la critique des autres.
En pareille situation, il faudrait obliger le groupe à regarder d’un œil critique, la façon dont
le projet fonctionne. Utiliser par exemple, la méthode du cycle PDCA.

P : plan = planifier
Qu’avons-nous appris jusqu’ici ? Que devons-nous faire ensuite ? De quelles connaissances
ou moyens l’équipe aura-t-elle besoin à la prochaine étape ?

D : do = faire
Faire l’effort nécessaire pour que les prochaines étapes suivent la stratégie définie.

32
C : check = examiner, étudier le résultat
Qu’est-ce qui a fonctionné et quel autre aspect n’avons-nous pas réussi ? De quoi avons-nous
manqué ?

A : act = agir
Adopter ou abandonner la modification. Faire discuter l’équipe sur la façon d’incorporer les
décisions prises et les améliorations apportées.

Les participants agressifs

Ils exercent une influence excessive dans un groupe, souvent parce qu’ils sont d’un rang plus
élevé dans l’entreprise ou parce qu’ils ont une connaissance technique profonde.

Le rôle de l’animateur est donc de trouver le juste milieu entre la présence de spécialistes et
d’experts utiles au groupe et la possible domination exercée par ces derniers. Plusieurs profils
existent :

 Le leader qui veut toute la place : face un tel participant, éviter de le fixer quand il parle
et regarder les réactions des autres. Reformuler et relancer la parole dans le groupe, de
préférence, à des personnes qui parlent peu. Ne pas lui donner la parole en premier. Faire
vérifier ses affirmations« est-ce que vous avez les principaux chiffres à ce sujet? » Feindre
de prendre ses affirmations pour des questions.

 Un opposant : le laisser s’exprimer, reprendre ce qui est intéressant à relever et en faire

un constat. Demander aux autres comment ils voient le problème. Reconnaître sa valeur
et l'inviter à en faire profiter l'assemblée.

Les participants dominateurs

Les participants dominateurs aiment s’entendre parler. Ils donnent rarement la possibilité
aux autres d’apporter leur contribution. Ils dominent la réunion par des interventions
prolongées, des anecdotes hors sujet. Leurs conversations empêchent le groupe de progresser
car les autres membres se découragent et trouvent des prétextes pour ne pas assister aux
réunions. Face à un participant bavard, lui rappeler l’horaire et le temps d’expression
égalitaire accordé à chacun. L'interrompre avec tact en se référant éventuellement au contrat
passé en début de réunion. Limiter son temps de parole.

33
Les participants hésitants
Chacun de nous a un besoin différent d’appartenir à un groupe (l’instinct de la tribu contre
l’instinct du solitaire) et à un niveau différent d’aisance pour s’exprimer dans un groupe
(l’extraversion = tourner vers les autres, qui exprime ses sentiments contre l’introversion =
replier sur soi, réflexion intérieure et solitaire). Nous n’avons ni tort ni raison d’être
sociétaire ou solitaire, extraverti ou intraverti… ce ne sont que des différences avec lesquelles
il faut savoir conjuguer. En effet, les problèmes se développent dans un groupe, lorsqu’il n’y
a pas d’activités incorporées qui encouragent les introvertis à participer et les extravertis à
écouter. Plusieurs cas existent :

 Silence prolongé d’un participant : solliciter sa participation par une question, un regard.
Lorsqu'une question vous est posée, vous pouvez essayer de la renvoyer sur lui. II faut
lui poser des questions faciles, lui donner le sentiment de sa valeur. Quelqu’un a-t-il des
idées à ce sujet ? poser la question en regardant le participant peu loquace.

 Silence du groupe : ne surtout pas rompre le silence si c’est un silence actif. Relancer la
question si le silence est vide. Diviser le travail en tâches et en rapports individuels si cela
est possible. Si le silence est hostile, le signaler et demander quelles en sont les causes. Si
le groupe ne veut pas répondre, ne pas l’y obliger.

Les hors sujets

Généralement, l’égarement et les hors sujets, s’installent lorsque les membres de l’équipe
perdent de vue, l’objectif de la réunion ou veulent éviter un sujet controversé à l’ordre du
jour.

 Face à un hors sujet, recentrer en rappelant l’objectif et l’étape inscrite au tableau.

Rediriger la conversation vers le sujet ou l’ordre du jour, avec des estimations de temps
pour chaque rubrique et indiquer que l’équipe sort du cadre. Demander le lien entre ce
qui est dit et ce qui est au programme.

 Les apartés : rappeler les règles de fonctionnement du groupe. Se rapprocher du sous

groupe qui parle. Inviter les bavards à partager avec le groupe ce qu’ils sont en train
d’évoquer en leur donnant la parole. Si cela n’a aucun rapport avec l’objet de la réunion,
ils préféreront s’abstenir.

34
La perte d’attention
Quelques moyens très simples de maintenir tous les participants attentifs à ce qui est présenté
ou débattu en réunion, malgré le temps qui passe.

 Le regard : le regard permet de capter l’attention, d’adresser la parole.

 Les moyens qui évitent la monotonie : varier les canaux de communication (parole,
auxiliaires visuels qui focalisent le regard du participant, animateur/participants)
 Eviter de distribuer des documents en début de réunion

6. Conclure la réunion

Objectif : conclure et anticiper la suite des discussions, du projet en organisant la réunion suivante
en présence de tous les participants.

A la fin de la réunion :
 Faire la synthèse du cheminement du groupe et présenter les conclusions ;
 Préciser ce que la réunion va permettre de faire ;
 Répartir les tâches, fixer le planning.

Un « relevé de décisions », établi collectivement par l’ensemble des participants, permet de

mettre en relief les décisions essentielles prises au cours des échanges. Le relevé de décisions
ne doit pas être uniquement passif : un responsable doit être désigné pour la mise en œuvre
de chacune des actions, avec une date prévisionnelle. S’il s’agit d’une série de réunion, il
peut être opportun de profiter de la présence des participants pour convenir d’une date
commune pour la tenue de la ou des réunion (s) suivante (s).

 Faire l’évaluation de la réunion à la fin de la séance

Lorsque les participants et les animateurs travaillent à l’amélioration des réunions, celles-ci
deviennent efficaces. Les participants sont un excellent instrument d’évaluation. Ils
ressentent et réagissent mieux que d’autres aux évènements et au style d’animation. C’est
par une discussion ouverte qu’on obtient la meilleure appréciation des participants. On peut
aussi utiliser un questionnaire.

35
L’évaluation est bénéfique lorsque les conditions suivantes sont respectées :
 L’animateur désire améliorer les réunions;
 Les participants sont sincères dans leurs notations;
 L’animateur accueille les réactions d’une manière positive;
 L’animateur incorpore les améliorations aux réunions suivantes.

 Remercier les participants pour leur collaboration en valorisant leur efficacité.

Après :

 Suivre l’application des décisions ;

 Ne pas faire de critiques relatives aux comportements des autres, parler de la réunion ;
 Procéder à l’évaluation de la réunion avec du recul.

36
 CHAPITRE V:
GESTION ET SUIVI DE LA REUNION : PRISE DE NOTES ET COMPTE RENDU

Après la clôture de la réunion, la fonction de mémoire ne peut se faire que par une
trace écrite. Il s'agit de récapituler, d'éliminer, de conserver, de classer les idées. Le
secrétaire de séance a une fonction capitale, dans la mesure où, il doit rendre
compte et rédiger une synthèse générale courte, claire, objective et précise. Le
compte rendu de séance est un document important car il a valeur de preuve, de
vérité. Parce qu’il a valeur de preuve, il est confondu au procès verbal qui a valeur
de loi. Le compte rendu de séance fait foi de délibération et de décision collective.

 Savoir noter l’essentiel : pratiquer une écoute active

Que faut-il noter ? A ce niveau, il est fortement recommandé de prendre notes, de

faire la synthèse de chaque point de l’ordre du jour et de procéder à une sélection
stricte des interventions. Il faut souligner les mots ou les concepts importants, de
sorte qu’on sente l’ossature (le plan, structure d’ensemble) et l’ordre du jour de la
réunion. On peut aussi envisager un enregistrement: cela permet de dégager son
attention de la prise de notes et de mieux participer au débat, mais cela impose une
longue écoute équivalente au moins, au temps de la réunion ! La rédaction se fera
à partir de notes prises au vol. Au cours de la discussion, notez même
schématiquement les aspects importants. Vous pouvez dès ce moment, créer une
première structuration, ce sera un précieux gain de temps pour la suite. L’écoute et
la prise de notes sont des étapes déterminantes dans la réussite d’un compte rendu.

 Exploiter ses notes

A la lumière des informations notées, un travail de classement des

informations s'impose. A cet effet, il faut identifier les thèmes essentiels et
sélectionner les éléments à conserver pour la rédaction en fonction du destinataire
(notamment de la connaissance qu'il est censé avoir), de l'usage auquel le texte est
destiné.

37
  Structurer son compte-rendu et le formaliser selon le type de compte-rendu à
produire

Notons que le compte rendu est à l’origine, un document écrit détaillé et

chronologique. Cependant, selon le destinataire, il peut occulter les détails pour ne
présenter que les points essentiels et les décisions arrêtées. De ce fait, Il peut être
rédigé de manière chronologique, synthétique ou synoptique.

 chronologique en suivant le déroulé de l’ordre du Jour

La rédaction du compte rendu prend en compte le détail des débats. Ce détail, doit
tenir compte de l’ordre chronologique de la discussion et de l’essentiel des
interventions individuelles. Le compte rendu, est donc un document descriptif, qui
s’attache à faire la synthèse, sans omettre aucune circonstance notable d’une de la
séance.

 synthétique ou thématique par thèmes abordés

Il retranscrit, de façon synthétique, les faits et contenus sur les sujets abordés. Il n'est pas
détourné par les tergiversations des débats. La reformulation et l'organisation par thèmes,
au moyen de titres et de sous-titres, facilite la lecture, même si l'on ne respecte pas l'ordre
chronologique. L'information tient compte de l'essentiel, de la clarté des contenus et de la
présentation, sans en déformer le sens. On effectue, de ce fait, une analyse et une synthèse.

 synoptique : sous forme de tableau

Compte rendu de la réunion de l'équipe de refonte du site intranet, tenue à la salle 2, le

jeudi 13 janvier 2005 à 14 h 30
Sont présents : Mmes Karine Bamba

38
 Hélène Konan
Nadine Guéi
Martine Yacé
MM. Martin Zamblé
Éric Kouassi

Est absente : Mme Josée Coulibaly

La réunion est animée par Hélène Konan.

Ordre du jour
1 - Adoption de l'ordre du
jour
2 - Refonte du site :
réorganisation de
l'information pour certaines
sections et ajout de
nouvelles sections
3 - Rôle des membres de
l'équipe
4 - Calendrier de travail et
étapes à venir
5 - Proposition d'informer
le personnel de l'entreprise
6 - Prochaine réunion
7 - Clôture de la séance
Suite à donner -
Résumé des discussions
délai
L'ordre du jour est adopté en tenant compte de la
modification proposée par Karine : ajout du point
« Proposition d'informer le personnel de
l'entreprise ».
Hélène, au lieu de parler de refonte, préfère plutôt
parler de réorganisation du site, puisque son
contenu restera sensiblement le même. Il s'agira
essentiellement de déplacer certaines sections du
site pour permettre une consultation plus rapide.
Il y aura aussi ajout d'une foire aux questions
(FAQ).
Nadine fait remarquer qu'on ne pourra pas mettre
toutes les questions des employés et employées
dans la FAQ. On ne retiendra que les plus
courantes.
Hélène propose la répartition suivante : Josée, Nadine, Éric et
 Josée, Nadine, Éric et Martin s'occuperont de Martin : réorganisation
la réorganisation de l'information; Karine : rédaction FAQ
 Karine se joindra à Martine pour la rédaction et tri des questions
des questions et réponses de la FAQ. Au Martine : rédaction FAQ
préalable, Karine rencontrera quelques
membres du personnel pour recenser leurs
questions sur le site intranet.
Hélène propose un tableau d'étapes à plusieurs Hélène : tableau des
volets, c'est-à-dire un tableau qui comprendrait tâches - 21 janvier
les tâches, les responsables et les dates.
La fin des travaux pour le site des tests est fixée à
avril 2005, et le lancement officiel du site refondu
devrait se faire en juin 2005.
Martine se charge d'envoyer une note à tous les Martine : note - 18
membres du personnel pour les aviser que le janvier
travail en vue de la refonte du site intranet est
commencé et pour les informer de la composition
de l'équipe qui participe à ce projet ainsi que des
responsabilités de chaque membre.
La prochaine réunion est fixée au 8 février.
La séance est levée à 16 h.

Compte rendu rédigé par Martine Yacé.

COMPTE RENDU

39
Rapporteur : Immaculée TANOH 17 août 2011 - Emergences – de 15h15 à 16h 50
Objet SEANCE DE TRAVAIL COMMISSION COMMUNICATION « rencontre Directeur Général »
Ordre du jour Prise de contact
Présentation de ce qui a déjà été fait
Présentation de l’organisation de la commission et répartition des tâches

Participants Liste de présence en annexe

Absents : Mme Germaine KOUASSI (Présidente de la commission) absent pour cause de maladie
M. Hervé LOUKOU (Ministère de l’Intégration) en mission au Kenya

Ce qui a été fait ou dit

Déroulement La répartition des tâches

Suggestions

Point de 1 –Périodicité de rencontre hebdomadaire a été adoptée

décisions
2- Chaque sous commission préparer son plan de travail

3- la prochaine rencontre fixée…

 Rédiger son compte-rendu utilement et développer son impact

 Règles de rédaction d’un compte rendu

Le compte-rendu est un document professionnel qui rapporte objectivement des

faits avérés, des activités, des propos échangés lors d'une réunion. On doit pouvoir
identifier au premier coup d'œil, de quelle réunion il s'agit, avec la date précise de
la réunion. On doit savoir qui était présents, absents ou excusés. On doit savoir qui
est l'auteur, à préciser au début ou à la fin du compte rendu. Il est donc important,
que dans sa présentation, figure certains éléments :

L’introduction
Une phrase introductive indique l'heure de la réunion et annonce l'ordre du jour (les
différents thèmes abordés lors de la réunion).
- le thème ou le sujet

40
 - Le lieu;
- La date;
- L’heure;
- La liste des participants;
- La liste des personnes excusées ou absentes;
- Le nom du président de séance;
- Le nom du rapporteur;
- L’ordre du jour;
- Éventuellement l’entreprise ou le service de celui qui a en charge le compte
rendu.

Le Développement :
Le développement qui expose les faits, restitue les débats dans un ordre
chronologique. Les échanges entre les intervenants sont reformulés, synthétisés.
Avant tout, le rapporteur s'efforce d'observer une stricte neutralité : Les pronoms
personnels "je" et "nous" sont à bannir. Le temps par excellence, est le passé
composé (relate des faits passés, mais en relation avec le présent). Le rédacteur ne
s'exprime jamais en son nom. Il doit retranscrire avec neutralité, objectivité et
fidélité les propos pris en note lors de la réunion. Selon que le destinataire du texte
a participé ou non à la réunion, la tâche du rapporteur sera quelque peu différente :
simple rappel des points importants ou description plus ample. D'où les premières
questions à se poser : qui va lire ce rapport, quel en sera l’usage?
La conclusion :
La conclusion, où sont notées les décisions éventuellement prises ou les votes.
L'heure de fin de la réunion est précisée. La fin du compte rendu mentionnera, si
nécessaire, la date et l'heure de la prochaine rencontre, ainsi que le nom de celui
qui a rédigé le rapport.

 Relire, faire valider avant diffusion

La rédaction se termine comme toujours, par un toilettage du texte : précision du
vocabulaire, vérification de la cohérence et de la lisibilité (syntaxe, orthographe,
ponctuation, harmonie).

41
42
 CONCLUSION

Une réunion est, quel que soit son type, l'occasion d'échanges entre des
individus, il s'agit donc bien d'un mécanisme complexe dont il est nécessaire
d'appréhender le plus précisément possible les éléments. Il n'existe pas de "recette"
pour réussir une réunion pour autant, les points concrets qui ont pu être développés,
peuvent constitués de précieux conseils afin, d'améliorer le déroulement et la
qualité de cet élément incontournable de notre vie sociale.

Une bonne réunion a toujours des effets bénéfiques sur un groupe. La réussite d’une
réunion qui a été bien dirigée, a un impact positif sur le moral des participants et
sur la poursuite des objectifs. À l’opposé, une réunion manquée risque de
démobiliser les participants, d'éloigner le groupe de ses objectifs et même, dans
certains cas, de créer des conflits.

43
 VOCABULAIRE TECHNIQUE
Le droit de parole. C’est le président qui accorde le droit de parole aux membres
qui en font la demande. Généralement, les participants demandent à parler en levant
la main. Afin d’éviter les débats houleux et d'assurer le bon ordre des interventions,
les membres qui prennent la parole s’adresseront au président. L’assemblée peut
réglementer la fréquence et la durée des interventions. Par exemple, un groupe peut
décider qu’un membre ne peut intervenir plus de deux fois sur une même
proposition ou limiter la durée de chaque intervention. Il revient au président
d’assurer la pertinence des interventions et de refuser une intervention si elle n’est
pas directement reliée à la question débattue.

Le décorum. L’assemblée peut se donner certaines règles de comportement pour

assurer le respect mutuel. Le président doit avoir le pouvoir de faire cesser tout
comportement qui pourrait nuire à la bonne marche de l’assemblée. Il est
inacceptable que des membres injurient, menacent ou gênent d'autres membres de
l’assemblée par des bruits ou des déplacements inutiles.

Les propositions. Une proposition est l’expression d’une idée, d’une

recommandation faite par un membre de l’assemblée sur un sujet à l’étude. Les
membres sont invités à délibérer sur cette idée puis à prendre une décision à son
sujet en votant. Lorsqu’une proposition est adoptée par l’assemblée, elle devient
une résolution. Toute proposition, pour être recevable et pouvoir être discutée, doit:
- être proposée par un membre de l’assemblée,
- être appuyée par un autre membre,
- remise par écrit au président de l’assemblée,
- porter sur le point de l’ordre du jour dont il est question au moment où elle
est formulée.

L’assemblée ne peut discuter que sur une proposition à la fois. Dès qu’une
proposition est reçue par le président, l’assemblée doit s’y pencher avant d’aborder
une autre proposition ou un autre sujet. La proposition n’appartient pas à celui qui
l’a faite. Dès qu’elle est appuyée par un autre membre, elle devient la propriété de
l’assemblée.
Celui qui fait la proposition ne peut donc décider de la retirer ni de la remplacer par
une autre sans le consentement de l’assemblée.

Les contre-propositions. Un membre qui prend la parole au cours de la discussion

d’une proposition peut formuler une contreproposition, c’est-à-dire une proposition

44
qui va à l’encontre de la première. Cette contre-proposition ne peut toutefois être
discutée avant que l’assemblée n’ait d’abord disposé de la proposition. Si la
proposition est retirée ou rejetée, on peut discuter de la contreproposition.

Les amendements. Si un membre veut apporter une modification à une proposition

sans en contredire le sens et si cette modification n’est pas acceptée par celui qui
propose, il doit proposer un amendement.
Si la modification est acceptée par celui qui propose, elle fait partie intégrante de
la proposition principale. L’amendement peut être une rature, une addition ou une
substitution de mots. Il doit être appuyé. On doit toujours discuter et voter sur un
amendement avant de voter sur la proposition principale. Si l’amendement est
accepté, l’assemblée aura ensuite à discuter et à se prononcer sur la proposition
amendée. Si l’amendement est rejeté, on revient à la proposition initiale.
La proposition de limiter la discussion. Un membre peut proposer que la discussion
soit limitée dans le temps: la discussion doit se terminer à une heure donnée ou le
temps alloué à chaque intervention est déterminé. Comme une telle proposition
limite le droit de parole des membres, elle doit généralement être acceptée aux deux
tiers des voix.

La question préalable ou proposition de vote immédiat. La question préalable

est une proposition de vote immédiat. Elle met fin à la discussion sur une
proposition ordinaire. Le but, légitime, de cette proposition est de mettre fin à une
discussion qui s’éternise ou qui fait l’objet d’obstruction par certains membres.
Mais comme elle limite le droit de parole, elle doit généralement être appuyée et
acceptée par les deux tiers des membres. Elle ne peut être ni discutée, ni amendée.
Son adoption provoque le vote immédiat sur la proposition débattue. Son rejet
entraîne la reprise de la discussion.

Point d’ordre. Un point d’ordre consiste à signaler au président d’assemblée un

point de procédure ou une erreur de procédure au cours des débats. Il peut être
soulevé par n’importe quel membre. Il est prioritaire par rapport à toute autre
intervention. Le membre prend alors la parole, même sans autorisation, et fait part
de ses griefs au président. Son intervention doit être brève et s’adresser au président
de l’assemblée. Il n’y a pas de débat sur un point d’ordre. Le président juge de la
pertinence du point d’ordre et prend la décision qui s’impose. Si sa décision est
contestée, il peut décider de s’en remettre à l’assemblée.

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Question de privilège. Un membre de l’assemblée qui se croit lésé dans ses droits
ou dont la dignité a été mise en cause par des injures ou menaces ou encore qui
juge que l’assemblée manque de décorum peut soulever une question de privilège.
Une question de privilège est prioritaire par rapport à toute autre intervention et
elle doit être courte. Le président de l’assemblée est seul juge d’une question de
privilège.

La levée de la séance. Lorsque l’ordre du jour est complété et que les membres
n’ont pas d’autres questions à soumettre, le président déclare la fin de la séance ou,
selon les règlements, demande une résolution à cet effet. Une séance peut aussi être
ajournée, c’est-à-dire interrompue pour être reprise à une date ultérieure.

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