BU-M2-MA1-PR-006

Procédure de veille et d’évaluation des

exigences réglementaires et autres, Version : 3
applicables
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1 - OBJET :
 Cette procédure a pour objet de définir la méthodologie d’identification, de veille et d’accès aux exigences
légales et autres exigences applicables aux dangers et aux aspects environnementaux SOGEA SATOM
BURUNDI. Elle prévoit également les modalités de traitement, de diffusion et de stockage des textes. Elle
précise les modalités d’évaluation et de ré-évaluation périodique de la conformité des activités, des installations
et des chantiers aux exigences applicables.

2 - REFERENCES :
 Norme ISO 9001
 Norme ISO14001
 Norme OHSAS18001
 Règlementation Qualité Santé Sécurité Environnement du Burundi
 Autres exigences applicables

3 – DOMAINE D’APPLICATION :

L’objectif pour SOGEA SATOM BURUNDI d’identifier les exigences applicables et de réaliser l’évaluation de la
conformité aux exigences applicables est de s’assurer de la conformité des ses chantiers, de ses installations et de
ses activités. En cas d’écart SOGEA SATOM BURUNDI s’engage à planifier et mettre en œuvre les actions
correctives de mise en conformité.
Cette procédure s'applique à l’ensemble des sites et chantiers et à l'ensemble des activités réalisées par SOGEA
SATOM Burundi ou pour son compte.

4- LISTE DES SIGLES ET DEFINITIONS UTILISES

 Exigences applicables : exigences légales applicables et autres exigences applicables auxquelles l'organisme a
souscrit (contrat, engagement, règlement, normes) relatives à ses dangers et aspects environnementaux, à ses
chantiers, ses installations et ses activités.
 SMQSE : Système de Management Qualité Sécurité Environnement
 TMDE : Tableau de Maîtrise des Documents et des Enregistrements
 QXL : Qualipro-XL (progiciel de gestion de la qualité)
 GAP : Groupe d'amélioration de Processus
 PS : Processus

5- LISTE DES ACTIVITES

Activités Acteurs
Identifier les textes applicables réglementaires et autres Coordinateur QSE
Réaliser la veille des textes applicables
Identifier les exigences applicables
Evaluer et ré-évaluer la conformité aux exigences applicables Tous les services et
Planifier la mise en conformité chantiers de la Société
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6- DESCRIPTION DES ACTIVITES

Le Coordonnateur QSE est responsable de l’application, du suivi et de la mise à jour de la procédure et des
documents associés.
Il assure la réalisation de la veille des nouveaux textes applicables et des textes applicables modifiés.
Il assure la planification, l’organisation et le suivi :
 De la diffusion des textes applicables
 De la réalisation de l’évaluation et de la ré-évaluation de la conformité aux exigences applicables
 De l’avancement des plans d’actions de mise en conformité, par processus

Réaliser la veille sur les nouveaux textes et textes applicables modifiés

Le coordinateur QSE s’assure que la veille règlementaire soit réalisée comme suit :
 En continu :
- par la direction Générale et les chefs de projet pour : les autorisations obtenues, les études d’impacts, les contrats,
les recommandations de Ministère, des clients ou leur représentant.
 Consultation internet :
- Site internet des ministères de la Justice, du Sénat du Burundi, du gouvernement du Burundi, de l’Assemblée
Nationale du Burundi. Et en complément ceux de l’Environnement et de l’Eau, de l’Energie et des Mines, de
l’Industrie, de l’Emploi, Ministère en charge de la normalisation,
 Demande des nouveaux textes ou textes modifiés par rencontres directes :
- aux Ministères de l’environnement et de l’Eau, de l’Energie et des Mines, de l’Industrie, de l’Emploi.
 Demandes par mail :
- aux prestataires de contrôle pour la réglementation électrique, équipements sous-pression, incendie, équipements
de levage
- aux Directions Technique et Juridique SOGEA SATOM pour les autres exigences applicables Groupe
- à des tiers concernés également par la veille réglementaire : conseiller juridique, autre Responsable QSE au
Burundi
 Consultations :
- des contrats d’assurance
- des conditions des bailleurs de fonds
Le coordinateur QSE s’appuie sur toute personne ayant accès à ces informations.
C’est le recoupement de ces différentes sources qui garantie à SOGEA SATOM BURUNDI l’exhaustivité de son
référentiel réglementaire.
Ces différentes consultations seront planifiées annuellement via le logiciel Qualipro XL.

Les exigences HSE groupe sont identifiées par le biais du site intranet : www.sogea-satom.net
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Identifier les textes applicables

Sur la base des résultats de la veille, le Coordinateur QSE détermine si le texte est applicable et à évaluer dans le
cadre du SMQSE. Les textes non applicables ne sont pas conservés. Les textes applicables sont intégrés dans la
documentation externe dans Qualipro, à l’exception de ceux détaillés au point 7. Pour les textes intégrés dans
QualipoXl, la date de mise à jour dans QualiproXl sera précisée dans le champ « Indice d’évolution ».
Le tableau d’identification des exigences et d’évaluation de la conformité réglementaire est mis à jour avec les
nouvelles exigences.

Identifier les exigences applicables

Le Coordinateur QSE avec la participation de responsables SOGEA SATOM BURUNDI, disposant de la
compétence technique, affinent l’analyse des textes afin d’identifier les exigences applicables. Ils déterminent
également le périmètre d’applicabilité, c'est-à-dire si les exigences sont applicables et à évaluer pour tout SOGEA
SATOM Burundi, ou des activités ou sites individuellement.
Le Coordinateur QSE intègre ces exigences dans le tableau d’identification des exigences et d’évaluation de la
conformité réglementaire.

Réaliser l’évaluation de la conformité aux exigences

Le Coordinateur QSE assure la planification, l’organisation, le suivi et participe à l’évaluation de la conformité aux
exigences. Il s’appuie sur les compétences techniques internes.
Pour certains textes, l’évaluation de conformité peut être sous-traitée à un prestataire. Il s’agit des textes dont le
contrôle doit être réalisé par des organismes agréés pour lesquels il n’y a pas de compétences internes.
La ré-évaluation est effectuée annuellement. Elle peut être déclenchée de manière anticipée par le Coordinateur
QSE sur une installation ou un site en cas de nouvelle installation ou de modification significative du site.
Le résultat détaillé de l’évaluation est enregistré dans le tableau d’identification des exigences et d’évaluation de la
conformité réglementaire. Dans le cas d’évaluation réalisée par un sous-traitant, un rapport d’évaluation est émis
par le prestataire externe.

Déterminer les actions de mise en conformité

Un plan d’actions de mise en conformité règlementaire est proposé par le Coordinateur QSE agence. Ce plan
d’actions est communiqué aux différents responsables d’actions de mise en conformité ainsi qu’aux différents
pilotes. Le pilote du processus concerné s’assure de la mise en œuvre effective des actions affectées à son
processus. Le coordinateur QSE s’assure de l’avancement global des plans d’actions dans le tableau de mise en
conformité règlementaire.

7- Accès aux normes techniques depuis une autre application

Certaines normes techniques de laboratoire et de topographie sont consultables via des accès web externes
(SAGAWEB : base de données normative et règlementaire et SETRA : Service d’Etudes sur les Transports, les
Routes et leurs aménagements).
Pour accéder aux normes techniques depuis SAGAWEB, le demandeur s’adresse au responsable laboratoire de
l’agence et pour celles accessibles depuis le SETRA, le demandeur s’adresse au responsable topographie de
l’agence. Au besoin des normes peuvent être mises à disposition des personnes en ayant besoin.