8 RÈGLES DE BASE POUR BIEN ÉCRIRE UN E-MAIL

Étape 1 : L’objet

Au début de chaque courriel se trouve l'objet, qui est à tort parfois

ignoré. L'objet du message doit parvenir au destinataire dès le
premier coup d'œil, et doit donc être choisi en conséquence.
Contrairement à la lettre postale, la ligne objet d’un email présente
l'avantage de s’afficher directement dans la boite de réception.
Ceci permet aux destinataires de décider s'ils prendront le temps
de le lire immédiatement après l’avoir reçu ou plus tard. En outre,
les informations de la ligne objet aident à trouver et trier les emails.
Voici de bons exemples d’objets :
Réunion : début du projet 24.04 / 10-12h
Gamme de services du coaching spécialisé
Résumé de l’entretien du 7 avril
Information IT : mise à jour du logiciel YZ
Dans ces exemples, les lecteurs savent directement ce qui les
attend dans le corps du message. Ils peuvent donc décider ou non
d’ouvrir immédiatement l’email en fonction de son degré de
priorité.
Étape 2 : Les formules d’appel

Un email, tout comme une lettre, devrait commencer par une

formule d’appel, s’adressant au(x) destinataire(s). Si courte soit-
elle, celle-ci est indispensable et peut varier selon le contexte.

À quel point faut-il être poli ?

En cas de doute, mieux vaut souvent être trop poli que pas assez.
La formule d’appel classique « Madame, Monsieur, » est la
meilleure solution lorsque l’on ne connait pas l’identité exacte du
destinataire mais que l’on s’adresse à un service ou à un
département.
Lorsque l’on connait son identité, un simple « Madame, » ou «
Monsieur », éventuellement suivi de son nom de famille, fait
souvent l’affaire. Dans le cas d’une supériorité hiérarchique, on
mentionnera le titre du destinataire dans la formule d’appel : «
Madame la Directrice », « Monsieur le Directeur adjoint », etc.
Lorsque l’on s’adresse à des personnes que l’on connait déjà et
avec qui l’on a des relations cordiales, « Chère Madame X »
constitue une formule à la fois polie et chaleureuse. Enfin, pour
s’adresser à des collègues plus proches, un simple « Bonjour » est
totalement acceptable.
Exemple :
Cher Monsieur Bernard,
Je vous remercie d’avoir répondu si rapidement.
Étape 3 : Comment commencer un email

Avant de formuler votre demande, il convient de l’introduire par

une mise en contexte. Celle-ci doit être la plus courte possible, afin
de faire gagner du temps à votre interlocuteur ainsi qu’à vous-
même. En fonction de la situation, il peut y avoir plusieurs
possibilités :
Je vous écris afin de proposer ma candidature pour le poste
d’assistant des ressources humaines.
Avez-vous passé de bonnes vacances ?
Merci beaucoup pour notre entretien de la semaine dernière.
Un grand merci pour votre réponse rapide.
J’ai beaucoup apprécié votre intervention sur le thème « écrire des
emails ».
Cette phrase d’accroche a pour but de produire un effet
sympathique sur le destinataire avant d’entrer dans le vif du sujet.
Cette section est destinée à des commentaires ou des questions
personnalisées. Il est recommandé d’éviter les phrases
standardisées et de se concentrer sur la personne : poser des
questions sur son retour de vacances, sa convalescence après une
maladie, ou son retour à la maison après une réunion, sont autant
de façon d’exprimer l’intérêt sincère que vous lui portez. Vous
pouvez également utiliser l’introduction pour amener
progressivement le sujet de votre texte (comme dans le cas d’une
candidature), pour vous présenter ou pour évoquer un échange
précédent, de préférence en rapport avec votre message.
Étape 4 : Le corps du message

En ce qui concerne le cœur de votre texte, il s’agit de transmettre

un contenu compact et bien structuré. Il est important de garder à
l’esprit que le lecteur doit pouvoir saisir les informations de façon
claire et rapide. Il existe à cet égard des règles pour écrire un email,
et qu’il convient de toujours respecter :

Des phrases courtes : ceci est souvent plus facile à dire qu’à faire.
Parfois, les faits paraissent si complexes que l’on a l’impression de
ne pouvoir les exprimer qu’avec des circonvolutions et des
périphrases. Cette pratique est toutefois déconseillée, car elle
demande un effort de compréhension supplémentaire au
destinataire, qu’il n’est souvent pas prêt à consentir, en particulier
avant même de savoir de quoi il est question. Pour éviter que le
lecteur renonce purement et simplement à déchiffrer votre
message, utilisez des structures claires, simples et courtes.
Des propositions en gras et en italiques : la mise en page peut
considérablement aider le lecteur à identifier rapidement les dates
et les informations prioritaires. Toutefois, ces mises en valeur ne
fonctionnent que si elles sont utilisées avec parcimonie, car une
surabondance de termes en gras, en italiques ou soulignés ne fera
qu’augmenter la confusion du lecteur. Une règle empirique
préconise de ne pas avoir recours à ces marqueurs plus d’une fois
par paragraphe.
Des paragraphes pertinents : les paragraphes permettent de
structurer votre texte. Il s’agit donc d’organiser votre texte de sorte
que les connexions logiques s’enchaînent et forment un ensemble
cohérent. En règle générale, on peut considérer que la bonne
longueur d’un paragraphe n’excède pas trois phrases.
Des listes : les listes permettent de présenter des dates et des faits
de manière compacte : dates des réunions, coûts du projet à venir,
participants au prochain voyage professionnel, etc. Ceci permet
d’identifier les informations importantes d’un seul coup d’œil,
même lorsque l’on relit l’email plus tard. Le destinataire n’a donc
pas besoin de relire le message dans son intégralité pour accéder
aux informations importantes. Pour les relations de cause à effet, il
est cependant indispensable d’utiliser du texte classique.
Du vocabulaire simple : il s’agit de ne pas rendre les choses plus
compliquées qu’elles ne le sont déjà. Autant que faire se peut,
utilisez des mots simples que tout le monde peut comprendre.
Dans le cadre d’une question technique complexe, veillez à utiliser
un vocabulaire courant et éviter le jargon technique si vous ne vous
adressez pas à un spécialiste. Dans le cas contraire, il est fort
probable que le destinataire ne prendra pas le temps de chercher
le sens des termes compliqués, et que votre message restera lettre
morte. Bien entendu, ceci ne s'applique pas si vous communiquez
avec des experts de votre domaine. Dans de telles situations, le
vocabulaire technique aide à se présenter soi-même comme un
spécialiste. Même si certains sont réfractaires aux anglicismes à
outrance, il est important de garder à l’esprit que certains termes
anglophones originaux sont souvent plus clairs et plus précis que
leurs adaptations en français.
Un message positif : afin que votre destinataire intègre
efficacement votre message, il est recommandé d’utiliser des
tournures positives. Même lorsqu’il s’agit d’une critique, il est
important que celle-ci soit constructive.
Étape 5 : La formule finale

Si vous souhaitez écrire correctement un email, il est essentiel de

trouver la bonne formule finale pour votre message. Cette formule
peut être utilisée pour solliciter une action de la part du
destinataire, ou lui permettre de finir votre message avec une
impression positive.
Pour toute question, vous pouvez me joindre par téléphone ou par
email.
Je me réjouis de vous rencontrer en personne lors de cet atelier.
Vous trouverez de plus amples informations sur notre site Web.
Je serais heureuse d’avoir bientôt de vos nouvelles.
Je vous souhaite un très bon week-end.
Conseil
La formule « je vous remercie par avance pour votre réponse » est
également très populaire à l’écrit. Elle peut toutefois être
embarrassante pour le destinataire, à qui l’on demande
implicitement un retour avant même de savoir s’il est d’accord.
Étape 6 : Les formules de politesse

Elles constituent un élément essentiel tant à la fin qu’au début d’un

email, car elles permettent d’exprimer votre sympathie au lecteur.
L'amabilité et la courtoisie sont ici aussi prioritaires, mais tout est
question de dosage. De nos jours, personne ne termine jamais ses
courriels professionnels avec des salutations respectueuses ou
humbles. Avec une touche personnelle, vous laisserez une
impression beaucoup plus positive. Voici quelques exemples à
adapter en fonction de la situation :
Bien à vous
(Bien) cordialement
Salutations de Paris
Bon début de semaine
Très bonnes vacances
En général, la dernière phrase est séparée du corps du texte par un
alinéa. Elle est également suivie d’un alinéa, puis d’une formule de
politesse terminée par une virgule, et suivie d’un alinéa avant la
signature. Voici comment se présente ce schéma :

Je me réjouis par avance de notre collaboration.

Bien à vous,

Françoise Dupont
Étape 7 : La signature

Elle se trouve à la toute fin de votre email. Il s'agit de fournir au

destinataire des informations plus détaillées et les coordonnées de
l'expéditeur. Il n'y a donc pas de place ici pour les slogans et devises
en tous genre ; en revanche, il existe des mentions obligatoires qui
doivent figurer dans la signature, et qui sont les suivantes :
Classe, code étudiant, année académique.
Position dans l’entreprise
Statut juridique de l‘entreprise
Adresse complète de l‘entreprise
Site Web de l‘entreprise
Numéro de téléphone et adresse email de l’expéditeur ou de
l’entreprise
Chambre dont l’entreprise dépend
Numéro d‘immatriculation
Nom du directeur ou de la directrice de l‘entreprise
De plus, vous pouvez inclure des liens vers les médias sociaux ou le
logo de l'entreprise dans la signature. Cependant, certains
utilisateurs ont bloqué les fichiers image dans les courriels pour des
raisons de sécurité ; il convient donc de s’assurer que la signature
est acceptable sans le logo.
Étape 8 : Pièces jointes

Il est conseillé de n’envoyer de pièce jointe que si c’est vraiment

nécessaire et de garder la taille du fichier aussi petite que possible.
L'espace de stockage de la boîte aux lettres est généralement limité
et le destinataire ne sera pas dans les meilleures dispositions si
d'autres emails sont bloqués par le serveur à cause de votre pièce
jointe. De plus, de nombreuses personnes lisent maintenant des
courriels en déplacement : avec le transfert de données mobiles,
les pièces jointes volumineuses ne peuvent être téléchargées que
très lentement, voire pas du tout. Il est donc recommandé de
limiter vos pièces jointes à un poids total de 5 Mo.

En outre, il est préférable d’envoyer des documents à la demande

du destinataire, ou d’insérer un lien vers une base de données où
les fichiers sont mis à disposition. Si la pièce jointe est un
document, il est indispensable de le convertir en PFD au préalable,
afin d’empêcher les modifications d’une part, et de garantir une
présentation optimale d’autre part.