Source : "Comptable 2000 : Les textes de base du droit comptable", Les ditions Raouf Yach.

Contrle interne et organisation comptable de l'entreprise

Le nouveau systme comptable consacre d'importants dveloppements au contrle interne et l'organisation comptable des entreprises. S'agissant de textes rglementaires, les dispositions du nouveau systme comptable sont d'application obligatoire. Mais, mme en dehors de la considration lgale, lesdites dispositions sont suffisamment pertinentes pour que tous les comptables trouvent intrt les intgrer srieusement et avec comptence dans leur dmarche professionnelle.

Section 1. Considrations relatives au contrle interne et l'organisation comptable

1. La comptabilit, un lment important du contrle interne et de l'organisation de l'entreprise Le systme comptable de l'entreprise doit tre organis de manire efficace pour tre mme de produire l'information financire requise (NCG, 2me partie, 1, alina 1). L'organisation comptable est une composante de base de l'organisation gnrale de l'entreprise dans la mesure o elle va permettre de saisir et de mesurer l'ensemble de ses lments en vue de les reflter et de les matriser (NCG, 2me partie, 2). L'organisation gnrale suppose l'existence de systmes de contrle interne efficaces dont l'une des composantes est constitue par l'organisation et la tenue de la comptabilit financire (NCG, 2me partie,
3, alina 1).

2. La comptabilit, un lment directement affect par le contrle interne et l'organisation de l'entreprise Les normes d'organisation et de contrle interne comptables visent guider les entreprises pour la mise en place d'une organisation adquate couvrant toutes les fonctions de leur entit pour que leurs tats financiers rpondent aux objectifs et caractristiques qui leur sont assigns (NCG, 2me partie, 1,
alina 2).

Pour que l'information produite par la comptabilit puisse vrifier les caractristiques qualitatives prvues par le cadre conceptuel, l'entreprise doit mettre en place des systmes de contrle interne efficaces (NCG, 2me partie, 6, alina 1). 3. Responsabilit de l'organisation et de la tenue de la comptabilit La responsabilit de l'organisation et de la tenue de la comptabilit incombe la direction gnrale de l'entreprise (NCG, 2me partie, 3, alina 2). Il incombe la Direction Gnrale de l'entreprise de mettre en place les systmes adquats de contrle interne (NCG, 2me partie, 14, alina 1). 4. Le chemin de rvision Une documentation dcrivant les procdures et l'organisation comptables est tablie en vue de permettre la comprhension et le contrle du systme de traitement ; cette documentation est conserve aussi longtemps qu'est exige la conservation des documents comptables auxquels elle se rapporte (NCG, 2me partie, 51). L'organisation du systme de traitement assure l'existence du chemin de rvision. A tout moment, il est possible de reconstituer partir des pices justificatives appuyant les donnes entres, les lments des comptes, tats et renseignements soumis la vrification, ou, partir de ces comptes, tats et renseignements, de retrouver ces donnes et les pices justificatives (NCG, 2me partie, 52).

Section 2. Le contrle interne

Les dveloppements consacrs au contrle interne visent permettre aux entreprises d'valuer leurs dispositifs de contrle interne et de dterminer comment les amliorer. Les petites et moyennes entreprises peuvent s'en inspirer, compte tenu de l'environnement de leur contrle (NCG, 2me partie, 5, alina 2).

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Pour que l'information produite par la comptabilit puisse vrifier les caractristiques qualitatives prvues par le cadre conceptuel, l'entreprise doit mettre en place des systmes de contrle interne efficaces (NCG, 2me partie, 6, alina 1). 1. Dfinition Le contrle interne est dfini, globalement, comme tant un processus mis en uvre par la direction, la hirarchie, le personnel d'une entreprise, et destin fournir une assurance raisonnable quant la ralisation des objectifs ci-dessus noncs (NCG, 2me partie, 7). 2. Objectifs du contrle interne De tels systmes ont pour objectifs de (NCG, 2me partie, 6, alina 2) : promouvoir l'efficience et l'efficacit, protger les actifs, garantir la fiabilit de l'information financire,

assurer la conformit aux dispositions lgales et rglementaires. 3. Composantes du contrle interne Le contrle interne comporte cinq composantes qui sont (NCG, 2me partie, 8) : l'environnement de contrle, l'valuation et la matrise des risques, les activits de contrle, l'information et la communication,

le pilotage. (1) Environnement de contrle L'environnement de contrle est un lment trs important de la culture d'une entreprise, dans la mesure o il dtermine le niveau de sensibilisation du personnel au besoin de contrles. Il constitue le fondement de tous les autres lments du contrle interne en imposant discipline et organisation. Les facteurs ayant un impact sur l'environnement de contrle comprennent, notamment, l'intgrit, l'thique et la comptence du personnel, la philosophie et le style de management des dirigeants, la politique de dlgation des responsabilits, d'organisation et de formation du personnel et enfin, l'intrt manifest par le Conseil d'Administration (ou autre organe d'administration) et sa capacit dfinir les objectifs (NCG, 2me partie, 9). (2) valuation des risques Toute entreprise est confronte un ensemble de risques externes et internes qui doivent tre valus. Avant de procder cette valuation, il est ncessaire de dfinir des objectifs compatibles et cohrents. L'valuation et la matrise des risques consistent en l'identification et l'analyse des facteurs susceptibles d'affecter la ralisation de ces objectifs : il s'agit d'un processus qui permet de dterminer comment ces risques devraient tre grs. Compte tenu de l'volution permanente de l'environnement micro et macroconomique, du contexte rglementaire et des conditions d'exploitation, il est ncessaire de disposer de mthodes permettant d'identifier et de matriser les risques spcifiques lis au changement (NCG, 2me partie, 10). (3) Activits de contrle Les activits de contrle peuvent se dfinir comme tant l'application des normes et procdures qui contribuent garantir la mise en uvre des orientations manant du management. Ces oprations permettent de s'assurer que les mesures ncessaires sont prises en vue de matriser les risques susceptibles d'affecter la ralisation des objectifs de l'entreprise. Les activits de contrle sont menes tous les niveaux hirarchiques et fonctionnels de la structure et comprennent des actions aussi varies qu'approuver et autoriser, vrifier et rapprocher, apprcier les performances oprationnelles, la protection des actifs ou la sparation des fonctions (NCG, 2me partie, 11). (4) L'information et la communication L'information pertinente doit tre identifie, recueillie et diffuse sous une forme et dans des dlais qui permettent chacun d'assumer ses responsabilits. Les systmes d'information produisent, entre autres, des donnes oprationnelles, financires ou encore lies au respect des obligations lgales et rglementaires, qui permettent de grer et de contrler l'activit. Ces systmes traitent, non seulement, des donnes produites par l'entreprise, mais galement celles manant de l'extrieur (vnements, marche de l'activit, contexte gnral..) et qui sont ncessaires la prise de dcisions en matire de conduite des affaires et de communication externe (NCG, 2me partie, 12, alina 1).

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Il existe galement un besoin plus large de communication efficace, communication la fois ascendante, descendante et horizontale (NCG, 2me partie, 12, alina 2). Le management doit transmettre un message clair l'ensemble du personnel sur l'importance des responsabilits en matire de contrle. Les employs doivent comprendre le rle qu'ils sont appels jouer dans le systme de contrle interne ainsi que la relation existante entre leurs propres activits et celles des autres membres du personnel. Ils doivent tre en mesure de faire remonter les informations importantes. Par ailleurs, une communication efficace avec les tiers, tels que clients, fournisseurs, autorits de tutelle ou actionnaires, est galement ncessaire (NCG, 2me partie, 12, alina 3). (5) Pilotage Les systmes de contrle interne doivent, eux mmes, tre contrls afin qu'en soient values, dans le temps, les performances qualitatives. Pour cela, il convient de mettre en place un systme de suivi permanent ou de procder des valuations priodiques, ou encore de combiner les deux mthodes. Le suivi permanent s'inscrit dans le cadre des activits courantes et comprend des contrles rguliers effectus par le management et le personnel d'encadrement, ainsi que d'autres techniques appliques par le personnel l'occasion de ses travaux. L'tendue et la frquence des valuations priodiques dpendront essentiellement de l'valuation des risques et de l'efficacit du processus de surveillance permanente. Les faiblesses de contrle interne doivent tre portes l'attention de la hirarchie. Les lacunes les plus graves devant tre signales aux dirigeants et au Conseil d'Administration (ou autre organe dadministration) (NCG, 2me partie, 13). 4. Mise en uvre du contrle interne Il incombe la Direction Gnrale de l'entreprise de mettre en place les systmes adquats de contrle interne (NCG, 2me partie, 14, alina 1). Parmi les facteurs d'une importance particulire dans la mise en uvre des systmes de contrle interne on retient particulirement (NCG, 2me partie, 14, alina 2) : la protection physique des actifs et des enregistrements, le systme de dfinition des pouvoirs, les plans financiers et les budgets, l'information et la documentation, l'examen indpendant et les contrles de performance, et

la sparation des tches. (1) Protection physique des actifs et des enregistrements Il s'agit de la mise en place d'un systme prvoyant des prcautions pour empcher les pertes, les vols ou le dtournement d'actifs et de documents officiels ainsi que les enregistrements errons (NCG, 2me partie, 15). (2) Systme de dfinition des pouvoirs Il consiste gnralement en la tenue d'un "manuel de dfinition des tches" qui permet la Direction d'attribuer les pouvoirs ou de les restreindre pour accomplir ou mener des actions ou transactions (NCG, 2me partie, 16, alina 1). La structure organisationnelle de l'entreprise fournit le cadre gnral pour la planification, la direction, l'excution et le contrle des activits (NCG, 2me partie, 16, alina 2). Un systme satisfaisant de dfinition des pouvoirs doit (NCG, 2me partie, 16, alina 3) : couvrir toutes les activits de l'entreprise, dfinir clairement les niveaux de pouvoir d'une personne donne, correspondre au niveau de responsabilit professionnelle de la personne, et

tre mis jour en tenant compte des changements pertinents. (3) Plans financiers et budgets Ils dfinissent les stratgies et objectifs en termes financiers et servent de point de dpart pour tablir les priorits, attribuer les ressources et mesurer les performances. En raison de la rigueur de son approche, le contrle budgtaire facilite la dtection, temps, des carts par rapport aux plans et des erreurs ou des irrgularits (NCG, 2me partie, 17). (4) Informations et documentation Pour remplir les objectifs assigns l'information financire, il convient d'entretenir un systme dinformation adquat capable d'identifier, de classer, d'enregistrer et de communiquer les donnes

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conformment aux rgles du systme comptable tunisien et aux obligations lgales (NCG, 2me partie, 18, alina 1). Les oprations doivent tre correctement enregistres pour permettre au systme d'information de fournir des rapports fiables (NCG, 2me partie, 18, alina 2). L'enregistrement des oprations doit se faire de manire correcte en rpondant aux objectifs de contrle (NCG, 2me partie, 18, alina 3). Un "enregistrement correct" suppose un certain nombre de caractristiques cls (assertions) (NCG,
2me partie, 18, alina 4) :

Validit : Les transactions font l'objet des autorisations appropries et sont refltes avec sincrit lors de l'enregistrement les concernant. Seules sont enregistres les oprations qui se sont rellement produites et susceptibles d'avoir un impact sur l'entreprise. Des pices justificatives doivent permettre de vrifier les oprations. Exhaustivit : Toutes les transactions et les effets des vnements associs qui se sont produits pendant la priode concerne sont enregistrs. Exactitude : Les montants des oprations sont correctement noncs ou calculs. Les soldes sont correctement cumuls en termes de valeur, d'exercice comptable et de classement. Les actifs et les passifs ont t correctement valus et les montants exacts imputs aux postes de charges et de produits de l'exercice comptable correct. Enregistrement : Les enregistrements sont oprs en temps voulu, rapidement aprs la survenance de l'opration, sont rattachs la bonne priode et sont correctement reflts dans les livres et documents comptables. (5) Examen indpendant et contrle de performance L'objectif est de vrifier si les contrles internes fonctionnent correctement (NCG, 2me partie, 19, alina 1). Les contrles de performance visent fournir des retours d'information indpendants en dcelant les erreurs ou les irrgularits. Normalement, ces contrles font intervenir le rapprochement et l'examen des enregistrements comptables internes avec des documents externes, ou la vrification de la concordance des actifs enregistrs avec les existants rels. Ce type de contrle peut prendre la forme par exemple de rapprochements bancaires, de comptages de caisse, d'examen par la direction des rapprochements bancaires et des rapports de contrle de crdit, ou des prises d'inventaire physique. L'audit interne peut tre, quand la taille et le secteur de l'entreprise le justifient et, quand il rpond aux critres appropris, notamment, d'indpendance et de comptence, un moyen d'examen des systmes de contrle interne mme d'amliorer leur efficacit (NCG, 2me partie, 19, alina 2). (6) Sparation des tches Une sparation adquate des tches doit permettre de s'assurer que les erreurs sont dceles et de limiter les risques de dissimulation d'irrgularits (NCG, 2me partie, 20, alina 1). Il convient d'organiser les tches de faon que, pour une mme opration, une mme personne ne puisse pas tre en mesure de commettre des omissions, des erreurs ou des fraudes et de les dissimuler dans le cours normal des tches qui lui sont confies (NCG, 2me partie, 20, alina 2). Cette organisation doit viter l'attribution, une mme personne, de tches incompatibles consistant, la fois, en (NCG, 2me partie, 20, alina 3) : la conservation des actifs, l'autorisation des transactions lies ces actifs, la tenue des enregistrements et comptes y affrents, l'excution de la tche, et le contrle.

Section 3. La documentation de la fonction comptable

1. Le manuel comptable de l'entreprise (NCG, 2me partie, 63) Le manuel comptable de l'entreprise dcrit particulirement l'organisation comptable de l'entreprise, les mthodes de saisie et de traitement des informations, les politiques comptables et les supports utiliss.

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Il comprend notamment les informations ayant trait : l'organisation gnrale de l'entreprise, l'organisation comptable de l'entreprise, au plan des comptes et la description du contenu des comptes et un guide des imputations comptables, la description des procdures de collecte, de saisie, de traitement et de contrle des informations, au systme de classement et d'archivage, aux livres comptables obligatoires et aux liens entre ces livres et autres documents et pices comptables, au modle retenu de prsentation des tats financiers, au guide de justification des comptes et des travaux d'inventaire avec des modles de rapprochement et d'tats de justification pour les travaux rcurrents, au modle d'instructions d'inventaire,

l'organisation des travaux d'laboration et de prsentation des tats financiers. 2. Document dcrivant l'organisation comptable Lorsque l'entreprise opte pour la mthode de centralisation mensuelle des livres et journaux auxiliaires ou pour l'usage de l'informatique pour tenir sa comptabilit, il est tabli un document qui prvoit l'organisation comptable et comporte notamment les intituls et l'objet des documents utiliss pour le traitement des informations et les modalits de liaison entre ces documents et les pices justificatives y affrentes (Loi comptable, article 15). 3. Document dcrivant les supports comptables Un document identifiant les supports comptables et dfinissant leur contenu ainsi que les procdures de saisie et de traitement des donnes dans la comptabilit et les liens entre pices et livres comptables doit tre tabli particulirement pour les entreprises qui procdent la centralisation mensuelle ou qui tiennent leur comptabilit au moyen de systmes informatiss. Ce document peut tre contenu dans le manuel comptable de l'entreprise prvu au paragraphe 63 de la 2me partie de la norme comptable gnrale ou tenu de manire spare (NCG, 2me partie, 26, alina 2). Une documentation dcrivant les procdures et l'organisation comptables est tablie en vue de permettre la comprhension et le contrle du systme de traitement ; cette documentation est conserve aussi longtemps qu'est exige la conservation des documents comptables auxquels elle se rapporte (NCG, 2me partie, 51). L'organisation du systme de traitement assure l'existence du chemin de rvision. A tout moment, il est possible de reconstituer partir des pices justificatives appuyant les donnes entres, les lments des comptes, tat et renseignements soumis la vrification, ou, partir de ces comptes, tats et renseignements, de retrouver ces donnes et les pices justificatives (NCG, 2me partie, 52). 4. Manuel des oprations comptabilises en devises La comptabilit est tenue en dinars tunisiens. L'arrondi n'est pas admis dans l'enregistrement des oprations. Il n'est admis que pour la prsentation (NCG, 2me partie, 62, alina 1). Une opration libelle en une monnaie, autre que le dinar, peut tre enregistre sans tre convertie si la nature de l'opration et l'activit de l'entit le justifient (NCG, 2me partie, 62, alina 2). Dans ce cas, seul le solde du compte enregistrant ces oprations est converti en dinars la date de clture de l'exercice avec l'obligation de renseigner sur les bases de conversion et de dcrire, dans un document, les procdures utilises pour le traitement de ces oprations. Ce document peut tre inclus dans le manuel comptable ou tenu sparment (NCG, 2me partie, 62, alina 3).

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