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Broschüre IKS F
Broschüre IKS F
Temps
A
B
C
Exigence de qualit en matire de SCI
Processus avec une valuation continue de la qualit du contrle
Contrles ponctuels (processus damlioration non integr)
Affaiblissement normal de la qualit du contrle auf fil du temps
A
B
C
Figure 5: Evolution dun SCI
Pour cela, il convient de mettre en place un systme de pilotage permanent, de procder des valuations
priodiques ou encore de combiner les deux mthodes. Le pilotage permanent (voir gure 6) sinscrit
dans le cadre des activits courantes et comprend des contrles rguliers effectus par la direction et le
personnel dencadrement ainsi que dautres techniques utilises par le personnel loccasion de ses tra-
vaux. Il est par exemple recommand de procder une analyse systmatique des erreurs observes dans
le droulement des oprations. Ces erreurs sont des indices importants qui permettent parfois didentier
et de traiter des problmes rcurrents.
Ltendue et la frquence des valuations dpendront essentiellement du niveau de risques et de lefca-
cit du processus de surveillance permanente. Les faiblesses du contrle interne doivent tre portes
lattention de la hirarchie, les lacunes les plus graves devront tre signales la direction.
Mise en place dun systme de contrle interne (SCI)
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2 LIMITES DU CONTRLE INTERNE
Il faut toujours garder lesprit que tout SCI, aussi bien conu et appliqu soit-il, ne peut fournir au plus
quune assurance raisonnable la direction quant la ralisation des objectifs de lofce. En effet, tant
donn quelle est essentiellement base sur le facteur humain, toute structure de contrle interne peut
tre affecte par une erreur de conception, de jugement ou dinterprtation, par lquivoque, la noncha-
lance, la fatigue ou encore la distraction. Les facteurs suivants peuvent avoir une inuence ngative sur
lefcacit du contrle interne:
Lerreur de jugement
Le risque derreur humaine lors de la prise de dcisions ayant un impact sur les processus de lofce
peut limiter lefcacit des contrles. Les personnes responsables sont souvent appeles prendre des
dcisions dans un temps limit, en se basant sur les informations disponibles mais incompltes et en
faisant face la pression lie la conduite des activits.
1. Environne-
ment de contrle
2. Gestion de
l'information et
communication
3. Modlisation
des activits
4. Dfinition
des objectifs
5. Evaluation
des risques
6. Intgration
des activits de
contrle
7. Procdures
de pilotage
SCI
Figure 6: Le pilotage fait partie intgrante dun SCI
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Mise en place dun systme de contrle interne (SCI)
Les dysfonctionnements
Mme les SCI bien conus peuvent faire lobjet de dysfonctionnements, par exemple lorsque les colla-
borateurs interprtent les instructions de manire errone, cdent la routine et ne sont plus attentifs
aux erreurs. Une enqute sur des anomalies diverses peut ne pas tre poursuivie assez loin ou une
personne remplissant des fonctions en remplacement dune autre (maladie, vacances) peut ne pas sac-
quitter convenablement de sa tche. Le CDF constate galement souvent que des changements dans les
systmes sont introduits avant que le personnel nait reu la formation ncessaire pour ragir correcte-
ment.
Les contrles outrepasss ou contourns par le management
Un SCI ne peut pas tre plus efcace que les personnes responsables de son fonctionnement. Mme au
sein dun ofce efcacement contrl, un responsable peut tre en mesure de contourner le SCI. Ceci
signie quun responsable peut droger de faon illgitime aux normes et procdures prescrites, par
exemple pour en tirer un prot personnel ou an de dissimuler la non-conformit de lactivit de son
ofce certaines obligations lgales.
La collusion et le recours des faux
La sparation des fonctions constitue souvent un instrument privilgi des SCI. La pratique montre ce-
pendant que ce type de contrle a ses limites: deux ou plusieurs individus agissant collectivement pour
accomplir et dissimuler une action peuvent fausser les informations nancires ou de gestion dune
manire qui ne puisse tre prvenue par la sparation des fonctions. Un employ charg deffectuer des
contrles peut rduire ceux-ci nant en agissant en collusion avec dautres membres du personnel ou
des tiers externes lofce.
Lexprience montre que la falsication des signatures ncessaires au payement de factures de tiers
constitue galement un d auquel doit faire face un bon SCI.
Le rapport cots/bnces
Les ressources tant toujours limites, les ofces doivent comparer les cots et les avantages relatifs
des contrles avant de les mettre en place. Lorsquon cherche apprcier lopportunit dun nouveau
contrle, il est ncessaire dtudier non seulement le risque dune dfaillance et limpact possible sur
lofce, mais galement les cots quentranerait la mise en place de ce contrle. Une dcision quant
la mise en place dun contrle restera toujours partiellement base sur des critres subjectifs. Toute
la difcult de lanalyse du rapport cots/bnces consiste dnir le risque rsiduel tolrable. Cer-
tains contrles sont ncessaires et indispensables mais des contrles excessifs vont lencontre du but
recherch et peuvent devenir trs coteux. Dune manire gnrale, il est recommand daccorder la
priorit aux contrles permettant de couvrir les risques les plus importants.
Ordonnance sur les nances de la Confdration (RS 611.01)
Art. 37 Signature des pices justicatives et des mandats de paiement
(art. 39 LFC)
1 Les pices justicatives et les mandats de paiement adresss la comptabilit centrale en faveur de tiers ou duni-
ts administratives dans le cadre de la facturation des prestations ou de la prise en charge par un crdit budgtaire
dune autre unit sont viss par deux personnes.
4 La personne qui signe les pices justicatives atteste ce faisant leur rgularit et leur exactitude.
5 La personne qui signe les mandats de paiement atteste ce faisant leur rgularit.
Mise en place dun systme de contrle interne (SCI)
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3 CONCLUSION
Mettre en place un SCI efcace cest:
crer un environnement de contrle sain,
tablir une bonne gestion de linformation et de la communication,
modliser ses processus,
dnir ses objectifs,
valuer les risques de ne pas atteindre de tels objectifs et
intgrer dans les processus les actions de contrles destins minimiser ces risques.
Mais cela ne sarrte pas l! En effet, un tel projet ncessite galement une valuation rgulire de tous
les concepts susmentionns an de savoir si ces derniers sont toujours efcients et dactualit. Un SCI,
mme mis en place avec le plus grand soin possible, deviendra en effet rapidement inefcace sil reste
immobile et statique alors que lenvironnement est, lui, en perptuelle mouvance. La mise en place dun
SCI est la premire tape. Le maintien dun SCI efcace est quant lui un processus continu de rva-
luation de chacune des composantes du contrle interne qui doit tre fait la lumire des innombrables
changements qui peuvent inuencer la vie dun ofce.