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DE LA FONCTION
COMMERCIALE
Sommaire
Introduction..................................................................................................3
Partie I : La fonction commerciale................................................................4
Chapitre 1 : Gnralits sur la fonction Commerciale..................................4
Section 1. Les traits caractristiques de la fonction commerciale............4
Section 2. Lorganisation de la fonction et les interfaces avec dautres
units........................................................................................................5
Section 3. Finalits & objectifs de la fonction commerciale......................7
Section 4. Le cycle normal de la fonction commerciale............................9
Chapitre 2 : Audit de la fonction commerciale...........................................10
Section 1. Rappel de la mthodologie de laudit des fonctions..............10
Section 2. Les principaux risques relatifs la vente...............................11
Section 3. Les points de contrle de lauditeur.......................................13
Section 4. valuation du contrle interne...............................................14
Partie II : Audit de la fonction commerciale : Cas de la socit X ........18
Chapitre 1 : Prsentation de la socit X...................................................18
Section 1. Description Gnrale de la socit........................................18
Section 2. Le cycle Ventes Clients : Description Narrative...................21
Section 3. Analyse de lactivit de la socit X.......................................22
Section 4. Informations sur le secteur....................................................23
Chapitre 2 : Droulement de la mission daudit de la fonction Commerciale
...................................................................................................................24
Section 1. Phase de prparation.............................................................24
Section 2. Phase de Ralisation..............................................................38
Section 3. Phase de Conclusion..............................................................52
Conclusion..................................................................................................57
Bibliographie..............................................................................................58
Introduction
La fonction commerciale est parmi les centre de recettes dans
lentreprise. Elle est une fonction vitale et occupe une place primordiale au
sein de chaque entreprise. En effet, cette fonction a pour principale
mission de rpondre aux besoins et exigences externes en offrant les
produits demands au meilleur prix, avec la qualit requise et dans les
dlais convenus afin de satisfaire les besoins des clients et assurer le suivi
du recouvrement.
Pour raliser sa mission, la fonction commerciale a besoin de se
doter de moyens humains, matriels et financiers ncessaires son
fonctionnement. De plus, elle se caractrise par une organisation
particulire lui permettant dagencer les moyens mis sa disposition et de
structurer ses relations avec les autres units de lentreprise. De ce fait,
une attention particulire doit tre adresse cette fonction et plus
spcialement au cycle ventes clients. Ce dernier englobe le circuit de
vente, depuis la passation de la commande par le client jusquau
recouvrement de la crance.
Ainsi, lauditeur doit tre en mesure dmettre une opinion sur
lefficacit du fonctionnement du cycle des ventes. Pour ce faire, et
comme tout travail dauditeur, son travail se structure en trois phases
savoir la phase de prparation pour assimiler les particularits du cycle
ventes clients, la phase de ralisation et la phase de conclusion.
Quelques soient les diligences de l'auditeur, laccroissement des risques,
la monte des exigences de la clientle et des forces concurrentielles,
celui-ci est oblig mettre jour continuellement la dmarche quil
adopte pour valuer nimporte quel systme de contrle interne.
On peut donc se poser la question suivante : quelles sont les
spcificits de laudit de la fonction commerciale et quelle est la dmarche
suivie par lauditeur pour mettre une opinion sur lefficacit du cycle
ventes clients ?
Pour apporter des lments de rponse cette problmatique, notre
travail se structurera de la manire suivante :
Dans une premire partie La fonction commerciale , nous
allons prsenter les finalits et les objectifs de la fonction
commerciale, pour aborder par la suite lorganisation de la fonction
et ses interfaces avec les diffrentes units. On sintressera ensuite
recenser les risques lis la dite fonction et les points de contrle
de lauditeur.
Dans une deuxime partie Audit de la fonction commerciale :
Cas de la socit X , laquelle nous avons consacr plus
dimportance, nous allons auditer la fonction commerciale dune
socit de commercialisation de fruits et lgumes. Ce travail va tre
1. A long terme :
Dans la mesure o la fonction commerciale est hirarchiquement
rattache la fonction marketing, il lui revient dappliquer les orientations
que celle-ci a dfinies (dvelopper la part de march, fidliser ou
diversifier la clientle, etc.). Nanmoins, la vente ne peut tre considre
comme une fonction pour autant dcharge de toute contribution aux
choix stratgiques. Dans ces cas des erreurs dapproche et de raction
court terme peuvent obrer le futur long terme.
A lhorizon stratgique, la mission de la fonction commerciale est de
permettre la direction de disposer du potentiel de vente et de matriser
ladaptation de ses mthodes quimpliquent lvolution de la concurrence,
des produits, de la distribution et donc celle des stratgies de lentreprise.
12
2. A moyen terme :
A lhorizon budgtaire, la fonction commerciale contribue : 13
- Aux prvisions de vente dont la fonction marketing a la
responsabilit ;
- Ainsi quaux estimations des cots commerciaux qui lui incombent,
en support des propositions de politiques et des mthodes de vente
adaptes la stratgie.
Pour remplir ces missions, la fonction commerciale contribue notamment,
en liaison avec le marketing, lvaluation des politiques de prix, de
remises, rabais, ristournes et de rglements clients susceptibles
doptimiser lefficacit commerciale. Sa connaissance des comportements
des clients, de lapproche achats des clients, des motivations, de limage
du service rendu par le client aux consommateurs, des mthodes de vente
employes par les concurrents et de leurs volutions possibles constituent
une comptence spcifique sur laquelle sappuient ses propositions.
3. A court terme :
Dans son fonctionnement quotidien, la fonction commerciale a la mission
de : 14
Prendre contact avec les acheteurs constituant le march
potentiel dfini par la politique marketing ;
11
La phase de prparation
Elle ouvre la mission daudit. Elle exige des auditeurs une capacit
importante de lecture, dattention et dapprentissage. En dehors de toute
routine, elle sollicite laptitude apprendre et comprendre, elle exige
galement une bonne connaissance de lentreprise car il faut savoir o
trouver la bonne information et qui la demander. Cest au cours de cette
phase que lauditeur doit faire preuve de qualits de synthse et
dimagination. Elle peut se dfinir comme la priode au cours de laquelle
vont tre raliss tous les travaux prparatoires avant de passer laction.
Cest tout la fois le dfrichage, les labours et les semailles de la mission
daudit.
Durant cette phase, les travaux prparatoires sont raliss,
lauditeur est amen rechercher les informations, observer le sujet
17
Pour plus de dtail sur la dmarche de laudit interne, voir J. RENARD, Thorie et pratique de laudit
interne, Editions dOrganisation, 4me dition, 2002
Le rapport dorientation.
II. La phase de ralisation
Elle fait beaucoup plus appel aux capacits dobservation, de
dialogue et de communication. Se faire accepter est le premier impratif
de lauditeur, se faire dsirer est le critre dune intgration russie. Cest
ce stade que lon fait plus appel aux capacits danalyse et au sens de la
dduction. Cest, en effet, ce moment que lauditeur va procder aux
observations et constats qui vont lui permettre dlaborer la thrapie.
Cest la phase du travail sur le terrain, qui seffectue en trois tapes :
La runion douverture
Le programme daudit
La runion de clture
Le rapport daudit
Socit X
Forme juridique
SARL
Date de constitution
2001
Capital social
1.000.000 DH
Activits
Approvisionnement, conditionnement,
et commercialisation de produits frais
Stockage en froid
Effectif
40
Numro de patente
00000000
Adresse
4. Organigramme
Direction Gnrale
Assistance
de Direction
Dpartement
Administratif
et Financier
Service
Financier
Service
Comptable
Service
Administratif
Dpartement
Contrle de
Gestion
Service
Manutention
(chef &ouvriers)
Dpartement
Commercial
Dpartement
Technique
Service
Maintenance
Service
Logistique
Service
Rception
Service
Vente
Service
Achat
Import
Export
Mode de rglement
Virement 70 jours
Chque 60 jours
Chque 70 jours
Comptant
Comptant
Chque 30 jours
Principaux fournisseurs
Mode de rglement
Domaine Royale
Chque vue
Chque vue
Groupe ZNIBER
Chque 15 jours
ARBOR
Lactivit commerciale de la socit est concentre sur la
reprsentation exclusive des produits agricoles de haute qualit
particulirement les produits du Domaine Royale et de grands groupes
structurs.
Grce sa notorit, son exprience, la socit assure la distribution
de fruits et lgumes pour diffrentes chanes de distribution Tanger et
Ttouan.
Section 2. Le cycle Ventes Clients : Description Narrative
Le cycle Ventes Clients se droule, gnralement, de la manire
suivante :
Ventes : Fixation des prix
1. A la fin de chaque journe de travail, le Directeur Gnral, en se
basant sur son exprience et sur la demande du march,
communique le prix des diffrents produits au Dpartement
Commercial. Ce prix sera pratiqu la journe suivante ;
2. Le Dpartement Commercial en informe le service Vente. Ce dernier
tablit une offre de prix (O.P.), la vrifie et lenvoie au client par
fax ;
Ventes : Commande
3. Chaque matin, lassistant de Direction reoit les commandes crites
(par fax) des clients et les transmet au Dpartement Commercial,
ce dernier en informe la Direction Gnrale ;
4. Aprs accord de la Direction gnrale le Service Vente saisit les
donnes correspondantes sur ordinateur ;
Ventes : Livraison
5. Le Service Vente tablit lordre de chargement (O.C) (annexe 1) en
quatre exemplaires dont :
- Deux exemplaires sont transmis au Dpartement Technique :
Un est sign et remis au service logistique pour chargement
de la marchandise ;
Lautre est archiv.
- Un exemplaire au Service Rception ;
toute
la
narrivent pas couvrir les besoins du march et faire face une demande
bien exigeante sur le plan qualit, dlai et opportunit.
Chapitre 2 : Droulement de la mission daudit de la fonction
Commerciale
Lors de la mission daudit de la fonction commerciale de la socit X, nous
allons suivre la mthodologie gnrale de laudit interne qui se compose
de trois principales phases, savoir :
- La phase de prparation ;
- La phase de ralisation ;
- Et la phase de conclusion.
Section 1. Phase de prparation
Cette phase sest prolonge pendant une dure allant du 22 dcembre
2006 au 12 janvier 2007.
L'intervention d'audit commence par la phase de prparation. Cette phase
est centre sur la dtection des faiblesses dont l'examen sera l'objet de la
phase de ralisation.
Cette phase sollicite apprendre et comprendre, elle exige galement
une bonne connaissance de l'entreprise car il faut savoir o trouver la
bonne information et qui la demander. Les tapes constituant cette
phase sont les suivantes :
- Lettre de mission ;
- Prise de connaissance de la socit X ;
- Identification des risques ;
- Dfinition des objectifs.
1. Lettre de mission
Toute mission d'audit s'ouvre par une lettre de mission, cet ordre formalise
le mandat donn par la direction gnrale l'audit.
Ainsi, la lettre de mission se prsente comme suit :
Socit X S.A.R.L.
LOT. AL BASSATINE N00 VAL FLEURI
TANGER
Tanger,
le
22
dcembre
2006
Lettre de mission
Destinataire : Les auditeurs
Copie pour information : Responsable commercial,
Technique, Responsable Administratif et Financier
Objet : Audit de la fonction commerciale
Responsable
1. Fixation du prix
2. Etablissement dune offre de
prix
3. Vrification de loffre de prix
4. Envoi de loffre de prix au
client
5. Rception de commandes
Ex.
Ex.
Comptable
Responsable technique
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Agent logistique
Ex.
10.Chargement de la
Ex.
marchandise
11.Enregistrement de la
Enr
marchandise dans le cahier .
dexpdition
12.Visa du cahier dexpdition Aut
.
13.Etablissement du bon de Ex.
livraison
14.Mise jour du stock
Ex.
Rceptionniste
C.
Ex.
6. Autorisation de la
Aut
commande
.
7. Saisie de la commande sur Enr
ordinateur
.
8. Etablissement de lordre de Ex.
chargement
9. Sortie de marchandise
Ex.
Assistant de direction
Vendeur
Tches
commercialResponsable
Directeur gnral
Personnel Concern
X
X
X
Interprtation :
A partir de la grille danalyse des tches on peut relever le non respect du
principe de sparation des fonctions pour :
Objectifs
Avoir un prix adquat
Etablir une offre de prix
Informer les clients des prix
pratiqus
Satisfaire les besoins des clients
Rpondre aux commandes des
clients
Vrifier la disponibilit de la
marchandise en stock
Autoriser le chargement de la
marchandise commande
Respecter les dlais de livraison
Transmettre le cahier dexpdition
au Dpartement technique pour
visa
Les marchandises livres doivent
correspondre en quantit et en
qualit la commande
Tous le mouvements doivent tre
enregistrs
Toutes les marchandises sorties
doivent tre factures
Facturation rapide et correcte
La comptabilisation doit tre
immdiate et correcte
La facture doit correspondre en
quantit et en qualit la
marchandise livre et commande
Respecter le dlai de paiement
Dclencher les procdures de
relance
Les relances doivent tre
dclenches ds que le dlai de
rglement est dpass
Sauvegarder le patrimoine de
lentreprise
Rception dans les dlais prvus
Avoir un dossier complet (BC, Ordre
Questions
FIXATION DES PRIX
Existe-il une procdure pour la fixation
des prix ?
Les tarifs prix sont-ils :
- rgulirement mis jour ?
- diffuss tous les intervenants dans le
processus de facturation ?
Les prix fixs sont-ils saisis et transmis
aux clients dans les dlais ?
les offres de prix transmises au client
sont- elles vrifies et approuves par
une personne autorise ?
COMMANDE
Les commandes font-elles lobjet
dune procdure dacceptation ?
Existe-il une procdure de vrification
de la solvabilit des nouveaux clients ?
Existe-il une procdure de vrification
de la disponibilit des marchandises
commandes en stock ?
Les commandes sont elles :
- supportes par des bons de commande
clients ?
- approuves par une personne
autorise ?
existe-il un suivi squentiel des
commandes?
Rf. Ou
Diag i
Non
Rf
COMMENTAI
.
ou
.
RES
N/
FT
A
Ou
i
Ou
i
Non Pas de
procdure
formalis
Ou
i
Non
Non
Non
Ou
i
Ou Non
i
Ou
i
LIVRAISON
Chaque prparation de commande
donne-t-elle lieu ltablissement dun
bon dexpdition ?
Chaque expdition de commande
donne-t-elle lieu ltablissement dun
bon de livraison en plusieurs
exemplaires ?
Le responsable des sorties de stock
vrifie-t-il que lexpdition de
marchandises correspond bien au bon de
commande, au bon dexpdition et au
bon de livraison ?
Toutes les expditions font-elles lobjet
dun contrle conforme aux commandes
quant
- aux quantits ?
- la qualit ?
- la date de livraison ?
- et au lieu de livraison ?
FACTURATION
Les livraisons sont-elles factures
rapidement ?
Existe-il un contrle pour sassurer que
toutes les expditions sont factures ?
lmission de toute facture est-elle
prcde par un Bon de commande et un
bon de livraison?
Existeil une procdure pour
traitement des retours et des avoirs ?
Toutes les factures et les avoirs sontelles contrles arithmtiquement par
rapport :
- aux quantits ?
- aux prix unitaires ?
- aux montants totaux ?
- la TVA ?
ENCAISSEMENT
les chques reus sont-ils remis
immdiatement la banque ?
les retards de paiement sont-ils sont
dfinis et suivis ?
Existe il une procdure de relance
clientle pour les retards de paiement ?
Procde-t-on la comptabilisation
rapide des encaissements ?
Les clients mauvais payeurs sont-ils :
rgulirement identifis?
Signals aux intervenants dans
le processus de vente pour viter des
expditions qui ne pourront pas tre
encaisses ?
Ou
i
Ou
i
Ou
i
Non
Non
Non
Ou Non
i
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Relancs de faon
systmatique ?
SEPARATON DES TCHES
La personne qui tablit une commande
est-elle diffrente de celle qui prpare la
sortie de stocks et de celle qui
comptabilise la facture.
La personne qui tablit la facture est
diffrente de celle qui la comptabilise et
celle qui procde lencaissement.
Ou
i
N/
A
b. Diagramme de circulation
Le diagramme de circulation ou les flow-charts va nous faciliter lanalyse
du circuit des documents essentiels utiliss dans le cycle ventes clients.
Ainsi, le diagramme de circulation du cycle ventes clients se prsente de
la manire suivante :
Cycle Ventes Clients
1/2
Description
Assistanc
e de
direction
Dpartemen Directio
t commercial n
Gnral
e
Prix
C
- le cahier
dexpdition
porte
mention de la
date de
sortie de la
marchandise,
sa
dsignation
et son poids.
- le service
logistique
charge la
m/se aprs
rception de
lOC.
Communique
les prix
Service
vente
Dpartement
technique
Service
rception
O.P
C.A
Saisie sur
ordinateur
O.C
C
E
CE vis
A
BL
Mise jour
du stock
A
Transcription
sur CE
Service
Service
logistique comptabl
e
2/2
Dpartem
ent
technique
Service
rception
Service
logistique
Service
comptable
- un
exemplaire
de la facture
est adress
la direction
comptable
accompagn
du BL sign.
- Aprs la
comptabilis,
le comptable
classe les
factures
selon lordre
chronologiqu
e dans le
journal
Ventes
- En cas de
retour, le
dpartement
comm.
tablit un
avoir
A
BL sign
BL sign
Facture
BL sign
Facture
Enregistrement
comptable
F
Avoir
Enregistrement
comptable
Registre
Archivage dfinitif
Renvoi
Archivage momentan
Document dj existant
Destin au client
Nouveau document
Reu du client
Opration dapprobation
Circulation de document
Opration de traitement
Circulation dinformation
Abrviations :
C
OP
F
A
Commande
Offre de Prix
Facture
Approbation, Visa
CA
OC
CE
BL
Commande Approuve
Ordre de Chargement
Cahier dExpdition
Bon de Livraison
Objectifs
Consquenc
es
Evaluat
ion
Rentabilit
faible ou
perte de
clientle
Conflits avec
les clients
Oublie dune
commande
Clients
insatisfaits
Non
Incapacit de
Risques
Mauvaise
fixation du
prix
Clients non
informs des
prix
de la
commande
Livraison
Etablisseme
nt de lordre
de
chargement
la commande
doit tre
autorise par
une personne
comptente
Vrifier la
disponibilit de
marchandise en
stock
disponibilit
de
marchandise
en stock
rpondre aux
exigences
Non respect
du dlai de
livraison
Autoriser le
chargement de
la marchandise
commande
Erreur de
dsignations
ou date de
livraison
Retard de
chargement
Non conformit
des
marchandises
charges avec
celles
commandes
Erreur des
rfrences ou
des quantits
Retard de
livraison
Facturation
errone
La
marchandise
livre ne
correspond
pas la
commande
Clients
insatisfaits
Stock rel
diffrent au
stock
thorique
Mauvaise
connaissance
de lexistant
en stock
Retard de
facturation
Facture
errone
Retard
denvoi de la
facture
Oubli de
comptabilisati
on de factures
Double
comptabilisati
on de
factures
Non
Situation
priodique
des clients et
du chiffre
daffaires
errone
Comptabilisat
Chargement
de la
marchandis
e
Respecter les
dlais de
livraison
Enregistrem
ent de la
marchandis
e sortie
Transmettre le
cahier
dexpdition au
Dpartement
technique pour
visa
Les
marchandises
livres doivent
correspondre en
quantit et en
qualit la
commande
Tous le
mouvements
doivent tre
enregistrs
Etablisseme
nt du bon de
livraison
Mise jour
des stocks
Facturation
Etablisseme Toutes les
nt de la
marchandises
facture
sorties doivent
tre factures
Facturation
rapide et
correcte
Enregistrem La
ent
comptabilisation
comptable
doit tre
de la facture immdiate et
correcte
Rapprochem
La facture doit
ent entre
Facture BL
BC
correspondre en
quantit et en
qualit la
marchandise
livre et
commande
Encaissement
Suivi des
Respecter le
encaisseme dlai de
nts
paiement
Dclencher les
procdures de
relance
Relance des Les relances
factures
doivent tre
impayes
dclenches ds
que le dlai de
rglement est
dpass
Sauvegarder le
patrimoine de
lentreprise
Rception
Rception dans
des chques les dlais prvus
correspondan
ce entre
Facture BC
BL
ion errone
Non respect
des dlais de
paiement
Retard ou
non
encaissement
des crances
Non
recouvrement
des crances
clients
Crances
irrcouvrable
s;
Rsultats
dficitaires
Rception
tardive
Classement
dans un
dossier
Client
Dossier
incomplet des
clients
Situation
financire
mise en jeu
Non fiabilit
du systme
dinformation
Diminution
du rsultat
Mauvaise
connaissance
de lexistant
en stock
Etablisseme
nt des
avoirs
Avoir un dossier
complet (BC,
Ordre de
chargement, BL,
Facture, Chque)
Les avoirs
doivent tre
autoriss et tre
tablis sur la
base des
marchandises
retournes
Etablissement
davoir fictif
Avoir ne
correspondant
pas aux
marchandises
retournes
Interprtation
La principale faiblesse qui ressort du TFfA est celle lie linexistence
daucune procdure qui permet le suivi et la relance des encaissements et
qui peut engendr des pertes dargent colossales la socit.
On remarque galement linexistence dune procdure de rception des
marchandises retournes.
Par ailleurs il faut noter le manque de vigilance au moment de la
comptabilisation des factures et des avoirs. Aucun contrle nest effectu
au moment de limputation des critures.
4. Dfinition des objectifs
Durant cette tape nous allons rdiger un Rapport dorientation . Cest
un contrat pass avec laudit et qui va prciser les objectifs gnraux, les
objectifs spcifiques et le champ daction de la mission de laudit.
Mission daudit de la fonction commerciale
Socit audite :
Socit X S.A.R.L.
LOT. AL BASSATINE N00 VAL FLEURI
TANGER
Rapport dorientation
Dans le prsent rapport, nous allons prsenter les objectifs gnraux se
rapportant avec les objectifs du contrle interne, les objectifs spcifiques
de la mission daudit de la fonction commerciale et, enfin, le champ
daction.
Objectifs gnraux :
Ce sont les objectifs permanents du contrle interne dont laudit doit
sassurer quils sont pris en compte et appliqus de faon efficace et
pertinente. Il sagit de la protection et la sauvegarde du patrimoine de la
socit (chambres froides, les carreaux, les stocks de marchandises, les
vhicules (voitures, camions et camionnettes), le personnel (les vendeurs,
les transporteurs, etc.)), la qualit des informations (relatives aux clients
et aux diffrents types de produits), le respect des rgles et directives et
loptimisation des ressources.
Ainsi les objectifs gnraux lis la fonction commerciale peuvent se
rsumer dans les points suivants :
Avoir les meilleurs prix sur le march ;
Satisfaire les besoins des clients ;
Assurer la livraison des marchandises dans les dlais convenus ;
Assurer lencaissement des factures dans les dlais prvus ;
Avoir un dossier complet et une situation priodique pour chaque
client.
Objectifs spcifiques :
Ces objectifs prcisent de faon concrte les diffrents dispositifs de
contrle qui vont tre tests, qui contribuent la ralisation des objectifs
gnraux et qui se rapportent aux zones risque antrieurement
identifies laide du diagramme de circulation et du tableau des forces et
des faiblesses apparentes.
Les objectifs spcifiques de cette mission daudit de la fonction
commerciale au sein de la socit X se rsument dans les points suivants :
Vrifier la pertinence de la procdure Vente ;
Vrifier lapplication des directives de la procdure par les
oprateurs ;
Sassurer que lacceptation des commandes est autorise, elle doit
correspondre aux conditions de vente que la socit X sest fixe ;
Sassurer que les marchandises livres correspondent en quantit et
en qualit la commande ;
Vrifier que toutes les marchandises sorties de lentreprise sont
factures ;
Assurer une facturation rapide et correcte ;
Assurer une comptabilisation immdiate et correcte ;
Champ dapplication :
Pour atteindre les diffrents objectifs, nous allons fixer un champ daction
nos investigations :
fonction commerciale ;
fonction rception ;
fonction logistique ;
fonction comptable.
Section 2. Phase de Ralisation
Cette partie de la mission sest prolonge pendant une dure allant du 13
janvier au 3 fvrier 2007. Appele aussi phase de laction , cette phase
commence par une runion dite douverture se caractrise par un
dplacement sur les lieux.
1. Runion douverture :
Cette runion ne marque pas le dbut de la mission mais elle concerne le
commencement des oprations de ralisation. Cette runion a eu lieu le
13 janvier 2007.
Mission daudit de la fonction commerciale
Socit audite :
Socit X S.A.R.L.
LOT. AL BASSATINE N00 VAL FLEURI
TANGER
Tanger, le 13 janvier 2007
Compte rendu de la runion douverture
Ordre du jour :
Examen du Rapport dorientation
Etaient prsents :
- les auditeurs :
*A
*B
- les audits :
* Le Directeur Gnral
* Le Directeur Administratif et Financier
* Le Directeur Commercial
* Le Responsable Vente
* Le Directeur Technique
Les audits
2. Programme daudit
On l'appelle aussi planning des ralisations ; il s'agit du document
interne au service dans lequel on va procder la dtermination et la
rpartition des tches.
Un document contractuel qui dcrit la hirarchie au sein de lquipe
daudit
Un planning de travail qui rpartit les tches sur les auditeurs dans
lespace et dans le temps.
Un fil conducteur pour le suivi des diffrentes tches dun
programme daudit et des outils utiliss pour la ralisation de ses
tches.
Point de dpart du Q.C.I
Tableau des tches et des antriorits
Tches
A
B
C
D
E
F
G
Dur
e
Entrevue avec le directeur commercial
1 jour
Administration des questionnaires de
3
prise de connaissance
jours
Identification de lorganisation des tches 2
et des responsables lis au cycle des
jours
ventes
Identification de la procdure
1 jour
commerciale
Observation et test du traitement des
3
commandes et de facturation
jours
Observation des oprations de
3
chargement et de livraison des
jours
marchandises
Observation des oprations lies aux
2
Antriorit Responsabl
s
e
A&B
A
A&B
A
C, D
C, D
C, D
Runion de clture
jours
4
jours
14
jours
2
jours
3
jours
C, D
A&B
4
I
jours
4
I
jours
4
I
jours
8
jours
6
jours
1 jour
J, K, L, M
&N
O
A&B
A&B
9
Q
jours
1
R
jours
A&B
A&B
A&B
Rf. OUI
NO
Diag Ou
N
.
N/A
Non
Commentaires
Rf
.
FT.
Oui
Oui
Oui
Non
Oui
Oui
Non
Non
Pas de procdure
pour les livraisons
sans bons de
livraison
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Non
Oui
Les retours et les
sont ils :
a) tablis sur des formulaires
standard ?
b) pr- numrots ?
Facturation
17.le service facturation
vrifie-til la squence
numrique :
a) des bons de livraison ?
b) des de retours ?
18.les factures et avoirs sontils des documents prnumrots ?
19.Le numro des bons de
livraison est-il rapproch des
numros de facture pour
sassurer quils sont tous
facturs ?
20.Le numro des bons de
retour est-il rapproch des
numros davoirs ?
21.les bons de livraison sans
facture font-ils lobjet dun
examen rgulier et de
recherches ?
22.Toutes les factures et les
avoirs sont-ils contrles
arithmtiquement par
rapport :
- aux quantits ?
- aux prix unitaires ?
- aux montants totaux ?
- la TVA ?
23.Existeil une procdure
pour traitement des retours et
des avoirs ?
24.Tout avoir, pour tre mis,
doit-il :
a) tre prcd par un bon
de retour
ou un bon de rclamation ?
b) tre soumis
lautorisation dun
responsable ?
25.les quantits retournes
sont-elles rapproches des
avoirs mis pour viter les
avoirs partiels ?
Encaissement
26.Tous les encaissements
sont-ils enregistrs ?
Non
rclamations ne
sont pas constats
par des bons de
retours.
Non
Oui
Non
Aucun
rapprochement
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Tout cahier
dexpdition est
tabli sur la base
du bon de
commande.
8. Sassure-t-on de la
concordance entre :
a) les bons dexpdition et les
marchandises expdies ?
b) les bons de retour et les
marchandises retournes ?
Facturation
9. Toute facture, pour tre
mie, doit- elle tre prcde
par un bon de commande et
un bon de livraison?
10.Existe-il un contrle pour
sassurer que toutes les
expditions
sont
factures
?
11.Tout
avoir,
pour
tre mis,
doit-il :
a) tre prcd par un bon
de retour
ou un bon de
rclamation ?
b) tre soumis
lautorisation dun
12.Vrifie-t-on qu'il n'est pas
mis :
a) plusieurs factures pour la
mme livraison ?
b) plusieurs avoirs pour le
mme retour ou la mme
rclamation
?
Encaissement
13.Est-ce que tous les
encaissements correspondent
rellement aux montants
facturs ?
14.Est-ce que les
encaissements comptabiliss
correspondent aux factures
mises ?
Enregistrement
Fixation des Prix
1. les variations des prix sontelles mises immdiatement
la disposition de tous les
intervenants dans le processus
?
Commande
2. Les commandes sont
elles :
- supportes par des bons de
commande clients ?
- approuves par une
personne autorise ?
- existe-il un suivi squentiel
des commandes?
Non
Non
Les bons
dexpdition sont
remplis sans
vrification des
quantits et de
qualit ?
Oui
Non
Non
Pas de bon de
retour requis pour
ltablissement
des avoirs.
Non
Oui
Non
Non
Non
Oui
Oui
Oui
Non
Les bons de
livraison ne
portent pas de
mention factur
aprs facturation.
Oui
Oui
Non
Oui
Oui
Non
Non
Non
Oui
Non
Non
Non
Oui
Oui
N/A
Pas de mention
comptabilise sur
les factures ou
avoirs dj
enregistre.
service de vente ?
Oui
Oui
N/A
Non
Oui
Non
Oui
Non
Oui
Non
Non
Non
Non
Oui
N/A
Oui
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Oui
Non
Non
Non
Non
Pas de vrification
des anomalies
probables des
imputations.
Non
Valide par :
Approuve par :
A&B
Directeur Gnral
Chef de mission
Consquences :
Incapacit de rpondre aux exigences ;
Non respect du dlai de livraison.
Recommandations :
La commande doit tre autorise par une personne comptente qui doit
procder la vrification de la disponibilit de marchandise en stock.
Rdige par :
Valide par :
Approuve par :
A&B
Directeur Gnral
Chef de mission
Valide par :
Approuve par :
A&B
Le comptable
Chef de mission
Problme :
Labsence dune procdure de suivi des rglements peut donner lieu un
retard ou non encaissement des crances clients.
Constat :
Le comptable ne procde pas ldition dune situation priodique des
rglements des clients.
Causes :
Absence dune procdure de suivi des rglements clients ;
Consquences :
Consquence financire : retard ou non rglement des clients ;
Recommandations :
Les rglements clients doivent faire lobjet dun suivi permanent et une
mise jour de la fiche du suivi des rglements clients doit tre effectue.
Rdige par :
Valide par :
Approuve par :
A&B
Le comptable
Chef de mission
Valide par :
Approuve par :
A&B
Le comptable
Chef de mission
Valide par :
Approuve par :
A&B
Le comptable
Chef de mission
Socit audite :
Socit X S.A.R.L.
LOT. AL BASSATINE N00 VAL FLEURI
TANGER
Tanger, le 2 fvrier 2007
Lettre de recommandations
Suite notre mission daudit de la fonction commerciale de la socit X,
nous avons pu dtecter quelques points faibles (problmes) qui peuvent
entraver lentreprise raliser ses objectifs surtout au niveau de la
fonction commerciale qui constitue le noyau dur de lactivit de la socit
savoir la commercialisation et la distribution de produits frais.
A la suite de la dtection de certaines zones de risques qui peuvent
entraver la marche normale de la fonction, il est recommander de :
1. Instaurer une procdure de suivi des rglements clients pour viter tout
retard ou non encaissement des crances clients. Ainsi, les rglements
clients doivent faire lobjet dun suivi permanent et une mise jour de la
fiche du suivi des rglements clients doit tre effectue.
2. Instaurer une procdure de relance des clients en cas de retard de
paiement. Les relances doivent tre dclenches ds que le dlai de
rglement est dpass et doivent tre effectues par des personnes
comptentes et autorises ;
3. Veiller au respect du principe de sparation des fonctions pour viter
tout risque doubli, de dtournement ou de fraude ;
4. Vrifier la disponibilit de marchandise en stock avant dautoriser la
commande pour permettre le respect des dlais de livraison et rpondre
aux exigences des clients ;
5. Mettre en place une comptabilit analytique pour le calcul des
cots pour assurer une meilleure fixation des prix.
6. Joindre des bons de commandes avec les factures et les transmettre au
comptable pour effectuer les rapprochements ncessaires, au lieu de les
effectuer sur la base des seuls bons de livraison. Cela tant, la facture doit
correspondre en quantit et en qualit la marchandise livre et
commande ;
7. Doter le service comptable du cachet Comptabilis qui doit tre
appos sur le verso des factures pour distinguer les factures
comptabilises de celles non comptabilises et ainsi viter loubli ou la
double comptabilisation des factures ;
8. Avoir un dossier complet contenant toute la correspondance avec le
client pour assurer la fiabilit du systme dinformation.
Section 3. Phase de Conclusion
Dans cette phase nous allons rdiger un Projet de rapport daudit pour
permettre la validation gnrale lors de la runion de clture et de
validation afin daboutir au Rapport daudit en son tat final.
Ainsi, cette phase sest prolonge du 4 au 22 fvrier et contient les tapes
suivantes :
*B
- les audits :
* Le Directeur Gnral
* Le Directeur Administratif et Financier
* Le Directeur Commercial
* Le Responsable Vente
* Le Directeur Technique
La runion de clture a eu lieu le lundi 12/02/2007 10 heures au sige
social de la socit.
Au cours de cette runion les prsents ont procd lexamen du Projet
de Rapport dAudit et sa validation gnrale par les audits.
Les recommandations sont adresses la Direction gnrale du fait que
cest elle qui donne le feu vert de la mise en place des dites
recommandations.
Quelques contestations relatives au projet sont projetes par les audits
mais qui ont eu la rponse avec des claircissements et des mises en
scne. Ainsi, les auditeurs prendront compte de ces remarques pour
rdiger le Rapport daudit dans son tat final.
La date de remise du Rapport daudit est prvue pour le 22 courant.
Lordre du jour tant puis, la sance est leve 13 heures.
Les auditeurs
Les audits
Tanger, le 22/02/2007
Rapport daudit
N 25/07
Audit de la fonction commerciale
Socit X S.A.R.L.
LOT. AL BASSATINE N00 VAL FLEURI
TANGER
CONFIDENTIEL
Destinataires :
- Directeur Gnral de la socit X
- Directeur Commercial
Rdig par :
Approuv par :
A&B
mission
Valid par :
Directeur Gnral
Chef
de
Conclusion
Nous savons bien que dans les organisations, chacun se prtend le
champion exclusif de la cration de valeur pour le bnfice des autres. 25
Qui ne se souvient de ce responsable des ventes expliquant tous que sil
ntait pas l pour faire rentrer de largent , le dpt du bilan ne serait
pas loin. Argument auquel fait cho le responsable de la production
affirmant haut et fort que sans fabrication il ny aurait rien vendre. Et
lun et lautre saccordent quil y a un qui ne sait ni vendre, ni produire :
cest ladministratif , crateur de complexits inutiles. Tous ont tort et
tous ont raison : la cration de la valeur est dans linterdpendance de
chacun.
De mme, la fonction commerciale est importante dans toute entreprise,
mais elle nest quune fonction parmi dautres. Lentreprise est un systme
compos de plusieurs sous-systmes qui ont en relation les uns avec les
autres, do limportance de chaque sous-systme dans la cration de la
valeur. Un audit non seulement de la fonction commerciale mais de toutes
les fonctions de lentreprise savre donc indispensable.
Lauditeur cre de la valeur, certes, mais vite galement que lon en
perde. Pour ce faire, il lui faut du comportement (le savoir-faire, la
confidentialit) et du management (les hommes, la gestion et
lorganisation). De plus, il ne doit pas tre press datteindre le terme de
sa mission pour ne pas brler les tapes, bousculer les obstacles, passer
par-dessus les difficults et ce faisant il narrive pas voir les problmes.
En fait, la mission daudit exige patience, mthode et concertation.
Ainsi, lauditeur est et doit tre un personnage actif dans son organisation,
quelquun qui participe lenrichissement de lentreprise, dont les
recommandations ne restent pas lettre morte et dont les rapports servent
autre chose qu enrichir les rayons des bibliothques.
25
J. RENARD, Audit Interne : Ce qui fait dbat, p.p. : 30-31, Editions Maxima, Paris, 2003
Bibliographie
Annexes
Annexe 1
Socit X
LOT. AL BASSATINE N 00 VAL FLEURI
TANGER (MAROC)
Tel. : 039 00.00.00 - Fax : 039 00.00.00
Tanger, le................................
ORDRE DE CHARGEMENT n
CLIENT :..........................................................................................................
Quanti
t
Dsignation
P.U.
Remarques
Livraison :.......................................................................................................
Facturation :...................................................................................................
Visa :
Dsignation
Poids
Obs.