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Centre Africain dEtudes Suprieures en Gestion

CESAG BF CCA
BANQUE, FINANCE, COMPTABILITE,
CONTROLE & AUDIT

MPCGF 1 - MPTCF

C
AG

ES

Promotion 6
(2011-2012)

Mmoire de fin de formation

IB

-B

pour lobtention de la Matrise Professionnelle


de Techniques Comptables et Financires
(MPTCF)

O
LI

THEME

TH

EQ

ELABORATION DES PROCEDURES COMPTABLES ET

Prsent par :

(BURKINA FASO)

FINANCIERES DUNE ASSOCIATION : CAS DE LUDGPMK

Dirig par :

Boureima SAWADOGO

Monsieur Eli OUEDRAOGO


Expert-Comptable
Associ de PANAUDIT BURKINA

Avril 2013

Elaboration des procdures comptables et financires dune association : cas de lUDGPMK

Ddicace
Ce document est ddi notre mre, Aminata BANGRE pour ce quelle reprsente et fait
pour nous. Que la longvit soit lair quelle respire quotidiennement afin quelle puisse
goter au fruit mr et suave des plantes quelle a semes et entretenues.

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Boureima SAWADOGO/ MPCGF 6 /CESAG

Elaboration des procdures comptables et financires dune association : cas de lUDGPMK

Remerciement
LHomme nest quinstitution disait Snque. Nous sommes ns dans une maternit, nous
avons t duqus dans une famille et dans une cole (des institutions), nous travaillerons
dans des institutions et finirons dans la morgue (une institution).
A ce titre nous remercions, tous ceux, qui de prs ou de loin ont caress ces institutions qui
mont faonn. Ainsi, nos remerciements vont lencontre de :
tout le corps professoral et administratif du CESAG ; des vigiles, du personnel de
nettoyage et de restauration ;
monsieur Moussa YAZI particulirement, pour son accompagnement dans toutes les

ES

actions que nous avons entreprises depuis notre arrive au CESAG ;


monsieur Eli OUEDRAOGO, notre encadreur, pour sa disponibilit et son appui sans

AG

relche ;

tous les Responsables et les agents de lUDGPMK en particulier Monsieur Halidou

-B

NIKIEMA pour sa disponibilit et son accompagnement ;

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toutes nos familles (SENE et SAWADOGO) pour leur soutien, en particulier Ngor

OUEDRAOGO ;

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SENE, notre pre adoptif, le Colonel Major Youssouf SAWADOGO et Boukar

du MPCGF 2011-2013 ;

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tous les camarades, tudiants, stagiaires et managers du CESAG, en particulier ceux


tous les membres du bureau de lASEMA 2013 pour leur comprhension et leur
tous les membres du CCOFI pour la continuit de luvre;

appui ;

et de tous ceux que nous portons dans notre cur depuis des lustres et que les noms
nont pas pu tre cits faute de lignes.
Que tous trouvent dans ce travail le tmoignage de laboutissement de leurs sacrifices.

Boureima SAWADOGO/ MPCGF 6 /CESAG

ii

Elaboration des procdures comptables et financires dune association : cas de lUDGPMK

Liste des abrviations et acronymes


AG

Assemble Gnrale

AOI :

Appel d'Offre International

AON :

Appel d'Offre National

BC :

Bon de Commande

BE

Bureau Excutif

BL :

Bon de Livraison
Club de Comptabilit et de Finance

ES

Centre Africain dEtudes Suprieures en Gestion

AG

CESAG

CCOFI

Caisse Nationale de Scurit Sociale

DE

Directeur Excutif

DPD :

Demande de Paiement Direct

DRF :

Demande de Retrait de Fonds

ISCBF

Institut Suprieur de Comptabilit Banque et Finance

MPTCF

Matrise Professionnelle en Techniques Comptables et Financires

OECF

Ordre des Experts Comptables de France

OHADA :

Organisation pour l'Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique

ONG :

Organisation Non Gouvernementale

OV :

Ordre de Virement

PTBA :

Plan de Travail et Budget Annuel

PV :

Procs-verbal

RH

Ressources Humaines

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CNSS :

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Elaboration des procdures comptables et financires dune association : cas de lUDGPMK

RSAF

Responsable des Services Administratifs et Financiers

SYSCOA

Systme Comptable Ouest Africain

TDR :

Termes de Rfrences

UDGPMK

Union Dpartementale des Groupements Producteurs Maraichers de Korsimoro

UEMOA

Union Economique et Montaire Ouest Africaine

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Boureima SAWADOGO/ MPCGF 6 /CESAG

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Elaboration des procdures comptables et financires dune association : cas de lUDGPMK

Liste des tableaux et figures


Liste des tableaux
Tableau 1 : Tableau des taux damortissement.53
Liste des figures
Figure 1 : Mthodologie de ltude..30

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Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Liste des annexes


Annexe1 : Organigramme de lUDGPMK...67
Annexe2 : Guide dentretien.....68
Annexe3 : Questionnaire de Contrle Interne...70
Annexe4 : Grille de sparation des tches........74
Annexe5 : Fiche dimputation...75

ES

Annexe 6 :Etat de rapprochement bancaire..........76

AG

Annexe 7 Procs-verbal de contrle de la caisse..........77


Annexe 8: Etats financiers ...........78

-B

Annexe 9: Dtail de la procdure de gestion de la trsorerie...81

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Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

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Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Table des matires


Ddicace ...................................................................................................................................... i
Remerciement ............................................................................................................................. ii
Liste des abrviations et acronymes .......................................................................................... iii
Liste des tableaux et figures ....................................................................................................... v
Liste des annexes ....................................................................................................................... vi
Table des matires .................................................................................................................... vii
INTRODUCTION GENERALE................................................................................................ 1

PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE......................................................................... 6

ES

CHAPITRE 1. Gestion comptable et financire et contrle interne dans les associations..... 8


Processus concourant llaboration de linformation comptable et financire

AG

1.1.

publie ................................................................................................................................. 8
Dfinition et Objectifs du Contrle interne ............................................................. 9

1.3.

Le primtre du contrle interne ............................................................................ 11

1.4.

Les composantes du contrle interne ..................................................................... 11

1.5.

Les acteurs du contrle interne .............................................................................. 13

1.6.

Les composantes du contrle interne : Management des Risques ......................... 15

IB

-B

1.2.

O
LI

TH

CHAPITRE 2. Elaboration du manuel de procdures comptables et financires ................ 18

EQ

2.1.

La notion de manuel de procdures ....................................................................... 18


Dfinition du manuel de procdures ............................................................... 18

2.1.2.

La notion de procdure ................................................................................... 18

2.1.3.

Les tches ....................................................................................................... 19

2.2.

2.1.1.

Principes gnraux dun manuel de procdure ...................................................... 19

2.2.1.

Principe dorganisation et sparation des fonctions ....................................... 19

2.2.2.

Principe dintgration ou autocontrle ........................................................... 19

2.2.3.

Principe de permanence .................................................................................. 20

2.2.4.

Principe duniversalit .................................................................................... 20

2.2.5.

Principe dindpendance................................................................................. 20

2.2.6.

Principe dinformation et qualit du personnel .............................................. 20

2.2.7.

Principe dharmonie ....................................................................................... 20

2.3.

Objectifs dun manuel de procdures .................................................................... 21

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

vii

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

2.4.

La structure dun manuel de procdures ................................................................ 21

2.4.1.

Lintroduction du manuel ............................................................................... 22

2.4.2.

Les fiches de procdures ................................................................................. 22

2.4.2.1. La description synthtique de la procdure ............................................. 22


2.4.2.2. Le flow chart ........................................................................................... 23
2.4.2.3. La fiche descriptive des tches ................................................................ 23
2.4.3.
2.5.

Les annexes et les tables complmentaires ..................................................... 23

La dmarche dlaboration dun manuel de procdures ........................................ 24

2.5.1.

La prparation de la mission ........................................................................... 24

2.5.1.1. Cartographie des procdures existantes .................................................. 25


2.5.1.2. Le dcoupage des processus .................................................................... 25

ES

2.5.1.3. La codification des processus .................................................................. 25


2.5.1.4. La chemise de procdure ......................................................................... 26

AG

2.5.2.

La ralisation de la mission dlaboration du manuel de procdures ............. 26

2.5.2.1. valuation du systme de contrle interne .............................................. 26

-B

2.5.2.2. Analyse de lexistant ............................................................................... 27

IB

2.5.2.3. Rdaction du manuel des procdures ...................................................... 29

O
LI

CHAPITRE 3. Mthodologie de la recherche ...................................................................... 31


Modle danalyse ................................................................................................... 31

3.2.

Outils de collecte de donnes ................................................................................. 33

TH

3.1.

Linterview ..................................................................................................... 33

3.1.2.

Lanalyse documentaire .................................................................................. 33

3.1.3.

Les runions .................................................................................................... 34

3.2.

EQ

3.1.1.

Les outils danalyse des donnes ........................................................................... 34

3.2.1.

La grille de sparation des tches ................................................................... 34

3.2.2.

Le questionnaire de contrle interne .............................................................. 34

3.2.3.

Les tests de conformit ................................................................................... 35

3.2.4.

Les tests de permanence ................................................................................. 35

PARTIE 2 : ELABORATION DES PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIERES DE


LUDGPMK ............................................................................................................................. 37
CHAPITRE 4. Prsentation de lUDGPMK ........................................................................ 39
4.1.

Historique, but et objectifs ..................................................................................... 39

4.2.

Organisation et mode de fonctionnement de lUDGPMK ..................................... 39

4.2.1.

Les diffrentes instances de lUDGPMK ....................................................... 39

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

viii

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

4.2.2.

Les missions et les attributions de lAssemble Gnrale .............................. 40

4.2.3.

Les missions et les attributions du Bureau Excutif ....................................... 40

4.2.4.

Les missions et les attributions du comit de contrle ................................... 42

4.2.5.

Les missions et les attributions de lUnit de Gestion.................................... 42

4.2.6.

Le mode de fonctionnement de lUDGPMK .................................................. 42

CHAPITRE 5. Les procdures comptables et financires de lUDGPMK .......................... 43


5.1.

Point sur la prise de connaissance et lvaluation du contrle interne................... 43

5.1.1.

La runion douverture ................................................................................... 43

5.1.2.

Les entretiens .................................................................................................. 43

5.1.3.

Prise de connaissance des procdures non formelles existantes..................... 43

5.1.3.1. La comptabilit gnrale ......................................................................... 44

5.1.4.

ES

5.1.3.2. La gestion de la caisse et des comptes bancaires .................................... 44


Evaluation des procdures cartographies ...................................................... 45

AG

5.1.4.1. Insuffisances apparentes au niveau de la gestion comptable et financire ........ 45


5.1.4.2. Evaluation des insuffisances apparentes ................................................. 46

-B

5.1.4.3. Prise en charges des insuffisances apparentes par le manuel .................. 46


Les procdures comptables et financires de lUDGPMK .................................... 47

IB

5.2.

Les objectifs des procdures comptables et financires ................................. 47

5.2.2.

Composantes du systme comptable .............................................................. 48

O
LI

5.2.1.

TH

5.2.2.1. Dfinition et rle du systme comptable ................................................. 48


5.2.2.2. Systme comptable .................................................................................. 48

EQ

5.2.3.

Les supports comptables ................................................................................. 48

5.2.3.1. Pices comptables ................................................................................... 48


5.2.3.2. Les registres comptables ......................................................................... 49
5.2.4.

Chronologie de lexcution du travail comptable........................................... 49

5.2.5.

Plan comptable ............................................................................................... 50

CHAPITRE 6. Procdures comptables conues par cycle et dmarche de mise jour ....... 52
6.1.

Cycle Achats-Dpenses-Fournisseurs ................................................................ 52

6.2.

Cycle des immobilisations ................................................................................. 53

6.3.

Cycle stock ......................................................................................................... 56

6.4.

Cycle de gestion du personnel (Paie) ................................................................. 57

6.5.

Cycle gestion de la trsorerie ............................................................................. 60

6.5.

Cycle mobilisation des ressources ...................................................................... 61

6.6.

Etats financiers ................................................................................................... 61

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ix

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

6.7.

Diffusion et mise jour des procdures comptables.............................................. 62

6.7.1.

Diffusion du manuel de procdures ................................................................ 62

6.7.2.

Mise jour du manuel de procdures ............................................................. 62

6.7.2.1. Motifs de mise jour du manuel ............................................................. 62


6.7.2.2. Responsabilit de la tenue et de la mise jour du manuel ...................... 63
6.7.2.3. Mthodologie de mise jour du manuel ................................................. 63
6.7.2.4. Diffusion des procdures modifies ........................................................ 63
CONCLUSION GENERALE .................................................................................................. 65
ANNEXES ............................................................................................................................... 68
BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................... 94

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Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

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INTRODUCTION GENERALE

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Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Les grandes conomies se btissent en sappuyant sur des secteurs porteurs de croissance
capables de crer durablement des revenus et den distribuer pour sortir le plus grand nombre
de personnes des conditions de vie prcaires. Cependant force est de constater que ces
secteurs pour la plus part sont toujours embryonnaires en Afrique en gnral et
particulirement au Burkina avec des acteurs voluant dans linformel. Cest ainsi que les
coopratives ou associations de producteurs trouvent leur sens. Ces associations, doivent tre
fortes pour assurer de faon prenne la dfense des intrts de leurs membres.
Cette force se mesure tout dabord laune de sa crdibilit. En effet, les parties prenantes
attendent des comptes, bailleurs de fonds, partenaires techniques et membres de ces

ES

financier.

institutions, une rtribution des actions menes avec leurs implications surtout au plan

AG

Cela dautant plus vraisemblable pour une structure comme lUnion Dpartementale des
Groupements Producteurs de Produits Maraichers (UDGPMK). En effet, celle-ci a fait de la

-B

coordination, du soutien, du renforcement et de lharmonisation des activits des groupements

IB

de base pour une autosuffisance alimentaire sa raison dtre. Ainsi, elle se doit dtre un
modle, de par son organisation et sa gestion.

O
LI

Cest ainsi que son engagement depuis des lustres tend au renforcement de ses processus

TH

internes. Ce qui passe inluctable par la mise en place dun contrle interne efficace. Cette

actuelles aux meilleures pratiques.

EQ

efficacit est sans nul doute soutenue par une formalisation et une adaptation des pratiques

Plus quune ncessit, cette formalisation est un impratif de deux points de vue.
Premirement, elle est une des exigences des bailleurs de fonds. En outre, larticle 16 du
rglement relatif au droit comptable dans les pays de lUEMOA fait obligation aux entreprises
de lespace de disposer dun manuel de procdures. Disposition qui vise promouvoir la
production dinformations comptables et financires fiables.
Le manuel de procdures est un outil pdagogique (car capitalisant les comptences des
diffrents acteurs) et oprationnel (car dfinissant les lignes de conduite pour chaque action
entreprendre dans la structure).
Cet outil qui est la fois oprationnel et pdagogique pour la conduite des oprations a pour
objectif de situer les responsabilits et les pouvoirs. Il contribue amliorer l'efficacit et
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l'conomie lies certains processus dcisionnels et permettent de minimiser les risques


oprationnels pouvant compromettre le bon fonctionnement de lassociation.
Une absence de cet outil expose la structure plusieurs risques parmi lesquels sinscrivent les
fraudes, les dtournements, ladoption de politique de gestion inefficace
Les causes de son absence ou de son inadquation peuvent tre :
la prdominance du caractre bnvole et le niveau dinstruction des membres de
lUDGPMK ;
la courte dure de vie des programmes et projets impliquant les bailleurs de fonds ;
labsence de comptences pour assurer les mises jour.

ES

Ces tats de fait peuvent avoir pour consquences :

AG

labsence de rfrence pour laudit des comptes ;


la difficult dans la traabilit de linformation comptable et financire ;

-B

la difficult dans la capitalisation des comptences ;

IB

les dtournements et les gaspillages.

O
LI

En se rfrant ces diffrentes proccupations, un certain nombre de solutions peuvent tre


proposes. A lordre de ces solutions, peuvent sinscrire :

TH

intgr ;

EQ

la mise en place dun systme dinformation comptable et financire informatis et

aspects comptables et financiers ;

le recrutement de personnel permanant pour toutes les responsabilits touchant les


la formation permanente du personnel ;
la formalisation et linstitutionnalisation des procdures.
Eu gard lampleur de la situation, la dernire solution semble tre mme de
rpondre aux proccupations de lUDGPMK. En effet, le manuel de procdures
que nous proposons lUDGPMK pourrait servir de mmoire permanente
lorganisation. Il sera aussi un outil de formation et de communication interne et
externe. En fin, il se prsente comme une base danalyse et doptimisation afin
dasseoir une gestion saine et transparente des activits de lunion.

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Partant de ce fait, nous tenterons de rpondre une question centrale lies la


problmatique. Il sagira de savoir comment amliorer la gestion comptable et
financire de lUDGPMK par la formalisation et linstitutionnalisation des
procdures comptables et financires afin de renforcer son dispositif de contrle
interne?
Plus spcifiquement il sagira de trouver les rponses aux questions suivantes :
quelle est la dmarche dlaboration du manuel des procdures ?
comment sassurer de lefficacit du contrle interne actuel et au besoin le rendre plus
efficace partir dune valuation ?

comment impliquer et former les acteurs pour un transfert du savoir-faire afin

labores ?

AG

ES

dassurer une prise en charge des ventuels besoins de mise jour des procdures

Autant de questions auxquelles nous tenterons de rpondre travers notre thme qui

IB

de lUDGPMK

-B

sintitule : Elaboration des procdures comptables et financires dune association : cas

O
LI

Lobjectif principal de cette tude est dlaborer le manuel de procdures de lunion. Notre
vux tant quil puisse lui servir de cadre de rfrence pour ses traitements comptables et

TH

financiers et ce, conformment aux exigences du SYSCOA et des bailleurs de fonds. Pour

EQ

cela, nous avons comme objectifs spcifiques :

dfinir une dmarche dlaboration du manuel de procdures ;

impliquer le personnel dans une logique de transfert du savoir-faire ;


et former les acteurs des processus concerns la dmarche de mise jour.
Lintrt de cette mission est double :
pour lUDGPMK:
Elle lui permettra de se conformer aux dispositions du SYSCOA et aux exigences de ses
bailleurs de fonds. En outre, le manuel de procdures amliorera les comptences de ses
agents dans la mesure o de faon formelle, ils sauront ce quils doivent faire, avec qui, avec
quels moyens, comment et qui les contrle ?

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Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

pour nous :
Mme si elle nest pas la premire, cette mission nous permettra une fois de plus
dapprofondir notre maitrise de llaboration des manuels de procdures. Elle renforcera notre
apprhension de la comptabilit surtout au niveau des associations.
Dans le cadre de notre tude, nous traiterons uniquement les aspects comptables et financiers
de la procdure. Il ne sera donc pas question des aspects organisationnels ou oprationnels.
Pour mener bien cette tude, nous allons dans une premire partie prsenter le cadre
thorique qui sera essentiellement consacr la revue de la littrature et la mthodologie de
notre tude. Elle nous permettra aussi dapprhender la dmarche dlaboration du manuel de

procdures, sa corrlation avec le contrle interne. La seconde partie portera dans un premier

ES

temps sur la prsentation de lUDGPMK. Ensuite nous nous attlerons sur la dmarche

AG

dlaboration du manuel de procdures comptables et financires. Nous terminerons par une


formulation des recommandations pour les futures mises jour.

IB

-B
O
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E

EQ

TH
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Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

AG

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PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE

IB

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EQ

TH
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Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

La recrudescence des risques financiers et oprationnels a contribu au dveloppement de la


formalisation des procdures au sein des organisations. Loin des temps o un manuel de
procdures tait un luxe, aujourdhui, il est plus quune ncessit. Cela est d non seulement
au fait quil mane des dispositions rglementaires et des conventions avec certains bailleurs
de fonds mais aussi parce quil est un lment capital pour la bonne marche des activits.
En effet, il permet une amlioration de la matrise des activits formalises, lamlioration de
la communication dans la structure et la rduction des risques lis aux incertitudes. En outre,
un manuel de procdures est un document de responsabilisation des acteurs avec diffrents
points de contrles qui permettent de se donner lassurance raisonnable de lavance positive
des actions.

ES

Cependant, force est de constater que formaliser les procdures requiert pralablement une
bonne connaissance de lenvironnement surtout interne de la structure afin didentifier les

AG

risques lis chaque processus qui feront lobjet des verrous dans le manuel.

-B

Nous allons dans cette premire partie aborder les aspects thoriques. Elle se subdivise en

IB

trois chapitres. Le premier chapitre sera consacr aux fondements thoriques du contrle

O
LI

interne comptable. Le deuxime chapitre mettra en exergue les lments thoriques de


llaboration du manuel de procdures. Enfin, le troisime chapitre prsentera la

lUDGPMK.

EQ

TH

mthodologie que nous avons adopte dans le cadre de llaboration des procdures de

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CHAPITRE 1. Gestion comptable et financire et contrle interne


dans les associations
Le COSO dfinit le contrle interne comme un processus mis en uvre par le Conseil
dAdministration, les dirigeants et le personnel dune organisation destins fournir une
assurance raisonnable quant la ralisation des objectifs de lentreprise (SIRUGUET 2006 :
95).
Partant de ce fait, le contrle interne apparat comme tant un dispositif de veille visant
assurer la prennisation des acquis des structures grce, en partie une production
dinformations fiables. Car comme la mentionn BARRY (2009 :13) : le contrle interne

linformation .

ES

est dfini comme lensemble des scurits qui contribuent assurer la fiabilit de

AG

Il sagira pour nous, dans le cadre de ce chapitre de nous pencher premirement sur les
processus comptables et financiers pour comprendre leur contenu. En deuxime partie, nous

-B

aborderons les diffrents aspects du contrle interne.

IB

1.1. Processus concourant llaboration de


linformation comptable et financire publie

O
LI

1.1.1. Critres de qualit

TH

La qualit de linformation comptable et financire dpend de lidentification des risques

EQ

derreurs inhrents aux processus comptables. Cette identification peut sappuyer utilement

contenue dans les tats financiers soit rgulire et sincre.

sur diffrents critres dont le respect devrait tre recherch, de telle sorte que linformation

Ainsi, lAMF (2007 : 37) a propos les critres suivants :


en amont du processus de production comptable, les critres sont : la ralit
(les oprations et les vnements qui ont t enregistrs se sont produits et se
rapportent l'entit). Sen suit lexhaustivit (toutes les oprations et tous les
vnements qui auraient d tre enregistrs lont t) et la mesure (les
montants et autres donnes relatives aux oprations et vnements ont t
correctement enregistrs). En fin, il faut compter la sparation des exercices
(les oprations et les vnements ont t enregistrs dans la bonne priode) et

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Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

la classification (les oprations et les vnements ont t enregistrs dans les


comptes adquats) ;
processus darrt des comptes, cinq critres sont arrts ce niveau. Il sagit
premirement de lexistence (les actifs et passifs existent), des droits et des
obligations (l'entit dtient et contrle les droits sur les actifs, et les dettes
correspondent aux obligations de l'entit). En seconde catgorie, il faut
compter lexhaustivit (tous les actifs et passifs qui auraient d tre
enregistrs lont bien t), lvaluation et limputation (les actifs et les passifs
sont inscrits dans les comptes pour des montants appropris et tous les
ajustements rsultant de leur valuation ou imputation sont correctement

ES

enregistrs). En fin, il y a la prsentation et lintelligibilit (l'information


financire est prsente et dcrite de manire approprie, et les informations

AG

donnes dans l'annexe des comptes sont clairement prsentes).


1.1.2. Principes et points danalyse

-B

IB

Les processus comptables doivent tre organiss de faon traiter des flux doprations

O
LI

homognes ou similaires (par exemple organisation par catgories doprations).


Lentreprise en sinspirant des bonnes pratiques en matire comptable et financire doit

sappliquer chacun de ces processus comptables.

EQ

TH

dcliner des critres de qualit par catgories doprations (ventes, achats, etc.) pouvant

Les principes et points cls danalyse permettent didentifier les principaux risques pouvant

affecter les processus concourant llaboration de linformation comptable et financire.


Pour lensemble des catgories doprations la socit pourra sassurer quil existe des
dispositifs organiss et documents qui permettent un traitement assurant lhomognit des
donnes comptables et financires consolides publies.
Ces dispositifs organiss entrent dans le cadre du contrle interne.

1.2. Dfinition et Objectifs du Contrle interne


Selon le COSO in HAMZAOUI (2006 : 81) le contrle interne est un systme (ensemble de
dispositifs), un processus (ensemble dactivits) mis en uvre par le conseil dadministration
(ou ce qui en tient lieu), les dirigeants et le personnel dune organisation, destin fournir une
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assurance raisonnable quant la ralisation des objectifs suivants : la protection et la


sauvegarde du patrimoine, la matrise des risques, la ralisation et loptimisation des
oprations, la fiabilit des informations financires, la conformit aux lois et aux
rglementations en vigueur .
Aussi Selon l'Ordre des Experts Comptables Franais en 1977: le Contrle Interne est
l'ensemble des scurits contribuant la matrise de l'entreprise. Il a pour but d'assurer la
protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de l'information, de l'autre l'application
des instructions de la Direction et de favoriser l'amlioration des performances. Il se manifeste
par l'organisation, les mthodes et les procdures de chacune des activits de l'entreprise, pour
maintenir la prennit de celle-ci (VERDALLE, 1999 : 63).

ES

Par ailleurs, pour le Consultative Committee of Accountancy de Grande Bretagne en 1978 :


le Contrle Interne comprend l'ensemble des systmes de contrle, financiers et autres, mis

AG

en place par la Direction afin de pouvoir diriger les affaires de l'entreprise de faon ordonne

-B

et efficace, assurer le respect des politiques de gestion, sauvegarder les actifs et garantir autant
que possible l'exactitude et l'tat complet des informations enregistres .(RENARD,

IB

2007 :130).

O
LI

De part ces dfinition et en se rapportant la sphre des associations, il convient de retenir

TH

que le contrle interne serait lensemble des instances mises en place par les hauts
responsables pour atteindre les objectifs qui leur sont assigns par lassemble gnrale de ses

EQ

membres. A lordre de ces objectifs sinscrivent la prservation de son image dassociation

statuts et rglement intrieur.

crdible, la sauvegarde de son patrimoine, le respect des directives internes, des procdures,

Au niveau interne, les instructions et orientations de la Coordination permettent aux


collaborateurs de comprendre ce qui est attendu d'eux et de connatre l'tendue de leur libert
d'action. Elles doivent tre communiques aux collaborateurs concerns en fonction des
objectifs assigns chacun d'entre eux, afin de fournir des orientations sur la faon dont les
activits devraient tre menes. Elles doivent tre tablies en fonction des objectifs poursuivis
par lassociation et des risques encourus. L'ensemble des processus oprationnels et financiers
sont concerns. Le bon fonctionnement des processus exige que des normes ou principes de
fonctionnement aient t tablis et que des indicateurs de performance et de rentabilit aient
t mis en place.

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10

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Par actifs , il faut entendre non seulement les actifs corporels mais aussi les actifs
incorporels tels que le savoir-faire, l'image ou la rputation. Ces actifs peuvent disparatre
la suite de vols, fraudes, improductivit, erreurs, ou rsulter d'une mauvaise dcision de
gestion ou d'une faiblesse de contrle interne. Les processus y affrents devraient faire l'objet
d'une attention toute particulire. Il en va de mme des processus qui sont relatifs
l'laboration et au traitement de l'information comptable et financire. Ces processus
comprennent non seulement ceux qui traitent directement de la production des tats financiers
mais aussi les processus oprationnels qui gnrent des donnes comptables.
Lobjectif gnral est de construire et conserver une image favorable auprs des parties
prenantes, prsenter des tats financiers fiables aux partenaires, et agir en conformit avec les

lois et rglements. De cet objectif gnral dcoulent des objectifs spcifiques savoir :

ES

o la matrise des risques;

AG

o la protection et la sauvegarde du patrimoine ;

-B

o la qualit de l'information, donc la fiabilit des informations financires ;


o la conformit aux lois et rglementations en vigueur ainsi que l'application des

IB

instructions de la coordination, des politiques de gestion, des plans et procdures ;

O
LI

o la ralisation et loptimisation des oprations, et l'amlioration des performances.

EQ

TH

1.3. Le primtre du contrle interne


Il appartient chaque structure de mettre en place un dispositif de contrle interne adapt sa
situation. Dans le cadre dune association, avec plusieurs dmembrements et instances, la

coordination veille l'existence de dispositifs de contrle interne au sein de ses


dmembrements. Ces dispositifs devraient tre adapts leurs caractristiques propres et aux
relations entre la coordination nationale et les diffrentes sections, conventions et autres
dtachements. Il appartient ainsi la coordination d'apprcier la possibilit de prendre
connaissance et d'examiner les mesures prises en matire de contrle interne.

1.4. Les composantes du contrle interne


Selon la norme la norme ISA 315, le dispositif de contrle interne comprend cinq
composantes troitement lies. Bien que ces composantes soient applicables toutes les
structures, leur mise en uvre peut tre faite de faon diffrente selon la taille et le secteur
d'activit des socits.

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11

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Dans le cadre des associations, la complexit de la structure organisationnelle, lampleur de


laction et les diffrents enjeux conditionnent le dispositif de contrle interne mettre en
place. Il sagit de :

lenvironnement du contrle ;

les procdures dvaluation des risques de lentit ;

le systme dinformation et les processus connexes concernant les


enregistrements comptables et la communication ;
les activits de contrle ;

la surveillance des contrles (pilotage).

ES

Les lignes suivantes serviront dveloppes ces points en sinspirant de HAMZAOUI (2006 :

AG

109).

-B

1.4.1. Une organisation comportant une dfinition claire des responsabilits

IB

La mise en uvre d'un dispositif de contrle interne doit reposer sur des principes

O
LI

fondamentaux mais aussi sur :

TH

o une organisation approprie qui fournit le cadre dans lequel les activits ncessaires

EQ

la ralisation des objectifs sont planifies, excutes, suivies et contrles ;


o des responsabilits et pouvoirs clairement dfinis qui doivent tre accords aux

personnes appropries en fonction des objectifs de la structure ;

o une politique de gestion des ressources humaines qui devrait permettre de recruter
des personnes possdant les connaissances et comptences ncessaires l'exercice
de leur responsabilit et l'atteinte des objectifs actuels et futurs de la structure.
1.4.2. La diffusion en interne d'informations
La structure devrait disposer de processus qui assurent la communication d'informations
pertinentes, fiables et diffuses en temps opportun aux acteurs concerns de la structure
afin de leur permettre d'exercer leurs responsabilits.

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12

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

1.4.3. Un systme visant recenser, analyser les principaux risques


En raison de l'volution permanente de l'environnement ainsi que du contexte rglementaire,
les structures doivent mettre en place des mthodes pour recenser, analyser et grer les risques
d'origine interne ou externe auxquels elles peuvent tre confrontes et qui rduiraient la
probabilit d'atteinte des objectifs. (HAMZAOUI, 2006 : 109).
1.4.4. Des activits de contrle proportionnes aux enjeux propres chaque processus
Les activits de contrle sont prsentes partout dans l'organisation, tout niveau et dans toute
fonction qu'il s'agisse de contrles orients vers la prvention ou la dtection, de contrles
manuels ou informatiques ou encore de contrles hirarchiques. En tout tat de cause, les

ES

activits de contrle doivent tre dtermines en fonction de la nature des objectifs auxquels
elles se rapportent et tre proportionnes aux enjeux de chaque processus. Dans ce cadre, une

AG

attention toute particulire devrait tre porte aux contrles des processus de construction et
de fonctionnement des systmes d'informations.

-B

IB

1.4.5. Une surveillance permanente portant sur le dispositif de contrle interne

O
LI

Comme tout systme, le dispositif de contrle interne doit faire l'objet d'une surveillance
permanente. Il s'agit de vrifier sa pertinence et son adquation aux objectifs de la socit.

TH

Cette surveillance est mise en uvre par le management sous le pilotage de la plus haute

EQ

hirarchie (Direction Gnrale, Coordination Nationale). Elle prend notamment en compte


l'analyse des principaux incidents constats, le rsultat des contrles raliss ainsi que des

travaux effectus par l'audit interne, lorsqu'il existe. Cette surveillance s'appuie notamment

sur les remarques formules par les commissaires aux comptes et par les ventuelles instances
rglementaires de supervision.

1.5. Les acteurs du contrle interne


Le contrle interne est l'affaire de tous, des organes de gouvernance l'ensemble des
collaborateurs de la structure.
1.5.1. Le Conseil d'Administration
Le niveau d'implication des Conseils d'Administration ou de Surveillance en matire de
contrle interne varie d'une structure l'autre. Il appartient la Direction Gnrale de rendre
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13

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compte au Conseil (ou son Comit d'audit lorsqu'il en existe) des caractristiques
essentielles du dispositif de contrle interne. (HAMZAOUI, 2006 : 109-110).
En tant que besoin, le Conseil peut faire usage de ses pouvoirs gnraux pour faire procder
par la suite aux contrles et vrifications qu'il juge opportuns ou prendre toute autre initiative
qu'il estimerait approprie en la matire.
1.5.2. La Coordination Gnrale
La Coordination Gnrale est charge de dfinir, d'impulser et de surveiller le dispositif le
mieux adapt la situation et l'activit de lassociation. Dans ce cadre, elle se tient
rgulirement informe de ses dysfonctionnements, de ses insuffisances et de ses difficults

ncessaires.

AG

ES

d'application, voire de ses excs, et veillent l'engagement des actions correctives

1.5.3. Le service daudit interne

-B

Lorsqu'il existe, le service d'audit interne ou le comit de veille et de surveillance a la

IB

responsabilit d'valuer le fonctionnement du dispositif de contrle interne et de faire toutes

O
LI

recommandations pour l'amliorer, dans le champ couvert par ses missions. Il sensibilise et
forme habituellement l'encadrement au contrle interne mais n'est pas directement impliqu

TH

dans la mise en place et la mise en uvre quotidienne du dispositif.

EQ

Le responsable de l'audit interne rend compte la Coordination Gnrale et selon des

modalits dtermines par chaque socit, aux organes sociaux, des principaux rsultats de la
surveillance exerce.
1.5.4. Le personnel de lunion
Chaque collaborateur concern devrait avoir la connaissance et l'information ncessaires pour
tablir, faire fonctionner et surveiller le dispositif de contrle interne, au regard des objectifs
qui lui ont t assigns. C'est le cas des responsables oprationnels en prise directe avec le
dispositif de contrle interne mais aussi des cadres financiers qui doivent jouer un rle
important par rapport au pilotage et au contrle.

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14

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

1.6. Les composantes du contrle interne : Management


des Risques
Le management des risques est un processus mis en uvre par le conseil dadministration, la
direction gnrale, le management et l'ensemble des collaborateurs de lorganisation.
Il est pris en compte dans llaboration de la stratgie ainsi que dans toutes les activits de
l'organisation. Il est conu pour identifier les vnements potentiels susceptibles daffecter
lorganisation et pour grer les risques dans les limites de son aversion pour le risque. Il vise
fournir une assurance raisonnable quant l'atteinte des objectifs de l'organisation. Le COSO II
a mis en exergue huit composantes de management des risques qui sont les suivantes :

1.6.1. Environnement de contrle

ES

AG

Milieu dans lequel les personnes accomplissent leurs tches et assument leurs
responsabilits en matire de contrle. Cela constitue le fondement des autres lments du

IB

lintgrit ;

-B

contrle interne et le moteur de toute organisation ;

O
LI

lthique et la comptence du personnel ;


la philosophie des dirigeants et le style de management ;

TH

la politique de dlgation des responsabilits ;

EQ

la politique dorganisation et de formation ;

et lintrt manifest par le Conseil dadministration et sa capacit indiquer clairement les

objectifs.
1.6.2. Dfinition des objectifs

Des objectifs doivent tre dfinis au niveau organisationnel et dclins vers les units
oprationnelles et les agents. Ils peuvent tre scinds en objectifs stratgiques, en objectifs
oprationnels, en objectifs de reporting et en objectifs de conformit.
Ils doivent tre SMART (Spcifiques Mesurables Acceptables - Ralistes Dtermins
dans le Temps).

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Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

1.6.3. Evaluation des risques


Lvaluation des risques consiste :
o lidentification et lanalyse des facteurs de risques et leur matrise afin de
fonctionner de faon harmonieuse ;
o lvaluation des risques doit intgrer la conformit aux exigences du rgulateur et aux
lois;
o lorganisation doit tre consciente des risques et mettre en place des mcanismes
permettant de les grer adquatement afin de ramener les risques inhrents (avant
contrle) un niveau rsiduel (risques rsiduels aprs contrle).

AG

ES

C
Cette tape consiste :

1.6.4. Le traitement des risques

-B

o analyser les consquences du risque;


o dfinir les responsabilits, les ressources et les actions de rduction du risque;

IB

o laborer un plan daction de gestion/matrise des risques.

O
LI

1.6.5. Les Activits de contrles

TH

Il sagit de sassurer que les normes et procdures mises en place par le management en vue

EQ

de matriser les risques et datteindre les objectifs sont excutes efficacement tous les

niveaux. Les activits de contrle comprennent: des examens un haut niveau, un contrle

de dlgation, un systme rigoureux de vrification

appropri de chaque dpartement, des contrles physiques, un systme prcis d'approbation et

1.6.6. Information et communication


Dans un dispositif de contrle interne efficace,
o linformation pertinente doit tre identifie, recueillie et diffuse sous une forme et
dans des dlais qui permettent chacun dassumer ses responsabilits ;
o les systmes dinformation doivent produire des informations ncessaires la prise de
dcisions, au reporting et qui permettent de grer et de contrler lactivit ;
o la communication efficace, la fois ascendante, descendante et horizontale.

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16

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Communication efficace avec les tiers, tels que clients, fournisseurs, autorits de tutelle.
1.6.7. Le Pilotage
Les systmes de Contrle Interne doivent eux-mmes tre contrls afin que soient values,
dans le temps les performances qualitatives. Pour cela, il convient de mettre en place un
systme de suivi permanent ou de procder des valuations priodiques, ou encore de
combiner les deux mthodes. Le suivi permanent: autocontrle, contrles rguliers effectus
par le management et le personnel dencadrement, lvaluation priodiques: leur tendue et
leur frquence dpendront de lvolution des risques et de lefficacit du suivi permanent.

ES

Conclusion

Elaborer des procdures comptables et financires conduit un renforcement du dispositif du

AG

contrle interne. Cest ainsi, quune parfaite comprhension du contenu thorique du contrle
interne est un pralable. Cest dans ce cadre que le prsent chapitre a t institu. Il nous a en

-B

effet permis dapprhender les contours de la comptabilit et du contrle interne. A son terme,

IB

il est retenir que le contrle interne est un ensemble de scurit mis en place par lensemble

O
LI

des principales parties prenantes (conseil dadministration, direction gnrale, personnel de


lentreprise etc.) visant assurer la scurit du patrimoine de lentreprise, le respect des lois et

TH

des rglements, le respect des directives de la direction, latteinte des objectif et lvaluation
des performances. Enfin, nous avons pu comprendre les composantes du contrle interne et le

EQ

rle dvolu chaque acteur. Partant de l, nous pouvons aborder les aspects spcifiques aux

procdures comptables et financires.

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17

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

CHAPITRE 2. Elaboration du manuel de procdures comptables et


financires
2.1.

La notion de manuel de procdures


2.1.1. Dfinition du manuel de procdures

Selon KONATE (2009 :1) : le manuel de procdures est un document crit, dcrivant les
procdures, de tout ou partie, des diffrents processus dune organisation, entreprise publique
ou prive. Cest un guide pratique interne pour uniformiser les activits de planification,
dorganisation, dimpulsion des ressources humaines et de contrle .

ES

Cette dfinition met en exergue laspect formel du manuel de procdures. En effet, dans une
dynamique de capitalisation des comptences, il savre ncessaire quil prenne une forme

AG

conventionnelle. En outre, dans cette perspective, il faut quil soit quotidiennement mis jour
pour prendre en compte les changements organisationnels, rglementaires, technologiques ou

IB

-B

procduraux.

2.1.2. La notion de procdure

O
LI

La procdure est un enchainement de tches lmentaires standardises, dclenches en

TH

amont par lexpression dun besoin quelconque et limites en aval par lobtention dun

EQ

rsultat attendu. Chaque procdure est donc comme une suite doprations effectues dans
une mme squence de temps par un nombre limit dacteurs appartenant un mme sous

ensemble . ( Henry et Mokam-Daverat, 2005 :16).

De cette dfinition, il apparait clairement que les intervenants extrieurs ne sont pas concerns
par llaboration et la mise en uvre du manuel de procdures.
La procdure sinscrit daprs KONATE (2009 :1) dans un ensemble dcroissant et
concordant qui peut se schmatiser comme suit : mission, processus, procdures et tches :
la mission est globale, elle correspond selon lui la fonction, au mandat dune
organisation (entreprise, administration). Elle ncessite un nombre important
dintervenants ;

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18

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

le processus quant lui est un enchainement logique de procdures consistant en la


ralisation dactions complexes ncessitant lintervention de plusieurs acteurs,
ventuellement en plusieurs endroits ;
les procdures sont par contre ordinaires, priodiques et/ou durgences. Selon lui
toutes les trois situations doivent tre dcrites. Surtout la dernire, pour viter des
paniques en situation dsagrable ou imprvisible.

2.1.3. Les tches


Selon KONATE (2009 : 2), les tches sont les plus petits dmembrements des procdures,
elles sont ralises par une mme personne.

2.2.

Principes gnraux dun manuel de procdure

ES

AG

Le manuel de procdures repose sur un certain nombre de rgles de conduite ou de prceptes


dont le respect lui confrera une qualit satisfaisante. Cest ainsi quen sinspirant de

-B

NGUYEN (1999 : 173) et de HERARD (2003 : 209-210) un certain nombre de principes et de


caractristiques peuvent tre dclins et explicits comme suit :

IB

O
LI

2.2.1. Principe dorganisation et sparation des fonctions

TH

Pour que le manuel de procdures soit satisfaisant, il est ncessaire que lorganisation de
lentreprise possde certaines caractristiques. Lorganisation doit tre :

adapte et adaptable ;

EQ

pralable ;
vrifiable ;
formalise ;

Et doit comporter une sparation convenable des fonctions.

2.2.2. Principe dintgration ou autocontrle


Les procdures mises en place doivent permettre le fonctionnement dun systme
dautocontrle mise en uvre par des recoupements, des contrles rciproques et des moyens
techniques appropris.

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19

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

2.2.3. Principe de permanence


La mise en place de lorganisation de lentreprise et de son systme de rgulation : le manuel
de procdures, suppose une certaine prennit de ces systmes. Il est vident que cette
prennit repose ncessairement sur celle de lexploitation.

2.2.4. Principe duniversalit


Ce principe signifie que le manuel de procdures concerne toutes les personnes dans
lentreprise, en tout temps et en tout lieu. Autrement dit, personne nest exclu du contrle par
quelques considrations que ce soient : il ny a ni privilge, ni domaines rservs, ni
tablissement mis en dehors du contrle interne.

AG

ES

C
2.2.5. Principe dindpendance

Ce principe implique que les objectifs du manuel de procdures sont atteindre


indpendamment des mthodes, des procds et moyens de lentreprise. En particulier

-B

lauditeur doit vrifier que linformatique nlimine pas certains contrles intermdiaires

IB

O
LI

2.2.6. Principe dinformation et qualit du personnel


Linformation doit rpondre certains critres telles que la pertinence, lutilit, lobjectivit,

EQ

TH

la communicabilit et la vrifiabilit.

La qualit du personnel ne doit pas fragiliser les procdures, cest--dire linformation. Tout

systme de contrle interne est, sans un personnel de qualit vou lchec. La qualit du

personnel comprend la comptence et lhonntet ; cependant, la fragilit du facteur humain


rend toujours ncessaires de bonnes procdures de contrle interne.

2.2.7. Principe dharmonie


On entend par principe dharmonie, ladquation du contrle interne aux caractristiques de
son environnement. Cest un simple principe de bon sens qui exige que le contrle interne soit
bien adapt au fonctionnement de lentreprise.

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20

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

2.3.

Objectifs dun manuel de procdures

Dans une logique de capitalisation des comptences, le manuel de procdures apparait comme
un lment incontournable. En effet, il permet la structure de crer de la valeur ajoute dans
les processus oprationnels et daccroitre son efficacit organisationnelle.
En sinspirant de HENRY & al (2001 :10) et NGUYEN (1999 : 164) llaboration des
procdures vise :
la formalisation des pratique : selon KONATE (2009 :2) tout ce qui se fait doit tre
crit et tout ce qui est crit doit tre fait . Ainsi le manuel est un cadre de reference
pour lexcution dune tche ;

ES

lharmonisation des activits : en effet, grace un manuel de procdures la manire


daccomplir une tche ne peut changer dune personne une autre ;

AG

la responsabilisation des intervenants tous les paliers de dcision : en effet, le manuel


de procdures est une formalisation de la responsabilit de chacun. Il decrit cet titre

-B

le qui fait quoi, comment, avec quel moyen sous le contrle de qui ;

IB

la promotion facile des postes vacants : les procdures tant formalises, tous les

O
LI

acteurs deviennent indispensables car leurs comptences ont t capitalises.


Nimporte quel autre acteur aura juste besoin dun temps dimprgnation pour prendre

TH

en charge les processus abandonns ;

la promotion de la transparence, de la traabilit et de lquit dans le traitement des

EQ

dossiers : cet aspect est dautant plus important dans la mesure o il permet daccroitre

la crdibilit de la structure aux yeux du partenaire ou du simple citoyen ;

la facilitation de la socialisation : en effet, les nouvelles recrues peuvent travers le


manuel de procdures apprendre facilement des normes en vigueur. Elle peuvent aussi
apprendre les comportements adopter ou banir et le systme de valeur de
lentreprise quelle viennent de rejoindre.

2.4.

La structure dun manuel de procdures

KONATE (2009 :2) fait remarquer que le manuel de procdures est conu et utilis selon un
contexte social. En effet, il subit les influences gographiques. Ainsi, il existe selon lui un
modle amricain et un modle franais. Il faut cependant faire la part des choses avec les
manuels usuels dexploitation dun appareil dit manuels spcialiss.

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21

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Pour KONATE (2009 :2), le manuel de procdure, modle franais comporte trois (3) parties
distinctes mais complmentaires. Il sagit de la partie introductive, du corpus des procdures
et des annexes.
Par contre pour Henry & al (2011 :55) le manuel peut tre dcompos en plusieurs volumes
selon la taille et lactivit de lentreprise. Chaque volume pouvant son tour comporter une
structure trois grandes parties : les gnralits introductives, les fiches de procdures
proprement dites et les annexes et tables complmentaires.
Il apparait clairement quil ny a pas de diffrence fondamentale entre les deux approches
prcdemment cites. Ainsi, nous arrterons la prsentation selon Henry & al dans la mesure
o elle donne plus dautonomie chaque volume. En effet, la premire consiste en une seule

aux annexes.

AG

ES

introduction suivie du corpus dans lequel il peut avoir plusieurs volumes avant de procder

2.4.1. Lintroduction du manuel

-B

Cette premire partie se positionne lentre de chaque volume. Elle prsente tout dabord le

IB

contenu du volume grce un sommaire suivi dune introduction gnrale proprement dite

O
LI

qui permet de dfinir les objectifs poursuivis par llaboration du manuel et de donner sa
structure gnrale. Elle fournit aussi des orientations sur le mode dutilisation (dans le cadre

TH

de la recherche dinformation) et fait une bauche de la dmarche de mise jour.

EQ

2.4.2. Les fiches de procdures

Cette partie constitue le corpus du manuel de procdures. Pour Henry & al. (2001 :56) les

procdures ont les mmes structures logiques : la description synthtique de la procdure, le


diagramme des flux et la fiche descriptive des tches.
2.4.2.1.

La description synthtique de la procdure

En sinspirant des travaux de KONATE (2009 :3) et de HENRY & al. (2001 :56), on pourrait
dire que cette phase fait une description sommaire qui permet de prsenter la procdure. Cette
prsentation permet de donner une vue densemble en rappelant succinctement les objectifs de
la procdure en question, ses caractristiques, les services metteurs, la liste des destinataires
et la dernire mise jour.

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22

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

2.4.2.2.

Le flow chart

Cest un langage graphique qui simplifie la complexit ventuelle des oprations. Il permet
dindiquer grce des figures les lments cl (tches, point de contrle, livrables).
Cependant, il est un langage muet pour non-initis car il ne fournit pas de dtail sur
lexcution.
Pour BERGER & al. (2000 :123), les diffrentes tapes de la reprsentation graphique dune
procdure sont donnes comme suit :
identification des rles impliqus ;
positionnement des rles en colonnes ;

ES

identification des faits initiaux ou lments dclencheurs de la premire instruction, en


prcisant le rle et la provenance de linformation transmise ;

AG

identification des lments qui terminent la procdure ;


renseignement des informations des flches qui relient les instructions entre elles ;

instructions ;

IB

-B

placement des moyens (matriels et documents) qui servent la ralisation des


vrification des commentaires des formes (lisibilit, comprhension, taille) ;

O
LI

dfinition des instructions qui doivent tre dveloppes car elles prsentent des risques
ou ncessitent une vigilance particulire ;

TH

identification des responsabilits au sein de la procdure.


La fiche descriptive des tches

EQ

2.4.2.3.

Cette fiche est au centre mme du manuel. Elle donne une description narrative et est

complte par des circuits et des oprations raliser. Selon HENRY & al. (2001 :68), elle
donne une rponse explicite aux questions de savoir qui fait quoi et comment ? Elle permet
galement de trouver au premier coup dil les acteurs concerns et de comprendre
lenchainement des travaux entre eux, en prcisant les intrants et les outputs.

2.4.3. Les annexes et les tables complmentaires


Selon HENRY & al. (2001 :56), les annexes concernent des tables de donnes ou des
illustrations complmentaires. Ils comprennent des listes de procdures qui peuvent tre
prsentes selon un ordre de classement (sommaire) ou par ordre alphabtique (index). Dans

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

23

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

ce dernier cas, une liste peut prsenter des regroupements thmatiques par objet ou par
processus.
Cette constitution des annexes est un peu diffrente de celle propose par KONATE
(2009 :3). En effet, il propose une constitution des annexes partir des documents de
rfrence avec les dtails des informations sur lentreprise notamment :
les textes fondamentaux (lois, dcrets, arrts, dcisions, directives, circulaires, etc.) ;
la liste des procdures classes par ordre alphabtique ou par ordre de classement dans
le manuel de procdures ;
lorganigramme ;
les illustrations ;

C
ES

les modles ;

les glossaires dfinissant les termes techniques ;

AG

le sommaire du manuel de procdures.

-B

Ainsi, il est clair que cette approche est plus mme de procurer suffisamment dinformations
pour faciliter lexploitation du manuel de procdures.

IB

La dmarche dlaboration dun manuel de procdures

O
LI

2.5.

TH

Llaboration du manuel de procdures se droule travers un certain nombre dtapes. Ces


tapes rpondent un besoin defficacit qui est gnralement mis en uvre dans le cadre des

EQ

missions daudit aussi. Cest ainsi qu ce niveau, RENARD (2007 :198) fait distinguer trois

tapes : une phase prparatoire, une phase de ralisation et une phase de conclusion.
Cette dmarche parait idoine pour une russite de la mission dlaboration des procdures.

2.5.1. La prparation de la mission


Selon Sun Tzu, toute victoire est la rsultante dune bonne prparation. En faisant notre cette
conception, une mission dlaboration de manuel de procdures non prpare est voue
lchec. En effet, ladite prparation consiste en une prise de connaissance gnrale de la
structure. Elle consiste prendre connaissance des procdures existantes, les dcouper, les
confiner et prparer la chemise des procdures (HENRY & al. 2001 :79-84).

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

24

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

2.5.1.1.

Cartographie des procdures existantes

Aprs une revue de la documentation, il convient dj de se faire une ide des procdures
disponibles appliques ou non par la structure. HENRY (2001 :80) prconise un tour
dhorizon des missions, des vnements et des objectifs qui se prsentent lintrieur de
chaque unit, aprs quoi un tri et une hirarchisation par ordre de priorits pourraient tre
effectus sur les procdures recenses.
2.5.1.2.

Le dcoupage des processus

Les processus sont transversaux. Ils se dfinissent comme tant un enchainement logique
dactivit, comme dfini plus haut. Dans la gestion des structures, trois grands processus

ES

peuvent tre identifis : il sagit des processus dcisionnels, des processus de ralisation qui
concernent le cur de mtier de la structure et des processus supports. Pour le dcoupage, on

AG

peut sappuyer sur ces trois types de processus.


Une fois les processus identifis et dcoups, il convient de prparer leur description

-B

sommaire. En effet, selon BERGER & al. (2000 :72), la description des processus est

La codification des processus

TH

2.5.1.3.

O
LI

latteinte des objectifs dfinis.

IB

essentielle car elle conditionne la nature et le nombre de procdures qui seront rdiges pour

EQ

Il sagit dattribuer des codes de rfrence chaque procdure en fonction dune


nomenclature interne. Cette codification permet selon JAVEL (2004 :31) de pouvoir passer du

langage naturel un langage symbolique dont linterprtation est plus aise. Elle permet de

reprsenter une expression plus ou moins complexe par un groupe de caractristiques


alphanumriques plus concises appeles codes.
A cette codification, il faut adjoindre un rfrencement ou une pagination. Cette pagination
est distincte de la pagination classique. Cela est d au souci de prise en compte des contraintes
lies au manuel. Les principaux de ces soucis sont : les mises jour qui entrainent des retraits
et des remplacements. Ainsi, chaque fiche de procdure est pagine de faon indpendante
aux autres.

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

25

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

2.5.1.4.

La chemise de procdure

La chemise de procdures est un dossier par procdure, prpar par le rdacteur et qui
rassemble toutes les pices denqute. Elle comporte les lments identifiant la procdure
(nom, numro, frquence, vnement dclenchant, rsultat, services concerns,) ; les
lments denqute (nom du rdacteur, date et tat davancement, interviews, rdaction,
validation, observation), la liste des pices du dossier (documents rdigs, diagrammes,
imprims collects, tats informatiques, rfrences techniques, etc.).
Tout ce travail ne ncessite pas une prsence dans lentreprise. Cest une fois cette phase
boucle que le rdacteur peut entamer laspect concret de la mission.

2.5.2. La ralisation de la mission dlaboration du manuel de procdures

ES

Cette phase est fondamentale et tient la russite de la mission. En effet, elle dbute par une

AG

valuation du contrle interne pour demble identifier les potentielles failles combler par le
manuel en laboration. (HENRY & al. 2001 :79-84)

-B

2.5.2.1.

valuation du systme de contrle interne

IB

O
LI

Lvaluation du contrle interne est au cur de la mission dlaboration du manuel de


procdures. Elle value le respect des principes gnraux de contrle interne, les critres de

TH

rfrences relatives aux procdures et le degr de sparation des tches.

EQ

La phase dvaluation du contrle interne permet au rdacteur dvaluer les procdures et

systmes, manuels ou informatiss, utiliss par lentreprise. Durant cette phase, il approfondit

sa connaissance des risques inhrents lactivit de lentreprise, et statuts dfinitivement sur


les risques de non contrle, cest--dire, sur la capacit des procdures en place neutraliser
les risques de perte de patrimoine. Il en dduit les risques derreurs possibles sur les tats
financiers futurs grce des points de contrle insrer dans le manuel.
On peut distinguer plusieurs phases dans lvaluation du contrle interne.
la description des systmes et des procdures
Le rdacteur prend connaissance du contrle interne de lentreprise en sefforant de saisir
lensemble des mthodes et des procdures qui ont trait son organisation.
la confirmation de la comprhension du systme
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

26

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Le rdacteur sassure quil a bien compris le systme en vrifiant la description quil en a


reue : il met en uvre cette fin des tests de conformits.
valuation prliminaire du contrle interne
Il dtermine ce stade :

les points forts thoriques du contrle interne ;

les points faibles du contrle interne.

la confirmation de lapplication des points forts du systme


Le rdacteur cherche sassurer que les points forts sont appliqus de manire permanente. Il

ES

met en uvre cette fin, des tests de permanence.

AG

valuation dfinitive du contrle interne


A ce stade, le rdacteur est mme de faire la distinction des points forts appliqus, des points

-B

forts thoriques mais non appliqus et les faiblesses. Il peut utiliser cette fin des outils

IB

comme le questionnaire dvaluation du contrle interne, le Tableau des Forces et des

Analyse de lexistant

TH

2.5.2.2.

O
LI

Faiblesses Apparentes et/ou linterview daudit.

collecte des informations

EQ

Pour analyser lexistant, il est ncessaire de suivre la dmarche suivante :

Il sagit pour le rdacteur de recueillir le maximum dinformations sur le domaine. Plusieurs


techniques sont utilises ;

entretien libre ;

questionnaire descriptif ;

diagramme de circulation.

description des procdures non formelles


Les informations collectes doivent permettre au rdacteur deffectuer une premire
description des procdures de traitement de linformation dans lentreprise.

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27

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Ces procdures de traitement de linformation qui ne sont en gnrale consignes dans aucun
support sont alors formalises. Aprs cette formalisation, elles sont inscrites dans un
document pour ensuite tre soumises lapprobation des diffrents intervenants ou acteurs de
la procdure.

AG

ES

C
IB

-B
O
LI
E

EQ

TH
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

28

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

diagnostic des procdures existantes


Ces procdures formalises et valides sont ensuite analyses conformment au rfrentiel du
rdacteur (ensemble des objectifs de contrle interne) et aux pratiques dorganisation
communment admises.
Ces analyses doivent permettre :
didentifier les diffrentes fonctions de lentreprise ;

didentifier les diffrents travaux ;

de dfinir les objectifs de contrle interne ;

didentifier les intervenants chaque tape ;

dcrire la procdure.

ES

A la suite de ces analyses, le rdacteur doit tre mesure de faire ressortir les forces et les

AG

faiblesses constates dans les procdures sur la base desquelles il fera ses recommandations.

-B

2.5.2.3.

Rdaction du manuel des procdures

IB

La conception du manuel sappuie sur le cadre organique de lentreprise. Pour chaque

O
LI

procdure identifie, le manuel prsentera :


lintroduction

la description dtaillant les tapes de la procdure dans un tableau trois (3)


colonnes faisant ressortir :

EQ

TH

lintervenant ;

les tches et contrles effectus ;

la liste des documents utiliss comme supports.

Il existe diffrentes sortes de plans pour la rdaction du manuel de procdures. On peut le


faire :

par thme

mthodes dvaluation ;

schmas dcritures ;

classement des pices justificatives ;

etc.

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

29

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

par service ou par groupe ;

par fonction ou par processus :

achats ;

prestations de services ;

gestion des ressources humaines ;

immobilisations ;

trsorerie ;

etc.

Le plan du manuel dpendra de :


la nature de lentit concerne

entreprise commerciale ;

AG

entreprise de services ;

association ;

organisme de formation ;

etc.

IB

-B

du type de procdures privilgies

O
LI

ES

procdures comptables ;

procdures de contrle interne ;

procdures administratives.

EQ

TH

Pour des besoins du prsent mmoire, tant donn que nous avons faire une association,

nous allons privilgier lapproche fonctionnelle pour faciliter limprgnation du manuel par
chaque acteur.
Conclusion
Dans le cadre dun mmoire portant sur les procdures, une approche thorique permettant de
comprendre la thmatique est indispensable. Cest ainsi que ce chapitre tire tout son sens. En
effet, il nous a permis de passer en revue les aspects fondamentaux lis la formalisation des
procdures comptables et financire dans une structure. Cest ainsi que nous pourrions aspirer
rdiger des procdures cohrentes et respectant les normes et les meilleures pratiques pour
une structure comme lUDGPMK. Le pralable tant sans doute, dans un cadre pdagogique
la dfinition dune mthodologie de collecte et de traitement des donnes indispensables.

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

30

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

CHAPITRE 3. Mthodologie de la recherche


Aprs avoir prsent les lments fondamentaux du contrle interne comptable, financier et
des aspects relatifs llaboration dun manuel de procdures, il savre judicieux pour nous
daborder dans ce chapitre lapproche mthodologique de notre tude travers un modle
danalyse et des outils de collecte et danalyse des donnes.

3.1.

Modle danalyse

A la suite de notre revue de la littrature et en sinspirant de multiples dmarches et des


bonnes pratiques en matire de conception de procdures, la rsolution de notre thme nous a
conduit laborer le modle danalyse. Ce modle se rsume schmatiquement en trois

phases regroupant dix tapes.

AG

ES
IB

-B
O
LI
E

EQ

TH
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

31

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Figure 1 : Mthodologie de ltude


ETAPES

ACTIONS

Prise de connaissance

Prise de connaissance de lDGPMK

Analyse
documentaire

Interview

Runion

Cartographie des processus existants


Codification des procdures cartographies
Prparation des dossiers de procdures

QCI ;

Diagramme de
Circulation ;

Questionnaires
descriptives ;

Test de conformit ;

Test de permanence.

AG

Analyse de lexistant
Elaboration des procdures

IB

-B
O
LI

Validation des procdures

Formation et mise en application du


manuel de procdures

Runion ;

Etudes de cas.

Procdures dfinitives

EQ

TH

Finalisation

Evaluation du Contrle Interne

ES

Ralisation

OUTILS

Evaluation priodique/

Suivi

Recommandations

Mises jour

Source : nous mme

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

32

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

3.2.

Outils de collecte de donnes

Dans le cadre du prsent mmoire, nous avons d recourir un certain nombre doutils.
Lobjectif est de recueillir les informations ncessaires une bonne connaissance de
lenvironnement de lentit tudie. Plus prcisment, ces informations nous permettrons
davoir une ide des procdures de gestion comptable et financire existantes et
dapprhender les diffrentes insuffisances. Ces outils sont essentiellement lobservation,
lanalyse documentaire, les runions et les interviews.

3.1.1. Linterview
Cette mthode est fondamentale dans la collecte des preuves. En effet, Selon HENRY &

ES

al. (2001 :89), une interview doit se drouler dans un climat dcoute, suivre un plan
ordonn et rpondre aux questions suivantes : Qui fait Quoi ?, Comment ?, Quels dlais ?,

AG

Avec quels outils et supports ?

-B

Cest ainsi quelle donne la possibilit dentendre de vive voix les actions quotidiennes et
les procdures suivies par les diffrents acteurs. Elle est utilise pour comprendre le

IB

processus de gestion comptable et financire et ainsi identifier les dysfonctionnements.

LI

De ce fait, sur autorisation du Coordonnateur, nous avons interview les responsables

TH

oprationnels et stratgiques de lUDGPMK.

En effet, vu le temps qui nous avait t imparti, cette technique a t au centre de notre

U
EQ

dmarche. Certes, une technique comme lobservation jouerait un rle aussi important en
permettant de faire le constat des procdures pratiques mais le temps qui nous tait

imparti tait insuffisant.

Cest ainsi que nous avons renforc notre comprhension par une analyse documentaire.

3.1.2. Lanalyse documentaire


Elle a consist en une tude de toute la documentation disponible et touchant
lorganisation gnrale de lUDGPMK, son statut, rglements intrieurs et ses
conventions. Il sagit principalement des statuts, du rglement intrieur, des diffrents
protocoles daccord de financement, des comptes rendus des sances de travail visant
concevoir le projet en lui-mme. En outre, nous avons pu tudier le document projet qui
est un cadre de prsentation de lorganisation vise, de ses objectifs, de ses moyens
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

33

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

daction. Pour finir, un certain nombre de Procs-Verbaux dAssembles nous ont servi
pour comprendre certaines orientations prises par les hauts responsables et les acteurs de
la premire heure. Ce qui nous a permis davoir un aperu sur lorganisation, le mode de
fonctionnement de faon gnrale et particulirement sur les attentes en matire
dinformations comptables et financires.

3.1.3. Les runions


Outils essentiels, elles permettent de prendre en compte lindisponibilit de certains
acteurs. Ainsi, elles ont consist la participation aux runions de coordination ordinaire
ou initier des runions avec plusieurs acteurs la fois. Ces acteurs sont : le

ES

projets.

Coordonnateur, le Responsable Administratif et Financier et des Chefs dEquipe de sous

AG

Ces diffrents entretiens ont t conduits laide de guides dentretien en annexe, ce qui
nous a permis de mieux orienter nos changes et de recueillir les informations prcises.

-B

3.2.

Les outils danalyse des donnes

IB

LI

Une fois les donnes collectes, nous les avons analyses travers la grille de sparation

TH

des tches, le questionnaire de contrle interne, les tests de conformit et de permanence.

3.2.1. La grille de sparation des tches

U
EQ

Selon OBERT (2002 :75), la grille danalyse ou de sparation des tches est un tableau
double entre effectuant linventaire des diffrentes oprations ralises et permettant de

reprer les cumuls de fonctions.

Elle permet didentifier les potentiels cumuls de postes incompatibles. Elle permet ainsi
de vrifier si la sparation des tches incompatibles est respecte mais galement
danalyser les charges de travail de chacun. Elle accompagne toujours le questionnaire de
contrle interne et prsente lavantage de donner premire vue, une ide sur le cumul
des fonctions.

3.2.2. Le questionnaire de contrle interne


Selon LEMANT (1995 : 195), cest une grille danalyse qui permet de porter un
diagnostic sur le dispositif de contrle interne dune entit, et de dtecter les
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

34

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

dysfonctionnements. Le questionnaire liste ainsi les contrles qui doivent tre oprs pour
sassurer de la fiabilit des procdures. Son usage permet de rpondre aux questions Qui
fait Quoi ?, O ?, Quand ?, Comment ? (RENARD ; 2007 : 243).
Pour prparer notre questionnaire, il nous a fallu dabord, recenser toutes les questions
spcifiques au processus de gestion comptable et financire. Chaque question est rdige
de faon ce quune rponse oui indique une force apparente et une rponse non
indique une faiblesse apparente. Toute rponse non en fonction de la gravit sera
reprise et commente. Les rponses oui , par contre feront lobjet dun sondage et de
vrification du fonctionnement du systme.
A la suite de son laboration, le questionnaire a t administr lensemble des

ES

oprateurs du processus de gestion comptable et financire en vue de dterminer les


forces et les faiblesses des dispositifs mis en place.

AG

Les tests de conformit et de permanence associs aux outils prcdents nous permettront

-B

de confirmer ou dinfirmer les forces constates en matire de gestion des risques


oprationnels du processus comptable et financier.

IB

LI

3.2.3. Les tests de conformit

TH

Selon MADERS (2006 :62), lobjet de ces tests nest pas de vrifier que la procdure est
bien applique mais quelle existe. En effet ils sappuient sur un document final ou sur le

U
EQ

rsultat dune opration et permettent de remonter la source en passant par toutes les
phases intermdiaires.

Pour effectuer ces tests, nous avons procd la slection dun chantillon avant de
procder une analyse de la structure des flux. Nous nous sommes concentrs ensuite sur
les flux les plus significatifs ou prsentant des risques incidence majeure.

3.2.4. Les tests de permanence


Selon COMBES (1997 :17), ce sont des tests de plus grande ampleur que les tests de
conformit puisquils donnent lacteur, la conviction que les procdures sont appliques
en permanence et sans dfaillance.

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

35

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

A laide des sondages, ces tests ont t raliss sur les procdures de gestion comptable et
financire en vue de sassurer que les oprations sont bien traites dans la ralit
conformment ce qui a t dcrit lors des entretiens.
Conclusion
Au terme de ce chapitre, nous avons pu apprhender une approche mthodologique qui
nous permettra de raliser un manuel de procdures cohrentes et adaptes aux ralits de
lassociation, lUDGPMK. Cette dmarche sappuie sur un certain nombre doutils de
collecte et danalyse des donnes.

ES

C
AG
E

U
EQ

TH

LI

IB

-B
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

36

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

ES

C
AG

PARTIE 2 : ELABORATION DES PROCEDURES


COMPTABLES ET FINANCIERES DE LUDGPMK

U
EQ

TH

LI

IB

-B
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

37

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Dans les pays en dveloppement il y a de plus en plus des organisations non


gouvernementales recevant des financements de nombreux bailleurs de fonds. Ces derniers
exigent de plus en plus la mise en place de cadre permettant une maitrise des principaux
risques. Les associations du genre de lUDGPMK ne sont pas en marge. En effet, elles se
doivent dacqurir et de conserver la confiance des parties prenantes. Ce qui passe
inluctablement par la mise en place dun contrle interne efficace. Cette efficacit peut tre
fonde sur la formalisation des procdures lies aux cycles critiques, en loccurrence les
cycles comptables et financiers.
Cest ainsi que lUDGPMK sest engage formaliser ses procdures comptables et

ES

financire. Cette partie a de ce fait pour but de prsenter les procdures conues pour
lAssociation. A ce titre, elle sera scinde en trois parties.

AG

Dans le cadre du premier chapitre, nous procderons une prsentation de lUDGPMK.

-B

Ensuite dans le deuxime chapitre, nous aborderons les aspects introductifs lis aux
procdures comptables et financires de lAssociation. En dernier chapitre, nous prsenterons

IB

les procdures de lUDGPMK par cycles.

O
LI
E

EQ

TH
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

38

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

CHAPITRE 4. Prsentation de lUDGPMK


4.1.

Historique, but et objectifs

LUnion Dpartementale des Groupements de Producteurs Marachers de Korsimoro


(UDGPM/K) a t cre le 10 septembre 2003 conformment la loi n 014/99/AN du
15/04/1999 portant rglementation des socits coopratives et groupements au Burkina Faso.
Le but de lunion est de coordonner, soutenir, renforcer, harmoniser les activits des
groupements de base pour une autosuffisance alimentaire. Spcifiquement, lUDGPM/K
poursuit les objectifs suivants :

assurer et faciliter la production, le stockage, la conservation, la transformation, la

ES

commercialisation des produits marachers provenant des exploitations de ses membres ;


organiser les travaux collectifs pouvant satisfaire leurs besoins communautaires ;

AG

grer les quipements collectifs et dautres biens dont pourra disposer ultrieurement
lunion ;

-B

promouvoir et dfendre les intrts conomiques, sociaux et moraux des groupements sur

IB

le plan dpartemental, provincial et national ;

O
LI

assurer lducation et la formation ;

appuyer les groupements de base dans leur ngociation avec les partenaires ;

TH

animer et informer les groupements de base sur les filires porteuses ;

EQ

aider ses membres mener la production animale (levage) ;

promouvoir la gestion des ressources naturelles (cordons pierreux, production du

compost).

4.2.

Organisation et mode de fonctionnement de lUDGPMK

LUDGPMK est une structure dont lagencement fonctionnel tire ses sources des
prescriptions statutaires et des meilleures pratiques en matire organisationnelle. Cest ainsi
quun certain nombre dorgane permettent celle-ci datteindre ses objectifs.

4.2.1. Les diffrentes instances de lUDGPMK


La gestion participative est lune des caractristiques fondamentales dune organisation
dmocratique, ayant plus de chance de russir. A ce titre, dans le cadre de lUDGPMK,

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

39

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

limplication de tous les acteurs est de mise. De ce fait, lunion est structure avec plusieurs
niveaux de responsabilit partant des Groupements jusqu la coordination.
Cest ainsi, que lUDGPMK est organise en :

assemble gnrale ;

direction excutive ;

et en comit de contrle.

4.2.2. Les missions et les attributions de lAssemble Gnrale


LAssemble Gnrale des membres de lUDGPMK est linstance suprme de gestion de

lassociation. Elle comprend tous les membres. LAssemble se runit une fois chaque anne

ES

pour dlibrer sur les rapports relatifs la gestion du Bureau Excutif et la situation
financire de lunion. Elle est en droit de faire des rsolutions spciales si le besoin se fait

AG

sentir.

-B

Elle a aussi pour responsabilit lapprobation des comptes de lexercice clos et llection des
membres ligibles du dispositif de gestion. De faon synthtise mais non exhaustive, elle a

IB

pour comptence de :

O
LI

modifier les statuts et le rglement intrieur ;

TH

dfinir les grandes orientations de lUDGPM/K ;


adopter le programme dactivits et le budget;

EQ

lire les membres du BE et du Comit de Contrle ;

approuver les rapports moral, financier et dactivits ;

examiner les demandes dadhsion de nouveaux membres ;


traiter de toutes autres questions relatives ladministration et au
fonctionnement de linstitution.

4.2.3. Les missions et les attributions du Bureau Excutif


Le Bureau Excutif est lorgane politique de direction, charg de veiller lexcution des
activits de lAssociation. Il est mis en place par lAssemble Gnrale. Il est compos de dix
(10) membres dont :
un Prsident, charg de :

convoquer et prsider les runions et les Assembles Gnrales ;

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

40

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

reprsenter le Bureau Excutif en tout lieu et en toute circonstance ;

co-signer les chques et/ou les ordres de paiement avec le Trsorier ;

garantir par sa signature la validit des documents administratifs de


lunion ;

veiller lapplication des dcisions prises en AG et en runion du BE ;

etc

un vice-prsident, charg dassister le Prsident dans ses fonctions et le


remplacer en cas dabsence ou dempchement ;
un Secrtaire Gnral, charg de :
assurer le secrtariat du BE et de lAG ;

prendre des notes et rdiger les procs-verbaux des runions ;

etc

ES

un Secrtaire Gnral Adjoint, charg dassister le Secrtaire Gnral dans ses

AG

fonctions et le remplacer en cas dabsence ou dempchement ;

-B

un Trsorier Gnral, charg de :


co-signer les chques et/ou ordres de paiement avec le Prsident ;

participer lexcution du budget ;

etc

IB

O
LI

un Trsorier Gnral Adjoint, charg dassister le Trsorier Gnral dans ses

TH

fonctions et le remplacer en cas dabsence ou dempchement ;

rencontres ;

EQ

deux (2) Secrtaires lorganisation, chargs de la prparation matrielle des


deux (2) Secrtaires linformation, chargs de linformation tous les

niveaux.
Le Bureau Excutif a comptence pour :

respecter et sassurer du respect des prescriptions lgales, rglementaires et


statutaires ;
convoquer et prsider les Assembles Gnrales ;
recruter le coordonnateur de lunit de gestion et de coordination des activits de
lUnion ;
assurer la supervision des activits de lunit de coordination ;
sassurer de la mise en application des dcisions de lAssemble Gnrale ;
analyser les nouvelles demandes dadhsion et les soumettre la dcision de lAG ;

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

41

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

rendre compte de son mandat et prsenter le rapport annuel lors de lAssemble


Gnrale ;
approuver le recrutement des cadres de la Structure ainsi que les politiques de gestion
des Ressources Humaines ;
recommander lAssemble Gnrale les modalits de financement de la Structure.

4.2.4. Les missions et les attributions du comit de contrle


Le comit de contrle est lorgane de contrle de lAssociation. Il a comptence pour :

vrifier ou faire vrifier chaque moment les livres, les documents, les
registres, la caisse, les comptes, les avoirs et les biens de lAssociation ;
oprer tout autre contrle ncessaire ;

informer le Bureau Excutif de toute irrgularit constate ;

prsenter lAG un rapport annuel.

AG

ES

En vue dassurer la gestion et ladministration quotidienne des activits de lUnion il est mis

IB

-B

en place une Unit de gestion et de Coordination.

4.2.5. Les missions et les attributions de lUnit de Gestion

O
LI

LUnit de Gestion est lorgane charg de la gestion et de ladministration quotidienne de

TH

lUDGPM/K. Cette unit est dirige par un Coordonnateur recrut par le Bureau Excutif.
Elle dispose dun personnel charg de lexcution des activits de la Structure compose dun

EQ

Responsable Administratif et Financier, dun Responsable des Activits de suivi valuation et

dun responsable des programmes.

4.2.6. Le mode de fonctionnement de lUDGPMK


Le fonctionnement de lUDGPMK est bas sur les programmes. En effet, pour atteindre ses
objectifs, elle dveloppe un certain nombre de programmes avec des bailleurs de fonds. Ces
programmes visent soit le dveloppement du potentiel des membres soit le dveloppement de
la filire.
Conclusion
Ce chapitre a t riche en enseignement car il nous a permis dapprhender les aspects
organisationnels de lUDGPMK. Il nous a aussi permis de cerner son mode de
fonctionnement afin de jeter les bases pour llaboration de ses procdures.
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

42

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

CHAPITRE 5. Les procdures comptables et financires de


lUDGPMK
Ce dernier chapitre est le cur de notre travail. En effet, il nous permettra de prsenter les
procdures Comptables et Financires de lUDGPMK telles que formalises. Il faut noter
quaucune procdure formelle nexistait lUDGPMK. En effet, certaines notes dorientation
servaient de cadre de rfrence pour lexcution de la plus part des activits. Cest ainsi que
notre travail trouve son sens.
Pour une grande pertinence des procdures, et en rfrence notre mthodologie, nous avons
suivi trois principales tapes. Ce qui nous a conduits structurer le prsent mmoire en trois
parties.

ES

C
La premire partie concerne le rsum de la phase de prise de connaissance et les constats

AG

majeurs sur le contrle interne comptable. La seconde partie concerne les procdures ellesmmes. La dernire quant elle portera sur la diffusion et les futures mises jour du manuel

Point sur la prise de connaissance et lvaluation du contrle interne

IB

5.1.

-B

de procdures.

O
LI

5.1.1. La runion douverture

TH

La runion douverture a t le premier contact physique avec lUDGPMK. Elle nous a

EQ

permis de prendre sommairement connaissance des attentes spcifiques de lunion vis--vis de


la mission qui tait notre. A cette runion, il a t mis disposition les termes de rfrence et

une documentation sur lUDGPMK. Dans cette documentation figuraient les statuts, la

convention de financement et des documents sur les activits de lunion.

5.1.2. Les entretiens


Dans le but de comprendre les implications comptables et financires de tous les acteurs de
lunion, nous nous sommes entretenus avec chacun deux. Ces entretiens ont concern tous les
dpartements et dmembrement de lunion (Guide dentretien en annexe).

5.1.3. Prise de connaissance des procdures non formelles existantes


Les entretiens et lanalyse documentaire nous ont permis de cartographier les procdures
existantes en matire comptables et financires. Ces procdures concernent essentiellement :

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

43

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

la comptabilit gnrale ;
et la gestion de la caisse et des comptes bancaires.
5.1.3.1.

La comptabilit gnrale

Elle est tenue par le service administratif et financier. Celui-ci suit un certain nombre dtapes
pour la gestion de sa comptabilit. Ces tapes sont les suivantes :
la rception des pices comptables par la secrtaire ;
le contrle, la codification et limputation des pices reues par lassistant comptable ;
la saisie des pices comptables par lassistant comptable ;
le contrle des imputations, des codifications et des saisies par le Chef des Services

Administratifs et Financiers (RSAF) ;

ES

lanalyse priodique des comptes par le RSAF ;


la production des tats intermdiaires et finaux par le RSAF.

AG

5.1.3.2.

La gestion de la caisse et des comptes bancaires

-B

Au niveau de la gestion des finances de lUDGPMK, la procdure suivie est telle que la

IB

secrtaire tient une caisse menue dpenses. Lunion dispose dun compte principal et les

O
LI

cosignataires sont : le Prsident et le Trsorier.

Ainsi, la dmarche suivi pour les dcaisses est la suivantes :

EQ

TH

pour la caisse

La caisse prend en charge les dpenses minimes et urgentes. Le plafond de la caisse est fix

25 000 F CFA. Pour tout besoin de dcaissement, un mmo est labor et transmis au
Coordonnateur pour validation. Aprs validation, le demandeur peut se faire payer la caisse
tenue par la secrtaire. Lorsque la caisse atteint le seuil critique, une demande de
rapprovisionnement est effectue par le Chef des Services Administratifs et Financiers. Cette
demande est accompagne du chque signer par le Prsident et le Trsorier Gnral.
pour la banque :
Le compte banque est utilis pour les paiements dun montant suprieur 25 000 F CFA. Ces
paiements destins au paiement des dpenses engages par lunion.
Dans tous les cas, les acteurs au niveau de la signature restent les mmes.

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44

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

5.1.4. Evaluation des procdures cartographies


Elle a consist une apprciation du systme de contrle interne existant. Le but de ce travail
est de dceler les points forts maintenir et les points faibles amliorer grce un
renforcement du dispositif.
A lissue de notre valuation, nous avons pu identifier les insuffisances lies aux procdures
existantes. Au-del de leur identification, nous avons propos dans le cadre du manuel de
procdures des dispositifs spcifiques pouvant permettre leur gestion efficace.
5.1.4.1.

Insuffisances apparentes au niveau de la gestion comptable et financire

Lutilisation du Questionnaire de Contrle Interne, de la Grille de sparation des Tches et les

ES

diffrents entretiens raliss nous ont permis didentifier les risques lis la gestion
comptable et financire.

AG

Ces risques sont consigns dans le tableau suivant :

-B

au niveau de la comptabilit budgtaire

IB

Labsence dapproche globale de budgtisation qui dcoule dune lettre de cadrage et qui

O
LI

sappuie sur des plans dactions SMART peut gnrer les risques suivants :
erreurs de prvisions ;

absence dinnovation ;

problme dimplication et de coordination ;

non atteinte des objectifs ;

impossibilit dvaluer objectivement les comptences des acteurs dans une logique de

EQ

TH

GAR (Gestion Axe sur les Rsultats).


Aussi, la comptabilit budgtaire nest pas informatise, alors que lenvironnement de lunion
est tel que les lignes budgtaires sont complexes. Ainsi, cela peut entrainer :
-

des erreurs dimputations ;

une surcharge de travail du fait dune duplication des tches denregistrement


comptable (dans le logiciel) et dimputation budgtaire ;

litiges avec un bailleur ;

dtournement ;

retards dans la production des rapports.

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

45

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

au niveau de la comptabilit gnrale et analytique


Les risques que nous avons relevs sont :
-

omissions dans la comptabilisation ;

erreurs dimputation et de saisie ;

redressements fiscaux ;

tats financiers non fiables.


au niveau de la gestion de la caisse et des comptes banques

A ce niveau les risques sont les suivants :


liquidit ;

non-respect des dlais de paiement ;

erreur dimputation sur sous compte ;

AG

ES

Par contre, le dispositif dapprobation (double signature, prcd de mmos ayant suivi tout le
circuit hirarchique) est si efficace que le risque de dtournement est minime.

-B

Au niveau du logiciel de comptabilit

IB

O
LI

A ce niveau le risque principal est celui li la confidentialit. En effet, aucun dispositif


dhabilitation ou de code daccs nest mis en place. En outre, il nest pas procder

dtats truqu.
Evaluation des insuffisances apparentes

EQ

5.1.4.2.

TH

priodiquement des bouclages. Ce qui peut favoriser des modifications et la production

Une fois les risques identifis, il savre ncessaire de les valuer pour mesurer leur impact en
cas de survenance. Cependant, cette valuation est facultative dans notre cadre. De ce fait,
nous linscrivons comme une recommandation lUDGPMK.
5.1.4.3.

Prise en charges des insuffisances apparentes par le manuel

Cette partie a consist dterminer les dispositifs de contrle interne spcifique mettre en
place, en adquation avec les orientations statutaires de lunion pour chacun des risques
identifi pour viter sa survenance. Ces dispositifs ont t directement intgrs dans le manuel
de procdures.
Ce qui nous a permis de proposer le prsent manuel.

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46

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

5.2.

Les procdures comptables et financires de lUDGPMK

Les procdures de gestion comptable et financire labores lont t avec lappui de tous les
acteurs de lunion. Avec eux, un certain nombre dobjectifs ont t arrts. Il a t aussi arrt
les modalits de mise jour. Leur appui nous a aussi permis de dfinir la structure des
procdures.

5.2.1. Les objectifs des procdures comptables et financires


Les objectifs poursuivis par les procdures comptables et financires de lUDGPMK sont :
assurer un suivi comptable fiable et continu (classement, saisie, enregistrement) des

ES

oprations traites avec des tiers ou relatives aux activits et entranant des
mouvements de valeur de faon immdiate ou terme;

AG

satisfaire aux obligations lgales par la tenue des livres et documents obligatoires ;
prparer et permettre ltablissement dtats financiers priodiques procurant les

concerns.

IB

-B

synthses et les sources dinformations exploitables par les diffrents utilisateurs

La comptabilit gnrale constitue de manire gnrale :

O
LI

un instrument fiable de mesure des droits et obligations des partenaires et des


un moyen de preuve ;

EQ

TH

membres de lunion;

un outil pertinent dinformation des tiers et de gestion : les responsables de

lUDGPMK, les Partenaires Techniques, les Bailleurs de fonds ont besoin


priodiquement dinformations de synthse fiables et oprationnelles. En effet, cette
information est indispensable pour assurer convenablement la gestion dont ils ont la
charge et prendre les dcisions qui conviennent. Le systme de gestion financire et
comptable a t conu pour satisfaire ces attentes.
Aussi, lobjectif des procdures est de permettre la production dune information comptable
qui respecte les normes tablies et prsente toutes les garanties de fiabilit. Pour atteindre cet
objectif, lorganisation comptable doit assurer :
un enregistrement exhaustif, au jour le jour, et sans retard des informations de base ;
le traitement en temps opportun des donnes enregistres ;

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47

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

la mise la disposition des utilisateurs des documents requis dans les dlais lgaux ou
convenus fixs pour leur dlivrance.

5.2.2. Composantes du systme comptable


5.2.2.1.

Dfinition et rle du systme comptable

Le rle du service comptable est dtre tmoin de la vie de lUDGPM/K.


Il observe laction des autres services, analyse et enregistre les faits quil constate, les classes,
et priodiquement en fait la synthse. Cette synthse est faite sous forme de tableaux qui sont
prsents aux responsables de lUDGPM/K et aux bailleurs de fonds. Le but poursuivi dans la
production des tats est de renseigner les responsables de la situation de lunion et de leur

permettre de prendre les dcisions correctives ventuelles.

ES

Observer, analyser, enregistrer, classer et renseigner, cest le rle du systme comptable et

AG

lobjet de la comptabilit.

Systme comptable

IB

5.2.2.2.

-B

Le systme comptable doit satisfaire les procdures acceptables par lUDGPM/K.

O
LI

LUDGPM/K, pour sa comptabilit, doit utiliser un systme centralisateur automatis


tournant autour dun logiciel de gestion appropri (comptabilit gnrale, comptabilit

EQ

TH

auxiliaire, gestion analytique, tats spcifiques,).

Cependant, en labsence de logiciel, la comptabilit peut tre tenue sur un tableur Excel .

scurisation et au filtrage des accs.

Toutefois, il y a lieu, en raison de la confidentialit de linformation comptable, de veiller sa

5.2.3. Les supports comptables


5.2.3.1.

Pices comptables

Faute de pouvoir observer directement leurs actes, le service comptable demande aux autres
services de les lui faire connatre par les documents ou pices comptables qui sont par
consquent le fondement et linstrument essentiel de luvre comptable.
Ces pices comptables peuvent prendre plusieurs formes mais elles doivent tre normalises
pour lUDGPM/K pour atteindre une efficacit optimale :

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48

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Bons de commande ;
Contrats ;
Factures ;
Pices de banque, pices de caisse :
Livre de paie
5.2.3.2.

Les registres comptables

Le service comptable enregistre chaque jour, sous forme analytique, les faits dont il a ainsi
connaissance, sur les livres tenus ncessairement et naturellement dans lordre chronologique
des vnements :
journaux de banque (un journal par compte ouvert) : dans les journaux de banque, on

ES

enregistre les oprations de versement, de virement et de dcaissement sur les comptes


de dpts ouverts dans chaque banque ;

AG

journal de caisse : il enregistre toutes les oprations de menues-dpenses


correspondant des recettes de caisse (approvisionnement par chque bancaire) ou

-B

des dpenses (achats de moindre importance) ;

O
LI

paiement des factures ;

IB

journal des achats : les oprations dachat sont constates dans ce journal avant le
journal des oprations diverses : toutes les autres oprations de lUDGPM/K doivent

oprations dinventaire ;

oprations de rgularisation dcritures errones :

etc.

centralisation de la paie ;

EQ

TH

tre constates dans le journal des oprations diverses :

5.2.4. Chronologie de lexcution du travail comptable


Le comptable de lUDGPM/K doit veiller respecter la chronologie suivante pour lexcution
du travail comptable :
vrification de la validit des pices justificatives reues,
classement et numrotation des pices comptables,
imputation des pices aux rubriques comptables concernes,
vrification des imputations comptables,
saisie des critures,
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49

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

ditions des brouillards de saisie,


correction des brouillards dits,
validation des critures vrifies,
ditions des tats comptables ncessaires lanalyse des comptes :

journaux ;

grand-livre des comptes gnraux ;

grand-livre des comptes auxiliaires ;

balance gnrale des comptes ;

balance auxiliaire.
analyse des comptes (les fonctions de lettrage automatique du manuel du logiciel
peuvent tre mises profit) ;

ES

tablissement des rapprochements de banque ;


rgularisation des critures errones ;

AG

tablissement des tats financiers ncessaires.


Certaines de ces oprations sont quotidiennes (classement, rfrencement, imputation, saisie,

-B

correction, validation alors que dautres ne le sont que priodiquement (ditions, analyse,

IB

rgularisation, tats danalyse).

O
LI

5.2.5. Plan comptable

TH

Le plan comptable de lUDGPM/K est structur autour des classes de comptes suivantes :

Classe 2 : Comptes dimmobilisations.

Classe 4 : Comptes de tiers et de liaisons.

Classe 3 : Comptes de stocks.

EQ

Classe 1 : Comptes de capitaux.

Classe 5 : Comptes financiers.


Classe 6 : Comptes de charges.
Classe 7 : Comptes de produits.
Le plan comptable, ainsi dfini, suit la subdivision dcimale. Les comptes patrimoniaux
regroupent les classes de comptes de 1 5 et servent dterminer le bilan, les classes de
comptes de 6 7 pour les comptes de gestion utilises pour la dtermination du compte de
rsultat.

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50

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Conclusion
Ce chapitre constitue la porte dentre du manuel labor. En effet, il fournit un certain
nombre dindication et de prcisions sur ce que peuvent attendre les utilisateurs des
procdures rdiges. Conscient que de telles prcisions ne seraient pertinentes que si elles
sont appuyes par des procdures organises par cycles dactivits dans le projet, nous avons
jug bon de dvelopper le chapitre 6.

AG

ES

C
IB

-B
O
LI
E

EQ

TH
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

51

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

CHAPITRE 6. Procdures comptables conues par cycle et dmarche


de mise jour
Lorganisation comptable amne un classement des charges et des produits par nature. Par
contre, lentreprise en vertu des travaux de Henry Mintzberg ont abouti organisation de
lentreprise par fonction. Cependant, laudit se fait suivant une approche par cycle. Un cycle
tant un regroupement dactivits ou un ensemble de sous processus lis entre eux.
Cest ainsi, que ce chapitre, vise prsenter les procdures formalises par cycle dactivits
au sein de lUDGPMK.

6.1.

Cycle Achats-Dpenses-Fournisseurs

ES

description des comptes

Au niveau du compte de rsultat

-B

AG

Le cycle des achats fait intervenir :

IB

Les comptes de charges (classe 6 du plan comptable) y compris les taxes non dductibles

personnel, financires et damortissement.


Au niveau du bilan

EQ

TH

O
LI

mouvementes loccasion des oprations dachats, mais lexclusion des charges de

Les comptes de dettes envers les fournisseurs et les crditeurs divers, dettes nes loccasion

Principes de comptabilisation

des oprations dachat des biens dexploitation ou de services.

Les principes de comptabilisation des achats sont les suivants :

constatation de la dette lorsque le transfert de proprit du bien est opr ou lorsque la


prestation est fournie, ce qui amne constater la dette mme en cas de non rception de
la facture du fournisseur ;

enregistrement des charges dans lexercice auquel elles sont consommes, ce qui amne
distinguer comptablement les achats de biens et de services (transferts de patrimoine) de
leurs consommations.

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52

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Il faut distinguer :

Les achats de marchandises, de matires et fournitures lies

Les critures comptables sont constates au cours de lexercice pour les achats et en fin
dexercice pour rgulariser les comptes de stocks.

Les achats non stocks

Ces achats sont directement consomms lors de leur ralisation. Ces charges se rapportent
lexercice auquel elles sont engages.
Sparation stricte des charges de deux (02) exercices par des critures de

ES

rgularisation.

AG

Les comptes de rgularisation sont utiliss pour rpartir les charges dans le temps, de manire
rattacher un exercice dtermin toutes les charges qui le concernent effectivement.

-B

Les oprations ci-aprs sont concernes :

IB

les primes dassurance ;

les loyers ;

les prestations reues et non factures (eau, lectricit, tlphone et autres) ;

les biens reus non facturs : il sagit des fournitures reues dont les factures ne sont

O
LI

Cycle des immobilisations

6.2.

EQ

TH

pas parvenues.

Description des comptes


Les acquisitions dimmobilisations sont enregistres dans les comptes de la classe 2 du plan
comptable qui sont des comptes de bilan concerns par la contrepartie des comptes
fournisseurs ou des comptes de trsorerie (Banque, Caisse) en cas dacquisition au comptant.
Les dprciations dimmobilisations sont constates en fin danne (dprciation dcoulant de
lusure et de lobsolescence) par les comptes damortissements affects chaque catgorie
dimmobilisations.
Principes de comptabilisation

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53

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

les immobilisations comptabiliser au niveau de lactif de lUDGPM/K sont celles dont il


est propritaire et certaines quelle utilise dans le cadre dun contrat spcial (crditbail.) ;

les immobilisations doivent tre distingues des charges. Cette distinction doit
particulirement tre effectue sur les dpenses dentretien, de rparations et les grosses
rparations.

Les principes gnraux suivants sont retenus :

les dpenses dentretien et de rparation qui entranent uniquement une


remise en tat de limmobilisation ou une conservation de celle-ci dans de

ES

bonnes conditions dutilisation, constituent des charges dexploitation.

Celles qui, par contre ont pour effet daugmenter de manire significative la valeur et/ou la

les

charges

engendres

-B

AG

dure de vie du bien doivent tre portes lactif du bilan des valeurs immobilises :
par

les

grosses

rparations

doivent

tre

comptabilises en immobilisations incorporelles lactif du bilan, pour tre

IB

rparties sur plusieurs exercices.

O
LI

Ces immobilisations doivent tre inscrites pour leur valeur dorigine et maintenues au
bilan de lUDGPM/K pour cette mme valeur (comptabilisation au cot historique). Cette

TH

valeur dorigine est le cot dachat, augment de frais accessoires (droit de douane, frais

EQ

de transport, de montage et dinstallation de limmobilisation, taxes non rcuprables).

Sauf dans quelques cas exceptionnels notamment le cas des rvaluations des

immobilisations, pour tenir compte de linflation qui ne permet pas de maintenir en valeur
constante les immobilisations au bilan, sont dfinitives :

les immobilisations non dfinitivement acheves ou non mises en service sont inscrites
dans un compte d immobilisations en cours et doivent tre maintenues dans cette
rubrique tant quelles ne sont pas oprationnelles. Les immobilisations en cours ne font
lobjet daucun amortissement ;

les immobilisations doivent tre dprcies comptablement la fin de chaque exercice ;

la valeur amortir sobtient en faisant la diffrence entre la valeur dorigine et la valeur


rsiduelle prvisionnelle ;

la dprciation est constate en comptabilit au moyen des amortissements .

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54

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

NB : Ne font pas partie du cot dacquisition les frais dacquisition tels que les honoraires et
les droits denregistrement qui sont considrs comme des charges rpartir sur plusieurs
exercices.
Tableau 1 : Taux damortissement des immobilisations

IMMOBILISATIONS

TAUX DAMORTISSEMENTS

Progiciels informatiques

33,33%

Autres logiciels (grosses applications)

25%

Constructions

10 % , 5% ou 2%

Gros outillages (ex : matriel fragile, brouette 50 %)

50 % ou 20 %

ES

Installations gnrales, agencements, amnagements (des constructions)

Motos

25%
33,33%

-B

Vhicules lgers hors motos

AG

Vhicules lourds

20%

IB

Matriel dhabitation (matriel lectrique : 33 %)

20%
20%

Mobilier dhabitation

33,33%

EQ

Mobilier de bureau

20%

TH

Matriel informatique

20%

O
LI

Matriel de bureau

33,33% ou 50 %

Source : nous-mme (en rfrence la loi des Finance 2010 du Burkina)

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

55

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

6.3.

Cycle stock

Description des comptes


Les mouvements de stocks sont enregistrs :

lachat, dans des comptes de consommation (comptes de la classe 6 du Plan


Comptable) ; loccasion, lentre en magasin, dans les comptes patrimoniaux de stocks
(comptes de la classe 3 du Plan Comptable) doit tre effectue;

la sortie du magasin pour consommation, la constatation de la diminution des comptes


patrimoniaux (classe 3) en contrepartie des comptes de variation des stocks doit tre
effectue (classe 603)

AG

ES

Principes de comptabilisation
Les comptes de stocks peuvent tre tenus suivant le principe de linventaire permanent ou
celui de linventaire intermittent.

-B

Inventaire permanent des stocks

IB

O
LI

Ce systme se caractrise par le fonctionnement en cours dexercice des comptes de stocks


sur le mme schma que les autres comptes de patrimoine. Il permet de connatre chaque

EQ

o Entre

TH

instant le montant des stocks.

Les stocks sont constats aprs chaque entre (au cot dachat et frais accessoires) dans les
comptes de stocks concerns, par le biais du compte variation de stocks .
o Sortie
Chaque sortie de stock est enregistre au dbit du compte variation de stocks par le crdit
du compte de stock concern.
o Stock de fin dexercice
En fin dexercice, le stock et la charge comptabilise davance seront constats aprs
inventaire physique. Toutefois, en cours dexercice, il est possible de dterminer de faon
extra comptable, le montant des rgularisations effectuer pour le calcul du rsultat de
lexercice.
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56

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Inventaire intermittent
Il ne permet de connatre le montant des stocks quen fin dexercice, au moment de
linventaire extra comptable.
Les achats sont comptabiliss au dbit du compte (Achats stocks) par la contrepartie dun
compte de trsorerie ou dun compte de tiers (fournisseur).
A la clture, un inventaire physique est ralis. La rgularisation opre sur les comptes de
stock consiste annuler le stock initial en le crditant par le dbit du compte de variation et
constater le stock final en affectant linverse de lcriture.
Valorisation des stocks : les stocks sont grs dans la mthode Premier Entre Premier Sortie

(PEPS) dont les sorties sont valorises au cot de larticle le plus ancien dans les stocks.

ES

Systme de comptabilisation

AG

Quelle que soit la mthode dinventaire utilise, les factures dachat de matires, autres

-B

approvisionnements, matriels et fournitures, etc. sont enregistrs pour leur valeur nette.

IB

Provisions pour dprciation des stocks

O
LI

Les comptes de stocks peuvent tre assortis de provisions pour dprciation. Il peut arriver

TH

quau jour de linventaire, la valeur conomique relle des stocks soit infrieure la valeur

EQ

comptable dtermine. Dans ce cas, lUDGPM/K doit constituer des provisions pour
dprciation qui expriment les moins-values constates sur les stocks. La dprciation des

Cycle de gestion du personnel (Paie)

6.4.

comptes de stocks est assimilable des charges dcaisses.

Description des comptes


Les oprations relatives au personnel sont comptabilises :

au niveau du bilan, dans les comptes de prts et davance diverses au personnel, dans les
comptes de rmunration, dans divers comptes dEtat et Organismes sociaux pour les
montants des retenues sur les salaires et des cotisations sociales ;

au niveau des comptes de rsultat, dans les comptes de charges de personnel, de charges
sociales et autres taxes sur les salaires.

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

57

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Principes de comptabilisation
Les principes comptables relatifs au cycle de gestion du personnel (paie) sont ceux noncs
loccasion de ltude du cycle des achats, charges dexploitation.

Constatation des charges (salaires, cotisations patronales) et des dettes envers les
employs, lEtat et les organismes sociaux pour leur valeur nominale.

Rattachement des charges (salaires et charges salariales) lexercice dexcution de la


prestation, cest--dire la priode travaille et non la priode o elles sont payes.

Le personnel intrimaire doit tre pris en compte dans les charges du personnel. Cest le
personnel mis la disposition de lUDGPM/K pour une dure dtermine (travail
temporaire).

ES

Les prestations du personnel sont enregistres dans les charges du personnel mme en cas
dabsence de contrat de travail entre lUDGPM/K et les travailleurs utiliss.

AG

La provision pour dprciation des comptes du personnel des comptes organismes sociaux
doit tre distingue. Un compte autres charges provisionnes a t cr pour rpondre

-B

une conception nouvelle du risque car ces dotations constituent des dcaissements

IB

probables brve chance.

O
LI

Schma de comptabilisation du personnel - paie

Rmunrations brutes verser au personnel

TH

o Enregistrement des rmunrations brutes

EQ

Dbit : 6610 Salaires et appointements


66xx Primes
66xx Indemnits
66xx Charges sociales
Crdit : 4xxx Personnel, rmunrations dues

o Enregistrement des diffrentes retenues


Dbit : 4xxx Personnel, rmunrations dues
Crdit : 4xxx Personnel, avances et acomptes sur salaires

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58

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

4xxx Personnel, oppositions sur salaires


4xxx Organismes de scurit sociale
4xxx Etat, autres impts
o Enregistrement des sommes dues
Dbit : 4xxx Personnel, avances et acomptes sur salaires
4xxx Personnel, oppositions sur salaires
4xxx Organismes de scurit sociale

ES

4xxx Etat, autres impts


Crdit : Banque ou caisse

AG

Charges sociales sur salaire supportes par lEmployeur

IB

-B

Dbit : 66xx charges sociales

Crdit :4xxx Organisme de scurit sociale

O
LI

Personnel intrimaire

TH

o Enregistrement en cours dexercice

EQ

Dbit : 62xx Personnel temporaire


Crdit : 4xxx Personnel
Banque

ou

Caisse

ou

o A la clture de lexercice
Dbit : 66xx Personnel intrimaire
Crdit : 62xx Personnel temporaire.

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59

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

6.5.

Cycle gestion de la trsorerie

La trsorerie a gnralement un rle de dnouement des oprations inities au niveau des


autres cycles dactivits ; de ce fait, elle est en interface avec lensemble des autres cycles.
Description des comptes
Les oprations de trsorerie sont enregistres dans les comptes de caisse (oprations en
espces), de banques (oprations bancaires), de CCP (oprations postales) et dans les comptes
de frais (intrts bancaires dbiteurs).
Ces oprations ncessitent galement lemploi de comptes de liaison (ou compte de virements

ES

internes) qui constatent le transfert de fonds dun compte de trsorerie un autre ou les
chques remis lencaissement non encore positionns par les banques.

AG

Principes de comptabilisation
Les virements de lUDGPM/K ne doivent tre comptabiliss qu leur rception effective

-B

par la banque (notifie par un avis de crdit).


Aucune compensation ne doit tre effectue entre les soldes dbiteurs et les soldes

O
LI

crditeurs des comptes de banque.

IB

Les avoirs en monnaie trangre doivent tre valus au cours de cette monnaie la

TH

clture. Les plus ou moins-values rsultant de la conversion sont portes dans un compte
de produits financiers (gains de change) ou de charges financires (Pertes de changes).

EQ

Il est rdig un journal diffrent par compte de banque, chaque justificatif :

o ordre de virement ;

o chque ;

o avis de dbit ;
o avis de crdit ;
o ticket dagios ;
est class chronologiquement dans un dossier par compte bancaire. Chaque compte devra
faire lobjet dun contrle relevant du CSAF. Ce contrle consiste :
o vrifier le niveau des avoirs bancaires afin dviter autant que possible
quun compte ne soit dbiteur vis--vis dune banque ;
o recevoir ou rclamer mensuellement les relevs des comptes bancaires ;

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

60

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

o tablir sur une base mensuelle les rapprochements bancaires pour faire
apparatre les lments en rconciliation et les explications ;
o accorder une attention particulire aux suspens anciens, en particulier,
engager la procdure denqute en de pareils cas.

Pour couvrir les dpenses de faible valeur ou dans certains cas particuliers o un paiement
en espces sera prfrable, une caisse menue-dpenses est gre par lUDGPM/K. Cette
caisse est alimente par des retraits par chque bancaire. Pour chaque entre, il est tabli
une pice de caisse recette et dment signe par le caissier ou la caissire, le Chef de
Service Administratif et Financier et le cas chant par

le Coordonnateur de

lUDGPM/K.
Aucun retrait dfinitif de valeur en caisse ne peut se faire sans une pice de caisse dpenses.

ES

Les retraits sont enregistrs de faon chronologique sur le brouillard de caisse.

AG

Un contrle inopin de la caisse doit tre effectu au moins une fois par mois par le Chef de
Service Administratif et Financier. Le contrle consiste tablir un inventaire des valeurs en

-B

caisse. Aprs chaque contrle, il est tabli un procs-verbal dinventaire de caisse sign du
caissier et du CSAF.

IB

Cycle mobilisation des ressources

O
LI

6.5.

TH

LUDGPM/K reoit des recettes issues en grande partie des ventes des produits marachers,
des semences et des cotisations des membres. Elle reoit galement des financements de

EQ

partenaires techniques et financiers pour lexcution de certaines activits.

Etats financiers

6.6.

Les tats financiers regroupent les informations comptables au moins une fois par an sur une
priode de douze (12) mois, appele exercice. Lexercice concide avec lanne civile. Les
tats financiers annuels sont conus destination de lUnion et des bailleurs de fonds. Ces
tats, doivent leur donner des situations financires susceptibles de fournir suffisamment
dinformations leur permettant de suivre lexcution des activits. Les tats financiers
comprennent :
un bilan ;
un compte de rsultat ;
une situation financire (Tableau Emplois-Ressources).

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

61

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Aprs avoir pass en revue les procdures par cycle, renforce par les annexes, il savre
ncessaire de formuler un certain nombre de guides. Ces guides sont essentiellement destins
assurer une imprgnation des procdures par les acteurs cls.

6.7.

Diffusion et mise jour des procdures comptables


6.7.1. Diffusion du manuel de procdures

Aprs validation provisoire du manuel de procdures, une premire diffusion est faite au
niveau des diffrents responsables oprationnels. Ceux-ci ont un (1) mois pour simprgner du
manuel. Dans cette priode, une formation sur la dmarche dlaboration dun manuel, les
informations indispensables y mettre et la mthodologie de mise jour leur est dispense.

ES

Cette formation a pour but principal de leur permettre de comprendre lesprit du manuel afin
de proposer au bout dun mois des amendements pertinents dans loptique dadapter au mieux

AG

les procdures comptables et financires aux ralits de lUDGPMK.

-B

Cette tape est considre comme une premire diffusion. Au bout du mois en question une
restitution de leurs amendements est faite. Cette restitution nous a permis de prendre

IB

connaissance de leurs amendements. Aprs quoi une runion de concertation a t organise

O
LI

pour arrter les amendements prendre en compte. Ce qui nous a permis dditer les
procdures finales qui sont mises la disposition de tous les acteurs.

TH

6.7.2. Mise jour du manuel de procdures

EQ

6.7.2.1.

Motifs de mise jour du manuel

U
La mise jour du manuel est aussi importante que sa mise en place. S'il n'est pas mis jour
rgulirement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise jour, il perd de son efficacit.
La mise jour du manuel peut tre motive par :

des changements dans la structure et/ou les activits de lUDGPMK;

les modifications des systmes et procdures. Dans ce cas, le but vis est
l'amlioration celles existantes pour faire face des situations nouvelles ;

des changements rendus ncessaires par l'application des textes et dcrets


concernant les lois et rgles comptables en vigueur au Burkina Faso ;

des modifications en ce qui concerne l'affectation du personnel ou des tches lui


incombant ;

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

62

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

la rorganisation lUDGPMK.
6.7.2.2.

Responsabilit de la tenue et de la mise jour du manuel

La responsabilit de la tenue et de la mise jour du manuel de procdures incombe au Chef


des Services Administratifs et Financiers.
6.7.2.3.

Mthodologie de mise jour du manuel

Il peut arriver que des situations nouvelles entrainent la ncessit denvisager la modification
des procdures existantes. Dans ce cas, le Chef des Services Administratifs et Financiers,
convoque une runion laquelle participent tous les responsables et agents susceptibles dtre
concerns par ces modifications. Au pralable, il doit faire recours au visa du Coordonnateur.

ES

Cette runion dbat de lopportunit de la modification propose et des solutions adopter. A


cette runion doivent tre convis au moins deux spcialistes des questions administratives,

AG

comptables et financires.

-B

A lissue de cette runion un procs-verbal est tabli indiquant les lments suivants:
la procdure existante devant tre modifie ;

les raisons pour lesquelles une modification est demande ;

les principes de la modification apporter ;

la personne charge de rdiger la nouvelle procdure inclure dans le manuel de

IB

O
LI

TH

procdures.

EQ

Le CSAF soumet la nouvelle procdure au Coordonnateur. Celui-ci y apporte les ventuelles

modifications (avec lappui de conseillers spcialiss) quil juge ncessaires et procde sa


validation.

Le texte dfinitif est arrt par le Coordonnateur aprs avis technique des

Partenaires

Techniques et Financiers.
6.7.2.4.

Diffusion des procdures modifies

Aprs validation des modifications apportes au manuel, le Chef des Services Administratifs
et Financiers se charge de diffuser les nouvelles sections du manuel auprs des intresss.
Il tient un registre permettant de suivre la mise jour de chaque copie du manuel.

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

63

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Il note dans le registre la date de transmission de la nouvelle section aux intresss ainsi que
les rfrences correspondantes. Ceux-ci rendent les pages primes correspondantes au
moment de la rception des nouvelles sections et apposent leur visa attestant de la rception
des nouvelles sections et de la remise des anciennes.
Il classe, chronologiquement, une copie des pages primes dans un classeur intitul "Manuel
de Procdures Administratives, Financires et Comptables - Sections Primes".
Conclusion
Cette partie marque la fin du mmoire. Il avait pour but de prsenter les procdures conues
pour le compte de lUDGPMK. Il faut noter quaprs la finalisation des procdures, elles ont

t soumises la Coordination de lUDGPMK pour validation. Cest ainsi quau terme de

ES

trois sances de travail, les procdures dfinitives dont certaines bribes sont annexes ont t

AG

produites. Aprs quoi deux sances de formation au profit des acteurs de la comptabilit et de
la finance de lunion ont t organise. Ces formations axes sur les procdures produites

manire de conduire leurs activits.

IB

-B

avaient pour but de leur permettre de simprgner des nouvelles pratiques en vigueur et de la

O
LI
E

EQ

TH
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

64

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

ES

C
AG

CONCLUSION GENERALE

IB

-B
O
LI
E

EQ

TH
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

65

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Conclusion Gnrale
Les acquis ne sauraient tre prenniss que lorsquils sont consigns dans un document
accessible tous. De ce point de vue, llaboration de procdures de faon gnrale et des
procdures comptables et financires particulirement est devenue une proccupation pour
toute structure. En plus de lamlioration des performances individuelles et par-dessus
lobtention de gains de productivit, le manuel de procdures permet de renforcer le dispositif
de contrle interne.
Cependant, son laboration ncessite une dmarche cohrente et rflchie impliquant tous les
acteurs de la vie de la structure et un fort engagement des plus hauts responsables.

ES

C
Il est aussi noter que la mise en place dun manuel de procdures ne donne pas une garantie

AG

de la maitrise des risques oprationnels et financiers. Il donne par contre une assurance
raisonnable quant la matrise des diffrents processus devant dboucher sur la production

-B

dune information fidle et sincre.

IB

Cest ainsi, que nous avons, dans le cadre de notre mission labor le manuel de procdures

O
LI

pour lUDGPMK. Par contre, pour des besoins du prsent mmoire, nous avons jug utile de
dlimiter le sujet en abordant juste les questions comptables et financires.

TH

De ce fait, nous avons dfini dans le cadre de la mission une stratgie dapproche et une

EQ

dmarche mthodologique. Cette dmarche part dune prise de connaissance qui nous a
permis de comprendre lenvironnement interne et externe de lUDGPMK pour ainsi

lordre desquels sinscrivent la revue documentaire et les entretiens.

apprhender les potentiels risques. A ce niveau un certain nombre doutils ont t utiliss,

Aprs quoi il a t question danalyser les procdures existantes, formalises ou non pour
nous assurer de leur efficacit. Ce qui nous a permis dlaborer les procdures comptables et
financires.
Ces procdures, pour permettre leur imprgnation par les utilisateurs la dmarche a pris en
charge leur implication et une formation. Aussi, le manuel de procdures pouvant tre prim,
nous avons dfini une dmarche pour permettre dassurer sa mise jour et la diffusion des
mises jour.

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

66

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

En fin, force est de constater que le manuel de procdures nest pas la formule magique
rsolvant tous les problmes de gestion comptables et financires au sein de lUDGPMK. En
effet, tout en permettant le respect des dispositions conventionnelles et rglementaires il doit
requrir pour plus defficacit lengagement de tous : du haut responsable jusquau plus bas
de la hirarchie car comme on le dit, le contrle interne est laffaire de tous.

AG

ES

C
IB

-B
O
LI
E

EQ

TH
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

67

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

AG

ES

C
-B

IB

ANNEXES

O
LI
E

EQ

TH
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

68

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Annexe 1 : Organigramme de lUDGPMK (juillet 2013)


Assemble
Gnrale
Comit de
Contrle

Bureau Excutif

C
ES

Prsident
Secrtaire Gnral
et Adjoint au SG

-B

Secrtaires
linformation

Secrtaires
lorganisation

LI

IB

Trsorier Gnral
et Adjoint au TG

AG

Vice Prsident

Coordonnateur

U
EQ

TH

Unit de Gestion

Secrtaire de
Direction

Services Administratifs et
Financiers

Service Charg des


Programmes

Chauffeur

Animateurs

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

Service charg du
Suivi-valuation

69

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Annexe 2 : Guide dentretien


Ce guide nous a servi dans le cadre des entretiens raliss avec les acteurs de lUDGPMK
(Trsorier Gnral, Prsident, Coordonnateur, CSAF, Charges de Suivi-valuation)
1. Organisation
1.1.Quel est le dispositif organisationnel ddi votre dmembrement ?
1.2.Cette organisation, est-elle une manation statutaire ou une adaptation vos ralits ?
2. Objectifs et buts
2.1.Quel est le but de votre dtachement ?
2.2.Quels sont vos objectifs ?

2.3.Ces objectifs et ces buts, sont ils statutaires ?o ont ils t clairement explicits par

ES

la Coordination ?

3. Moyens et organisation du travail

AG

3.1.De quels moyens disposez-vous pour atteindre vos objectifs ?


3.2.Faites-vous de la planification et comment ?

-B

3.3.Avez-vous des notions de budget ? Si oui quelles sont ses interfrences avec votre

IB

quotidien ?

O
LI

3.4.Quels sont les moyens mis votre disposition pour atteindre vos objectifs ?
3.5.Sil tait question de cartographier vos besoins actuels, quen seraient-ils de faon

4. Systme dinformation comptable

EQ

TH

exhaustive ?

4.1.Sur quelles bases informationnelles prenez-vous les dcisions ?

4.2.Comment grer vous le budget qui vous est allou ?

4.3.Etes-vous satisfait des supports dinformations comptables et financires produits, vous


concernant ? Sinon, quattendriez-vous spcifiquement des Services Administratifs et
Financiers?
5. Mthodes et procdures
5.1.Quelles sont les procdures de gestions comptables et financires existantes ? Les avezvous formalises ? Ont-elles t valides par la hirarchie ?
5.2.Quels supports utilisez-vous pour lexcution de vos tches ?
5.3.Quels est le dispositif de suivi de diffrents travaux, de contrle dexcution mis en
place de faon globale, ce que vous sachiez et quest-ce qui vous concerne
spcifiquement ?

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

70

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

5.4.Est-il possible davoir temps rel la situation comptable globale, ltat dexcution du
budget global et sectoriel (par programme et par bailleur ?)
5.5.Comment tablissez-vous les tats financiers et qui sont-ils destins ?
5.6.Quelles sont vos attentes par rapports au manuel de procdures ?

AG

ES

C
IB

-B
O
LI
E

EQ

TH
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

71

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Annexe 3 : Questionnaire de Contrle Interne

EXERCICE
:
ENTITE :

2013

DATE : 19/07/2013

QUESTIONNAIRE D'ANALYSE DU
CONTRLE INTERNE (1)

UDGPMK

ENVIRONNEMENT DE CONTROLE

FOLIO:1

OBSERVATIONS
Il y a au niveau comptable
et financier un cumul de
postes incompatibles. Cela
est d une insuffisance
de ressources humaines.

AG

ES

Les contrles des exercices prcdents


ont-ils rvl l'existence de
nombreuses faiblesses de contrle
interne ?

-B

Existe-t-il un manuel de procdures ?


Est-il rgulirement mis jour ? Selon
quelle priodicit ?

IB

Les comptes et oprations personnels


du propritaire ou du dirigeant sontils spars des comptes et oprations
de l'entreprise ?

EQ

TH

Le dirigeant s'implique-t-il dans


l'activit de l'association?

O
LI

Le dirigeant est il sensible


l'importance des contrles et a-t-il
accord une attention suffisante aux
recommandations antrieures ?

N/A

Le dirigeant accorde-t-il une attention


suffisante aux risques inhrents
l'activit (par exemple les aspects
oprationnels et financiers lis
l'environnement) ?
A-t-on relev certaines situations ou
vnements laissant supposer
l'existence de fraudes ou d'erreurs
conduisant des anomalies
significatives dans les comptes ?
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

72

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK


EXERCICE :
ENTITE :

2013

DATE: 19/07/2013

QUESTIONNAIRE D'ANALYSE DU CONTRLE


INTERNE (2/2)

UDGPMK

ENVIRONNEMENT DE CONTRLE ( Suite )

FOLIO:2

OBSERVATIONS

Le personnel comptable, et de faon plus gnrale, le


personnel de l'union, a-t-il une formation approprie ?
La comptabilit est-elle rigoureusement tenue jour ?
Existe-t-il des budgets et des situations intermdiaires et
ces lments font ils lobjet dun rapprochement rgulier?
Selon quelle priodicit?

AG

ES

La direction tablit ses tats financiers avec pour objectif


- Maximiser le rsultat,
- Lisser la croissance des rsultats,
- Atteindre les budgets/prvisions,
- Minimiser le bnfice imposable,
- Pas de tendance particulire.
La direction a-t-elle mis en place un environnement de
contrle permettant de minimiser les biais pouvant
affecter les estimations comptables et les autres
jugements?
L'association a-t-elle recours aux services:
- dun expert comptable?
- dun avocat?
La direction a-t-elle la matrise de la fonction informatique
Quels sont les constructeurs et les modles d'ordinateurs
utiliss ?
Quels sont les types de logiciels et dapplications? (
Dtailler brivement sil sagit de logiciels standards ou
dvelopps, de tableurs prprogramms, si les ventes, les
achats et la paye sont intgrs, comment? )

Trimestriellement

IB

-B

O
LI

SAGE
SAARI
uniquement

comptabilit

EQ

TH

HP/Portatif

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

73

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK


EXERCICE :
ENTITE :

2013

DATE:19/07/2013

QUESTIONNAIRE D'ANALYSE DU CONTRLE


INTERNE (2/2)

UDGPMK

ENVIRONNEMENT DE CONTRLE ( Suite )

FOLIO:3

OBSERVATIONS

Les logiciels utiliss pour le traitement de l'information


comptable et financire manquent-ils de fiabilit ?

Le dirigeant a-t-il labor et dvelopp un plan d'urgence


appropri en matire de systmes d'information pour
assurer la poursuite du fonctionnement de l'entreprise en
cas de sinistre ?
Le dirigeant a-t-il labor et dvelopp des mthodes
appropries d'autorisation des oprations, y compris pour
viter les modifications non autorises des fichiers de
donnes et des programmes?

ES

La sparation des tches est-elle suffisante, tant donn la


taille et la complexit de l'organisation et l'implication du
dirigeant ( Cf grille de sparation des fonctions )

AG

L'association dispose-t-elle dune documentation suffisante


et rgulirement mise jour en matire comptable, fiscale
et sociale?

-B

S'il s'agit d'une filiale, d'une division ou d'un tablissement,


la socit mre ou le sige exerce-t-il un contrle effectif (
Informations financires priodiques, contrle des
rsultats, visites des auditeurs internes )?

IB

N/A

O
LI
E

EQ

TH
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

74

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK


EXERCICE :
ENTITE :

2013

DATE:19/07/2013

QUESTIONNAIRE D'ANALYSE DU CONTRLE


INTERNE (2/2)

UDGPMK

CYCLE FINANCIER /EVALUATION DU RISQUE

FOLIO:4

OBSERVATIONS

La signature des pices de rglement est-elle faite au vu


des pices justifiant la dpense ?
Existe-t-il une procdure de double signature des
rglements suprieurs un certain montant?
Existe-t-il une procdure de limitation des engagements de
paiement?

AG

ES

Les rglements reus sont-ils dposs dans les meilleurs


dlais la Banque ?
Y a-t-il un contrle rgulier des existants en caisse ?

-B

IB

Les journaux de trsorerie sont-ils jour et rgulirement


viss par un responsable ?

O
LI
E

Existe-t-il des prvisions de trsorerie faisant l'objet d'un


suivi rgulier ?

EQ

Ces tats sont-ils rgulirement apurs des montants


anciens ?

TH

Les tats de rapprochement de banque sont-ils tablis


rgulirement, viss et contrls par une personne
indpendante ?

Type derreurs releves


Conclusion

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

Cumul de poste
Aucune
releve

anomalie

significative

75

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Annexe 4 : Grille de sparation des tches

GRILLE DE SEPERATION DES


TACHES LIEES AUX ASPECTS
COMPTABLES ET FINANCIERS

at io

Personnel
concern

FONCTIONS

Ouverture

ES

COURRIER

FOLIO:1

Pr
sid
Vic ent
eP
Tre r si d
ent
sor
Co i er G
n
ord
r
Sec onnat a l
eur
re t
CS ai re
AF
Re
s po
ns a
ble
Au
du
tres
sui
v

UDGPMK

Enregistrement
Lecture

AG

Recettion des pices

Contrle des pices

Imutation et codification des pices

Contrle des saisies

-B

Saisie des pices


COMPTABILITE

x
x

IB

Analyse priodiques des comptes

Validation des tats priodiques


Audit de la comptabilit

Approbation

x
x

EQ

Prparation

TH

Instructions/lettre de cadrage

O
LI

Elaboration des tats priodiques

Excution

Suivi valuation
Rapport et analyse des carts

BANQUE

CAIS S E

Validation des rapports

Rcadrage budgetaire

Comptabilisation

Rapprochements

Brouillard

Espces

Comptabilisation

Autorisations

PAIE

BUDGET

19/08/2013
a lu

ENTITE :

DATE:

2013

i v

EXERCICE :

Elments de base

Bulletins

Livre de paie
Rglement de la paie
Comptabilisation

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

x
x

x
x

76

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Annexe 5 : Fiche dimputation propose


FICHE DIMPUTATION
Libell :
Activits :

Compte gnral
Dbit
Crdit

Compte auxiliaire

Compte
analytique

Lignes
budgtaires

MONTANT

AG

ES

C
IB

-B

Montant demande dachat

O
LI

EQ

TH
Fait , le .
Le Coordonnateur

Le CSAF

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

77

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Annexe 6 : Etat de rapprochement bancaire

Etat de rapprochement du solde du compte


bancaire ... en F CFA au .
COMPTABILITE

BANQUE
N de la banque:_.
Numro du compte:__._____
Intitul du compte:__

Numro du compte:__..._________
Intitul du compte:__
Date

N Pice

Libell des oprations

Compte auprs
de la .
Dbit
Crdit

AG

ES

Compte dans la
comptabilit .
Dbit
Crdit

IB

-B
O
LI
TOTAUX

Date :_________________

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

Le CSAF

U
EQ

TH
Soldes rapprochs

Le Coordonnateur

Date :_______________

78

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Annexe 7 : Procs-verbal de contrle de la caisse

Procs-verbal de contrle de caisse au ..


Mois de .
Billets

10 000
5 000
2 000
1 000

Sous total des billets (1)


Pices

AG

ES

Nombres

Valeurs

O
LI

Solde comptable (livre caisse) (4)

Signature et cachet du
Coordonnateur

Signature et cachet du
CSAF

U
EQ

Arrt le prsent tat la somme de (en toutes lettres)

TH

Diffrence (5)= (3)-(4) justifier

Signature et cachet du caissier

Observations

IB

Total disponible en caisse (3) =


(1)+(2)

Valeurs

-B

Sous total des pices (2)

500
250
200
100
50
25
10
5
1

Nombres

Nota Bene : Le solde comptable tir du livre journal caisse doit tre arrt la mme
date que l'inventaire physique de caisse. En principe, ces deux soldes doivent tre gaux.
Toutefois, si une diffrence apparat, elle doit tre explique.

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

79

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Annexe 8: Etats financiers de synthse


Bilan
Exercice : .

VALEURS

AMORTIS-

BRUTES

SEMENTS /

VALEURS
NETTES
EXERCICE N

EXERCICE N-1

PROVISIONS

ACTIF

TOTAL ACTIF
PASSIF

IB

TOTAL PASSIF

O
LI

Capital (Droits dadhsions)


Rserves
Report nouveau
Rsultat
Dettes fournisseurs
Autres dettes
Trsorerie Passif

-B

AG

ES

Immobilisations
Stocks
Crances
Trsorerie Actif

EQ

TH
Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

80

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Compte de rsultat

Exercice : .

Exercice N

Exercice N-1

PRODUITS

CHARGES

AG

ES

Recettes lies aux ventes de produits maraichers, de


semences et des ristournes
Recettes lies aux cotisations
Subventions reues
Autres Produits
Produits financiers
TOTAL PRODUITS

IB

-B

Achats
Transports
Services extrieurs A&B
Impts et taxes
Autres charges
Charges de personnel
Frais financiers
Dotations aux amortissements
Dotations aux provisions
TOTAL CHARGES

O
LI
E

EQ

TH

RESULTAT (Bnfice ou perte)

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

81

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Tableau des emplois et des ressources


Situation financire : Tableau Emplois - Ressources pour lexercice N
EMPLOIS

RESSOURCES

Rubriques

Montant

Rubriques
Report de trsorerie

Dpenses

ES
C
AG

Ventes

-B

Subventions reues

LI
IB
TH

Crances

U
EQ

Trsorerie

Banque

Dettes

Caisse

Total Emplois

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

Total Ressources

82

Montant

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

Annexe 9 : Procdures dtailles du cycle trsorerie

CYCLE DE LA TRESORERIE
CODE : 005

PROCEDURES

CODE

005/1

2. Dcaissements Paiements en espces

005/2

3. Dcaissements par chques

ES

005/3

AG

1. Dcaissements Pices internes

4. Paiement des salaires, cotisations sociales et fiscales

005/4

5. Paiement des frais de mission

005/5

-B

6. Alimentation en fonds des comptes bancaires

005/6
005/7

O
LI

IB

7. Alimentation en fonds de la caisse menues-dpenses

005/8

8. Prparation des tats de trsorerie

005/9
005/10

EQ

10. Suivi de la caisse

TH

9. Suivi des comptes bancaires

Les oprations concernes par ce cycle dactivit sont relatives aux mouvements (flux) de
trsorerie :
dcaissements en espces (pices internes, rglements fournisseurs) et par
chques ;
encaissements en espces et par chques.

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83

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

CYCLE :
UDGPM/K
TRESORERIE
PROCEDURE : Dcaissements Pices internes

ETAPES

CODE 005

NBRE PAGE
1
Date de mise jour
JUILLET 2013

CODE 005 - 1

DIRECTION/SERVICES
INTERVENANTS

OPERATIONS REALISEES

Le CSAF

Le Coordonnateur

FREQUENCE

Emet une pice interne Ordre de


paiement (pour montant suprieur
ou gal 25 000 FCFA) ou bon
provisoire de caisse (pour montant
infrieur 25 000 FCFA) signe par
le Coordonnateur.

ES

C
AG

Rceptionne la pice,
Vise lordre de paiement ou le
bon de sortie provisoire
Renvoie au CSAF

Le CSAF

IB

-B

O
LI

Vrifie la conformit du
dcaissement/pice
Transmet lordre de paiement et
la liasse de pices au
Coordonnateur (paiement par
chque)
Transmet le bon de caisse
provisoire au caissier le cas
chant (paiement par caisse, en
espces)

EQ

TH

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84

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

UDGPM/K
CYCLE : TRESORERIE
PROCEDURE : Dcaissements Paiements en
espces
ETAPES

DIRECTION/SERVICES
INTERVENANTS

CODE 005
CODE 005 - 2

NBRE PAGE 1
Date de mise jour
JUILLET 2013

OPERATIONS REALISEES

FREQUENCE

Le CSAF

Le Coordonnateur

Reoit la facture du
fournisseur avec BC (le cas
chant)/BL (ou certification
de la prestation sur le reu ou
la facture)
Vrifie certification service
rendu
Vise la facture du fournisseur
Appose le bon payer sur
la facture
Emet une pice de caisse

AG

ES

IB

-B

O
LI

Rceptionne la facture +
liasse
Vrifie le bon payer
Vise la pice de caisse
Fait transmettre le tout au
CSAF pour visa et paiement
du fournisseur

Le CSAF

Vise la pice de caisse


Procde au rglement du
prestataire
Saisie en comptabilit
Classe

EQ

TH

NB. Tout montant strictement


infrieur
25.000FCFA doit tre pay en
espces.

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85

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

UDGPM/K

CYCLE :
TRESORERIE
PROCEDURE : Dcaissements par chque
ETAPES

DIRECTION/SERVICES
INTERVENANTS

Le Coordonnateur.

Le Secrtariat de direction

Le CSAF

AG

ES

NBRE PAGE 1

CODE 005 - 3

Date de mise jour


JUILLET 2013

OPERATIONS REALISEES

Le Secrtariat de direction

CODE 005

FREQUENCE

Reoit facture fournisseur + BC + BL


viss
Enregistre
Transmet au Coordonnateur.
Reoit la liasse
Vrifie la liasse
Transmet au secrtariat pour transmission
au CSAF

Reoit la liasse et transmet au SAF pour


rglement

Reoit liasse
Vrifie visa
Procde ltablissement du chque de
rglement accompagn de lOrdre de
paiement
Transmet lordre de paiement la
signature du Coordonnateur et le chque
qui y est annex la co-signature du
Prsident et du Trsorier de lUnion.

-B

IB

O
LI

TH

Le Coordonnateur.

Vise lordre de paiement


Transmet la liasse (Ordre de paiement,
chque signer et justificatifs du
paiement) au secrtariat de direction pour
transmission au Prsident et au Trsorier
de lUnion.

Le Prsident et le Trsorier
de lunion

Aprs vrification de la liasse visent le


chque
Retournent la liasse lUnion.

EQ

Le CSAF

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

Reoit la liasse
Fait transmettre le chque par cahier de
transmission au fournisseur
Procde la comptabilisation et
classement

86

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UDGPM/K

CYCLE : TRESORERIE

PROCEDURE : Paiement des salaires, cotisations


sociales et fiscales

CODE 005

NBRE PAGE 1

CODE 005 - 4

Date de mise jour


JUILLET 2013

ETAPES

DIRECTION/SERVICES
INTERVENANTS

OPERATIONS REALISEES

Le CSAF

C
AG

ES

FREQUENCE

Prpare les tats de salaires en prcisant : nom


et prnom, fonction, retenues, net payer
Prpare les dclarations de paiement de la
caisse de scurit sociale
Prpare les dclarations de paiement au Fisc
(impts sur revenus)
Constitue un dossier comprenant :
Les chques (rglement sur billetage, CNSS,
IUTS)
Les tats justificatifs
Transmet les documents, lordre de paiement et
les chques au Coordonnateur

Procde au contrle de conformit, vise les tats


justificatifs et lordre de paiement
Fait transmettre la liasse des documents et les
chques la signature du Prsident et de son
trsorier.

Le Coordonnateur

Le CSAF

Se rend en banque et encaisse le chque des


rglements des salaires en espces
Remet les espces la caisse

Le caissier (le cas chant)

Prpare une enveloppe pour chaque agent


comprenant le bulletin de paie et le montant des
espces
Fait marger ltat de rglement par lagent
aprs remise de lenveloppe

Le CSAF

Etablit un bordereau denvoi des chques barrs


et tats de dclarations correspondant pour la
CNSS et le Fisc
Enregistre les critures de paie dans les
journaux de caisse ou de banque selon le mode
de paiement
Classe les documents (copies) dans
* le chrono des dpenses salariales pour la
centralisation des salaires
* le chrono des banques correspondantes

IB

-B

O
LI

EQ

TH

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Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

CODE
005
CODE
005 - 5

UDGPM/K
CYCLE : TRESORERIE
PROCEDURE : Paiement des frais de mission

NBRE PAGE
1
Date de mise jour
JUILLET 2013

DIRECTION/SERVICES
INTERVENANTS
ETAPES

OPERATIONS REALISEES

Le CS AF

Reoit lordre de mission sign du


Coordonnateur.
Conformment aux rgles et en fonction du
lieu de destination et de la nature de la
mission, sassure que les montants inscrits
sont conformes la dure de la mission et
aux taux journaliers servis au bnficiaire
Transmet la caisse pour paiement

Prpare la pice de caisse/dpense


Transmet les documents au SAF

Le CSAF

-B

Le caissier

AG

ES

C
2

FREQUENCE

IB

Contrle et signe lautorisation de


paiement
Les transmet la caisse

Le caissier

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

Procde limputation comptable et


budgtaire de la pice
Enregistre au journal de caisse
Classe les documents ainsi comptabiliss

Le CSAF

EQ

Procde au paiement et fait dcharger le


personnel sur lordre de mission et la pice
de caisse
Appose le cachet PAYE sur la copie
des ordres de mission
Transmet les pices de caisse la
comptabilit

TH

O
LI

88

Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

UDGPM/K
CYCLE : TRESORERIE
PROCEDURE : Alimentation en fonds des comptes bancaires

ETAPES

DIRECTION/SERVICES
INTERVENANTS

CODE
005
CODE
005 - 6

OPERATIONS REALISEES

NBRE PAGE
1
Date de mise jour
JUILLET 2013

FREQUENCE

Lapprovisionnement des comptes bancaires


se fait gnralement par le truchement des
virements de fonds reus des partenaires

Envoie un avis de crdit


lUDGPM/K

La secrtaire de direction

Transmet lavis de crdit au


Coordonnateur

Le Coordonnateur.

Transmet aprs visa lavis de crdit


au CSAF

Le CSAF

La banque locale

AG

ES

IB

-B

O
LI

EQ

Met jour la situation de trsorerie


Procde limputation de lavis de
crdit
Enregistre dans le journal de banque
le virement de fonds reu
Classe lavis de crdit dans le chrono
de banque rceptrice des fonds

TH

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Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

UDGPM/K
CYCLE : TRESORERIE
PROCEDURE : Alimentation en fonds de la caisse menuesdpenses

CODE
005
CODE
005 7

NBRE PAGE
1
Date de mise jour
JUILLET 2013

DIRECTION/SERVICES
INTERVENANTS
ETAPES

FREQUENCE
OPERATIONS REALISEES

Le caissier

Informe le CSAF lorsque le niveau


plancher fix du montant des fonds en
caisse est atteint

Le CSAF

Fait procder un arrt de caisse


Fait prparer un chque de
rapprovisionnement de la caisse pour un
montant concurrence du niveau plafond
de la caisse (50 000 FCFA)
Transmet une copie de larrt du
brouillard de caisse et de lordre de
paiement au Coordonnateur pour avis

AG

ES

Le Coordonnateur

IB

-B

Permanent

O
LI

Contrle les pices transmises, signe


lordre de paiement,
Fait signer le chque par le Prsident et
le Trsorier
Lensemble des documents y compris
larrt de caisse sont transmis au CSAF

Ds retour du chque le transmet au


caissier

Encaisse le chque et vient verser les


espces la caisse de lUDGPM/K
Etablit une pice dentre/caisse en deux
(2) exemplaires portant les rfrences du
chque encaiss
Inscrit les espces reues au brouillard
de caisse
Transmet le brouillard caisse et la pice Permanent
de caisse entre (original) au CSAF

Le CSAF

Le caissier

EQ

TH

Procde lenregistrement de la pice


Classe les documents ainsi comptabiliss

Le CSAF

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Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

CODE
005
CODE
005 - 8

UDGPM/K
CYCLE : TRESORERIE
PROCEDURE : Prparation des tats de trsorerie

NBRE PAGE
1
Date de mise jour
JUILLET 2013

DIRECTION/SERVICES
INTERVENANTS
ETAPES

Le CSAF

OPERATIONS REALISEES

FREQUENCE

La prparation des tats de trsorerie est du


ressort du CSAF. Ils sont tablis tous les mois.

Mensuelle

AG

ES

C
3

Le CSAF

Examine les tats et appose son visa


Retourne les tats au CSAF

IB

Le Coordonnateur

-B

Etablit les tats de trsorerie sur la base


:
de la situation des comptes bancaires
de la situation des comptes caisse
de la situation des factures en instance
des commandes en cours et venir
des activits mener
Transmet les tats au Coordonnateur
pour observations

O
LI

Procde leur suivi

EQ

TH
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Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

UDGPM/K

CYCLE : TRESORERIE

CODE
005
CODE
005 - 9

PROCEDURE : Suivi des comptes bancaires

ETAPES

DIRECTION/SERVICES
INTERVENANTS

NBRE PAGE
1
Date de mise jour
JUILLET 2013

OPERATIONS REALISEES

FREQUENCE

La Secrtaire de direction

Reoit les relevs bancaires, les


enregistre et les transmet au
Coordonnateur

Le Coordonnateur

Reoit des banques, tous les relevs


de comptes mensuels au plus tard le
15 du mois suivant
Procde leur vrification et les
transmet au CSAF

ES

Le CSAF

AG

IB

-B

O
LI

Fait diter le grand livre de chaque


banque
Fait tablir ltat de rapprochement
pour chaque compte bancaire
Appose son visa pour approbation sur
les tats de rapprochement
Transmet les documents au
Coordonnateur

Vrifie les tats de rapprochement et


les transmet au SAF

Classe les tats et relevs dans le


chrono des banques concernes

Le Coordonnateur.

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Le CSAF

EQ

TH

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Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

UDGPM/K

CYCLE : TRESORERIE

CODE
005
CODE
005 - 10

PROCEDURE : Suivi de la caisse

ETAPES

DIRECTION/SERVICES
INTERVENANTS

NBRE PAGE
1
Date de mise jour
JUILLET 2013

OPERATIONS REALISEES

Le CSAF

ES

AG

Priodiquement et de faon inopine


(le CSAF ou son reprsentant), arrte
la caisse en prsence du caissier
Procde au comptage physique des
espces en caisse
Pointe le brouillard de caisse et les
pices justificatives
Sassure de la concordance entre le
solde en caisse et le solde dans le
brouillard de caisse
Authentifie larrt de caisse (nom,
date et signature du contrleur et du
contrl)
Remet une copie de larrt de caisse
vis au caissier
En cas dcart le caissier est appel
justifier

IB

-B

FREQUENCE

Le caissier

Classe larrt de caisse vis et la


feuille de brouillard de caisse dans le
chrono caisse
Enregistre au brouillard de caisse
lcart ventuel constat suite au
contrle de manire rpartir sur un
solde exact des espces dtenues avec
le brouillard de caisse

EQ

TH

O
LI

Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

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Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

AG

ES

C
IB

-B

BIBLIOGRAPHIE

O
LI
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Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG

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Elaboration des procdures comptables et financires dune association: cas de lUDGPMK

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5. BERGER

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7. COMBES Jean Emmanuel & LABROUSSE Marie Christine (1997), Audit financier

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11. HERARD Jacques (2003), Manuel dorganisation applique, Dunod, Paris, 346

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13. MADERS Henry-Pierre & Jean MASSELIN (2006), Contrle interne des risques :
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16. OECF (2005), Les missions daccompagnement de lexpert-comptable : approche par


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17. POULIOT Daniel & BILDEAU Yves (2002), Mesurer les risques en vue de les
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21. VAYRE Pierre & VANNINEUSE Alain (2003), Le risque annonc de la pratique

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Articles

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