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INTRODUCTION
ONT CONTRIBUE
A LA REALISATION DE CE DOSSIER :
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Margaret AUMONT
Chantal CUSSE
Evelyne DOISNEAU
Claude EMERY
Yves FEUNTEUN
Grard GUILLAUMIE
Martine LEROUX
Danile PATTOU
Jacqueline POIRIER
Aller l'essentiel. N'oubliez pas que dan~ un crit professionnel, l'objectif vis est l'efficacit qui exige que l'on
aille rapidement l'essentiel.
Citer les faits. Citez toujours les faits tels que vous les avez observs ou qu'ils vous ont t rapports. Donnez
des chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que possible.
Utiliser des formules positives. A la relecture, efforcez-vous de retraduire vos formulations ngatives en
formulations positives. Ne dites pas: notre tablissement n'a eu que 20 % d'checs au bac, mais dites: notre
tablissement a eu 80 % de russite au bac.
Limiter la redondance. La rptition' des informations peut parfois tre utile et dlibre. La plupart du temps,
elle est involontaire et dnote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les rptitions ou les
redondances.
LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF
Formules introductives
-
- confirmer
- considrer
- constater
- estimer
- noter
- observer
- prciser
- rappeler
- signaler
- souligner
Ces verbes sont souvent prcds de : je me permets de, je crois devoir, je ne peux que...
Formules d'exposition (termes plus souples)
- prendre note
- se trouver appel
- ne pas manquer de
- aborder un point
- accder un poste
- apprcier le bien-fond de
- assurer la diffusion
- attacher du prix
- constater un fait
- dcider que
Termes gnraux
par ailleurs.
- il vous appartient de
- il y a lieu de
- il importe de.
Formules de conclusion (locutions impratives)
- dcider que
- demander que
- convier
- engager
- inviter
- prier de
du prix
Expressions correctes :
de par
par
suite
comme suite
je vous annonce
par contre
en revanche
dans le but de
afin de
postuler un emploi
postuler un emploi
rapport
propos de
baser sur
fonder sur
contacter quelqu'un
solutionner un problme
rsoudre un problme
je vous serais gr
je vous saurais, gr
demander a ce que
demander que
informer de ce que
informer que. .
LA LETTRE ADMINISTRATIVE
La lettre en forme administrative est utilise lors d'changes de correspondance entre des structures
administratives, de mme qu'elle est utilise destination de toute personne appartenant l'Administration.
Elle comporte les lments suivants:
le timbre figure dans l'angle suprieur gauche du document. Il a pour objet d'identifier l'administration dont
mane le document.
Exemple:
Acadmie d'Orlans-Tours
Rectorat
Division du Personnel
21, rue Saint-Etienne
45043 ORLEANS CEDEX
Tl : 38.79.38.79
Le lieu d'origine et la date figurent dans l'angle suprieur droit Exemple: Orlans, le 12 octobre 1993
la suscription figure sous le lieu et la date
Exemple:
N.B. : La lettre en forme administrative n'est jamais adresse directement un fonctionnaire subordonn, mais
l'autorit responsable.
Une lettre en forme administrative fait apparatre la marque de la voie hirarchique.
Exemple :
"Affaire suivie par ..." Cette mention permet au correspondant de connatre son inter- locuteur. Elle figure sous
le timbre, ainsi que le numro de poste et le numro d'enregistrement.
Exemple: DOVS n 282/94
la signature par dlgation: cette mention ne peut tre utilise que lorsque le signataire possde bien ce
pouvoir et uniquement dans les domaines prvus par un arrt. La dlgation peut tre donne pour une dure
dtermine ou permanente. La signature est prcde et suivie des indications de titre et de patronyme de
l'intress.
Exemple : Pour le Recteur et par dlgation
Le Secrtaire Gnral de l:4cadmie Monsieur X
N.B. : Le titre ne doit pas apparatre s'il est dj mentionn dans la suscription.
-
la signature par autorisation est le pouvoir donn une personne de signer une catgorie de pices (lettres,
bordereaux ...) relevant de son service.
Exemple : Pour le Recteur et par autorisation
Le Chef de la Division du Personnel
Monsieur Y
la signature pour ordre est usite par le fonctionnaire qui signe la place de son chef direct, momentanment
empch ou absent.
La lettre en forme personnelle est destine une personne n'appartenant pas l'Administration. Elle peut
galement tre employe entre deux services si on veut insister sur le caractre personnalis et courtois de la
correspondance. Comme dans la lettre en forme administrative, sont mentionns :
le timbre
le lieu d'origine, la date et le numro d'enregistrement.
Cependant, elle ne prsente ni objet, ni rfrences.
Elle dbute par une formule d'appel: Monsieur, Madame, Mademoiselle, et se termine par une formule de
politesse: Veuillez agrer, Monsieur, Madame, Mademoiselle, l'expression de ma considration distingue...
LE BORDEREAU
Dfinition
Ce document est destin l'acheminement des pices d'un service administratif un autre, chaque fois que cette
transmission n'implique pas de commentaires qui justifieraient la rdaction d'une lettre d'accompagnement.
Prsentation du document
- les mentions habituelles de la correspondance administrative figurent sur ce document
(timbre, lieu d'origine et date, suscription, objet, rfrence, affaire suivie par ... et ; numro d'enregistrement),
- un texte scind en 3 colonnes :
- une colonne pour l'indication du nombre de pices
- une colonne pour la dsignation des pices (qui doit tre suffisamment dtaille)
- une colonne pour les observations.
lorsque la transmission comporte plusieurs pices, le double du bordereau permet au service expditeur de
conserver une trace des documents transmis,
dans le cas d'un envoi conjoint, d'viter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mme objet,
lorsque la pice transmise est un original, le double du bordereau permet de situer rapidement le dtenteur de
la pice en question.
Dans la colonne "observations", les mentions suivantes peuvent tre portes: - copie ... : indiquant la liste des
destinataires
-
pour attribution : dans ce cas, l'expditeur se dessaisit dfinitivement des pices et le destinataire doit statuer
sur l'affaire. Eventuellement peut figurer la mention: en vous priant de bien vouloir me tenir inform de votre
dcision ou de la suite donne cette affaire.
pour information : le destinataire n'a pas intervenir, mais peut conserver pour son information les pices qui
lui sont transmises
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toutes fins utiles: le destinataire est libre de donner suite ou non l'affaire
en communication: dans ce cas, le destinataire doit renvoyer le document l'expditeur aprs en avoir pris
connaissance
pour suite donner: le destinataire est oblig de donner une suite, mais ne rend pas compte
pour .avis: le destinataire doit donner un avis motiv sur l'affaire qui lui est soumise
pour signature ou pour visa : transmission une autorit hirarchique qui devra signer le document ou y apposer
son visa
-
pour lments de rponse: le destinataire devra fournir sous forme de note ou de lettre les informations
ncessaires au service expditeur afin de lui permettre de rdiger la rponse une question pose.
pour lments de rponse: le destinataire devra fournir sous forme de note ou de lettre les informations
ncessaires au service expditeur afin de lui permettre de rdiger la rponse une question pose.
LA CIRCULAIRE
Dfinition
Un mme document, note ou lettre, peut tre adress individuellement plusieurs personnes. Ce document, qui
permet l'information de "circuler" est appel circulaire.
Les caractristiques attaches la lettre s'appliquent galement la circulaire.
Spcificit de la circulaire
Son texte doit s'adresser la fois tous et chacun. Le traitement de texte permet aujourd'hui ce genre d'exploit
en autorisant des textes de porte gnrale dans lesquels on peut insrer des informations diffrentes selon les
diverses catgories de destinataires.
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LA NOTE ADMINISTRATIVE
Dfinition
C'est un document administratif d'ordre interne c'est--dire qui circule l'intrieur d'une mme unit
administrative et qui traite d'une affaire courante.
Elle est destine:
-
un suprieur hirarchique ou un autre service, soit pour rsumer des dossiers ou des documents, soit pour
faire le point sur une question expliciter.
la note de synthse consiste rdiger un document clair, prcis et cohrent partir d'informations diverses,
provenant de sources diffrentes, voire contradictoires. Les dcisions sont souvent prises partir de notes de
synthse.
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LE COMPTE RENDU
Dfinition
Le compte rendu dcrit des faits couls. C'est un document qui restitue tout ou partie du contenu d'une runion
ou d'une activit. Le compte rendu est la fois la mmoire individuelle et la mmoire du groupe. En cas de
ncessit, on peut s'y rfrer pour vrifier ce qui s'est pass.
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission intgrale du contenu d'une runion ou d'un dbat. Ce
peut tre par exemple la retransmission intgrale dune confrence ou d'un discours.
Le compte rendu slectif, ou relev de conclusions, note les dcisions prises et rend compte des informations les
plus importantes retenir. Cette slection se fait en fonction d'un objectif et des besoins du destinataire.
le plan chronologique rend compte des vnements dans l'ordre exact o ils se sont drouls.
le plan thmatique est le plus utile pour rendre compte d'une runion. En effet, quand une runion a un
thme prcis, il est inutile de rapporter les digressions et les rptitions difficilement vitables dans une
discussion.
Le rdacteur doit s'imposer un maximum d'objectivit, mme s'il opre des slections.
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LE RAPPORT
Dfinition
C'est une des manires dont on rend compte une autorit responsable d'une question importante en lui proposant
des solutions. C'est un document qui sert, partir de l'tude d'un problme ou de l'analyse d'une situation,
proposer une action.
Il se diffrencie de la note qui expose toujours brivement des affaires courantes comme du compte-rendu et du
procs verbal qui se bornent dcrire ce qui s'est pass. Le rapport s'appuie sur des faits, vnements ou actions
dcrits pour dgager certaines informations qui permettront au rdacteur de donner un avis motiv et de
conseiller une action.
Le rapport requiert des qualits de synthse, de prcision et de clart comparables celles de la note ou du
compte-rendu.
Prsentation du document
On retrouve les mentions habituelles des autres documents administratifs : timbre, date et lieu, objet, rfrence. Il
arrive parfois que l'on trouve l'objet du rapport incorpor dans le titre.
Exemple : Rapport l'attention de Monsieur le Recteur sur la prparation de la rentre scolaire.
Schma
Le rapport est structur et prsente un plan logique avec une introduction, un dveloppement et une conclusion :
-
l'introduction pourra comporter la rfrence aux faits ou aux instructions qui sont l'origine du document.
Un vritable expos peut tre ncessaire pour bien faire connatre l'objet du rapport. Nanmoins, l'introduction
doit tre la plus concise possible,
le dveloppement, dont le nombre de parties sera adapt chaque cas particulier, pourra indiquer les
consquences de ces faits et examiner diverses solutions possibles,
Le rapport se termine souvent par une formule d'usage appelant la dcision du destinataire.
Exemple: si ces propositions recueillent votre agrment, je vous serais reconnaissant de bien vouloir me
renvoyer le prsent rapport revtu de votre approbation.
Diffrents types de rapports
-
d'activit
d'opportunit
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LE PROCES-VERBAL
Dfinition
Le procs-verbal enregistre le pass. Concis et prcis, le procs-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue
de son rdacteur. Il enregistre un fait, un vnement dont la trace doit tre conserve dans l'intrt d'une
communaut.
Le procs-verbal de runion, tabli par un (ou des) participant(s), permet de garder une trace de ce qui s'est dit.
Il pourra servir de rfrence en cas de litige ultrieur.
Il doit comporter un certain nombre 4:lments comme: nom, date, lieu de runion, nom de la collectivit qui
s'est runie, nom et qualit des participants, ordre du jour... Pour tre valide, le procs-verbal doit tre approuv
par les participants.
Le procs-verbal de constatation fait la description d'un fait ou d'un vnement qui pourrait tre ultrieurement
contest. C'est sur la base de procs-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent tre intentes.
Documents officiels, les procs verbaux doivent tre archivs chronologiquement par catgorie dans un dossier
rserv cet effet.
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LA PONCTUATION
La ponctuation dans la communication crite joue un rle primordial. En effet, elle permet de structurer l'expos
grammaticalement et de comprendre le sens de la phrase. L'absence de signes de ponctuation dans un texte rend
celui-ci incomprhensible.
Les rgles de la ponctuation doivent tre scrupuleusement respectes comme celles de l'orthographe.
Les signes de ponctuation
Le point (.)
Il marque la fin d'une phrase, c'est--dire l'achvement du dveloppement d'une ide. Il commande galement une
pause importante. Il se place aussi aprs un mot en abrg.
Le point-virgule (;)
Il spare et relie les parties d'une "phrase compose", la suite d'une proposition ayant un sens complet, mais
ayant aussi 'ln rapport avec la suivante qui introduit par exemple un fait nouveau.
* Le point et le point-virgule quivalent des stops.
La virgule (,)
Elle spare des lments semblables (numrations) ou dissemblables (termes en apposition, propositions
incises).
Elle s'utilise galement devant les conjonctions de coordination car, mais, donc, or...
* Elle ne figure pas en gnral devant "et" et "ou".
Les deux points (:)
Ils annoncent une explication, une numration et soulignent un rapport souvent de cause ou de consquence.
Ils s'emploient parfois pour introduire un discours direct, une citation. Ils sont alors suivis de guillemets.
Le point d'interrogation (?)
Il termine, comme son nom l'indique, les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une
interrogation.
* Attention, l'Administration ignore dans la correspondance les points d'interrogation (principe de la
neutralit). Elle est, en effet, cense rpondre aux questions et n'avoir pas les poser. Lorsqu'ils interrogent,
les documents administratifs le font indirectement en utilisant des priphrases telles que: "la question se
pose de savoir si...".
Le point d'exclamation (!)
Il termine les phrases exclamatives et les interjections.
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Gnralits
au dbut d'une phrase : le premier mot d'un texte et le premier mot aprs un point commencent toujours par
une majuscule.
aprs les points d'interrogation, d'exclamation, de suspension s'ils marquent la fin d'une phrase. Mais ces
signes de ponctuation sont considrs comme une virgule ou un point-virgule, si l'interrogation ou
l'exclamation ne finit pas la phrase, ils sont alors suivis d'une minuscule.
Chaque lettre du sigle peut tre suivie d'un point, mais ce n'est pas une obligation C.R.D.P. ou CRDP.
La majuscule apporte une vritable information, elles est donc ncessaire quand il s'agit d'un vrai nom propre,
d'un nom driv d'un nom de lieu pour dsigner les habitants de ce lieu et quand elle joue un rle nettement
distinctif.
Le nom
Les noms de lieu : villes, villages, rgions, les, cours d'eau, mers, montagnes. pays. rues, monuments, etc.
prennent une majuscule.
Les noms de personne, c'est--dire les noms de famille et les prnoms. prennent une majuscule.
Les noms de journaux portent une majuscule. le Monde
Les substantifs drivs de lieux pour en dsigner les habitants prennent une majuscule : Les Franais
mais l'adjectif driv d'un nom de lieu prend une minuscule: le peuple franais
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On met d'ordinaire une majuscule aux noms dsignant le domaine trait par un ministre, un ministre...
le ministre de l'Education nationale
le prsident de la Rpublique
le ministre des Affaires trangres
mais on ne met pas de majuscule prsident, ministre... sauf dans les formules d'appel et de politesse.
Les noms d'organismes officiels, d'associations, de socits, ont une majuscule au premier mot.
le Conseil suprieur de la langue franaise
le Conseil des ministres.
La majuscule en tant que signe de considration
Quand on s'adresse directement une personne par crit, on met gnralement une majuscule.
Madame, Monsieur...(formule d'appel, formule de politesse, adresse, suscription).
On la met assez souvent aux noms de dignits, titres et fonctions. Monsieur le Recteur, Monsieur le
Prsident, Monsieur le Prfet...
Les noms de ftes prennent une majuscule. Pques, Pentecte, le jour de l'An
Mais les jours de la semaine et les mois prennent une minuscule. jeudi 15 janvier.
. L'adjectif
Il prend une majuscule s'il caractrise un terme gographique (il devient alors un nom propre).
Le mont Blanc, le Bas-Rhin, le lac Majeur, les Pays-Bas
u On met une majuscule l'adjectif dans Premier ministre en signe de considration.
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. L'article
Il prend une majuscule quand il fait partie d'un nom propre. Le Havre, La Haye
L'usage est plus hsitant en ce qui concerne les noms de famille. Les articles la, du, des, prennent gnralement
une majuscule. La Fayette, Du Barry c'
En revanche, de, selon les cas, s'crira avec une minuscule ou une majuscule. Monsieur de La Fontaine (particule
nobiliaire). Alcide De Gaspri (nom d'origine trangre).
Juin 1994