Ecrits Professionnels 1 PDF

Mireille BRAHIC
MIEUX RDIGER
LES CRITS
PROFESSIONNELS
Courriers, messages lectroniques,
comptes rendus, rapports, analyses et synthses
ditions dOrganisation, 2004

ISBN : 2-7081-3047-1
Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org
Chaque crit
professionnel
rsulte de la rencontre
entre une situation
et un objectif
1 Une lettre transmet une information
mais laisse aussi une trace
1.1 Le corps du texte dpend de lobjectif de la lettre
Il serait inconsquent* de prconiser un contenu prcis pour les lettres
en fonction du secteur duquel elles manent (administration, entreprise,
particulier) et en fonction de loccasion (accord, refus, demande) qui
les rend ncessaires. Le contenu dune lettre dpend essentiellement de
lobjectif de celle-ci en corrlation avec le moment. Ainsi, lobjectif
* Tous les mots suivis de cet astrisque sont dfinis dans le lexique, page 327.
ditions dOrganisation
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Mieux rdiger les crits professionnels
dune lettre commerciale tant de fidliser le client, il savre utile de

modrer les refus par des tournures telles que : jai le regret de qui
peuvent tre encore renforces par malgr notre souci permanent de satisfaire notre clientle sans toutefois tomber dans la plus basse flagornerie
dans laquelle ce type de lettre se vautre souvent. Quel client se trouve
flatt par des cher monsieur Untel ou des chre madame Unetelle
venant de parfaits inconnus ? Quel client est sensible une longue lettre
qui lui promet monts et merveilles ? Qui croit encore votre lettre a
retenu toute notre attention ? Incontestablement les flatteurs ont un
auditoire restreint et les longues lettres sont rarement lues. Mme si une
lettre commerciale ne doit pas manquer, non plus, de faire allusion la
restitution future du service rendu ou une disponibilit illimite et permanente, toute logorrhe dithyrambique est proscrire.
Pour ce qui est dune lettre administrative (quelle mane dune administration civile ou militaire) son but est une information objective qui ne
doit trahir aucun avis personnel; le rdacteur administratif crit en lieu et
place de ladministration laquelle il appartient et, mme si la lettre quil
rdige exprime une dcision, ce nest pas la sienne en tant quindividu.
Cest ladministration concerne qui sexprime par le truchement du responsable de ltablissement ou de celui du dossier trait. Ainsi, les nuances
prconises au paragraphe prcdent nont rien faire dans une lettre
administrative. Nanmoins, les tablissements publics vocation industrielle (la Dlgation gnrale pour larmement, par exemple) ont pris lhabitude dassouplir certains de leurs courriers.
Toutefois, une lettre manant dune entreprise nest pas toujours destine
la clientle, et lentreprise peut avoir, en certaines circonstances qui touchent le contentieux, les contrats ou les licenciements, le mme but dinformation incontestable qui est en permanence celui de ladministration.
Le particulier quant lui nest tenu par aucune normalisation ou rglementation et il est libre de sexprimer comme bon lui semble. Sil veut
crire en bandes dessines ou en vers, nul ne len empche. Pourtant, lorsquil crit pour affaire, lorsque lenjeu est lobtention dun emploi ou
dune prestation par exemple, il a intrt faire bonne impression .
Cependant, le correspondant lui tant la plupart du temps inconnu, il
savre difficile dtre en phase avec ses attentes. Le mieux est alors de se
contenter de ne pas faire mauvaise impression . Pour cela il suffit de se
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La rencontre entre une situation et un objectif
fondre dans les usages propres aux entreprises : employer la prsentation

AFNOR, choisir un papier discret, blanc ou cru et de bonne qualit
(80g/m2), ainsi quune enveloppe assortie, et sexprimer avec pondration.
Donc, quelle soit commerciale, administrative, militaire ou prive, la correspondance doit tre claire, prcise et concise (comprhensible par quiconque, sans ambigut), courtoise sans
flagornerie et fidle linformation quelle doit transmettre. En
effet, selon larticle 109 du code du commerce, une lettre vaut
contrat. Pouvant tre, tout moment, sortie des archives comme
pice conviction, elle ne doit pas prter quivoque. La
meilleure faon de la rdiger est de se mettre la place, non pas
du destinataire, mais dun tiers entre les mains de qui la lettre
pourrait tomber. Le but est de ne laisser aucune prise au lecteur
mal intentionn en dcrivant clairement la situation et en prcisant la date, les adresses respectives, les rfrences, les pices
jointes, les annexes et les prix convenus en chiffres et en lettres.
1.2 Le premier paragraphe rappelle la demande

ou prsente la situation
La tendance actuelle, pour des motifs de rapidit et de facilit, favorise
lutilisation du tlphone par rapport la correspondance. Mais, si ces
deux moyens de communication remplissent bien cette fonction de
transmission de linformation, seule la lettre laissera une trace1. Et cest
pour cette seconde mission quelle est, notamment lorsquun litige est
envisageable, prfrable un coup de tlphone.
En effet, il ne faut jamais perdre de vue quune lettre peut tre produite
comme preuve, le plus souvent la charge de celui qui la crite. Mais ce
nest pas pour autant quil faut crire des lettres laconiques. Au contraire,
cest exactement pour cela quelles doivent tre extrmement prcises.
De plus, dans un dossier, la seule lecture dune lettre, doit indiquer
quel moment de laffaire elle se situe ; ce qui la rendue ncessaire ; ce
quelle a affirm ; ce quelle a annonc, conseill ou command. Et cest
prcisment pour cela, quau lieu de se contenter de rpondre la ques1. Dans le langage de la qualit cette fonction sappelle la traabilit .
19
tion pose, il est indispensable de reformuler, au pralable, cette question afin dattester les propos du demandeur.
Cest encore pour cela quune demande de devis doit tre accompagne
dun cahier des charges prcis et cest enfin pour cela quune lettre de
commande doit prciser dans le dtail les conditions dexcution, de
livraison et de paiement.
On peut rsumer le plan dune lettre trois grandes parties, ventuellement dcoupes leur tour :
pass
prsent
avenir
Reformulation prcise de la demande, de la situation

ou
Prsentation (de soi, de ltablissement, de son action)
Rponse la demande, prcise et motive (sources,
rglements, lois) et personnalise en fonction des
renseignements fournis par le demandeur
ou
Motif, historique, dtails
ou
Conditions de ralisation en cas de demande de devis ou
de passation de commande
Annonce de ce quon va faire
ou
de ce quon conseille au destinataire
ou
Expression du souhait
La mthode de Quintilien2 permet de ne rien oublier dans chacune de

ces parties. Elle se rsume au bilan de la connaissance dune situation
travers les questions :
Qui ?
Quoi ?
Comment ?
Combien ?
O ?
Quand ?
Pourquoi ?
2. Reprsentant officiel de lloquence sous lempereur romain Vespasien, Ier sicle de notre re.
20
Les informations manquantes peuvent se trouver dans le dossier

concern ou dtenues par la personne charge de laffaire, qui il suffit
de les demander.
1.3 Des prcisions sur le signataire et le destinataire,

la date et le lieu dmission sont des lments
indispensables la fonction de preuve des
documents crits
Len-tte*, dans le secteur priv, appele timbre* dans lAdministration,
regroupe tous les renseignements ncessaires lidentification, la
localisation et au paiement de lmetteur.
Labsence de lieu dmission et de date fait perdre toute valeur de
preuve au document. Ainsi, une compagnie dassurance peut ne
donner aucune suite une dclaration de sinistre non date.
Les rfrences facilitent le classement du document mis et la localisation des documents auxquels il est fait allusion et qui justifient
le sens de la rponse qui est donne.
La rubrique objet rsume prcisment et succinctement le motif
du document mis.
Les pices jointes (chque pour un paiement, photocopie dun
document contest ou dun rglement sur lequel se fonde la
rponse, etc.) sont cites et quantifies afin quelles ne sgarent ni
au dpart ni larrive du courrier. Leur numration atteste galement aux yeux du lecteur futur, inconnu et extrieur que le texte
tait accompagn de tous les justificatifs ncessaires.
Ces lments priphriques permettent de consacrer le corps du texte au
message uniquement et doffrir, par consquent, une meilleure lisibilit.
Cest--dire que, pour rechercher la lettre produite une date prcise ou
dveloppant un objectif particulier dans un dossier, les yeux du lecteur
se placeront lun ou lautre des emplacements rservs linscription
de ces informations, tout en faisant dfiler les feuilles.
La disposition de ces lments sur la page peut varier selon lmetteur
du document, bien quune tendance actuelle tend normaliser leur
21
emplacement pour obtenir une plus grande rapidit de lecture. De plus

amples dtails sur ces rubriques et leur emplacement sont exposs en
deuxime partie et des modles figurent en annexe 2.
1.4 La signature* authentifie le texte

La signature* est lapposition de son nom de famille au bas et droite dun
crit. Elle est gnralement prcde ou suivie dun paraphe* (signature* abrge) destin rendre son imitation plus difficile, mais ce trait de plume nest
que facultatif.
Jacques BLONDEL
Correspondance militaire et relations publiques
La signature* officialise les dires dun crit elle doit donc tre celle de
lautorit qui en endosse la responsabilit. Cest pour cela quun particulier signe lui-mme ses crits et quil doit porter de sa main la date ou
une mention dapprobation lorsquon lui rclame un visa*. la quasi
unanimit des chartes graphiques, la signature* se place la fin de
lcrit, de prfrence droite, sur une hauteur de 3 cm environ.
La signature* doit tre toujours semblable et autant que possible lisible.
Si elle est indchiffrable, elle doit tre suivie de sa traduction dactylographie. Pour viter les ventuels abus, dans lAdministration, lemploi de
la griffe* est dsormais interdit.
Le monde de lentreprise se contente de faire suivre les nom et prnom
de la fonction occupe par le signataire. Cependant, dans
lAdministration, lorsque le signataire nest pas la plus haute autorit
sur place mais un dlgataire, la prsence dune attache* explicitant
cette dlgation est indispensable. Tandis que lorsque le plus haut responsable signe personnellement, lattache* qui figure en suscription*
suffit. Cette attache* mentionne le grade, le nom et la fonction du signataire, les conditions dexercice de cette fonction (par intrim ou provisoirement) et du pouvoir consenti en matire de signature* :
La signature* par dlgation

La dlgation de signature* est accorde une personne et non une
fonction. Elle prend fin lorsque le dlgataire ou le dlgant cesse ses
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fonctions. La dlgation de signature* laisse entire la responsabilit du

dlgant qui doit endosser la responsabilit de ce que le dlgataire a
sign. La dlgation de signature* est donne par crit et notifie
toutes les autorits subordonnes.
En rgle gnrale, le chef dun chelon de responsabilit signe les documents :
destins lautorit suprieure,
engageant sa responsabilit vis vis de lautorit suprieure,
portant des apprciations concernant un subordonn,
engageant des dpenses ou une procdure judiciaire,
portant dcision dans un domaine pour lequel il a reu dlgation.
Il peut donner ses subordonns lautorisation de signer les pices de
service courant ou de routine ainsi que les documents dapplication de
ses ordres et directives gnrales. Lors de ces occasions les subordonns
signent par ordre .
La signature* par ordre

La signature* est donc dite par ordre lorsque ordre est donn verbalement dassurer la signature* de certains types de documents. Dans ce
cas, la mention manuscrite p./o. prcde le paraphe*.
La signature* pour copie conforme

Elle est porte sur les documents reus dune autorit suprieure qui, en
raison de linsuffisance de leur nombre, ou pour toute autre raison, doivent tre reproduits. Ils ont ainsi valeur doriginaux.
La signature* pour ampliation*

La plupart du temps le chef dun chelon de responsabilit ne signe
quun seul exemplaire dun document adress de nombreux signataires. Cet exemplaire est alors conserv aux archives du bureau expditeur, les autres exemplaires, qui ont galement valeur doriginaux, sont
signs pour ampliation* par le fonctionnaire qui a reu cette dlgation de signature*. Il en est de mme lorsquun document ancien est
rediffus.
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1.5 Au sein de lAdministration, la fiche de transmission

ou le bordereau denvoi remplacent les lettres
daccompagnement
La correspondance administrative est achemine
par voie hirarchique
Daprs cet ordre nouveau, toutes les demandes de particuliers, des communes, des fonctionnaires subalternes, des commissions dhospices, des
employs aux prisons, etc., etc., ne doivent me parvenir que par votre canal, et
aprs avoir pass votre examen ; toute lettre qui marrivera directement sera
renvoye sans rponse, moins quelle ne contienne des plaintes contre vous,
pour dni de justice administratif
Le ministre de lintrieur aux prfets
5 germinal an VIII (mars 1800)
Afin que chaque chelon hirarchique traite ce qui concerne son degr de
comptence*, tout document, bien quadress la plus haute autorit en place,
sera trait par celui qui est charg de ce type daffaires. Ainsi, une demande de
cong mise par un agent* et adresse, comme il se doit, au directeur, lui sera
achemine par voie hirarchique mais sera traite au bureau du personnel.
En outre, la plupart des pices ncessitent un traitement par plusieurs
services, ne seraient-ce que le courrier et les archives, ou doivent tre
transmises certains bureaux pour information ou encore un responsable pour signature. Un compte rendu de runion, par exemple, dont la
premire destination est la direction pour rendre compte des rsultats de
la rflexion des subordonns, sera galement transmis ceux qui
devront appliquer les dcisions prises en runion.
La fiche de transmission et le bordereau denvoi servent donc acheminer ces pices vers leurs diffrents destinataires.
La fiche de transmission
Elle dispense de la dactylographie tout en permettant dorienter un document et den expliciter le motif dexpdition. Toutefois, la diffrence du
bordereau, elle ne permet pas den conserver la trace. La fiche de trans-
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mission nest, par consquent, dun usage courant quentre proches collaborateurs. Les grandes entreprises prives y recourent galement.
De plus en plus, la fiche tablie sur support papier saccompagne dune
transmission par courrier lectronique. Les possibilits darchivage lectronique permettent de suivre lacheminement des documents et de grer
leur retour.
FICHE DE
TRANSMISSION
DATE :
URGENT
DESTINATAIRE :
DE LA PART DE :

POUR INFORMATION
POUR CLASSEMENT
EN RETOUR
ME RENDRE

POUR ATTRIBUTION
POUR AVIS
TABLIR UN PROJET DE RPONSE
POUR SIGNATURE
SUITE DONNER POUR LE :

MESSAGE :
Le bordereau denvoi
Le bordereau, quant lui, sert essentiellement lorsquil est indispensable
de conserver une trace de lexpdition des documents ; en particulier
quand il est adress lautorit afin de lui soumettre des projets de
textes pour signature*. Il se prsentait autrefois sous forme dune chemise qui contenait les pices transmettre. Il nest plus aujourdhui
quune feuille simple agrafe, portant un formulaire de trois colonnes :
dsignation des pices,
nombre de pices en questions,
observations (sous forme de formules de transmissions figes).
Il sert transmettre dadministration administration ou de service
service un dossier ou une srie de pices concernant une mme affaire.
Il comporte la dsignation des pices transmises, leur nombre et une formule de transmission. Il peut comporter, mais pas obligatoirement, un
avis sommaire de lexpditeur sur les modalits* de traitement de laffaire dans sa forme. Il peut tre galement envoy, pour information,
sans ses pices affrentes, et son double peut servir daccus de rception. Toutefois, lAdministration nenvoie pas de bordereau vers le sec-
25
TIMBRE
Bordereau denvoi
SUSCRIPTION
Dsignation des pices
Nombre
Observations
Attache
Signature
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teur priv mais une lettre denvoi. Certains passent outre cette disposition car le bordereau prsente moins de contraintes denregistrement et
de signature* que la lettre ou la note.
2 Les messages, manuscrits ou lectroniques, permettent

dchapper la rigueur impose la lettre
2.1 La carte de visite laisse une trace des coordonnes
et sert un message bref plus ou moins formel
La carte de visite nest plus gure employe dans sa fonction
premire que dans le corps diplomatique pour laisser la trace dune
visite, voire la remplacer. Toutefois, elle est indispensable tout cadre en
mission au Japon. En effet, il est dusage l-bas, lors des prsentations,
dchanger sa carte de visite en se nommant.
Dans la France moderne la carte de visite est devenue un moyen pratique de laisser ses coordonnes. Le cadre, dautant plus quil exerce
une fonction relationnelle interne ou externe, lutilise galement lors
dune correspondance brve et protocolaire pour rpondre, par
exemple, une invitation, prsenter ses condolances, ses vux, ses
remerciements, ses flicitations
Les meilleures cartes sont graves en noir sur un bristol blanc de qualit et non pas imprimes. Les cartes professionnelles peuvent cependant se permettre une certaine fantaisie. En effet la prsence du logo,
des effets de couleur ou un fond pittoresque attirent lattention et marquent la mmoire. Mais une trop grande originalit, sans connaissances
artistiques, est prilleuse car il est trs facile de sombrer dans le mauvais
got.
Pour pouvoir tre envoyes sous pli par La Poste elles doivent avoir
pour dimension minimum : 9 cm x 14 cm.
Le nom se place au centre de la carte ou dans la partie suprieure mais
toujours centr afin de laisser une plus grande place la correspondance. Tout a t fait en matire doriginalit dcriture : langlaise, les
27
lettres bton, labsence de majuscules, des majuscules partout, lencre

grise, bleue ou verte, ladresse en haut et le nom en bas Distinguezvous donc par la simplicit du classicisme :
Madame ou Monsieur napparaissent jamais. Le prnom sinscrit en toutes lettres suivi du nom de famille le tout prcd ventuellement dun titre ou dun grade sil est suffisamment
important et suivi de la fonction professionnelle.
Le commercial, se pliera aux obligations de son poste. Il ne perdra,
par exemple, aucune occasion de montrer son intrt pour ses
clients lors de naissance, de mariage ou de deuil et de les devancer
lors des vux annuels.
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Directeur des ressources humaines
25, rue Pierre-Brossolette - 13090 AIX-EN-PROVENCE

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28
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2.2 Utiliss pour transmettre rapidement des messages brefs,

ml*3 et tlcopie ont une valeur juridique relative
Le problme se pose de savoir quelle est la validit dune tlcopie ou
dun ml* dans une transaction professionnelle. Pour y rpondre, il faut
avant tout considrer quen droit franais, le consentement des parties
suffit conclure un contrat. La pice crite ne sert donc pas valider ce
contrat, mais prouver son existence.
De plus, selon larticle 1341 du code civil, la preuve reste libre tant que
le contrat porte sur un bien de valeur infrieure 5 000 F. Ce nest
quau-del de cette somme quelle se concrtise par un crit original sur
papier portant signature* manuscrite, mais, lorsquun contrat est
contest, preuve doit galement tre faite de son invalidit par un crit
papier sign (une lettre de refus de service par exemple).
En outre, selon larrt de la cour de cassation du 14 fvrier 1995, une
photocopie qui nest pas un original peut constituer un commencement de preuve par crit.
Au reste, larticle 1348 du code civil autorise la prsentation dune copie
fidle et durable en cas de perte de loriginal et la loi du 12 juillet 1980
dispose quun support informatique non rinscriptible peut en faire
office. Il est donc possible denvisager quun magistrat accepte un ml*
sous cette forme ou sur tirage papier comme commencement de preuve,
mais toujours condition davoir des lments complmentaires.
Concrtement, il arrive frquemment que les parties conviennent
sur contrat papier sign que la preuve de transactions futures
pourra tre tablie par documents numriques.
Une proposition de loi relative ladaptation du droit de la preuve aux
nouvelles technologies , dont on peut trouver le texte sur le site
Internet* de Lgifrance http://www.legifrance.gouv.fr/citoyen/legifrance_actualite/Fr/preparation/preuventi.htm dfinit, entre-autres, la
signature* lectronique.
3. Orthographe propose pour e-mail par la DGLF et accepte par lAcadmie franaise.
Elle prsente lavantage de conserver la prononciation tout en voquant les initiales de :
message lectronique (Ml)
29
3 Le compte rendu informe, laisse une trace

et aide au travail sur le terrain
Le compte rendu nest pas, comme il est trop souvent peru, un travail
supplmentaire, accessoire, destin remplir les archives et importuner le rdacteur. Le compte rendu a trois fonctions :
informer du droulement des faits les personnes qui ny ont pas
assist ;
laisser une trace de ces faits pour le cas o il savrerait ncessaire,
plus tard, de les approfondir ;
faciliter le travail des personnes dont la tche dpend de ces faits.
Pour remplir ses fonctions, il doit tre clair, soign, prcis, concis
et fidle la ralit. Cest--dire quil rend compte, comme son
nom lindique, en toute neutralit, sans aucun commentaire, ni
analyse, ni proposition manant du rdacteur.
Il peut cependant varier de forme en fonction de son objectif immdiat.
3.1 Le compte rendu stnographique

Lorsque lobjectif porte sur le drouleParole limine
10 %
ment des faits et la forme des propos
changs cela savre indispensable
lorsque les personnes qui se sont
exprimes sont susceptibles de se
ddire le rdacteur est contraint de
recueillir la quasi totalit de la parole
Parole Retenue
90 %
puis de la retranscrire la manire
dun scnario, dans sa formulation dorigine. Ce qui est limin est on ne
peut plus accessoire : onomatopes, toux, digressions sur des sujets personnels
Ce compte rendu est trop long, fastidieux lire et irritant sur le terrain
lorsquil sagit dy trouver les consignes ncessaires et suffisantes pour
mener bien une action. Il est viter impitoyablement en dehors de
lobjectif initialement nonc.
30
En outre, ce compte rendu est irralisable partir dun vnement

imprvu. Lorsquun accident survient, par exemple, il se trouve rarement quelquun la camra au poing et encore moins une stnotypiste
prte recueillir lintgralit des propos.
3.2 Le compte rendu

analytique
Parole limine
40 %
Parole retenue
60 %
Le compte rendu analytique est le

plus courant des comptes rendus. Il a
pour objectif la facilitation de la lecture du document et lacclration de
la comprhension des faits relats.
cet effet, il nglige la faon dont ont t formules les ides pour nen
garder que la substance et la retranscrire de faon concise et claire, en
langage crit et non plus parl. Outre les superftations du langage
parl, la substance qui nest pas retenue nest que redondances, commentaires rcursifs ou digressions. Une rdaction analytique nempche
cependant pas de faire apparatre le nom des auteurs des arguments
essentiels.
Bien que, sil dcrit un accident ou une visite par exemple, le compte
rendu analytique puisse respecter lordre chronologique, il nen a pas le
devoir. En effet, sa particularit est de classer les propos par thmes puis
de regrouper, en conclusion, les lments importants tels les dcisions
prises en runion, les consquences dun accident, les accords conclus
lors dune visite, etc.
Du fait mme de ces caractristiques, il est impossible une personne
nentendant rien au domaine voqu de rdiger efficacement un compte
rendu analytique. En effet, la mconnaissance du domaine lui rend le
dbat incomprhensible et lempche donc de diffrencier linformation
utile de linformation futile. Il lui est galement difficile de regrouper
avec prcision les informations par thmes, ceux-ci lui tant inconnus.
Le rdacteur dun compte rendu analytique doit donc tre simultanment comptent dans le domaine abord et en expression crite.
31
3.3 Le compte rendu synoptique

Parole retenue
30 %
De plus en plus courant lors de
runions de travail axes sur la rsolution de questions lordre du jour
(runions de chantier, actions HSCT4,
projets de service ou dentreprise), le
compte rendu synoptique a pour
Parole limine
70 %
objectif de faciliter lapplication
rapide sur le terrain. Pour cela il se prsente sous la forme dun tableau
qui classe le contenu en colonnes, par exemple :
incidents, causes, solutions proposes ;
faits, avis, dcisions ;
action, moyens, responsable, date de fin
La chronologie na plus aucune importance, lattention sattache ici

exclusivement aux rsultats de la discussion.
Un tel compte rendu nest envisageable quau sein dun groupe motiv.
En effet, lanonymat des propos pourrait permettre des personnes versatiles de se drober, en cas dchec des dcisions prises, notamment.
Des formes intermdiaires peuvent encore tre envisages, par exemple
entre le compte rendu stnographique et lanalytique, pour rpondre
des impratifs de comprhension. Ainsi, un texte o seuls seraient repris
dans leur forme initiale les propos essentiels, le reste tant rcrit en vitant les redondances et le style parl, pourrait tre imagin. Dautres
ides peuvent tre encore exploites en ce qui concerne, par exemple, le
style de lexpression dans un tableau synoptique. Limportant, dans
cette activit est datteindre lobjectif du compte rendu, et non pas de
rentrer dans un quelconque moule.
Il convient de noter ici que cest le premier qui demande le moins
de comptence*. En effet, une prise de notes en stno ou la
retranscription dune bande magntique ne demandent aucune
connaissance dans le domaine trait ni aucun talent dexpression
crite.
4. HSCT : Hygine, scurit et conditions de travail
32
Les deux autres types de comptes rendus, plus simples en apparence, demandent quant eux de comprendre linformation, de la
trier et de la restituer de faon prcise et condense, cest-dire que le rdacteur doit immanquablement possder :
des facults danalyse et de synthse,
des comptences* dans le domaine abord,
un vocabulaire bien fourni,
une syntaxe prcise.
Il est en outre inconsquent* dexiger dun rdacteur quil produise un
bon compte rendu partir dune runion mal anime. En effet sans une
animation correcte la runion est confuse et le compte rendu ne peut
que reflter cette confusion.
3.4 Le compte rendu ne concerne pas que

les runions
Effectivement, le terme compte rendu , voque le plus souvent une
runion alors quil savre ncessaire de rendre compte dans dautres
circonstances, accident, visite, mission, confrence, lecture, entretien
Le compte rendu daccident

ne pas confondre avec le rapport daccident qui implique une
enqute du comit dhygine, scurit et conditions de travail (CHSCT)
aprs que tous les tmoignages et constats auront t runis, le compte
rendu daccident relate, au moment o laccident vient de survenir, les
faits qui ont pu tre observs. Le plus souvent un imprim est destin
faciliter le travail du rdacteur.
Le compte rendu de visite ou de mission

Au retour de la visite dune autre entreprise, dune exposition, dun
salon un cadre se doit de faire part de son exprience ses collaborateurs par le moyen dun compte rendu. plus forte raison dans le cas
o cette visite a pour objectif une collaboration ou une transaction prochaine. Il se prsente comme un compte rendu de runion.
33
Le compte rendu de lecture ou de confrence

Il a la mme vocation de partage de linformation que le prcdent. Il
peut prendre les diffrentes formes dun compte rendu de runion ou
celle dune note danalyse.
Le compte rendu dentretien

Peu de professionnels pensent rdiger un compte rendu lissue dun
entretien ou trouvent cela superflu et fastidieux. Or le compte rendu
dentretien sert officialiser ce qui a pu tre conclu pendant cet entretien.
Ainsi les deux parties sont engages respecter ces accords. Lexistence
dun tel compte rendu peut tre providentielle en cas de litige ou de promesses oublies. Il se prsente comme un compte rendu de runion.
Le procs verbal
Le procs verbal, quant lui est un compte rendu qui, pour remplir sa
mission dacte authentique, comporte les signatures de tous les protagonistes de lvnement (runion, accident, mission) Il prend la forme de
compte rendu qui, en considration de la mentalit des protagonistes
concerns, laissera le moins de prise aux litiges.
Lintervention dun animateur nergique au moment du relev des faits et
dires consigner permet lemploi de formes succinctes. Cest--dire que cet
animateur ninscrira, sous une forme prcise, que ce qui sera strictement
approuv par lensemble des protagonistes en prsence. Le document
pourra donc revtir une forme simplifie, les visas pourront tre recueillis
immdiatement et le fastidieux travail de composition franaise annul.
4 Le rapport fournit des propositions

aprs avoir expos puis analys une situation
4.1 Rapport et compte rendu sont deux crits trs diffrents
La confusion est frquente entre compte rendu, procs verbal et rapport.
Ces trois crits se doivent, certes dapporter une information commune
et de fournir le cas chant une preuve, mais un troisime objectif les
diffrencie : tmoigner pour le compte rendu, attester pour le procs
34
verbal, tudier et proposer pour le rapport. Cette divergence engendre

des formes diffrentes. Ainsi, le compte rendu et le procs verbal se
contenteront de rapporter de faon neutre les faits concerns, tandis que
le rapport, aprs avoir expos ces derniers, les analysera et y apportera
des solutions.
Une seule partie donc, bien que dcoupe en thmes, pour le
compte rendu et le procs verbal contraste avec les trois parties
(description, analyse, propositions) du rapport.
4.2 Le rapport de stage peut tre une analyse

ou une simple compilation
Le sujet, les mthodes, la prsentation peuvent tre libres ou imposes.
La libert de manuvre, attrayante premire vue, embarrasse ou
conduit rechercher la facilit. Cependant, la facilit peut ntre quapparente. Mieux vaut donc choisir en fonction de lintrt du thme et
de laccessibilit des informations. Un sujet ardu mais intressant est
parfois plus ais traiter quun sujet simple sur lequel aucune documentation nest disponible. En outre, les sujets rebattus obtiennent le
plus souvent une valuation quelconque , et les sujets trop vastes ou
trop panoramiques sont aussi risqus que les sujets trop pointus ou trop
ambitieux.
Sa forme, son style, son laboration, ltat desprit dans lequel il faut le
concevoir relvent des mmes critres que le rapport dentreprise. Il sy
rajoute parfois, en prliminaire, des remerciements plus ou moins personnaliss envers les personnes qui ont contribu la tche ou aid la
raliser. Il suffit cet endroit de respecter un ordre hirarchique.
Le rapport de stage peut prendre diffrentes formes. Des particularits
de ces formes, prcisment, vont dpendre les critres dvaluation du
directeur de stage ou du jury.
Le rapport probatoire
Il est demand lissue dune priode probatoire dans une entreprise ou
un service particulier. Il synthtise une situation vcue personnellement
et en retire, le cas chant, des recommandations.
35
Tableau comparatif du CR, du PV et du rapport

Documents
Critres
destinataire
propos de quoi
objectif
compte rendu
du subordonn
au suprieur
hirarchique
sadresse, pour
information, aux
participants
runion, dbat,
visite, stage,
accident, fait, activit
tmoigner
aptitudes
neutralit
exactitude
plan
contenu
stnographique
analytique
ou synoptique
descriptif
introduction
pas ncessaire
conclusion
pas ncessaire
style
temps du verbe
personnel ou
impersonnel
prsent
signature*
du rdacteur
forme
de la note
de la lettre
formulaire
36
procs verbal
rapport
du subordonn
du subordonn
au suprieur
au suprieur
hirarchique
hirarchique
sadresse, pour
peut tre consult
information, aux
pour information
participants
ou pour action
dbat, fait
tude, problme,
accident, stage,
projet, ralisation
attester
tudier &
proposer
des solutions
neutralit
objectivit
exactitude
exactitude
comptence* sur
le sujet
stnographique
chronologique
ou analytique
ou topographique
ou mixte
descriptif
descriptif
+ analyse
+ propositions
pas ncessaire
Situation
de lobjet
+ explicitation
de lobjet
+ annonce du
plan adopt
pas ncessaire
rcapitule les
propositions
issues de lanalyse
impersonnel
impersonnel
prsent
de tous les
participants
de la note
prsent
+ conditionnel
du rdacteur
de la note ou
document reli
avec sommaire
Ce type de rapport de stage sert valuer les capacits du stagiaire

tenir en permanence un emploi du mme type. Le rapport doit donc
dmontrer que le stagiaire est capable :
danalyser et de synthtiser une situation ;
dutiliser des mthodes, des outils et des connaissances thoriques ;
de faire preuve desprit dinitiative, daisance se sortir de situations dlicates, rsoudre des problmes, adapter les thories la
ralit ;
de formuler et de tenir des objectifs ;
Le rapport dinvestigation
Il a pour objectif dapporter des informations nouvelles lorganisation
qui la command. Autour dun thme donn, le stagiaire ordonne les
informations quil a recueilli (nouvelles mthodes de fabrication ; nouvelles applications du procd ; nouveaux procds) ainsi que le fruit
de ses rflexions.
Ce type de rapport sert dmontrer ladaptabilit du stagiaire
travers :
ses capacits danalyse et de synthse ;
sa mthodologie denqute et de slection de linformation ;
son aptitude faire comprendre par crit ce quil a compris.
Le rapport compilation
Ce rapport dresse ltat des connaissances dans un domaine prcis. Le
rdacteur doit, plus que jamais, sentendre avec son directeur de
mmoire* afin de dlimiter le sujet sous peine dentreprendre un travail
interminable. En effet, un sujet qui peut paratre restreint slargit rapidement au fur et mesure des recherches. Quant la forme, ce travail
peut se limiter la compilation de linformation ou dboucher sur une
analyse prospective.
Ce type de rapport de stage est destin dmontrer la valeur du stagiaire selon :
son choix du sujet (il doit tre utile den parler ici et maintenant) ;
ses mthodes de travail ;
ses facults danalyse et de synthse ;
37
la pertinence de son jugement ;

les acquisitions que ce travail aura permis.
Le rdacteur a tout intrt dcrire les mthodes employes et faire
ressortir la contribution de ce travail son panouissement personnel.
4.3 Lpreuve de concours professionnel intitule

rapport est, en fait, une synthse de dossier
partir dune demande contenue dans un nonc et dun dossier, le
candidat doit rdiger un document structur, assez court, qui ordonne des
faits, des ides, des opinions emprunts aux diffrentes pices, dans des proportions variables. Ce document doit tre intelligible par le lecteur sans quil
soit ncessaire de se reporter au dossier.
Grard Hoffbeck & Jacques Walter
La synthse de dossier aux concours
ditions Sirey
Linformation runie, tout rapport se rsume un exercice de synthse.

Le cursus scolaire nous prpare rarement cet exercice. Celui-ci ncessite :
dexploiter rapidement un dossier pour en dgager lessentiel ;
donc des capacits intellectuelles fondamentales et une aptitude
traiter linformation par rapport son destinataire ;
dlaborer un plan pertinent pour fdrer des donnes varies
donc un esprit de logique et un sens de la communication ;
de rdiger un document court, mais informatif, tmoin dune
expression crite de qualit.
Cest une bonne lecture du sujet qui permet dopter pour une simple
note dinformation, caractre gnral (toutes les informations trouves
sont rcapitules) ou slectif (seules sont retenues les informations limites par une requte) ou encore une note assortie de propositions. Dans
ce dernier cas, lavis du rdacteur ne devra apparatre quen conclusion,
aprs lexpos toujours aussi neutre des lments recueillis.
38
NB
ce propos, lavis quil est demand de fournir dans un document de
recherche ou de rflexion, doit dcouler en toute logique des informations
exploites et non pas de quelque conviction profonde extrieure au dossier.
Le sujet dtermine galement le destinataire du rapport (hirarchie, certaine catgorie de personnel ou grand public). Il est bien vident quen
fonction de ce destinataire les informations retenues seront diffrentes et
le vocabulaire plus ou moins vulgaris.
Le dossier se compose de textes officiels (lois, dcrets, arrts, circulaires) mais aussi darticles de presse. Le style est diffrent et la
rigueur informative aussi. Commencer par crmer* la presse, en gardant des distances pour ne pas se laisser influencer par une quelconque
interprtation, peut tre un bon moyen pour se donner une vue densemble de laffaire traite5.
Dautres auteurs recommandent de commencer demble par le document le plus rcent et le plus lev dans la hirarchie des textes administratifs afin dy recueillir, sans influence, linformation officielle.
Cependant, si le langage juridique nest pas familier au lecteur, cette
manuvre ralentit la comprhension globale de laffaire traiter.
Une bonne connaissance du thme abord peut aider se faire rapidement une vue densemble, mais elle peut nuire en faisant perdre de vue
quaucune information extrieure au dossier ne doit tre exploite dans
le devoir.
Le sujet peut tre dit ferm ou ouvert selon quil impose ou non
un plan en ces termes : Vous exposerez les principes* et les modalits* dapplication ; Aprs avoir rappel, vous exposerez ; ou partir des
documents prsents, et sans mettre davis personnel, tablir une note en exposant 1, 2, 3 ; ou quil vous laisse toute initiative. Un sujet
ferm aide donc en fournissant le plan de la note.
Le sujet peu galement demander de faire ressortir lvolution des
mentalits, de la technique, de la lgislation, le rle dune profession,
dune instance, dune catgorie de personnel Dans ce cas le dernier
5. Cette tactique est recommander tous ceux pour qui le Journal officiel nest pas une
lecture de chevet.
39
paragraphe doit tre consacr ces informations-l puisque en venir ce

thme devient lunique objectif du rdacteur, auquel les paragraphes qui
prcderont doivent contribuer.
5 Les analyses et les synthses

prparent le travail dun dirigeant
Les analyses et les synthses sont des documents internes. Elles sont
destines prparer le travail dun dirigeant qui doit prendre une dcision en fonction dun texte ou dun dossier. Pour cela elles doivent selon
le cas :
linformer objectivement sur lessentiel dun cas ;
lui prsenter les informations ncessaires sa dcision ;
lui prsenter les diffrentes issues et leurs consquences ;
lui conseiller objectivement un choix ;
lui indiquer la marche suivre pour chacune des possibilits de dcision;
tre accompagnes des projets de documents ncessaires au traitement administratif des diffrentes possibilits.
Ainsi, pour rdiger une analyse ou une synthse efficace, plutt que de
vouloir faire entrer de linformation dans une forme fige prtablie (2
parties contenant chacune 2 sous-parties, par exemple), le rdacteur, doit
avoir en tte un objectif : Jai ceci faire comprendre . Pour remplir cette
fonction, les notes comportent donc autant de parties et de sous-parties
que ncessaire, chaque paragraphe explicitant un seul aspect du sujet.
La note danalyse repense, recre le texte en plus succinct

Lanalyse recherche les diffrentes ides contenues dans un texte ainsi
que leurs articulations.
Lanalyse se pratique sur un document. Elle nen est pas le rsum car
elle ne se contente pas de rduire chaque paragraphe. Mais elle dgage la
substance des ides du texte et souligne leurs rapports logiques, laissant
tomber certains dtails et, inversement, en explicitant dautres. Cest, en
somme, la forme crite de ce qui oralement aurait donn : Ce texte dit
que et que
40
Lanalyse nest pas proportionnelle au texte de dpart. Lorsque, par

exemple, le rdacteur initial a t concis et a donc produit un texte
dense en information, le texte de lanalyse ne peut tre beaucoup plus
court car peu dlments sont carter. Inversement, quand lauteur du
texte analyser a dlay ses ides, le texte de lanalyse devient trs succinct puisque beaucoup de matire nest pas indispensable linformation et peut donc tre limine. Dans ce dernier cas le rdacteur ne doit
pas sinquiter de sa brivet il doit mme, car la tentation est frquente,
se retenir de dvelopper pour meubler afin dobtenir un texte dune longueur qui lui semble plus conforme aux attentes de sa hirarchie.
Lobjectif de lanalyse est de prparer le travail du responsable qui devra
prendre une dcision en fonction de linformation analyse. Il nest donc
pas utile de lui fournir une somme de dtails qui ne lui serviront pas,
voire la comprhension desquels sa formation ne lui donne pas accs.
Exemple :
Un nouveau carburant vient dtre invent. Celui-ci est universel et
convient tous les types de moteurs des vhicules terrestres, maritimes ou
ariens. Son utilisation prsente lavantage duniformiser lapprovisionnement et le stockage. (Inutile de parler de sa composition chimique et de ses
performances, le destinataire de lanalyse ny connat peut-tre rien)
Dans un second temps, lanalyse fait apparatre les lments de linformation qui concernent directement lorganisation, ceux qui, prcisment,
vont jouer un rle important dans la prise de dcision :
Lemploi de ce carburant permet de :
rduire la consommation
rduire lentretien
uniformiser la maintenance
Toutefois les moteurs devront subir une modification slevant XXX F
par vhicule et les cuves de stockage devront tre de type Y.
Enfin lanalyse fournit, le cas chant, des suggestions pour la mise en
application de linformation. Le rdacteur doit, ce moment-l envisager toutes les possibilits, au mieux la mise en uvre et le rejet. Il doit
galement prparer les documents (lettres, demandes dautorisation,
dclarations) ncessaires lapplication de ces possibilits.
41
Dans le cas ou lutilisation de ce carburant serait approuve il conviendrait de :

organiser une formation des mcaniciens,
demander lautorisation B32 la prfecture
(ci-joint rponse aux propositions de formation des organismes A & B ainsi
que formulaire B32 complt et sa lettre denvoi).
Dans le cas o ce carburant ne serait pas adopt, il conviendrait tout de
mme :
(Ci-joint
Pour parvenir ce rsultat, une lecture en profondeur savre primordiale. Cest--dire que linformation superficielle ne doit pas masquer les
diffrents qui la constituent et leurs interractions. Une mthode est fournie en deuxime partie.
6 La note de synthse retire dun dossier

lessentiel dun aspect prcis
La synthse rassemble dans un texte construit les diffrentes ides
contenues dans plusieurs textes traitant du mme sujet.
La synthse fait le point sur une affaire. Rgulirement, lorsque les dossiers spaississent, il savre ncessaire de produire un document qui,
sa seule lecture permet de comprendre lorigine de laffaire, son dveloppement, les thses avances, les propositions, les avis etc. Une synthse peut galement tre le rsultat de la requte dun responsable qui
a reu une documentation volumineuse et qui souhaite tre inform sur
un aspect particulier de cette documentation.
Si lanalyse se limite des suggestions concernant le traitement administratif de la question (courrier, dmarche), la synthse peut demander
au rdacteur de sengager sur le fond. Cest l que rapport et synthse se rejoignent car dans un cas comme dans lautre le rdacteur
devra suggrer une solution au problme pos aprs avoir expos le
contenu soit de linformation diverse quil aura recueillie (rapport), soit
du dossier ou de la documentation quon lui aura remis (synthse).
42
L encore, plus que le classicisme dun plan, cest lefficacit informative

qui est rechercher6. Certaine matire, rpondant prcisment lintrt
du destinataire de la note, ne saurait se plier un plan en deux parties
comprenant chacune deux parties.
Laspect pratique de ce document invite se donner pour objectif la
rponse une question que se pose le destinataire. Il a, par exemple,
entendu parler de lexistence dune thorie, dune nouvelle notion,
dune nouvelle entit administrative ; son besoin est de savoir :
1. Ce que cest ?
2. quoi a sert ?
3. Comment a fonctionne ?
4. ventuellement est-ce que des mises en applications ont donn des
rsultats ?
Voici un bon plan de note de synthse :
Exemple :
Note lattention de
Objet : cration des pays
Rfrences : (numrer les pices au dossier)
I
N
T
R
O
D
U
C
T
I
O
N
REformuler La loi 95-115 du 4 fvrier 1995 dorientation pour lamnagement

et le dveloppement du territoire introduit une nouvelle notion :
le pays.
Expliciter
quoi et
pourquoi
ANnoncer
En effet, afin dassurer lgalit des chances et un gal accs au

savoir des citoyens, la loi dicte une politique de schma national
do mane cette nouvelle entit. Le pays est un terrain dapplication et dvaluation de la loi, qui tient compte de la cohsion gographique, culturelle, conomique et sociale du lieu. Il est destin
favoriser lessor local par le rassemblement des ressources de
provenance publique ou prive.
Le pays est, en somme, un dcoupage fonctionnel destin fdrer
les volonts et les moyens autour dun projet de dveloppement. Il
est cr au niveau local et les reprsentants de ltat lorganisent.
6. moins que vous ne rdigiez un devoir universitaire ou que vous vous prsentiez
une preuve de concours administratif imposant ce genre de contrainte.
43
Quest-ce
que cest ?
faiblesse de
la loi prcdente
V
E le pays est
L un moyen,
O pas une fin
P
P
E
M quoi a
E sert ?
N
T
but
le projet
44
1. Le pays ne dcoule pas dun nouveau dcoupage

administratif
des fins de dcentralisation, la loi du 6 fvrier 1992 instituait des
communauts de communes et des communauts de villes. Or ces
groupements ne rassemblent que les territoires lgaux de ces collectivits, engendrant une aire entrecoupe impropre la cohsion. En
consquence ces entits ne prosprent pas. Cest pourquoi il savre
ncessaire, sans pour autant dissoudre ce qui existe, de matriser
ces contraintes par la dfinition despaces ininterrompus outrepassant le canton. Ainsi un pays se constitue selon des critres jamais
employs jusqualors : la cohsion gographique, culturelle, conomique ou sociale.
Il ne sagit donc pas de ressusciter lgalement ces contres traditionnelles tels le pays de Bray ou le pays de Caux ni de pratiquer
un nouveau dcoupage politique ; la commune reste la plus petite
division administrative locale. Le pays est, en somme, un outil
qui permet dunifier les intrts conomiques et sociaux publics et
privs sans distinction entre ville et campagne dans un projet de
dveloppement.
2. Le pays fdre les volonts et les moyens autour
dun projet de dveloppement
Un pays a pour seule vocation de favoriser le dveloppement et de
surmonter les handicaps locaux en offrant des possibilits de collaborations qui ne pourraient sexprimer au sein des dcoupages
administratifs classiques. Cest--dire quil doit permettre dentreprendre des projets qui ncessitent des ressources humaines,
matrielles et financires hors de porte dune seule ville. Mais
aussi quil doit veiller les nergies, quelles soient de droit public
ou de droit priv, et les faire uvrer un projet commun.
Ce projet est dfini par les collectivits territoriales et leurs groupements soutenus au plan fonctionnel par ltat. Les projets peuvent bnficier des aides existantes ou dj obtenues dans lancien
cadre, mais aucune aide spcifique nest cre. Ce projet nest pas
un programme dquipement traditionnel ; il englobe, au niveau
local, protection, organisation des services, des capacits daccueil,
ancrage des entreprises.
Comment a 3. Le pays est cre au niveau local et les reprsentants

de ltat lorganisent
fonctionne ?
D
V
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cration
L
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P
P
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M
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publication
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dconcentration
C
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N
C
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U
S
I
O
N
Le morcellement en pays ne se dcide pas arbitrairement au niveau

national, mais slabore dans le dpartement. En effet, il appartient
la commission dpartementale de la coopration intercommunale
(CDCI) de constater quun secteur rpond aux critres numrs
au 1. Celle-ci doit mener bien cette mission avant le 4 aot
1996 avec les mthodes de son choix. Toutefois, elle peut solliciter
lavis dexperts et trouve sa disposition des tudes socio-conomiques menes par des organismes comme lINSEE.
La dlimitation ainsi que la liste des pays sont formules et soumises au Parlement par le prfet. Sil se trouve que le primtre
dfini pour un pays dpasse les limites du dpartement ou de la
rgion, les CDCI comptentes sont saisies par le prfet de rgion et
les listes sont publies conjointement par tous les prfets concerns.
Ladaptation de lorganisation des services dconcentrs de ltat
et des services publics lactivit du pays est dcide par le prfet
et le prsident du conseil gnral aprs consultation de la commission dpartementale dorganisation et de modernisation des
services publics mise en place par la loi du 9 janvier 1985. Cest,
enfin, le sous-prfet qui coordonne cette action dans larrondissement dont le primtre aura ventuellement t rvis.
Fin 1995, 42 pays de prfiguration ont t retenus afin de tester

lefficacit de ce programme. Bien que, deux ans aprs, lexprience se soit avre fconde avec 200 pays cres selon les dires du
journal le Monde du 16 janvier 1997, lavenir de cette rforme
est tributaire dun complment de lgislation. En effet, les lus
estiment quune rforme institutionnelle est indispensable pour
imperfection circonscrire le cadre de gestion des projets et viter les dtournements dintention. Elle pourrait prendre la forme dune coopration intercommunale ou dorganismes spcifiques. Par ailleurs,
labsence dune incitation financire connexe peut galement tre
un obstacle au bon droulement de lopration.
Quest ce
que a va
devenir ?
Quoi quil en soit toute mise en place dune nouvelle forme de

dmocratie est longue et complexe.
45
Les enseignements de Louis Timbal-Duclaux7 travers le moyen mnmotechnique SPRI (Situation, Problme, Rsolution, Information) peuvent amener galement un excellent plan de synthse :
Exemple :
Note lattention de
Objet : la rforme de larme
Rfrences : (numrer les pices au dossier)
Les diffrents discours publics du ministre de la dfense figurant au
dossier ci-dessus rfrenc traitent de la rforme de larme franaise.
Cette rforme savre ncessaire afin de maintenir la paix et la scurit
sur le sol franais, quilibre qui serait un exemple auprs des partenaires europens. Les changements dcids concernent notamment la
rduction des forces et la professionnalisation du personnel militaire.
Le constat de la situation, la problmatique qui en dcoule ainsi
que ses principes de rsolution et leurs mesures daccompagnement sont exposs ci-dessous.
I
N
T
R
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E
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T
1. Larme ne peut subsister dans sa forme actuelle

Situation
1.1 Notre appareil militaire est inadapt la conjoncture

mondiale actuelle
En premier lieu, la chute de lUnion sovitique assortie de la cration de la CEE laisse prsager une paix durable nos frontires.
Toutefois, des conflits locaux plus ou moins lointains subsistent.
Lintervention dans ces derniers ncessite lgret et maniabilit.
Or larme franaise a trop dunits et trop dappels.
En second lieu, le danger interne est dun nouveau genre, li au
fanatisme et au terrorisme qui en dcoule. Ce dernier est laffaire
de la gendarmerie et de la police qui pourront toujours faire appel
des renforts en provenance des trois armes.
En dernier lieu, le progrs auquel il faut sadapter sous peine de
disparatre fait appel llectronique, linformatique et au
nuclaire. Ces nouveaux dispositifs ncessitent des spcialistes et
cotent cher alors que le budget de la Dfense ne cesse de rduire.
Il ressort que, face la concurrence, notre industrie de larmement nest pas viable.
7. La Mthode SPRI Louis TMBAL-DUCLAUX ditions Retz.
46
Problme
Rsolution
D
V
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L
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P
P
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M
E
N
T
1.2 Larme na plus les moyens dassumer ses missions

Par ailleurs, larme a quatre missions : dissuasion, protection,
prvention, projection. Les tches essentielles devant tre effectues pour les remplir sont : lentranement et les oprations.
Or, les impratifs europens, lloignement des sources de danger,
la grande technicit des moyens de renseignement et la rduction
du budget interdisent une arme, dans sa forme actuelle, de remplir au mieux ses missions. Le temps et largent disparaissent dans
des tches annexes qui pourraient tre sous-traites et le personnel
nest pas suffisamment form certaines techniques de pointe.
2. Larme doit donc sadapter, adopter une structure plus
simple, rduire ses effectifs et employer des spcialistes
Du point de vue oprationnel, temps et moyens doivent tre
consacrs aux missions spcifiques.
2.1. Les consquences de la rforme sur lindustrie de larmement
Lindustrie de larmement doit se consacrer des systmes de plus en
plus complexes en conformit avec les accords europens. Ainsi, la production de toute matire fissile des fins militaires cessera. Les sites de
Marcoule, Pierrelate et Albion seront ferms, les missiles Hads seront
dmonts. Ne subsisteront que 4 sous-marins nuclaires et les missiles
aroports arobies nouveau modle. Enfin, larme de terre commandera
seulement 33 chars lourds par an pour porter son parc de 930 420.
2.2. Les consquences de la rforme sur la structure de larme de terre
Les forces seront rorganises en : blinde, mcanise, intervention blinde rapide, infanterie dassaut soit 30 000 hommes et une
brigade relevable susceptibles dintervenir sur deux thtres diffrents. Ainsi, 70 rgiments des forces et de soutien disparatront
de mme que plusieurs tablissements de soutien et de formation.
En outre, la coopration avec les partenaires europens sera intensifie dans le domaine de la prvention, du renseignement et de
lobservation spatiale.
2.3. Les consquences de la rforme sur le capital humain
Leffectif devra tre progressivement rduit de 30 % en 6 ans. Le
service national sera supprim en faveur du volontariat. Des carrires de courte dure seront favorises par des contrats infrieurs
10 ans rmunrs au SMIC. Larme fera galement davantage
appel au personnel civil et la sous-traitance.
47
Information 3. Cette rforme sera progressive, anticipe par des explications et accompagne de mesures conomiques et sociales.
V
E
L
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P
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M
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N
T
3.1. Les mesures concernant le personnel militaire

Pour ce qui concerne le personnel militaire, il ny aura pas de loi
de dgagement des cadres. Toutefois, un fonds de professionnalisation dot de 9,1 milliards de francs servira financer les mesures
dencouragement au dpart volontaire :
dpart la retraite avec la pension du grade suprieur ou un
cong spcial ;
revalorisation de lindemnit de dpart des sous-officiers (24
mensualits) ;
octroi dun pcule pour entrer dans la vie active. Ceux qui
seront 5 ou 10 ans de la retraite seront prioritaires. Le montant sera dautant plus lev que le cadre partira tt ;
cration dun organisme unique de formation et daide la
reconversion ;
prorogation loi 70-2 facilitant le reclassement des officiers et
sous-officiers suprieurs dans la fonction publique ;
amlioration de laccs aux emplois rservs ;
Et des mesures pour compenser la mobilit :
revalorisation de lindemnisation des frais de dmnagement
pour les grades les moins levs ;
dveloppement de facilits de reconnaissance de la nouvelle garnison (6 jours) ;
harmonisation et revalorisation des indemnits en cas de mutation.
3.2. Les mesures concernant le personnel civil
Pour ce qui concerne le personnel civil le dispositif de dgagement
des cadres et ouvriers sera prorog. Le plafond de lindemnit du
dpart volontaire ouvrier sera revaloris (210 000 F). Le reclassement interne sera favoris par la rduction du temps de travail.
3.3. La rforme du service national
Le service militaire sera remplac par une sensibilisation rapide
la dfense nationale. Ce rendez-vous citoyen concernant tous
les jeunes par classe dge reste dfinir quant sa dure, sa
forme et son contenu.
48
Tableau synoptique des diffrentes notes

Documents
Critres
note (correspondance interne)
note danalyse
note de synthse
motif
une conjoncture
un document
une affaire
destinataire
un collaborateur
une autorit
une autorit
objectif
faire savoir
provoquer une
dcision
provoquer une dcision
avantage
laisser une trace
donner rapideprsenter sur un

ment lessentiel du document unique les
document
lments importants
contenus dans plusieurs documents
contenu
expose
explique le quoi
et le pourquoi du
document sans
rsumer ni citer
des passages
conclusion
pas obligatoire ; en propose le cas

propose une solution
rapport avec les
chant des dispo- pour rsoudre lafcirconstances
sitions* pratiques faire ; inutile si la
requte ne le spcifie
pas
prsentation
cf. note
cf. note
cf. note
style
impersonnel
impersonnel
impersonnel
fait apparatre lorigine de laffaire, son

dveloppement, ses
avatars*
extrait dune documentation une information ordonne qui
rpond une requte
49
Voici donc, afin que le rdacteur et son responsable saccordent sur le

travail fournir, quelques dfinitions rapides des crits professionnels
les plus courants :
Dfinitions sommaires des crits professionnels
les plus courants
Secteur priv
Secteur public
Message
Appel aussi mmo , abrviation

de mmorandum* , dsigne tout
crit bref en style tlgraphique
inscrit sur un post-it, un formulaire, un cahier de transmission.
Semploie pour les tlcopies ou les
mls.
Lacception de ce terme peut
stendre des documents plus
structurs tels que la note.
crit succinct destin tre diffus

par transmission rapide (radio,
tlex). Il se rdige sur formulaire
rglementaire, entirement en capitales, en style tlgraphique et
intervalle constant.
Le corps du message commence
par NTX et se termine par BT.
Les paragraphes sont reprs par
PRIMO, SECUNDO, TERTIO et
les sous paragraphes par ALPHA,
BRAVO, CHARLIE
On ne peut faire rfrence un NTX
dans une correspondance officielle.
Ml*
Message transmis par rseau informatique.
Tlcopie
Moyen de transmission lectronique de documents. Tout envoi doit tre

accompagn dune page de garde dclinant les coordonnes de lmetteur et du destinataire ainsi que le nombre de pages contenues.
Lettre
Document le plus couramment utilis pour communiquer par crit, la

lettre se dcline en de nombreuses
spcialits (lettre de vente, lettre de
motivation, lettre de rclamation)
Document rdig en forme personnelle

(je) dont lmetteur est la plus haute
autorit en place dans un tablissement.
La lettre sert communiquer avec
dautres organismes du secteur public,
des entreprises et des particuliers.
Lettre denvoi
Lettre extrmement brve accompagnant lenvoi dun autre document.
Annonce et prsente de faon synthtique un document plus volumineux qui lui est joint.
Remplace le bordereau lors dun envoi
de documents vers le secteur priv.
Notification
Le secteur priv utilise une lettre.
Information transmise par voie hirarchique une personne pour linformer dune dcision qui lintresse titre individuel.
50
Bordereau
denvoi
Sutilise pour lexpdition dobjets,

pas de documents.
Note
Document rdig en forme impersonnelle, remplace la lettre dans la

communication interne.
Note de
service
Document interne une unit ou un service, destin fournir ou rappeler des consignes de fonctionnement sur une question prcise.
Formulaire comprenant 3 colonnes :

dsignation des pices , nombre de
pices et observations . Il sert
diffuser au sein de lAdministration
des crits concernant une mme
affaire.
Son double sert daccus de rception.
Compte rendu Tmoigne de faon neutre dun vnement.

Procs verbal
Atteste que des faits se sont bien drouls tels que consigns.
Rapport
Expose et analyse des faits, puis propose des solutions au problme

engendr par ces faits.
Mmoire*
Rapport rdig sur linitiative de son auteur.
Analyse
Exploite, en corrlation avec la situation actuelle, un document. Sans le

rsumer compltement, elle en fait apparatre le motif et les grandes
lignes et propose, le cas chant, la marche suivre pour le traitement ou
lapplication du texte analys.
Synthse
Exploite les pices contenues dans un dossier en corrlation avec un cas,

un problme ou une requte. La synthse se conclut, le cas chant, par
une proposition de solution.
Circulaire
Lettre reproduite plusieurs exem- Document sign par un ou pluplaires et adresse plusieurs per- sieurs ministres (auquel cas il est
sonnes la fois.
publi au Journal officiel), fournissant aux fonctionnaires concerns
les prescriptions ncessaires lapplication dune loi.
Directive
Document manant dune haute autorit exposant aux subordonns les

buts atteindre et les ides fondamentales devant conduire leur action.
Dcision
Lquivalent, dans le secteur priv,

de la dcision sexprime dans
une lettre, mais celle-ci est expdie
en recommand avec accus de
rception (AR).
Document exprimant la volont

dun haut responsable, fonde sur
le rglement et/ou un rapport,
concernant un individu ou un
groupe.
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Mireille BRAHIC

ditions dOrganisation, 2004

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dune lettre commerciale tant de fidliser le client, il savre utile de

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fondre dans les usages propres aux entreprises : employer la prsentation

1.2 Le premier paragraphe rappelle la demande

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Reformulation prcise de la demande, de la situation

La mthode de Quintilien2 permet de ne rien oublier dans chacune de

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Les informations manquantes peuvent se trouver dans le dossier

1.3 Des prcisions sur le signataire et le destinataire,

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emplacement pour obtenir une plus grande rapidit de lecture. De plus

1.4 La signature* authentifie le texte

La signature* par dlgation

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fonctions. La dlgation de signature* laisse entire la responsabilit du

La signature* par ordre

La signature* pour copie conforme

La signature* pour ampliation*

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1.5 Au sein de lAdministration, la fiche de transmission

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SUITE DONNER POUR LE :

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Dsignation des pices

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2 Les messages, manuscrits ou lectroniques, permettent

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lettres bton, labsence de majuscules, des majuscules partout, lencre

25, rue Pierre-Brossolette - 13090 AIX-EN-PROVENCE

9, rue Saint-Victor 75000 Paris

9, rue du Verger 75000 Paris

Docteur Martine Seringue

5, rue Ambroise-Par 69000 Lyon

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2.2 Utiliss pour transmettre rapidement des messages brefs,

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3 Le compte rendu informe, laisse une trace

3.1 Le compte rendu stnographique

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En outre, ce compte rendu est irralisable partir dun vnement

3.2 Le compte rendu

Le compte rendu analytique est le

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