Communication Globale /// 1BTS/PME-PMI /// Moad CHARNANE /// 2022/2023

Chapitre 2 : La production d’écrits à caractère professionnel

I. Enjeux spécifiques à la communication écrite

1. La communication doit être à l’image de l’entreprise
La communication écrite est très importante dans la vie de l’entreprise qui rédige en permanence des
documents administratifs, commerciaux, comptables et financiers.
L’Assistant de gestion doit donc être rigoureux dans la rédaction des documents car selon l’objectif de la
communication (informer le personnel par exemple), il conviendra de privilégier tel document (note
d’information) plutôt qu’un autre.
Cette rigueur associée à la structuration des idées et au respect des règles d’orthographe et de grammaire
rend le message plus lisible.
Tout écrit doit donc comporter une introduction, un développement et une conclusion. Les idées doivent
être développées dans des paragraphes : une seule idée par paragraphe suffit. Les phrases rédigées
doivent être courtes de préférence et comporter un sujet, un verbe et un complément (pas de langage
texto ou d’abréviations).
Ainsi, respectées, les écrits reflèteront la marque de professionnalisme de l’entreprise et contribueront à
véhiculer une bonne image.
2. La communication écrite doit susciter l’intérêt du destinataire
L’émetteur à l’origine d’un écrit professionnel en attend un retour : adhésion du destinataire à une
nouvelle procédure, règlement d’une facture, réponse écrite dans des délais courts… La communication
écrite a donc également pour rôle de susciter l’intérêt du destinataire qui doit se sentir concerné par
l’écrit qui lui est adressé afin d’appliquer le contenu du message.
Néanmoins, afin d’éviter des réactions négatives et de favoriser l’adhésion du destinataire (qui est un
partenaire de l’entreprise), l’émetteur doit user de tact, de diplomatie, d’arguments et de créativité dans
la formulation des écrits professionnels (sauf lorsqu’il s’agit de relances par exemple). Ainsi, le contenu
du message écrit pourra être illustré de graphiques, d’images, de textes de lois, d’exemples…
3. La communication écrite peut servir de preuve
Selon un vieil adage, « les paroles s’envolent et les écrits restent ». Cela signifie que le message écrit a
un caractère permanent en ce sens qu’il « laisse des traces », contrairement aux paroles. Le message
écrit peut alors être utilisé comme moyen de preuve.
L’entreprise doit donc assurer une veille juridique permanente afin que les messages transmis respectent
la réglementation juridique en vigueur (la loi fixe par exemple le contenu du contrat de travail). Et elle
doit également se prémunir contre la diffusion de certaines informations qui pourraient lui être
préjudiciables.

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