Chapitre I

PRESENTATIQN DE LA MINE DE SYAMA:

A-SITUATION
- GEOGRAPHIQUE
.

La mine de Syama est la premiere mine d'or prive ouvrir ses

portes en Rpublique du Mali. Situe dans le village de Syama,
commune Rurale de Fourou dans le cercle de Kadrolo (Rgion
de Sikasso) la mine de Syama est distante de Bamako d'environ
500 km de route et 280km vol d'oiseau.

B-HISTORIQUE DE LA MINE:
La mine de Syama a connu Jusque l 03 operateurs miniers a
savoir BHP UTAH, Randgold Resources et Resolute Mining
limited.

1-LA MINE DE SYAMA SOUS LA DIRECTION DE BHP-

UTAH (Brocken Hill Proprietary)
Suite la signature de la conventiondeSyama avec le
gouvernement malien en 1987, BHP entreprit des travaux
d'exploration et deDeveloppement de la mine de Syama. En 1988,
I tude de faisabilite de la phase I fut soumise au Gouvernement
malien pour approbation conduisant a laconstruction de la
mine de Syama en mars1989.
suivant l'laboration d' une convention d'etablissement de 20 ans
attribuant 85% des parts a BHP et 15 % a I' Etat malien . Dans le
plan dexploitation de BHP, il s'agissait de dvelopper la mine en
trois (3) phases. Une exploitation miniere ciel ouvert du minerai
oxyd, une exploitation miniere ciel ouvert du minerai sulfur
et une exploitation souterraine du minerai sulfur.

PHASE-1: Exploitation miniere ciel ouvert du minerai oxyd

Cette phase devrait porter sur la priode 1990 - 1994 avec

l'incorporation de la technologie d'extraction de CIL (carbon in
Leach) pour traiter les minerais oxyds. Cette phase etait
entirement finance par BHP qui aboutit au coulage du premier
lingot d'or en Janvier 1990.

\.
PHASE 2 : Exploitation minire ciel ouvert du minera sulfur.
Elle tait programme sur la periode de 1994 2000. Elle a necessit
la construction d'un four a grillage appel en anglais Roaster pour traiter
les minerais sulfurs avant la cyanuration dans le circuit CIL. La
societ de Finance lnternationale SFI acheta alors une part de
15% dansla SOMISY et octroya un prt d'action de 21.4 millions
dollars US pour aider financer cette phase. L'objectif recherch
etait en fait daugmenter la production d'environ 100000 onces par
an 190 000 onces par an vers 1994. La phase sou
terraine devrait tre programme et finance une date
ulterieure. Cette phase fut substantiellement acheve en 1994
mars a connu des difficults techniques et n'a jamais atteint sa
capacit operationnelle prevue. Ces difficults sont issues d'une
combinaison de facteurs comprenant des rsultats incorrects de
test de minerai au carburant d'une part et une conception et une,
gestion inadequate (problme de relations industrielles) d'autre part.
.,_.
En mars1996 BHP a conclu que l'operation du Mali ntait pas en
consistance avec la strategie corporative de BHP et annona que
BHP minerals Mali Inc. (la succursale de BHP qui detenait les
actions et interets de SOMISY dans un certains nombre d'autres
gisements d'exploration) etait en vente. La phase 3 du projet ne
verra alors plus jamais le jour.

Aprs l'laboration d'un plan d'urgence dtaill, Randgold

Resources Limited a accept d'acquerir les actions de BHP
minerals Mali en aout 1996.

2_:_LA MINE DE SYAMA DU TEMPS DE RAND GOLD RESOURCES LIMITED

Cette societe sud africaine a repris les oprations d'exploitation la

mine de Syama le 07 octobre 1996. Une priode initiale de trois
mois a vu le personnel de BHP travailler cote cote avec celui de
Randgold Resources pour assurer une transition douce. Suite
l'acquisition de la mine par Randgold, celle-ci et la SFI tombrent
d'accord d'attribuer 2/3 des actions et prts dans la SOMISY aux
parts de Rand gold.

Du capital des actions, 75% de SOMISY tait detenus par

Randgold 20% par ta Repubhque du Mali et 5 % par la SFI. Par la
suite, Randgold Resource Limited racheta 5% des actions de la SFI
amenant le nombre d'actionnaires deux dans la SOMISY
savoir Randgold avec 80% et la Republtque du Mali avec 20%.

Randgold entreprit alors une rvision detaillee des oprations de

SOMISY et proposa un certain nombre de procds de
traitement, de Politique et de taux d'extraction. Un projet
d'expansion et de modifications un cot de 65 millions USD
fut propos pour un programme en deux phases en vue
d'augmenter la production d'or de 131 000 onces par an un
cot de 300 USD par once en 1997 2 19 000 onces par an
en 1998 un cot de production de 252 USD par once et 270000
onces par an un cot deproduction de 210 USD par once vers
1999.

L'quipement minier t amelior et remplac dans le but

daugmenter la production. La capacit de l'usine de traitement a
t augmente de 2.8 millions de tonnes par an afin de permettre
que le minerai teneur moyenne puisse etre trait. Ceci
conduisit l'achat dun nouveau concasseur et broyage, une
nouvelle elution, la construction dune usine de flottation, un
nouveau systme de convoyeurs, des modifications dans le
systme de resides des geneteurs et camp supplementaire.
En 2002, suite une forte baisse du cours de l'or sur le march
Mondial, Randgold Resources Limited a mis la mine de Syama en
veilleuse pour finalement la mettre sur le march de la vente. C'est
ainsi que Resolute Mining Limited acquit les parts de Randgold
dans la Somisy le 05 avril 2004.

3-LA MINIE DE SYAMA SOUS RESOLUTE MININGLIMITED

Cette societe minire base Perth en Australie dispose d'une
mine en Tanzarne appele Golden Pride. En avril 2003, Resolute fit
une option de rachat de la mine de Syama et y entreprit des
tudes de prfaisabilites. Puis en mai 2004. Resolute fit
l'acquisition des interts dans la mine d'or de Syama suite aux
resultats positifs des tudes de prefaisabilite et y entreprit alors des
tudes de faisabilit. En Mai 2005, Resolute soumit ses tudes de
faisabilit au gouvernement malien. A la suite de cette opration.
Resolute engagea avec le gouvernement une serie de
ngociations en vue de bnficier de facilits permettant une
rouverture de la mine. C'est ainsi que des amendements ont
t apports la convention d'tablissement et des facilits
d'ordre fiscal, douanier,et economiques furent accordes la
socit des mines de Syama en vue d'une bonne reprise des
oprations d'exploitation de ta mine.
La mine d'or de Syama fut ainsi rouverte officiellement le 06 mai
2010 par son excellence le president du Mali Monsieur Amadou
Toumani Toure.

C)-LES DIFFERENTS DEPARTEMENTS DE LA MINE:

lls sont trize au total et sont classs sous trois grands ensembles
dpartementaux dont celui de la recherche, des dpartements
support, du dpartement de la production.

1- LE DEPARTEMENT DE RECHERCHE;: II comprend.

a)LeDepartement del'exploration: dix sept salaries

II est une entite autonome et est constitu d'un groupe de

gologues chargs de faire des tudes prospectives en des
endroits prsums contenir de l'or.

b) Le Departement du developpement des Ressources: cinq

Salaris. Apres la phase de l'explorationle departement du developpement des Ressources
est charg de mener des tudes de faisabtlit pour voir si la quantite de minerai
dcouverte ncessite l'implantation des moyens d'exploitation.

2 LES DEPARTEMENTS SUPPORT: Ils sont composs de:

a) Le bureau de Bamako: dix sept salaries

Son rle fondamental est d'assur le relai, la liaison entre

ladministration malienne et Resolute.

b)Ledepartementdel'admlnistration et des finances: trente sept

salaries

Le dpartement de l'administration et des finances comprend le

service informatique et s'occupe de l admintstration en gnral
organisation du camp, gestion des contrats des entreprises sous -
traitantes, gestion des vhicules, des voyages .la liaison avec les
autorites admirnstrattves et communales .

Lesfinancess'occupentdel'executiondesdepensesetducontrolede
s couts. Elles permettent d'etudier la faisabllite des
objectifsbudgetaires.

c) Le Departement des Ressources Humalnes: 04 salaries

Avec ses 4 salaries, le role de ce departement consiste a collecter
les donnees pour chaque travailleur.
Promouvoirsescompetences et capactes, gerer sa carriere sa
remuneration et ses prestations effectuees pour l'entrepnse
d) Le departement de la geologle : 16salaries

II s'occupe du controle des teneurs des minerais ainsi que de

leur classification en haute teneur, basse teneur et steriles. Les
mmerais sont ensuite envoyes au circuit du trai1ement

e)Le departement de la securite : 07salaries

Cedepartementestchargedelasecuritedespersonnesetdesbiensd
e la societe SOMISYSA.

f) Le departement du developpement communautalre:03

salaries

II est charge de concevoir et de developper toute initiative allant

dans le sens d'un developpement durable de la cornm naute
locale rivera tne de la mine. Ses actions doivent avoir l'adhes,on
de cette population.

g) Le Departement de L' O.H.S.T(Occupational Health Safety

and Training): 12employes

II s'occupe de la fonnation professionnelfe, de la sante et

secunte des travailleurs au seinde l'entrepriseCe departement
enseigne aux

travailleurs des modules leu, permettant de travailler dans la securite

af1n d'eviter ou de minimiser les cas d'accident de travail.

h) Le departement de lenvironnement: 09 salaries

II s'occupe de la preservation de la nature et de l'equrlibr e de

l'ecosysteme sur le site de Syama en veIllant sur les especes
anima!es ot vcgetales . II se charge du controle de la qualite de
l'a1r et des eaux pour lemieux etre de la population.
3-LE DEPARTEMENT DE LA PRODUCT ION :

a)Le Departement de Mining: 07salaries

II s'occupe de l'exploitation miniere dans le site. L'exploitation

miniere
conssisteaextrairedelaterredesrochesetdesminerauxsohdesplus
precisement l'or. Un nombre important de substances et d'objets
utilises dans notre vie quotidienne ont ete obtenus par l'exploitation
miniere de la terre.

b) Le Service de la Maintenance : 104travailleurs

II soccupe des differents entretiens au niveau du site (usine,

vehicule , electricite soudure , menuiserie. plomberie etc )

L'Usine de traitement (milling process): 69 Salaries

Apres la phase de contr0le, les minerais sont envoyes en

concassage au crusher (broyage) sur un tapis roulant. Le
mineraireduit en poudreest achemine a l'usme pour une serie
de traitement mecanique et
Chimique dont le resultat final est l'obtention de l'or.
D)LE CIRCUIT DE TRAITEMENT DE LOR A LA MINE SYAMA

1-Circuit de concassage (Crushing)

IIconsistearedu1relesrochesde800mma11mmpourlecircurtde
broyage. Pour atteindre cet objectif, le minerai passe par 4
etapes de concassage Tout d'abord, Les roches de 800 mm
passent par le primary jaw crusher pour ensuite passer par le
secondary Jawcrusher

afin de reduire le minerai encore plus pet1t. puis par le tertiary jaw
crusher communement appele crusher qui reduit encore le minerai
en
particulesbeaucoupplusfines.Lemmeraiainsireduitpassealorsparun
tamis pour la separation des grosses roches et des petites de 11
mm pretes pour le circuit de broyage. Les grosses roches sont
retournees pour etre concassees par le quatermarycrusher

2-Clrcuit de broyage:
Lemmera1de11mm va trebroyeparleprimary Mill (moulin1e r). Apres )
broyage le minerai passe par les separateurs appele cyclones.
LesparticuleslourdesappeleesUnderflowsvontetrerebroyeesparles
moulins 2 et 3 pour passer par les cyclones. Les particules fines
appeleesOverflowvontpourlecircuitdelaflottation.

3-Circult de flottation:

Ce circuit a pour but do recuperer I'or qui se trouve dans le

minerar broye par les moulins apres separation des cyclones.
L'overflow vientdans une cuve avec malaxeur ouon injecte des
produits chimiques pourfaciliter la recuperation de l'or (Pax
etMIBC)

LePax1ouelerotedeseparateurdel'ordelabouetandisqueleMIBC
jouelerolederecuperateurdel'or
L'or recupere ata flottation est appele CONCENTRE qui "a etre pompe
ala thicker pour etre prepare c'est-a-dtre avoir une bonne dens1te pour
le circuit de grillage (Roaster)

4- Le circuit du CIL (Carbon inLeach)

Danscedepartement,iiexistedegrandescuvescontenantducarbone
pour la recuperation de l'or. Apres le circuit de gnllage, la matiere
qui vient est appelee CALCINE. Elle va etre pompee vers une
premiere cuve avec malaxeur qui va servtr les autres cuves. En
pompant le calcine, on ajoute un produit chimique (Cyanure et
Chaux vive). Le
cyanurevafondrel'oretlecarbonevaIabsorber.Lachauxvamaintenir le
PH c'est-a-dire empecher le gaz du cyanure de se degager Le
carbonecharged'orvaalorsetrepompeversl'elution.

5-Le Circuit de llution

Lecarbonecharged'orauCILvaetrepompeversunecolonneappelee
ACID WASH COLON ou on injecte de l'acrde pour nettoyer le
carbone charge Apres on rince le carbone charge avec de reau Ce
precedeapour but de separer le carbone de l'ac1de parce que
l'acide en contactavec le cyanure provoque une reaction Apres
reinsertion, le carbonecharge va etre transfere vers ELUTION
COLON Cette operation appelee ELUTION cons1ste a separer le
Carbone de l'or au cours de laquelleon injectera du cyanure et de
la soude causttque a une hautetemperature pour separer r or du
carbone. Ce procede va
continuerJusqu'al'appauvrissementducarboneenor.Lecarboneappa
uvrisera
pompeversleCILetlasolutiond'oriradirectementauGOLDROOM.
 CHAPITRE II:

PROCEDUREDETRAITEMENTCOMPTABLEDES
FACTURES A LA MINE DE SYAMA

A)-Comeosltionetroledesmembresdel'equlpedud
artementdela financecomptabilite

1-Le Directeur Administratif et Financier:

Son roleconsisteessentiellement :

- Assurer les equilibres financiers de la societe

parl'opbmatimation delagestion
Garantirlabonnetenuedescomptabilitesgeneraleetanalytique
Veiller au respect des politiques et procedures internes de
l'entreprise

2) LeChefComptable:IIdoitentreautres.
-veiller a donner une image fidele des activites de l'entreprrse au
niveau desoninformationcomptable etfinanciere_

-Assurerlasupervisiondescomptables_

3) Le Comptable PrincipalFinancier:

II a pour lclches essentielles de

 - Reviser sur une base mensuelle les etats financierssyscoa
- Veilleraurespectdespolit,quesetproceduresinternesd
e l'entrepnse
- Assurerlasupervisiondescomptables
4) Le Comptable Senior: Ses activ1tes consistent entre autres a:

Analyser sur une base mensuelle tous les comptes du grand livre
- Suivrequotidiennementlesoperationscomptables
- RevisermensuellementlesetatsfinanciersSyscoa

- Veiller alapplication des politiques et

proceduresinternesdelentreprise
Veiller a la reconcillation des comptes et sur les pieces
Justificativescomptabihsees

5) LeChefSectionTresorerie:IIestchargegrossomodode:

- Assureretveillersurletraitementcomptabledelatresorerie

6) Le Comptable Caissier Ses taches consistentessentiellement

a:
Assurer et veiller sur les mouvements quotidiens de la
caisse (entrees et sorties de fonds)

7) LeChefSectionFournisseur:Sonroleconsiste
principalementa:

Assurer et veiller sur le traitement comptable des

factures fourn1sseurs
8) Les Comptables Section foumlsseur: Us veillenta:

- Assister le chef section fournisseur dans la

procedure de traitement des facturesfoumisseurs

9) Le Comptable Magasin: II a pour taches essentielles de

. Assurerl'1mportat1ondesentreesetdessortiesdestock
- Veiller a l'acheminement des marchandises en cours deroute
Assurer la comptabilisation correcte des stocks
10) Le Comptable Assistant : II travaillepour:

- Assisterlescomptablesdansl'executiondecertainestac
hes
tellesquel'enregistrementdesfactures.lesphotocopieset
c.
NB :Interpretationdu hema :

Les dossiers de facturation sont tout d'abord traites par las

comptables fournisseurs, pu1s transmis aux chefs de
departements a travers leursboites respectives pour
approbatio.nEnsu,te, les dossiers sont renvoyes
auxcomptablesfoumisseursquilestransmettentalasectionTresorerie.
Le comptable caissier de la section tresorerie venfie les dossiers
etemet une demande de paiement (Voir annexe 1)
accompagnes d'un moyendepaiement.puistransmt!esdossiersaux
comptablesseniorsqui precedent a un dernier contrOle et venfication
Les dossiers reviennentalasectionTresorene quilesachemineala
Directionchezle Directeur Administrat1f et Financier et le 01recteur
des operations qu,approuvent lesmoyensdereglement:cheque,ordrede
virement,ordre de transfer.t Les dossiers sont retournes a la section
Tresorerie qui envoie!escopiesdesordresdetransfertoudevrrementala
banqueetinforme les fournisseurs par telephone seulement apres s'etre
rassure aupres de la banque que les operations de trc:msfert se so,ent bien
passes. Entin les dossiers de facturation ayant et regles (soldes) sonl classes
dans un chrono par le comptable caissier.

3-DESCRIPTION DES NIVEAUX DE TRAITEMENT COMPTABLE DES

FACTURES:

NIVEAU DE TRAITEMENT 1_: SECTION FOURNISSEUR

Elle est chargee d' imputer les factures en vue de leur prise en charge a
traversuncadred'imp_utationcomportantlaperiodecomptable,la
refeencedufournisseurladate,lareferencedubondecommandeet
sa date, la referencede la reception et sa date, le hbelfe de la facture.
 linitialecomptableconsistantamettreaudebitlecomptecorrespondant
al'achatoulaprestationdeservicedelafactureetaucreditlecompte
fournisseur, le code analytrque differenciant les donneesdes emplois.
C'est ainsi que les factures pour les foumisseurs locaux et
etrangers subissent un premier traitement comptable sous la
di1ection et la responsabilite du chef comptable fournisseur
(Accounts Payable)

,assiste dans l'execution de ses differentes taches par des comptables assistants.

A) FORMALITES DE RECEPTION DES FACTURES:

1 oules les factures sont d'abo,d receptionnees suivant l'un des 03 modes
de reception ci-dessous en fonction de la domiciliat1on du fournisseur :

lCAS DES FACTURES ENVOYEES SUR LE SITE PAR LA

COMPTABILITE DU BUREAU DE BAMAKO:

PROCEDURE

a) Receptionner les factures venues deBamako

b) Verifier les renseignements fournis sur le bordereau de
transmissiondesfacturesappeleLettredetransmissioninterne
ouinternaltransmissionletter(VoirannexeII)comportantune partic
sup rieure pour l'emetteur qui rensei!if'e sur les rubnques
(Ref.objet,date)etunepartiemferieurepourlereceptionnairequi
comporte les rubriques d'accuse de reception telles {Ref.
Remarque,date de reception etsignature).
c) Rapprocher le nombre de factures re<;ues au nombre porte sur le
bordereaudetransmission
d) Scanner la copie signee et datee par le
receptionnaireetl'envoyer a la Comptabilite de Bamako comme
accusedereception.
e) Enregistrer les factures re9ues dans le Registre Factures(Excel
Sheet) qui comporte les rubriques suivantes
f) Apposer le cachet de reception sur les facturesenreg1strees
comportant 2 parties avec les mentions:
- Date de reception, Norn du receptionniste, N ES(Entree Syama),
Date Envoi Approbation aremplir par le receptionnaire
Approuve par. CostCode,Signature a remplir par le chefdedepartement

1- CAS DES FACTURE_SENPROVENANCE

DESFOURNISSEURS A L' ETRANGER

La grande majonte des factures des fournisseurs etrangers (soit

environ 95%) est envoyee au bureau de la Maison Mere a Perth en
Australie qui les envo,e ensuite a la Section Fournisseur du Site
de syama s0It de
maniere electronique ou par courrier postal.

Le reste des factures des fournisseurs etrangers, soit 5%, est envoys
directement a la section Fournisseurs par les foumisseurs etrangers soit
par courrier electronique Email ou par courrier express (OHL). La
section foumisseur s'occupe alors des formahtes de paiement des
factures pour taus les fournisseurs etrangers.
I
Le paiement est fait en Austrahe sur la base d'un document produit par
la section fournisseur appele PAYMENT REQUEST.

PROCEDURE:
a) Verifier et contr6Icr les mentions su1vantes. Le doit de la
facture, la conformite des renseignements sur le bon de
commande et sur les factures rec;ues, le numero de la
factureetc
b) Proceder a un controle electronique dans le registreFactures
portant sur le nurnero du purchase order (vo,r annexe VIII) ou bon
de commande, le nom du fournisseur et du numero de la
facture pour s'assurer que ce bon de commande ou cette
facture n'a pas
ete deja comptabilisee dans le systeme
c) lnserer la facture a la suite des autres dans le registre factures,un
numero ES {Entree Syama) et une date d'echeance de
paiement s'afficheront automatiquement dans les colonnes
 de ces rubriques.
d) Chercher au magasin la copie du Goods Received Note (bon
de reception interne du magasin) et la joindre aux
autrespieces
comptables pour constituer le dossier complet pret pour
approbation.
e) ProcederaunderniercontrolesurleNumerodelafacture,tadate
de facturation, les numeros des documents comptables internes
figurant sur la facture, le dott de la facture, la quantile , le Prix

111- CAS DES FACTURE_SENPROVENANCE DES

FOURNISSEURS A L'ETRANGER

La grande majonte des factures des fournisseurs etrangers (soit

environ 95%) est envoyee au bureau de la Maison Mere a Perth en
Australie qui les envo,e ensuite a la Section Fournisseur du Site
de syama s0It de
maniere electronique ou par courrier postal.

Le reste des factures des fournisseurs etrangers, soit 5%, est envoys
directement a la section Fournisseurs par les foumisseurs etrangers soit
par courrier electronique Email ou par courrier express (OHL). La
section foumisseur s'occupe alors des formahtes de paiement des
factures pour taus les fournisseurs etrangers.
I
Le paiement est fait en Austrahe sur la base d'un document produit par
la section fournisseur appele PAYMENT REQUEST.

PROCEDURE:
a) Verifier et contr6Icr les mentions su1vantes. Le doit de la
facture, la conformite des renseignements sur le bon de
commande et sur les factures rec;ues, le numero de la
factureetc
b) Proceder a un controle electronique dans le registreFactures
portant sur le nurnero du purchase order (vo,r annexe VIII) ou bon
de commande, le nom du fournisseur et du numero de la
facture pour s'assurer que ce bon de commande ou cette
facture n'a pas
ete deja comptabilisee dans le systeme
c) lnserer la facture a la suite des autres dans le registre factures,un
numero ES {Entree Syama) et une date d'echeance de
paiement s'afficheront automatiquement dans les colonnes
 de ces rubriques.
d) Chercher au magasin la copie du Goods Received Note (bon
de reception interne du magasin) et la joindre aux
autrespiecescomptables pour constituer le dossier
complet pret pourapprobation.
e) ProcederaunderniercontrolesurleNumerodelafacture,tadate
de facturation, les numeros des documents comptables internes
figurant sur la facture, le dott de la facture, la quantile , le Prix

unitaire, le Montant, la Des1gnat1on, le montant en chiffre et

en lettre, le cachet
t)Reunirtouteslespiecesnecessairesal'approbation dunefacture
en const:tuant un dossier complet compose de la facture du
bon de commande, du ban de reception du magasm (goods
received note) approuve par le magasmier , le bon de
livraison du fourn1sseur approuve par la SOGETRA (pour les
foum1sseurs locaux), les factures proforma approuvees par
!es Chefs de departement.

g) Joindre a la facture les copies des ordres de mission

approuvees par un responsable de la societe (cachetees et
signees) pourles
cas de prestations de service telles que les locat,ons de
voitures au le t1mesheet pour le decompte du nombre total
d'heures de travail effectue par une machine ou un engin
donne. sous contrat de location sur lesite.
h) lnserer taus les dossiers complets prets pour pprobation dans
des parapheurs et deposer dans la boite de chaque chef de
departement.

B-
T R A I T E M E N T S DESDOSSIERSDEFACTURATIONAPPR
OUVES:

Apre les tormalites de reception des factures, la section

fourrnsseur precede au traitement des dossiers de facturation
dans le logic1el Mainpac ouDynamics selon les CAS
1-TRAITEMENT DANS LE LOGICIEL MAINPAC:
 II s'agit de saisir dans ce systeme toutes les factures supportees
par un bon de commande.
PROCEDURE:

a) Recuperer taus les dossiers de facturation approuves par les

chefs dedepartement
b) Proceder a un dernier controle des montants, Numeros de compte,de
facture etc.

c)Poster les dossiers dans le systeme (valider}

c) Apposer le cachet POSTED sur les dossiers valides dans Mainpac

f) Transmettre les dossiers postes a la Section Tresorerie pourles
formalites de paiement.

2-TRAITEMENT DANS LE LOGICIEL DYNAMICS

IIs'agitdesaisirdanscesystemetoutesfesfacturessupporteesounon
par un bon de commande:

PROCEDURE:

a.)Recuperertauslesdossiersdefacturesapprouvesparleschefs
dedepartement
b} Proceder a un demier contr61e des montants. Numeros de compte,
de facture etc.
c) c)Poster les dossiers dans le systeme(valider)
d) Apposer le cachet POSTED sur les dossiers vg:lidesdans
Dynamics
e) Transmettre les dossiers pastes a la Section Tresorerie pourles
formalites de paiement.

NIVEAU DE TRAITEMENT 2: SECTION TRESORERIE

Les dossiers de facturation traites par la Section Foum1sseur sont

transmis a la section Tresorerie pour pa1ement en ce qui cohcerne
les tournisseurs de la zone franc CFA. Mais auparavant, its sont
soumis a contr61e prealable etaune dern1ere verification des
comptables seniors
PROCEDURE:
 Verifier la conformite des dates de facturation, des quantiles.
des Pnx Unitaire, du Montant sur la facture et sur les
documents
internes(Bondecommande,GoodsReceivedNote,Bordereaude
livraison)
- Proceder au reglement des factures par !'emission d'un des
differentsmoyensdepaiement(Cheque,Ordredevirement,Ordr
e detransfert)

A) LES DIFFERENTS MODES DE REGLEMENT DE

FACTURE :

Pour pouvoir faire face aux charges d'une penode donnee , la

section Comptable Fournisseur dresse un etat des depenses
d'une periode donnee qu'elle adresse a la maison mere a Perth en
Australie pour lamise adisposition de fonds
Cette ope1ation de demande de fonds aupres de Perth s'appelle CASH
CALL (appel de fonds) et se fait sur

Une base penodique (01 ou 02 fois par mois selon le cas). Ce sont
ces fonds qui serviront a honorer les echeances de paiement (30
Jours) des fournisseursa travers les differents modes de
reglements quisuivent:

1- REGLEMENT PAR TRANSFERT:

C'est le mode de reglement le plus utilise pour le paiement des

factures au niveau de la mine de Syama en ce qui concerne les
toumisseurs de la zone franc CFA
Un transfert est un ordre donne a la Banque de la societe ( SOM ) par
!es responsables mandates de la mine (Directeur des Operations et
Directeur Administratif et Financier) pour prelever des fonds sur le
compte de la soc,ete et les envoyer sur le compte d'un
fournisseur donnedans
unebanquedonnee.C'estdoncunetransactionfinanciere de banque
abanque.
 PROCEDURE

a) Produire dans le systeme un document interns appele

PAYMENT ADVICE pour chaque fournisseur et par periode de
pa,ement comportant entre autres fes rubnques : Vendor
Accounts. Payment reference, Accounts number, date,
payment, currency,
amountcurrency,discountamount,amountcurrency.

b) Preparer la demande de transfert pour la signature du directeur

financier et du directeur des operations en se referant au montant total
sur le Payment Advice en chiffre et en lettre et en remplissant les autres
rubriques devise, montant, coordonnees bancaires du fournisseur et
sonidcntite,

c) Etablir une demande de pa,ement interne par fournisseur et par

periodicite de pa1ements : les 1O , 20 et 30 du mois avec les
numerosdescomptesadebiteretcred1ter,lemontanttotalapayer le numero
du cheque , le numero de BO, le nom de l'emetteur , sa fonction .
sasignature

d) L'emetteur transmet les dossiers de paiement au chef de section

Tresorerie pour controle etsignature.

e) Le chef de section tresorerie apporte les dossiers a son tour aux

Seniorscomptablespourundemiercontroleetsignature.Enfinles dossiers
sont retournes au chef de section tresorerie qui les
apporteauxsignatairesmandatesparladirection.

f} L'eme tteur porte la reference du paiement sur taus les documents de

paiement (demande de paiement. Payment advice, demande de
transfert)

g) II scanne et envoie a la banque la ou les demandes de transfert

origmales ainsi que du payement advice en mettant en cop1e les
 Seniorscomptables.

h) II Scanne et envoie au fournisseur les photo opies de la demande de

transfert et du payment advice apres avoir reul'assuranceaupres de
la banque que les operations de transfert se sont bien passees.

i) II appose le cachet da paiemont PAID sur les factures

payees et les demandes de transfert avec mention des
references de paiement comme les numeros du BD ou du
transfert et celu, du Cheque dereglement.

j) II Classe les factures dans un chrono par ordre de numero

d'ES, les demandes de paiement et payment advice dans un
autre chrono par ordre de numero de BD pourarchivage

2-REGLEMENT PAR CAISSE:

Les paiements par caisse sont restreints mais autorises danscertains cas

Le montant autorise pour un paiement journalier par caisse est

obligatoirement inferieur a 1 000 000 FCFA. Toute fois, le caissier
doit veiller aminimiser les paiements par caisse et a les remplacer
par lespaiements par cheque bancaire

a)CAS DES PRESTATAIRES

Pour les foumisseurs ne disposant pas de Numeros

d'ldentification Frscale (NIF), une deduction de 17 5% est faite
sur le montant facture par les comptables de la section
Fournisseurs avant soumission de leurs l:lossiers au pa,ement.

Parmi les presta1aires notables ic, sur site, 11 faut signaler ceux
qui s'occupent du prelevement du niveau d'eau dans les fleuves
Bagoe et Banifing:
.PROCEDURE:
Remplir la demande de paiement signer par I emetteur, le
chef de section et un des comptables senior
- Preparerunbondecaisseasignerparl'emetteur,lechefde
section et le Directeur Administratif
- Decaisser lesfonds,
- Procederaupaiementphysiquedelasommeaubenef1ciaire
qui doit compter le montant pour s'assurerque le compte
est bon,
- Fnreg,strer !'operation dans le brouillard doca,sse

i) II appose le cachet de paiemont PAID sur les factures payees

et les demandes de transfert avec mention des references de
paiement comme les numeros du BO ou du transfert et celu,
du Cheque dereglement.

j) II Classe les factures dans un chrono par ordre de numero

d'ES, les demandes de paiement et payment advice dans un
autre chronoparordredenumerodeBDpourarchivage

Les paiements par caisse sont restreints mais autorises dans

certains cas

Le montant autorise pour un paiement journaher par caisse est

obligatoirement inferieur a 1 000 000 FCFA. Toutefois, le caissrer
doit verller a minimiser les paiements par caisse et a les remplacer
par lespaiements par cheque bancaire

)CAS DES PRESTATAIRES

Pour les fournisseurs ne disposant pas de Numeros d'l dentiflcation

Frscale (NIF), une deduction de 17.5%est faite sur le montant
facture par les comptables de la section Fournisseurs avant
soumission de leurs dossiers aupaiement.

Parm, les presta1aires notables icr sur site, 11 faut signaler ceux
qui s'occupent du prelevement du niveau d'eau dans les fleuves
Bagoe et Banifing

PROCEDURE:
 - RemplirlademandedepaiementasignerparIemetteur,lechef
de section et un des comptablessenior
- Preparerunbondecaisseasignerparl'emetteur,le chefde
sectionetleDirecteurAdministra
tif Decaisser lesfonds,
- Proceder au paiement physique de la somme au
benefrciaire qui doit compter le montant pour s'assurerque
le compte est ban, Fnreg,strer l'operation dans le brouillard
decaisse

Mettreajourlefich,erdereconcihationdelacaIsseconcernee.
b) CAS DES FRAIS DE MISSION (Business Trip).
11ssontdestines auxagentsenpartancepourunemissiondonneedelasociete.
Le compte de la personne en mission sera introduitdanslesysteme et compose
comme suite 4 premieres lettres du nom + le premiere lettre du prenom.
Par exemple, le compte deMoussaDiarra sera amsi hbelle diarm lorsque des frais
de mission lui seront accordes.
PROCEDURE:
Le beneficiaire remplit le formulaire intitule FORMULAIRE DE
. DEMANDE/ REQUEST FORM (voir annexe VII) en yportantsonnom,
son titre, sa compagnie/societe sa signature et la date d'emission
- Le beneficiaire remet le formulaire rempli au comptable caissier
Celui-ci prepare un bon de caisse qu'il signe en tant qu' emet1eur
qu'iltaitsrgnerparlechefdesectiontresorerie.puisparun
responsable dela direction
I
- Le Comptable caissier debloque lcs fonds pour lepaiementau
demandeur qui appose sa signature sur le Bon deCaisseapres
reception du montant conforme asademande.
c)-CAS DES AVANCES SUR SALAIRE (SalaryAdvance)

Elles sont uniquement reservee aux expatries. Cela leur permet de disposer d
une partie de leur salaire sur le site du travail avant la penode normale de pa1e
sachant qu'ils sont payes par la maison mere en Austra!ie.

A chaque expatrie est affecte un numero de compte dans le systeme compose

des 3 premieres lettres du prenom auxquelles s'ajoutent 2chiffres 01, 02 ou 03
... suivant les cas. lorsque plus,eurs personnes portent le meme nom.
Par example PANCHITO MALANGIS .. ..... . ... MAL01

PROCEDURE:
- Remplir le formulaire de demande/ Request form a signer et
dater par lebenef1c1aire
Remettre leformulaire remphau comptable caissier
Preparer un bon de ca,sse pour constater la so rtie des
fonds
- Dccaisser les fonds et remettre audemandeur

d) CAS DES BUSINESS ADVANCE.

La meme procedure s'applique au cas des business advance qui

sont des montants alloues aun employe de la societe dans le cadre
professionnel devant etre supportes par des justit,catifs.

e)-CAS DES ECHANGES DE DEVISE (Currency Exchange)

Ce sont des cas ou des travailleurs a la mine apportent des
devises etrangeres (Dollar Australien, Dollar Amencain, EUFta,
qu'ils desirent echanger soit en CFA au en une autremonna1e.

PROCEDURE:

- Remphrleformulairededemande/RequestFormparle
beneficiaire
- Remplirlademandedepaiementcomportantlescomptesde
!'operationadebiter et crediter. l'ordre de recette (Voir annexe Ill)
signe et date par le comptable caissier, la direction et le .
beneficiaire
Proceder au paiement physique de la somme au beneficiaire
- .Joindre la cop1e blanche du bon de caisse au
 formulaire de demande pour classement dans
unchrono
- LaisserlacopieOrangedel'ordrederecettedanslecarnet
Remettre la copie jaune au beneficiaire de fonds

E-CAS DE REGULARISATIONS:
Lorsque les fonds alloues a un employe pour une mission donnee ne
sont pas completement utilises celui-ci dispose de 2 semaines
pour remettre les justificatifs au comptable caiss,er ainsi que le
reliquat de lasomme avancee. Dans cecasuneregularization
s'impose parlepnncipe dureversement.

PROCEDURE:

- Remplir une copie de l'ordre de recette a signer par l'emetteur. le

benef,ciaire et celui qui remet des fonds {L'emetteur sIgne aussia
la place du beneficiaire)
- Joindre la copie blanche au formulaire de demande pour
classement
- Remettre la copre Rose a l' interes se (celui avec qui nousavons
re9u l'argent).
- LaisserlacopIeJaunedanslecarnetdebonderecette.

3- REGLEMENTSPAR CHEQUEBANCAIRE:

Lespaiementsparchequesefontentreautredanslessituations suivantes:

- Les dons faits chaque mois au village de Syamt aux ecoles, etc
Les frais payes aux gendarmes chaque 15 jours pour la
surveillance et la securite dusite
- Les paiements faits aux chasseurs pour le gardiennagede
certains endroits du site
- Laco1isationsocialeINPS,L'lmpOtsurlesTraitementsetSalaires ITS,
lesRoyalties

PROCEDURE:
Preparer une demande de paiemen1 a signer par l'emetteur, le chef de
section. la Direction
- Remplir le cheque de reglement a signer par deux dess1gnataires
mandates
- Remettre le dossier de paiement complet aux signata1res pour
approbation
- Mettre le cheque sur la demande de paiement et faire une
photocopie

- Enregistrer toutes les mentions sur le cheque dans le

registre
manuelcomportantDatedelivraison.Datedecheque.Npre-
imprime du cheque, Norn du beneficiaire,
montant.signature
- Classer le dossier (Copie demande de materiel, factures et
pieces d'i.1ccompagnement) dans un chrono pourarchivage.

4- REGLEMENTS PAR VIREMENT BANCAIRE:

Les virements bancaires concernent generalement les etats de

salaire auquel cas le numero de transfert sur la demande de
transtert de fonds est remplace par le mois concerne comme par
exemple BDM 11/2011 pour le reglement des salaires du mois
de Novembre 2011.
PROCEDURE
- Preparer la demande detransfert
- Mettre le numero de transfert en precisant le nom de la banque,
du mois et de l'annee concernes
. Par exemple : BDM11/2011
Remettre le dossier aux cornptables senior pour venfication
- Retirer le dossier apres controle des comptablessenior
- .Remettreledossierauxresponsablesmandatespourapprobati
on delademandedevirement.

NIVEAU DE TRAITEMENT 3 : LES CHEFS DE DEPARTEMENTS

lls sont charges d'approuver les dossiers de facturation soum,s au

paiement et relevant de leur domaine d'intervention . UN dossier
complet de facturation, en vue d' tre approuve pour paiement. doit
 etre necessairement compose d'un ban de commande ou
Purchase order, d'une facture proforma, d'une facture
commercrale ou Commercral Invoi ce, d'un bordereau de
lrvraison approuve par le magasinier et le comptable magasin,
d'un goods received note du rnagasinier, et dans certains cas
d'un ordre de mission(Voir annexe _X) ou d'une fiche de
pointage ou t,mesheet. La facture doit obligatoirement porte lenumero
dindicatiffiscale(NIF)du fournisseur. II estpossibledanscertains
cas de figure. d'avoir un dossier de facturation sans bon de
commande, ceci voudrait dire qu'un contrat de prestation existe
entre le fourmsseur et la societe

En approuvant une facture, un chef de Departement engage sa propre

responsabilite en ce qui concerne son paiement.

NIVEAU DETRAITEMENT 4 : LA DIRECTION

Elle comprend les signataires mandates par la SOMISY SA tels que le Directeur
Administratif et financier et le Directeur des Operations. 11s approuvent et signent
les cheques, les ordres de virements, les demandes de transfert.

A l'absencede ces 2 signataires privilegies et mandates, le chef

comptable ou les comptables seniors peuvent proceder a des
signatures ou contresignatures de documents depaiement.

IV-ENREGISTREMENTS COMPTABLES DE QUELQUES ECRITURES:

A-SUIVANT LES COMPTESSYSCOA

1- Cas d'un achat a credit

Constatationdelacreance/dettedufournisseur

605AutresAchats .................................................. X

401Fournisseur ................................................ X

Suivant achat de carburant

201 Materiels de Transport........................... Y

401 Fournisseur.y

Suivant achat d'uneLandcruiser

 3313 Stock de msesZ

401 FournisseurZ

Suivant achat de chauxvive

Liquidationdelacreanceensoldantlecomptedetierspoureffacerladette

401Fournisseur ......................................................... X
521Banque ..............................................................X

Suivant Reglementfournisseur parcheque

2- Casdedeductiondebackcharges:

Ce sont des refacturations de frais dQs a la SOMISY par des sous- traitants
suite a la consommation autorisee de certains produits (gas oil,nourriture,
essence etc.) Le comptable magasin etablit cette situation de back charge
qui sera transmise a la section Fournisseur pour deduction des frais avant
soumission des dossiers a la section
Tresorerie pour paiement.

401Fournisseur........................................................... X

409.Y
521 Banque Z

3- Cas des differences dechange

Lesdifferencesdechangepositiveounegativesontenregistrees dans
les comptes 676 PERTEDECHANGE et 776GAINDECHANGE.

a) Cas d'un gain dechange

 571. z
776.. Y
538 ................................................................ X

b) Cas d'une perte de change

676 ........................................................................... X
538 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .Y
571......... ... ..................... ......... ........ .z

B -SUIVANT LES COMPTES RESOLUTE PERTH

IIestuneexigencealaminedesyamaqueladoublecomptabilisation des ecritures
se fasse selon les comptes Perth {Maison mere de la societe) et les comptes
syscoa. Suivant ce principe, tous les comptes
SyscoaontleursequivalencesdanslescomptestenusparPerth.Ainsi pour trouver
!'equivalence d'un compte Perth dans les comptes Syscoa:

Entrer dans le logiciel DYNAMICS

- CliquersurGeneralLedger
Cliquer sur Chart ofAccount
- Saisirlecomptesyscoadanslafenetrequis'affichedanslacase
LedgerAccount
- Cliquer sur Balance
Cliquer surDimension
- SelectionnerSyscoa
Identifier le compte equivalent Syscoa
- n compte Perthsecor:npose commesuite:
- Lepremierchiffrefaitreferencealadivision
- Lesdeuxprochainschiffresfontreferen.ceauDepartement
Les3chiffressuivantconstituentlecomptePerth.

Par exemple :7-99-546est uncompte d'avancebusiness

L'equivalentducomptePerth546pourl'avancebusinessenSyscoaest le4711.

Le compte complet qui passera dans les ecritures sera alors:4711-7- 99-546, le
compte syscoa toujours en premiere position et lecompte
Perth en dernier ressort. II est alors appele COST CODE. Ce code
analytiqueapparaitsurpresquetouslesdocumentscomptables(bonde commande,
factures approuvees, Goods Received notes ...) II permet au comptables de
savoir dans compte imputer unecharge donnee.

6181-155-471 ..................................................................... X

4711-799-546 .......................................................... X
I

Suivant avance business

5711-7-99-520 ......... ... ... ...... ... Y (montant depense)

6050 1-62-262... ......... ...............Z (montant reliquat)

4711-7-99-546......... ... ...... ... ...... X (montant total alloue)

Suivant Regularisation business advance avec retour d'un reliquat

 CHAPITRE Ill :LA GESTION DE LA CAISSE

Lorsdustage,nousavonsaussiappriscommenttenirunecaisse,quels documents remplir

en matiere de tenue de caisse, comment faire l'inventaire de lacaisse.

A)DOCUMENTS COMPTABLES DE
PAIEMENTEMISAUNIVEAU DE LA CAISSE

- IL'-o
1 -rdrederecetteoubonderecette.
C'est un document comptable interne constatant ou materialisant une
entreedefonds,unencaissement. IIestcomposede3copies(blanche, rose et
jaune). La copie blanche est jointe a la demande pour
classement.LacopieRoseestremiseal'interessequiaremislesfonds au caissier
apres sa signature et la 3e copie jaune reste dans le carnet de
bon.IIportelasignatureducaissier,dubenefiCiairedesfondsquine
peutetrequelecaissierlui-meme,d'unmembredeladirection.

- ILe bon de caiss (Voir AnnexeVI):

2

C'estundocumentcomptableinterneconstatantunesortiedefonds,un
decaissement.Composede3copiesdentla1ereBlancheestjointeala
demandepourclassement,lazecopiedecouleurorangerestedansle
carnetdebonetla3ecopieJauneestremiseal'interessebeneficiairea
. qui les fonds ant ete remis apres sa signature et la verification du montant. II
porte en bas de page les mentions La caisse, Le beneficiaire, La direction pour
autorisation.

- ILe cheque de reglem nt:

3

c'est un moyen de reglement remis au fournisseur ou prestataire avec lequel

celui-ci devrait se presenter ala banque pour toucher-le montant
emis sur le cheque. La copie du cheque mise sur la demande de
paiementpourphotocopieavantsaremiseaudestinataire.Lescheques
 sontrepertoriesdansunregistretenumanuellementcomportantdatede livraison,
date du cheque, Numero du cheque, Norn dubeneficiaire,

Montant, signature avec preimpression des numeros de cheques. II est signe

par le directeur financier et des operations.

l.il"Oe m a nde de paiement:

C'estundocumentinternedepaiementquidoitetreemisparlecaissier
avanttouteoperationdepaiement.

II comporte entre autres le nom de l'emetteur, sa fonction, l'objet, le numero de

la facture, du bon de commande, du bon de reception ainsi
quedesdates,ladevise,le1montantenchiffreetenlettre,lenumerode
compte bancaire, l'organisme financie,r le numero du cheque ou de
l'ordre de virement ou de transfert ou de bon de caisse, les comptes a
imputer ainsi que le paraphe de l'emetteur , de la direction et de la
comptabilite.Elleestparapheeparlecaissier souslamentionEmetteur,
lecomptableseniorrepresen tant ladirection,lechefde lasection tresorerie
representant lacomptabliite.

5ftDemandedetransfert(voirAnnexeV)

Emanant du directeur financier et adresse au directeur general de la banque, ce

document interne comporte un numero de transfert avec le
montantapayerenchiffreet enlettre,lenomdu benefciiaire,.lenomet
les coordonnees bancaires du beneficiaire tel que le code banque , le code
guichet, le RIB. Elle est signee par le Directeur financier et le Directeur des
operation.s

-Ordre de virement (Voir annexe IX):

C'est un document interne de paiement qui est emis generalementa
!'occasion de l'etat de salaire comportant les memes rubriques que la demande
de transfert avec comme seule difference au niveau de l'objetoulamention
demandedetransfertestremplaceeparlenomde la banque et la periode de
paiement du salaire comme par exemple BDM 11/2011 pour signifier le
virement des salaires du mois de novembre2011ducompte
BDM.IIestsigneparleDirecteurfinancieret le Directeur des operations. i

7::Pay_rn nt advice( Voir annexe IV):

C'est un document interne emis pour le paiement de chaque fournisseur par

periode de paiement comportant entre autres les rubriques Vendor account,
Payment reference, Tax invoice, Account
number, Company account, Date, Payment Currency, Amount currency,
Discountamount,Amount.IIsertdereference al'etablissementdela
demande de paiement et de transfert. Pour le paiement des
fournisseurs al'etranger, ce document estelaborepar asection
fournisseurpouretreenvoyeenAustraliepourunepriseencharge.II
prendalorslenomdePaymentrequest.Lecomptablecaissierprecede
al'elaboration de ce document lors des formalites de paiement des
fournisseurs locaux.

B.:..NVENTAIRE PHYSIQUE DE LA CAISSE

Les paiements par caisses et les virements se font en tenant compte des
descriptions des comptes suivants des differentes caisses :

-5711CaisseCFASYAMA,5712CaisseCFABAMAKO;5713 Caisse USO

Syama,5714 caisseUSOBamako,5715CaisseAUDSyama,
5716CaisseAUDBamako,5716CaisseCADsyama,5717CaisseGBP
Syama,5718CaisseEUR Bamako,5719CaisseEURSyama,5851
Virement de banque a banque, 5852 Virement de Banque a Caisse, 5853
Virement de Caisse aCaisse )
II existe 3 types de caisses sur la mine de syama :
.
1- COFFREFORT:C'estlacaisseprincipaledetenueparleOAFet
approvisionneeahauteurde1O000000FCFAparmois

Logeedanslecoffrefort,ellecontientdespieces (lesjetons)
 ,_Outildetravailducaissier,ellecontientdesbillets debanqueetdespieces.Ellest
transfereedanslecoffrefortenfinde journeedetravailducomptablecaissier

- Proceder aubilletage, decompte physique des billetsde1000,2000, 5000, 10000

ainsi que des pieces de 10, 25, 50, 100,200,
'
250,500etc. I
Rangerlesbilletsenseriedansdessachetsplastiquesmarques a cet effet 1000, 2000,
5000, 10000 pour une meilleure identification
- lntroduirelenombredechaquebilletdanslesystemeenfaisantressortir le montant total dans chaque cas
Dresser un recapitulatif des especes disponibles sur un document appele CAISSE
RECONCILIATION ;
lnventaire theorique est le solde initial plus recette.
moinslesdepensestandisquel'inventairephysiqueestlebilletage .