LES 7 ERREURS

DU CHEF DE
PROJET
DEBUTANT

Guide pour éviter de répéter les erreurs

les plus commises par les chefs de projet
débutants
Table des matières

Erreur n°1 : Tout faire vous-même ............................................................................................ 2

Comment déléguer facilement ? ......................................................................................................... 5
Préparez l'équipe ............................................................................................................................. 5
Soyez précis et donnez des instructions claires .............................................................................. 6
Erreur n°2 : Le Micromanagement ............................................................................................. 7
Erreur n°3 : Une mauvaise planification .................................................................................. 10
Erreur n°4 : Oublier que la gestion de projet est aussi la gestion des personnes ................... 13
Problèmes de communication ...................................................................................................... 14
Gérer les Conflits ........................................................................................................................... 14
Erreur n °5 : Mauvaise communication.................................................................................... 15
Erreur n °6 : Ne pas maîtriser les changements ....................................................................... 18
Comment éviter les dérives dans la gestion de projet ...................................................................... 19
Simplifiez les projets complexes.................................................................................................... 19
Documentez les exigences ................................................................................................................ 20
Contrôlez les modifications ............................................................................................................... 20
Erreur n° 7 : Ne pas gérer les risques ....................................................................................... 21
Qu'est-ce que la gestion des risques ? .............................................................................................. 21
Etapes du processus de gestion des risques ..................................................................................... 22
Première étape : Identifier le risque ............................................................................................. 22
Analyser le risque .......................................................................................................................... 22
Prioriser le risque .......................................................................................................................... 23
Répondre au risque ....................................................................................................................... 23
Communiquer les risques aux autres ............................................................................................ 23

1
Erreur n°1 : Tout faire vous-même
Les journées des chefs de projet sont généralement assez chargées et ne sont jamais les mêmes.

Et c’est ce qui fait d’ailleurs la beauté de ce métier.

Le problème, c’est que de nombreux chefs de projet ont du mal à trouver le temps d'être
proactifs. Ils partent toujours de très bonnes intentions en voulant bien faire, mais se retrouvent
rapidement pris dans le flot des demandes urgentes et laissent les requêtes incessantes définir
leurs journées.

Il faut assister aux réunions, résoudre les problèmes, répondre aux urgences, et avant même
qu'ils ne s’en rendent compte, leur journée se termine. Ils ont eu l’impression de faire beaucoup
de choses, mais pas vraiment le travail qu'ils espéraient effectuer.

Nous vivons dans une époque où nous sommes constamment accessibles par téléphone, e-mail
et messagerie instantanée, et tout le monde attend à ce que nous répondions instantanément
ou qu’on les recontacte rapidement.

Fonctionner en mode réactif devient rapidement un cercle vicieux car nous n’avons plus le
temps de travailler sur le projet et nous devons toujours porter notre attention sur les divers
problèmes qui surgissent tout au long du projet.

« Je dois le faire moi-même »

« Je ferai mieux le travail que
quelqu’un d’autre »
« Si je donne le travail à
quelqu’un d’autre, il ne le fera
pas »

Cela vous est familier ?

Peut-être que oui, car beaucoup de chefs projets se retrouvent dans cette situation.

Et c’est l’un des plus gros obstacles auxquels les chefs de projet débutants sont confrontés. Ils
pensent qu'ils doivent tout savoir et tout faire eux-mêmes et ne délèguent jamais.

2
Certains pensent que s’ils ne font pas la plupart des choses eux-mêmes, ils donneront
l’image d’une personne incompétente.
Alors que d’autres estiment qu'ils n'ont personne à qui déléguer les tâches et que de toute
manière personne d’autre ne pourra aussi bien accomplir les tâches qu’eux-mêmes.
D’autres chefs de projet savent qu’il est essentiel de déléguer mais ont peur de le faire.
Peur que les délais ne soient pas respectés, peur que le travail soit mal fait, peur que cela ne
se fasse pas précisément comme ils le souhaitent.

👉 Il est essentiel que vous appreniez à déléguer et à renforcer la capacité

des autres à gérer les détails si vous voulez être un chef de projet efficace.

Même si ce n’est pas une chose évidente au début, vous devez être prêt à ce que les choses
se fassent différemment que si vous les faisiez vous-même.
Il y aura toujours un moyen différent de faire les choses et peut-être même qu’il sera mieux
que le vôtre (vous pourriez être agréablement surpris).

« Une délégation réussie est cruciale pour une gestion de projet réussie. »

Votre rôle n'est pas de tout

savoir et de tout faire mais
de permettre à votre
équipe de fonctionner au
mieux de ses capacités.

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Posez-vous la question suivante :

Comment pouvez-vous commencer à déléguer certaines activités quotidiennes pour

vous libérer et assumer votre rôle de gestionnaire et de leader ?

« Certes, la délégation nécessite quelques fois un petit investissement de votre

temps pour former et superviser mais cela ne doit pas être un frein. »

Vous devez toujours être ouvert et écouter les suggestions des membres de votre équipe.
Lorsqu'un chef de projet ignore son équipe et les décourage de partager leurs idées et
suggestions parce qu'il pense qu'il est bien meilleur qu'eux, les membres de l’équipe auront
tendance à se taire.
Ignorer leurs suggestions et conseils peut contribuer à des difficultés sur le projet et même
contribuer à son échec.
J’ai travaillé avec un chef de projet qui avait toujours tendance à se montrer hautain et
pensait toujours qu’il connaissait la meilleure façon d’aborder les différents aspects et
problèmes du projet.
Résultat, les membres de l’équipe étaient complétement désengagés et ne faisaient
seulement ce qu’on leur disait de faire. Rien de plus.
La délégation va permettre de développer et de responsabiliser votre équipe.
En plus de cela, elle vous libère pour pouvoir vous concentrer sur la vue d’ensemble.
Les membres de l'équipe sont les personnes les plus en contact avec les risques et les
problèmes susceptibles d'avoir un impact sur le projet. Ne négligez jamais leurs retours et
informations.

Montrez que vous avez confiance en votre équipe et en leurs capacités.

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Comment déléguer facilement ?
Préparez l'équipe

Afin de pouvoir déléguer correctement, il est essentiel de réunir tous les membres du projet
pour définir et planifier le travail à effectuer afin que tout le monde puisse être sur la même
longueur d'onde.

Les séances de planification d'équipe sont un excellent moyen d'engager votre équipe et leur
donner un intérêt dans la réussite du projet.

Planifier ensemble en collaboration clarifiera les rôles et responsabilités de chaque membre

de l'équipe.

Quand tout le monde comprendra les contraintes, les exigences et les possibilités du projet,
vous pourrez efficacement déléguer les différentes tâches du projet. Et tous les membres de
l'équipe seront prêts à les accepter facilement.

Une fois que vous avez décidé quelles tâches vous alliez déléguer, expliquez à chaque
membre de l’équipe en détail le POURQUOI ils devront effectuer cette tâche.
Fournir des directives en expliquant pourquoi, aidera tout le monde à être clair sur ce qu'il
doit faire ainsi que sur les délais qui permettront au projet d'avancer en temps opportun. Il
est important que les membres de l'équipe ne soient pas perdus sur ce qu'on leur demande
de faire, car cela entraînera une perte de temps et une perte de productivité.

La délégation incitera indirectement la personne à s’impliquer plus activement dans le

projet.
Avec votre travail de gestionnaire et d’organisateur, les membres de votre équipe seront
exposés à un travail et des méthodes structurées. Ils seront plus engagés car ils verront
l'importance de leurs contributions sur le projet.
Enfin, vous augmenterez la confiance au sein de l'équipe en leur donnant des responsabilités
plus importantes tout en améliorant leur estime de soi.

5
Soyez précis et donnez des instructions claires

• Fournissez des instructions et des informations claires. Les membres de votre équipe ne
seront pas en mesure de bien gérer les tâches s'ils ne comprennent pas ce qu’ils doivent
faire. Assurez-vous que votre message soit clair et compréhensible.

• Donnez-leur une date limite et essayez de leur faciliter au maximum le travail.

• Soyez à l’écoute des personnes à qui vous déléguez les tâches. Demandez-leurs s'ils ou elles
sont capables de réaliser les tâches et s'ils ont des problèmes.

• Parlez de vos attentes et soyez spécifique. Communiquez et assurez-vous que les personnes
aient bien compris les instructions.

• Motivez-les. Il n'y a rien de mieux au travail qu'une bonne motivation ! Les employés motivés
sont plus productifs et désireux de faire leur travail.

• Garder tout de même le contrôle. Fixez des délais et des jalons au risque que les tâches ne
soient jamais terminées.

• N’oubliez pas de féliciter lorsque les tâches sont terminées correctement et à temps.

« Être chef de projet requiert de

nombreuses compétences, mais la
délégation est l'une des plus
importantes. Bien qu'il puisse sembler
plus logique de gérer vous-même
toutes les tâches importantes, cela
vous générera du stress et de
l'épuisement tout en ayant un impact
négatif sur le projet. Une délégation
réussie dans la gestion de projet
permet de maintenir le bon
déroulement du projet et de
maximiser la productivité de
l’équipe. »

👉 L’un des changements les plus importants que vous puissiez apporter et
qui vous aidera instantanément à consacrer plus de temps à des activités
proactives, est de déléguer davantage à votre équipe.

6
Erreur n°2 : Le Micromanagement
Faites-vous du Micromanagement ?

• Vous organisez des réunions de rapport de situation de plusieurs heures plus souvent que
nécessaire.
• Vous exigez des rapports inutiles et très détaillés.
• Vous donnez aux membres de votre équipe toutes les petites étapes dont ils ont besoin pour
terminer leur travail.
• Vous surveillez de près la progression de chacun et vous perdez de vue la progression globale
du projet.
• Vous n’autorisez aucun membre de votre équipe à prendre de décisions.
• Vous pensez que le perfectionnisme est la meilleure qualité d'un chef de projet.

Vous êtes « coupable » de micromanagement si vous vous reconnaissez dans tout ou partie des
déclarations précédentes.

Il est difficile pour un chef de projet d'échapper au micromanagement si c’est un expert du domaine
et qu’il est convaincu qu'il peut mieux faire le travail que les membres de son équipe. Mais même si
un chef de projet ayant des connaissances ou une expérience dans le domaine est souvent un
avantage, devenir envahissant et mélanger le travail de chef de projet avec celui d'un expert
technique est très mauvais et peut mener le projet à son échec.

Lorsque vous faites du micromanagement, vous dites en quelques sortes à vos collègues que vous ne
leur faites pas suffisamment confiance lorsqu’ils font le travail eux-mêmes. Ce qui complique la
bonne gestion et le travail d’équipe car cela ne fait que créer des conflits et nourrit le manque de
confiance dans l’équipe.

C'est démoralisant et contre-intuitif, car le désir de tout contrôler pour s'assurer que tout se passe
comme prévu ne fait que créer des problèmes à long terme.

Au lieu de simplement superviser des éléments plus importants tout en donnant des instructions
générales sur des tâches plus petites, les micro-gestionnaires guident chaque étape ne laissant
personne prendre de décisions sans les consulter.

Cela décourage tout travail de prise de décision et d’autonomie dans l'équipe. Après tout, vous
n'auriez pas confiance en vos choix et actions si tout ce que vous faisiez était examiné et corrigé.

7
« Le chef de projet ne doit pas se
perdre dans les détails, mais
investir de l'énergie pour garder le
projet sur la bonne voie. Et en plus
de cela, il ne peut pas tout suivre et
cela entraînera inévitablement des
erreurs dans son travail à cause de
cette surveillance excessive. »

Ne perdez pas de temps et d'argent à faire des choses pour lesquelles vous n'avez pas été embauché.
Plutôt que de surveiller de si près et de refaire le travail de quelqu'un d'autre, communiquez
clairement vos attentes et rassemblez toute l'équipe sur une même vision.

1. Un bon chef de projet communique tandis qu'un microgestionnaire dicte comment effectuer
chaque tâche.

2. Un bon chef de projet donne son avis et lorsque le travail n'est pas fait correctement, il
demande qu'il soit refait différemment tandis qu'un microgestionnaire refait lui-même le
travail.

3. Un bon chef de projet établit des jalons et des repères et vérifie le bon déroulement du
projet, tandis qu'un microgestionnaire vérifie constamment le travail qu'un membre du
personnel a effectué.

4. Un bon chef de projet demande à voir un retour sur l'ensemble et les éléments les plus
importants, tandis qu'un microgestionnaire demande à voir toute la documentation, tous les
e-mails et tout ce qui pourrait exister.

5. Un bon chef de projet ajuste son approche en fonction du contexte (les sujets de grande
importance sont examinés de plus près) tandis qu'un microgestionnaire gère les sujets de
faible importance aussi étroitement que ceux de grande importance.

8
Gérez les attentes, pas les tâches

Les chefs de projets débutants passent généralement beaucoup de temps à dire aux membres de
leur équipe ce qui doit être fait. Mais parfois, ce qui doit être fait et ce qui est attendu est différent.
Les chefs de projet efficaces feront de leur mieux pour s'assurer que chaque membre de leur équipe
sache ce qui est attendu.

Établissez des étapes claires.

Décomposez les grands objectifs en lots de travaux plus petits, facile à gérer et plus facile à
suivre.

Faites confiance à votre équipe

De nombreux chef de projet font du micromanagement parce qu'ils ont des problèmes de confiance.
Ils ne croient pas que quelqu'un d'autre puisse faire le travail aussi bien qu'il le ferait.
Cherchez à donner à votre équipe les moyens de réussir.

Soyez un facilitateur, pas un chef de mission

Jouez le rôle de facilitateur. Encouragez une communication ouverte. Faites savoir à votre équipe
qu’elle peut vous exposer des problèmes ou poser des questions. Montrez à votre équipe que vous
lui faites confiance en partageant ce qui est important pour vous et pourquoi. Exprimer clairement et
fréquemment les attentes de l'équipe dans son ensemble pour établir une vision d'équipe partagée.

L'opposé du micromanagement est la négligence, et ce n'est certainement

pas non plus une meilleure approche de gestion. Lorsqu’un projet est lancé
mais que vous ne le surveillez pas, vous vous dirigez vers un désastre.

Comprenez que les gens emprunteront des voies différentes vers le même résultat souhaité que
vous. Permettez aux membres de votre équipe de prendre des décisions concernant un projet et la
manière dont les objectifs seront atteints.

👉 Pour éviter le micromanagement, gardez à l'esprit que vous devez gérer l'équipe et le
projet, pas les tâches. Assurez-vous que vous connaissez le niveau de compétences et
d'expérience de chacun, que vous attribuez les bonnes tâches aux bonnes personnes et que
vous exprimez clairement vos attentes. Enfin, laissez les gens gagner votre confiance et
gagnez également la confiance de votre équipe.

9
Erreur n°3 : Une mauvaise planification
Une mauvaise planification de projet est la recette sûre de l'échec d'un projet.

Des milliers de projets sont menés quotidiennement dans le monde, et même si un grand nombre
d'entre eux sont terminés, plusieurs se révèlent être une catastrophe.

Les projets peuvent être terminés, mais cela n’aboutit pas forcément à un succès.
Les délais n’ont pas été respectés, le budget a été dépassé et les clients sont insatisfaits.

👉 La planification est importante pour la réussite de tout projet.

Sans un plan d'exécution approprié, la réalisation d'objectifs qui devraient autrement être simples à
atteindre peut être épuisante, même pour l'équipe la plus expérimentée.

Une mauvaise planification signifie que le planning que les membres de l'équipe sont censés suivre
n'est pas défini ou qu’il est très mal défini. Les membres n'auront pas d’idées claires de ce que l'on
attend d’eux. S’il n’y a pas de délais à respecter, cela créera une atmosphère paresseuse parmi les
membres de l'équipe au regard de votre projet. Le projet ne sera pas achevé à temps et le travail
sera de mauvaise qualité.

👉 La planification donne le ton à l'ensemble du projet

La planification implique la définition des buts et objectifs du projet ainsi que la création d'un
calendrier raisonnable qui vous permettra d'exécuter votre plan d'action pour atteindre les objectifs
fixés.

La planification donne le ton et le rythme de ce que toutes les parties prenantes attendent.

Si votre plan est bâclé et précipité, il sera plus facile pour les autres personnes impliquées d'avoir la
même négligence.

Il est tout simplement déraisonnable de s'attendre à des résultats fructueux lorsque les plans de
projets sont bâclés où qu’ils démarrent du mauvais pied.

10
La planification aide à fixer les objectifs et les repères

Le suivi continu des activités et le suivi de la progression sont des aspects indissociables et
importants de toute gestion de projet.

En d’autres termes, cela vous aide à mesurer votre réussite et à comparer votre plan d'origine avec
votre situation actuelle.

Des objectifs et des repères clairs ainsi que des délais sont nécessaires pour atteindre des objectifs
spécifiques. Une mauvaise planification ne laisse aucun moyen de savoir si le projet a réussi ou
échoué. C'est au cours de la phase de planification que vous définissez des objectifs et des repères ce
que vous souhaitez réaliser.

La planification aide à susciter

l'adhésion

Pour qu'un projet réussisse, toutes les

parties prenantes doivent être sur la
même longueur d'onde en ce qui
concerne la vue d'ensemble et la vision
du projet. Chaque projet a un certain
nombre de parties prenantes qui
peuvent avoir des priorités différentes
et la planification offre cette vision où
toutes ces priorités peuvent être
décrites, définies et prises en compte.

Après la phase de planification, chacun

devrait adhérer à la vision globale.

Sans un plan approprié, les parties prenantes peuvent avoir des sentiments mitigés qui peuvent
mettre un terme à un projet en cours.

Une mauvaise planification est souvent la principale cause de conflits entre les membres du projet
qui surviennent une fois qu'un projet a démarré.

Rôles et responsabilités mal définis

Le fait d'avoir des rôles et responsabilité clairement définis est très important pour la réussite de tout
projet.

Sans une bonne planification, vous risquez de vous retrouver dans une situation où personne ne
pense être responsable et tout le monde laisse plus ou moins le projet de côté.

Il est important d'avoir un champ de responsabilité clair afin que chaque membre de l’équipe fasse
sa part du travail et exerce un contrôle approprié sur chaque tâche.

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Le plan est l'épine dorsale

Le plan vous donne clairement les informations sur à peu près tout ce qui concerne le projet. Il
définit ce qui doit être fait, quand cela doit être fait, quels groupes ou personnes doivent le faire, et
même comment cela doit être fait.

Le plan établit également un mécanisme de surveillance, de suivi et de comparaison des résultats

réels avec ceux planifié. Un bon plan est à la base de toute gestion de projet et sans lui, il n'y a aucun
moyen pour les parties prenantes de savoir si elles ont atteint leurs objectifs ou non.

Ci-dessous une petite liste de risques que vous encourrez si vous ne planifiez pas ou mal
votre projet :

• Incapacité à gérer la gestion ou les attentes des clients

• Travail sous une pression constante
• Incapacité à diviser un grand plan de projet en petites tâches livrables.
• Des rôles et des responsabilités peu clairs créant de la confusion et du retard.
• Mauvaise répartition de la charge de travail des membres de l’équipe (surcharge entraînant une
faible efficacité dans les zones critiques du projet tandis que d'autres sont sous-utilisés).
• Incapacité à fournir des informations aux parties prenantes

L'une des conséquences majeures et fatales d'une mauvaise planification de la gestion de projet est
l'échec du projet.

👉 La planification est le fondement sur lequel vous basez l'exécution du projet. Sans
une fondation solide et stable, le projet est plus que susceptible de s'effondrer devant
vous.

Une bonne planification garantira que les ressources sont idéalement utilisées.

Toute l'équipe doit travailler comme une unité pour effectuer les tâches. Une mauvaise
planification entraînera l'attribution de tâches redondantes, augmentant ainsi le coût et le
temps nécessaires pour achever le projet.

12
Erreur n°4 : Oublier que la gestion de
projet est aussi la gestion des personnes
La gestion de projet implique un suivi méthodique de l'ensemble du projet à l'aide de divers outils et
techniques.

Mais vous êtes-vous déjà demandé pourquoi certains projets avaient échoué alors qu'ils utilisaient
tous les outils, stratégies et dernières technologies ?

C’est tout simplement dû au fait que les chefs de projet n’ont pas été en mesure de gérer les
personnes.

Il semble difficile pour beaucoup de chefs de projet de se préparer au côté humain des projets.

« Parfois, le chef de projet est incapable de

gérer l'équipe d'une bonne manière à la suite
de quoi, les membres de l'équipe commencent
à faire ce qu'ils veulent. »

On peut tout de suite penser que le chef de projet n’a pas communiqué correctement ou qu’il n’a pas
su susciter l’adhésion de tous les membres du projet mais ça peut aller au-delà de ça.

Une recherche a mis en avant qu’une équipe qui était composée de pleins d’individus talentueux ne
pouvait pas bien performer dans un environnement de groupe en raison du fort ego de toutes les
personnes qui la composait.

Il existe de nombreux autres exemples dans lesquels des personnes considérées comme les
meilleures personnes ont échoué lorsqu'elles travaillaient en équipe, donc si vous êtes chef de
projet, il est de votre responsabilité de prendre soin de tous les problèmes de ressources humaines
et de résoudre tout problème avant qu'il ne devienne grave, car vous êtes le leader de votre équipe.

13
Problèmes de communication

Le manque de communication appropriée peut également susciter un sentiment d'insatisfaction

parmi les membres de l'équipe. Vous devez être un très bon communicateur et vous devez interagir
régulièrement avec les membres de votre équipe.

La meilleure façon d'éviter les problèmes de ressources humaines est de rester proche des membres
de votre équipe et d'écouter leurs problèmes afin que vous puissiez résoudre tout problème de
ressources humaines en temps opportun.

Gérer les Conflits

Malgré le temps passé à constituer de bonnes équipes de projet, certains conflits subsisteront. Des
études récentes ont montré que les chefs de projet passaient 20 à 25% de leur temps à résoudre des
conflits.

« Le chef de projet doit posséder les

compétences d'un leader : honnêteté,
intégrité, énergie, enthousiasme,
courage et optimisme. En tant que chef
d'équipe, le chef de projet doit clarifier
les normes de performance, planifier et
organiser le travail, mettre en œuvre les
plans, résoudre les problèmes, fournir
des commentaires aux employés et les
encadrer afin d'améliorer les
performances du projet. Avec un
leadership efficace, le chef de projet
peut obtenir un engagement total de tous
les membres de l'équipe. »

Les membres de l'équipe doivent rester motivés pour assurer le succès du projet. Les équipes
fonctionnent bien lorsqu'il y a une définition claire du rôle, un contrôle minutieux du temps, une
sensibilité entre les membres, une atmosphère détendue, un engagement, une auto-évaluation, une
récompense pour l'effort et une reconnaissance des résultats.

14
Erreur n °5 : Mauvaise communication
Dans la gestion de projet, la communication joue un rôle vital, elle est l'une des pierres angulaires de
la collaboration et contribue grandement à la réussite du projet.

Le PMI (Project Management Institute) suggère qu'un chef de projet devrait passer 90% de son
temps à communiquer !

Malheureusement, la plainte la plus courante dans beaucoup de projets est « le manque de

communication »

En tant que chef de projet, il est important de voir que la communication entre les personnes
impliquées dans les projets se poursuit sans interruption et implique tous les participants.

Un bon chef de projet doit être un excellent communiquant ! La communication en gestion de projet
est une compétence qui n'est jamais perfectionnée, qui peut toujours être améliorée et qui est
essentielle pour pouvoir initier et mobiliser un projet efficacement.

La communication devient un aspect extrêmement important pour le chef de projet lorsqu'il essaie
de constituer et de motiver son équipe ou de résoudre un conflit. Une bonne communication
implique plus que la parole. Il faut également écouter activement les problèmes des membres du
projet et leurs idées. Chaque membre de l'équipe est important et doit être encouragé à travailler
ensemble, à partager des idées et à résoudre des problèmes.

👉Le leadership du projet nécessite une communication claire sur les objectifs

Une communication réussie en gestion de projet, c'est être là pour tout le monde, être en contact
avec les vrais défis du projet, comprendre les vrais problèmes au sein de l'équipe qui doit livrer le
projet ainsi que comprendre les problèmes des sponsors pour lesquels l'équipe livre le projet. Être
présent, visible et engagé avec tout le monde est important - pendant les bons moments et les
moments difficiles.

La communication ne consiste pas seulement à parler aux gens et à les entendre, il s'agit de
comprendre le message complet.

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Quel langage utiliser, comment transmettre le message avec le bon le ton, le bon langage corporel.
Tous jouent tous un rôle important dans le processus de communication. Si ceux-ci sont mal utilisés,
le résultat sera souvent un message confus et une mauvaise compréhension des vrais problèmes.

Un chef de projet efficace ne pourra maximiser l'efficacité de la communication au sein de l'équipe

projet qu'en étant prêt à montrer l'exemple.

Enfin, écoutez et écoutez consciemment ! Écoutez ! Et écoutez encore !

Communiquer l'état d'avancement et l'état du projet

Les projets échouent souvent parce que nous échouons tout simplement à communiquer clairement
la vision et les critères de réussite du projet. Cette vision doit être communiquée avec succès à
chaque partie prenante et membre de l'équipe. Toute l'équipe doit être en mesure de visualiser le
résultat final, afin de travailler vers un objectif commun.

Des rapports réguliers sur l’état d'avancement et l'état du projet sont essentiels à la réussite du
projet. Il est primordial de communiquer cela à toutes les parties prenantes de manière claire et
précise, afin que tous comprennent quels sont les messages clé. Les diagrammes, graphiques et
tableaux doivent être utilisés. Le dicton bien connu « une image vaut mille mots » n'est pas moins
vrai que lors de la communication de l'état d'avancement ou du statut d'un projet.

Une communication de gestion de projet efficace est fournie en considérant d'abord les besoins du
public avec lequel vous avez l'intention de communiquer, en vous mettant à leur place et en
anticipant ce qu'ils doivent comprendre, puis en fournissant uniquement cette compréhension. De
solides compétences en présentation sont essentielles pour communiquer l'avancement et l'état du
projet.

16
Méthodes de communication

Étant donné la diversité organisationnelle et géographique des équipes de projet, il est important de
considérer toutes les méthodes de communication. La technologie nous permet aujourd’hui de
communiquer facilement peu importe la localisation des membres de l'équipe.

Les méthodes de communication peuvent être actives ou passives.

Les méthodes de communication ACTIVES étant celles utilisées pour communiquer en direct telles
que :

• Téléphone
• Réunions en groupe ou en face-à-face
• Vidéoconférence
• Conférence téléphonique
• Webinaires

Les méthodes de communication PASSIVES sont celles que les destinataires peuvent consulter à leur
rythme, par exemple :

• Podcast
• Diffusion Web
• E-mail
• Intranet
• Blogs
• Site Internet

Assurez-vous toujours qu'un mélange de méthodes de communication actives et passives est utilisé
pour se compléter mutuellement. Cela devrait être considéré comme faisant partie de la stratégie
globale de communication de la gestion de projet.

Écoute

L'écoute active est sans doute le principal facteur affectant une communication efficace. Notre
langage corporel peut démontrer clairement si nous écoutons activement. Le contact visuel est
impératif pour une écoute active. Cela montre que vous êtes véritablement intéressé et engagé
lorsque quelqu'un vous parle.

Une communication efficace permet à toutes les personnes impliquées dans le projet de comprendre
ce qui est communiqué.

17
Erreur n °6 : Ne pas maîtriser les changements

Le périmètre d’un projet est tout ce qui doit être réalisé dans le projet. Tout ce que vous produirez
pour atteindre le résultat souhaité.

Plus important encore, le périmètre doit définir ce que vous ferez, mais aussi ce que ne ferez pas
dans le projet. Si vous devez créer un site Web, vous ne créerez que le site Web et non pas une
application en plus.

Mais que se passe-t-il si à mi-chemin du projet, le client demande des fonctionnalités

supplémentaires qui transformeront finalement le site Web en une application pour smartphone ?

Cela modifierait le périmètre du projet initial et c’est un exemple de la dérive d’un projet.

La dérive du projet se produit lorsque de petites demandes continues étirent le projet au-delà de son
périmètre initialement défini. Étant donné que ces demandes de changement sont souvent de
petites tailles, elles ont tendance à se glisser dans le travail quotidien.

👉La dérive des objectifs du projet est une chose redoutable qui peut se produire sur
n'importe quel projet, gaspillant de l'argent, diminuant la satisfaction et provoquant le
non-respect de la valeur attendue du projet.

La dérive du projet est un problème particulièrement important dans les projets créatifs. Souvent, les
clients ne savent pas toujours complètement ce qu'ils veulent. À mesure que le projet se déroule, ils
ont une meilleure idée de leurs propres besoins. Et quand ils le font, ils commencent à demander des
fonctionnalités supplémentaires emmenant le projet au-delà de son périmètre initial.

Comme vous pouvez l'imaginer, la dérive du projet n'est pas bonne pour les affaires. Elle ronge votre
budget, réduit vos bénéfices et ruine vos estimations de délais. Comme vous devez faire plus de
travail que prévu initialement, vous finissez souvent par ne pas atteindre un ou plusieurs des
objectifs du projet.

La dérive du projet est une menace très réelle pour la plupart des projets. Selon l’enquête Pulse of
the Profession 2018 de PMI, 52% des projets ont connu une dérive de projet. Même parmi les plus
performants, 33% des projets avaient une certaine forme de dérive.

La dérive du projet peut se produire pour un certain nombre de raisons. Une petite demande de
changement fait boule de neige en une grande nouvelle fonctionnalité ou un nouvel exécutif au sein
de l'équipe client change la vision du projet.

18
Malheureusement, certaines de ces causes échappent à votre contrôle. Par exemple, s'il y a un
changement de direction dans l'entreprise du client, vous ne pouvez pas vraiment prédire comment
cela affectera votre projet.

Cependant, la plupart des autres causes peuvent être évitées grâce à de meilleures pratiques de
gestion de projet.

Si vous n'avez pas défini clairement le périmètre du projet, il est inévitable que les choses finissent
par sortir de son périmètre initial.

Une partie du problème est que les clients ne pensent pas vraiment en termes de périmètre. Leur
objectif est d'obtenir un produit final qui réponde à un besoin commercial. Que la demande soit
compris dans le périmètre n’est pas vraiment leur problème.

C'est donc à vous, chef de projet, qu'il incombe de définir le périmètre du projet.

Comment éviter les dérives dans la gestion de projet

La première chose que vous devez savoir est que les dérives du projet ne sont pas inévitables et c’est
quelque chose de tout à fait normal dans le cycle de vie d’un projet.

Votre objectif ne devrait donc pas être de les éviter, mais plutôt de les gérer.

Simplifiez les projets complexes

Si le projet est trop long ou trop complexe, il va inévitablement rencontrer des problèmes de dérive.

Simplifiez votre projet.

Décomposez-le en phases ou en sous-projets plus petits.

• Les petits projets ont des délais plus courts et donc moins de marge pour les dérives.
• De plus, comme vous pouvez terminer des phases ou des projets plus petits plus rapidement,
cela aidera à maintenir l'élan et l'enthousiasme.

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Documentez les exigences
Une chose importante pour éviter la dérive du périmètre de votre projet est de documenter vos
besoins.

Parlez à toutes les parties prenantes et utilisateurs du projet pour déterminer exactement ce qu'ils
veulent du projet.

Mettez par écrit les besoins et le périmètre.

Gérez les conflits et les désaccords

Si un intervenant souhaite que le site Web soit bleu et qu'un autre souhaite qu'il soit jaune, assurez-
vous tout d’abord que tout le monde soit d’accord sur l’objectif final.

L'enregistrement de tout ce que disent les parties prenantes peut prendre du temps, mais une fois
que vous l'avez fait, saisissez toutes les exigences dans un document.

Contrôlez les modifications

Que se passe-t-il lorsque quelqu'un veut changer quelque chose ?

Il est irréaliste de penser que rien ne changera. Ce qu’il faut, c'est un changement contrôlé de votre
projet. Pour cela, vous avez besoin d'un processus de contrôle des changements.

Un processus de contrôle du changement est très simple à mettre en place. Si une partie prenante
suggère un changement, il doit est revu, approuvé ou rejeté et s'il est approuvé, il doit être intégré
dans le plan de projet.

👉La dérive des objectifs des projets est un vrai problème sur les projets,
surtout lorsque l'équipe et les parties prenantes ne comprennent pas l'impact
que les changements peuvent avoir sur les ressources, le budget et le
calendrier.

Vous devez êtes clair sur le périmètre initial du projet et vous devez gérer
soigneusement les changements pendant le cycle de vie de votre projet.

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Erreur n° 7 : Ne pas gérer les risques

Qu'est-ce que la gestion des risques ?

La gestion des risques d'un projet est le processus visant à identifier, analyser et minimiser les
problèmes potentiels qui pourraient affecter négativement (ou positivement) l'avancement d'un
projet. L'objectif principal de la gestion des risques dans la gestion de projet est de prendre soin de
tout ce qui pourrait empêcher le projet d'atteindre son objectif. Si les risques du projet ne sont pas
identifiés, évités ou rectifiés, votre projet peut se retrouver au-dessus du budget, retardé ou même
complètement arrêté.

La capacité de prévoir les risques qui pourraient surgir à tout moment est une compétence cruciale
d'un gestionnaire de projet efficace. Un plan de gestion des risques précis vous aide à faire face aux
incertitudes et à minimiser les coûts supplémentaires en économisant des ressources précieuses
telles que le temps, les revenus, les actifs et les personnes.

Un risque est tout ce qui pourrait avoir un impact sur le calendrier, les performances ou le budget de
votre projet. Les risques sont des potentialités et, dans un contexte de gestion de projet, s'ils
deviennent des réalités, ils deviennent alors classés comme des « problèmes » qui doivent être
traités.

👉La gestion des risques est le processus d'identification, de catégorisation,

de priorisation et de planification des risques avant qu'ils ne deviennent des
problèmes.

La gestion des risques peut signifier différentes choses sur différents types de projets. Sur les projets
à grande échelle, les stratégies de gestion des risques peuvent inclure une planification détaillée pour
chaque risque afin de s'assurer que des stratégies d'atténuation sont en place si des problèmes
surviennent. Pour les petits projets, la gestion des risques peut être une simple liste hiérarchisée en
risques de priorité élevée, moyenne
ou faible.

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Etapes du processus de gestion des risques
La première et la plus importante chose que vous puissiez faire pour améliorer votre gestion de
projet est d'intégrer la gestion des risques dans vos projets

Première étape : Identifier le risque

Vous ne pouvez pas résoudre un risque si vous ne l’avez pas identifié au préalable. Il existe de
nombreuses façons d’identifier un risque.

Vous pouvez utiliser vos ressources. Cela peut être votre équipe, vos collègues ou vos parties
prenantes qui ont participé à des projets antérieurs et similaires.

Trouvez les personnes ayant une expérience pertinente et organisez des entretiens afin de pouvoir
collecter les informations dont vous aurez besoin pour identifier des risques potentiels.

Imaginez le projet en cours d’exécution. Pensez aux nombreuses choses qui peuvent mal tourner et
notez-les.

Analyser le risque

Maintenant que vous avez beaucoup de risques potentiels répertoriés dans votre registre des
risques, qu'allez-vous en faire ? L'étape suivante consiste à déterminer la probabilité que chacun de
ces risques se produise. Ces informations doivent également figurer dans votre registre des risques.

Lorsque vous évaluez le risque d'un projet, vous pouvez en fin de compte et de manière proactive
faire face à de nombreux impacts, comme éviter les litiges potentiels, résoudre les problèmes, et
minimiser les impacts.

Alors, comment allez-vous analysez les risques dans votre projet ?

Grâce à l'analyse des risques qualitative et quantitative. Qu'est-ce que ça veut dire ? Cela signifie
que vous devez déterminer le facteur de risque en fonction de son impact sur votre projet à travers
certaines mesures.

Ces règles que vous appliquez sont la façon dont le risque va impacter vos ressources, la durée et les
délais et votre budget.

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Prioriser le risque

Vous devez évaluer le risque pour savoir quelles ressources vous allez utiliser pour le résoudre et
quand s’il se produit.

Avoir une longue liste de risques peut être impressionnant. Mais vous pouvez gérer cela en
catégorisant simplement les risques comme élevés, moyens ou faibles.

Certains risques vont nécessiter une attention immédiate. Ce sont les risques qui peuvent faire
dérailler votre projet alors que d'autres risques importants ne menaceront peut-être pas la réussite
de votre projet.

Ensuite, il y a ces risques qui n’ont peu ou pas d'impact sur le calendrier et le budget global du projet.
Certains de ces risques de faible priorité peuvent être importants, mais pas suffisants pour y
consacrer du temps.

Répondre au risque

Pour chaque risque majeur identifié, vous devez créer un plan pour l'atténuer. Développez une
stratégie, un plan de prévention. Répondez ensuite sur le risque par la façon dont vous l'avez
priorisé.

Communiquer les risques aux autres

N'est-ce pas formidable lorsqu'un membre de votre équipe signale un risque potentiel lors d'une
réunion d'équipe et que ce risque apparaît un peu plus tard.

Souvent, les échecs majeurs auraient pu être facilement résolus grâce à une communication
cohérente. La méthode la plus réaliste serait de communiquer les risques tout en travaillant sur des
tâches afin que vous puissiez avoir un plan B prêt, juste au cas où les choses ne se dérouleraient pas
conformément au plan.

Lors de la communication des risques, expliquez comment ils auront un impact sur votre projet,
quelle est la probabilité qu'il se produise et quelles mesures vous pouvez prendre pour les atténuer.
Assurez-vous de créer un environnement où les gens sont à l'aise de communiquer clairement les
risques lors des réunions ou des séances individuelles/

👉 Une enquête du Project Management Institute (PMI) a révélé que 83%

des organisations hautement performantes en gestion de projet pratiquent
régulièrement la gestion des risques, contre seulement 49% des organisations
peu performantes qui le font. Les performants atteignent leurs objectifs 2,5 fois
plus souvent et gaspillent 13 fois moins d'argent que les moins performants.

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 MERCI

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