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FONDATION FEMME PLUS

ONGD d’Accompagnement Psychosocial des Personnes Vi


par le Sida (PA) et des Survivantes des Violences Sexuelles (SVS)
DIRECTION NATIONALE

PLAN DE SUIVI DE RECOMMANDATION

redige par : Agence Excom poste bureau : PNUD

corrige par Coordination Nationale poste assistant financier bureau :

Il est important que la FFP veille à ce que conformément à l’article 18 des statuts les réunions du
Conseil d’Administration se tiennent trimestriellement
Recommandation d'evaluation 1.
Le conseil d'administration se reunit au niveau national une fois par trimestre et toute fois que les
circonstances l'exigent sur convocation du president ou à la demande des tiers. Cependant , les rapports
des reunions du conseil d'administration ont ete partage dans le document d'evaluation USAID pour les
années anterieures sauf ceux de l'année en cours
Reponse de la Direction :

Mesure Principales Calendrie groupe responsable suivi statut


reenvoyer les PV du conseils du conseil
d'administration de l'année anterieurs,
veiullez à son archivage,

1.1 Sept-octo Conseil d’administration Conseil d’administration


Partager les PV restants

1.2 Sept-octo Conseil d’administration Conseil d’administration


1.2
Il est nécessaire que les evidences relatives les rnoms des personnes à contacter en cas de soupçon
de la fraude et la corruption soient indiqués aux personnel et bénéficiaires. Définir la politique de
Recommandation d'evaluation 2. lutte contre les représailles pour les personnes qui dénoncent la fraude et la corruption

Reponse de la Direction : RECOMMADATION PRISE EN COMPTE ET DES DISPOSITION SONT PRISES POUR REPONDRE
A CETTE ’OBSERVATION

Mesure Principales Calendrier groupe responsable suivi statut


Insertion(mise en jour du manuel des Assistant ADM et financier Nationa , Conseil d'administration
gestions des risques des Noms des Nationale
personnes a contacter en cas de
soupcon des fraudes et de la
corruption)( en cas de fraude au niveau
local, contacter assistant Administratif
et financier et la Directrice
provinciale , si fraude au niveau
provinciale contacter l'ass ADM et
directrice Nationale , si fraude au
niveau Nationale contacter le tresorie
du conseil d'administration et
presidente du conseil d'administration )

il est necessaire que les evidences au recrutement du personnel soient conservées

Recommandation d'evaluation 3. Les preuves de verifications de references pour toutes nouvelles recrutés soient conservées
Reponse de la Direction : tenir compte manuel des procedures page 59 à 62 pour le processus de recrutement au sein de la FFP , car
cela se fait au respect des disposition du legislatif National et l'accord de financement de bailleur de fonds
au poste en jeu

Mesure Principales Calendrier groupe responsable suivi statut


1.1 Disponibiliser les dossiers des septemb Assistant ADM et financierr Assistant ADM et financier National ,
differents personnel sous contrat dans re à fin provinciale , Directrice provinciale Directrice Nationale ,
un classeur avec les elements ci-apres octobre
 : le CV, le Contrat notarié , les 2020
TDR,Attestation de naissance ,
composition familiale , attestation de
bonne conduite et mœurs, copie
certifie ou conforme des diplomes

Tenir compte de l'archivage de septemb Assistant ADM et financier , Directrice Assistant ADM et financier National ,
document au sein de la FFP tel que re à fin provinciale Directrice Nationale ,
decrit dans le manuel des procedures octobre
PAGE 17-19 2020

Les dossiers du personnel ayant un Assistant ADM et financier National ,


statut de contractuel doivent être gérés Directrice Nationale ,
et conservés par le cadre ayant la
gestion du personnel dans ses
attributions

De procéder à l’estampillage des pièces justificatives revêti du code du projet et du nom du bailleur.

Recommandation d'evaluation 4.
RECOMMADATION PRISE EN COMPTE ET DES DISPOSITION SONT PRISES INCESSSAMMENT
POUR REPONDRE A CETTE OBSERVATION
Reponse de la Direction :
Mesure Principales Calendrier groupe responsable suivi
Se referer aux pieces justificatives Assistant ADM et financier provinciale , Assistant ADM et financier National ,
transmises lors de l'execution du projet Directrice provinciale Directrice Nationale ,
TB CHALLENGE pour l'extempillage du
piece justificatives en cours

Sept-octo
scanner quelques pieces justificatives Assistant ADM et financier provinciale , Assistant ADM et financier National ,
du projet TB CHALLENGE , puis Directrice provinciale, chargée de suivi Directrice Nationale ,chargée de suivi
transmettre au bureau provinciale eavaluation provinciale avaluation Nationale
KANANGA comme modele

Sept-octo
Définir une méthodologie de répartition correcte des coûts entre les diverses sources de financement.
Recommandation d'evaluation 5.

une methodologie de repartition des couts existent , néccesitée d'affaire une large diffusion
Reponse de la Direction :
Mesure Principales Calendrier groupe responsable suivi
Assurer la diffusion de la methodologie Assistant ADM et financier National ,
au niveau provincial( la répartition des Directrice Nationale ,
couts se fait entre les differents
partenaires impliqués dans l'exercice
comptable selon un pourcentage bien
indique par le partenaire)

Conseil d’administration
Conserver correctement les pièces comptables de manière à éviter des pertes pouvant être causées
par des rongeurs et des insectes.
Recommandation d'evaluation 6.
RECOMMADATION PRISE EN COMPTE ET DES DISPOSITION SONT PRISES INCESSSAMMENT
Reponse de la Direction : POUR REPONDRE A L’OBSERVATION
Mesure Principales Calendrier groupe responsable suivi
Approvisionner régulierement le Assistant ADM et financier , Directrice Assistant ADM et financier , Direction
bureau par les insecticdes provinciale Nationale, charge de suivi et evaluation
Nationale , Directrice Nationale
veuillez à l"entretien du lieu de Assistant ADM et financier , Directrice Assistant ADM et financier , Direction
l'archivage des documents provinciale Nationale, charge de suivi et evaluation
Nationale , Directrice Nationale
Previer des disques externes pour Assistant ADM et financier provinciale , Assistant ADM et financier National ,
l'archivages électroniques des Directrice provinciale, chargée de suivi Directrice Nationale ,chargée de suivi
documents eavaluation provinciale avaluation Nationale

Tenir le livre de caisse selon la monnaie et par projet.


Recommandation d'evaluation 7.
Reponse de la Direction :
Mesure Principales Calendrier groupe responsable suivi
les manuels des procedures femme sept- Assistant ADM et financier , Directrice Assistant ADM et financier , Direction
plus page 116 à 121 octobre provinciale Nationale, charge de suivi et evaluation
2020 Nationale , Directrice Nationale

Afin de permettre au PE d’atteindre les objectifs, il est impérieux de mettre en place un service
d’audit interne.
Recommandation d'evaluation 8.
L’audit interne est diligenté par la Coordination nationale une par an selon les moyens disponibles .
Reponse de la Direction :

inclure dans le budget une somme sept- Assistant ADM et financier , Directrice Directrice provinciale
suffisant pour couvrir les frais d'audit octobre provinciale
2020
contacter les maisons d'audit agrée par
l'etat
    Tenir des registres des immobilisations et des stocks ;

  Couvrir les motos et le bâtiment par la police d’assurance automobile et incendie ;


Procéder à la prise d’inventaires physiques des immobilisations et des stocks ;
Recommandation d'evaluation 9.
      Tenir des registres des immobilisations et des stocks ;

       Recruter un gardien pour sécuriser également le bâtiment pendant la journée ;

Se doter d’un système de gestion des stocks adéquat pour effectuer me suivi de la distribution des fournit
l'assistant financier est tenu de proceder à chaque fin d'exercice (DECEMBRE) à l'inventaire physique du
mobllier et Materiel du bureau et dans chaque bureau affiché la liste du materiel , Cette liste doit etre signé
par le responsable chargé des immobilisations et les titulaire du Bureau. S'il y a un ecart éventuel entre le
Reponse de la Direction : fichier et l'inventaire le titulaire doit explique cet ecart.

Mesure Principales Calendrier groupe responsable suivi


tenir un fichier (registre ) des Assistant ADM et financier , Directrice Assistant ADM et financier , Direction
immobilisations qui comprend les provinciale Nationale, charge de suivi et evaluation
informations ci-apres : -Numero Nationale , Directrice Nationale
d'identification , -Description , - Date
d'acquisition , - Valeur d'acquisition,
-Date de cession ou transfert

sept-octo
Un numero unique d'identification doit Assistant ADM et financier , Directrice Assistant ADM et financier , Direction
etre attribuée a chaque immobilisation( provinciale Nationale, charge de suivi et evaluation
encodage) Nationale , Directrice Nationale

Faire l'inventaire physique des Assistant ADM et financier , Directrice Assistant ADM et financier , Direction
differents Biens FFP provinciale Nationale, charge de suivi et evaluation
Nationale , Directrice Nationale
Pour le stock ( avoir un bon de Assistant ADM et financier , Directrice Assistant ADM et financier , Direction
requisition, bon de commande, bon de provinciale Nationale, charge de suivi et evaluation
livraison et registre de stock) Nationale , Directrice Nationale
Assistant ADM et financier , Directrice Assistant ADM et financier , Direction
provinciale Nationale, charge de suivi et evaluation
Nationale , Directrice Nationale

PASSATION DE MARCHE
Recommandation d'evaluation 10.
En cas de passation de marche nous constituons un PANNEL , apres avoir recueillit trois factures
proformats qui decident de cout et efficatité à fin de pouvoir réaliser l'achat .
Reponse de la Direction :

rer au modele de passation de marche de CUSO-INTERNATIONAL


Mesure Principales Calendrier groupe responsable suivi