Les outils de pilotage d’un projet

Tableau récapitulatif

Etapes
Outils Cadrer Conduire Conclure
Fiche d’expression de besoins
Dossier d’étude d’opportunité
Note de cadrage
Tableau d’analyse des aléas
PERT (revenir au cours de la
recherche opérationnelle)
Gantt (revenir au cours de la
recherche opérationnelle)
Fiche d’évaluation des charges
Plan de communication
Tableau de bord du projet
Plan d’action
Fiche de relevé de décision
Fiche de bilan de projet

1
 Fiche d’expression de besoins
Imprimé type
Rédacteur : Structure :
Personnes consultées Leur structure
Rappel du contexte

Objet

Objectifs poursuivis

Rappel de l’existant

Gains attendus

Contraintes

Risques

2
 Dossier d’étude d’opportunité
Imprimé type
Dossier d’étude d’opportunité
Projet :
Création d’une base de données dédiée aux étudiants de l’ENCGO qui regroupe
l’ensemble des anciens PFE

Objet
L’aide apporté aux étudiants de l’ENCGO notamment les 4éme et 5éme années pour
accéder facilement aux enceins PFE en cas de besoin, à travers le regroupement de
ces derniers sur une plateforme digital.

Objectifs et enjeux
-Faciliter l’accès aux anciens PFE tout en les numérisant sur une plateforme. Ainsi
qu’un classement selon le professeur encadrant, la spécialité et l’année de rédaction
aura lieu ;
-Garder un lien entre les lauréats et les étudiants actuels de l’ENCGO : Consacrer à
chaque PFE une fiche qui va contenir les coordonnées du lauréat afin de facilité la
prise de contact entre les étudiants et les lauréats (dans le cas où l’étudiant cherche à
avoir plus d’informations) ;
-Minimiser l’espace de stockage au niveau de la bibliothèque : Eviter le surstockage
des versions papier cumulées au fil du temps ;
- Améliorer l’image de l’école à travers l’insertion d’un instrument de gestion et
stockage des anciens PFE ;
-Optimiser le temps et l’espace : Si par exemple un étudiant effectue son stage dans
une ville autre que Oujda, il pourra facilement accéder aux anciens PFE sans qu’il se
déplace.
Description de l’objet du changement
Ce projet a pour objet de d’aider les étudiants de l’ENCGO dans l’élaboration de
leur propre PFE en leurs permettant d’accéder facilement aux enceins PFE à travers
une plate-forme qui regroupe ces derniers.
La base de données vas garantir aux étudiants la disponibilité des enceins PFE qui

3
peuvent consulter à tout moment (même hors horaire administratif) sans avoir
besoin de se déplacer jusqu'à l’école pour une simple consultations ou lecture

Impacts organisationnels et humains

Impacte humain : renforcer les liens entre les lauréats et les étudiants de l’école
Impacte organisationnel : un nouvel instrument digital de gestion et de
conservation des PFE au sien de L’ENCGO

Exigences de qualité
- Plate-forme opérationnel et facile à manipuler par les étudiants
- Accès limité aux étudiants de l’ENCGO
- Identification des étudiants par e-mail institutionnel
- Organisation des PFE par filière de spécialité
- Plusieurs filtres de recherche à disposition des étudiants : par filière, par
professeurs encadrants, par année de rédaction
- Une fiche de description va accompagner chaque PFE qui comporte : non du
lauréat et ses cordonner (pour faciliter le contacte en cas de besoin),
Professeur encadrant, spécialité, années de rédaction, entité d’accueil …etc.

Volumes prévus
- Plate-forme avec espace de stockage suffisant
- Rapidité opérationnel de la plate-forme

Délais de mise en œuvre

- 4 mois de préparation du projet
- 9 septembre : plate-forme à disposition des étudiants (lancement)

4
 Note de cadrage
Imprimé type
Projet :
Chef de projet :
 Origine du projet :
 Objectifs :
 Périmètre du projet :
 Périmètre hors du projet :
 Contraintes :
 Description de l’équipe projet :
(Noms, fonctions, disponibilité nécessaire sur le projet : période,
degré de sollicitation…)
Les responsabilités du chef de projet :
Les responsabilités de l’équipe projet :
 Le mode de pilotage du projet :
(Calendrier de réunions, modes de reportings, modalités de pilotage)
 Les moyens :
 Investissements :
 Budget de fonctionnement :
 Dispositions particulières :
(Organisation, contraintes, phases, calendrier…)
 Calendrier du projet :
 Date de début : Date de fin :
 Date de mise en place :

 Durée totale :

5
 Tableau d’analyse des aléas
Imprimé type

Tâches Aléas Probabilité Gravité Gravité Gravité Actions de Action de

objectifs délais moyens prévention régulation

6
 Fiche d’évaluation des charges
Imprimé type
Libellé du projet :
Code du projet :
Date de démarrage :
Date de fin :
Coût en dh du jours/ homme :
Date d’établissement de la fiche :
Déroulement du projet

Etapes Date de Charge acteurs Total Coût en

fin cible charge dh
en j/h
Etape 1
Etape 2
Etape 3

Totaux

7
 Plan de communication
Imprimé type

Etape du projet :
Objectif de l’étape
Date :
Cibles Objectifs Messages Supports Responsable Moment

Destinataire de la Définir le Construire Définir la Identifier le Fixer les

communication par résultat à le contenu forme et les moyen humain rendez vous de
catégorie homogène atteindre par des moyens à approprié pour communication
les actions de actions mettre en réaliser la et leur
communication propres à œuvre pour communication fréquence
atteindre réaliser la
l’objectif communication
fixé

Vers qui ? Pourquoi ? Quoi ? Comment ? Qui ? Quand ?

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 Tableau de bord du projet
Imprimé type

Semaine
Etabli par
Code du projet
Etapes Indicateurs de Unité Objectif Semaine 1 Semaine 2 Semaine N Sources de Observations
résultats de Prévue Réelle Prévue Réelle Prévue Réelle vérifications
mesure

Aspect financier Semaine 1 Semaine 2 Semaine N Sources de Observations

Prévue Réelle Prévue Réelle Prévue Réelle vérifications
Budget

Economies

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 Plan d’action

Objectif du plan d’action

Enjeux :
Responsable du projet : Hanae Raoui
N° Actions Responsable Groupe Délai Date de Date de fin
début
1 Demander 2

l’autorisation de sem

l’administration aine

de l’école pour

accéder au

enceins PFE

(version

numériser sur

CD)
1.1 Déposition de la 1 jour

demande
1.2 Récupération et 1

organisation des semai

PFE par filière de ne

spécialité
2 Solliciter la 2

subvention du semai

projet par ne

l’administration

de l’école
2.1 Préparer le 1

dossier de damne semai

10
 de la subvention ne
2.2 déposition du 1

dossier à semai

l’administration ne
3 Collaboration 8

avec le service semai

informatique de ne

l’ENCGO
3.1 Réunions avec 2

l’équipe technique jours

de du service

informatique de

l’école pour

discuter les

exigences qualité

du projet et

l’exigence de

l’école
3.2 Création de la 5

plate-forme semai

nes
3.3 Insertion de la 2sem

base de données aine

(les enceins PFE)

sur la plateforme
4 Test d’utilisation 1

semai

11
 ne
5 Lancement de la 1

plateforme jours

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 Fiche de relevé de décision
Imprimé type

Fiche de relevé de décision

Sujet :

Objectif :

Description

Contexte :

Proposition :

Réponses et observations

Instance de validation

Date de validation Signature

13
 Fiche de bilan de projet
Imprimé type
Bilan de projet
Rappels des Résultats Ecarts Observations
objectifs fixés atteints
lors du cadrage

Indicateurs de Résultat chiffré Différence en le Causes

performance observé prévu et le explicatives de
cibles réalisé l’écart

Conclusions
(Enseignement à tirer du projet pour les projets à venir)

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