Conseils utiles pour relever les défis

de la délégation
Déléguer du travail aux membres de votre équipe peut aider à les motiver,
à les perfectionner et à les engager. Cependant, il est possible de faire face
de temps à autre à des difficultés lors de ce processus. Nous examinons ici
certains des problèmes les plus courants qui peuvent survenir au cours du
processus de délégation et formulons des suggestions sur la façon de les
régler.

Si les membres de l'équipe ne sont pas disposés à effectuer des

travaux supplémentaires ...

 Avant de déléguer un travail, organisez une réunion informelle avec

les membres de l'équipe concernés, en expliquant pourquoi vous avez
décidé de déléguer le travail et pourquoi vous les avez choisis pour le
travail. Cela les encouragera à ne pas simplement considérer les
tâches déléguées comme du « travail supplémentaire » qui leur a été
transmis au hasard. Souligner les raisons pour lesquelles vous avez
choisi des membres individuels de l'équipe pour se charger du travail
délégué (par ex. leurs compétences ou leur expertise) devrait
également contribuer à renforcer leur confiance et à les rendre plus
positifs à l'égard du processus de délégation.
  Lors de votre réunion avec les membres de votre équipe, n'oubliez pas
d'expliquer comment et pourquoi le travail délégué pourrait représenter
une opportunité de développement pour eux. Ces explications
pourront les aider à développer une compétence spécifique (par
exemple, la gestion du temps, le service à la clientèle, la
communication), ou à se familiariser avec un nouvel aspect de
l'organisation.
 Dans la mesure du possible, essayez de résister à la tentation de ne
déléguer que des tâches simples. Déléguer des tâches plus
importantes peut s'avérer plus énergisant et motivant pour ceux à
qui vous déléguez les tâches ; par ailleurs, cela enverra un message
clair à votre équipe que le fait d'assumer des tâches déléguées peut
être une occasion passionnante de développement.
 Si vous sentez que certains membres de l'équipe sont encore réticents
à accepter les travaux délégués, donnez-leur des exemples
concrets des avantages de ce type de travail. Vous pouvez par
exemple partager des expériences de votre propre carrière ou de
celles de vos collègues. (Si vous avez l'intention d'utiliser l'exemple de
quelqu'un d'autre, assurez-vous de vérifier au préalable qu'il est à
l'aise avec cela).
 Si cela est possible dans votre organisation, envisagez d'inclure
les responsabilités déléguées des membres de votre équipe dans
leur prochaine évaluation des performances. En expliquant
cela aux membres de votre équipe, vous leur montrerez que leurs
efforts ne passeront pas inaperçus et seront formellement
reconnus dans le cadre du système de gestion des performances
de l'organisation.
 Assurez-vous de remercier à l'avance les membres de votre
équipe pour leur aide et leur coopération. Si vous leur montrez que
vous appréciez leurs efforts, ils se seront plus optimistes quant à leur
rôle dans le processus de délégation.

Dans le cas où les membres de l'équipe semblent incertains

de leurs objectifs …

 Il est important d'informer les membres de votre équipe des buts et

objectifs des travaux délégués avant de leur demander de
commencer. Prenez le temps d'expliquer le contexte des travaux
délégués et comment ils contribuent aux buts et objectifs globaux de
l'équipe ou de l'organisation. Prévoyez du temps à la fin de ces
explications pour que les membres de votre équipe puissent poser des
questions. Ce faisant, il faut s'assurer que chacun comprenne dès le
départ ce qu'il doit faire et pourquoi.
  Une fois les travaux délégués en cours, des changements modifiant
les objectifs des membres de votre équipe peuvent survenir (par
exemple, un travail peut être identifié comme ayant une priorité plus
élevée que prévu). Si cela se produit, rencontrez les membres de votre
équipe dès que possible pour les informer du changement et répondre
à toutes les questions qu'ils pourraient avoir à ce sujet.

Dans le cas où les membres de l'équipe ne savent pas

comment commencer...

 Si les membres de votre équipe doivent apprendre un nouveau

processus ou une nouvelle compétence, il est important de passer
du temps avec eux au début pour leur expliquer ou, le cas échéant,
leur montrer ce qu'ils doivent faire. Si vous avez du temps, envisagez
même de travailler sur les tâches déléguées avec les membres de
votre équipe jusqu'à ce qu'ils soient en mesure de le faire eux-mêmes.
Prendre ces mesures au début du processus aidera les membres de
votre équipe à se sentir plus confiants par rapport au travail délégué.
 Si les membres de l'équipe ont les compétences et la capacité de
commencer immédiatement et qu'un retard est toujours observé, il y a
des chances qu'ils n'aient pas trouvé le temps de commencer les
tâches déléguées. Vous pouvez tenir une réunion informelle avec les
membres de votre équipe pour leur demander d'évaluer honnêtement
leur charge de travail actuelle et de déterminer s'ils peuvent s'adapter
aux tâches déléguées. S'il s'avère qu'ils ne peuvent pas le faire,
remerciez-les pour leur honnêteté et désignez une autre personne qui
pourrait être mieux placée pour assumer le travail délégué.
 D'autre part, ce retard peut être causé par un manque
d'équipements ou de ressources. Lorsque vous rencontrez les
membres de votre équipe, rassurez-vous qu'ils ont tout ce dont ils ont
besoin pour commencer à travailler sur les tâches déléguées. S'ils
estiment que ce n'est pas le cas, réfléchissez à la façon d'y remédier.
Si vous ne pouvez pas acheter de nouveaux équipements tout de
suite, vous pouvez emprunter des équipements ou des ressources
auprès d'un autre service, comme mesure temporaire.

Dans le cas où vous constatez que les membres de

l'équipe n'ont pas les compétences et l'expertise
requises pour effectuer le travail sans supervision...

 Ce problème peut être évité dans une large mesure si vous vous
assurez de sélectionner dès le début les membres de l'équipe
qui ont les compétences et les capacités les plus appropriées
pour le travail délégué. Si, après avoir délégué le travail, vous vous
rendez compte que vous avez choisi la mauvaise personne pour le
 poste, il est important de revoir votre approche du processus de
sélection. Réfléchissez à ce que vous pourriez faire différemment pour
éviter que ce problème ne se reproduise à l'avenir.
 S'il s'avère qu'une personne à qui vous déléguez le travail n'est pas en
mesure de l'entreprendre, il est important d'y remédier rapidement.
Organisez une réunion informelle avec le membre de l'équipe en
question pour discuter du problème et explorer des solutions
potentielles. Au lieu de simplement exprimer au membre de l'équipe ce
que vous pensez, essayez de lui poser d'abord des questions
pertinentes sur l'encadrement. Il s'agit de questions ouvertes qui
doivent encourager le membre de l'équipe à réfléchir honnêtement sur
le problème et à suggérer des solutions qui pourraient bien lui convenir
(par exemple « Pourquoi pensez-vous que cette tâche est difficile ? »
ou « De quoi avez-vous besoin pour exécuter cette tâche ? »).
 S'il s'avère que l'employé a simplement besoin d'un soutien
supplémentaire, plutôt que d'une formation et d'un perfectionnement
poussés, vous pouvez envisager de faire appel à un autre
membre de l'équipe pour travailler avec lui sur le projet délégué.
Toutefois, s'il n'est pas possible de le faire, vous n'aurez pas d'autre
choix que de transmettre le travail à un autre membre de l'équipe, qui,
d'après vous, peut l'exécuter rapidement.
 Si, après avoir discuté du problème avec l'employé, vous identifiez un
besoin de formation et de perfectionnement, assurez-vous de
l'inscrire dans son plan de formation et de perfectionnement. Si le délai
est serré, il se peut qu'il n'y ait pas assez de temps pour fournir à
l'employé la formation requise et s'attendre à ce qu'il exécute le travail.
Dans ce cas, vous pouvez envisager de confier le travail à un autre
membre de l'équipe qui, à vos yeux, peut l'exécuter rapidement. Il est
important de rassurer l'employé qu'il recevra la formation dont il a
besoin et de lui fournir un délai réaliste.
 Sur le long terme, vous pouvez envisager de planifier à l'avance la
formation et le perfectionnement des membres de votre
équipe, afin de vous assurer qu'ils possèdent déjà les compétences
nécessaires pour accomplir le travail délégué lorsqu'il se présente.
Bien qu'il ne soit pas toujours possible de savoir à l'avance quels
pourraient être ces besoins de formation et de perfectionnement, vous
pouvez être au courant de certaines lacunes évidentes en matière de
compétences, qui pourraient empêcher les membres de votre équipe
d'accomplir certaines des tâches que vous êtes susceptibles de
déléguer.

Dans le cas où les membres de l'équipe ne semblent pas sûrs de

leurs résultats…

 Au fur et à mesure que les membres de votre équipe progressent dans

le travail délégué, il est important de leur fournir des commentaires
 réguliers. Ces commentaires leur permettront de savoir comment ils
s'en sortent et s'il y a des domaines dans lesquels ils ont besoin
d'améliorer ou de modifier leur approche. Il est tout aussi important de
féliciter les membres de l'équipe lorsqu'ils font du bon travail, pour leur
permettre de renforcer leur confiance et de renouveler leur engagement
à l'égard du travail délégué.
 Lorsque le travail délégué est terminé, il est recommandé de tenir une
réunion de débriefing avec votre équipe. Cela vous permettra à
tous de réfléchir collectivement sur les réussites du processus de
délégation, ainsi que sur les domaines susceptibles d'être améliorés.
Le fait d'avoir cette conversation avec les membres de votre équipe
vous donnera l'occasion de partager les leçons apprises et de
développer une vision claire sur la manière de procéder.
 Vos commentaires concernant le travail délégué ne doivent pas se
limiter au processus de délégation. Il est recommandé de le répéter lors
de la réunion suivante d'évaluation des performances des
membres de votre équipe. Cela indiquera à votre équipe que la
façon d'exécuter le travail délégué aura des implications au-delà du
processus de délégation lui-même.

Crédit photographique :Flickr Marcus Hansson(consulté le 15 décembre 2014).